Ordu Üniversitesi Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İş Akış Şemaları: % 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi

Transkript

1 % 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi DOSYA NO: Dönem sonu sınavlarının sona ermesi, notların otomasyon sistemine aktarılması Ö.İ.D.B. Otomasyon sisteminden verilerin kontrol Dekanlık Öğrenci i İşleri Tüm derslerden başarılı olanlara ait sıralamanın yapılarak çıktıların alınması Sıralamadaki öğrencilerin transkriptlerinin tek tek kontrol erdilmesi Sınıflardaki öğrenci sayılarının çıkarılması, her bir sınıf için kontenjanın belirlenmesi %10'a giren öğrencilere ait sıralama yapılması ve Yönetim kurulu için Dekanlığa havale Yeniden kontrol edilmek üzere Kontrol Listeler uygun mu? Fakülte Eksiklik giderildikten sonra Listelerin yönetim kurulunda karar altına alınması Fakülte Kararın yazılması, web sayfasında ilan, ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması

2 Askerlik Tecil Belgesi(Ek C) Hazırlanması DOSYA NO: Erkek Öğrencinin Askerlik Çağına Gelmesi, mezun olması, ilişiğinin kesilmesi Otomasyon proğramında öğrenci bilgilerinin kontrol EK C belgesinin düzenlenmesi Belgenin İncelenmesi, Fakülte Belgenin İmzalanması Fakülte Belgenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Belgenin 1. suretinin posta ile ilgili askerlik şubesine gönderilmesi Evrak Kayıt Memuru Belgenin 2. suretinin öğrencinin dosyasına konulması Hazırlayan

3 Burs Başvuru İşlemleri DOSYA NO: Burs Duyurusunun Yapılması Başvurular için belirli bir tarih aralığının verilmesi Bursa Başvurmak isteyen öğrencilerin Dekanlık öğrenci işlerinden başvuru formunu almaları Başvuru formunun doldurulması ve süresi içerisinde varsa istenen belgelerle birlikte Dekanlığa teslim Başvuru evraklarının Burs Komisyonuna verilmesi Komisyon tarafından belirlenen kriterler çerçevesinde öğrencilerin tesbit Burs Komisyonu Seçilen öğrencilerin komisyon raporu yazılarak liste halinde, komisyon tarafından Dekanlığa teslim Burs Komisyonu Burs kazanan öğrencilerin listesinin ilan ve kazanan öğrencilerin isimlerinin ilgili yerlere yazılması

4 Ders Ekleme-Silme Başvurusu DOSYA NO: Akademik takvimde ilan edilen sürenin gelmesi Dekanlık Ders kayıt formunda eklenecek-silinecek dersin belirlenmesi Ekle-Sil Formunun Danışman ile birlikte doldurulması İlgili Sınıf Danışmanı- Formun, Danışmana ve Bölüm Başkanına imzalatılması, Danışman,Bölüm Başkanı İmzalama süreci bittikten sonra formun, Dekanlık öğrenci İşlerine teslim Formda yazılı olan dersin/derslerin otomasyona işlenmesi Alınan çıktının öğrenciye verilmesi, bir çıktının öğrencinin dosyasına konulması, diğer çıktının ise danışmana gönderilmesi -İlgili Öğrenci Hazırlayan Onaylayan

5 Ders Kaydının yapılması DOSYA NO: Ders kayıt yenileme tarihlerinin başlaması Dekanlık Derslerin yeniden seçilmesi Otomasyon sisteminde derslerin seçilmesi Başvurusunu yeniden yapmalı Ders seçimi uygun mu? İlgili Sınıf Danışmanı Danışman tarafından, ders proğramı ve öğrencinin kaldığı dersler esas alınarak ders kaydının incelenmesi, uygun ise onaylanması İlgili Sınıf Danışmanı Çıktı alınarak, danışman ve öğrenci tarafından imza altına alınması İlgili Sınıf Danışmanı, İlgili öğrenci Çıktının biri danışmanda, ikincisinin öğrencide kalması, İlgili Sınıf Danışmanı, ilgili öğrenci 3. çıktının ise ders kayıt süresi bitiminde toplu olarak Dekanlığa gönderilmesi İlgili Sınıf Danışmanı

