Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Dok.No: AU KYS EK Bölüm 4 x

Transkript

1 1.Kalite Yönetim Sistemi Bağlamı Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı x Altınbaş Üniversitesi olarak temel amacımız akademik kadromuz ve yetiştirdiğimiz değerler ile bilgi üretmeyi, ürettiği bilgiyi toplumla paylaşarak ülke değerlerini zenginleştirmektir. Üniversitemiz vizyonu, misyonu ve stratejik hedefleri ile ilgili olarak kurmuş olduğu ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin hedeflenen sonuçlara ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış faktörleri periyodik kalite toplantıları ile belirlemektedir. İç ve dış faktörler belirlenirken; Üniversitemiz Stratejik Planı,Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında üniversitemiz Kalite Komisyonu tarafından hazırlanan İç Değerlendirme Raporu öncelikle dikkate alınmaktadır. Kalite Yönetim sistemimizi etkileyen iç ve dış faktörlerle ilgili bilgi, periyodik olarak Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında, Stratejik Plan hazırlama dönemlerinde ve ilgili yönetmelik kapsamında izlenmekte ve geliştirilmektedir. Bu kapsamda Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarının zorunlu gündem maddesi olarak yılda en az bir kez, Stratejik Plan hazırlama dönemlerinde ise yinelenen SWOT analizi sonuçları dikkate alınarak izlenir ve gerektiğinde güncellenir. Ayrıca iç ve dış denetim ve değerlendirme sonuçlarına göre değişiklik veya ilaveler için gözden geçirme ihtiyacı ortaya çıkabilmektedir. İleride Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili herhangi bir kapsam genişletme ihtiyacı ortaya çıktığında ilave gözden geçirme yapılarak değerlendirilecektir. Kalite Yönetim sistemimizi etkileyen iç ve dış faktörlerle ilgili bilginin periyodik olarak izlenmesi ve sonuçların kayıt altına alınması sorumluluğu ISO 9001:2015 Yönetim Temsilcisine aittir. Yönetim Temsilcisi tarafından Stratejik Plan değerlendirme toplantılarına katılım sağlanır veya toplantı raporları iç ve dış faktörlerin gözden geçirilmesi amacıyla değerlendirilir. Gözden geçirme sonuçları Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı öncesinde hazırlanan Performans Raporunda kayıt altına alınır. İç ve dış faktörlerin genel olarak değerlendirilmesi üniversitemiz merkezi ve yerleşkelerinin hem hizmetlerden yararlananlar hem de çalışanlar açısından ele alınmıştır. Ayrıca; Kuruluş yılı, mensuplarının sayıları ve nitelikleri, fakülteler, stratejik planlar ile hedeflenenler, sosyal sorumluluk projeleri, uluslararası anlaşmaları, kullanılan yazılımlar, yeniliklere adaptasyon yeteneği, diğer üniversiteler ile ulusal ve uluslararası işbirlikleri, yerel yönetimler ile iletişim, YÖK vb. kuruluşların ve ilgili kamu kuruluşlarının dış denetimleri, kullanılan yazılımlar ( EBYS, UNİPA, CPM, YORDAM ), lokasyon ve yerleşkeler, yerleşkelerde bulunan sosyal imkanlar ( Servis, yemek vb.), yabancı öğrenci kapasitesi ve hangi ülkelerden geldikleri gibi iç ve dış faktörler/ hususlar dikkate alınmıştır. İlgili taraflarımız Altınbaş Üniversitesi olarak başta öğrencilerimize ve dış kurum/kuruşlara yönelik sunulan hizmetler olmak üzere, yükseköğretim faaliyetlerimize destek veren idari süreçlerimizin çıktılarının belirlemiş olduğumuz normlarda ve mevzuat şartlarına uyumlu olarak düzenli olarak verilmesine etkileri olan ilgili taraflarımız Paydaş Toplantıları ve Stratejik Plan hazırlama süreçleri kapsamında belirlenmiştir. Kalite Yönetim Sistemimiz kapsamında değerlendirilen ilgili taraflar üst yönetim ile yapılan toplantılarda belirlenmiş olup, iç ve dış ilgili taraflar olmak üzere aşağıda sunulmuştur. İç İlgili Taraflar Üniversitemiz çalışanları, üniversitemiz akademik ve idari birimleri, Senato, Yönetim Kurulu üyeleri, Mütevelli Heyeti üyeleri 1

