T.C. BİNGÖL ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI FORMU. Bingöl Üniversitesi Bölümü

Transkript

1 Bölümü ORGANİZASYONEL Görevi BİLGİLER Üst Rektör FBE Akademik ve İdari Personeli 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi kapsamında hazırlanmıştır. Enstitü ve birimlerinin temsilcisi olan, Rektörlüğe bağlı Enstitülerde doğrudan Rektör tarafından üç yıl süre ile atanır. Süresi biten yeniden atanabilir. Görevleri; 1. Enstitü ve Yönetim Kurullarına başkanlık etmek, Enstitü Kurullarının Kararlarını uygulamak ve enstitü birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, 2. Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde enstitü genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek, 3. Enstitü ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, 4. Enstitü bütçesi ile ilgili öneriyi enstitü yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak, 5. Harcama yetkilisi olarak harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumlu olmak, 6. Enstitü fiziki koşullarını dikkate alarak öğrenci kapasitesini ayarlamak, başarısını arttırıcı önlemleri almak, 7. Enstitü birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 8. Eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, 9. Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini ve sonuçlarının alınmasını sağlamak, 10. Enstitü ve bağlı birimlerinin eğitim-öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesini planlamak, 11. Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak, 12. Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sağlamak, 13. Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 14. Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, 15. Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, 16. Çalışan personellere adil ve eşit bir yaklaşım sergilemek, 17. Birime ait varlıkların, kaynakların ve tahsis edilen hizmetlerin; doğruluk, dürüstlük ve şeffaflık ilkesiyle etkin ve verimli kullanılmasını, korunmasını sağlamak, gözetlemek, denetlemek, 18. Üniversite Rektörü tarafından yasalar, yönetmelikler çerçevesinde verdiği diğer görevleri yerine getirmektir. Sorumlulukları; Enstitü ü yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Rektörüne karşı sorumludur. Prof. Dr. İbrahim ÇAPAK Rektör

2 Bölümü ORGANİZASYONEL Görevi Yardımcıları BİLGİLER Üst 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi kapsamında hazırlanmıştır. yardımcıları, tarafından, kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere Enstitünün aylıklı öğretim elemanları arasından seçilirler ve en çok üç yıl için atanırlar., gerekli gördüğü hallerde yardımcılarını değiştirebilir. ün görevi sona erdiğinde, yardımcılarının görevi de sona erer. Görevi; 1. ün verdiği görevleri yapmak, 2. Enstitü ü, görevi başında olmadığı zamanlarda yerine vekalet etmek, 3. lük vekaleti ile Enstitü Kurulu ve Yönetim Kuruluna başkanlık etmek, 4. Birimin tüm sevk ve idaresinde enstitü müdürüne birinci derecede yardımcı olmak, 5. Enstitünün stratejik planını ve öz değerlendirme raporunu hazırlamak, 6. Enstitü yayınlarında teknik koordinatörlük yapmak, 7. Ders ücret formlarının düzenlenmesini sağlamak ve kontrol etmek, 8. Enstitünün Lisansüstü Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin hazırlanması aşamasında gerekli çalışmaları yapmak ve ayrıca yönetmeliğin uygulanması aşamasında yönetmelikle ilgili olarak bilgilendirme çalışmaları yürütmek ve çıkacak olan sorunların giderilmesi hakkında girişimlerde bulunmak, 9. Öğretim üyelerinin derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlamak, 10. Enstitünün eğitim hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için üst düzeyde koordinasyonu sağlamak, 11. Öğrencilere gerekli sosyal hizmeti sağlamada ve Enstitü Sekreterine yardımcı olmak, 12. Basın ve Halkla ilişkilerin yürütülmesinde Enstitü Sekreterine yardımcı olmak, 13. Her eğitim-öğretim dönemi başında ders öğretim programlarının ilgili anabilim dalı başkanlıkları tarafından hazırlanarak öğrencilere duyurulmasını sağlamak, 14. Enstitünün belirlenen standartların kalitesinin geliştirilmesini sağlamak, 15. Lisansüstü programlara başvuru işlemlerini takip etmek, 16. Tez teslim işlemlerini takip etmek, 17. Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 18. Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, 19. Enstitü müdürünün yasalar, yönetmelikler çerçevesinde verdiği diğer görevleri yerine getirmektir. Sorumlulukları: Enstitü Yardımcıları yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fen Bilimleri Enstitüsü üne karşı sorumludur.

