DÖNER SERMAYE İŞLETMESİ MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 DÖNER SERMAYE İŞLETMESİ MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞI ŞEMALARI (DİYAGRAM) 2017

2 İş Akış Şeması Listesi SÜREÇ NO ŞEMA (DİYAGRAM) ADI 1 DOĞRUDAN TEMİN (MAL/MALZEME ALIMI) İŞ AKIŞ ŞEMASI 2 DOĞRUDAN TEMİN (HİZMET ALIMI) İŞ AKIŞ ŞEMASI 3 EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI 4 BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI 5 EK BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI 6 ÖDENEK AKTARIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI 7 SATINALMA EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 8 KATKI PAYI, EK ÖDEME EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 9 YOLLUK ÖDEME EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 10 PERSONELE DAYALI HİZMET ALIMI EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 11 PERSONELE DAYALI HİZMET ALIMI EVRAKLARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI 12 YOLLUK VE GÖREVLENDİRME EVRAKLARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI 13 BİRİMLERİN ALACAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 14 AÇIK İHALE USÜLÜ İLE PERSONELE DAYALI HİZMET ALIMI İHALESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 15 AYLIK VERGİLERİN HAZIRLANMASI VE MAHSUP EDİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 16 MALİ AKADEMİK TAKVİM HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI 17 FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

3 18 PERSONEL MAAŞI HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI 19 PERSONEL SGK PRİMİ HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI 20 EK ÖDEME USUL ESASLARININ BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 21 GÖREVLENDİRME VE KOMİSYON ÜYELERİNİN BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 22 YETKİLENDİRME ÜYELERİNİN BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 23 HARCAMA YETKİLİLERİNİN BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

4 Doğrudan Temin Süreci (Mal/Malzeme Alımları) İş Akış Şeması Gelen Mal/Malzeme Alımı İstem Yazısı Yazılar elektronik ortamda Döner Sermaye İşletme Birimine ulaşır veya birim kendi ihtiyacı için alım yapabilir. Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri Mal/Malzeme Alımı için Onay Alımı Mal/Malzeme Alımı için Piyasa Fiyat Araştırması Yapılması Alınan istem yazıları kaynak alınarak birim evrak sorumluları tarafından onay belgesi hazırlanır. Hazırlanan onay belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Harcama Yetkilisinden ilgili alım için onay belgesi alındıktan sonra ilgili kalemler için sözlü veya yazılı olarak teklifler alınır ve piyasa fiyat araştırma tutanağına girilir. Hazırlanan tutanak döner sermaye işletme biriminin piyasa fiyat araştırma görevlileri tarafından imzalanır. Gerçekleştirme Görevlisi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Muayene Kabul Komisyon Görevlileri Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Makul Bulunan Teklifi Belirleme ve Firmayla İletişime Geçme Firmanın Malı/Malzemeyi Teslim Etmesi ve Kurumun Teslim Alması Tutanak ve/veya Taşınır İşlem Fişi Düzenleme Ödeme Emri Düzenleme Piyasa fiyat araştırması sonucunda uygun bulunan fiyat ve firma belirlenir ve firmayla iletişime geçilir. Piyasa Fiyat Araştırması sonucu uygun bulunan firma malı kuruma getirir. Taşınır kayıt kontrol yetkilisi veya Gerçekleştirme Görevlisi tarafından teslim alınır. tarafından tutanak ve/veya taşınır işlem fişi hazırlanır. Hazırlanan tutanak ve/veya taşınır işlem fişi taşınır kayıt kontrol yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muayene kabul komisyon görevlileri tarafından imzalanır. Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları veya gerçekleştirme görevlisi tarafından (dmiste veri giriş yetkisi olan personel) DMİS (Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi) programında ilgili muhasebe hesap kodları kullanılarak ödeme emri düzenlenir. Hazırlanan evrak birimin gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Ödeme emri 4 adet diğer nüshalar 2 Teslim Tutanağı Hazırlama ve Evrakları Ayırma adet düzenlenir. 1 adet nüsha muhasebe birimine verilir, 1 adet nüsha ise söz konusu alım işletme

5 birimine ait ise döner sermaye işletme biriminde dosyalanır. Muhasebe birimine teslim edilecek olan evrak tutanak hazırlanıp imzalanarak verilir. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Döner Sermaye İşletme biriminde kalan nüsha dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