6 Ders Muafiyeti Başvurusu DOSYA NO: Süresi içerisinde başvurunun yapılması Dekanlık Başvurusunun red edildiği yazı ile bildirilmesi Başvurunun Bölüm.Başkanlığına yapılması, dilekçe ekinde transkript ve müfredat bulunması İlgili öğrenci Başvuru uygun mu? Başvurunun kayda alınması, incelenerek komisyona havale Bölüm Başkanı, Bölüm Muafiyet başvurusunun, üst yazı ile ilgili Bölüm Muafiyet Komisyonuna gönderilmesi Bölüm Komisyon tarafından başvuru evraklarının incelenmesi Bölüm Muafiyet Komisyonu Komisyon raporunun Bölüm Başkanlığına gönderilmesi Bölüm Muafiyet Komisyonu Muafiyet komisyonu raporunun üst yazı ile Dekanlığa gönderilmesi Bölüm, Komisyon Kararının incelenmesi ve yönetim kurulunca görüşülmesi, karar altına alınması Öğrenci İşleri Kararın ilgiliere gönderilmesi Öğrenci İşleri

7 Diploma Bilgileri Formunun Hazırlanması DOSYA NO: Rektörlük Makamından ilgili yazının gelmesi, Öğretim yılı sonu itibarı ile mezun öğrencilerin tesbit, Rektörlük Ö.İ.D.B., Mezun olan ve çıkış belgesi alan öğrencilere ait mezuniyet müracaat formlarının incelenmesi Öğrenci kimlik fotokopileri ve ilgili formlar esas alınarak, bölüm bölüm diploma bilgileri formunun yazılması Formun Mezuniyet tarihi esas alınarak sıralanması Diploma bilgileri formuna mezuniyet müracaatında bulunmayan ancak dönem sonu itibarı ile mezun öğrencinin de bilgilerinin girilmesi Diploma bilgileri formunun yazılımı bittikten sonra kontrol, Fakülte Formların İlgili kısımlarının imzalatılması, Fakülte Formların ekleri ile birlikte üst yazı ile kayda girdikten sonra diplomalarının hazırlanması amacıyla Rektörlük Ö.İ.D.B. gönderilmesi, Fakülte, Evrak Kayıt Memuru Formların bir suretinin dosyasına konulması

8 Haftalık Ders Proğramlarının hazırlanması DOSYA NO: İilev Ders görevlendirilme işleminin tamamlanması, Dekanlık Personel İşleri Proğramı hazırlamakla öğretim elemanı görevlendirilmesi Her Bölüm için lisans proğramı ve lisans proğramındaki dersleri verecek öğretiğm elemanı listesi hazırlanması Listelerin ve proğram şablonunun, ders proğramını hazırlamakla görevli öğretim elemanına verilmesi İlgili öğretim elemanı tarafından ders proğramının hazırlanması İlgili Öğretim Elemanı Taslak proğramın Dekanlığa teslim İlgili Öğretim Elemanı Proğramın Dekanlıkça incelenmesi, dersliklerin belirlenmesi İlgili Dekan Yardımcısı, Dekanlık Öğrenci İşleri Proğramın Dekan onayına sunulması, imzadan sonra ilgili birimlere yazılması, web sayfasında ilan

9 İlişik kesme başvurusu DOSYA NO: İlişik kesme belgesinin Dekanlık öğrenci işleri bürosundan alınması İlişik kesme belgesinin ilgili birimlere imzalatılması İlgili öğrenci Belgenin imza işlemi sona erdikten sonra Öğrenci İşleri Bürosuna teslim İlgili öğrencinin talebinin ve belgenin incelenmesi Belgeyi tamamlatılması gerektiği bildirilir Başvurusu uygun mu Kayıt silme başvurusu kabul Öğrenci Dosyasındaki belgelerin asıllarının kendisine imza karşılığı verilmesi - Kayıt Silme durumunun otomasyon proğramna işlenmesi İlgili Bölüme ve Rektörlük öğrenci İşlerine yazılması

