Dokümantasyon Prosedürü Dok.No: KYS PR 01

Transkript

1 AMAÇ ISO 9001 :2015 standardı madde 7.5 kapsamında Kalite Yönetim Sisteminde uygulananan dokümante edilmiş bilginin hazırlanması, kodlandırılması, yayınlanması, dağıtımı, güncelliğinin sağlanması ve iptal edilmesi için yöntemi tanımlamaktır. KAPSAM Altınbaş Üniversitesinde ISO 9001:2015 standardı kapsamında uygulanan Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunu kapsar. TANIMLAR / KISALTMALAR Doküman, Kayıt; ISO 9001:2015 standardı madde 7.5 de tanımlanan Dokümate Edilmiş Bilgi karşılığında kullanılmıştır. Proses/Süreç Yaklaşımı; Proses yaklaşımı, kuruluşun kalite politikası ve stratejik yönüne göre istenen sonuçlara erişmek için proseslerin sistematik olarak tanımlanmasını, yönetimini ve birbiri ile etkileşimini içerir. Logo; Altınbaş Üniversitesini simgeleyen amblem için kullanılmaktadır. Prosedür; Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili KYS kapsamındaki tüm fonksiyonları kapsayan, faaliyetlerle ilgili yöntemleri ve sorumlulukları belirleyen, birimler arası ilişkileri tanımlayan, 5N-1K prensibine göre bilgi içeren tüm personele açık doküman tipidir. Talimatlar; Prosedür ve benzeri dokümanlarda tanımlanan işlerle ilgili adımların detaylı olarak tanımlandığı doküman tipidir. Proses/Süreç Analizi: Proses fonksiyonlarının yerine getirilmesinde, faaliyet akışlarını, süreç sahiplerini, akışın diğer süreçlerle etkileşimini, girdilerini ve çıktılarını gösteren dokümanlardır. Form: Faaliyetlerin yerine getirilmesi esnasında ya da takibinde tutulan konuyla ilgili verilerin kayıt altına alındığı doküman tipidir. Akış Şeması: Faaliyetlerin; nasıl ne şekilde, hangi kanallar aracılığı ile yürütüldüğünü şekillerle / sembollerle anlatan doküman tipidir. SORUMLULAR; Prosedür detaylarında tanımlanmıştır. UYGULAMA 1. Giriş 1

2 Altınbaş Üniversitesi dokümantasyon sisteminin kurulmasında Altınbaş Üniversitesi Logosu ile birlikte kullanılan genel bir dokümantasyon formatı oluşturulmuştur. Söz konusu formatta, Doküman Adı, AÜ KYS kısaltması ile birlikte kullanılan Dokuman Kodu ve Dokuman Numarası bilgileri bulunmaktadır. (AÜ KYS F 01 vb.) 2. Doküman Kodlama Sistemi Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanan dokümanların tiplerini belirlemek üzere oluşturulan kodlama sistemi aşağıda verilmiştir. Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı- KYS EK, Organizasyon El Kitabı- OEK, Prosedür- PR, Süreç- SR, Talimat-TL Form, Akış Şeması, Liste, Görev Tanımı vb. diğer tüm dokümantasyon- F, İle kodlanmaktadır. Tüm dokümantasyon kodlamaları Altınbaş Üniversitesi ne ait olduğuna dair üniversite logosu ile başlar. Birimlere ait doküman kodlamaları da aynı şekilde KYS yerine birim kısaltmaları ile yapılmaktadır. KYS ye dahil olan birim kısaltmaları bu prosedürün Kısaltmalar listesinde verilmiştir. Örnek olarak; KYS F 01 Genel Dokümantasyon Formatını ifade eden KYS Form tipi dokümanına aittir. İKDB F 01 İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı Form tipi dokümanına aittir. Tüm dokümanların güncel nüshalarının hazırlanmasından, dağıtımından, iptalinden ve kontrolünden ilgili birim, KYS F 04 Güncel Doküman Listesi nde tutulmasından ise Yönetim Temsilcisi sorumludur. Örnek olarak; - KYS F 01 ( Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu form kategorisinde 01 numaralı dokümanı ifade etmektedir.) -SADB PR 01 (Satınalma Daire Başkanlığı na ait dokümantasyonun prosedür kategorisinde 01 numaralı dokümanı ifade eder.) -ISG TL 01 (İş Sağlığı Güvenliği ne ait dokümantasyonun talimat kategorisinde 01 numaralı dokümanı ifade eder. 2