2 Dış İlgili Taraflar I-Ana müşteri tanımı kapsamında ;Üniversitemiz idari ve destek hizmetlerinden yararlanan öğrenciler, kamu ve özel kuruluşlar, üniversiteler ( ISO 9001:2015 Standardında yer alan Müşteri kavramı bu el kitabında idari ve destek hizmet süreçlerinden yararlananlar olarak kullanılmıştır.) II-Yasal yükümlülükler (Kamu ve Düzenleyici Kuruluşlar) kapsamında; Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Milli Eğitim Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı,(Yabancı öğrencilerle ilgili destekler ve gümrük muafiyetleri) İçişleri Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı ( Ruhsatlandırma) Orman Bakanlığı ( Sosyal Sorumluluk Projesi) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı Türkiye Kamu Hizmetleri Birliği(Sözleşme), Yerel İdareler (Yerleşkeler dikkate alınarak Bağcılar Belediyesi, Bakırköy Belediyesi, Şişli Belediyesi) Yıldız Teknik Üniversitesi ( Garantör Üniversite) Diğer Üniversiteler ve kamu kuruluşları III-Paydaşlar kapsamında; Mehmet Altınbaş Eğitim ve Kültür Vakfı (Yönetim Kurulu Üyeleri Altınbaş Holding hissedarıdır. Holding bağış vb. şekillerde mali destek verebilmektedir.) IV-Dış sağlayıcılar kapsamında; -Ürün Tedarikçileri, -Hizmet Tedarikçileri ( Danışman kuruluşlar, taşıma hizmeti sağlayıcıları, bakım hizmeti sağlayıcıları, temizlik hizmeti, güvenlik hizmeti, kantin ve restoran işletmeciliği sağlayıcıları vb.) İlgili taraflarımızın kalite yönetim sistemimize ilişkin şartları değerlendirildiğinde; -Öğrencilerimizin ve idari/akademik birimlerin dahil olduğu iç ilgili taraflara yönelik şartların Kalite Yönetim Sistemine entegre edilmesinde; bunlara ait şartlar periyodik olarak düzenlenen anketlerden elde edilen verilerin veya yazılı/sözlü olarak iletilen taleplerden elde edilen verilerin değerlendirilmesi ile sağlanmaktadır. İzleme faaliyeti periyodik olarak yapılan Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları ile gerçekleştirilmektedir. -Senato, Mütevelli Heyeti ve Yönetim Kurulu üyelerinin beklenti ve ihtiyaçları doğrudan ilgili toplantılarda alınmaktadır. -Tedarikçiler ile ilgili şartlar, tedarikçi sözleşmelerinin hazırlık dönemlerinde karşılıklı olarak değerlendirilmektedir. -Tüm ilgili tarafların Kalite Yönetim sistemine entegre edilmesine yönelik şartları değerlendirilirken öncelikle Kamu ve Düzenleyici Kuruluşlar tarafından yayınlanan yasal şartlara tam uyum sağlamak prensibi benimsenmiş ve bu kapsamda üniversitemizi ilgilendiren tüm yasal şartların takibi Dış Kaynaklı Dokümanlar ile sağlanmaktadır. İlave olarak; Kalite Yönetim Sistemine entegre edilen yasal şartlar kapsamında; 2

3 İdari ve destek hizmetlerimizden yararlananlar (Müşteriler) ile ilgili olarak; -Konukevinin yönetilmesi, yasal şartlara uyumu vb. hususlar KYS dokümantasyonu içinde ki süreçlerde ve satınalma faaliyetlerinde tanımlanmıştır.(öğrenci, ziyaretçi kullanımı vb.) Bu kapsamda Öğrenci Konukevi Yönergesi oluşturulmuştur. Engelli öğrencilerin hizmetlerden yararlanmasına ilişkin yasal mevzuatlarda yer alan şartlar asgari şartlar KYS dokümantasyonu içinde yer almakla birlikte, özel şartlar talep edildiğinde güvenlik, emniyet, mevzuatlar vb. kriterler dikkate alınarak KYS içinde değerlendirilmektedir. Bu kapsamda Engelli Öğrenciler ile ilgili Yönerge oluşturulmuştur. -Tesislerin kiralanması, medya kuruluşlarının talepleri vb. faaliyetler için müşteri talepleri alındığında, sözleşmeli şartlar yürürlüğe