10 Kayıt Dondurma Başvurusu DOSYA NO: Süresi İçerisinde Başvurunun Yapılması(Ders Kayıt yenileme süresi öncesinde) Başvurunun Mazerete ilişkin belge ile Dekanlığa yapılması Başvuru dilekçesinin kayda Alınması Evrak Kayıt Memuru Başvuru dilekçesinin Öğrenci İşlerine havale Edilmesi Fakülte Başvurunun İncelenmesi, Fakülte Talebinin eksik belge ile uygun olmadığının ilgili öğrenciye yazılması Başvurusu uygun mu?, Fakülte Başvuru dilekçesinin Yönetim Kurulunda karar altına alınması Fakülte Kararın ilgili öğrenciye, bölüme ve Rektörlüğe yazılması Kararın askerlik şubesine, KYK ya bildirilmesi, otomasyon sistemine işlenmesi

11 Mazeret Sınavı Başvuruları DOSYA NO: Mazerete ilişkin belge ile başvurunun yapılması Mazeret Sınavı isteğinin kayıt altına alınması Evrak Kayıt Memuru Başvurunun İncelenmesi Mazeret Sınavı İsteğinin ret Başvurusu ve belgeleri uygun mu?, Fakülte Mazaret Sınavı isteği uygun olanlara ait liste ve sınav proğramı hazırlanması, Öğrencilere ait evrakların ve taslak mazeret sınav proğramının.yönetim kurulunda görüşülmesi Fakülte, Y.Kurulu Yönetim kurulu kararının yazılması Fakülte Kararın ve mazeret sınavı proğramının, başvurusu red edilen öğrencilerin isimlerinin ilan, Bölümlere yazılması

12 Mazeretli Ders Kaydı Yaptırma Başvurusu DOSYA NO: Mazereti nedeniyle Süresi İçerisinde Ders kaydını yaptıramaması Başvurunun mazeret belgesi ile birlikte Dekanlığa yapılması Başvurunun kayda alınması, Dekanlıkça incelendikten sonra Öğrenci İşlerine havale Evrak Kayıt Memuru,Fakülte Belgenin uygun olmaması halinde red yazısının yazılması Başvurunun incelenmesi Başvurunun Yönetim Kurulunda karar altına alınması Fakülte Kararın ilgili öğrenciye yazılması Kararın Rektörlük Makamına yazılması, ilgili öğrencinin öğrenim harcını yatırması, ders kaydının yapılması, İlgili Sınıf Danışmanı

13 Mezuniyet Belgesi Başvuru İşlemleri(Kayıp Nedeniyle) DOSYA NO: Mezuniyet belgesinin yenisini almak için kaybettiğini belgelemek şartı ile Dekanlığa Dilekçe ile başvuru yapılması Başvuru Sahibi Dilekçenin ve ekindeki yerel gazetede yayımlanmış kayıp ilan küpürü ile birlikte kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin Öğrenci İşlerine havale Fakülte, Dekan Dilekçenin ve ekindeki belgenin incelenmesi, Fakülte Başvurusunun eksik olduğunun ilgiliye yazılması Başvurusu Uygun mu? Mezun öğrenciye ait mezuniyet belgesinin dosyasında kalan 2. suretinin 2 adet fotokopisinin çekilmesi Belgelerin arkasına belgenin kayıptan dolayı düzenlendiğine dair ibare düşülmesi Belgenin imzaya sunulması, Fakülte Belgenin imzadan sonra kayda alınması, mühürlenerek, başvuru sahibine imza karşılığı verilmesi, Fakülte 2. suretinin mezunun dosyasına konulması

14 Mezuniyet Belgesi Müracaatı DOSYA NO: Mezuniyete hak kazanma, dönem sonu notlarının otomasyonda aktarılması Dekanlık Mezuniyet belgesi için ilişik kesme belgesinin Dekanlık öğrenci İşlerinden alınması İlgili mezun öğrenci İlişik kesme belgesinin ilgili yerlerinin imzalatılması İlgili mezun öğrenci İlişik kesme belgesi ile birlikte müracaat formu, kimlik fotokopisi, öğrenci kimliği ve fotoğrafın, Dekanlık öğrenci işleri bürosuna teslim İlgili mezun öğrenci Öğrenciye ait başvuru evraklarının incelenmesi, Kendisine yazı ile bildirilmesi Mezuniyeti uygun mu? Mezunuiyetin otamasyona işlenmesi, bilgilerinin girilmesi Mezuniyet belgesinin düzenlenmesi ve Dekan tarafından imzalanması, transkriptin Fakülte sekreterince imzalanması -Fakülte - Dekan Mezuniyet Belgesinin suretinin dosyasına konulması, diğer belgelerin diploma bilgileri formunun hazırlanması amacıyla ayrı dosyada toplanması imzalanan belgenin üst nüshasının mühürlenerek imza karşılığında ilgiliye teslim

