T.C. BALIKESĠR ĠLĠ EDREMĠT BELEDĠYE BAġKANLIĞI STRATEJĠ GELĠġTĠRME MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ

Transkript

1 T.C. BALIKESĠR ĠLĠ EDREMĠT BELEDĠYE BAġKANLIĞI STRATEJĠ GELĠġTĠRME MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1-(1) Bu yönetmeliğin amacı, Edremit Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2-(1) Bu Yönetmelik, Strateji Geliştirme Müdürlüğü ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3-(1) Edremit Belediye Meclisi nin 08/05/2014 tarih ve 326 sayılı kararı ile kurulmuş olan Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne ait bu yönetmelik; 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu, 10/12/2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4-(1) Bu yönetmelikte geçen: a) Belediye: Edremit Belediyesi ni, b) Başkanlık: Edremit Belediye Başkanlığı nı, c) Büyükşehir: Balıkesir Büyükşehir Belediyesi ni, d) Müdürlük: Strateji Geliştirme Müdürlüğü nü, e) Müdür: Strateji Geliştirme Müdürü nü, f) Yönetmelik: Strateji Geliştirme Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği ni ifade eder. ĠKĠNCĠ BÖLÜM TeĢkilat ve Bağlılık TeĢkilat MADDE 5-(1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü nün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. a) Müdür b) Şef c) Memur d) İşçi Bağlılık MADDE 6-(1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğünün Görevleri MADDE 7-(1) Aşağıda belirtilen görevler, Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür; a) Belediyenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.

2 b) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek. c) Belediyenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. d) Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. e) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. f) Belediyede kurulduğu takdirde Strateji Geliştirme Kurulu nun sekretarya hizmetlerini yürütmek. g) Belediyenin stratejik planın hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. h) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. i) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını, uygulama sonuçlarının izlenmesini ve yıllık yatırım değerlendirme raporunun hazırlanmasını koordine etmek. j) Yönetim sistemlerinin kurulması amacıyla; müdürlükler arası gerekli koordinasyonun sağlanması, eğitimlerin düzenlenmesi, gerekli olan çalışmaların yapılması ve iç dış denetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan tüm çalışmaları koordine etmek. k) AB adaylık sürecinde Ülke içinde ve dışında kurulacak olan çalışma komisyonları, platform veya diğer oluşumlardan Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak. l) AB, Kalkınma Ajansları ve diğer fon ve kuruluşların yayınlamış olduğu hibe programlarını takip ederek, Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak. m) İç kontrol eylem planının hazırlanması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmaları koordine etmek; üst yönetimin iç kontrol eylem planının uygulanmasına yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalışmaları yapmak. n) Belediye Başkanı veya bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Kalite Yönetim Birimi MADDE 8 (1)(a) ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin gereklerini yerine getirmeye yönelik her türlü çalışmayı yapar. (b) Kurumda kalite anlayışının bir kültür olarak yerleşmesi konusunda çalışmalar yapar. (c) İç Denetim çalışmasını organize eder, tespit edilen aksaklıklarla ilgili DÖF açarak giderilmesini sağlar. (d) Dış Denetimle ilgili gerekli hazırlıkları yaparak kurumun ISO 9001:2008 kapsamında gireceği denetimin başarılı geçmesini temin eder. (e) Her birimde belirlenen Kalite Temsilcileri ile ilişkileri geliştirir, Kalite personelin belli aralıklarla eğitim almasını sağlar. (f) Kalite kapsamında gerekli prosedür, talimat ve yönergeleri hazırlayarak birimleri bilgilendirir ve ilgili yerlere asılmasını veya elektronik ortamda yayınlanmasını sağlar. (g) Kalite El Kitabı nı yıllık olarak revize ederek el kitabının güncel kalmasını sağlar.sistemle ilgili yapılan değişiklik veya yeniliklerin ilgili Kalite El Kitabında ve ilgili prosedürde yer almasını sağlar. (h) Hem iç müşteri (personel) hem de dış müşteriye (vatandaş) yönelik memnuniyet ve beklenti araştırmaları yapar yada yaptırır. (p) Belediyenin tüm birimlerinde vatandaş odaklılık anlayışının yerleşmesi noktasında denetimler yapar, eksikliklerin giderilmesini sağlar. (r) Birimlere gelen şikayet ve taleplerin zamanında geri dönüşlerinin yapılıp yapılmadığını denetler. (s) Tüm birimlerde Hizmet Standartları oluşturulmasını sağlar ve bu standartların zamanla iyileştirilmesi konusunda çalışma yapar.

