T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ TEKNOLOJİ FAKÜLTESİ DEKANLIĞI GÖREV TANIMI FORMU. : Bilişim Sistemleri Mühendisliği Bölüm Sekreterliği Görevi

Transkript

1 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ TEKNOLOJİ FAKÜLTESİ DEKANLIĞI GÖREV TANIMI FORMU Ana Proses Adı : Teknoloji Fakültesi Alt Proses Adı : Bilişim Sistemleri Mühendisliği Bölüm Sekreterliği Görevi : Birim Sorumlusu Erkan ERTAN Üst Yönetici / Yöneticileri : Dekan / Fakülte Sekreteri Astları : 1. Bölüm Başkanlığından Giden Evraklar Dekanlığa giden evraklar Fen Bilimleri Enstitüsüne giden evraklar 2. Bölüm Başkanlığına Gelen Evraklar Dekanlıktan gelen evraklar Fen Bilimleri Enstitüsünden gelen evraklar Sorumlulukları 3. Toplantı Tutanakları Bölüm Kurulu toplantı tutanakları üst yazıyla dekanlığa Akademik Kurul toplantı tutanakları üst yazıyla dekanlığa Anabilim Dalı toplantı tutanakları üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsüne Akademik Anabilim Dalı toplantı tutanakları Fen Bilimleri Enstitüsüne 4. Öğretim Elemanlarının (Öğr.Gör.-Arş.Gör.-Okt.) Görev Sürelerinin Uzatılması Her yılın Mayıs-Haziran aylarında öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması için bölüm kurul kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa (Öğretim elemanları ve Araştırma görevlileri için görev uzatmalar her yıl yenilenir.) Her yılın Mayıs-Haziran aylarında öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması için anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsüne (50/d ile görevlendirilen Araştırma Görevlileri için görev sürelerinin uzatılması her yıl yenilenir.) 5. Öğretim Üyelerinin (Yrd.Doç.Dr.) Görev Sürelerinin Uzatılması Her Öğretim üyesi (Yrd.Doç.Dr.) görev süresinin uzatılması için görevinin bitmesine 5 ay kala dilekçeyle akademik faaliyet raporlarını Bölüm Başkanlığına teslim eder. Öğretim üyesinin dilekçesi ve akademik faaliyetleri yazıyla bağlı olduğu anabilim dalına Öğretim üyesinin bağlı olduğu anabilim dalından gelen yazıya göre 2457 sayılı Yükseköğretim Kanununun 23. maddesi ve Öğretim Üyelerinin Yükseltilme ve Atanma

2 Yönetmeliğinin 9.maddesi uyarınca görev süresinin uzatılması isteği için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa (Yrd.Doç.Dr. ların görev sürelerinin uzatılması 2 yılda bir yenilenir.) 6. Öğrenci Danışman Atamaları Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliğinin 22.maddesine göre öğrenci danışmanlarını belirlenerek öğrenci bilgi sistemine girilir ve panolara asılır. 7. Haftalık Ders Programları Haftalık ders programını hazırlayan öğretim üyesi/öğretim elemanı programı tamamladıktan sonra bölüme teslim eder. Haftalık ders programları için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa (Her yarıyıl yenilenir) Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen ders programları her dönemin başlamasına 15 gün kala öğrenci bilgi sistemine girilir, panolara asılır ve bölüm sayfasından öğrencilere duyurulur. 8. Bölümde derse girecek öğretim üyesi/elemanları için Fakülte içinden ve dışından istenen dersler üst yazıyla dekanlığa Bölümde verilmesi istenen dersler fakülte içinden ve dışından gelen yazılar dekanlık kanalıyla bölüme Bölümde verilecek dersler ve derse girecek öğretim üyeleri/elemanları için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen verilecek dersler ve derse girecek öğretim üyelerinin/elemanlarının adları sicil numaralarına göre öğrenci bilgi sistemine girilir. 