6 Doğrudan Temin Süreci (Hizmet Alımı) İş Akış Şeması Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri Gelen Hizmet Alımı İstem Yazısı Hizmet Alımı için Onay Alımı Hizmet Alımı için Piyasa Fiyat Araştırması Yapılması Yazılar elektronik ortamda Döner Sermaye İşletme Birimine ulaşır veya birim kendi ihtiyacı için alım yapabilir. Alınan istem yazıları kaynak alınarak birim evrak sorumluları tarafından onay belgesi hazırlanır. Hazırlanan onay belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Harcama Yetkilisinden ilgili alım için onay belgesi alındıktan sonra ilgili kalemler için sözlü veya yazılı olarak teklifler alınır ve piyasa fiyat araştırma tutanağına girilir. Hazırlanan tutanak döner sermaye işletme biriminin piyasa fiyat araştırma görevlileri tarafından imzalanır. Makul bulunan teklif belirleme ve firmayla iletişime geçme Piyasa fiyat araştırması sonucunda uygun bulunan fiyat ve firma belirlenir ve firmayla iletişime geçilir. Gerçekleştirme Görevlisi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Muayene Kabul Komisyon Görevlileri Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Firmanın Hizmeti Teslim Etmesi ve Kurumun Teslim Alması Muayene Kabul Komisyon Tutanağı Düzenleme Ödeme Emri Düzenleme Teslim Tutanağı Hazırlama ve evrakları ayırma Piyasa Fiyat Araştırması sonucu uygun bulunan firma mal veya hizmeti kuruma getirir. Gerçekleştirme Görevlisi tarafından teslim alınır. tarafından tutanak hazırlanır. Hazırlanan tutanak muayene kabul komisyon görevlileri tarafından imzalanır. Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları veya gerçekleştirme görevlisi tarafından (dmiste veri giriş yetkisi olan personel) DMİS (Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi) programında ilgili muhasebe hesap kodları kullanılarak ödeme emri düzenlenir. Hazırlanan evrak birimin gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Ödeme emri 4 adet diğer nüshalar 2 adet düzenlenir. 1 adet nüsha muhasebe birimine verilir, 1 adet nüsha ise söz konusu alım işletme birimine ait ise döner sermaye işletme biriminde dosyalanır.

7 Muhasebe birimine teslim edilecek olan evrak tutanak hazırlanıp imzalanarak verilir. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Döner Sermaye İşletme biriminde kalan nüsha dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

8 Evrak İş Akışı Gelen Evrak Yazılar elektronik ortamda döner sermaye işletme birimine ulaşır. Gelen Evrak ve ekleri tamam Hayır Evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir. Evet Evrak İade İşlemi Evrak ve ekleri tamamlanmak üzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. (Karar:Döner Sermaye İşletme Müdürü) (Kayıt:Birim Evrak Sorumlusu) Evrak ile ilgili işlem yapılacak mı? Hayır Evrakla ilgili işlem yapılıp yapılmayacağına karar verilir ve Evrak kaydedilir. Evet İşlem sonuçlandırılır. İşlem yapılmayacaksa evrak dosyaya kaldırılır ve işlem sonuçlandırılır. Evrakın yönlendirilmesi İşlem yapılacaksa evrak birim evrak sorumlularına sevk edilir. Evrak İşlem Süreci Birim evrak sorumluları tarafından evrak belirtilen şekilde işlemden geçer. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Birim evrak sorumluları tarafından evrak ile ilgili işlem sonuçlanır ve arşive alınarak süreç sonuçlandırılır.

9 Bütçe Hazırlama İş Akışı Bütçe Çağrısı Ekim ayında Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından bütçe çağrısı yapılır. Bütçe Çağrısı Üzerine Birimlerin Bütçe Tekliflerini Hazırlaması Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından yapılan bütçe çağrısı üzerine birimler tarafından bütçe teklifleri hazırlanır. Hazırlanan Tekliflerin Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne Gönderilmesi Birimler tarafından hazırlanan bütçe teklif ve tasarıları Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir. Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu Üniversite Yönetim Kurulu Bütçe Hazırlık Süreci Bütçe Tasarısının Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna Sunulması Bütçe Tasarısının Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulması Süreç, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür. Bütçe teklifleri ve bütçe gerçekleşmeleri dikkate alınarak İşletme Müdürlüğü ve Saymanlık Müdürlüğünce hazırlanan bütçe tasarısı, Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna sunulur. Hazırlanan bütçe tasarısı Üniversite Yönetim Kuruluna sunulur. Rektör Bütçe Tasarısının Rektörün Onayına Sunulması Bütçe Tasarısı Rektörün Onayına Sunulur. Üniversite Yönetim Kurulu Rektör Bütçenin Yürürlüğe Girmesi Bütçe, Üniversite Yönetim Kurulunca kabul edilmesi ve rektörün onaylamasıyla yürürlüğe girer. Onaylanan ve Yürürlüğe Giren Bütçenin Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğüne Bağlı Birimlere ve Saymanlık Müdürlüğüne Bildirilmesi ve Sürecin Sona Ermesi Yürürlüğe giren bütçe döner sermaye işletme müdürlüğüne bağlı birimlere ve saymanlık müdürlüğüne bildirilir ve süreç sona erer.