15 Mezuniyet İki Ders Müracaatı DOSYA NO: Dönem Sonu itibarı ile Mezuniyet için iki dersin bulunması İki Ders Dilekçesinin Dekanlığa Akademik takvimde belirlenen süreler içerisinde verilmesi Dilekçenin kayda alınması, Öğrenci İşlerine havale Evrak Kayıt Memuru, Fakülte Dilekçenin incelenmesi (transkripti ve lisans proğramı ile birlikte) İlgili öğrenciye red yazısının yazılması Başvurusu uygun mu, Fakülte Dilekçenin Yönetim Kurulunda görüşülmesi, karar altına alınması, Fakülte, F.Yön.Kurulu Kararın üst yazı üst yazı ile ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra gönderilmesi, Fakülte, Evrak Kayıt Memuru Kararın web sayfamızda ilan, Fakülte

16 Öğrenci Belgesi Verilmesi DOSYA NO: Dileyen öğrencinin e devlet şifresi ile öğrenci belgesi alabileceğinin kendilerine bildirilmesi bilgi Başvuru formunun doldurulması Öğrenci belgesi kayıt defterine işlenmesi Öğrenci İşleri Başvurusunu yeniden yapmalı Başvuru uygun mu? Öğrenci İşleri Öğrenci belgesi kayıt numarası verilmesi Öğrenci İşleri Otomasyon sistemine bilgileri girilerek öğrenci belgesi çıktısının alınması Öğrenci İşleri Belgenin ilgili öğrenciye, Fakülte sekreterine imzalatmak üzere verilmesi Öğrenci İşleri, Belgenin Fakülte sekreterince mühürlenip, imzalanarak ilgili öğrenciye verilmesi Fakülte

17 Öğrenci Dilekçelerine cevap Verilmesi DOSYA NO: Öğrencinin isteğini belirtir Dilekçesini Dekanlığa yazması Dilekçenin kayda alınması, incelenerek öğrenci işlerine havale Evrak Kayıt memuru, Fakülte Dilekçede belirtilen konu hakkında inceleme yapılması Talebi, Bölüm ile ilgili ise, dilekçenin Bölüm Başkanlığına yazılması ve cevap istenmesi,bölüm Başkanlığı Gelen cevaba göre veya Dekanlıkça yapılacak incelemeden sonra yasal süre sınırları içerisinde öğrenciye yazılması Yazının İmzalanması, kayda alınması Dekan, Evrak Kayıt Memuru Yazının İlgili Öğrenciye tebliğ

