YENİ KAYIT. Danışman kayıt haftası süresince öğrenciler tarafından danışmanına gönderilen derslerin onaylanması

Transkript

1 YENİ KAYIT Öğrenci İşleri Danışman Yüksekokulumuzu kazanarak bizzat kayda gelen öğrencilerin gerekli evrakların kontrolü yapılarak sistem üzerinden ilk kayıt işleminin gerçekleştirilmesi Danışman kayıt haftası süresince öğrenciler tarafından danışmanına gönderilen derslerin onaylanması 1.sınıf öğrencilerinin seçmeli derslerinin sistemden üzerlerine atanması Ekle-sil haftasında kayıtlarında sorun yaşanan derslerin kayıtlarının düzenlenerek ders kayıtlandırmasının yapılması

2 İŞ SÜREÇLERİ YENİ KAYIT-ÖSYS SÜRECİ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yeni Kayıt-ÖSYS Süreci Yüksekokul Sekreteri, Müdür, Öğrenci İşleri Yüksekokul Müdürlüğü, Yüksekokul Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Öğrenci, Öğrenci İşleri D.Bşk.lığı, Öğrenci İşleri Süreci OSYM Sınavı Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıtlarının Yapılması, Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt Duyurusunun Yapılması İle Başlar, Öğrencinin Kaydının Yapılması İle Son Bulur. OSYM Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilere Kayıt Duyurusu Yapılır. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca Yerleştirilen Öğrencilerin Bilgileri OSYM Sisteminden Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemine Aktarılır. SÜREÇ ADIMLARI Öğrencilerin Kayıt İçin Hangi Gün Gelecekleri (Kayıt Günleri) Duyurulur. Belirtilen Günde Aday Bizzat Kendisi Kayıt Bürosuna Gelir. Öğrencilerin Ön Kayıt Formlarını İnternet Üzerinden Doldurulması Sağlanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Öğrenci, Göstergesi Ön Kayıt Formunu ve kayıt İçin İstenen Diğer Belgeleri Kayıt Bürosunda Görevliye Teslim Eder. Kayıt Olan Öğrenci Sayısı Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kayıt Süreci. Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Kimliği ve Öğrenci Belgesi Verilir.

3 Öğrenci Yeni Kayıt-ÖSYS Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ YENİ KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT *OSYS Sınav Sonuçlarına Göre yerleştirilen Öğrencilere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca Kayıt Duyurusu Yapılır. *Öğrencilerin Kayıt İçin Hangi Gün Gelecekleri (Kayıt Günleri) Duyurulur.. *Sınav Sonuçlarına Göre Yerleşen Öğrencilerin Bilgileri Öğrenci İşleri D.Bşk.lığınca OSYM den ÖBS ne Aktarılır. *Öğrenci Belirlenen Günde Kayıt İçin Kayıt Bürosuna Gelir. Hayır (Kayıt yapılmaz) Görevli Personel Tarafından Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Öğrenci Kimlik Belgesi ve Öğrenci Belgesi Verilir.

4 KAYIT YENİLEME SÜRECİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ÖĞRENCİ DANIŞMAN Ö ğ r e n c i d a n ı ş m a nl a r ı k o n t r o l e d i l e r e k d a n ı ş m a n ı b u l u n m a y a n ö ğ r e n c i l e r e d a n ı ş m a n a t a n ı r Öğrenci katkı payını ilgili bankaya öder Web üzerinde öğrenci bilgi sisteminde derslerini seçerek ön kayıt işlemini yapar Öğrencinin yaptığı önkayıt yenileme işlemini web üzerinden kontrol eder. Önkayıt işlemini onaylar/ düzeltir. Ekle-sil haftası içerisinde her öğrenci ders kaydında ders ekleme/çıkarma işlemi yapmış olsun ya da olmasın, kayıt çıktısını danışman hocasına ıslak imza ile onaylatır ve kayıt yenileme işlemi tamamlanır.