9. Yarıyıl İçi Başarı Değerlendirme Formları Her yarıyılın başında derse giren öğretim üyesi/elemanı derslerin sınav ağırlıklarını yarıyıl içi başarı değerlendirme formunu doldurarak bölüm başkanlığına teslim eder. Yarıyıl içi başarı değerlendirme formları öğrenciler için ilan panosuna asılır. 10. Ara Sınav, Yarıyıl Sonu Sınavları ve Bütünleme Sınavları (Her yarıyıl için) Sınav programları bölüm görev çizelgesine göre görevli öğretim üyesi/elemanı tarafından oluşturulur ve bölüme Bölüme gelen sınav programları için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen sınav programları sınavların başlamasına 15 gün kala öğrenci bilgi sistemine girilir, panolara asılır ve bölüm sayfasından öğrencilere duyurulur. Dersi veren öğretim üyelerine/elemanlarına sınav zarfları imza karşılığı teslim edilir. (Yarıyıl Sonu ve Bütünleme Sınavlarında sınav zarfı verilir.) Sınavlar belirlenen yasal süre içinde okunur sınav zarfıyla birlikte imza karşılığı bölüm başkanlığına teslim edilir. (Yarıyıl Sonu ve Bütünleme Sınavlarının sınav evrakları bölüme teslim edilir.) 11. Ara Sınav, Yarıyıl Sonu Sınavları ve Bütünleme Sınavlarının Açıklanması (Her yarıyıl için) Her ders için sınavın yapıldığı günden itibaren Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans

3 Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 34.maddesine göre öğrencilerin sınav kağıtları 7 gün içerisinde dersin sorumlusu tarafından okunur ve dersin öğrenci sınav listesi bölüme teslim edilir. Sınav listesi teslim edildikten sonra öğrenci bilgi sisteminden notlar öğrencilere açıklanır. Okunan sınav kağıtları sınav zarfı içinde bölüme teslim edilir. (Yarıyıl Sonu ve Bütünleme Sınavları için geçerlidir. Ara sınav evrakları dersin sorumlusu öğretim üyesi/elemanı tarafından 5 yıl muhafaza edilir.) 12. Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Sınavını Kazanarak Gelen Öğrencilerin Ders Muafiyeti Akademik Takvime göre Güz Dönemi başlangıcından itibaren derslerden muaf olmak isteyen öğrenciler dilekçe ve ders içerikleri ile 2 hafta içerisinde bölüm başkanlığına başvurur. Bölüm Başkanlığı öğrencilerin başvurularını üst yazıyla Muafiyet ve İntibak Komisyonuna Muafiyet ve İntibak Komisyonu tarafından tamamlanan öğrenci muafiyet listeleri yazıyla bölüme Muafiyet ve İntibak Komisyonu tarafından öğrencinin muaf olduğu derslerin ders kredisi 17 ise öğrencinin güz döneminden muaf tutulması için bölüm kurulu kararı yazı ile dekanlığa Muafiyet ve İntibak Komisyonu tarafından öğrencinin muaf olduğu derslerin ders kredisi 34 ise öğrencinin güz ve bahar dönemlerinden muaf tutulup bir üst sınıftan başlaması için bölüm kurulu kararı yazı ile dekanlığa Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen öğrenci ders muafiyetleri yazıyla bölüme Bölüme gelen yazıya göre öğrencilerin muaf olduğu derslerin notları öğrenci bilgi sisteminde bulunan eski notlar-muafiyetler linkinden girilerek öğrencilerin notlarını görmesi sağlanır. Öğrencilerin muaf olduğu derslerin notları liste halinde internet ortamında bölüm sayfasıduyurular kısmında ilan edilir ve ilan panolarına asılır. 13. Dikey Geçiş Sınavını Kazanarak Gelen Öğrencilerin Ders Muafiyeti Dikey geçiş sınavını kazanan öğrencilerin kayıtları akademik takvime göre güz döneminde (Eylül ayının ilk haftası) Fakülte Öğrenci İşleri tarafından yapılır ve kayıtların bitiminden itibaren ilk pazartesi öğrencileri transkriptleri ve ders içerikleri bölüme teslim edilir. Bölüm Başkanlığına teslim edilen transkript ve ders içerikleri Dikey Geçiş İntibak Komisyonu Başkanlığına üst yazıyla Dikey Geçiş İntibak Komisyonu tarafından durumları incelenen öğrencilerin muaf olacağı derslerin notları ve alacağı dersler listelenerek