18 şama rdu Üniversitesi Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi ş Akış Şemaları: ğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Süreçleri DOSYA NO: Öğretim elemanı/şikayetçi kişi, işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayet dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına vermesi İlgili Öğretim Elemanı-Bölüm Yazının kayda alınması, incelenmesi Dekan(Disiplin Amiri) tarafından soruşturma açılması ve soruşturmacı görevlendirilmesi, soruşturma yazısının soruşturmacıya tebliğ Savunmaların alınmasından sonra şüpheli/şüpheli öğrencilerin ceza durumu ile ilgili Öğrenci İşlerinde yazılı bilgi istenmesi, cevabın teslim alınması, Toplanan deliller, alınan ifadeler isnat edilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Soruşturmacının, elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıkları,alınan ifade ve ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konulan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren «Soruşturma Raporu»nu hazırlaması, Raporda Disiplin Yönetmeliği doğrultusunda önerilen cezanın veya önerilmemiş ise gerekçesinin açıkça belirtilmesi, dizi pusulası hazırlayarak tüm raporu eklerinin üst yazı ekinde dizi pusulası 2 nüsha olarak Dekanlığa teslim etmesi Önerilen ceza, 1 ya da iki yarıyıl okuldan uzaklaştırma veya yükseköğretim kurumundan çıkarma ise, Fakülte Disiplin Kurulunda görüşülmesi, Görüşülme öncesinde raportör görevlendirilmesi ve raporun 2 gün içinde teslim, verilecek cezanın ilgili öğrenciye, kişinin ailesine, ve YÖK e bildirilmesi Gerekli Tebligatların yerlerine ulaşmasından sonra süresi içerisinde dosyanın ve tüm soruşturma evraklarının bir sureti Dekanlıkta kalmak şartıyla Rektörlük Makamına gönderilmesi, öğrenciye yazılan yazıda itirazının Üniversite Yönetim Kuruluna veya idari yargıya yazılı olarak yapabileceğinin belirtilmesi Dilekçenin kayda alınması,dilekçe ve kanıtların üst yazı ile Dekanlık Makamına gönderilmesi Soruşturmacı tarafından ileri sürülen iddialarla ilgili olarak şüpheli veya şüphelilerin ifadeye çağrılması, ifadede sorulacak soruların olayı aydınlatmaya yönelik seçilmesi, olayın varsa tanıklarının yazılı ifadesinin alınması, şikayetçinin yazılı ifadesinin alınması Soruşturmacının, alınan ifadeler, dinlenen tanık ifadeleri ve elde edilen belgelere göre değerlendirme yapması, şüphelileri savunmaya davet ederek savunmalarının alınması, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için 7 günden az olmamak üzere süre verilmesi, soruşturma 15 gün içinde tamamlanamıyor ise gerekçesini yazmak şartı ile ek süre talep Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadelerinin alınması, gerekli yeni yanıkların yazılı ifadelerinin alınması, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtların aranması, Bu doğrultuda soruşturmanın sürdürülmesi Soruşturma raporunun kayda alınması, Dekan tarafından incelenmesi, eksiklik tesbit edilmiş ise, eksikliklerin belirtilerek süresi içerisinde tamamlanarak Dekanlığa gönderilmesi gerektiğinin yazılması Soruşturma Dosyası incelenmesinin tamamlanması, Uyarma, Kınama ve 1 haftadan 1 aya kadar uzaklaştırma cezası ise Dekan tarafından verilmesi, ilgili öğrenciye, kişinin ailesine ve YÖK e bildirilmesi Bölüm, Bölüm Başkanlığı, Fakülte,Dekan, Soruşturmacı öğretim elemanı Soruşturmacı Öğretim Elemanı,Dekanlık Öğrenci İşleri Soruşturmacı Öğretim Elemanı,Dekanlık Öğrenci İşleri Soruşturmacı Öğretim Elemanı, Fakülte Evrak Kayıt Memuru, Dekanlık Öğrenci İşleri, Dekan Fakülte, Dekan, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Disiplin Kurulu Dekan,, Fakülte

19 Öğrenci Kimlik Kartı Çıkarma Başvurusu DOSYA NO: Öğrenci Kimliğinin Kaybolması veya yıpranması Kaybolması halinde yerel gazetede kayıp ilanının yapılması Dilekçe ile ekinde kayıp küpürü, ödendi dekontu veya yıpranmış öğrenci kimlik kartı ile Dekanlığa başvuru yapılması Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin incelenmesi ve öğrenci işlerine havale Fakülte Başvurusunun red edildiğinin öğrenciye yazılması Dilekçenin ve ekindeki belgelerin kontrol, belge uygun mu? Fakülte Dilekçenin Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra Rektörlük Makamına gönderilmesi, Evrak Kayıt Memuru Rektörlükçe kimlik basımı yapılması, Dekanlıkça teslim alınması ve ilgili öğrenciye teslim Rektörlük Öğrenci İşleri, Dekanlık Öğrenci İşleri

