DOKUMAN KONTROL TALİMATI Doküman

Transkript

1 DOKUMAN KONTROL TALİMATI Yayın Yayın Revi. Sayfa Doküman Revizyon Tarihi No Tarihi No TL / 6 1. AMAÇ: Kalite sistemine ait dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayınlanması, dağıtılması, gerekli olan değişikliklerin yapılarak güncelleştirilmesi ile ilgili faaliyetlerin kontrol altında tutulmasını ve sürekli olmasını sağlamak kayıtların tanımlanması, muhafazası, elden çıkarılmasını sağlamak. 2. KAPSAM: Bu talimat Yüksekokulumuzda yapılan Kalite sistemine ait dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayınlanması, dağıtılması, gerekli olan değişikliklerin yapılarak güncelleştirilmesi ile ilgili faaliyetlerin kontrol altında tutulmasını ve sürekli olmasını sağlamak kayıtların tanımlanması, muhafazası, elden çıkarılması işlemini kapsar. 3. SORUMLULUK: Dokümanların Kalite Yönetim sistemine uygun olarak hazırlanmasından ve hazırlatılmasından hazırlık safhasındaki gerekli koordinasyonlardan, yayınlanmasından, revizyon taleplerinin incelenmesinden, dış kaynaklı dokümanların takibinden, kalite kayıtlarının tanımlanmasından, toplanmasından, dosyalanmasından/dosyalatılmasından, muhafaza edilmesinden/ettirilmesinden Yönetim Temsilcisi, ilgili birim sorumluları ve dokümanların onaylanmasından ise sorumludur. Ayrıca Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Hazırlanan ve/veya kurumsal olarak kullanılan matbu kayıtlar ve arşivlenmesinden kullanan birim sorumluları sorumluluğundadır. 4. UYGULAMA: Kalite El Kitabı Kalite El Kitabında "Kalite El Kitabı " yazısı, yayın tarihi, Rev no' su, bilgileri bulunur. Kapak sayfasından sonra, içindekiler, revizyon takip çizelgesi ve Yüksekokul tanıtımı bulunur.

2 Revizyonlar bölüm bazında yapılır, revizyonsuz hal "00"dır, daha sonra her revizyonda birer arttırılarak devam eder. Kalite El Kitabının ilk baskı numarası "00"dır. Kalite El Kitabında yapılan revizyonlar Kalite El Kitabı içerisinde yer alan Revizyon İçeriği bölümüne işlenir ve değişiklik sebebi kayıt edilir. Kalite El Kitabı sayfa no' su, Revizyon numarası, Revizyon Tarihi bilgileri hazırlayan onaylayanın imzası bulunur. Kalite El Kitabının hazırlanmasını, revizyonunu, dağıtımının yapılmasını, Yönetim Temsilcisi sağlar. Kalite El Kitabının her sayfası Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır ve tarafından onaylanır. Kalite El Kitabının orijinali Yönetim Temsilcisi nde bulunur, diğerleri orijinalinden çoğaltılarak dağıtılır. Kalite El Kitabının doküman kodu KEK' dir. Proses Kalite Yönetim Sistemimiz bünyesinde yer alan proseslere ait tanımlamalar proses planı ve/veya iş akışı ile verilir. Proses plan ve/veya iş akışı Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili birimlerin görüş ve düşünceleri alınmak şartıyla oluşturularak hazırlayan hanesi imzalanır ve Yüksekokul Müdür onayına sunulur. Yüksekokul Müdürünün inceleyerek onayladığı Prosesi yürürlüğe girmiş olur. Proses İş akışının yazım formatında proses adı,proses amacı, proses kodu,proses tarihi, proses revizyon bilgisi,faaliyet adı,faaliyet sorumlusu,yasal şartlar,proses kaynak,proses girdisi,iş akışı,proses çıktısı, muhafazası etkileşen prosesler,kayıt,proses parametresi,değer periyodu, doküman numarası, yayın tarihi, revizyon numarası, revizyon tarihi, hazırlayan(ilgili birim sorumluları) ve onaylayan bilgileri yer alır. tarafından onaylanan proses iş akışı orijinal nüshasından yeterli sayıda fotokopi ile veya ebys üzerinden çoğaltılarak dağıtılır. Kodlama Sistematiği: Kalite Yönetim Sistemimiz içinde belirlenen proseslere aşağıdaki şekilde kodlama sistemi uygulanır. TBMYO-PRS.XX PRS: Proses olduğunu belirtir. XX: Prosesin sıra numarasını belirtir.

