T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

Transkript

1 : Öğrenci Yeni Kayıt Sınavı Kazananların İnternetten ilanı Başvuruda istenen belgelerle kayıt için Enstitüye başvuru yapar Evrakların memur tarafından kontrolü, Evet Belgeler Eksik mi? Hayır Kaydı yapılmaz eksikliklerin giderilmesi istenir Öğrencinin Kaydı yapılır Evrakını tamamlayan öğrenciler Ders seçmesi ve onaylatması için ders danışmanına gönderilir Eksiklikleri gidermeyenlerin kaydı yapılmaz Dersler danışman tarafından onaylanır. Ders kayıt fişlerinin çıktısı alınır Ders kayıt fişlerinin Anabilim Dalı Başkanlığına teslim eder Ders kayıt fişleri Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne gönderilir. İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak öğrencinin dosyasına takar.

2 : Öğrenci Danışmanlık Her öğrenci için, kayıtlı oldukları anabilim başkanlığınca dersler başlamadan önce bir akademik danışman görevlendirilir. Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık yaparlar.

3 , Evet BİRİM : Öğrenci Kayıt Dondurma Kayıt yaptıran öğrenci125 nolu form dilekçe ile Anabilim Dalı Başkanlığına başvurur Haklı ve geçerli nedenler kapsamında Anabilim Dalı Başkanlığı dilekçeyi inceler Sonuç Enstitüye bildirilir Enstitü Yönetim Kurulu kararıyla açıklanır Olumlu ya da olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu? Hayır Kayıt dondurma işlemi yapılır Öğrenciye bildirilir Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir Kayıt dondurma Anabilim Dalına bildirilir Son Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir

4 : Öğrenci Burs Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler Anabilim Dalı Başkanlıklarına başvurur Burs komisyonu ön inceleme ve mülakatla önceden belirlenen kriterlere göre değerlendirme yapar. Kontenjan dahilinde belirlenen isimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir. Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir

5 : Öğrenci Yatay Geçiş Öğrencinin Anabilim Dalına Dilekçe, Öğrenci Belgesi ve Not Dökümü ile Başvurması Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı Enstitü Yönetim Kurulu Kararı Öğrencilik Dosyasının İlgili Enstitüden istenilmesi Dosyanın gelmesi ile öğrenciliğe intibakı Ders Kaydı

6 : Özel Öğrenci Öğrenci Enstitü web sayfasındaki form dilekçeyi doldurur Seçilen derslerin öğretim üyelerinden, uygundur imzasını alır Dilekçeyi Anabilim Dalına teslim eder Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye bildirilir Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Kurul Kararını değerlendirir Evet Sonuç olumlu mu? Hayır Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir Öğrenciye bildirilir Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını yatırır Anabilim Dalına bildirilir Enstitüye kayıt yaptırmak üzere gelir Öğrencinin kaydı yapılır

7 : Gelen Evrak Harici Evrak Evrakın posta veya elden Enstitü ye gelmesi Evrakın Anabilim Dalı Başkanlıklarından veya Üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili Evrak Evet FBE Birimlerini İlgilendiriyor mu? Hayır Ebys sistemine kayıt edilmesi Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade edilmesi Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın ilgili Müdür ve yardımcılarına gönderilmesi Evrakın ilgili Müdür ve yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime verilmesi

8 BİRİM : Giden Evrak Giden Evrakın Hazırlanması Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi Evet FBE Birimlerini İlgilendiriyor mu? Elektronik olarak Enstitü birimlerine gidecek evrakın oluşturulması Evrakın ilgili Enstitü birimine elektronik olarak iletilmesi

9 : Resmi Yazışmalar Resmi yazı Birime Gelen Evrak İş Akışı Evrakın havale edilen personele imza karşılığı zimmetlenmesi Evet Cevap yazısı Hayır gerekli mi? Havale edilen personelin cevap yazısının yazılması ve paraflanması Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması Cevap yazısının birim amirlerine imzaya sunulması Müdür/ Enstitü Sekreteri Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı

10 BİRİM : Akademik Ders Seçme ve Kayıt Yenileme Öğrenci alacağı dersleri Öğrenci bilgi sisteminden seçer. Öğrenci aldığı dersleri Danışmanına onaylatır. Danışman Öğretim Üyesi onaylanan derslerin çıktısını alır ve imzalar. Anabilim Dalı Başkanlığına teslim eder. Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne gönderilir. İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak öğrencinin dosyasına takar.

