ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ

Transkript

1 ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ FAALİYET RAPORU (2016) 0

2 İÇİNDEKİLER SUNUŞ GENEL BİLGİLER.. 3 A-Misyon ve Vizyon.. 3 B-Yetki, Görev ve Sorumluluklar. 3 C-İdareye İlişkin Bilgiler. 4 Fiziksel Yapı. 4 Örgüt Yapısı.. 4 Bilgi Teknoloji ve Kaynaklar STRATEJİK AMAÇ, HEDEFLER ve VARSAYIMLAR FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER YILI AKADEMİK YAYINLAR KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 14 A-Birimin Güçlü Yanları. 14 B-Birimin Zayıf Yönleri.. 14 C-Fırsatlar 14 D-Tehditler 14 E-İç Kontrol Güvence Beyanı

3 SUNUŞ 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 4684 sayılı Kanunla değişik 58. Maddesi ve tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik uyarınca, Erzincan Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri birimi tarihinde yapılan Üniversite Senatosunun 10 no lu kararıyla kurulmuştur. Birimin yönergesi Üniversite Senatosu nun /4 no lu karar ile uygulanmaya başlanmıştır. Erzincan Üniversitesi Senatosunun tarih ve 10/10 sayılı karar toplantısında Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Esasları olarak revize edilerek kabul edilmiştir. Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi tarafından 2015 yılı Ekim ayından itibaren yeniden yapılandırma süreci başlatılmış olup daha önceden Üniversitemiz 18 birimi tarafından yapılan harcama işlemleri Koordinatörlüğümüz tarafından yapılmaya başlanılmış bu sayede kaynakların daha ekonomik ve verimli kullanılması sağlanmıştır. Bu kapsamda birimimizin çalışma ve işleyişini hızlandırmak amacı ile 2016 yılında BAPSİS otomasyon sistemine geçmiştir. Bu otomasyon sistemi ile entegre olan web sayfası hazırlanmıştır. BAP otomasyon sistemi ile proje destek süreçleri ve harcama işlemleri kısaltılarak daha iyi hizmet verilmeye başlanmıştır. Koordinatörlüğümüz yenilikçi, işinde uzman, temin edilen kaynakları en iyi şekilde kullanarak vereceği hizmet ile örnek bir birim olmak, performansını giderek arttırmak ve geliştirmek amacı ile özveriyle çalışmaktadır. Saygılarımla. Prof. Dr. M. Fatih ERTUGAY BAP Koordinatörü 2

4 1-GENEL BİLGİLER: Erzincan Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Erzincan Üniversitesi Senatosu nun tarih ve 10/10 sayılı karar toplantısında yeniden revize edilerek kabul edilen Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Esasları uyarınca; Normal Araştırma Projeleri (NAP), Lisansüstü Tez Projeleri (TEZ), Güdümlü Projeler (GDM), Araştırma Altyapı Projeleri (AYP), Çok Disiplinli Öncelikli Alan Projeleri (ÖNAP), Sanayi İşbirliği Projeleri (SIP), Bilimsel Toplantı Düzenleme Projeleri (BTD), Hızlı Destek Projesi (HZP) Kurum Dışı Destekli Araştırmalar İçin İhtiyaç Projesi (DKP) olmak üzere 9 farklı proje tipi desteklenmektedir. A-Misyon ve Vizyon Özgörev (Misyon) Proje kaynaklarını doğru ve etkin kullanarak; yaygın etkisi yüksek, bilimsel potansiyeli olan ve ülkenin sorunlarına çözüm üretebilecek araştırmaları destekleyerek Erzincan Üniversitesinin bilimsel anlamda saygın bir kurum olmasını sağlamak. Özülkü (Vizyon) Bilim ve teknolojiye ulusal ve uluslararası ölçüde katkı sağlayan bir birim olmak B-Yetki, Görev ve Sorumluluklar Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu; Bilimsel Araştırma Projelerinin; kabulü, değerlendirilmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılması ile ilgili tük süreçten sorumludur. Projelerin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar geçen tüm süreçteki bilimsel ve mali işlemleri takip eder. a. Proje başvuru takvimini hazırlar, b. Projelerle ilgili kullanılacak formları hazırlar, c. Projeler için sağlanacak destek limitlerini belirler, d. Desteklenmesine karar verilen projeler için kullanılacak sözleşme protokolünü hazırlar, e. Proje başvurularının gerçekleştirilmesi, başvuruların değerlendirilmesi, projelerin yürütülmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılması ile ilgili araştırmacı bilgilendirme kılavuzu hazırlar, f. Proje başvurularını değerlendirerek karara bağlar. Gerekli gördüğü proje önerilerini hakemlere gönderir ve gelen raporları da değerlendirerek projenin desteklenip desteklenmeyeceğine karar verir, 3