20 Öğrenci Temsilciliği Seçimi İşlemleri DOSYA NO: Seçim Sürecinin Rektörlük Makamından alınan yazı ile başlaması Rektörlük Makamı 2 yılda bir yapılan öğrenci temsilciliği seçim takviminin ilan, aday olmak isteyen öğrenciler ile ilgili duyurunun ilgili yerlere asılması, seçim kurulunun oluşturulması Bölümlerden aday olmak isteyen öğrencilerin adaylık başvurularını Dekanlığa yapması, kayda alındıktan sonra öğrenci işlerinde beklemeye alınması Aday Öğrenciler, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Başvuruları uygun olan aday kesin listelerinin, hangi bölümlerde seçim olacağının ilan, öğrenci seçmen listelerinin askıya çıkarılması Adaylık süreci sona erdikten sonra, aday öğrencilerin ilgili yönergedeki adaylık şartlara uygun olup olmadığının incelenmesi, Fakülte Adaylara ve seçmen listelerine varsa itirazların yapılması İtirazlar var ise seçim kurulu tarafından incelenmesi, sonucun ilan Seçim Kurulu, Seçimin 2. turunun yapılması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, öngörülen katılım sağlanmamış veya adaylardan biri öngörülen orana ulaşamamış ise 3. tura kalması, seçim sonucunun tutanak altına alınması ve ilan Seçimin 1. turunun yapılması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, öngörülen katılım sağlanmamış veya adaylardan biri öngörülen orana ulaşamamış ise 2. tura kalması, seçim sonucunun tutanak altına alınması ve ilan Seçim Sayım Kurulu, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Seçimin 3. ve son turunun yapılması, bu turda katılım oranı aranmaması ve en fazla oyu alan adayın kazanması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, seçim sonucunun ve kazanan adayın ilan Her Bölümden kazanan öğrenci temsilcilerinin Fakülte öğrenci temsilcisini seçmek üzere toplanması, seçimin mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanılması ve seçim bittikten sonra sayım yapılması Seçim Sayım Kurulu, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte En fazla oyu alan adayın Fakülte öğrenci temsilcisi, ikin oyu alan adayın yardımcısı olarak seçilmesi, seçilen öğrencinin isimlerinin üst yazı ile Rektörlük Makamına bildirilmesi, Seçim tutanaklarının ve tüm evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi Seçim Kurulu,, Evrak Kayıt Memuru, Fakülte

21 Önlisans Belgesi Talebi DOSYA NO: Başvurunun Yapılması Başvuru sahibi öğrenciye ilişik kesme belgesi ve talep formu verilmesi Formun ilgili yerlere imzalatılması Formun ve talep formunun Öğrenci İşlerine teslim Başvuru sahibi öğrencinin durumunun incelenmesi ilk iki yılın tüm derslerinin transkriptinden kontrol Talebinin uygun olmadığının ilgili öğrenciye yazılması Başvurusu uygun mu, Fakülte Önlisans belgesi düzenlenmesi, otomasyona bilgilerinin girilmesi, sistemden ilişiğinin keslmesi Belgenin imzalatılması, imzadan sonra kayda alınması,, Evrak Kayıt Memuru Belgenin imza karşılığı öğrenciye verilmesi Diploma bilgileri formunun ve üst yazının Rektörlük Makamına gönderilmesi

22 Sınav Notu İtirazı Yapılması DOSYA NO: Sınav Sonucunun İlan İlgili Öğretim Elemanı Sonuca itiraz için başvuru dilekçesinin Dekanlığa yazılması Dilekçenin kayıt altına alınması Evrak Kayıt Başvurusunun Dekanlıkça incelenmesi, Fakülte Başvurusunu red edildiğine dair Dekanlıkça ilgiliye yazı yazılması Başvurusu uygun mu? Başvurusunun ilgili öğretim elemanına yazılması Başvurunun ilgili öğretim elemanı tarafından incelenerek sonucun Dekanlığa yazılması İlgili Öğretim Elemanı Gelen yazının ilgili öğrenciye yazılması Notunda değişiklik var ise not bildirim formunun düzenlenmesi ve Rektörlük Öğ.İş.D.B. gönderilmesi