3 ORGANİZASYONEL Görevi Enstitü Sekreteri BİLGİLER Üst FBE İdari Birim Personeli 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi kapsamında hazırlanmıştır. Görevi; sayılı yasanın 33.md. gereği gerçekleştirme görevlisi görevini yürütmek, 2. Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak, 3. Yönetim ve Enstitü Kurullarınca alınan kararların yazılması, korunması ve kararların Enstitü ye bağlı birimlere veya ilgili kurum ve kişilere iletmek ve arşivlenmesini sağlamak, 4. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliğince İdari Personelin sicil amiri olmasından kaynaklanan yetki ve sorumlulukların gereğini yapmak, 5. Disiplin işlemleriyle ilgili yazışmaları hazırlamak, 6. Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatları bilmek, 7. Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Standart Dosya Planına uygun enstitüye ait tüm iç ve dış yazışmaların yapılmasını sağlamak, 8. Lisansüstü mevzuatla ilgili yenilikleri takip etmek, yeniliklerin uygulanmasını sağlamak, 9. İlgili resmi evrakların mühürlenmesini sağlamak, 10. ün imzasına sunulacak olan yazıları parafe etmek, 11. Enstitünün Web sayfasını güncellemek ve takip etmek, 12. Bilgi edinme yasa kapsamında basit bilgi istemi niteliği taşıyan yazılara cevap vermek, 13. Enstitüdeki idari personelin kişisel dosyasını tutmak ve istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlamak, 14. Üst makamlarca istenildiğinde, öğrencilere ilişkin bilgileri ilgili makama sunmak, 15. Ders veren öğretim üyelerinin ek ders ücretlerinin ve personelin fazla mesai ücretlerinin tahakkukunu yapmak, 16. Öğretim Üyelerinin yolluklarına ilişkin iş ve işlemleri yapmak, 17. Enstitünün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek, 18. Basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak, 19. Enstitüde, araç-gereç, malzeme ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemlerin, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yerine getirilmesini sağlamak, 20. Enstitü birimlerinin ihtiyacı olan her türlü araç-gereç ve malzemelerin satın alma işlemlerinin yürütülmesini sağlamak, 21. Enstitüde arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak, 22. n özlük haklarına ilişkin talepleri ile ilgilenmek, 23. Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak, 24. Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında yardım etmek, 25. Eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi için yardımcı olmak, 26. Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak. Sorumlulukları: Enstitü Sekreteri yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Enstitü üne karşı birinci derecede sorumludur.

4 ORGANİZASYONEL BİLGİLER Görevi Üst Enstitü Kurulu Yetki ve Sorumlulukları Enstitü kurulu; müdürün başkanlığında, müdür yardımcıları ve enstitüyü oluşturan anabilim dalı başkanlarından oluşur. Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu, bu kanunla fakülte kurulu ve fakülte yönetim kuruluna verilmiş görevleri Enstitü bakımından yerine getirirler. Bu görevler, Madde 17/b ve Madde 18/b den yararlanılarak şu şekilde sıralanabilir: 1. Enstitünün, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma-yayın faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim-öğretim takvimini kararlaştırmak, 2. Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek, 3. Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.,

5 ORGANİZASYONEL BİLGİLER Görevi Üst Enstitü Yönetim Kurulu Yetki ve Sorumlulukları Enstitü Yönetim Kurulu, müdürün başkanlığında, müdür yardımcıları, müdürce gösterilecek altı aday arasından enstitü kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim üyesinden oluşur. Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu, bu kanunla fakülte kurulu ve fakülte yönetim kuruluna verilmiş görevleri Enstitü bakımından yerine getirirler. Bu görevler, Madde 17/b ve Madde 18/b den yararlanılarak şu şekilde sıralanabilir: 1. Enstitü kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında müdüre yardım etmek, 2. Enstitünün eğitim-öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak, 3. Enstitünün yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak, 4. ün Enstitü yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak, 5. Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek, 6. Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.

6 ORGANİZASYONEL BİLGİLER Görevi Üst Başkanı Yetki ve Sorumlulukları sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak. 2. Enstitü Kuruluna üyelik yapmak, 3. Programlarla ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak, 4. Görevinde bulunmadığı zaman yerine vekil bırakmak, 5. nın ihtiyaçlarını lük Makamına yazılı olarak rapor etmek, 6. lük Makamı ile kendi arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak, 7. nın ders dağılımın öğretim elemanları arasında dengeli ve makul bir şekilde yapılmasını sağlamak, 8. Eğitim-öğretim yılı sürecinde ayda en az bir defa kendisinin belirleyeceği gündem maddelerini görüşmek üzere toplanan Kuruluna başkanlık etmek, 9. nda görevli öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izlemek ve denetlemek, 10. öğrencilerinin eğitim-öğretime yönelik sorunlarıyla yakından ilgilenmek, 11. ndaki dersliklerin, çalışma odalarının, atölyelerin, lâboratuarların ve ders araçgereçlerinin verimli, etkili, düzenli ve temiz olarak kullanılmasını sağlamak, 12. ndaki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak, 13. Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak ndaki öğretim elemanları arasında uygun bir iletişim ortamının oluşmasına çalışmak, 14. nın misyonu ve vizyonunun gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