girmekle birlikte gerekli spesifik düzenlemeler KYS dokümantasyonu içinde değerlendirilmekte ve ilgili birimlere iletilmektedir. Sözleşmeler düzenlenirken öncelikle yasal şartlara uyum ve gizlilik vb. üniversitemiz tarafından belirtilen şartlara uygunluk gözetilmektedir. -Belediyelerin iskana ilişkin şartları İdari İşler ve Yapı Teknik Daire Başkanlığı tarafından dikkate alınarak ve takip edilerek KYS dokümantasyonu içinde değerlendirilmektedir. ( Dış kaynaklı dokümantasyon) Yasal yükümlülüklerimiz kapsamında; - Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından yayınlanan mevzuatlar (Kanun, kanun hükmünde kararname, bakanlar kurulu kararları vb.) kapsamında yapılması gereken çalışmalar, idari süreçlerle ilgili mevzuat şartlarının karşılanması için yasal şartlar güncel olarak takip edilmekte ve uygulanmaktadır. Süreç haritalarında, prosedürlerde, yönerge, genelge vb. yayınlanan mevzuatlara yönelik düzenlemelerin nasıl yürütüleceği belirlenmiş ve bu kapsamda hazırlanan görev tanımlarında yetkinlik kriterleri dikkate alınarak faaliyetlerin sorumluları tanımlanmıştır. - Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında yerine getirilmesi gereken Kalite Güvencesi faaliyetleri değerlendirilmiştir. Bu faaliyetler kapsamında Kalite Komisyonu oluşturulmuş ve iç değerlendirme raporları ilgili yönetmelik esaslarına göre hazırlanmaktadır. -Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı mevzuatı esas alınarak, çalışanlarımızın sosyal güvencelerinin mevzuatlarla uyumlu olarak yönetilmesi ve ayrıca iş sağlığı ve güvenliği kapsamında ki faaliyetlerin yönetilmesi için KYS içinde gerekli şartlar tanımlanmıştır. Bu kapsamda İş Sağlığı ve Güvenliği Uygulama Araştırma Merkezi tarafından İş sağlığı ve Güvenliği Yönergesi oluşturulmuştur. Bu alanda tüm kamu kuruluşları ve yerel yönetimlerden gelen mevzuatların KYS sistemimize ilave edilmesi gereken şartları Genel Sekreterlik ve Rektörlük tarafından etkin olarak takip edilmekte, gerektiğinde yetki devri yapılmaktadır. Takip edilmesi gereken mevzuat şartları Dış kaynaklı dokümanlarda Daire Başkanlıkları/Müdürlükler/Koordinatörlükler bazında da Birimler kategorisi altında ayrıca tanımlanmıştır. Paydaşlar kapsamında; Dış Paydaşlar kapsamda, Strateji Geliştirme ve Kalite Güvence Daire Başkanlığı tarafından Dış Paydaşlar Kurulu Üyeleri belirlenmiş olup, Dış paydaşlar ile periyodik olarak toplantılar yapılmakta ve kayıtları ilgili birimde tutulmaktadır. Bu toplantılarda dış paydaşlarla ilgili şartlar KG ve KYS entegrasyonu açısından izlenmektedir. Dış sağlayıcılar kapsamında; Hizmet tedarik eden kuruluşlar; Temizlik, güvenlik, kantin ve yemekhane işletmeciliği, servis hizmetleri vb. sözleşmelerle tanımlandığı için satın alma faaliyetine yönelik süreçlerde değerlendirilmiştir. Yasal olarak zorunluluklar dikkate alındığında İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili yasal şartlar dış sağlayıcılar ile yapılan sözleşmelere yansıtılmış ve süreçlerimizde tanımlanmıştır. Bu alanda mevzuatların KYS sistemimize ilave edilmesi gereken şartları, ilgili idari ve destek birimler ile Genel Sekreterlik tarafından takip edilmektedir. İdari ve destek hizmetler kapsamında, sözleşmeli olarak hizmet alımları yapılmakta ve bu alanlar Temizlik, güvenlik, yerleşkeler arası servis/taşıma faaliyeti ( Öğrenci ve personel), yemekhane ve kafeterya işletmeciliği olarak belirlenmiştir. Bu hizmetleri yürüten kuruluşlarla sözleşmeler kapsamında hizmet alınmakta ve 3

