DAVRANIŞ KURALLARI VE ETİK DEĞERLER HEDİYE VE EĞLENCE ETKİNLİKLERİ İLE İLGİLİ İLKELERİ

Transkript

1 DAVRANIŞ KURALLARI VE ETİK DEĞERLER HEDİYE VE EĞLENCE ETKİNLİKLERİ İLE İLGİLİ İLKELERİ

2 MAGNA INTERNATIONAL INC. HEDİYE VE EĞLENCE ETKİNLİKLERİ İLE İLGİLİ İLKELER İş çevrelerinde hediye verilmesi veya alınması ve eğlencelere katılım, söz konusu hediyelerin makul değerlerde olması ve bir işi veya resmi faaliyeti adil olmayan şekilde etkilemek amacıyla yapılmış olmaması kaydıyla sıklıkla iş yapan kişilerin birbirlerine karşı nezaket ve saygı göstergesi olarak kabul edilir. Bu Kılavuz Magna International Inc, ve tüm bağlı kuruluşları ile iştirakleri ("Magna") ve direktörler kurulu üyeleri, üst düzey yöneticiler ve çalışanlar da dahil olmak üzere tüm Magna personeli için geçerlidir. Kanunlarla yasaklanmadığı ve içinde bulunulan şartlara uygun olması durumunda, çalışanlar makul sayılabilecek, nominal değerlere sahip hediyeleri ve yarar sağlayabilecek unsurları verebilir veya kabul edebilir eğlence davetlerini katılabilir ve davet yapabilirler. Makul seviyede temin edilen iş hediyeleri ve eğlence iyi iş ilişkilerinin kurulması için meşru bir yöntemdir. Örneğin, dışarıda yemek yemeğe davet etmek, yapılan davetleri kabul etmek, ufak, şirketi hatırlatıcı hediyeler ve çevrede yapılan bir spor etkinliğine bilet sağlamak uygun hediye olarak değerlendirilebilir. Hediye alış verişi veya eğlence olanakları genel olarak şu koşulları sağlamaları durumunda Davranış Kuralları ve Etik Değerleri ihlal etmeyecektir; (i) bu kılavuz ilkeleri de dahil olmak üzere, kabul edilmiş iş uygulamaları doğrultusunda verilmesi, (ii) birisini ikna etmek amacıyla verilmemiş olması, (iii) geçerli yasalarla uyumlu olması ve (iv) halka açıklanması durumunda çalışanları veya Magna'yı utandırmaması. Verilecek veya alınacak bir hediyenin uygun veya yasal olup olmadığı konusunda herhangi bir çalışanın sorusu olması durumunda Grup veya Bölge Hukuk Müşaviri veya Magna Hukuk Müşavirliği Direktörü ile görüşülecektir. Hediyeler ve eğlence aşağıdakiler de dahil değere sahip her şeyi kapsamaktadır: o Malzemeler; o yemekler ve içecekler; o etkinliklere bilet; o ulaşım; o indirimler; o nakit; o hizmetler; o araç kullanımı veya tatil tesisleri; o seyahat masrafları; o nakit eşdeğer (hediye kartları veya hediye sertifikaları) o ödüller. o Magna International Inc. Hediye ve Eğlence Etkinlikleri ile İlgili İlkeler 1

