Doküman No.: P501 Revizyon No: 06 Yürürlük Tarihi:

Transkript

1 Doküman Adı: DOKÜMAN YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ Doküman No.: Revizyon No: 06 Yürürlük Tarihi: Hazırlayan: Tekin ALTUĞ Kontrol: Gökhan BİRBİL Onay: H. İrfan AKSOY

2 Sayfa 2 / 7 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, TÜRKAK ın yönetim sisteminde yer alan dokümanların; hazırlanması, incelenmesi, onaylanması, dağıtılması, revizyonu, güncelleştirilmesi ve yürürlükten kaldırılmasında uygulanan yöntemleri tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu doküman TÜRKAK ın yönetim sistemi dokümantasyonunda yer alan; Kalite El Kitabı, prosedürler, talimatlar, formlar, listeler, rehberler, yönetmelikler, tebliğler, planlar ve referans dokümanları kapsamaktadır. 3. TANIMLAR Bu prosedürle ilgili tanımlar T TÜRKAK Dokümantasyonunda Kullanılan Tanımlar ve Kısaltmalar Talimatında verilmiştir. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR Bu prosedürle ilgili dokümanlar ekte L İlgili Dokümanlar Listesinde verilmiştir. 5. UYGULAMA 5.1 TÜRKAK Tarafından Yayımlanan Dokümanların Hazırlanması, Yayınlanması, Dağıtımı ve Güncelleştirilmesi TÜRKAK dokümanları uygulanabilir uluslararası, bölgesel ve ulusal standardlar ile normatif dokümanlar, sektörel gelişmeler, EA ILAC ve IAF gibi akreditasyon alanındaki uluslararası organizasyonların rehberleri ve kanuni gerekler temel alınarak hazırlanır. TÜRKAK tarafından hazırlanan dokümanların diğer dillerde olan nüshaları da mevcut olup, geçerli doküman onaylı Türkçe nüshalardır Dokümanların Hazırlanması Yeni doküman ihtiyacı F Düzeltici/Önleyici Faaliyet İsteği Formu kullanılarak ve varsa hazırlanmış doküman taslağı ilgili forma eklenerek Kalite Yöneticisine sunulur. Talep edilen dokümanın başka bir birim tarafından hazırlanması gerekiyorsa bu işlem Kalite Yöneticisinin koordinasyonunda ilgili birim personeli tarafından yapılır.

3 Sayfa 3 / 7 Kalite Yöneticisi önerileri, format, içerik ve yürürlükte bulunan prosedürlere uygunluğu açısından inceler ve gerektiğinde konu ile ilgili bölümler ve kişilerin görüşlerini alır. Dokümanların hazırlanmasında ilgili tarafların temsil edildiği Bilirkişi Komiteleri ve Çalışma Gruplarının görüşleri alınabildiği gibi bizzat bu grupların dokümanların oluşturulmasında etkin görev almaları sağlanır. Hazırlanan doküman taslakları gerektiğinde görüş alınması için dokümanı hazırlayan Birim tarafından akredite edilmiş kuruluşlarla Genel Sekreterliğin belirlediği diğer ilgili taraflara gönderilir. Akreditasyon faaliyetlerine yönelik dokümanlar mümkün olduğunca TÜRKAK ın akredititasyon verdiği alanlarında işbirliği yaptığı otorite kuruluşlarla, bu hizmetlerden direkt olarak etkilenen ilgili taraflara gönderilmesi önemlidir. TÜRKAK bünyesinde oluşturulacak her türlü dokümantasyonun hazırlanmasında; T Doküman Hazırlanmasıyla İlgili Türkak Prensipleri Talimatı kullanılır Dokümanların Onaylanması Dokümanları hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan makam doküman üzerinde belirtilir. Ancak bazı durumlarda hazırlanan dokümanların kontrolü ve onayı aynı makam tarafından yapılabilir. Her iki durumda da dokümanın hazırlayandan farklı bir kişi tarafından kontrol edilmesi garanti altına alınmıştır. Kalite Politikası Genel Sekreter tarafından imzalanır. Kalite El Kitabı,prosedürler, talimatlar, rehberler, formlar, listeler ve planlar Genel Sekreter tarafından onaylanır. Yeni yönetmelik ve tebliğlerin yayınlanması veya mevcutlarının revize edilmesi hususunda insiyatif Yönetim Kurulundadır. Yeni ya da revize edilmiş yönetmelik ve tebliğlerin nihai şekli Yönetim Kurulu tarafından onaylanır Doküman Değişiklik (Revizyon) Sistemi Değişiklik önerisi F Düzeltici/Önleyici Faaliyet İsteği Formu ile değişiklik ihtiyacını oluşturan veriler eklenerek Kalite Yöneticisine yapılır. Doküman üzerinde, değişiklik kararına uygun olarak gerekli düzenlemeler, tam ve doğru olarak dokümanı daha önce hazırlayan bölüm tarafından yapılır. Doküman mümkün olduğunca daha önce dokümanı hazırlayan personel tarafından revize edilir. Bunun mümkün olmadığı durumlarda ilgili birim amirinin koordinasyonunda değişiklik (revizyon) işlemi gerçekleştirilir.