bölüm başkanlığına Öğrencilerin alacağı dersler ve muaf oldukları derslerin listesi bölüm kurulu kararı ile dekanlığa Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen öğrencilerin ders muafiyetleri ve alacağı dersler yazıyla bölüme Bölüme gelen yazıya göre öğrencilerin muaf olduğu derslerin notları öğrenci bilgi sisteminde bulunan eski notlar-muafiyetler linkinden girilerek öğrencilerin notlarını görmesi sağlanır. Öğrencilerin muaf olduğu derslerin notları ve alacakları derslerin listesi internet ortamında bölüm sayfası-duyurular kısmında ilan edilir ve ilan panolarına asılır. Öğrenciler intibak programına alınır. İki yarıyıl sonunda öğrencilerin durumlarının incelenmesi için öğrenci işlerinden öğrenci transkripti alınır. Öğrenci transkriptleri Dikey Geçiş İntibak Komisyonu Başkanlığına üst yazıyla

4 Dikey Geçiş İntibak Komisyonu tarafından öğrencilerin durumları incelenir ve yazıyla bölüm başkanlığına Komisyon raporuna göre iki yarıyıl sonunda tüm derslerden başarılı olan öğrenciler İngilizce Hazırlık programına alınır. İngilizce Hazırlık programında başarılı olan öğrencilerin 3.Sınıfa intibakı yapılması için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa (Yalnızca Örgün Öğretim öğrencilerini kapsar) İngilizce Hazırlık Programında üst üste 2 yıl başarısız olan öğrencilerin 3.sınıfa intibakı yapılması için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa Ancak öğrencinin mezun olabilmesi için İngilizce Muafiyet Sınavlarından en az D geçer not alması gerekmektedir. (Yalnızca Örgün Öğretim öğrencilerini kapsar) Komisyon raporuna göre iki yarıyıl sonunda tüm derslerden başarılı olan yada en fazla 2 dersten başarısız olan öğrencilerin 3.sınıfa intibaklarının yapılması için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa Komisyon raporuna göre iki yarıyıl sonunda 3 yada daha çok dersten başarısız olan öğrencilere bir yarıyıl hakkı verilmesi için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa 3. Yarıyılını tamamlayan öğrencilerin durumlarının incelenmesi için öğrenci işlerinden öğrenci transkripti alınır ve öğrenci transkriptleri Dikey Geçiş İntibak Komisyonu Başkanlığına üst yazıyla Komisyon tarafından 3. Yarıyılını dolduran öğrencilerin durumu incelenir ve yazıyla bölüm başkanlığına Komisyon raporuna göre 3. yarıyılın sonunda başarısız olduğu dersleri başaran yada en fazla 2 dersten başarısız olan öğrencilerin 3. Sınıfa intibaklarının yapılması için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa Komisyon raporuna göre 3. yarıyıl sonunda başarısız olduğu ders sayısı 3 yada daha fazla olan öğrencilerin kaydının silinmesi için bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa yazıyla 14. Öğrenim Sürelerini Dolduran (7+1) Öğrenciler İçin Öğrenim süresini dolduran öğrenciler transkript ve dilekçe ile bölüm başkanlığına başvurur ve dilekçeleri öğrencinin danışmanına bildirir. Danışman, öğrencinin durumunu inceler ve başarısız olduğu, alamadığı yada devamsız olduğu dersleri yazıyla bölüme bildirir. Başarısız olduğu derslerden 2 ek sınav hakkı alan öğrenciler için sınav programı hazırlanır. Öğrencinin başarısız olduğu derslerin sorumlusu olan öğretim üyesine/elemanına yazıyla öğrencinin sınav tarihini ve saatini bildirilen yazı verilir. Sınav programı yazıyla öğrenciye Öğrencinin sınavı yapıldıktan sonra derslerin sorumlusu olan öğretim üyesince/elemanınca evrakları zarfla bölüme teslim edilir, notu öğrenci için hazırlanan çizelgeye öğretim üyesi/ elemanı tarafından yazılır ve imzalanır. Öğrencilerin sınav sonuçları üst yazıyla dekanlığa Sınav sonuçlarına