10 Ek Bütçe Hazırlama İş Akışı Ödenek Yetersizliğinin Ortaya Çıkması Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü Personeli veya ödeneği yetersiz kalan birimin personeli tarafından ödenek yetersizliği tespit edilir. Ek Bütçe Tasarısı Hazırlama Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü tarafından Ek Bütçe Tasarısı hazırlanır. Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu Hazırlanan Ek Bütçe Tasarısının Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna Sunulması Hazırlanan Ek Bütçe tasarısı Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna sunulur. Rektör Ek Bütçe için Rektör Oluru Alınması Hazırlanan Ek Bütçe tasarısı için Rektörden olur (onay) alınır. Rektör Ek Bütçenin Yürürlüğe Girmesi Ek Bütçe için Rektörden olur alındıktan sonra Ek Bütçe yürürlüğe girer. Onaylanan ve Yürürlüğe Giren Bütçenin Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğüne Bağlı Birimlere Bildirilmesi ve Sürecin Sona Ermesi Yürürlüğe giren ek bütçe, ek bütçesi yapılan ilgili birime bildirilir ve süreç sona erer.

11 Ödenek Aktarma İş Akışı Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu Bütçe Kalemlerinde Ödenek Yetersizliğinin Ortaya Çıkması Kalemler Arasında Ödenek Aktarımı Hazırlanan Ödenek Aktarımı Tasarısının Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna Sunulması Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü Personeli veya bütçe kalemlerinde ödeneği yetersiz kalan birimin personeli tarafından ödenek yetersizliği tespit edilir. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü tarafından ilgili birimin ödenek kalmayan kalemleri ile ödeneği fazla olan kalemleri arasında ödenek aktarılır. Hazırlanan Ödenek Aktarımı tasarısı Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna sunulur. Rektör Ödenek Aktarımı için Rektör Oluru Alınması Hazırlanan Ödenek Aktarımı tasarısı için Rektörden olur (onay) alınır. Rektör Ödenek Aktarımının Yürürlüğe Girmesi Ek Bütçe için Rektörden olur alındıktan sonra Ek Bütçe yürürlüğe girer. Onaylanan ve Yürürlüğe Giren Ödenek Aktarımının Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğüne Bildirilmesi ve Sürecin Sona Ermesi Yürürlüğe giren Ödenek Aktarımı, Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğüne Bildirilir ve süreç sona erer.

12 Satın alma Evraklarının Kontrolü İş Akışı Gelen Satın Alma Evrakları Birimlerin mal ve hizmet satın alma evraklarını döner sermaye işletme birimine getirip birim evrak sorumlusuna teslim eder. Gelen Evrak ve ekleri tamam mı? Hayır Birim Evrak Sorumlusu tarafından evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir. Evet Evrak İade İşlemi Evrak ve eklerindeki eksiklikler ilgili kişilere izah edilerek tamamlanmak üzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. Birim Evrak Sorumlusu Evrak ve eklerinin bütün unsurları tamam mı? Hayır Satınalma ile ilgili evrakların bütün unsurları tekrar tam olarak kontrol edilir. Evet İşlem sonuçlandırılır. Ödeme emri 3 adet, diğer nüshalar 1 adettir. Evrakın Teslimi Teslim tutanağı yapılarak satın alma evrakları muhasebe birimine teslim edilir. Teslim ve Süreç Sonu Evrakın teslimi ile süreç sonlandırılır.

13 Katkı Payı, Ek Ödeme Evraklarının Kontrolü İş Akışı Gelen Katkı Payı, Ek Ödeme Evrakları Birimler katkı payı ve ek ödeme evraklarını döner sermaye işletme birimine getirip birim evrak sorumlusuna teslim eder. Gelen Evrak ve ekleri tamam mı? Hayır Birim Evrak Sorumlusu tarafından evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir. Evet Evrak İade İşlemi Evrak ve eklerindeki eksiklikler ilgili kişilere izah edilerek tamamlanmak üzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. Birim Evrak Sorumlusu Evrak ve eklerinin bütün unsurları tamam mı? Katkı Payı ve Ek Ödeme ile ilgili evrakların bütün unsurları tekrar tam olarak kontrol edilir. Hayır Evet İşlem sonuçlandırılır. Evraklar iki nüsha olarak ayrılır. Bir nüsha işletme biriminde kalır ve bir adet nüsha ise muhasebe birimine teslim edilir. Evrakın Teslimi Teslim tutanağı yapılarak katkı payı ve ek ödeme evraklarının bir nüshası muhasebe birimine teslim edilir. Evrak İşlem Süreci İşletme birimine kalan evrak ise tarih sırasına konur. Ek Ödeme ve Katkı Payı evrakı eki olan bordroda yer alan kişilerin bilgileri sisteme kaydedilir. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Evrak arşivlenmek üzere dosyaya kaldırılır.