3 Üniversitemiz tarafından yayınlanan Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar düzeyindeki dokümanlar ise; doküman isimleri ve ilgili makamlarca kabul ediliş tarihlerine göre kontrol edilmekte ve güncellenmektedir. Bu tipte dokümanların kodlanması söz konusu değildir. Bu dokümanlar ancak yayınlanmasına onay veren makamlar tarafından güncellenebilir veya iptal edilebilir. Güncel doküman Listesinde son revizyon durumları ve tarihleri itibarıyla takip edilmektedir. Takibinden Genel Sekreterlik/ Yazı İşleri sorumludur. 3. Yazım Kuralı SR ve F kodlu dokümanlar hariç tüm dokümantasyonun içeriği Times New Roman yazı tipinde ve yazı tipi boyutu 11 olarak hazırlanır. Doküman tipine göre Amaç, Kapsam, Tanımlar/Kısaltmalar, Referanslar ve Sorumlular başlıkları ihtiyaca göre seçilerek kullanılabilir. 4. El Kitapları ISO 9001:2015 standardında zorunlu olmamakla birlikte, Kalite Yönetim Sistemimizin bir özetini içeren ve bu sistem ile ilgili ana dokümantasyona bağlantı kuran Kalite El Kitabı hazırlanması benimsenmiştir. Kalite El Kitabını destekler nitelikte olmak üzere norm kadro çalışmalarının neticesinde Organizasyon Şemaları, görev yetki ve sorumluluklar ile unvanların asgari niteliklerini tanımlayan bir Organizasyon El Kitabı oluşturulmuştur. Kalite El Kitabı ve Organizasyon El Kitabının hazırlanması, onaylanması, yayınlanması, dağıtımı, revizyonu, iptal edilmesi ile ilgili sorumluluk Yönetim Temsilcisi ne aittir. El Kitaplarının hazırlanması ve güncellenmesinde gözden geçirme ve onay makamı ilk sistemin kuruluşunda Üniversite Yönetim Kurulu olarak belirlenmiştir. İlk onayı takiben, yetki Rektörlük makamıdır. Gerekli hallerde bu yetki devredilebilir. Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarında ıslak onay imzası bulunmamaktadır. Dokümanların Ortak klasörde/intranette ilgili alanlarda yayınlanması onaylama işlemi olarak kullanılmaktadır. KYS kodlu dokümanların güncelleme bilgileri Yönetim Temsilcisi tarafından tutulmaktadır. Güncelleme/Revizyon bilgilerinin içeriği geçmiş verilerin/ uygulamaların izlenebilirliği açısından hangi alanlarda yapıldığına dair her iki el kitabının ilk sayfasında ayrı olarak kayıt altına alınmaktadır. El kitaplarının dağıtımı, diğer sistem dokümanları gibi ortak klasör aracılığı ile salt okunur olarak sağlanmaktadır. El Kitapları yönetim sistemi kapsamında eğitim amaçlı olarak ta kullanılması sebebiyle tüm çalışanlara açık ve ulaşılabilir şekilde ortak klasörde ( İKBUS/İDARİ/ISO 9001) dağıtılmakta ve kontrolü sağlanmaktadır. Dokümanlara erişim, iptal ve değişiklik yetkisi Birim Sorumluları tarafından Yönetim Temsilcisi koordinasyonu ile sağlanmaktadır. 3