3 Prosedürler ve/veya Talimatlar Prosedür ve/veya talimat yazım formatında Yüksek okul adı, prosedür / talimat adı, Doküman Numarası, yayın tarihi, revizyon numarası, revizyon tarihi, sayfa numarası prosedürlerin içerik kısmında amaç ve kapsam, sorumluluk, yöntem, ilgili dokümanlar; talimatların içerik kısmında ise amaç, sorumluluk, uygulama bulunur. Prosedür ve/veya talimatlar Yönetim Temsilcisi ve/veya ilgili birimlerin sorumluları tarafından hazırlanır ve hazırlayan hanesi imzalanarak nün onayına sunulur. nün onayladığı prosedürler ve talimatlar orijinal nüshasından dağıtılır. Tüm dokümanların orijinal nüshaları Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir. Prosedürler ve Talimatların numaralandırması aşağıdaki şekilde yapılır. TBMYO-PR/TL.XX: PR/TL: Prosedür olduğunu belirtir. XX : Prosedür numarasını belirtir. Prosedür, proses ve talimatlar ilgili Bölümler tarafından hazırlanır ve Yönetim Temsilcisi 'ne gönderilir. Yönetim Temsilcisi prosedürün ve/veya talimatın formatını ve içeriğini kontrol eder. Uygun olmayan kısımlar var ise tekrar gözden geçirilmesi için hazırlayana gönderir. Değerlendirmelerin tamamlanmasından sonra prosedür ve/veya talimat hazırlayan(ilgili birim sorulusu) tarafından son şekli ile formatına uygun olarak hazırlanır. Son şekli ile hazırlanan prosedür veya talimat tarafından tekrar gözden geçirilir ve uygun bulunanlar Yönetim Temsilcisi tarafından ve/veya ilgili birim sorulusu gözden geçirilerek, hazırlayan hanesi imzalanır ve tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. Onaylanan prosedür ve talimatların orijinalleri Yönetim Temsilcisinde bulunur, orijinalinden çoğaltılarak dağıtılır. Kalite Sistemi Dâhilindeki Formlar Kalite sistemi dâhilinde kullanılan formlar ilgili Bölümler tarafından hazırlanır ve Yönetim Temsilcisi tarafından uygun bulunanlara doküman numarası verilir. Mevzuat kapsamında olan veya olmayan kullanımı devam eden kayıtlara herhangibir no verilmeden Kayıt İsmi olarak da takibi yapılarak Dokümante edilmekte ve/veya dokümante edilmiş bilgi olarak da sistemde kullanılmaktadır.

4 Formlar, prosedür ve/veya talimat veya prosese bağlı dokümanlar olduğu için bunların onaylanması formların onaylandığı anlamına gelir. Görev Tanımları Görev tanımların da görevleri gibi bilgiler bulunmaktadır. TBMYO-GT.XX Dış Kaynaklı Dokümanlar: Standartlar Yönetim Temsilcisi'nde bulunur ve güncel doküman listesine kaydedilir. Gerekirse ilgili bölüm sorumlusuna da bu dokümanlar dağıtılır. Ulusal ve uluslar arası standartların takibi TSE'ye ait web sitesinden sağlanır. Yüksekokulumuzun kanuni yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla, Firmamızı Kalite Yönetim Sistemi açısından ilgilendiren mevzuatlar yönetim temsilcisinin ilgili kaynakların takibi yoluyla temin edilir. Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili yasalardaki ve mevzuatlardaki değişmeler yönetim temsilcisi tarafından bildirilmektedir. Mevzuatların ve yasaların yer aldığı liste bütünsel olarak, yılda 1 kez yönetim temsilcisi tarafından gözden geçirilir. Varsa Yasal gereklilikler dışındaki diğer gereklilikler (Sektörel, grup içi) yönetim temsilcisi tarafından Dış Dokuman olarak yayınlanır ve yönetim temsilcisi tarafından uygulamaya dönük olarak değerlendirilerek sisteme aktarılır. Yılda 1 kez gözden geçirilmesi kararlaştırılmasına rağmen Yönetim Temsilcisi tarafından dış kaynaklı dokümanların güncelliğini etkin kılma adına 3 ayda bir izleme yapılmaktadır. Yönetim Temsilcisinde bulunan yürürlükteki tüm dokümanlar orijinaldir. Yeni doküman talepleri Yönetim Temsilcisi ne bildirilir. Yönetim Temsilcisi istekleri inceler ve uygun bulunanları ilgili Birim sorumlusuna iletir. İlgili bölüm sorumlusu tarafından hazırlanan doküman Yönetim Temsilcisine sunulur. Yönetim Temsilcisi belgeyi tekrar gözden geçirir ve uygun bulduğu takdirde formatına uygun olarak yazılır. Hazırlanan doküman ilgili doküman türüne göre onaylanır ve dağıtımı yapılır. Ayrıca kalite sisteminde bulunan tüm dokümanlar yılda en az bir kez olmak üzere Y.G.G öncesinde Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir ve gözden geçirilir. Sistem performans raporu ile Y.G.G girdisi olarak ele alınır ve değişiklik ihtiyacı var ise Y.G.G karara bağlanır.

