FİŞ NUMARASI DÜZENLEMESİ

Transkript

1 FİŞ NUMARASI DÜZENLEMESİ

2 Önbilgi : Yapılan düzenlemenin devreye alınması neticesinde Distribütör Sistem Sorumluları tarafından öncelikli olarak, yeni modüle uygun fiş numaraları tanımlamaları yapılmalıdır. Bu tanımlama kullanılan tüm fişler için yapılmalıdır. Tanımlamaların nasıl yapılacağı konusunda bilgi aşağıda verilmiştir. A. Düzenleme Öncesi Eski Yapı : Ofis ve Mobil kullanıcılar için fiş numarası tanımlamaları ayrı ekranlardan yapılmaktaydı. Ofis için ; Distribütör Matbu Evrak Takibi modülünden ofisten matbu evrak yazımında kullanılacak sıradaki seri numaralarının takibi ve düzenlemesi yapılmaktaydı. Mobil için ; Satış Temsilcisi Saha İzleme modülünden Açılış işlemi için onay verilmesi aşamasında, Satış Temsilcisinin gün içinde kullanacağı numaraların tanımlaması yapılmaktaydı. 2 S a y f a

3 B. Düzenleme Neticesinde Oluşan Yeni Yapı Ofis ve mobil için fiş numara girişi tek bir ekrandan yapılacaktır. Bu işlem için Distribütör Matbu Evrak Takibi modülü kullanılacaktır. Önemli Not : Saha İzleme ekranındaki AÇILIŞ işlemi esnasında fiş numarası girişi özelliği kaldırılmıştır. Yukarıdaki ekran örneğinde; 1 numaralı alanda fişlerin türleri gösterilmektedir. Tanımlanmak istenen evrağın tipi ne ise, öncelikle bu alandan seçim yapılmalıdır. Bu alanda bir fiş tipinde seçim yapıldığında, o fiş tipi için önceden kayıt edilmiş olan numara tanımları var ise 3 numaralı alanda gösterilecektir. 2 numaralı alanda yeni bir fiş tanımı yapılmak istendiğinde veya daha önceki tanımlarda değişiklik yapılmak istenirse işlem yapılacaktır. Seri olarak, tanımlanacak fişin seri numarası bu alana yazılır. Örneğin A veya AR gibi Aralık alanında başlangıç ve bitiş değerleri bulunmaktadır. Kullanılacak numara aralığı bu alanlarda tanımlanır. Örneğin ile arası matbu evraklar kullanılacaksa, bu şekilde aralık tanımlaması ve sağdaki alana da olarak tanımlama yapılır. Atanmış ST alanında bir Satış Temsilcisi seçilir ise, yapılacak evrak tanımlaması ilgili ST için geçerli olacaktır. Boş bırakılır ise, ofisten kesilecek fişler için kullanılacaktır. Önemli Not : Ofisten yazdırılacak fiş için tanımlama yapılıyorsa, Atanmış ST alanı boş bırakılmalıdır. Gerekli alanlara veriler girildikten sonra üst kısımdaki YENİ butonuna basıldığında, yeni bir numara aralığı tanımlanır. DEĞİŞTİR butonuna basıldığında daha önceden tanımlı olan ve üzerinde değişiklik yapılmak istenen numara aralığı tanımında değişiklik yapılmış olur. SİL butonu ile ilgili numara tanımı tamamen silinir. Önemli Not : - YENİ butonun basıldığında, tanımlanmak istenen seri için tanımlanmak istenen numaraların daha önceden tanımlanıp tanımlanmadığı kontrol edilir. Daha önce tanımlanmış olan bir seri 3 S a y f a