4 Üniversite dışından talep edildiğinde Kalite El Kitabı nın talep eden taraflara gönderilmesi Rektörlük makamı onayı ile sağlanmakta olup, eğer özellikle talep edilmez ise kontrolsüz dağıtım sistemi uygulanır. 5. Dokümanların Hazırlanması Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının hazırlanması için sorumluluk Yönetim Temsilcisi ne ait olup, doküman tipi ve konusu göz önünde bulundurularak ilgili birim yöneticilerinden destek alınmaktadır. Özellikle F ve SR kodlu dokümanlar gerçekleştirilen faaliyetlerin tanımlarını kapsamakta olması sebebiyle, faaliyetten doğrudan sorumlu çalışanlardan bilgi alınarak hazırlanır/hazırlatılır. El Kitabı ve Prosedürler düzeyinde yeni hazırlanan dokümanlar, Yönetim Temsilcisi tarafından (KYS kodlu dokümanlar için) veya ilgili birim yöneticisi tarafından ( Birim kodlu dokümanlar için) gözden geçirilir, kodlandırma ve numaralama işlemi yapılır ve Rektörlük tarafından onaylanma süreci sonrasında ortak klasörde salt okunur olarak yayınlanır/dağıtılır. Tüm Birimlerin kullanımına açık olan ve sistemin işleyişi ile ilgili kayıt tutulması gereken Form tipi dokümanlar kullanıma yönelik olması sebebiyle salt okunur olarak yayınlanmayabilir. Bu doküman değişiklikleri birim yöneticilerinin sorumluluğundadır. Ancak değiştirilmeden kullanılma zorunluluğu vardır, değişiklik yapılması halinde ilgili birimler tarafından Yönetim Temsilcisi ne/birim Yöneticisine bilgilendirme yapılması gerekmektedir. Bu durumda ihtiyaç halinde doküman revizyon işlemi başlatılır. Yayınlanmış olan dokümantasyon için görüş veren veya değişiklik talebi olan personel doğrudan değişiklik gerektiren durumu açıklayıcı şekilde e-posta ile Yönetim Temsilcisi ne/birim Yöneticisine bildirmekle yükümlüdür. Yeni hazırlanan dokümanlar için yayın tarihi verilerek, revize edilen dokümanlar için ise revizyon tarihi verilerek ve revizyon numarası arttırılır ve Güncel Dokümantasyon Listesi ne işlenir ve liste format revizyonu değiştirilmeden aktive edilir. ISO 9001 adlı ortak klasörde KYS kapsamında EL KİTAPLARI, PROSEDÜRLER, TALİMATLAR, SÜREÇLER, FORMLAR ve BİRİMLER adlı alt klasörler tanımlanmıştır. BİRİMLER Klasöründe ISO 9001:2015 standardı kapsamında birimler tarafından hazırlanan ve yayınlanan dokümanlar bu prosedürde yer alan birim kodları ile yayınlanmaktadır. 6. Dokümanların Onaylanması ve Kontrolü 4

5 KYS Dokümanlarının ilk yayınlanma aşamasında; Üniversite Yönetim Kurulu onayı alınmaktadır. Söz konusu makam dokümanların yeterliliği, üniversitemiz akademik faaliyetleri ile ilgili ilkelere uyumlu olması ve çelişki yaratmaması bakımından dokümanları gözden geçirerek ilk onayı verir ve gerektiğinde onay yetkisi Rektörlük makamına / uygun makamlara devredilebilir. El Kitapları ve ana prosedürler hariç; süreçler, talimatlar ve formlar olmak üzere diğer alt düzey dokümanlar ilk yayınlandığında Birim Yöneticilerinin onayına sunulur ve gerektiğinde bir üst onay merciine onay yetkisi için sunulabilir. Kalite Yönetim sisteminin ilk kurulma aşamasında hazırlanan dokümanlar için hazırlandıkları tarih itibarıyla yayın tarihi ve revizyon tarihleri verilmektedir. 7. Dokümanların Revizyonu El Kitaplarının revizyonu bölümler bazında olmak üzere kendi içinde takip edilerek, geçmiş revizyon bilgileri revizyon içerik sayfalarında kayıt altına alınır. Prosedürler tüm doküman dikkate alınarak revize edilmektedir. Geçmiş revizyon bilgileri kendi içinde yer alan revizyon içerik tablosunda kayıt altına alınır. 8. Dokümanların Dağıtımı El kitapları ve diğer sistem dokümanlarının dağıtımı üniversite içinde tanımlanan ortak paylaşıma açık ISO 9001 klasöründen salt okunur olarak sağlanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının eğitim amaçlı olarak ta kullanılması sebebiyle F kodlu dokümanlar da dahil olmak üzere tüm dokümantasyonun çalışanlara açık ve ulaşılabilir olmasına özen gösterilmiştir. Güncel dokümanlar intranette veya ISO 9001 adlı ortak paylaşım alanında yayınlanmaktadır. Dokümanların dağıtımı elektronik ortamda sağlandığı için baskısı alınan tüm dokümanların ( Kayıt olarak kullanılan/doldurulan/işaretlenen formatlar hariç) güncelliğini yitirmiş olduğu varsayılır. Güncel dokümanların kullanımından tüm birimler ve çalışanlar sorumlu olup, dokümantasyon sistemine ilişkin bilgilendirme, Oryantasyon Eğitimlerinin yanı sıra, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında düzenlenen eğitimler ile verilmekte veya mail ortamında yazılı olarak yapılmaktadır. EBYS kapsamında hazırlanan dokümanların dağıtımı ve güncelliğinin sağlanmasından ilgili birim sorumlu olup, dağıtım söz konusu yazılım üzerinden gerçekleştirilmektedir. Revize edilen dokümanların iptal edilen nüshalarına ulaşım ve revizyon bilgileri, ilgili birim tarafından kayıt altına alınmaktadır. 5