4 Üniversitemiz süreçlerinde tanımlanarak kontrolleri yapılmaktadır. Bakım hizmetleri vb. hizmet alımları da benzer şekilde Satınalma faaliyetleri kapsamında yıllık sözleşmelerle yürütülmektedir. Yıllık Bütçe denetimi, Yeminli Mali Müşavir tarafından yapılmaktadır. Üniversitemiz yukarıda detayları verilen ilgili taraflara ilişkin bilgiler ile Yönetim Sistemimize yansıtılan şartlarını stratejik plan dönemlerinde, bütçe hazırlama dönemlerinde, iç denetimlerde ve yıllık yönetim gözden geçirme toplantılarında ayrıca YÖK vb. kuruluşların dış denetimleri sonrasında gündeme alarak izlemekte ve gözden geçirmektedir. Yasal otoriteler tarafından kanun, yönetmelik vb. şekilde iletilen yaptırımlar Genel Sekreterlik ve ilgili birimler tarafından takip edilmekte ve uygulamaya alınmaktadır. Ayrıca Kurumsal İletişim Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan Aylık Bilgilendirme Bülteni Kalite Yönetim Sistemi için ilgili tarafların ihtiyaçlarının tespitine yönelik faaliyetleri kapsamakta olup, KYS şartlarına ilave edilmesi gereken ihtiyaçlar için veri teşkil etmektedir. 3.Kalite Yönetim Sisteminin kapsamının belirlenmesi Altınbaş Üniversitesi olarak kalite yönetim sistemimizin sınırlarını ve uygulanabilirliğini tayin etmek üzere; a) Üniversitemiz vizyonu, misyonu ve stratejik hedefleri ile ilgili olarak kurmuş olduğu ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin hedeflenen sonuçlara ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış faktörleri, b) İlgili taraflarımız ve KYS ni etkileyen şartlarını, c) Üniversitemizin vermekte olduğu yükseköğretim hizmetleri başta olmak üzere idari ve destek hizmetler dikkate alınmıştır. Kalite yönetim sisteminin uygulanması ile üniversitemizin genel performansının artırılması, yasal ve düzenleyici gereksinimleri karşılama, risklerimiz ve fırsatlarımızı tanımlama ve sistemin iyileştirilmesi için sağlam bir temel oluşturulması hedeflenmektedir. Bu hedeflere yönelik olarak ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardı kapsamında bir yönetim sistemi kurulması ve uygulanması, strateji olarak benimsenmiştir. Kalite Yönetim Sisteminin kurulması ve uygulanması için en önemli dayanak Yükseköğretim Kurulu tarafından yayınlanan ve 23 Temmuz 2015 tarihli Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği dir. Yine YÖK tarafından yayınlanan Yükseköğretim Kalite Kurulu Kurum İç Değerlendirme Raporu Hazırlama Kılavuzu ( 2017/1.2) ve Kalkınma Bakanlığı tarafından yayınlanan Kamu İdareleri için Stratejik Planlanma Kılavuzu, üniversite içi kalite çalışmalarına katkı sağlayan diğer ilgili yasal düzenlemelerdir. Üniversitemizde Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında yönetmeliğin amacına uygun olarak; eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerimizin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri ve bu kapsamda tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklara ilişkin esaslar düzenlenmektedir. TS ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardının uygulanması ile de kalite performansı ve müşteri memnuniyeti odaklı bir yönetim sistemi kurmak temel hedef olarak benimsenmiştir. Bu noktadan hareketle, üniversitemiz kalite yönetim sistemi kapsamının belirlenmesi ile ilgili olarak; söz konusu yönetmelik kapsamında yapılan çalışmalar ile TS ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı kapsamında yapılacak çalışmaların ortak noktaları esas alınarak; dokümantasyonun hazırlanması ve uygulamaların yürütülmesinde, denetimlerin gerçekleştirilmesinde iki sistemin entegrasyonu sağlanmıştır. (EK I) Bu entegrasyondan yola çıkarak ; ISO 9001:2015 Kalite Yönetim sistemi kapsamı; Üniversite Faaliyetleri Kapsamında İdari ve Destek Hizmetlerin Sunumu şeklinde belirlenmiştir. Kapsamın belirlenmesinde Üniversitemizde uygulanan Yönetim modeli olarak fonksiyonel yapılanma da esas alınmıştır. Modelde üç ana fonksiyonel grup mevcuttur. Aşağıda verilen bu gruplardan B ve C grubu Genel 4