14 Yolluk Ödeme Evraklarının Kontrolü İş Akışı Gelen Yolluk Ödeme Evrakları Birimler yolluk ödeme evraklarını döner sermaye işletme birimine getirip birim evrak sorumlusuna teslim eder. Gelen Evrak ve ekleri tamam mı? Birim Evrak Sorumlusu tarafından evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir. Hayır Evet Evrak İade İşlemi Evrak ve eklerindeki eksiklikler ilgili kişilere izah edilerek tamamlanmak üzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. Birim Evrak Sorumlusu Evrak ve eklerinin bütün unsurları tamam mı? Hayır Yolluk Ödeme ile ilgili evrakların bütün unsurları tekrar tam olarak kontrol edilir. Evet İşlem sonuçlandırılır. Ödeme emri 3 nüsha diğer ekler 1 er nüshadır. Bu nüshalar muhasebe birimine teslim edilir. Evrakın Teslimi Teslim tutanağı yapılarak yolluk ödeme evrakları muhasebe birimine teslim edilir. Teslim ve Süreç Sonu Evrakın teslimi ile süreç tamamlanır.

15 Personele Dayalı Hizmet Alımı Evraklarının Kontrolü İş Akışı Gelen Personele Dayalı Hizmet Alımı Evrakları Birimler, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün yapmış olduğu personele dayalı hizmet alım ihalesi sonucu istihdam ettikleri personelin dosyalarını hazırlayıp işletme birim evrak sorumlularına teslim eder. Gelen Evrak ve ekleri tamam mı? Hayır Birim Evrak Sorumlusu tarafından evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir. Evet Evrak İade İşlemi Evrak ve eklerindeki eksiklikler ilgili kişilere izah edilerek tamamlanmak üzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. Evrak ve eklerinin bütün unsurları tamam mı? Hayır Personele dayalı hizmet alımı ile ilgili evrakların bütün unsurları (damga vergisi, tevkifat vb.) tekrar tam olarak kontrol edilir. Evet İşlem sonuçlandırılır. Evraklar iki nüsha olarak ayrılır. Bir nüsha işletme biriminde kalır ve bir adet nüsha ise muhasebe birimine teslim edilir. Evrakın Teslimi Teslim tutanağı yapılarak personele dayalı hizmet alımı evraklarının bir nüshası muhasebe birimine teslim edilir. Evrak İşlem Süreci İşletme birimine kalan evrak ise tarih sırasına konur. Personele dayalı hizmet alımı evrakı eki olan bordroda yer alan kişilerin bilgileri sisteme kaydedilir. İşletme birimine ayrılan evrak Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu arşivlenmek üzere dosyaya kaldırılır ve süreç sonlandırılır.

16 Personele Dayalı Hizmet Alımı Evraklarının Hazırlanması İş Akışı Bordro, Fatura ve SGK Evraklarının İşletme Birimine Gelmesi Şirket tarafından kesilen fatura, bordro ve SGK evrakları döner sermaye işletme biriminin birim evrak sorumlularına teslim edilir. Puantaj Hazırlama Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları tarafından kesilen bordro göz önüne alınarak puantaj hazırlanır. Muayene Kabul Teklif Belgesi Hazırlama Muayene Kabul Tutanağı Hazırlama Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları tarafından yapılan hizmet için muayene kabul teklif belgesi hazırlanır. Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları tarafından yapılan hizmet için muayene kabul tutanağı hazırlanır. Hakediş Raporu (Belgesi ) Hazırlama Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları tarafından yapılan hizmet için hakediş belgesi hazırlanır. İnsan Kaynakları Birimi Muayene Kabul Komisyon Görevlileri Kontrol Teşkilatı Gerçekleştirme Görevlisi Harcama yetkilisi DMIS Programından Ödeme Emri Belgesi Hazırlama Belgelerin İmzaya Sunulması Muhasebe Birimine Teslim Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu DMIS Programında veri giriş yetkisi olan birim evrak sorumlusu tarafından ödeme emri belgesi hazırlanır. Hazırlanan bütün evraklar insan kaynakları birimi, muayene kabul komisyon görevlileri, kontrol teşkilatı, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. İmzalanan belgelerin bir nüshası imza karşılığı tutanakla muhasebe birimine teslim edilir. Döner Sermaye İşletme biriminde kalan nüsha dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