23 Sınav Proğramının Hazırlanması DOSYA NO: Sınav tarihleri başlamadan 2 hafta önce hazırlıkların Başlaması Sınavlara ilişkin evrakların Öğrenci İşleri Bürosunca Hazırlanması İlgili evrakların sınav proğramını hazırlayacak ilgililere teslim Sınav proğramının Yönetmeliğe ve akademik takvime uygun olarak hazırlanarak Dekanlığa teslim Sınav Proğramını hazırlamakla görevlendirilen öğretim elemanları Taslak proğramın Dekanlıkça incelenmesi Dekanlık Sınav proğramının imzaya sunulması, imzadan sonra ilan ve ilgili birimlere gönderilmesi

24 Sınıf Danışmanı Görevlendirilmesi DOSYA NO: Danışman atanacak sınıfların Bölüm Başkanlığı tarafından tesbit Fakültede görevli tüm danışman listelerinin Dekana sunulması Sınıf Danışmanı olarak görevlendirilecek öğretim elemanlarını tesbit Dekan Görevlendirilme yazılarının yazılması Yazıların imzaya sunulması,, Dekan Dekan tarafından imzalanması Evrak Kayıt Memuru Sınıf danışmanı olarak görevlendirilen öğretim elemanlarına EBYS üzerinden tebliğ

25 Telafi Dersi Yapma Talebi DOSYA NO: İlgili öğretim elemanının görevlii olması Dekanlık Telafi dilekçesinin, görevlendirme tarihinden önce İlgili Bölüm Başkanlığına verilmesi İlgili Öğretim Elemanı Telafi dersi talebi yazısının kayda alındıktan sonra Dekanlığa gönderilmesi Bölüm Sekreterliği, Bölüm Başkanlığı Evrakın öğrenci işlerine havale Evrak Kayıt Memuru, Fakülte Evrakın incelenmesi, Fakülte Telafi proğramının düzeltilerek yeniden gönderilmesinin gerektiğinin yazılması Talebi uygun mu? Telafi dilekçesinin yönetim kurulunda karar altına alınması, Fakülte Kararın üst yazı ile Bölüme ve ilgili öğretim elemanına yazılması, Evrak Kayıt Memuru, Fakülte, Dekan Kararın suretinin tahakkuk memuruna verilmesi, telafi ilanı duyurusunun yazılması ve ilan

26 Transkript Başvurusu DOSYA NO: Transkript isteğine ilişkin başvurunun başvuru formu ile Dekanlık öğrenci işlerine yapılması Başvurunun İncelenmesi Belgenin verilmeyeceği kendisine bildirilmesi Başvurusu uygun mu? Otomasyon sisteminden ilgili öğrenciye ait transkript çıktısı alınması Transkript belgesinin ilgili öğrenciye verilmesi Transkript belgesinin Fakülte sekreterince mühürlenerek imzalanması ve öğrenciye verilmesi Onaylayan

27 Yatay Geçiş Başvurusunun Yapılması(Fakülte Dışına) DOSYA NO: Başvuru Tarihlerinin başlaması Dekanlık Dilekçe ile müracaatın Dekanlığa yapılması İlgili öğrenci Dilekçenin kayda alınması Dekanlıkça incelenerek öğrenci İşlerine havale Evrak Kayıt Görevlisi, Fakülte Sekreterliği Öğrenci İşleri bürosunca transkript, müfredat, lisans proğramı, ve diğer belgelerin suretlerinin hazırlanması Öğrenci İşleri İlgili belgelerin onaylatılmak üzere ilgili öğrenciye verilmesi Öğrenci İşleri Belgelerin, ilgili öğrenci tarafından Fakülte sekreterliğine onaylatılması -Fakülte

28 Yatay Geçiş Başvurularının Değerlendirilmesi İşlemleri DOSYA NO: Başvuruların Belirlenen tarihler arasında Dekanlığa yazılı ve bizzat yapılması Başvuruların Bölümler bazında tasnif, Başvuru dilekçeleri ve ekleri ile diğer evrakların yatay geçiş komisyonuna teslim Komisyonca ilgili mevzuat çerçevesinde başvuruların incelenmesi Yatay Geçiş İnceleme Komisyonu Talebi uygun olmayanların, genel liste ile birlikte web sayfasında ilan Başvurular uygun mu? Yatay Geçiş İnceleme Komisyonu Yatay geçişi kabul edilen veya edilmeyen öğrencilerin durumları ile ilgili rapor tutulması ve listenin hazırlanarak Rapora eklenmesi Yatay Geçiş İnceleme Komisyonu Komisyon raporunun Dekanlığa sunulması Yatay Geçiş İnceleme Komisyonu Komisyon raporunun ve ekindeki listenin incelenmesi, Fakülte Komisyon raporunun Yönetim kurulunda karar altına alınması Kararın ve yatay geçiş listelerinin web sayfasında ilan,, Fakülte