4 Sayfa 4 / Dokümanların Yayımı, Dağıtımı ve Çoğaltılması Tüm dokümanlara TÜRKAK web sayfasından ulaşılabilmektedir. Yönetmelik ve tebliğler ilgili taraflara duyurulması gerektiğinde Resmi Gazetede yayınlanır. Yayımlanan dokümanların ıslak imzalı asılları Kalite Yöneticisi tarafından muhafaza edilir. Kalite Yöneticisi yayınlanması gereken dokümanları elektronik ortamda uygun elektronik dosya formatları kullanarak ve ilgili yetkilendirme bilgisine istinaden kullanımına sunar. Elektronik ortamda yapılan tüm doküman güncellemeleri TÜRKAK Yönetim Bilgi Sistemi tarafından elektronik posta ile ilgili taraflara bildirilir. Elektronik ortamdaki dokümanlarda, genellikle dokümanın içeriğine müdahale edilemeyecek elektronik dosya formatları kullanılır. Elektronik ortamdaki dokümanlar güncel doküman olup tüm TÜRKAK personeli bu dokümanları kullanmak zorundadır. Çıktısı alınan dokümanlar KONTROLSÜZ KOPYA statüsündedir. Kalite Yöneticisi değişiklik yapılan her dokümanın orijinal eski nüshasını ve güncelliğini yitirmiş dokümanları muhafaza eder Dokümanların Gözden Geçirilmesi Dokümanlar uluslararası, bölgesel, ulusal kurallara, mevzuata uygunluğu, uygulanabilirliği ve etkinliğini sağlamak amacıyla yılda en az bir kez tercihen iç tetkik esnasında gözden geçirilir ve buna ait kayıtlar tutulur. Bu gözden geçirme sırasında ayrıca dokümanların dağıtılması, kullanılması, muhafaza edilmesi ve korunmasına ilişkin çalışmalar, bu prosedürde ve ilgili diğer plan ve prosedürlerde belirtilen yöntemlerle, koşullara uyulup uyulmadığı, görev ve yetkilerin yerine getirilip getirilmediği denetlenir. 5.2 Referans Dokümanlar Ana Hizmet Birim Başkanlıkları akreditasyon faaliyetlerinde kullandıkları EA, ILAC, IAF gibi organizasyonlar tarafından yayınlanmış rehberler, uluslararası, bölgesel, ulusal standardlar ve hukuki mevzuatı takip etmek ve güncel dokümanları kullanmak zorundadırlar. Tüm bu referans dokümanlar Birim bazında L no lu Referans Dokümanlar Listesi kullanılarak tutulur ve ilgili Ana Hizmet birim Başkanlığı tarafından görevlendirilmiş bir personel tarafından takip edilir. Internet ortamında erişime açık EA, ILAC, IAF gibi organizasyonlar tarafından yayınlanmış ve TÜRKAK ın faaliyetlerini yürütürken esas aldığı rehberler tüm TÜRKAK teknik personeli tarafından izlenir ve güncel rehberlerin kullanılması sağlanır.