göre öğrencinin başarısız olduğu, alamadığı yada devamsız olduğu derslerin sayısı 5 ten fazla ise Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 45. Maddesine göre kaydının silinmesi için bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa Öğrencinin alamadığı yada devamsız olduğu derslerin sayısı 5 ten fazla ise Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 45. Maddesine göre kaydının silinmesi için bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa (Öğrenciye sınav açılmaz) Sınav sonuçlarına göre öğrencinin başarısız olduğu, alamadığı yada devamsız olduğu

5 derslerin sayısı 5 ten az ise Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 45. Maddesine göre öğrenciye 3 yarıyıl hakkı verilmesi için bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa Öğrencinin başarısız olduğu, alamadığı yada devamsız olduğu derslerin sayısı 5 ten az ise ve öğrenci ek sınav hakkını kullanmak istemiyorsa Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 45. Maddesine göre öğrenciye 4 yarıyıl hakkı verilmesi için bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa Öğrencinin sınavda aldığı notlar öğrenci bilgi sistemine eski notlar-muafiyetler linkinden sisteme işlenir ve sınav sonuçları bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. 15. Tek Derse Kalan Öğrenciler İçin (Tek Ders Sınavı güz ve bahar dönemleri sonunda yapılır) Mezun olmasına tek ders kalan öğrencilerin dilekçeleri ve transkriptleri Bölüm Başkanlığa yazıyla Dilekçesi dekanlıktan gelen öğrencinin danışmanına bildirir. Öğrencinin danışmanı öğrencinin tek ders sınavına girmesine uygun olup olmadığını kontrol eder ve öğrencinin karnesini inceler, durumunu bölüm başkanlığına bildirir. Bölüm başkanlığı tek derse kalan öğrencinin hangi dersten sınava girecekse o dersin öğretim üyesine/elemanına yazıyla sınav gününü ve saatini bildirir. Tek ders sınavına girecek öğrenciler için sınav günü, saati panolarda ve bölüm sayfasında duyurulur. Tek ders sınavı belirlenen gün ve saatte yapılır, öğrencilerin aldığı notlar çizelgeye yazılıp öğretim üyesi/elemanı tarafından imzalanır. Sınav sonuçları üst yazıyla dekanlığa Öğrencinin sınavda aldığı notlar öğrenci bilgi sistemine eski notlar-muafiyetler linkinden sisteme işlenir ve sınav sonuçları bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. 16. Öğrenci Mezuniyetleri (Güz ve Bahar Dönemlerinin Başında ve Sonunda yapılır) Mezun olacak öğrencilerin isim listesi öğrenci danışmanları tarafından bölüm başkanlığına Mezun olacak öğrencilerin transkripti Fakülte Öğrenci İşlerinden alınır ve öğrenci danışmanlarına Öğrencilerin durumları danışman ve Mezuniyet Komisyonu tarafından incelenir ve durumları bölüm başkanlığına Öğrenciler mezun durumlarına göre final, bütünleme, tek ders ve staj mezunu olarak bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa Öğrencilerin not karneleri ve dosyaları bölüm başkanlığı tarafından danışmandan teslim alınır. 17. Bölüme ait öğrencilerin Kayıt Dondurma, Kayıt Silme ve Kayıt Açma İşlemleri Öğrenciler kayıt dondurma, kayıt silme ve kayıt açma istekleri için dilekçe ile bölüm başkanlığına başvururlar. Öğrencilerin kayıt dondurma, kayıt silme ve kayıt açma istekleri için bölüm kurulu kararı alınır ve dekanlığa 18. Ek Ders Ücretlerinin Yapılması Her ayın ilk günü bölüm içinden ve dışından derse giren öğretim üyelerinin/elemanlarının ek ders ücret çizelgeleri üst yazıyla dekanlığa (Örgün ve II. Öğretim için Ücret Çizelgeleri hazırlanır.) Ek ders ücret çizelgeleri her yarıyıl öğretim üyelerinin/elemanlarının F1 formlarına göre yapılır.