29 Yatay Geçiş Başvurularının yapılması(fakültemize) DOSYA NO: Yatay Geçiş Başvuru tarihlerinin başlaması Dekanlık Başvurunun Dekanlığa yapılması, (dilekçe ekinde transkript, müfredat, disiplin cezası belgesi, sonuç belgesi, öğrenci belgesi onaylı suretlerinin bulunması), Dekanlıkta kayda alınması İlgili öğrenci Başvuru evraklarının öğrenci işlerine havale Evrak Kayıt Memuru, Fakülte İnceleme Komisyonu oluşturulması, Yatay geçiş başvuru süresi bittikten sonra başvuru evraklarının bu komisyona havale Öğrenci İşleri, Yatay Geçiş Başvuruları inceleme Komisyonu Komisyon tarafından başvuru evraklarının incelenmesi Yatay Geçiş Başvuruların İnceleme Komisyonu Başvurusunun kabul edilmediğinin web sayfasında ilan edilmek üzere bekletilmesi Başvuru uygun mu? Yatay Geçiş Başvuruların İnceleme Komisyonu Komisyon tarafından başvurulara ilişkin raporun Dekanlığa gönderilmesi Yatay Geçiş Başvuruların İnceleme Komisyonu Komisyon raporunun Yönetim Kurulunda karar altına alınması Öğrenci İşleri, Fakülte Sekretreri Başvuruları uygun görülen ve görülmeyen adayların sonuçlarının süresi içerisinde web sayfasında ilan Öğrenci İşleri, Fakülte Sonuçların ilgili birimlere yazılması, süresi içerisinde kayıtlarının yapılması Öğrenci İşleri

30 Yatay Geçiş İle kayıt yaptıran öğrencinin Dosyasının İstenmesi DOSYA NO: Yatay geçiş hakkı kazanan öğrencinin öngörülen sürede kesin kaydını yaptırması, Dekanlık Öğrenci İşleri Kayıt Bilgilerinin sisteme girilmesi Öğrencinin kayıtlı olduğu Üniversite/ Fakülteye yazı yazılması Yazının kayda alındıktan sonra posta ile ilgili Üniversiteye/Fakülteye gönderilmesi, Evrak Kayıt Memuru İlgili Üniversiteden/ Fakülteden öğrenciye ait evrakların Gelmesi Evrak Kayıt Memuru Evrakların kontrol edilerek, öğrencinin dosyasına konulması Evrakların alındığına dair dizi pusulası hazırlanarak üst yazı ile İlgili Üniversiteye/ Fakülteye gönderilmesi

31 Yeni Kayıt Hakkı Kazanan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri DOSYA NO: Fakülteyi kazanan öğrencilerin otomasyon sistemine aktarılması Rektörlük Ö.İ.D.B Kazanan öğrencilere ait listelerin alınması, boş kayıt dosyalarının temin ÖSYM ce ilan edilen kayıt tarihleri arasında kayıt bürosu hazırlanarak, gelen öğrencilerin kayıt bürosuna alınması Yeni kayıt için gelen öğrencilere kayıt formlarının doldurtulması, Evrakları dolduran öğrencinin diploma, fotoğraf, bilgi formu ve diğer formlarının kontrol Eksik belgelerinin tamamlaması gerektiği söylenmesi Kaydı uygun mu? Öğrencinin bilgileri otomasyona işlenmesi, YÖKSİSten kontrol, kesin kaydının yapılması Kayıt belgelerinin dosyasının içine konulması Öğrenciye ait öğrenci belgesinin düzenlenmesi, imzalanarak öğrenciye verilmesi, Fakülte