3 AR-GE ve Ġnovasyon Birimi MADDE 9-(1) AR-GE ve İnovasyon Biriminin görevleri şunlardır; a) Yeni hizmet fırsatlarının belirlenmesine katkı sağlamak, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak için gerekli çalışmalarda yer almak. b) Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. c) İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesini koordine etmek. d) İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek. e) AB adaylık sürecinde Ülke içinde ve dışında kurulacak olan çalışma komisyonları, platform veya diğer oluşumlardan Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak. f) AB, Kalkınma Ajansları ve diğer fon ve kuruluşların yayınlamış olduğu hibe programlarını takip ederek, Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak. Müdürlük yetkisi MADDE 10-(1) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak ve Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün sorumluluğu MADDE 11-(1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 12-(1) Müdürün görevleri şunlardır; a) Strateji Geliştirme Müdürlüğü nü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler. c) Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar. d) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. e) Müdür, görev ve yetkilerinden bazılarını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve kanuna aykırı olmamak şartıyla ve üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir, alt birim yöneticilerine ait görevlerde değişiklikler yapabilir. Yetki devri, uygun araçlarla ilgililere duyurulur. ġefin görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 13-(1) Şefin görevi şunlardır; a) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır. b) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar. c) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır. d) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür. e) Kendisine verilen iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur. Kalem memuru görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 14-(1) Kalem Memurunun görevleri şunlardır; a) Müdürlük personel ihtiyaçlarının belirlenmesi ve temini için gerekli hizmetlerin yürütmek. b) Personele ait her türlü özlük işlerini yapmak, birim içi ve birim dışı yazışmaları yapmak. c) Gizli evrak ve yazışmaların güvenliğinin sağlamak. d) Gelen giden evrak işlemlerinin, evrak kabul, kayıt, postalama, tarama ve sisteme aktarma gibi işlemlerinin yapılması, dağıtım işleri ile her şefliğin kendi yürütmüş olduğu iş ve işlemleri ile ilgili şefliklerde bulunan evraklardan müdürlük arşivine gidecek olanların koordinasyonunun sağlamak. e) Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ile ilgili iş ve işlemlerin yürütmek. f) Müdürlük sekretarya hizmetleri, evrak dağıtıcı, şoför ve hizmetlilerin yürütmüş olduğu iş ve işlemlerin kesintisiz yürütülmesini sağlamak ve kontrol etmek.

4 g) Müdürün yazılı ve sözlü emirlerini ilgili şefliklere tebliğ etmek. h) Müdürlük ihtiyaç ve harcamaları ile ilgili mali kayıtları tutmak, avans alınması ve mahsuplarının yapılmasını sağlamak. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin Ġcrası Görevin alınması MADDE 15-(1) Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir. Görevin planlanması MADDE 16-(1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü ndeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. Görevin yürütülmesi MADDE 17-(1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. BEġĠNCĠ BÖLÜM ĠĢbirliği ve Koordinasyon Müdürlük birimleri arasında iģbirliği MADDE 18-(1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. a) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. c) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devirteslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. Diğer kurum ve kuruluģlarla koordinasyon MADDE 19-(1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. Stratejik planlama çalıģmalarının koordinasyonu MADDE 20-(1) Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılacak stratejik plan hazırlık çalışmalarına idarenin diğer birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Stratejik plan çalışmaları 10/12/2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu na ve ilgili diğer mevzuatlara göre yapılır. MADDE 21-(1) Yatırım projelerini uygulayan harcama birimleri, yıllık yatırım değerlendirme raporunun hazırlanmasına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderir. Yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin yıllık yatırım değerlendirme raporu, Strateji Geliştirme Müdürlüğü koordinatörlüğünde hazırlanarak başkanlık makamına sunulur. Ġdare faaliyet raporunun hazırlanması ile ilgili koordinasyon MADDE 22-(1) Faaliyet raporunun ilgili mevzuat doğrultusunda hazırlanması çalışmaları Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne

5 gönderilir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak idare faaliyet raporu hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır. ALTINCI BÖLÜM Evraklarla Ġlgili ĠĢlemler ve ArĢivleme Gelen giden evrakla ilgili yapılacak iģlem MADDE 23-(1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. a) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. b) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. ArĢivleme ve dosyalama MADDE 24-(1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. YEDĠNCĠ BÖLÜM Denetim Denetim ve disiplin hükümleri MADDE 25-(1) Strateji Geliştirme Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. SEKĠZĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli Ve Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 26-(1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük MADDE 27-(1) Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 28-(1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. Kamil SAKA CoĢkun TAġKIN Hüseyin UZUN Ġsmail Cahit EROL Belediye BaĢkanı Meclis Katibi Meclis Katibi Meclis Katibi /Bulunmadı/

6