3 Ne Zaman İzin Verilmez Hediye ve eğlenceler asla; o karar alım sürecini haksız yere etkilememeli; o diğerleri tarafından haksız etki altında bırakma olarak algılanmamalı; veya o potansiyel çıkar çatışması yaratmamalıdır. Uygunsuz davranışlara ilişkin iddialara karşı Magna'nın itibarının korunması çalışanların sorumluluğundadır. Bu nedenle Magna çalışanları, hediye kabul ederken veya hediye verirken, iş kararlarının doğruluk içinde alındığına, geçerli olan yasalarla uyumlu olduğuna ve şirket çıkarlarının göz önüne tutulduğuna dikkat etmelidir. Ne Zaman İzin Verilir Hediyeler ve eğlenceler sadece aşağıdaki şartlarda teklif veya kabul edilmelidir: o hediyeler ve eğlenceler makul seviyede olmalıdır; o ara sıra oluşmalıdır; o değeri fazla olmamalıdır; ve o harcama raporlarında ve Magna defter ve kayıtlarında doğru ve şeffaf olarak gösterilmelidir. Sağduyunun Kullanılması Neyin kabul edilebilir olduğu mantıkla belirlenebilir. Bir hediyenin veya eğlencenin uygunsuz olması için belirlenmiş bir miktar yoktur. Uygunluğu belirleyen teklifin nakit değeri değil,, veriliş niyeti ve amacıdır. Genel olarak hediye veya ağırlamanın parasal değeri yükseldikçe, gereksinim duyulan şeffaflık artmaktadır. Her türlü hediyelerin veya eğlencelerin teklif ve kabulü her zaman yasalara ve yerel iş uygulamalarına uygun şekilde yapılmalıdır. Buna ek olarak, Magna'nın pek çok müşterisinin, çalışanları ve tedarikçilerine hediye verilmesi konusunda çok katı davranış kuralları bulunmaktadır. Müşterinin çalışanlarına sunulan bir hediye veya eğlence programı sadece müşterinin şirket içi kuralları çerçevesinde açık olarak böyle bir şeye izin verilmesi durumunda gerçekleştirilmelidir. Kamu Görevlileri Kamu görevlilerine sunulan veya teklif edilen bir hediye veya eğlence özel riskleri de beraberinde getirmektedir ve kanunlarca yasaklanmış olabilir. Grup veya Magna üst yönetimi, Grup veya Bölge Hukuk Müşavirliği veya Magna Yasal Uyum Direktörüne danışmadan ve yazılı onaylarını almadan önce, kamu görevlilerine asla herhangi bir hediye veya eğlence teklif etmemeli veya sunmamalıdır. (aynı zamanda Magna'nın Rüşvet ve uygunsuz Ödemeler kılavuzuna da bakınız). Pek çok yerli Orijinal Ekipman Üreticisinin (OEM) Çinli temsilcileri ve Çin'de bulunan yurt içi tedarik personelinin çoğu, rüşvet karşıtı yasalar kapsamında, işverenlerinin kamu iktisadi kurumu veya devlet tarafından kontrol edilen kuruluşlar olmaları nedeni ile kamu görevlisi olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle, Çinli iş ortaklarına hediye veya eğlence sağlanması veya kabul edilmesi hususunda özel bir dikkat harcanmalıdır. Yeni bir ürün, teknoloji veya ünitenin tanıtılması gibi geçerli bir etkinliğin medya tarafından yapılması için medya temsilcileri, basın veya haber ajanslarının yemek ve seyahat masraflarının karşılanmasına yönelik olarak çalışanlar zaman zaman bazı talepler alabilirler. Çalışanlar, özellikle Çin ve Rusya'da dahil olmak üzere, medya kurumlarının genel olarak devlet tarafından sahip olunduğu ve medya çalışanlarının kamu görevlisi olarak kabul edildiği diğer ülkelerde medya sorumluları ile ilişkilerinde özellikle dikkatli olmalıdırlar. Böyle bir durumda, meşru masrafların karşılanmasının rüşvet olarak algılanmaması için, medya temsilcilerine masraflar için ödeme yapmak yerine masrafların doğrudan ödenmesi gibi bazı önlemler alınabilir. Böyle bir durumla karşılaşan çalışanların Grup veya Kurumsal finans yetkilisine, Grup veya Bölge Hukuk Müşavirine veya Magna'nın Yasal Uyum Direktörüne danışmaları gerekmektedir. Magna International Inc. Hediye ve Eğlence Etkinlikleri ile İlgili İlkeler 2

