GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ SPORIUM YÖNETİMİN SORUMLULUĞU PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa no 1 1. AMAÇ Bu prosedür, GAÜN Müdürlüğünde uygulanan Kalite Yönetim Sistemlerinin doğru şekilde işletilmesi ve sistem gerekliliklerini karşılaması konusunda sürekli uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin incelenmesi ve değerlendirilmesidir. 2. KAPSAM: Bu prosedür uygulanmakta olan tüm yönetim sistemi ile ilgili üst yönetim sorumluluklarının ve uygulamalarını kapsar. 3. TANIMLAR Vizyon: Kuruluşun gelmek istediği noktayı tanımlar. Misyon: Kuruluşun mevcut durumunu tanımlar. Politika: Kuruluşun yönetimi tarafından resmi olarak ifade edilen amaçlardır. Hedef: Kuruluşun politikasına dayanan ve kuruluş içindeki ilgili fonksiyonlar ve seviyeler için belirlenen ve ulaşılmak istenen amaçlardır. Yönetim Kurulu: Kurumu en üst seviyede idare ve kontrol eden kişi veya kişiler grubudur. Kurum Yapısı: İnsanlar arasındaki yetkilerin, sorumlulukların ve ilişkilerin düzenlenmesidir. Alt Yapı: Kurumun çalıştırılması için gerekli olan hizmetler, donanım ve olanaklar takımıdır. Çalışma Ortamı: İşin altında yapıldığı şartlar (sıcaklık, tanıtma şemaları, ergonomik ve atmosferik bileşim gibi fiziksel, sosyal, psikolojik ve çevresel faktörler) takımıdır. 4. İLGİLİ BELGELER Kayıtların Kontrolü Prosedürü Doküman Yönetimi Prosedürü SPR-PRD-02 KYS-PRD-01 Kalite El Kitabı 5. UYGULAMA 5.1 Müdürlüğümüz üst yönetimi Kalite yönetimi için uluslararası standartların tüm gerekliliklerinin yerine getirilmesinden birinci derece sorumludur. Bu prosedür bu sorumluluğa karşı bir taahhüt niteliğinde olup, gerekli kaynakların sağlanması, etkin iletişim

2 Sayfa no 2 şartlarının oluşturulması, sistemin sürekli iyileştirilmesi için yürütülecek faaliyetlerin hangi şartlarda gerçekleştirileceğini belirtmek için hazırlanmıştır. 5.2 Müdürlüğümüzde uygulama otomasyon programlarımız üzerinden gerçekleştirilir. Personelin hizmetler veya yeni hizmetler, ham maddeler, içerik maddeleri ve hizmetler, üretim sistemleri ve ekipmanları, paketleme, depolama ve dağıtım sistemleri, personel nitelik sevileri ve/veya yetki ve sorumlulukların verilmesi, yasal ve mevzuat koşulları, kuruluşun dikkate aldığı müşteri, sektör ve diğer taleplerdeki değişiklikler, ilgili dış taraflar tarafından gelen bilgi talepleri, ürünle ilişkili gıda güvenliği tehlikelerini işaret eden şikayetler, gıda güvenliğine etkisi olan diğer durumlarla ilgili olarak zamanında, bilgilendirilmesi için sistem dokümanlarının yanı sıra; telefon, faks, e-posta, iç yazışmalar, sözlü bildirim, ilan panosundan duyurular gibi iç iletişim kanalları etkin olarak kullanılmaktadır. Üst yönetim de konuyla ilgili olarak bilgilerin, yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında gündem maddelerine alınmasını sağlamaktadır. 5.3 Müdürlük içinde raporların ve bilgilendirilmelerin doğrusal olabilmesi için organizasyon şeması ve görev tanımları oluşturulmuştur. Tüm çalışanların amirleri belirlidir. Raporlamalar bir üst amire yapılmakta acil durumlarda İşletme Müdürü bilgilendirilmektedir. İşletme içerisinde birimler arası iletişim ve raporlama sistemi aşağıdaki gibidir. Raporlamadan İşletme Müdürü, Kalite birim temsilcisi ve Birim Sorumlularıdır. Raporlama günlük ve aylık olmak üzere iki şekilde gerçekleştirilir. Günlük Raporların teslimi ilgi kayıt formlarının Raporu Alacak kişiye onaylatılması şeklinde gerçekleştirilmektedir. Raporlama Süresi Rapor Adı Rapor Veren Rapor Alan Günlük KKN Kontrol Kayıtları Kalite Kontrol Personeli Kalite Kontrol Sorumlusu Günlük Günlük Kayıt Raporu Birim Sorumluları İşletme Müdürü Günlük Günlük Analiz Sonuçları Kalite Kontrol Personeli Kalite Kontrol Sorumlusu Günlük Girdi Kontrol Kayıtları Kalite Kontrol Personeli Kalite Kontrol Sorumlusu 5.4 Aylık raporlar AGG toplantılarında sunulmak üzere SPR-FRM-22.Süreç ve Performans Kriterleri Tablosu her birim sorumlusu tarafından hazırlanır. AGG toplantıları her ayın ilk haftası İşletme Müdürü tarafından belirlenen tarihte yine Yönetim temsilcisi başkanlığında gerçekleştirilir. Kalite birim temsilcisi tarafından duyurusu yapılan toplantı öncesinde raporlar Kalite birim temsilcisine ulaştırılır. 5.5 İşletme Müdürü tarafından her yıl bir önceki yılın gerçekleşen göstergeleri dikkate alınarak sürekli iyileştirme prensipleri doğrultusunda yeni yılın Kalite Hedefleri hazırlanır. Kalite