11 : Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Anabilim Dallarına dersler ve dersi verecek Akademik öğretim üyelerin belirlenmesi için yazı Öğretim Üyesi Takvim yazılır. ihtiyacı yazısı Anabilim Dalı Kurul Kararıyla dersler ve öğretim üyeleri belirlenir. Anabilim Dalı Kurulu Anabilim Dalı Kurul Kararı Enstitüye üst yazı ile gönderilir. Derslerin ve Öğretim Üyelerin belirlenmesi için Enstitü Kurul Kararı alınır Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir. Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, görevli Enstitü Memuru tarafından, Öğrenci Bilgi Sistemine girilir. Anabilim dallarından gelen görevlendirme listelerinde dış birimler için Enstitü Yönetim Kurulu kararı alınır Enstitü Yönetim Kurulu

12 : Ders Muafiyeti Öğrencinin Dilekçesi Özel öğrencilikte alınan dersler Anabilim Dalı Kurulunun önerisi Notu en az Lisansüstü için 70, Doktora için 80 Enstitü Yönetim Kurulu kararı Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye bildirilir Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Kurul Kararını değerlendirir Evet Sonuç olumlu mu? Hayır Öğrenci dosyasına işlenir Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir

13 : Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Derslerin yapılabileceği uygun gün ve Dış bölümlerden öğretim saatler belirlenir ve haftalık ders programı Haftalık Ders üyelerinin ders hazırlanır. Programı programlarının gelmesi Haftalık ders programı Enstitü onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir

14 BİRİM : İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulur Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır SGK çıkış işlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Enstütiye ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir. Naklen Atama Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır.

15 : Hizmetiçi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi Eğitim, seminer vb. bilgi yazısı Gelen Evrak İş Akışı Enstitü Sekreteri tarafından gelen yazının konusuna göre tebliğ edilecek personelin belirlenmesi İlgili personele ( EBYS) tebliğ edilmesi Personel tebellüğ etmiş sayılır.

16 : Mazeret İzni Mazeretin belirlenmesi (Doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret izin dilekçesi verilir, İzin sistemine girilir, imzalar tamamlanır. İzin Formu Enstitü Sekreteri Onayı Müdür Onayı İş Akışı Yıllık ve Sağlık İzin İş akış Şemasına göre onaylanması İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır.

17 : Enstitü Yönetim Kuruluna Üye Seçimi Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek üzere Enstitü Kurulu üyelerini toplantıya davet eder Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır Enstitü Yönetim Kuruluna Müdür tarafından gösterilen altı aday arasından üç yıl için üç öğretim üyesi seçilir Seçim bir sonraki Enstitü Yönetim Kurulu toplantısına kalır Hayır Üye tam sayısının bir fazlası toplantıya katıldı mı? Evet İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Oylar sayılarak sonuçlar açıklanır Hayır İkinci tura geçilir Evet Müdür seçime katılan üye sayısının bir fazlasının oyunu alan adayı yönetim kurulu üyesi olarak atar Atama seçilen üyeye ve rektörlüğe yazı ile bildirilir Beşinci tur sonunda oyların eşit çıkması halinde Müdür, eşit oy alanlardan birini yönetim kurulu üyesi olarak atar Oy pusulaları, tutanak, yapılan yazışmalar dosyalanır

18 : Müdür/Enstitü Sekreteri Onayı Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması Evrakın Müdür veya Enstitü Sekreterine iletilmesi Evrakın Müdür veya Enstitü Sekreteri tarafından incelenip imzalanması İmzadan çıkmış evrak

19 : Personel Maaş İşlemleri Her ayın 1-8 i arasında Üniversitemiz ÜBS Bordro Bilgi Sistemi üzerinden SAY 2000 sistemine SDB girişini yapar Ay içinde gerçekleşen terfilerin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS ve SAY2000 sistemine girilmesi Terfi Kararları Personel Daire Başkanlığı Mahkeme Nafaka İlanları Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar) Mahkeme İcra Alımları Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar) İzin ve Rapor Durumu İlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile Akademik Personelin 15 günü geçen görevlendirme izinlerinde geliştirme ödeneğini kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi Nakil veya Açıktan atanan personelin bilgilerinin girilmesi ve ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi Görevlendirme İzni; yılda toplam 30 günü, bir seferde 15 günü geçtikten sonra Geliştirme Ödeneği kesilir Her ayın 1-8'i arasında ÜBS BBS sisteminden ve SAY2000'de personel maaş hesaplatma işleminin yapılması ÜBS BBS sisteminden Personel Bordro Dökümleri, Aylık Personel Bildirimi, İcmal, Banka Listesi, Askeri Geçim İndirimi, Kesintiler Listesi ve Sendika Listesi çıktılarının 2 nüsha olarak alınması KBS Harcama Yönetim Siteminden Ödeme Emri Belgesinin düzenlenmesi ve 2 nüsha çıktısının alınması Maaş ödeme emri ve ekleri v Gerçekleştirme Görevlisi Onayı Harcama Yetkilisi Onayı Belgelerin birer nüshasının Fen Bilimleri Enstitüsünde kalması kaydıyla, diğeri SDB gönderilmek dosya olarak düzenlenmesi Teslim Tutanağı (Personel Maaşları Ödeme Emri ve ekleri) Giden Evrak İş Akış Şeması