5 İŞ SÜREÇLERİ DANIŞMANLARIN BELİRLENMESİ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Danışmanların Belirlenmesi İşlemleri Akış Süreci Bölüm Başkanı, Bölüm Başkanı, Yönetim Kurulu, İlgili Öğretim Elemanları, Öğrenci, Eğitim-Öğretim Süreci Öğrencilerin Problemlerinin Kolay Bir Şekilde Çözümlenmesini Sağlamak, Yeni Kayıt Olan Öğrencilere Danışmanların Atanması İle Başlar, Danışmanların Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenmesi İle Sona Erer. Her Eğitim Öğretim Y ılı Başında Yeni Kayıt Olan Öğrencilere ya da Önceki Yıllarda Belirlenen Danışmanlıklarda Bir Değişiklik Var İse Bölüm Başkanlığınca Danışmanlıklar Belirlenir. SÜREÇ ADIMLARI Danışman Öğretim Elemanları Bölüm Başkanlığınca Yönetim Kurulunun Onayına sunulur. Yönetim Kurulunca Danışmanların Uygun Görülmesi Halinde Öğrenci İşleri Bilgi Sistemine İşlenir. Danışmanlıkları İlgili Öğretim Elemanlarına Tebliğ Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Öğrencilere Öğrenci Bilgi Sisteminde Danışmanları Atanır. Performans Göstergesi Danışmanlar Öğrencilerin Sorunlarını Çözmede Danışman Atanan Öğrenci Sayısı, Öğrencilere Yardımcı Olur, Yol Gösterir..

6 Danışman Öğretim Elemanlarının Belirlenmesi İşlemleri Akış Şeması DANIŞMAN ÖĞRETİM ELEMANI BELİRLEME SÜRECİNİ BAŞLAT Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir. Yeni Danışmanlar Öğrenci İşlerince Öğrenci Bilgi Sisteminde Öğrencilere Atanır Öğretim Elemanları Danışmanı Olduğu Öğrencilerin Sorunlarını Çözmede Yardımcı Olur, Onlara Yol Gösterir.

7 İŞ SÜREÇLERİ DERS MUAFİYET İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Ders Muafiyet İşlemleri Akış Süreci Bölüm Başkanı, İntibak Komisyonu Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Yüksekokul Müdürü, İlgili Öğretim Elemanları, İntibak Komisyonu, Öğrenci, Eğitim-Öğretim Süreci Öğrencilerin Daha önce Okuduğu Yükseköğretim Programında aldığı ve Geçtiği Derslerin Muaf Tutulmasını Sağlamak, Öğrencinin Bölüm Sekreterliğine Dilekçe vermesi İle Başlar, Muaf Tutulan Notların Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenmesi İle Sona Erer. Öğrenci daha Önce Okuduğu Yükseköğretim Kurumunda aldığı ve başarılı Olduğu Derslerin Transkriptini ve Ders İçeriklerini Bölüm Sekreterliğine verir. Bölüm Sekreterliği Öğrencinin Geçtiği İçerik ve kredi Bakımından Uygun Olan Derslerin Muaf Tutulabilmesi İçin Dersi Veren Öğretim Elemanının Görüşünü Alır. SÜREÇ ADIMLARI İlgili Öğretim Elemanı Uygun Görürse Bölüm İntibak Komisyonu Muaf Tutulacak Dersler İle İlgili Karar Alır. Bölüm Başkanlığı Alınan İntibak Komisyonu Kararını Yönetim kuruluna Sunar. Yönetim Kurulu Uygun Görürse Onaylanır. Karar Öğrenciye tebliğ Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Kararın Bir Sureti Öğrenci İşlerine verilir. Performans Göstergesi Öğrenci İşleri Muaf Tutulan Dersleri Öğrenci Bilgi Sistemine Muafiyet Dilekçesi İşlenir. Veren Öğrenci Sayısı, Öğrenciye İsterse Muaf Derslerin Kredisi Kadar Üst yarıyıldan Ders Alması Sağlanır.

8 Öğrenci Belgesi İşlemleri Akis Seması ÖĞRENCİ BELGESİ VERME SÜRECİNİ BAŞLAT Belge İlgili Öğrenciye Verilir.