5 KAYITLARIN KONTROLÜ Yüksekokulumuzdaki Kalite Kayıtları : - Yönetimin Gözden Geçirme Kayıtları - Verilen Hizmetlerle ilgili Kayıtlar - Öğrenci Bilgi ve Evrakları - Personel Bilgi ve Evrakları - Satınalma Kayıtları - Bakım Onarım Kayıtları - Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Kayıtları - Tetkik Kayıtları - Eğitim Kayıtları - Uygun Olmayan Hizmet Kayıtları - İzlenebilirliğine Ait Kayıtlar - v.d Matbu Kurum işleyiş kayıtları - Ebys Kayıtları Dosyalanan bu kalite kayıtları, yıpranmaları ve bozulmaları önlenecek şekilde ilgili birimlerce aktif saklama süresi boyunca muhafaza edilir. Kalite kayıtlarının saklama süreleri kayıt tablosunda belirtildiği şekildedir. Eğitim ve personel ile ilgili kalite kayıtları, personel çalıştığı sürece personel dosyasında muhafaza edilir. Kayıtların, belirlenen arşivde saklama süreleri sonundaki imhası v.s. Yüksekokul Sekreteri tarafından yürütülen çalışma sonucunda yapılır. Bilgisayar ortamında saklanan kayıtlarda ise Birim, Bölüm sorumluluğunda yedeklemesi yapılarak harddısk ve usb ortamına geçirilir, manyetik ortamdan uzak, muhafaza edilir. Üniversitemiz dokümantasyon yönetimi EBYS sistemi üzerinden yapıldığı için kalite odaklı Bilgisayar veya Elektronik diye tanımlanan kayıtlar genel olarak saklanmakta ve muhafazası ilgili daireler tarafından yapılmaktadır. İç haberleşme, bilgilendirme, görevlendirme, talimatlar, işleyiş ile ilgili tüm kayıtlar Ebys üzerinden yapılmakta ve bu süreç Yüksekokulumuz tarafından da yürütümü sağlanmaktadır. Dokuman bilgi bu kayıtlarıda kapsamaktadır. Kalite yönetim sistemimiz içerisinde kullanılan kayıtlar, bunların saklama süreleri ve sorumluları aşağıdaki çizelgede verilmiştir. KAYIT ADI İLGİLİ BÖLÜM BÖL.SAK SÜRESİ ARŞİV SORUM. ARŞİV SÜRESİ

6 Toplantı Tutanakları YS-YT. 1 yıl YS-YT. 14 yıl Satın-alma Kayıtları YS-Tahakkuk 1 yıl YS-Tahakkuk 14 yıl Uygun Olmayan Hizmet Kayıtları YS-YT. 1 yıl YS-YT. 14 yıl Öneri İstek ve Şikâyetleri Değ. Kayıtları YS-YT. 1 yıl YS-YT. 14 yıl Müşteri Anket Kayıtları YT. 1 yıl YT. 14 yıl Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Kayıtları YT. 1 yıl YT. 14 yıl Öğrenci Kayıtları YS. 1 yıl YS 2/14/Süresiz Yıllık İç Kalite Denetim Planları YT. 1 yıl YT. 14 yıl İç Kalite Denetimi Soru Listeleri YT. 1 yıl YT. 14 yıl İç Kalite Denetim Raporları YT 1 yıl YT 14 yıl Doküman Kontrol Kayıtları YS-YT 1 yıl YS-YT 14 yıl Eğitim Katılımcı Listeleri YS-YT. 1 yıl YS-YT. Süresiz Personel Eğitimi Takip Kayıtları YS-YT. 1 yıl YS-YT. Süresiz Oryantasyon Eğitim Kayıtları YS-YT 1 yıl YS-YT Süresiz Yıllık Eğitim Planları YS-YT. 1 yıl YS-YT. Süresiz Eğitim Değerlendirme Kayıtları YS-YT 1 yıl YS-YT Süresiz Eğitim Belgeleri YS-YT. 1 yıl YS-YT. Süresiz Yönetimin Gözden Geçirmesi Kayıtları YS-YT 1 yıl YS-YT 14 yıl 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR TBMYO.KEK. Kalite El Kitabı, TBMYO.TL..Talimat Formatı TBMYO.PRS. Proses Formatı TBMYO.FR Form Formatı