4 ve numaranın tekrar tanımlanmasına SGO-Matrix sistemi izin vermez. Örneğin A1-100 arası bir tanım yapılmış olsun. A95-A200 arası yeni bir tanım yapılmak istendiğinde sistem izin vermeyecektir. A arası, ilk tanımlanmış olan aralıkta mevcuttur. - DEĞİŞTİR butonuna basıldığında numara aralığında bir değişiklik yapılıyor ise, daha önceden tanımlanıp da kullanılmayan numaralarda değişiklik yapılabilir. Örneğin, ilk olarak A1-A100 arası tanımlama yapılmış olsun. Değiştirme özelliği ile A75 ve sonrası silinmek isteniyorsa, silinmek istenen numaraların kullanılmamış olması gerekmektedir. Aksi halde düzenleme yapılamaz. - DEĞİŞTİR butonu ile değişiklik yapılmak istenen bir Satış Temsilcisinin fiş numarası ise, Satış Temsilcisinin KAPANIŞ yapmış olması gerekmektedir. Aksi halde düzenleme yapılamaz. (Yeni tanımlanan fişlerde bu durum geçerli değildir. Kapanışa gerek olmadan tanımlama yapılabilir) - SİL butonu ile tanımlı bir aralık silinmek istendiğinde, ilgili aralıktaki hiçbir numaranın kullanılmamış olması gerekmektedir. Aksi halde silme işlemi yapılamaz. - SİL butonu ile tanımlı bir aralık silinmek istendiğinde, tanımlama bir ST ye ait ise, hem bir üst maddede açıklandığı gibi numaraların kullanılmamış olması; hem de ST nin kapanış yapmış olması gerekmektedir. Aksi halde silme işlemi yapılamaz. Örnek Uygulama: Aşağıdaki ekranda örnek bir numara tanımlama işlemi gösterilmiştir. Bu örneğe göre sisteme FATURA tanımları yapılmıştır. AA ve AC isimli seri numaraları ofisten kullanılmak üzere tanımlanmıştır. AB serisi ise 29 kodlu ST için tanımlanmıştır. Bir seri için fiş aralığı tanımı girildiğinde, SGO-Matrix sisteminde ilgili aralıktaki tüm numaralar için bir kayıt açılır. Açılan bu kayıtlar neticesinde ilgili numaranın kullanılıp kullanılmadığı; kullanılmış ise hangi fişte kullanıldığı bilgisi ekrandan görülebilir. Bunun için 3 numaralı gösterilen alanda bir aralık seçildikten sonra, ekranın sol tarafında ilgili aralıkta tanımlı olan tüm fişler görülebilir. 4 S a y f a

5 Tanımlama yapılmış olan aralıktaki hangi fişlerin kullanılıp kullanılmadığı bu ekran üzerinde sol tarafta görülebilir. Alan açıklamaları aşağıda verilmiştir ; Seri : İlgili seri ve numarası birlikte gösterilir. Durum : 4 farklı değer olabilir. Açıklamaları aşağıda verilmiştir. Fiş Tipi : İlgili numaranın hangi fiş tipinde kullanıldığı bilgisi gösterilir. Örneğin Eti ye İade Faturaları da Distribütörün yine Soğuk satış Faturası gibi aynı fatura serisinden yazdırıldığı için, bu alanda bazı fişlerde Soğuk Satış Faturası, bazılarında da Eti ye İade Faturası gibi değerler görmek mümkündür. Kayıt No: İlgili fiş için SGO-Matrix tarafından otomatik olarak üretilen ve değiştirilemeyen kayıt numarasıdır. ID : İlgili fişin SGO-Matrix sistemindeki ID (Kayıt No) değeridir. Önemli Not : Sol tarafta kullanılmış olduğu görülen fişe çift tıklandığı zaman, ilgili fişin detay bilgisi ekrana gelir. Ekranın solunda, numara listesinin altında bulunan filtreleme bölümünden, fiş numara listesindeki Kullanılan, İptal Durumda Olan, Kullanılmamış olan fiş numaraları filtrelenebilir. 5 S a y f a