3 Sayfa no 3 Hedefleri tüm süreçleri kapsar. Her süreç sahibi kendisine ait Kalite Hedeflerini takip etmek ve gerçekleşen göstergelerini belirli bir veri tabanında kayıtlamakla mükelleftir. Kalite Hedeflerinin gerçekleşen göstergeleri YGG Toplantılarında süreç sahipleri tarafından deklere edilir. Kalite Hedefleri gerçekleşmeleri planlanan değerlerden düşük DÖF raporu açılarak iyileştirme aksiyonlarının başlatılması sağlanır. Kalite Hedefleri formatı yılı 12 aya bölerek göstermektedir. Bölümler her ay ilgili verilerin toplanması, SPR-FRM-22.Süreç ve Performans Kriterleri Tablosuna işlenmesi ve Kalite birim temsilcisine iletilmesinden mükelleftir. 5.6 Üst Yönetim tarafından hazırlanan Politikalar baz alınarak en üstten en alta kadar olan tüm görevleri gösteren bir SPR-ORŞ-01.Organizasyon Şeması hazırlanır. Organizasyon Şeması üzerinde tüm yatay ve dikey bağlantılar tanımlanır. Organizasyon Şemasında yer alan görevlerin detayları da Kalite El Kitabında açıklanır. Görev Tanımlarında görev ve sorumlulukların detaylı açıklanmasının yanı sıra ilgili pozisyonun bağlı olduğu bölüm belirtilir. Görev Tanımlarında kendisine imza ve temsil vekaleti edecek bölüm bulunmaktadır. SPR-ORŞ-01.Organizasdyon Şeması duyuru panolarında asılarak tüm personele deklere edilir. 5.7 Merkez bünyesinde yılda iki defa YGG toplantıları gerçekleştirilir. Kalite birim temsilcisi tarafından toplantının günü hakkında 1 hafta önceden e-posta ile tüm bölümlere bilgi verilir. Tüm bölüm sorumluları ilgili toplantı öncesinde bölümlerine ait tüm performans göstergelerini bir sunum halinde hazırlar. Toplantı günü bölüm sorumluları projeksiyonda sunum gerçekleştirerek performansları hakkında bilgi verir. Toplantı Hazirun Cetveli(Toplantı Katılım Formu) ile katılımcıların imzaları alınır. Toplantılarda uygulanan sistemlerinin performansı olası değişikliklerin, trendlerin ne yönde olduğunun ve iyileştirme önerilerinin değerlendirilmesi sağlanır. YGG toplantılarında aşağıda belirtilen konuların görüşülmesi sağlanır. a. Sistem güncelleme faaliyetlerinin sonuçlarının gözden geçirilmesi. b. Organizasyon Şeması, Görev Yetki Sorumlulukların gözden geçirilmesi. (İşletme Müdürü) c. El Kitaplarının güncelliği, gözden geçirilmesi sonuçları. d. Kalite yönetim sistemini etkileyecek planlı değişiklikler. e. Kaynak yatırımı planları. (İşletme Müdürü) f. Altyapı Değişimler. (Bakım Birim Sorumluları) g. Kalibrasyon faaliyeti ve sonuçları.

4 Sayfa no 4 (Kalite Kontrol Sorumluları) h. Süreçlerin Kalite hedeflerine ulaşma durumu görüşülür ve birim raporları değerlendirilir.(tüm Birim Sorumluları) i. Kaynak İhtiyacı olup olmadığı görüşülür. (Tüm Birim Sorumluları) j. Kalite politikası, Misyon ve vizyon uygunluğunun gözden geçirilmesi yapılır. (Yönetim Sistem Sorumlusu) k. İç Tetkik sonuçları görüşülür. İç tetkik raporlaması sonuçları Yapılan iç tetkik sayısı Uygunsuzluk konuları Takip tetkik ve/veya kapatma sonuçları l. Dış denetim tarihinin ve belge süresinin görüşülmesi, uygunsuzluk sonuçlarının kapatılma periyodunun takibi, gözden geçirme sonuçları. m. Dış tetkik veya gözetim sonuçları (2. Ve 3. Taraf tetkikler) görüşülür. Dış tetkik raporlaması sonuçları Yapılan dış tetkik sayısı Uygunsuzluk konuları n. Düzeltici ve önleyici faaliyetler. Şartname dışı durumlar ve uygun olmayan ürünlerle ilgili değerlendirmeler, Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin proses türlerine göre sayısı, Kök neden analiz sonuçlarına göre sınıflandırma detayları, Kapanmayan, sürmekte olan veya zamanında kapanmamış düzeltici ve önleyici faaliyetler. o. Tedarikçi değerlendirilmeleri, (Satınalma Sorumlusu) Aday ve Onaylı tedarikçi sayıları, Tedarikçi değerlendirme sonuçları, Tedarikçi denetim planı ve denetim sonuçları. p. Süreç Risk Analizi değerlendirilmeleri ve güncellemeleri. (Tüm Birim Sorumluları) q. İş güvenliği ve işçi sağlığı, (İş Güvenliği Uzmanı) İş kazası durumu, Portör analiz sonuçları İşletme içi ve dışı güvenlik sonuçları r. Personel, ortam ve ürün analiz sonuçları, (Kalite Kontrol Sorumlusu) Swot kontrollerinde tespit edilen uygunsuzluk sayısı