5 g. Yürütülmekte olan proje yürütücülerinden altı ayda bir alınan ve projelerin ilgili dönemini kapsayan ara raporları değerlendirir, h. Proje yürütücülerinden gelen ek süre, ek bütçe ve diğer tüm talepleri değerlendirerek karara bağlar, i. Gerekli gördüğü hallerde proje çalışmalarını yerinde inceleyebilir ve/veya konunun uzmanlarına inceletebilir, proje yürütücülerini değiştirebilir, projeyi yürürlükten kaldırabilir, j. Sözleşme ve Uygulama Esasları maddelerine aykırı durumlarda gerekli yaptırımlara karar verir, k. Ülkemiz ve Erzincan Üniversitesi bilim politikalarına uygun olarak öncelikli araştırma alanlarını ve konularını belirler, l. Her yılın sonunda desteklenen, incelemeye alınan, devam eden ve tamamlanan projeler hakkında Rektörlüğe rapor sunar, m. Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkındaki Yönetmelik kapsamında, Rektör tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir. C-İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı: Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi yaklaşık 70 m 2 lik 3 odada hizmet vermektedir. BAP Koordinatörü ve satın alma/tahakkuk memuru 20 m 2 lik 1 odada, proje/sekreterya birimi personelleri 20 m 2 lik 1 odada, Şube Müdürü 30 m 2 lik aynı zamanda arşiv ve depo olarak kullanılan 1 odada hizmet vermektedirler. Örgüt Yapısı: 4

6 tarih ve 10/10 sayılı Senato kararıyla atanan yeni BAP Komisyonu üyelerimiz; BAP KOMİSYON ÜYELERİ NO AD SOYADI KOMİSYON GÖREVİ BİRİMİ 1 Prof. Dr. Adnan ÖZEL Başkan Rektör Yardımcısı 2 Prof. Dr. M. Fatih ERTUGAY Koordinatör/Üye Mühendislik Fakültesi 3 Doç. Dr. Murat ÇANKAYA Üye Fen Edebiyat Fakültesi 4 Doç. Dr. İlhami YÜCEL Üye İİB Fakültesi 5 Doç. Dr. Çağrı ÇIRAK Üye Fen Edebiyat Fakültesi 6 Yrd. Doç. Dr. Özge ZENCİRTANIR Üye Kemah MYO 7 Yrd. Doç. Dr. F. Okan ATASOY Üye Fen Edebiyat Fakültesi 8 Yrd. Doç. Dr. Sümeyra TUNA YILDIRIM Üye Eczacılık Fakültesi 9 Yrd. Doç. Dr. Barış GÜLHAN Üye Tıp Fakültesi 10 Yrd. Doç. Dr. Güntay TAŞÇI Üye Eğitim Fakültesi 11 Yrd. Doç. Dr. M. Akif ETGÜ Üye Hukuk Fakültesi Bilgi Teknoloji ve Kaynaklar: Koordinatörlük işlerinde kullanılmak üzere 5 adet masaüstü bilgisayar, 1 adet dizüstü bilgisayar, 4 adet telefon, 3 adet yazıcı, 1 adet projeksiyon cihazı ve perdesi bulunmaktadır. 2. STRATEJİK AMAÇ, HEDEFLER ve VARSAYIMLAR 1-Özgün ve yaygın etkili bilimsel çalışmaları ve bu çalışmaların yapılabileceği fiziki imkânları desteklemek. Hedefler: -Birimlerin bilimsel altyapılarını güçlendirmek -Her birimde özgün ve yaygın etkili bilimsel çalışmaların yapılmasını yaygınlaştırmak 5

7 Göstergeler: -Birimlerin araştırma altyapılarının durumu -Birimlerde yapılan çalışmaların ve üretilen yayınların sayısı -Desteklenen çalışmalar sonunda elde edilen bulgular doğrultusunda birim dışında kurum, kuruluş ve kişilerle yapılmış faaliyetlerin sayısı 2-Üniversitenin bilimsel araştırma faaliyetlerinde öncü olmasını sağlamak. Hedef yayın potansiyeli olan, özgün ve yaygın etkili araştırmaları desteklemek. Göstergeler: -Desteklenen projelerden üretilen yayınlar ve atıf sayıları -Projelerin konusuyla ilgili toplumun sorunlarını çözmeye yönelik faaliyet sayıları Varsayımlar Stratejik planda belirtilen amaç ve hedeflerin gerçekleşmesi aşağıda sıralanan iç ve dış varsayımlara bağlıdır. İç Varsayımlar -Üst yönetimin stratejik yönetim tarzını uygulama kararlılığının devam etmesi, -Üniversite çalışanlarının stratejik yönetim anlayışını benimsemesi ve bu doğrultuda çaba harcaması, -Kurum bütçesinden/gelirlerinden BAP a daha fazla kaynak ayrılması Dış Varsayımlar -Üniversitelere ayrılan araştırma fonlarının arttırılması, -Nitelikli eleman ihtiyacının devam etmesi. 3. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER Erzincan Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri bütçesinden yıllarında 292 proje desteklenmiştir (Tablo 1). Desteklenen projelerin yıllara göre dağılımı Tablo 1 de gösterilmiştir. Tablo yılları arası projelerin sayısı YIL AYP NAP ÖNAP GDM BTD DKP TEZ SIP HZP Toplam Toplam