6 19. Öğretim Üyelerinin/Elemanlarının F1 Formları Her yarıyılın başında öğretim üyeleri /elemanları F1 formlarını bölüm başkanlığına teslim eder ve F1 formları üst yazıyla Dekanlığına 20. Mesai Ücret Çizelgelerinin Yapılması Her ayın ilk günü öğrenci danışmanlığı, okul koordinatörlüğü, laboratuar görevlendirilmesi, sınav gözetmenliği için mesai ücret çizelgesi yapılır ve üst yazıyla dekanlığa 21. Yarıyıl Sonu Sınavları Ücret Tahsislerinin Yapılması Her yarıyılın sonunda yapılan Yarıyıl Sonu Sınavları için derse giren öğretim üyeleri/elemanları için 2914 sayılı yasanın 11.maddesine göre yapılan sınav ücret tahsisi çizelgeleri üst yazıyla dekanlığa Yarıyıl Sonu Sınavları ücret tahsisi çizelgeleri Örgün ve II.Öğretim olarak düzenlenir. 22. Onur ve Yüksek Onur Öğrencileri İçin İki yarıyılın sonunda öğrenci danışmanları Onur ve Yüksek Onur olan öğrencileri dilekçeyle bölüm başkanlığına bildirir. Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliğinin 38. Maddesine göre Onur veya Yüksek Onur Belgesi almaya hak kazanan öğrencilerin isim listesi ve not ortalamaları üst yazıyla dekanlığa Onur ve Yüksek onur Belgesi almaya hak kazanan öğrencilerin isim listesi panolarda ve internet ortamında bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. Onur veya Yüksek Onur Belgesi almaya hak kazanan öğrencilerin başarı belgeleri öğrencilere imza karşılığında teslim edilir. 23. Bölümde Dereceye Giren Öğrencilerin Durumu (%10 a giren öğrenciler) Bölümde dereceye giren öğrencilerin durumu öğrenci danışmanları tarafından tespit edilir ve danışmanlar başarılı öğrencilerin listelerini dilekçeyle bölüm başkanlığına bildirir. Başarılı öğrencilerin durumu için bölüm kurulu kararı alınır ve üst yazıyla dekanlığa Başarılı öğrencilerin isim listesi bölüm sayfasında duyurulur ve panolarda ilan edilir. (II.Öğretimde olup %10 giren öğrenciler Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim- Öğretim Sınav Yönetmeliğinin 48. Maddesine göre örgün öğretim ücreti öder.) 24. İngilizce Hazırlık Muafiyet Notları Akademik takvime göre Güz Dönemi ders başlangıcının ilk haftası İngilizce hazırlık sınıfından muaf olmak isteyen öğrenciler için İngilizce muafiyet sınavı yapılır ve sınavda başarılı olan öğrencilerin isim listesi Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından bölüm başkanlığına yazıyla Başarılı olan öğrencilerin muafiyet notları öğrenci bilgi sistemi eski notlar-muafiyetler linkinden sisteme işlenir. (İngilizce Hazırlık Muafiyet sınavı yalnızca örgün öğretim öğrencilerini kapsar.) İngilizce Hazırlık Sınıfı Muafiyet sınavından başarılı olan öğrencilerin isim listesi ve not çizelgeleri panolarda ve internet ortamında bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. 25. Modern Diller Bölümü Yabancı Dil Muafiyet Notları Akademik takvime göre Güz Dönemi ders başlangıcının ilk haftası Yabancı Dil kurlarından (A1, A2, B1 ve B2) muaf olmak isteyen öğrenciler için yabancı dil muafiyet sınavı yapılır ve sınavda başarılı olan öğrencilerin isim listesi Yabancı Diller Yüksekokulu