17 Yolluk ve Görevlendirme Evraklarının Hazırlanması İş Akışı Harcama Yetkilisi Gelen Eğitim veya Görevlendirme Harcama Yetkilisinden İzin Onay Alımı Yazılar elektronik ortamda Döner Sermaye İşletme Birimine ulaşır. Alınan istem yazıları birimin harcama yetkilisine sevkedilir. Onay (İzin) alındıktan sonra evrak hazırlanmasına geçilir. Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi İlgili Yere Göreve Gidileceği ve İzinli Sayılmasına Dair Bilgi Yazısı Yazılması Harcama Talimatı Hazırlanması ve İmzaya Sunulması DMİS Programında Muhasebe İşlem Fişi Hazırlanması ve İmzaya Sunulması Avans Evraklarının Muhasebe Servisine Teslim Edilmesi Harcama Yetkilisinden ilgili onay ve izin alındıktan sonra eğitim verilecek olan ilgili tarih aralığı için, eğitime gidecek olan kişiler nerede görevli ise o birime tarih aralığı için eğitime gideceği ve o tarih aralığında izinli sayılması gerektiği bildirilir. Harcama Yetkilisinden izin alındıktan sonra eğitim zamanı yapılacak olan harcamalarda kullanılmak üzere gidecek kişilere avans verilmesi için harcama talimatı düzenlenir. Belge, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. DMIS programında veri giriş yetkisine sahip olan birim evrak sorumlusu tarafından muhasebe işlem fişi hazırlanır. Hazırlanan evrak gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Avans evrakları iki nüsha halinde hazırlanır. Bir nüsha işletme biriminde kalır. Diğer nüsha ise tutanak hazırlanarak ekleriyle birlikte muhasebe servisine teslim edilir. Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Eğitim Sonrası Avans Kapama İşlemlerine Başlama Yolluk Bildirimi Evrağı Hazırlama ve İmzaya Sunulması DMIS Programında Ödeme Emri Belgesi Düzenleme ve İmzaya Sunulması Eğitimden dönen kişilerden fatura vb. evraklar teslim alınır. Eğitime giden kişiler için yolluk bildirimi hazırlanır. Bildirimde eğitim sırasında yapılan harcamalara dair beyanlar yer alır. Daha sonra hazırlanan belgeler imzaya sunulur. Eğitim için önceden verilen avansı kapamak için yolluk bildirim evrağı baz alınarak veri giriş yetkisine sahip olan birim evrak sorumlusu tarafından ödeme emri belgesi düzenlenir.

18 Hazırlanan belge gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Evrakların Muhasebe Birimine Teslimi Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Birim evrak sorumlusu tarafından hazırlanan ve ilgili kişiler tarafından imzalanan evrak ekleriyle birlikte tutanak hazırlanarak imza karşılığı teslim edilir. Döner Sermaye İşletme biriminde kalan nüsha dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

19 Birimlerin Alacaklarının Kontrolü İş Akışı Gelir Kontrolü Yetkilisi Gelir Kontrolü Yetkilisi Alacak Doğduğu Anda Tespitinin Yapılması İlgili Hesapların Dökümünün Alınması Birim tarafından kesilen faturalar sisteme yüklenip muhasebe servisi onay verince alacak doğmuş sayılır. Onay verilip sisteme yüklenince alacak takibi başlar. Alacaklarla ilgili (127,128 ) hesaplarının DMIS programı üzerinden dökümü alınır. Gelir Kontrolü Yetkilisi Birimin Muhasebe Yetkilisi Gelir Kontrolü Yetkilisi İlgili Birimin Muhasebe Yetkilisi ile İrtibat Kurulması Birimin Uyarılması Alacağın tespiti sonrası tahsilat zamanı uzun sürmüşse birimin muhasebe yetkilisi ile irtibata geçilir. Muhasebe Yetkilisi ile irtibat kurulmasına rağmen alacak hala tahsil edilmemiş ise yetkili uyarılır. Gelir Kontrolü Yetkilisi Sürecin Sonu Hesabın tekrar dökümü alınır. Alacak tahsil edildikten sonra süreç sona erer.

20 Açık İhale Usulüne Göre Personele Dayalı Hizmet İhalesi Yapımı İş Akışı İhtiyacın Ortaya Çıkması Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve bağlı birimlerde personel ihtiyacının ortaya çıkması ile süreç başlar. İhtiyaç Miktarının Tespit Edilmesi İhtiyacın doğduğu birimlerde birim evrak sorumluları tarafından hangi birimde ne kadar ihtiyaç olduğu tespit edilir. Rektör Personel İstihdam Edecek Birimlerin Harcama Yetkilileri Rektörden Olur Alınması Teknik Şartname Hazırlanması ve İmzaya Sunulması Miktar tespit edildikten sonra kurumun en üst harcama yetkilisi olan rektörden olur alınır. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü birim evrak sorumluları tarafından ihalenin teknik şartnamesi hazırlanır ve imzaya sunulur. Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri İhalenin Unsurları ile ilgili Yaklaşık Maliyet Hesabının Yapılması ve İmzaya Sunulması İhale ile ilgili bütün unsurların yaklaşık maliyeti tek tek yaklaşık maliyeti hesaplanır ve imzaya sunulur. İhale Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi İhale İçin Onay Alınması ve İmzaya Sunulması İlan için Kamu İhale Kurumuna Avans Çıkılması Verilerin EKAP Platformuna yüklenmesi ve İhale Kayıt Numarası Alınması Yaklaşık maliyet cetveli hazırlanan ihale için ihale yetkilisinden onay alınır. İhalenin ilanı için DMIS programından muhasebe işlem fişi kesip muhasebe servisine verilerek avans çıkılır. İşletme biriminin birim evrak sorumluları tarafından hazırlanan veriler EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) a yüklenir ve İhale kayıt numarası alınır. İhale Yetkilisi İhale Komisyonunun Oluşturulması ve Komisyon için İhale Yetkilisinden Olur Alınması Veriler yüklendikten sonra ihale komisyonu oluşturulur ve komisyon için ihale yetkilisinden olur (onay) alınır. Komisyon Üyelerine İhale Tarih ve Saati Konusunda Bilgilendirme Yazısı Yazılması Komisyon Üyelerine ihale tarih ve saati için bilgilendirme yazısı yazılır. Yüklenen verilerde değişiklik varsa zeyilname düzenleme ve firmalara bildirme EKAP a yüklenen verilerde ihale tarihine kadar değişiklik olması durumunda zeyilname düzenlenerek firmalara bilgi verilir.

