Doküman Kodu: ODTÜ.İMİD.İSM.SRC.01 Yayın Tarihi: Revizyon Tarihi: Revizyon No:01

Transkript

1 Satın Alma Doküman Kodu: ODTÜ.İMİD.İSM.SRC.01 Yayın Tarihi: Revizyon Tarihi: Revizyon No:01 in Kendi Ödeneği Bölüm ve Birimler Tarafından İhtiyaçlar Belirlenir Ödenek Kime Ait İMİD Alım Yöntemi İlgili

2 Kabul Süreci Süreci nin Gerçekleştirilmesi İlan Süreci Dosyasının Oluşturulması Talep Dosyasının Hazırlanması Teknik Doküman Satış Bedeli Teknik Hazırlanılan Teklif Dosyasına Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Üzerinden Bulunan Ortak Kamu Alımları Sözlüğü (OKAS) Kodları Eklenir Yaklaşık Maliyet Belirlenir Yeterli Ödenek Olup Olmadığı Kontrol ve Ödenek Bloke Doküman Satış Bedeli Dosya Harcama Yetkilisi İmzasına Dosya lanır ve Dosya İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı na Gelen Giden Evrak Kayıt Talep Dosyası Talep Dosyası Teknik İdari Tasarısı Dökümanı Dosya Kayıt İçin İKİDES Birimi ne Gelir Dokümantasyon ve Arşiv Sorumlusu Gelen Giden Evrak Kayıt Dosyasına Kaydedilir ve Daire Başkanı na Dokümantasyon ve Arşiv Sorumlusu Daire Başkanı Taraffından Dosya İlgili Birime Daire Başkanı Bölüm veya Birimlerden Talep Dosyası İç Satınalma Birim Şefine Gelir İç Satınalma Şefi Dosyanın Ön Kontrolü İç Satınalma Şefi ve İç Satınalma Müdürü Sorun Var mı? Dosya Yetkilisi Olarak Bir Satınalma Sorumlusu Görevlendirilir İç Satınalma Şefi Dosya nın Kontrolleri Sorun Var mı? Elektronik Kamu Satın Alma Platformu na (EKAP) Dosya Açılışı ve Girişi Yapılır İhtiyaç Raporu ve OKAS Kodları Girilir Kodlarda Hata Var mı? İlk Kaydı (EKAP Otomatik Kayıt Numarası Verir) İhtiyaç Raporu ye Bağlanır Teknik EKAP a Yüklenir İdari Tasarısı ı Şef ve Müdür Dökümanını Kontrol Eder İç Satınalma Şefi ve İç Satınalma Müdürü Sorun Var mı? Dökümanı Paraflanır İç Satınalma Müdürü/ Şefi Dosya Geldiği Birim veya Bölüme Düzeltme İçin Geri Talep Dosyası Dosya nın Geldiği Aranarak Kodun Düzeltilmesi Talep Gerekli Düzeltmeler (7 Gün) İlan Basın İlan Kurumu na ye Verildikten Sonra İlanı Hazırlanılır ve İlan Süresi 7 Gün mü? (14/21 Gün) İlana Ait EKAP tan Alınan Barkod Numarası Çıkarılır Kredi Almak İçin Harcama Talimatı Gerçekleştirme Görevlisi ve İmzası Alınır Harcama Talimatı a Ziraat Bankası Üzerinden KİK Hesabına İlan Bedeli Yatırılır Bankaya İlan Bedeli Yatırılır Sevk Formu İlan Yayınlanır İtiraz Var mı? ve İç Satınalma Kredi Mutemedi İlan Bedeli Kamu Kurumu nun (KİK) Hesabına Geçtiğinde Sevk Formu Kamu Bülteni/ Yerel Gazeteler İlan ve Dökümanına İtiraz Süreci İlan Yayım Tarihini İzleyen 3 Takvim Günü İçinde u Belirlenir ve EKAP a Kayıt de Kullanılacak Tutanakları İstekliler Dökümanı nı Saatine kadar EKAP Üzerinden veya İdare den Temin Ederler İstekliler Teklif Zarfları 4734 Sayılı Kanunun 30. Maddesine Göre Teslim İstekliler EKAP tan Dökümanı Alanların Listesi ile Teklif Verenlerin Listesi Karşılaştırılır İç Satınalma Şefi Farklılık Var mı? Odasında Bulunan Başkan ve Üyeler Gelen Teklif Zarflarını Kontrol Eder,Yaklaşık Maliyet Açıklar, Alış Sırasına Göre Açar, Teklifler Sırayla Okunur ve Değerlendirilmek Üzere İlk Oturum Kapatılır u İkinci Oturum Başlatılır u Teklifteki Belgelerin Doğruluğu Kontrol u İşin Uzmanı Üyelerden Teknik Rapor Hazırlaması İstenir ve İkinci Oturum Kapatılır u EKAP a Teklif Değerlendirmesi Girilir Tüm İsteklilerin Yasaklılık Teyidi Alınır Kararı ve En Avantajlı 1. ve 2. İsteklinin Yasaklı Teyitleri Alınarak nin İmzasına Sunulur 5 İş Günü İçinde Verir Kesinleşen Karar İsteklilere 3 Takvim Günü İçinde Tebliğ İtiraz Var mı? En Avantajlı 1. ve 2. Firmaların Geçici Teminat Mektupları SGDB na, Diğer İsteklilerin Geçici Teminatları İade Dosya Vizeye Gidecek mi? Ön Mali Kontrole Tabi Tutulmak Üzere İlgili Birime Kararına İtiraz Süreci Dökümanı Almadan Teklif Verenlerin Teklif Zarfları Açılmadan İade u Tüm Belgelerin Kontrolleri İmzalanabilir mi? İç Satınalma Şefi/ Müdürü Yasaklanır 2. Avantajlı Firma ye Çağırılır Geçici Teminat Gelir Kaydedilir ve 2. Avantajlı Firma ye Çağırılır Hizmet SGK ya Bilgileri ( İmzalandıktan Sonra 15 Takvim Günü İçinde) Sonuç Formu ye Davet Karar Pul Bedeli Karar Bildirildikten Sonra 15 Takvim Günü İçinde Yatırılır ye Gelen Firmalar Gerekli Tüm Belgeler, Kesin Teminat, Karar Pul Bedeli, Pulu Bedeli ve Varsa KİK Bedelinin Dekontuyla Birlikte 10 Takvim Günü İçinde İmzaya Gelir Tüm Belgelerin Kontrolleri İç Satınalma Şefi/ Müdürü Belgeler Geldi mi? İmzalanabilir mi? Firma Tarafından 1. /2. Avantajlı Firma Tarafından da Mal Yüklenicinin Kesin Teminat Mektubu SGDB na 1. ve 2. Avantajlı Firmaların Geçici Teminatları İade Edilmek Üzere SGDB na İmzalanmasını Takip Eden 15 Takvim Günü İçerisinde Sonuç Formu Doldurulur ve İmzalanan nin Bir Kopyası İlgili Birime Vizelik Dosyalarda nin Bir Kopyası SGDB na da Raporu TİF Bütçe Portalı Yasal Süreler İçinde Mal/Hizmet Teslimi Kesin Teminat İade Süreci Süresinde Teslim edildi mi Yüklenici İlgili Birim ile Koordineli Olarak Faturayı Düzenler Kabul leri ve Raporu Mal Alımı Taşınır Fişi (TİF) Bütçe Kapama leri Dosya Birimine Yüklenici Yüklenici ve İlgili Birim/ Bölüm İlgili Birim/Bölüm Gecikme 10 Günü Geçti mi? İlgili Kanun Gereğince Ceza Kesilir Hizmet Alımı Hakediş Raporları Hakediş Raporları Düzenlenir Feshedilir