7 tarafından bölüm başkanlığına yazıyla Başarılı olan öğrencilerin muafiyet notları öğrenci bilgi sistemi eski notlar-muafiyetler linkinden sisteme işlenir. (Yabancı Dil Muafiyet sınavları yalnızca II.Öğretim öğrencilerini kapsar.) Sınavlarda başarılı olan öğrencilerin isim listesi ve not çizelgeleri panolarda ve internet ortamında bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. 26. Fen Bilimleri Enstitüsü Haftalık Ders Programının Hazırlanması (Güz ve bahar dönemleri için) Haftalık ders programı ders, seminer ve uzmanlık alan dersi olarak hazırlanır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne 27. Fen Bilimleri Enstitüsü Yarıyıl İçi Başarı Değerlendirme Formları Her yarıyılın başında derse giren öğretim üyesi/elemanı derslerin sınav ağırlıklarını yarıyıl içi başarı değerlendirme formunu doldurarak anabilim dalı başkanlığına teslim eder. Yarıyıl içi başarı değerlendirme formları için anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne 28. Fen Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Öğrencileri İçin Her yarıyılın başında yüksek lisans öğrenci kontenjanları için akademik anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Yüksek Lisans başvurusu yapan ve başarılı olan öğrencilerin sınav sonuçları üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Kesin kayıt yaptıran öğrencilere danışman ataması yapılması için anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Yüksek Lisansta seminer verecek öğrencinin seminer verilecek tarih, saat ve yeri üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Yüksek lisansı bitiren ve tezini teslim eden öğrenciler için yüksek lisans tez jürisi anabilim dalı kurul kararı ile belirlenir, üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Öğrencinin yüksek lisans tez savunmasını yapması için belirlenen tarih ve saat üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Tez savunması sonucuna göre başarılı olan öğrenci için yüksek lisans tez savunması sınav sonucu jüri ortak raporu üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne 29. Fen Bilimleri Enstitüsü Doktora Öğrencileri İçin Her yarıyılın başında doktora öğrenci kontenjanları için akademik anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Doktora başvurusu yapan ve başarılı olan öğrencilerin sınav sonuçları üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Kesin kayıt yaptıran öğrencilere danışman ataması yapılması için anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Doktora da seminer verecek öğrencinin seminer verilecek tarih, saat ve yeri üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Doktora da yeterlik aşamasına gelen öğrenciler için Kocaeli Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinin 23.maddesine göre doktora yeterlik komitesi tarafından doktor yeterlik jürisi oluşturulur. Doktora yeterlik jüri önerisi için anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Doktora yeterlik jürisi belli olunca sınavın yapılacağı gün ve saat üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne

8 Doktora yeterlik sınavında başarılı olan öğrenciye Kocaeli Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinin 24.maddesine göre 1 ay içinde doktora tez izleme komitesi önerisi için anabilim dalı kurul kararı alınır ve üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Doktorayı bitiren ve tezini teslim eden öğrenciler için doktora tez jürisi anabilim dalı kurul kararı ile belirlenir, üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Öğrencinin doktora tez savunmasını yapması için belirlenen tarih ve saat üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Tez savunması sonucuna göre başarılı olan öğrenci için doktora tez