9 İŞ SÜREÇLERİ ÖĞRENCİ BELGESİ ve TRANSKRİPT VERME İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Öğrenci Belgesi ve Transkript Verme İşlemleri Akış Süreci Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri, Öğrenci İşleri, Öğrenci, Eğitim-Öğretim Süreci Öğrenciler En kısa Sürede Öğrenci belgesi ve Transkript Vermek, Öğrencilerin Öğrenci İşlerine Başvurması ile başlar, Yüksekokul Sekreterince İmzalanıp Mühürlenmesi İle Son Bulur. Öğrenci, Öğrenci Belgesi/Transkript Almak İçin Öğrenci İşlerine Şahsen/Vekaleten Sözlü Başvuruda Bulunur. SÜREÇ ADIMLARI Öğrenci İşleri Çalışanları Gelen Talep Doğrultusunda Öğrenci Belgesi/Transkript Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Çıkartır. Kontrolünü yapar ve Paraflar, Yüksekokul Sekreterine İmzaya Sunar. Yüksekokul Sekreteri İmzaladıktan Sonra Öğrenci Belgesi/Transkript Sekreterlikçe Mühürlenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Belge Öğrenciye verilir. Performans Göstergesi Öğrenci Belgesi Verilen Öğrenci Sayısı, Öğrenci Belgesi Verilme Hızı,

10 Transkript İslemleri Akıs Seması TRANSKRİPT VERME SÜRECİNİ BAŞLAT Transkript İlgili Öğrenciye Verilir.

11 Öğrenci Staj Süreci Akış Şeması STAJ İŞLEMLERİNİ BAŞLAT Staj İçin Uygun İşyeri Bul Staj Başvuru Formunda gerekli yerleri doldur,fotoğraf yapıştır Başvuru formu ile stajını yapmak istediğin kurum/şirkete başvur Staj başvurun kabul edildi mi? evet Öğrenci işlerine evraklarını teslim et Staj yerin ve tarihlerin staj komisyonunca uygun görüldü mü? Kimlik fotokopisini ayniyat birimine ver ve sigorta girişini yaptır.bu İŞLEMLER STAJA BAŞLAMADAN ÖNCE İDARENİN BELİRLEYECEĞİ TARİHE DEK TAMAMLANMALIDIR. Staj Evraklarını, Gizli Sicil Raporunu ve Staj Dosyanı Bölüm Sekreterliğinden Al

12 Staj Başlama Tarihinde Evraklarınla Birlikte Staj Yapacağın Birime Git ve Staja Başla Staj Döneminde yaptığın Çalışmaları Staj Defterine Yaz ve Evrakların Birer Örneğini Al Staj Sonunda Staj Defterini ve Gizli Sicil Formunu Birim Yetkilisine Onaylat Staj Komisyonunca İlan Edilen Tarihlerde Staj Defterini ve Evraklarını Staj Komisyonuna Teslim Et (Staj Bitiminden İtibaren En Geç 15 Gün) Gizli sicil zarfını hayır Staj komisyonuna teslim Ettin mi? Firma posta ile gönderecek Evet STAJ KOMİSYONUNCA STAJ DEFTERİ VE EVRAKLARIN KONTROLÜ STAJ GEÇERSİZ SAYILDI RED STAJ SONUCU EKSİK STAJ BAŞARILI EKSİKLERİ VERİLEN SÜREDE TAMAMLA

13 İŞ SÜREÇLERİ TEK DERS SINAVI İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Tek Ders Sınavı Süreci Bölüm Başkanları, Bölüm Başkanları, Dersi Veren Öğretim Elemanı, Öğrenci, Öğrenci İşleri, Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Süreci Öğrencilerin Mezun Olabilmeleri İçin Başarısız Bir Derslerinin Kalması Halinde Başarısız Dersi İçin Tek Ders Sınav Hakkı Vererek Mezun Olmalarını Sağlamak, Öğrencinin Tek Ders Sınavına Girmek İçin Dilekçe vermesi İle Başlar, Tek Ders Sınav Sonuçlarının Öğrenci Bilgi Sistemine Girilmesi İle Sona Erer. Mezun Olmak İçin Bir Dersi Kalan Öğrenci Tek Ders Sınavına Girmek İçin Bölüm Sekreterliğine Dilekçe İle Başvurur. Bölüm Başkanı Gelen Dilekçeleri ve Öğrencilerin Transkriptlerini İnceler. SÜREÇ ADIMLARI Durumları Uygun Olan Öğrencilerin Dilekçelerini Yönetim kuruluna Sunar. Tek Ders Sınavına Girecek Öğrencilerin Dilekçeleri Yönetim kurulunca Uygun Bulunursa Öğrenciler Tek ders Sınavına Girerler. İlgili Öğretim elemanınca tek ders Sınavı Yapılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Not Onay Formları ve Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına Performans Göstergesi teslim Edilir. Tek Ders Öğrenci Sınavına İşlerince Giren Öğrenci Notlar Bilgi Sayısı, Sistemine İşlenir.