5 Sekreterlik bünyesindeki idari ve destek birimlerinden oluşan Yönetim ve İdare Grubu ISO 9001:2015 standardı kapsamında uygulamalar ve uygulanabilir şartların değerlendirilmesinde dikkate alınmıştır. A. Fakülte, Enstitü ve Yüksek Okullardan oluşan Eğitim-Öğretim (Akademik) Grubu B. Genel Sekreterlik bünyesindeki idari ve destek birimlerinden oluşan Yönetim ve İdare Grubu C. Araştırma ve Uygulama Merkezlerinden oluşan Araştırma ve Geliştirme Grubu B ve C Grubu altında kapsama dahil edilen faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin bölümler aşağıda verilmiştir. -Rektörlük ( Dış İlişkiler Koordinatörlüğü, Erasmus Koordinatörlüğü, Tanıtım Koordinatörlüğü, Kariyer Geliştirme Merkezi), Fakülteler -Genel Sekreterlik ( EBYS,Yazı İşleri, Etkinlik ve Organizasyon Koordinatörlüğü, İş Sağlığı ve Güvenliği Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü, Fakülte Sekreterleri, Enstitü Sekreterleri, MYO Sekreterleri) -Satınalma Daire Başkanlığı (ürün ve hizmet satın alma faaliyetleri) -Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı ( Bilgi Teknolojileri kapsamında tüm destek süreçler) -Kurumsal İletişim Daire Başkanlığı, (Sosyal Medya hesaplarının takibi, reklam faaliyetleri, iç ve dış iletişim süreçleri) -Sağlık, Kültür, Spor Daire Başkanlığı,( Öğrencilerle ilgili etkinlik ve organizasyonlar, burslar vb.) -İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı, (Personel alımı, performans değerlendirme, iç eğitim) -Mali İşler ve Bütçe Daire Başkanlığı,( Mali yönetim, bütçe) -Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ( Öğrenci kayıtları, öğrenci bilgi sistemi yönetimi, yatay geçiş, müfredat hazırlanması vb.) -Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, (Öğrenci ve çalışanlara kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri) - Uluslararası Ofis ve Programlar Daire Başkanlığı,( Uluslarası öğrenci bağlantıları, kayıtları, bilgilendirme vb.) -Strateji ve Kalite Güvence Daire Başkanlığı, ( Kalite Güvence faaliyetleri, stratejik planlama vb.) -İdari İşler ve Yapı Teknik Daire Başkanlığı,( İdari tüm hizmetlerin yerine getirilmesi ve kontrolü, yapı teknik, bakım vb.) -Konukevi (Öğrenci, misafir konaklama hizmetleri) 4. Kalite yönetim sistemi ve prosesleri Kalite Yönetim Sistemi kapsamı ve üniversitemiz için uygulanabilir şartları dikkate alınarak oluşturulan idari ve destek hizmetlerle ilgili ana süreçler ve alt süreçler Üst Seviye Süreçler ve Alt Seviye Süreçler olmak üzere tanımlanmış ve analiz edilmiştir. Bu kapsamda Üst Seviye Süreçler aşağıda verildiği şekilde tanımlanmıştır; Bilgi Teknolojileri Etkinlik ve Organizasyon İdari İşler ve Yapı Teknik İnsan Kaynakları İş Sağlığı ve Güvenliği Kariyer Geliştirme Merkezi Kurumsal İletişim Kütüphane ve Dokümantasyon Mali İşler ve Bütçe Öğrenci İşleri Satınalma Sağlık Kültür Spor 5

6 Strateji ve Kalite Güvence Tanıtım Uluslararası Ofis ve Programlar Dış İlişkiler Erasmus Yurt Hizmeti Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Tanımlanan bu süreçlerin alt süreçleri ve faaliyetlerini detaylı olarak gösteren akış şemaları ile süreç kartları oluşturulmuş, üst süreçler bazında genel hedef ve performans göstergeleri belirlenmiştir. Süreç etkileşimleri ise Risk Yönetim Planında, her bir süreç analizi içinde girdi ve çıktıların belirlenmesi neticesinde tespit edilmektedir. Kalite Yönetim sisteminin uygulanması sürekliliği