4 Hiç bir şart altında, herhangi bir hediye veya eğlence talebi Magna'nın iş ilişkisi içinde bulunduğu tedarikçilerinden, müşterilerinden veya diğer taraflardan talep edilmeyecektir. Önceden izin alınan çok istisnai durumlar hariç olmak üzere, genel olarak, nakit veya benzeri değerlerin teklif edilmesi kabul edilemez (aşağı bakınız). Yardımcı Öneriler HER ZAMAN... Hediye ve eğlencenin makul olması, sıklıkla yapılmaması ve düşük değere sahip olması, geçerli yasalara, yönetmeliklere ve yerel geleneklere uygun olması gerekmektedir. Neyin "makul" sayılacağı hususunda sağduyunuzu kullanın. "Düşük değer" görecelidir ve ortalama yerel gelir ve yaşam standartlarının göz önüne alınması gerekmektedir. Nominal değerleri aşacağını düşündüğünüz bir hediye veya eğlence size sunulduysa veya siz teklif etmeyi düşünüyorsanız, daha önceden müdürünüzün veya Grup Kıdemli Yöneticilerinden birinin veya Bölge Hukuk Müşaviri veya Magna'nın Yasal Uyumluluk Direktöründen ön onay almanız gerekir. Özellikle kültürel normların farklı olabileceği ülkelerde, yeni kurulan iş ilişkilerinde, Magna'nın hediye verilmesi veya alınması ve eğlence davetleri ile ilgili uygulamaları açık olarak belirtilmelidir. Verilen hediye ve eğlencelerin, mümkün olması durumunda, kişilere değil kurumlara verildiğinin anlatılması gerekmektedir. Bir kişiye seyahat ve eğlence olanaklarının teklif edilmesi durumunda, seyahatin amacına ulaştığından, seyahatin ve kalış süresinin iyi niyetli iş uygulamaları doğrultusunda haklı nedenlere dayalı olduğundan emin olun. Unutmayınız ki, daha yüksek standartlar ve katı kurallar kamu görevlilerine verilecek hediye ve eğlenceler için geçerlidir (aynı zamanda Magna Rüşvet ve Uygun Olmayan Ödemeler Kılavuzuna bakınız) Herhangi bir hediye veya eğlence teklif etmeden önce, şirket ve medya temsilcilerinin kamu görevlileri ve çalışanları olup olmadığını anlayın ve doğrulayın. Hediye verilmesi veya eğlence nedeniyle çıkar çatışması potansiyelini değerlendirin. Uygulamalarımız ile uyumlu olmayan herhangi bir hediye veya eğlence teklifini kibarca reddedin. Bir aracı veya üçüncü taraflarca sağlanan hediye veya eğlence aynen doğrudan sağlanan hediye veya eğlence yerine geçer. Verilen veya alınan tüm hediye ve eğlence etkinliklerinin şirket kayıtlarına düzgün olarak kaydedilerek korunmasını sağlayın. Yapılan bir teklif veya gönderilen bir hediye veya eğlence etkinliğinin uygunluğu konusunda herhangi bir şüpheniz veya sorunuz varsa Grup veya Bölge Hukuk Müşaviri, bir Magna avukatı veya Magna Yasal Uyumluluk Direktörü ile irtibat kurun. Tüm hediye ve eğlence etkinliklerine ait kayıtları saklayın, amacını, tarafların adlarını hediye veya eğlence etkinliğinin değerini not alın. Buna benzer bir iznin davet eden kurum tarafından da talep edilebileceğini göz önüne alın. ASLA... Kanunlarca yasaklanmış olması durumunda hediye verilmemeli veya eğlence teklif edilmemelidir. Değere sahip başka bir şeyin alınma beklentisi ile bir hediye veya eğlence etkinliği bir iş kararını etkilemek üzere verilmemeli/yapılmamalıdır. Verilecek hediye veya eğlence etkinliği nominal değerin ve kabul görmüş iş uygulamalarının dışında olmamalıdır. Nominal değeri aşan veya genel olarak kabul görmüş iş uygulamalarının dışında, herhangi bir hediyenin veya eğlence etkinliğinin kabul edilmesi ile, adil ve tarafsız karar verme kabiliyetinin zora sokulmasına izin vermeyin. Aşağıda belirtilen yasaklanmış hediye veya eğlence etkinliklerini teklif veya kabul etmeyin; o Nakit (aşağıda açıklandığı üzere çok kısıtlı istisnalar hariç) veya kişisel çekler; Magna International Inc. Hediye ve Eğlence Etkinlikleri ile İlgili İlkeler 3