3 Kabul Süreci Talep Dosyasının Hazırlanması Teknik Piyasa Fiyat Araştırma Piyasa Fiyat Araştırma Sonuç Sonuç Doğrudan Temin Doğrudan Temin Bütçe Portalı İhtiyaç Belirlenir Teknik Teklifler Alınır İhtiyaç Raporu Bilgileri Gelen Tekliflerin Ait Olduğu Şirketlerin Yasaklılık Sorgulaması Yapılır Şirket Yasaklı mı? Ekap Üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Hazırlanan Tutanak Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri Tarafından Sonuç Hazırlanan Belge Hazırlanan Belge Bütçe Kontrolü ve Portala Giriş leri Yapılır Portal Üzerinden leri Gerçekleştrilir li Alım mı? Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri ve ve ve Yasaklı Şirketlerle e Devam Edilmez Pulu Yatırılır İlgili Firma Firma ve İlgili Bölüm/ Birim ve Raporu Taşınır Fişi (TİF) Bütçe Portalı İMİD Dışından Gerçekleştirilen Alımların Devir Etme leri İçin Geçerli Bir Adımdır Mal/Hizmet Kabulu Yapılır Fatura Kesilir Kabul leri ve Raporu Sonuç Formu Doldurulur Mal Alımı Taşınır Fişi (TİF) Dosya Birimine Bütçe Kapama leri Mal Alımları İçin Devir leri Hizmet Alımı Hakediş Raporları Hakediş Raporları Düzenlenir