6 KYS kodu dışındaki birim kodları ile yayınlanan dokümanların dağıtımı ve güncelliğinin sağlanmasından ilgili birim ve Yönetim Temsilcisi sorumludur. Dağıtım intranet veya KYS ile ortak paylaşım klasörü üzerinden ISO 9001/BİRİMLER klasörü ile gerçekleştirilmektedir. Birim Kodları Kısaltmalar listesinde tanımlanmıştır. Birim kodları ile yayınlanan doküman kategori kodlamaları ise yukarıda verildiği şekildedir. 9. İptal Güncelliğini yitiren dokümanların orijinal nüshaları ve revizyon geçmişlerine ait kayıtlar Yönetim Temsilcisi tarafından elektronik ortamda İPTAL klasöründe ve gerektiğinde baskılı kopya şeklinde muhafaza edilmektedir. Geçmiş revizyon bilgilerine ulaşım ve izlenebilirliğin sağlanması için gerekli arşivleme sistemi kurulmuştur. 10. Dış Kaynaklı Dokümantasyon Dış kaynaklı dokümante edilmiş bilgi kapsamında, üniversitemiz ilgili taraflarını oluşturan kamu kuruluşları, özel kuruluşlar, Sivil Toplum Kuruluşları vb. tarafından yayınlanan ve güncel olarak takip edilmesi gerekli olan dokümanlar bulunmaktadır. Bu amaçla Dış Kaynaklı Doküman Listeleri ( KYS F 06 ve KYS F 06-1) oluşturularak takip sistemi ve sorumluları aşağıda belirtilmiştir. Dış Kaynaklı doküman listesinde yer alan güncel dokümanların baskılı kopya olarak veya elektronik ortamda tutulmasından aşağıda belirtilen unvanlar sorumludur. Dış kaynaklı dokümanların değişikliği için ilgililere bilgilendirme yapmaktan, ilgili bölüm yöneticisi ve genel listede bulunan yasal şartlar için Genel Sekreter sorumludur. (A ve B kategorisi) Üniversiteyi ilgilendiren alanlarda YÖK, ÜAK, ÖSYM, TUBİTAK vb. kurum/kuruluşlar tarafından yayınlanan kanun, yönetmelik ve genelgelerin takip edilmesi için Resmi Gazete nin günlük olarak takibi Başbakanlık resmi web sayfasından Genel Sekreterlik ve ilgili birim yöneticileri tarafından yapılmaktadır. (A kategorisi) ISO 9001:2015 standard serisi, ISO 19011:2012 standardı, TS 13298:2015 vb. ilgili dış dokümanlar Türk Standartları Enstitüsü nden satın alınmakta ve Yönetim Temsilcisi tarafından güncelliği takip edilmektedir. Ayrıca Uluslararası Standard Organizasyonu-ISO tarafından yayınlanan diğer benzeri standardların incelenmesi ve takibi Yönetim Temsilcisi/ilgili birim yöneticileri tarafından yapılmaktadır. (B kategorisi) Belgelendirme Kuruluşu, Akreditasyon Kuruluşu gibi uygunluk değerlendirme faaliyetleri ile ilgili kuruluşların rehber dokümanları ve yönetmeliklerinin güncelliği Yönetim Temsilcisi tarafından, ilgili kuruluşların web sayfaları ve duyuruları vasıtasıyla takip edilmektedir.(c Kategorisi) 6