21 Valiliğe İhale İle İlgili Bilgilendirme Yazısı Yazılması Yapılacak olan ihale için Konya Valiliği ne bilgilendirme yazısı yazılır. İhale Komisyonu İhalenin Gerçekleştirilmesi Belirlenen tarih ve saatte ihale kanuna uygun bir şekilde gerçekleştirilir. İhale Komisyonu İhale Yetkilisi İhaleyi Kazanan Firma İhale Komisyon Kararının İmzaya Sunulması Firmalara Bildirilmesi Sözleşme İmzalanması Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu İhale gerçekleştikten sonra komisyonun verdiği karar imzaya sunulur. Daha sonra komisyon kararı ilgili firmalara bildirilir. İhaleyi kazanan firma ile sözleşme imzalanır. Sözleşme imzalandıktan sonra sözleşmenin asıl sureti Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünde arşivlenir, ve süreç sonlanır.

22 Açık İhale Usulüne Göre Personele Dayalı Hizmet İhalesi Yapımı İş Akışı İlgili Ayın Hesaplarının Kapanması ve KESİN MİZAN Alınması Vergileri hesaplanacak ayın bütün hesapları kapanır ve kesin mizan alınır. Bütün Birimler için Ayrı Ayrı YARDIMCI MİZANLARIN Alınması Mizan kesinleştikten sonra bütün birimler için ayrı ayrı yardımcı mizanlar alınır. Birimler için Tek Tek Tevkifat Dökümlerinin Çıkarılması DMIS Programı kullanılarak ilgili ay için bütün birimlerin tek tek tevkifat dökümleri çıkarılır. Birimlerin Tek Tek 191 ve 391 KDV Dökümlerinin Çıkarılması DMIS Programı kullanılarak ilgili ay için bütün birimlerin tek tek 191 (1,8,18) ve 391 (1,8,18) hesaplarının dökümü çıkarılır. Birimler için Tek Tek Tevkifat Kesen Firmaların Tespiti Tevkifat dökümleri göz önüne alınarak ilgili birim için hangi firmaların tevkifat kestiği tespit edilir. Alınan Dökümlerle KESİN MİZAN 360 hesabının tutturulması Beyanname Hazırlanması Bütün birimler için alınan dökümler ile KESİN MİZANda yer alan 360 hesabının tutturulması gerekir. Hazırlanan vergi dökümleri göz önüne alınarak beyanname hazırlanır. Hazırlanan Bütün Verilerin Beyanname Düzenleme Programı (BDP) ile sisteme yüklenmesi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Web Sayfasından Giriş Yapılarak Verilerin Tahakkuk Ettirilmesi Alınan dökümler ile KESİN MİZANDA yer alan 360 hesap bakiyesi tutturulduktan sonra veriler beyanname düzenleme programı ile sisteme yüklenir. Veriler sisteme yüklendikten sonra gelir idaresi başkanlığının web sitesinden giriş yapılarak tahakkuk işlemi gerçekleştirilir ve tahakkuk fişlerinin çıktısı alınır. Tahakkuk Fişlerinin Çıktı Alımı ve Muhasebe Birimi ve Bankaya Gönderilmesi Çıktısı alınan tahakkuk fişlerinin bir nüshası bankaya diğer nüshası ise ödenmesi amacıyla Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir.