4 İlan ve Dökümanına İtiraz Süreci/ Kararına İtiraz Süreci Düzeltme İlanı 7 Gün İçerisinde Tamamlanmalı İlanda Bulunmayan Hususlarda Dökümana İtiraz Varsa den Önceki 3 İş Günü Öncesinde İtiraz Edilebilir. Gerekirse Zeyilname Düzenlenerek Tarihinden En Az 10 Gün Önce Firmalara Bildirilerek Tarihi Bir Defa Ertelenebilir Gerekli Düzeltmeler Yapılır ve Düzeltme İlanı ve/veya Zeyilname Yayınlanır İtiraz Başvurusu Üzerine Karar Alınır (İtiraz Geldikten Sonra 10 Takvim Günü İçinde) İtiraz Haklı Bulundu mu? Düzeltme Yapılabilir mi? İptal KİK e İtirazen Şikayette Bulunur (Kararın Tebliğinden İtibaren 10 Takvim Günü İçinde) KİK Dosyasını İncelemek Üzere İdare den İster ve 20 İş Günü İçinde Kararını Bildirir Karar Durumu İptal İptal İstekliler KİK Şikayet Reddi Süreci Devam Eder Düzeltme Düzeltme Kararı Alınarak Sürecine Devam

5 Kesin Teminat İade Süreci Mal Alımı Garanti Kapsamında mı? Firma Dilekçesine İstinaden Malı Teslim Alan Bölümün Hazırladığı Kesin Teminat Yazısı ve İMİD e İlgili Birim/Bölüm Kesin Teminatın İadesi İçin SGDB na Yazı Yazılır Kesin Teminatın İadesi SGDB Firma İsterse Teminatın Yarısı İade Kalan Miktarın İadesi Garanti Süresinin Sonunda Hizmet Alımı İşin Bitimini Takiben SGK ya(ilişiksiz İçin) ve Yükleniciye(SGK ya Başvurması İçin) Gerekli Yazılar Yazılır SGK dan Gelen Genel Sorgu Yazıları Cevaplanmak Üzere Harcama Birimine Yönlendirilir SGK dan Geliş Tarihinden İtibaren 30 Takvim Günü İçinde Cevaplar SGK ya Geri Kesin Teminatın Süresi Bitmeden SGK dan Cevap Geldi mi? SGK dan Gelen Soğuk Damgalı Yazıya İstinaden Kesin Teminat İadesi İçin Gerekli Yazı ve SGDB na Yüklenici Teminatını İstiyor mu? Yüklenici Kesin Teminat Mekbunun Süresini Uzatır Yüklenici Kesin Teminat Mektubunun Nakide Çevrilmesi için SGDB na Yazı Yazılır

6 İstem Listesi Harcama Talimatı İstem Listesi Harcama Talimatı Manuel Olarak Yapılıyorsa Evrak Teslimi Elden Teslim Tesellüm Tutanakları Teslim Tesellüm Tutanakları Raporu Taşınır Fişi (TİF) Bütçe Portalı İMİD Dışından Gerçekleştirilen Alımların Devir Etme leri İçin Geçerli Bir Adımdır İhtiyaç Belirlenir Adresinden İlgili Adımları Takip Ederek Talep Edilecek Ürünler Seçilir Harcama Tutarını Belirten İstem Listesi Harcama Talimatı İstem Listesi ve Harcama Talimatı lanır ve İlgili Harcama Tutarı İçin Birimine Kredi Başvurusu Yapılır Bütçe Portalına Gerekli ler Kayıt nin Talep Ekranından Banka Dekontu, Muhasebe Fişi ve Talep Listesi Kayıt Ürünler Teslim Teslim Tesellüm Tutanakları Karşılıklı Olarak Doldurulur Teslim Tesellüm Tutanakları ne Faturaları Keser ve İlgili Birim Faturaları Teslim Alır Kabul leri ve Raporu Taşınır Fişi (TİF) Dosya Birimine Bütçe Kapama leri Mal Alımları İçin Devir leri ve li Firma ve li Firması Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Kayıt Yetkilisi

7 Toplu Alım Satın Alınacak Malzemeler Belirlenir Malzemeler için Birim Bazlı Teklifler Alınır Malzemeler İçin Teklif Alınarak Yaklaşık Birim Fiyat SGDB Bütçe Müdürlüğü ve Harcama Birimleri ile Koordineli Bir Şekilde Ödenekler Belirlenir Harcama Birimlerinin Bütçeleri Kontrol ve Ödenekleri Planlanır Toplu Alımı Yapılacak Malzemelerin Duyurusu Üniversitedeki Tüm Harcama Birimlerine Yapılır İhtiyaç Talepleri İlgili Harcama Birimleri Hazırlanan İhtiyaç Talepleri İMİDB na İlgili Harcama Birimleri Gelen İhtiyaç Talepleri Tek Bir Listede Toplanır Teknik Yaklaşık Maliyet için Güncel ve Toplu Fiyat Almak İçin Teklifler Toplanır Teklifler Toplanır, Yaklaşık Maaliyetler Hesaplanır, Doküman Satış Bedeli ve OKAS Kodları Kullanılarak Süreci Kabul u İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Kabul Kabul Taşınır Fişi Taşınır Fişleri Kesilir Taşınır Kayıt Yetkilisi Alımı Gerçekleştirilen Malzemeler İlgili Birimlere Dağıtılır Süreci