6 Bir fatura birden fazla sayfada yazdırılmış ise, bu durum ekrandan da görülebilmektedir. Yukarıdaki ekran örneğinde kırmızı dörtgen içerisinde gösterilen alanda YS019 numaralı faturanın yazdırıldığı 2 sayfa olmasından dolayı YS020 numaralı matbu evrağın da aynı fiş için kullanıldığı görülebilmektedir. Bu tarz fişlerde, ikinci ve sonraki sayfalar başında bir çizgi ile belirtilmektedir. Dolayısı ile bunların devam sayfalar olduğu anlaşılmaktadır. Ayrıca Kayıt No ve ID alanları da bu fişler için aynı değerdedir. Birbirinin devamı niteliğindeki sayfalar sol taraftan herhangi bir satırı seçildiğinde, ilgili fişin tüm sayfaları seçilmiş olur. Sayfalar birbirinden ayrılamaz. Fiş Numaralarında Değişiklik Yapılması Fiş numaralarında işlem yapmak için ekranın sol altında, FİLTRE satırının üstünde bulunan İŞLEMLER bölümü tıklanır. Seçildiğinde, aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. 6 S a y f a

7 2 farklı işlem yapılabilmektedir. 1. Kullanım Dışı Statüsü Değiştir Bu seçenek ile, boşta duran (kullanılmamış) bir numara, kullanılamaz duruma getirilir. Veya tam tersi, kullanılamaz durumda olan bir numara kullanılabilir duruma getirilir. Bu işlemin kullanım amacı, herhangi bir nedenden dolayı bir fiş kullanılamaz durumda ise, yazdırma ekranında bu fiş numarasının görünmesini engellemektir. Tanımlı olan seri içinde bir veya birkaç numara kullanılamaz duruma alınmış olur. İşlem uygulama şekli sırası ile aşağıda gösterilmiştir Kullanım dışına alınacak kullanılmamış durumdaki fiş seçilir İşlemler menüsünde Kullanım dışı statüsünü değiştir seçeneği seçilir ve DEĞİŞTİR butonuna basılır. (Dikkat, buton aşağıdaki ekranda kırmızı daire içinde gösterilmiştir) 1.3. İlgili fiş kullanım dışına alınmış olacaktır. Aynı fişte aynı işlem tekrar yapılarak, ilgili fiş tekrar kullanılabilir duruma getirilir. Önemli Not : Bir fişin kullanılamaz duruma alınabilmesi için, ilgili fişin daha önceden kullanılmamış yani boşta olması gerekmektedir. 7 S a y f a

8 - Toplu şekilde kullanım dışı değişikliği 2 şekilde yapılabilir. a) İstenilen fişler klavyenin Ctrl tuşuna basılarak tek tek seçilir. b) İşlem yapılacak fişler altalta ise, Shift ve klavyenin aşağı yön tuşu ile toplu seçim yapılabilir. 8 S a y f a

9 2. Fiş Numaralarını Değiştir Bu seçenek ile, ofis veya mobilden yazdırılmış matbu evrak numaralarının birbirleri arasında değişiklik yapılması sağlanmaktadır. Bu işlemin kullanım amacı, yazdırma işleminde hatalı matbu evrak takılması neticesinde numaralarda meydana gelebilecek kaymaları düzenlemektir. İşlem uygulama şekli sırası ile aşağıda gösterilmiştir Numarası hatalı olan matbu evrak listeden seçilir. (Örnek ekranda F01 numaralı fatura) 9 S a y f a

10 2.2. İşlemler menüsünde Fiş numaralarını değiştir seçeneği seçilir ve SERİ yazan kutucuğa gelinerek kullanılmak istenen seri klavyeden yazılır. ENTER tuşuna basılır. Bu işlem yapıldıktan sonra ekrana, içinde F geçen tüm serilerdeki kullanım dışı bırakılmamış fişler gelir. 10 S a y f a

11 !! Dikkat!! numara kullanılmış olsa bile bu listede gelir. F01 numaralı faturanın değiştirilmek istendiği numara listeden seçilerek, yukarıdaki ekranda gösterilen DEĞİŞTİR butonuna basılır. Örnek olarak F04 seçilmiş olsun. Bu işlem yapıldığında F01 numaralı fişin numarası F04 olarak değişecektir. 11 S a y f a