5 Sayfa no 5 s. Acil durumlar, vakalar ve geri çekmelerle ilgili faaliyetler, tatbikatlar Plandan sapma durumu Tatbikat türüne göre gerçekleşme sayısı Tatbikat başarı değerlendirmesi Tatbikatların tamamlanma süresi t. Eğitim faaliyetleri; (İdari mali işler Sorumlusu) Eğitim planı doğrulaması Plan dışı eğitimlerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği Ek eğitim talepleri Eğitim sonuçlarının değerlendirilmesi u. Çalışan memnuniyetleri ve personel performansları. (İdari mali işler Sorumlusu) v. Müşteri geri beslemeleri (Halkla İlişkiler Personeli) Müşteri şikayet sayıları Müşteri şikayeti ağırlık konuları Müşteri Memnuniyet anketi verileri w. Bir önceki YGG takip faaliyeti x. İlerleme ve iyileşme önerileri YGG toplantılarının sonucunda kararların çıkması ve bunlar ile ilgili sorumlu ve termin bazında planlanması gerekmektedir. Çıkan iyileştirme yönünde olmalıdır ve bu iyileştirmelerin sonucu olarak kaynak gereksinimi de gerekli ise YGG gündemine alınması sağlanır. YGG sonuçlarında alınan kararlar kaydedilir ve ilgili kişilere bilgi verilir. 5.8 Toplantıya aşağıda belirtilen yetkililer ve bunun dışında İşletme Müdürü tarafından katılması uygun görülen diğer çalışanlar ve/veya dış uzmanlar katılabilmektedir; İşletme Müdürü Kalite birim temsilcisi İdari ve Mali İşler Sorumlusu Halkla İlişkiler Personeli Teknik Personel İş Güvenliği Uzmanı 5.9 Kalite Birim Temsilcisi, SPR-FRM-21.YGG Toplantı Tutanağı hazırlar, katılımcılar toplantı bitiminde Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı Kayıt Formu üzerinde yer alan katılımcı bölümüne ad soyad yazar ve imzalarını atarlar. Bu imza formda yer alan kararları okuyup, onayladıklarını da gösterir. Her birim kendi raporunu doyasında muhafaza eder. Dışarıdan toplantıya davet edilen uzmanlar formu imzalamaz ancak katılımları karar kısmında belirtilerek kayıt altına alınır.

6 Sayfa no Gündemde görüşülecek maddelerle ilgili dokümanlar ilgi konunun sorumlusu tarafından toplantıdan 3 gün önce Kalite Birim Temsilcisine ulaştırılır, gündem maddelerine ilişkin bilgilendirme dokümanları/raporları ilgi bölüm sorumlusu tarafından toplantıya gelirken birlikte getirilir. Kalite birim temsilcisi tarafından toplantıda alınan kararların kaydedildiği SPR-FRM-21.YGG Toplantı Tutanağı eklenerek muhafaza edilir. Bu tutanağın orijinal nüshası Kalite Birim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir. 6. SORUMLULUKLAR ; YGG toplantısına başkanlık yapmak, Kararların takibi ile ilgili işletme müdüründen brifing almak. İşletme Müdürü; Prosedürde belirtilen toplantılara başkanlık yapmak, Toplantı tarihlerini tespit edip Kalite birim temsilcisine bildirmek, İlgili birim sorumluların katılımını sağlamak, Kaynakların sağlanmasında çalışmalar yürütmek. Kalite Birim Temsilcisi; Prosedürün takibi, güncellenmesi ve yayınından sağlamak ve takip etmek, Toplantıların koordinasyonu, gerçekleştirilmesi ve organizasyonunu sağlamak, Toplantı tutanaklarını hazırlamak, Toplantı kayıtlarını saklamak. 7. İLGİLİ DOKÜMANLAR SPR-FRM-21.YGG Toplantı Tutanağı SPR-FRM-22.Süreç ve Performans Kriterleri Tablosu SPR-ORŞ-01.Organizasyon Şeması