8 Not: 5 adet proje tarihli Komisyon Toplantısında kabul edilmiş olup henüz sözleşmeleri imzalanmadığı için yukarıdaki tabloda yer almamıştır. Şekil yılları arası projelerin dağılımı Şekil yılları arası Çalışma Gruplarına Göre Desteklenen Proje Sayılarının Dağ. 7

9 Şekil yılları arası Alanlara Göre Proje Sayılarının Dağılımı Tablo 2. Çalışma Gruplarına Göre Desteklenen Proje Bütçeleri Çalışma Grubu AYP DKT DHU NAP OAP GDP BTD DKP YLT TUT SIP Toplam Fen ve Mühendislik Tıp Sağlık Sosyal Bilimler Toplam Tablo 3. Desteklenen Proje Bütçelerinin Yıllara Göre Dağılımı YIL AYP DKT DHU NAP OAP GDP BTD DKP YLT TUT SIP DIGER Toplam Toplam Şekil 4. Çalışma Gruplarına Göre Desteklenen Proje Bütçeleri 8

10 Şekil 5. Desteklenen Proje Bütçelerinin Yıllara Göre Dağılımı Erzincan Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri bütçesinden yıllarında desteklenen 292 projenin birim bazında yıllara göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 4. Birimlerin Yıllara Göre Desteklenen Toplam Proje Sayıları Birim Toplam İLAHİYAT FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU KEMALİYE HACI ALİ AKIN MESLEK YÜKSEKOKULU ÜZÜMLÜ MESLEK YÜKSEKOKULU ÇAYIRLI MESLEK YÜKSEKOKULU İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU TERCAN MESLEK YÜKSEKOKULU TIP FAKÜLTESİ FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ KEMAH MESLEK YÜKSEKOKULU SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU EĞİTİM FAKÜLTESİ HUKUK FAKÜLTESİ Toplam

11 2016 yılı itibariyle 90 proje devam etmekte olup birimlere göre proje sayıları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 5. Birimlere Göre Devam Eden Proje Sayıları Birim AYP DKT DHU NAP OAP GDP BTD DKP YLT TUT SIP DIGER Toplam FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ EĞİTİM FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ İLAHİYAT FAKÜLTESİ TIP FAKÜLTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ Toplam Erzincan Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri bütçesinden yıllarında desteklenen 292 projenin birimlere göre bütçe dağılımları Tablo 6 da gösterilmiştir. Tablo 6. Birimlerin Yıllara Göre Desteklenen Toplam Proje Bütçeleri Birim Toplam İLAHİYAT FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU KEMALİYE HACI ALİ AKIN MESLEK YÜKSEKOKULU ÜZÜMLÜ MESLEK YÜKSEKOKULU ÇAYIRLI MESLEK YÜKSEKOKULU İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU TERCAN MESLEK YÜKSEKOKULU TIP FAKÜLTESİ

12 FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ KEMAH MESLEK YÜKSEKOKULU SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU EĞİTİM FAKÜLTESİ HUKUK FAKÜLTESİ Toplam Tablo 7. Birimlere Göre Desteklenen (Toplam Proje Bütçesi / Toplam Proje Sayısı) Oranları Birim Proje Sayısı Proje Bütçesi Bütçe/Sayı HUKUK FAKÜLTESİ FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU KEMALİYE HACI ALİ AKIN MESLEK YÜKSEKOKULU SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ KEMAH MESLEK YÜKSEKOKULU TERCAN MESLEK YÜKSEKOKULU ÇAYIRLI MESLEK YÜKSEKOKULU DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ EĞİTİM FAKÜLTESİ İLAHİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ TIP FAKÜLTESİ ÜZÜMLÜ MESLEK YÜKSEKOKULU Toplam