23 Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Döner Sermaye İşletme biriminde kalan nüsha dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

24 Mali Akademik Takvim Hazırlama İş Akışı Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü Yıl Sonu Hesaplarının Kapanması, Mizan ve Yardımcı Mizanların Alınması Bilgi Formunun (Form 1) Hazırlanması Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü tarafından bütün birimlerin hesapları yıl sonu kapatılır. Birim Evrak Sorumluları tarafından mizan ve yardımcı mizanlar alınır. tarafından bilgi formu 1 (form 1) hazırlanır. Evrak iki nüsha olarak hazırlanır. Harcama Yetkilisi Strateji Daire Başkanlığı Bilgi Formunun (Form 2) Hazırlanması A Cetvelinin (Form 3) Hazırlanması B Cetvelinin (Form 4) Hazırlanması Hazırlanan Formların İmzaya Sunulması Hazırlanan Formların Strateji Daire Başkanlığına Gönderilmesi Birim evrak sorumluları tarafından bilgi formu 2 (form 2) hazırlanır. Evrak iki nüsha olarak hazırlanır. tarafından akademik takvimin A cetveli (form 3) hazırlanır. Evrak iki nüsha olarak hazırlanır. tarafından akademik takvimin B cetveli (form 4) hazırlanır. Evrak iki nüsha olarak hazırlanır. tarafından imzalanan formlar Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. İki nüsha olarak hazırlanan formların bir nüshası Strateji Daire Başkanlığına Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden gönderilir. Diğer nüsha ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu arşivlenir, ve süreç sonlanır.

25 Faaliyet Raporu Hazırlama İş Akışı Bağlı Birimlerin Birim Evrak Sorumluları İlgili Mali Yılın Sonu İtibariyle Bağlı Birimlerden Bilgi Alınması Toplanan Verilerin Rapor Haline Getirilmesi ve Birimlerin Faaliyetlerinin Belirlenmesi tarafından Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden bağlı olan bütün birimlere veri talebi yazısı yazılır. Tıp ve Diş Hekimliği fakültesinden 10 aylık gerçekleşen gerçekleşen gelir ve giderler ile yapılan sunum(ameliyat vs.) sayıları, yatak sayısı vb. istatistiki bilgiler istenir. Tıp ve Diş Hekimliği Fakülteleri dışındaki birimlerden ise sadece 10 aylık gerçekleşen gelir ve giderler istenir. tarafından toplanan veriler rapor haline getirilir. Birimlerin faaliyetleri belirlenir. Faaliyette Bulunan Birimler İçin Faaliyet Raporunun Hazırlanması Birim evrak sorumluları tarafından toplanan veriler ışığında Faaliyet Raporu hazırlanır. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Diğer nüsha ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

26 Personel Maaşı Hazırlama İş Akışı Bordro Programından Bordroların Alınması tarafından bordro programına giriş yapılarak ayrıntılı bordro ve diğer bordronun 2 şer adet çıktısı alınır. Bordro Programından Asgari Geçim İndirimine Ait Bordronun Alınması tarafından bordro programından asgari geçim indirimine ait bordro 2 nüsha olarak alınır. Personel İcmal Bordrosunun Hazırlanması Birim evrak sorumluları tarafından alınan bordrolar ışığında 2 nüsha personel icmal bordrosu hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Personel Bildiriminin Hazırlanması DMIS Programında Ödeme Emri Belgesinin Hazırlanması Hazırlanan Belgelerin İmzaya Sunulması Evrakların Muhasebe Birimine Teslim Edilmesi Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu tarafından 3 nüsha olarak personel bildirimi hazırlanır. İki nüshası muhasebe birimine teslim edilir. DMIS veri giriş yetkisine sahip personel tarafından DMIS programında 4 nüsha ödeme emri belgesi hazırlanır. tarafından hazırlanan belgeler gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. tarafından hazırlanan evrakların bir nüshası tutanak karşılığında muhasebe birimine teslim edilir. Diğer nüsha ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

27 Personel SGK Primi Hazırlama İş Akışı Bordro Programından Kesenek Bildirim Dosyasını İndirme ve Bildirim Yapma SGK Web Sitesinden Bildirim Yapma Bildirge Numarası Alma tarafından bordro programına giriş yapılarak kesenek dosyası bilgisayara indirilir. tarafından SGK Web Sitesine giriş yapılarak kesenek bildirim bölümünden bildirim yapılır. tarafından kesenek bildiriminden sonra sistem tarafından bildirge numarası verilir. Web Sitesinden Aylık Kesenek Bildirimi Dökümü Alma Birim evrak sorumluları tarafından 2 nüsha halinde Kesenek Bildirimi dökümü alınır. tarafından 2 Web Sitesinden Kesenek Detay Bilgileri Dökümü Alma nüsha olacak şekilde Kesenek Detay Bilgileri dökümü alınır. Alınan Belgeler Işığında SGK Döküm Listesi Hazırlama tarafından SGK Döküm Listesi hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi Hazırlanan Belgelerin İmzaya Sunulması Muhasebe Birimine EBYS Üzerinden Üst Yazı Yazılması Muhasebe Birimine Evrakların Teslim Edilmesi hazırlanan bütün belgeler gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. tarafından EBYS Üzerinden Muhasebe birimine üst yazı yazılır. tarafından hazırlanan evrakların bir nüshası yazılan üst yazıya eklenerek muhasebe birimine teslim edilir. Diğer nüsha ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu arşivlenir, ve süreç sonlanır.