7 YÖK, Kalite Komisyonu tarafından yayınlanan dokümanlar YÖK web sayfası ve duyuruları vasıtasıyla takip edilmektedir. (D kategorisi) MÜDEK vb. Yükseköğretimde akreditasyon faaliyetleri ile ilgili kuruluşların rehber dokümanları ve yönetmeliklerinin güncelliği Strateji ve Kalite Güvence Daire Başkanlığı ve Kalite Kurulu tarafından ilgili kuruluşların web sayfaları ve duyuruları vasıtasıyla takip edilmektedir. (D kategorisi) Birimler tarafından takip edilen dış kaynaklı dokümanlar için KYS F 06-1 Dış Kaynaklı Doküman Listesi (Birimler) oluşturulmuş ve KYS ye dahil tüm birimler için hazırlanmıştır. ( E Kategorisi) 11. Kayıtlar Kalite Yönetim sisteminin işletilmesine dair tutulan evrakların/ kayıtların formatları, dokümantasyon sisteminde F kodlu olarak tanımlanan dokümanların içinde yer almaktadır. Kayıtların tanımlanması, muhafaza sürelerinin belirlenmesi ve muhafaza yöntemi ile imha yönteminin belirlendiği Kayıtlar Listesi ( KYS F 07) oluşturulmuştur. Kayıtların neler olduğuna dair tanımlama bu listede yapılmış olup, muhafaza yerleri için kullanıcılar ve ilgili birimler dikkate alınmıştır. Muhafaza edilen kayıtlar aynı zamanda kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmekte olup, erişilebilirlik, gizlilik, güvenlik, hasar görmeme bakımından uygun şekilde muhafaza edilmesi ilgili birim yöneticilerinin ve Yönetim Temsilcisi nin sorumluluğundadır. Kayıtların yedeklenmesi ile ilgili sorumluluk Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı na aittir. Yedekleme Talimatı hazırlanmış ve uygulanmaktadır. KYS dokümantasyonu ile ilgili yedeklemenin yapılmasından ve bu yedeklemelere ait kayıtların tutulmasından ayrıca Yönetim Temsilcisi sorumludur. 12. İmha Tüm Kalite Yönetim Sistemi kayıtları ve dokümanları birimlerde birim yöneticisi, Kalite Yönetim Sisteminde Yönetim Temsilcisi onayıyla/tutanak ile imha edilir. EBYS sisteminde arşivlenen belgelerin tutulma süreleri belge tiplerine bağlı olarak yazılım içinde tanımlanmıştır. Ayrıca yedekleme ve imha için kullanılan yöntem, yazılım kapsamında bulunmaktadır. 13. Üniversite İç ve dış yazışmaları Üniversite içi yazışmalar için Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanılmaktadır. Ayrıca diğer üniversiteler ve kamu kurumları ile yapılan dış yazışmalar için elektronik ortamda KEP (Kayıtlı elektronik posta) yazılımı kullanılmaktadır. Bu yazılımlar kapsamında yazışma kayıtları, kayıtlarıntipi/kategorisine göre 5yıl, 10 yıl, süresiz vb. olmak üzere yazılım içinde belirlenmiştir. 7

8 Baskılı kopya olarak gönderilmesi gereken yazılar ve ekleri Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından EBYS kullanılarak yapılmaktadır. EBYS yazılımı aynı zamanda elektronik arşiv sistemi olarak kullanılmaktadır. Akademik birimlerin dış kuruluşlara kendi adına yazı gönderme yetkisi bulunmamaktadır. EBYS ile ilgili olarak EBYS- Kurumsal Belge Yönetim Yönergesi hazırlanmış olup, sistemin kullanımı ile ilgili sorumluluk ve yetkiler bu dokümanda tanımlanmaktadır. REFERANSLAR Genel Doküman Formatı Güncel Doküman Listesi Formatı Dış Kaynaklı Doküman Listesi Dış Kaynaklı Doküman Listesi(Birimler) KISALTMALAR TABLOSU KISALTMA AÇIKLAMA AÜ Altınbaş Üniversitesi KYSEK- Kalite Kalite El Kitabı OEK- Organizasyon Organizasyon El Kitabı SR Süreç Analizi PR Prosedür TL Talimat F Form ve bu kategoride sınıflandırılan diğer benzeri dokümanlar KYS Kalite Yönetim Sistemi KG Kalite Güvence KYT Yönetim Temsilcisi YÖK Yüksek Öğrenim Kurumu ÜAK Üniversiteler Arası Kurul ÖSYM Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi TUBİTAK Türkiye Bilimsel Teknik Araştırma Kurumu ISO International Organization for Standardization 8

9 TURKAK EBYS KEP TSE TS Türk Akreditasyon Kurumu Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kayıtlı Elektronik Posta Türk Standardları Enstitüsü Türk Standardı Birim Kısaltmaları YTİ İdari İşler ve Yapı Teknik Daire Başkanlığı SADB Satınalma Daire Başkanlığı KİDB Kurumsal İletişim Daire Başkanlığı KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ÖİDB Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı SKS Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı SKGD Strateji ve Kalite Güvence Daire Başkanlığı UOPD Uluslarası Ofis ve Programlar Daire Başkanlığı YAPD Yenilik ve Araştırma Projeleri Daire Başkanlığı İKDB İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı MİDB Mali İşler ve Bütçe Daire Başkanlığı BTDB Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı GS Genel Sekreterlik OKE Öğrenci Konukevi İSG İş Sağlığı ve Güvenliği Uygulama ve Araştırma Merkezi DİK Dış İlişkiler Koordinatörlüğü EOK Etkinlik ve Organizasyon Koordinatörlüğü TKR Tanıtım Koordinatörlüğü KGM Kariyer Geliştirme Merkezi ERK Erasmus Koordinatörlüğü Numarası ve tarihi İlgili Madde Revizyon İçeriği 00 - İlk Yayın 01/ Tümü Gözden Geçirme 02/ Tümü Onay metodu 9