13 Birimimizin yeniden yapılandırma süreci kapsamında 2016 yılından itibaren satınalma/harcama işlemleri Koordinatörlüğümüzce yapılmaya başlanmıştır. 1 yıllık süreçte yaklaşık 700 kalem mal/malzeme/hizmet/yolluklara ait satınalma/harcama işlemi tamamlanmış olup toplamda ,00 TL harcama birimler bazında aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 8. Birimler İçin Gerçekleştirilen Harcama Tutarı ( ) Kodu Birim Proje Sayısı Toplam Harcama BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU TL DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ TL ECZACILIK FAKÜLTESİ TL EĞİTİM FAKÜLTESİ TL FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ TL İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ TL İLAHİYAT FAKÜLTESİ TL MESLEK YÜKSEKOKULU TL MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ TL SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU TL SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ TL TIP FAKÜLTESİ TL ÜZÜMLÜ MESLEK YÜKSEKOKULU TL Toplam TL Yeniden yapılandırma süreci kapsamında 2016 yılı içerisinde Koordinatörlüğümüzce 2 adet pazarlık usulü ihale, yaklaşık 100 adet doğrudan temin usulü ile satın alma, proje bütçesinde yer alan kalemlere ve proje yürütücüsünün talebi doğrultusunda yolluk ve avans ile harcama işlemleri yapılmıştır. Erzincan Üniversitesinde bir ilki gerçekleştirmiş olup doğrudan temin usulü ile yapılan satın alma işlemlerinde ilanlarımızı adresinde yayımlayarak satın alma sürecinde firmaların satın alma ilanları için rahatlıkla teklif verebileceği bir ortam hazırlanmıştır. Bu kapsamda eşitlik, açıklık, şeffaflık ve rekabet şartları oluşmuş, kamu kaynakları daha etkin ve verimli kullanılmıştır. Bu süreçte bilimsel araştırma projeleri kapsamında yılarında alınan yaklaşık 550 adet demirbaşa ait birimi, yürütücüsü gibi bilgileri de içeren envanter listeleri oluşturulmuş olup listeler aynı zamanda otomosyan sistemine ve web sitemize de eklenerek öğretim üyelerinin bilgi sahibi olmaları sağlanmıştır. Bu sayede Üniversitemiz birimlerinin demirbaş envanterinde kayıtlı olan bir cihazı proje yürütücülerinin talebi ile kullanabilmeleri mümkün hale gelmiştir. Ayrıca var olan bir cihaz için ödenek verilip yeniden alınmalarının önüne geçilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması sağlanmıştır. 12

14 2016 YILI AKADEMİK YAYINLAR Tablo 9. Birimlerin Projelerden Üretilen Yayınlarının Dağılımı Birim AYP NAP OAP GDP BTD DKP TEZ SIP HZP Toplam FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ TERCAN MESLEK YÜKSEKOKULU ECZACILIK FAKÜLTESİ EĞİTİM FAKÜLTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ TIP FAKÜLTESİ ÜZÜMLÜ MESLEK YÜKSEKOKULU Toplam Tablo 10. Birimlerin Projelerden Üretilen Yayınlarının Türlerine Göre Dağılımı Birim ISI Dergilerinde Makale Diğer Dergilerde Makale Kitap Bildiri Toplam FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ TERCAN MESLEK YÜKSEKOKULU EĞİTİM FAKÜLTESİ TIP FAKÜLTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU ECZACILIK FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ ÜZÜMLÜ MESLEK YÜKSEKOKULU Toplam

15 4. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A-Birimin Güçlü Yanları -Üniversitede bilimsel araştırmalara yatkın akademisyenlerin varlığı -Üniversite yönetiminin desteği B-Birimin Zayıf Yönleri -Birimin bütçesinin sınırlı olması -Öğretim üyelerinin proje hazırlama, sunma ve yönetmede deneyim eksikliği -Birimdeki idari personel sayısının azlığı -Birim ofisinin yetersiz olması -Birim yöneticilerinin Bilimsel Araştırma Projelerini birimin altyapı ihtiyaçlarını karşılama olanağı gibi değerlendirmeleri Stratejik Hedeflere Ulaşmada; C-Fırsatlar -Projenin öneminin her gün giderek artması -Birimin bütçesinin yıllara göre artma eğilimi göstermesi D-Tehditler -Öğretim elemanlarının yetişme sürecinde araştırma projelerine dayalı deneyimlerinin olmaması -Proje değerlendirme sürecinde hakemlerin proje hakkında geri bildirimlerinin zayıflığı -Üniversitenin gelir getirecek döner sermaye olanaklarının sınırlı olması -Öğretim elemanlarının ders yükünün fazla olması 14

16 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Erzincan Üniversitesi-02/01/2017 Prof. Dr. M. Fatih ERTUGAY BAP Koordinatörü 15