ve iyileştirilmesini destekleyen yönetsel süreçler kapsamında, Genel Sekreterlik süreçleri, mevzuat hazırlama, tanıtım, kurumsal iletişim süreçleri ile hizmetlerden yararlananlara yönelik memnuniyet ölçümü faaliyetleri Müşteri Geri Besleme Bilgileri Prosedürü ile ele alınmaktadır. Süreç dokümanları SR kodu ile yayınlanmış olup, yukarıda tanımlanan süreçlerin kapsamında yürütülen faaliyetleri/alt süreçleri, süreç sahiplerini, ilişkili/etkileşimli süreçleri ve performans parametrelerini kapsamaktadır. Süreçlerin girdi ve çıktıları tüm idari faaliyetler için gerçekleştirilen süreç toplantılarında belirlenmiştir. Performans parametreleri ve diğer süreç unsurları için temel bilgiler hazırlanmış olan stratejik planlardan sağlanmaktadır. Ayrıca stratejik plan verileri ile çelişki yaratmamasına özen gösterilmektedir. Stratejik Plan hazırlama dönemlerinde ve takip dönemlerinde güncelleme ihtiyaçları değerlendirilmektedir. d) Süreçler için ihtiyaç duyulan kaynakların tedariği Rektörlük ve Mütevelli Heyeti sorumluluğundadır. Ayrıca kaynak ihtiyaçları talepleri CPM programı vasıtasıyla sağlanmaktadır. İnsan kaynağı ve nitelik kazandırma amaçlı eğitim talepleri birim liderlerinden ve üniversitemiz üst yönetiminden gelmektedir. Ayrıca bireysel eğitim talepleri de birim liderleri tarafından değerlendirilmektedir. Eğitimler ihtiyaçlara göre Uzaktan Eğitim Süreçleri kullanılarak ta sağlanmaktadır. Ayrıca İdari kadrolar için uygulanan performans sistemi sonuçlarına göre de eğitim ihtiyaç alanları oluşabilmekte ve birim liderleri tarafından geribildirim yapılabilmektedir. e) Tanımlanmış ve Süreç Analizi dokümanları ile detaylı olarak faaliyetlerinin akışı verilmiş olan süreçler için yetki ve sorumluluklar, Organizasyon El Kitabı kapsamında ayrıca dokümante edilmiş olan görev tanımları ile belirlenmektedir. Görev, yetki, sorumluluk, nitelik vb. detaylar ilgili formlarda her bir pozisyon için tariflenmiştir. f) Üniversitemizde uygulanan ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemi, bu sistemin kapsamını belirlerken dikkate alınan iç ve dış hususlar ile ilgili taraflarımızın ihtiyaç ve beklentileri dikkate alınarak risk ve fırsatların belirlenmesi ile değerlendirmesi için yöntem, Risk Yönetimi Prosedürü ile belirlenmiştir. Burada temel amaç; Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasını sağlamak, istenen etkileri geliştirmek, istenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak ile iyileştirme yapmaktır. Altınbaş Üniversitesi bünyesinde yürütülmekte olan Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dahilinde stratejik planlamayı etkileyebilecek ilgili taraflar, ilgili tarafların beklenti,ihtiyaçları,iç ve dış faktörler, risk ve fırsatlar üst yönetim ve birim yöneticilerinin katılımı ile gerçekleştirilen stratejik plan toplantılarında ve kalite toplantılarında belirlenir. Risklerin belirlenmesinde SWOT analizi yöntemi kullanılabilmektedir. İhtiyaç halinde farklı yöntemler de kullanılacaktır. Bu kapsamda Risk Değerlendirme Prosedürü oluşturulmuştur. Riskler ve fırsatlar idari ve destek hizmet birimleri tarafından, birim liderleri sorumluluğunda mevcut işleyişler dikkate alınarak süreçler bazında belirlenmekte ve takip edilmektedir. Ayrıca KYS Yönetim Temsilcisi tarafından Risk Yönetim Planı hazırlanmaktadır. 6