5 o Tüm çalışanlara sağlanmayan ürün veya hizmet indirimleri yöneticinizin size işlem öncesinde yazılı onay vermesi ile; o Uygun olmayan tarzda hediye verilmesi veya uygun olmayan mekanlarda eğlence etkinliklerinin düzenlenmesi; veya o Geçerli bir iş amacı veya iş ilişkisini güçlendirmek amacına yönelik olmayan hediyeler ve eğlence etkinlikleri Sözleşmenin ihalesinin, pazarlığının yapılması ve işin verilmesi aşamasında herhangi bir kişi veya kurumdan hediye almak veya hediye teklif etmek. Buna şirket adına hareket eden ve danışmanlar veya müşavirler tarafından temin edilen çalışma öğlen yemekleri dahil değildir. Magna'nın iş ilişkisi içinde bulunduğu bir tedarikçi, müşteri, iş ortağı veya diğer bir taraftan herhangi bir şekilde bir hediye veya eğlence etkinliği talebinde bulunmak veya istemek. Buna doğrudan yapılan taleplerle, böyle bir hediye veya eğlence etkinliğinin uygun veya arzu edilebilir olduğunun belli ettirilmesi de dahildir. Magna nın standartlarına uymak yerine hediye ve eğlence etkinliklerinin kişisel olarak kendi hesabından ödenmesi. ŞU KONULARDA DİKKATLİ OLUN... Magna'nın rakipleri ile hediye değişiminde bulunmak veya beraber eğlence etkinliklerine katılmak gerçek veya algılanan bir çıkar çatışması oluşturabilir ve rekabet karşıtı bir davranışın var olduğu görünümü verebilir. o miktarın nominal değerde olması (örneğin yerel para biriminin ABD$ karşılığının $50'ı geçmemesi) ve aynı zamanda içinde bulunduğunuz Bölgeden (1) sorumlu olan Uluslararası Magna İcra Yönetiminin uygun olması durumunda ABD$ 500'ü aşmayan talepleri onaylaması; o yukarıda bahse konu olan sınırlama yerel gelenekler ile tamamıyla uyum içindedir ve aşırı olarak değerlendirilmez; o teklif götüren Magna çalışanının bir etkinliğe resmi olarak davet edilmiş olması veya bu etkinliğe makul olarak katılımının beklenmesi ve katılım ile ilgili olarak doğrudan teklifte bulunması durumunda; o nakit olmayan ve yerel normlara göre aynı derecede kabul görebilecek bir alternatifin olmayışı o teklif edilen şey kanunen yerel yasalarca yasaklanmamıştır; o teklif edilen şey herhangi bir şekilde teşvik veya ikna amacı ile verilmemektedir; o teklif, kamu iktisadi teşekkülleri de dahil olmak üzere herhangi bir derecedeki kamu görevlisine yapılmamıştır. Kesin emin olmak üzere, teklifi yapacak olan Magna çalışanı teklif yapılan kişinin bir kamu iktisadi kuruluşu çalışanı olup olmadığını belirleme sorumluluğunu üstlenecektir; Hediye olarak nakit (veya nakit benzeri) teklifi yapılması veya kabul edilmesi çok istisnai durumlarla sınırlı olmak üzere kabule edilir. Hediye olarak nakit (veya nakit benzeri) teklifi yapılması veya kabul edilmesi sıklıkla yapılmaması ve aşağıda yer alan kriterlerin sağlanması durumunda yapılır: o yapılan teklifin tam miktarı ve alıcının kimlik bilgileri, ilgili Grup, Bölüm veya ilgili iş ünitesinin finansal kayıtlarına doğru ve eksiksiz ve okuyucunun, kayıtta geçen miktarın ne ile ilgili olduğuna anlamasına olanak verecek şekilde kaydedilecektir; o kültürel gelenekler göz önüne alınarak, tek bir kişiye sunulan o yöneticinizi yazılı olarak bilgilendirmeniz ve Magna International Inc. Hediye ve Eğlence Etkinlikleri ile İlgili İlkeler 4

6 o toplam nakit miktarı bir mali yıl içinde150 ABD$'ını aşmayacak veya yukarıda belirtildiği üzere, Uluslararası Magna İcra Kurulu Yönetimi tarafından onay verilmesi durumunda en yüksek değer olarak belirlenen toplamda ABD$'ını aşmayacaktır. DAHA FAZLA BİLGİ İÇİN: Daha fazla bilgi veya öneri almak için lütfen Grup veya Bölge Hukuk Danışmanına veya Magna Kurumsal Hukuk Danışmanına başvurunuz. Mart 2013 Magna International Inc. Hediye ve Eğlence Etkinlikleri ile İlgili İlkeler 5

7