28 Ek Ödeme Usul Esaslarının Belirlenmesi İş Akışı Bağlı Olan Birimlere Yönetim Kurulu Kararı İçin Yazı Gönderilmesi Yönetim Kurulu Kararlarının İşletme Birimine Gönderilmesi İşletme Müdürlüğüne bağlı olan birimlere ek ödeme dağıtılıp dağıtılmayacağı, dağıtılacaksa yönetim kurulu kararı almaları için yazı gönderir. Bağlı olan birimlerin Birim Evrak Sorumluları, birimlerinin yönetim kurulu kararlarını işletme birimi birim evrak sorumlularına gönderir. Bütün Bağlı Olan Birimlerin Kararlarının Toplanması Bütün bağlı olan birimlerin yönetim kurulu kararları bir arada toplanır. Bütün Kararların Personel Daire Başkanlığına Gönderilmesi Toplanan bütün evraklar birim evrak sorumluları tarafından üst yazı ile personel daire başkanlığına gönderilir. Personel Daire Başkanlığı Birim Evrak Sorumlusu Personel Daire Başkanlığının Gönderilen Yönetim Kurulu Kararlarını Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna Sunması Personel Daire Başkanlığı, gönderilen yönetim kurulu kararlarını Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna sunar. Yürütme Kurulu Birim Evrak Sorumlusu Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu Kararının İşletme Müdürlüğüne Gönderilmesi Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu almış olduğu kararı Döner Sermaye İşletme Birimine ulaştırır. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne Gelen Yürütme Kurulu Kararının Bağlı Olan Birimlere Bildirilmesi İşletme birimine gelen kararlar birimlere tek tek bildirilir. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu Kararının Bir Nüshası Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

29 Görevlendirme ve Komisyon Üyelerinin Belirlenmesi İş Akışı Birimlere Görevlendirme ve Komisyon Üyelerinin Belirlenmesi Konusunda Ekinde Örnek Form Olan Bir Üst Yazı Gönderilmesi tarafından bağlı olan birimlere Görevlendirme ve Komisyon Üyelerinin belirlenmesi konusunda ekinde örnek bir form olan üst yazı yazılarak üyelerin belirlenmesi istenir. Bağlı Birimlerin Birim Evrak Sorumluları Birimlerin Formu Hazırlayarak İmzalı Şekilde İşletme Birimine Göndermesi Bağlı olan birimlerin birim evrak sorumluları formu hazırlayarak imzalı şekilde işletme birimine gönderir. Bütün Birimlerin Listelerinin Toplanması tarafından gönderilen bütün listeler bir arada toplanır. Birimlerin Listelerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Birim evrak sorumluları tarafından toplanan bütün listeler bir üst yazı yazılarak muhasebe birimine bildirilir. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Bir nüshası ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

30 Yetkilendirme Üyelerinin Belirlenmesi İş Akışı Birimlere Yetkili Kişilerin (Yetkilendirme) Belirlenmesi Konusunda Ekinde Örnek Form Olan Bir Üst Yazı Gönderilmesi tarafından bağlı olan birimlere yetkili kişilerin belirlenmesi konusunda ekinde örnek bir form olan üst yazı yazılarak üyelerin belirlenmesi istenir. Bağlı Birimlerin Birim Evrak Sorumluları Birimlerin Formu Hazırlayarak İmzalı Şekilde İşletme Birimine Göndermesi Bağlı olan birimlerin birim evrak sorumluları formu hazırlayarak imzalı şekilde işletme birimine gönderir. Bütün Birimlerin Listelerinin Toplanması tarafından gönderilen bütün listeler bir arada toplanır. Birimlerin Listelerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Birim evrak sorumluları tarafından toplanan bütün listeler bir üst yazı yazılarak muhasebe birimine bildirilir. Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu Bir nüshası ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak arşivlenir, ve süreç sonlanır.

31 Harcama Yetkililerinin Belirlenmesi İş Akışı Bağlı Birimlerin Harcama Yetkilileri Listesinin Yapılması tarafından işletme birimine bağlı olan birimlerin harcama yetkililerinin listesi yapılır. Rektörlüğe Üst Yazı Yazılması tarafından Rektörlüğe konu ile ilgili üst yazı yazılır. Harcama Yetkilisi Üst Yazı ve Listenin İşletme Müdürü Tarafından İmzalanması tarafından hazırlanan üst yazı ve Harcama Yetkilisi Listesi İşletme Müdürü tarafından imzaanır. Rektör Gönderilen Liste ve Üst Yazının Rektör Tarafından Onaylanması tarafından hazırlanan üst yazı ve Harcama Yetkilisi Listesi Rektör tarafından onaylanır. Onaylanan Evrağın Muhasebe Birimine Bildirilmesi tarafından 2 nüsha olacak hazırlanan ve Rektör tarafından onaylanan evrakların bir nüshası muhasebe birimine bir üst yazı ile teslim edilir. Diğer nüsha ise Döner Sermaye İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu arşivlenir, ve süreç sonlanır.