20 : Ek Ders Formlarının Hazırlanması Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri olan Ders Yükü Bilgi Formu her dönemin başında, Ek Ders Ücret Çizelgesi ödeme yapılacak her ayın sonunda ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurularak Anabilim Dalı Başkanına verilir Anabilim Dalı sekreteri kendisine ulaşan formları haftalık ders programı ile karşılaştırarak kontrol eder ve bilgisayar ortamında hazırlar Anabilim Dalı Sekreteri her dönemin başında - Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli - Ders Dağılım Çizelgesini hazırlar ve - Ders Yükü Bilgi Formu ile birlikte ilk ödemede gönderir. Tahakkuk memuru formlarının haftalık ders programı ve Enstitü Kurulun kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder Ders Yükü Bilgi Formu, Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli, Ders Dağılım Çizelgesi ile öğretim elemanın ve Anabilim dalı başkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra, izinli öğretim üyesi bulunup bulunmadığına ilişkin yazı ve Ek Ders Ücret Çizelgesi ile birlikte tahakkuk bürosuna gönderir Hatalar düzeltilmek üzere ilgili bölüme gönderilir Evet Ek Ders Ödeme Formlarında hata var mı? Hayır Formlar Müdür tarafından imzalanır Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan her ay için öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları yazı istenir. Formlar kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir. Ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk evrakı teslim listesi ile strateji daire başkanlığına gönderilir Ek ders ücret bordrosu ve Banka Listesi nin çıktıları ile Ödeme emri belgesi hazırlanarak geliştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır Toplanan mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler Ek ders ücreti hesaplama Programı na girilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ilgili birimde evrakların incelenmesinden sonra ödeme gerçekleştirecek bankaya Banka ödeme bilgiler elektronik ortamda gönderilir Banka ödeme emri kendilerine ulaşmasından en geç iki gün sonra ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretleri yatırılır

21 : Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında; -Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, -Personel nakil bildirimi, -Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; -Görevlendirme yazısı (olur) veya harcama talimatı, -Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi -Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak "Muhasebe İşlemi Süreç Akış Şeması"na göre yapılır

22 : Telefon Faturaları Ödeme Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatında tanımlanan fatura veya fatura yerine geçen belge görevlilerce kontrol edilir Yapılan harcamada resmi tüketimin dışında özel tüketim bedeli de varsa, kullanım yerlerine ve kullanan kişi ya da kişilere göre resmi ve özel tüketimler belirlenip özel tüketimler ilgililerden tahsil edilir. Özel tüketimlerin tahsiline ait banka dekontu ile birlikte düzenlenen ve yetkililerce onaylanan listeler ve giderin çeşidine bağlı olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatına göre düzenlenmesi gereken belgeler ödeme emri belgesine bağlanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Ödeme gerçekleştikten sonra Türk Telekom a ödeme evrakının faksı çekilir.

23 : Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınır işlem Fişi Taşınır İşlem Fişi Harcama birimi Taşınır işlem fişi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi Muhasebe Yetkilileri, taşınır giriş, çıkış ve değer düşüşlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar 150- ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri muhasebe birimine gönderilmez Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır 2. düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir

24 : Doğrudan Temin ile Satın Alma Birimlerin talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Evet Ödenek var mı? Hayır Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin Piyasa Araştırma tutanağına girilmesi sonunda yaklaşık maliyetin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması İhale onay belgesinin düzenlenmesi ve satın alma işleminin gerçekleştirilmesi KBS Taşınır Kontrol ve Yönetim Sistemine Giriş ve KBS HYS sisteminden Ödeme Belgesi düzenlenmesi, Strateji Daire Başkanlığına gönderilmesi Talep eden birime malzemenin KBS üzerinden kaydının yapılması