14 Tek Ders Sınav Süreci Akış Şeması TEK DERS SINAV SÜRECİNİ BAŞLAT Tek dersten başarısız olan öğrenciler tek ders sınavına girmek için dilekçelerini öğrenci işleri-yazı işlerine verirler. Bölüm Başkanı dilekçeleri inceler ve Yönetim Kuruluna Sunar GNO>2 Mİ HAYIR Tek Ders Sınavına Giremez EVET STAJINI YAPTI MI? HAYIR Tek Ders Sınavına Giremez TEK DERSİ Mİ VAR? EVET HAYIR Tek Ders Sınavına Giremez EVET Bölüm Başkanlığınca İlan Edilen Gün Ve Yerde İlgili Öğretim Elemanınca Tek Ders Sınavı Yapılır. Onay Formları ve Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir.

15 EVRAK AKIŞ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI Evrak Akış Süreci. SÜREÇ NO.. Tarih SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Yazı İşleri, İlgili Birimler/Kişiler, Posta Görevlisi, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Gelen Giden Yazıların Düzgün Bir Şekilde Alkışını Sağlamak Yazılan Yazıları Rektörlük Yazı İşlerinden/Diğer Birimlerden Müdürlüğe Gelmesi/Gitmesi İle Başlar, Gelen Yazı İlgili Birime/Kişiye Ulaşması ya da Cevap Yazılması İle Son Bulur. SÜREÇ ADIMLARI Gelen yazılar Yazı İşlerince evrak kayıt sistemi üzerinden kayda alınır. Kayda Alınan Evraklar Mapaya Konularak Yüksekokul Sekreterine sunulur. Yüksekokul Sekreteri gördüğüne dair evrak kayıt kaşesinin altına imzasını atar ve daha sonra Yüksekokul Müdürüne sunulur. Müdür yazıları gördükten sonra dağıtımını yapar ve gereği ile ilgili evrak üzerine not düşer. Yazılar tekrar evrak kayıt bürosuna gelir. İlgililere/İlgili birimlere dağıtımları yapılır. Cevap yazılacaksa cevap yazılır. evraklar bilgi amaçlı geldi ise dosyasına kaldırılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Gelen Giden Evrak Sayısı.

16 Dış kaynaklı evraklar Görevli personel tarafından alınır. İç kaynaklı evraklar GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Yazının ekleri tamam mı? Evet İlgili personel tarafından evrak kayıt sistemine işlenir. Yüksekokul Sekreterine sunulur Hayır Yüksekokul Müdürüne sunulur.müdür arafından görevlendirme yapılır. Yazının ekleri tamam deyilse ilgili birim aranarak eklerin tamamlanması istenir Evet Cevap yazılacak mı? Hayır Cevap yazılacaksa giden evrak süreci başlar. Cevap yazılmayacaksa varsa gerekl dağıtımlar yapılıp evrak dosyalanır.

17 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Yüksekokul sekreterinin direktifi üzerine Yazı hazırlanır. Yüksekokul sekreterinin onayına sunulur. Yazım ya da anlatım hatası var mı? Evet Hayır Hayır İlgili personel tarafından Yüksekokul müdürüne sunulur. Onaylandı mı? Evet Tarih ve sayı verilir.ekleri kontrol edilir ve ilgili birime gönderilir. Bir nüshası dosyalanır.