12 Uygulama Örnekleri : Aşağıdaki ekrana bağlı olarak uygulama örnek alternatifleri verilmiştir. - F02 numaralı fiş seçilip numarası F05 yapılırsa, yukarıdaki ekranda görülen F05 fişi F02 ye taşınır. F05 fişi ise kullanılamaz duruma gelir. (fişler yer değiştirir) - F02 numaralı fiş seçilip numarası F01 yapılırsa, F01 kullanılamaz olur; F05 numarası boş duruma gelir. (fişler yer değiştirir) - F03 numaralı fiş seçilip numarası F04 yapılırsa, yukarıdaki ekranda F04 olarak görünen fişin numarası F03 olur; F03 görünen fişin numarası da F04 olur. (fişler yer değiştirir) yani iptal fatura F04 numarasına taşınmış olur. - F02 numaralı fiş seçilip numarası F03 yapılırsa, yukarıdaki ekranda görülen bu 2 fişin durumu yer değiştirir. Yani F03 deki iptal olan fişin numarası F02 olur; F03 numaralı fiş kullanılamaz olur. - F04 ile F05 yer değiştirilirse, bu iki aktif faturanın numaraları yer değiştirmiş olur. - İki tane boş numarada değişiklik yapılması durumunda herhangi bir değişiklik olmaz. Önemli Not : Sayfa sayısı farklı olan fişlerin yer değişikliğinde yeteri kadar boş sayfa olmaması durumunda değişiklik işlemi yapılamaz. Genel Bilgilendirme : 1. Aynı anda birden fazla seri kullanımına izin verilmektedir. Yazdırma aşamasında hangi seriden yazdırılacağı seçilebilmektedir. 2. Yasal mevzuat gereği, tarih değişikliği olduktan sonra eski günlere ait olan ve kullanılmadan atlanmış olan fiş numaraları kullanılamaz. Bu nedenle eski günlere ait ve kullanılmadan atlanmış olan tüm numaralar SGO-Matrix tarafından otomatik olarak iptal edilecektir. 3. Herhangi bir şekilde daha önceden kullanılan seride ve yine daha önceden kullanılan numaralarda matbu evrak tanımlanması konusunda gelecek talepler karşılanmayacaktır. Bu tarz durumlarda Distribütörün yeni bastıracağı matbu evrakları daha önceden kullanmadığı bir seride ve/veya numara aralıklarında bastırması gerekmektedir. Girilen seri ve numara bilgilerinin doğruluğundan ve yasal mevzuata uygun olduğunun kontrolünden Distribütörler sorumludur. 12 S a y f a

13 4. Fiş numaralarının takibi için ayrı bir modül devreye alınması nedeniyle, ofisten manuel olarak matbu evrak girişi esnasında Matbu Evrak No alanına giriş yapılması engellenmiştir. Manuel giriş işlemlerinde, giriş tamamlandıktan sonra ilgili fiş üzerinde YAZDIR butonuna basılarak, sistem üzerinde tanımlı olan matbu evrak numarasının alınması sağlanacaktır. Bu tarz durumlarda faturaların yazdırılması gerekmektedir. 5. Distribütörler, devreye alınan bu düzenleme neticesinde matbu evrak numaralarını tekrara sebebiyet vermeyecek şekilde tanımlayabilecektir. Bu nedenle süreç içerisinde tanımlı olan numaralara bağlı olarak yazıcıdan doğru numaralı evrakların bastırılması Distribütör personelinin sorumluluğundadır. Her yazdırma öncesi ve sonrasında kullanılan matbu evrak numaralarının kontrol edilmesi önerilmektedir. Modül içerisinde bulunan fiş numarası düzeltme özelliği, gün içerisinde yaşanan kaydırmalar neticesinde ilgili fiş numaralarının düzeltilerek doğru fişe doğru numaranın tanımlanması amacıyla kullanılabilir. Numaraların yazdırılması esnasında dikkatli olunduğu sürece, numara değiştirme özelliğinin kullanılmasına gerek olmayacaktır. Bu nedenle fiş numaraları için Kullanım Dışı Statüsü Değiştir ve Fiş Numarasını Değiştir özelliklerinin kullanım sorumluluğu Distribütörlerdedir. 13 S a y f a