5 Sayfa 5 / 7 Bu referans dokümanların dışında kalan, elektronik ortamda TÜRKAK personeli tarafından erişimi mümkün olmayan standartlar, hukuki dokümanlar, kurallar ve kılavuzlar gibi referans dokümanların temini Ana Hizmet Birim Başkanlığı yapılır.. Güncel Referans Dokümanlar Listesi elektronik ortamda yayımlanır. Liste referans dokümanlarda meydana gelen değişiklerin oluşmasını müteakip hemen güncellenir. 5.3 Arşivleme Dokümanlar TÜRKAK arşivinde P502 Kalite Kayıtlarının Kontrolü nde belirtildiği şekilde saklanır.

6 Sayfa 6 / 7 6. YETKİ VE SORUMLULUKLAR FAALİYETLER YK GS KY TBR ETM BİM Kalite Politikasının Belirlenmesi İ U/İ İ Kalite Politikasının Onaylanması K B Yeni Doküman İsteği B K B Kalite El Kitabı Hazırlanması K U İ Dokümantasyonun Hazırlanması B U U/İ Dokümanların Kontrol Edilmesi K U/İ U/İ Dokümanların Yayımlanması K U İ Dokümanların Elektronik Ortamda B İ B U Yayımlanması Yönetmelik ve Tebliğlerin Resmi Gazete de K İ B B U yayımlanması Doküman Değişiklik İsteği İ U Değişikliğin Gerçekleştirilmesi K İ U Değişiklik Yapılan Dokümanın Yayımlanması K U İ Doküman Kayıtlarının Tutulması B U İ Yürürlükteki Dokümanların Gözden K U İ Geçirilmesi Referans Dokümanların Güncelliğinin Sağlanması B U/İ U TBR: Tüm Birimler GS: Genel Sekreter KY: Kalite Yöneticisi AHBB: Ana Hizmet Birim Başkanlıkları ETM: Eğitim ve Tanıtım Müdürlüğü BİM: Bilgi İşlem Müdürlüğü TP: TÜRKAK Personeli U: Uygulama İ: İşbirliği B: Bilgi K: Karar

7 Sayfa 7 / 7 Revizyon Tarihçe: Sayfa Revizyon No: No: Revizyon Nedeni: Tüm 1 Sayfa formatı değişti 13 1 Yetki sorumluluk matrisine referans dokümanlar ve elektronik ortamdaki dokümanlar için yeni maddeler eklenmiştir. 11,12 1 Referans dokümanların kontrolü ve revizyon takibinin tanımlandığı 3 adet paragraf eklenmiştir Dokümanların elektronik ortamda yayınlanmasıyla ilgili düzenlemeleri içeren 4 adet paragraf eklenmiştir. 7 1 Dokümanlarda yapılan değişikliklerin dokümanda nasıl belirtileceği ve revize edilen dokümanların nasıl yayımlanacağına dair açıklamalar eklenmiştir. 5 1 Dokümanların hazırlanması ve onaylanmasında uygulanan sistemin detaylandırıldığı dört paragraf eklenmiştir İlgili Taraflar tanımı eklenmiştir. 9 2 Akış diyagramına 10 numaralı onay maddesi eklenmiştir. Tümü 3 Prosedürün tümü dokümantasyon sisteminin elektronik ortama aktarılmasından dolayı güncel uygulamaya uygun olarak revize edilmiştir Referans Dokümanlar maddesi yeniden düzenlendi Referans Dokümanlar maddesi 1 ve 6ncı paragraflar yeniden düzenlendi. Tüm 6 Prosedürün formatı değişti ve sadeleştirildi.