7 ORGANİZASYONEL Görevi Taşınır Mal Kayıt - Kontrol BİLGİLER Üst / Enstitü Sekreteri 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi kapsamında hazırlanmıştır. Görevleri; 1.Her türlü malzemenin giriş çıkış işlemlerinin talimatlara uygun olarak yapılması, 2. Kuruma kazandırılan demirbaş ve sarf malzemelerinin işlemlerinin talimatlara göre yürütülmesi, 3. Dayanıklı Taşınır Zimmet İşlemlerinin yürütülmesi, 4. Çalışma Esasları ile ilgili plan ve programların yapılması, 5. Birimlerin talep ettiği ihtiyaç listeleri ile depo mevcutlarının incelenmesi, 6. Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlanması, 7. Uygunluk onay işlemlerinin yapılması, 8. Malzeme Sayım İşlemlerinin yönetmeliklerde belirtilen sürelerde talimatlar doğrultusunda yapılması, 9. Mali yılsonunda evrakların tasnif edilip dosyalanarak birim arşivine kaldırılması, 10. Mali yıl sonunda sayım cetvellerinin hazırlanması, 11. Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlanması, 12. Demirbaş malzemelerin Demirbaş Teslim Senedi ile kişilere verilmesi, 13. Üçer aylık tüketim çıkış raporlarının hazırlanması, 14. Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi, 15. Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırların girişlerinin yapılması ve bir sicil numarası verilmesi, 16. Dayanıklı taşınırların zimmet fişi karşılığı kullanıma verilmesi, zimmet listelerinin hazırlanması ve güncellenmesi, Oda, Laboratuvar, Koridor, Sınıf gibi ortak kullanım alanlarındaki dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınır Listesinin oluşturulması, 19. Kaybolma, Fire, Çalınma, Devir vs. durumlar için kayıtlardan düşme işlemlerinin yapılmasıdır../ 11 /2012

8 ORGANİZASYONEL BİLGİLER Görevi İdari ve Mali İşler Bürosu Üst / Enstitü Sekreteri Yetki ve Sorumlulukları 1. Enstitüde görev yapan Akademik ve İdari personelin her biri için özlük dosyası hazırlamak, 2. Akademik ve idari personelin aile yardımı, doğum yardımı ve çocuk yardımı bordrolarını hazırlamak, 3. Akademik ve İdari personelin kanunlara göre kademe ve derece ilerlemelerini takip ederek, Rektörlük Makamından gelen onaylarının birer örneğini ilgililere vermek ve aslını dosyalamak, 4. Akademik ve İdari personelinizin kayıtlarını tutmak izinlerini hazırlanacak kartlara işlemek, izin formlarını düzenlemek, kullanılan izinleri düzenli olarak kayıttan düşmek, 5. Personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemleri hazırlamak ve ödeme emirlerini düzenlemek, 8. Akademik ve idari personelin fazla ve yersiz ödemelere ait kişi borcu borç onayı belgelerini düzenlemek, 9. Akademik ve idari personele ait tedavi giderleri ödeme emirlerini hazırlamak, 10. Akademik ve idari personelin sosyal güvenlik giderlerinin internet ortamında Sosyal Güvenlik Kurumu Bilgi Sistemine yüklemek, 11.Enstitü bütçesi hazırlıklarını yapmak, 12. Mali işlere ait her türlü yazışmaları yapmak, 13. Akademik ve İdari Personelin fazla mesai işlemlerini yapmak, 14. Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakları hazırlamak ve takibini yapmak, 15. Üçer aylık dönemlerde serbest bırakılan bütçe ödeneklerinin takibini yapmak, 16. Personelin icra, ikraz gibi kesintilere ilişkin hesapları tutmak, bu kesintiler ile ilgili işleri yapmak, sonuçlandırmak ve iletmek, 17. Personele ait emekli kesenekleri icmal bordrolarını hazırlamak ve ilgili birimlere iletmek, 18. Rapor alan Akademik ve İdari personelin raporlarını düzenli olarak Mali İşler birimine ve Personel Dairesi Başkanlığına bildirmek, 19. Akademik ve İdari personel hakkındaki Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu kararlarını yazmak ve uygulamalarını takip etmek, 20. Üst yönetim tarafından verilen diğer görev ve sorumlulukları yerine getirmektir../ 11 /2012

9