7 g)süreçler ilgili birimler tarafından, uygulamalar esnasında ve stratejik plan izleme dönemlerinde değerlendirilmektedir. Süreçlerin değerlendirilmesi ayrıca iç tetkikler ve dış tetkikler yoluyla, Yüksek Öğretim Kurumu tetkikleri ve üniversitemiz iç denetim mekanizmasının işletilmesiyle sağlanmaktadır. Bu kapsamda Süreç İyileştirme ve İzleme Prosedürü ile yöntem tanımlanmıştır. Süreçlerin tanımları, Süreç Analizi dokümanları ile Microsoft Visio Programı kullanılarak Norm Kadro çalışmalarının bir parçası şeklinde gerçekleştirilmiştir. Süreçlerin işletiminde kullanılan dokümante edilmiş bilgi kapsamında; kullanılan dokümanlar ve formlar KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmıştır. Ayrıca EBYS sistemi içinde tanımlanmış olan kayıtlar ve yazışmalar, bu sistemin iç yapısında izlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Altınbaş Üniversitesi olarak ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin İdari ve Destek Hizmetler kapsamında uygulanmasında ISO 9001:2015 standardının aşağıda verilen maddeleri uygulanamamaktadır. Uygulanamayan bu şartların gerekçeleri aşağıda dokümante edilmiştir. -Tasarım ve Geliştirme Faaliyetleri ( ISO 9001:2015 madde 8.3) Gerekçe; Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yer alan idari ve destek hizmetler bu bölümde verilen Daire Başkanlıkları, Koordinatörlükler, Merkez Müdürlükleri ile Öğrenci Konukevi yönetimi tarafından yürütülmektedir. Tüm bu hizmetler 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu öncelikli olmak üzere ilgili diğer kanunlar, yönetmelikler, genelgeler vb. yasal şartlar dikkate alınarak gerçekleştirilmektedir. Bu sebeple idari ve destek hizmetler kapsamında yer alan herhangi bir hizmet için güncel tasarım faaliyeti veya mevcut hizmetlerin farklı kullanım amaçları için geliştirme çalışması periyodik olarak yapılmamakta olup, bu gerekçe ile Kalite Yönetim Sisteminin kapsamında tanımlanmış olan idari ve destek hizmet süreçlerine yönelik olarak Tasarım ve Geliştirme faaliyetleri uygulanmamaktadır. Ancak Kalite Yönetim Sistemi nin kapsamı genişletildiğinde veya mevcut hizmetlere ilave olarak yeni hizmetlerin sunulması, farklı amaçlara yönelik geliştirilmesi için karar alındığında; ISO 9001:2015 standardı 8.3 maddesi kapsamında tasarım ve geliştirme faaliyetlerine yönelik süreçler tanımlanacak ve KYS sistemine entegre edilecektir. -ISO 9001:2015 standardı f) maddesi Üretim ve hizmetin sunumu için proseslerin planlanan sonuçlara erişme yeteneğinin, sonuçtaki çıktılar daha sonra izlenemediği veya ölçülemediği durumda, geçerli kılınması ve periyodik olarak yeniden vasıflandırılması uygulanmamaktadır. Gerekçe; tanımlanan süreçlerde çıktıların daha sonra izlenemediği veya ölçülemediği durumda, geçerli kılınmasına yönelik bir uygulama bulunmamaktadır. Tanımlanan hizmetlerde sonuçlar hizmetlerin sunumu esnasında izlenebilmekte ve ölçülebilmektedir. Uygulanabilir olmayan alanlar ve bu alanlara ait gerekçeler belirlenirken üniversitemiz hizmetlerinin uygunluğu ve bu kapsamdaki hizmetlerimizden yararlanan iç-dış müşteri memnuniyetini arttırmayı sağlayacak faaliyetlerimiz ve yeterliliğimiz KYS kapsamımız dikkate alınarak belirlenmiştir. İç ve dış müşterilerden alınan geribildirimler sürekli izlenerek tasarım/geliştirme faaliyeti gerektirecek hususlar tespit edilmesi halinde ilgili maddeye işlerlik kazandırılacaktır. Referans Doküman ve Kayıtlar EK I Entegre Yönetim Sistemi Bilgi Notu Organizasyon El Kitabı ve Ekli Görev Tanımları Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü KYS Yıllık Performans Raporu Süreç Analizleri Süreç İyileştirme ve İzleme Prosedürü Dokümantasyon Prosedürü 7

8 Müşteri Geri Besleme Bilgileri Prosedürü Risk Değerlendirme Prosedürü Risk Yönetim Planı Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Revizyon Numarası ve tarihi İlgili Madde Revizyon İçeriği 00 - İlk Yayın 01/ Referans dokümanlar Gözden Geçirme 8