savunma sınav sonucu jüri ortak raporu üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne 30. Fen Bilimleri Enstitüsü Bilgi Formları Her ayın ilk günü ders, seminer ve uzmanlık alan dersi veren öğretim üyesinin/elemanının izinli, raporlu yada görevli olduğu tarihleri gösteren çizelge üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne 31. Fen Bilimleri Enstitüsü Yarıyıl Sonu Sınav Sonuçları Her yarıyılın sonunda yapılan yarıyıl sonu öğrenci sınav sonuç listeleri üst yazıyla Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Sınıf Öğrencilerinin Ders Seçimi 1.Sınıf öğrencilerinin ders seçimi öğrenci bilgi sistemi 1.sınıf öğrencilerine ders aldırma linkinden otomatik olarak atanır. 33. Öğrencilerin Staj Durumları Staj yapan öğrencilerin staj listeleri Staj Komisyonu Başkanlığı tarafından bölüm başkanlığına yazıyla Stajları kabul edilen öğrencilerin isim listesi üst yazıyla dekanlığa Stajları başarılı bulunan öğrencilerin listesi panolarda ve bölüm sayfasında ilan edilir. 34. Öğrenci Affıyla Gelen Öğrencilerin Durumu Öğrencilerin af başvuru dilekçeleri dekanlık tarafından bölüm başkanlığına Gelen dilekçelere göre öğrencilerin durumu Öğrenci Af Komisyonu tarafından incelenir ve gireceği sınavlar, sınav programları ve alacağı dersler üst yazıyla bölüm başkanlığına Sınava girecek öğrencilerin sınav programları internet ortamında bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. Oluşturulan sınav programına göre öğrencinin başarısız olduğu dersi veren öğretim üyesine/elemanına üst yazıyla sınav programı imza karşılığı Sınavları yapılan öğrencilerin notları hazırlanan sınav sonuç çizelgesine yazılır ve sınavı yapan öğretim üyesi/elemanı tarafından imzalanır. Öğrencilerin sınav başarı durumları sınav sonuç çizelgeleri ile birlikte üst yazıyla dekanlığa Öğrencilerin notları öğrenci bilgi sistemi eski notlar-muafiyet 5806 Af linkinden sisteme işlenir, bölüm sayfasında öğrencilere duyurulur. 35. Dersliklerin Belirlenmesi Öğrenci sayılarına göre derslikler bölüm başkanlığı tarafından belirlenir, sınıfların ders programı çizelgeleri oluşturulur ve dersliklere asılır. 36. Yeni Kadroya Atananlar İçin

9 Kadro atamalarında öğretim üyesinin/elemanının göreve başlama durumu üst yazıyla dekanlığa/ fen bilimleri enstitüsü müdürlüğüne 37. Bölüm Nöbet Çizelgeleri Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcıları ve Bölüm Sekreteri için haftalık nöbet çizelgesi oluşturulur ve üst yazıyla dekanlığa 38. Öğrencilere Şifrelerinin Verilmesi Öğrenciler şifrelerini kaybettiğinde öğrenci kimliği ile bölüm başkanlığına başvurur ve şifresi öğrenci bilgi sisteminde bakılır ve öğrenciye 39. Arşivlenen Evraklar Geçen yıla ait bölümden dekanlığa giden evrak dosyası Geçen yıla ait dekanlıktan bölüme gelen evrak dosyası Geçen yıla ait anabilim dalından fen bilimleri enstitüsüne giden evrak dosyası Geçen yıla ait fen bilimleri enstitüsü müdürlüğünden anabilim dalına gelen evrak dosyası Geçen yıla ait rektörlükten gelen evrak dosyası Mezun olan, kaydı silinen öğrencilerin karneleri ve özlük dosyaları Mezun olan öğrencilerin transkriptleri Yarıyıl Sonu ve Bütünleme Sınavları sınav evrakları (Güz ve bahar dönemi evrakları) Tek Ders, 7+1 ve Af Öğrencilerinin sınav evrakları Ara Sınav, Yarıyıl Sonu ve Bütünleme Sınavları öğrenci not dökümleri listesi ONAYLAYAN..../.../2014 Semra AYÇİÇEK Fakülte Sekreteri