T.C. AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ ÇİÇEKDAĞI MESLEK YÜKSEKOKULU İDARİ PERSONEL İŞ AKIŞI VE İŞ SÜRECİ

Transkript

1 T.C. AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ ÇİÇEKDAĞI MESLEK YÜKSEKOKULU İDARİ PERSONEL İŞ AKIŞI VE İŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET DOKÜMAN KAYIT Biriminden gelen evraklar kayda alınır. Gelen Evrak Gelen Evrakla ilgili hangi iş ve işlemin yapılacağına karar verilir Feray YABANERİ Yüksekokul Sekreteri Havale Edilen Evrakla ile ilgili İşlem Belirlenir Dağıtım İşlemleri Evrakların yapılacak işleme göre ilgili birim sorumlularına havalesi yapılır. Mehmet KARATEKİN Bilgisayar İşletmeni Personel İşleri Yazı İşleri 1-Personelden gelen dilekçelere cevap yazışmaları. 2-Akademik ve İdari personelin kıdem yıllarını takip etmek. (terfilerini) Mali işlere bilgi vermek. 3- Akademik personelinin görev uzatımını süresini takip etmek. 4-Akademik ve İdari personelin yıllık izin formlarını hazırlamak ve göreve başlama sürelerini takip ederek başlama bildirgelerini hazırlamak. 5- Hastalık izinlerin sıhhı izne çevrilme belgelerini hazırlamak.

2 6-Yüksekokul Sekreterinin yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak ve takibini sağlamak. 7- Akademik ve İdari personelle ilgili özlük işleri ile ilgili yazışma işlemlerini yapar. 8- Akademik ve İdari Personellerinin terfi ve görev süresi kontrolleri 9-Yüksek Lisans, Doktora Belgesi, Hazırlık Sınıfı değerlendirmeleri ile ilgili yazışmalar 10-Yüksekokulumuza Ataması yapılan veya görevden ayrılan akademik ve idari personellerin işlemlerini ve yazışmalarını yapmak 11- Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri Dilek ŞAKACI Mali İşler Taşınır Kayıt ve Kontrol 1-Akademik personelin ek ders işlemlerini ve ödeme evraklarını düzenlemek. 2-Personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yolluklarını için gerekli evrakları hazırlamak. 3-Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli çalışmaları 4-Giysi yardımı alacak personel varsa Personel giysi yardımı evraklarını hazırlamak. 5-Akademik ve İdari personelin maaş evraklarını ve emekli sandığı bildirgesini düzenlemek. 6- Personellerin fazla mesai evraklarını hazırlamak. 7-Su faturaların ödeme evraklarını düzenlemek.

3 8-Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak İç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaşmaya çalışmak 9-İç Kontrol Standartları Eylem Planı uygulama alanında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 10-İlk atamalarda personelin sosyal güvenlik kurumu girişlerini 11-Görevden ayrılanların Sosyal Güvenlik kurum çıkış işlemlerini 12-Taşınır Mal Yönetmeliğine göre işlem 13-Taşınır mal kayıt kontrol işlemlerini 14-Depodaki malzemelerin giriş, çıkış ve kontrol işlemlerini 15-Taşınır İşlem Fişi kesmek. (Giriş ve Çıkış işlemleri) 16-Ambar kaydı tutmak. 17-Mali İşler ve Taşınır Kayıt Kontrol ile ilgili yazışmalar 18-Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri

4 Ertaç EVRAN Mehmet YAĞMUR Bilgisayar İşletmeni Hilal BAŞTUĞ Öğrenci İşleri 1-Öğrenci kesin kayıtlarını, ek kontenjan ile gelen öğrencilerin kayıt işlemlerini 2-Kayıt yenileyen öğrencilerin kayıtlarını kontrol etmek gerekli istatistik bilgileri oluşturmak. 3-Mazeret sınavları, Tek ders sınavına girecek öğrenciler ile ilgili işlemleri 4-Dönemlik başarı oranlarını listelemek. 5-İkinci öğretim öğrencilerinden % 10 a girenleri tespit etmek. 6-YÖK ten gelen öğrencilerle ilgili bilgileri incelemek ve gereğini 7-Gerektiğinde öğrenci işlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle iletişim kurmak. 8-Öğrencilerin kayıt dondurma ve kendi isteğiyle kayıt sildirme taleplerine ilişkin işlemleri 9-Öğrenci Bilgi Sisteminden kayıt silme, kayıt dondurma, soyadı değişikliği, şifre verme vb. işlemleri gerçekleştirmek. 10-Öğrenci belgesi, transkript ve ders içerikleri ile ilgili belgeleri düzenlemek. 11-Başbakanlık bursu ile ilgili öğrencilere duyuru yapmak ve başvuruları inceleyerek burs almayı hak eden öğrencilerin isimlerini Rektörlüğe bildirmek. 12-Öğrenci temsilci seçimi ile ilgili evrakları düzenlemek 13-Öğrencilerden kayıt sildirme, muafiyet, tek ders sınavına katılma vb. her türlü dilekçeyi kabul ederek gerekli işlemleri

5 14-Yatay geçiş kontenjanlarını Rektörlüğe bildirmek 15-Yatay geçiş ile ilgili öğrenci dilekçeleri kabul ederek gerekli işlemleri 16-Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri Yrd. Doç. Dr. Serdal BALTACI Yüksekokul Müdürü V. İmza Aşaması Giden Evrak Yüksekokul Müdürü tarafınca; -Uygun görülen yazışma vb. evraklar imzalanır -Uygun görünmeyen yazışma vb. evraklar ilgili birime iade edilir. Biriminden giden evraklar kayda alınır. İlgili Birim Elemanları Yazışma İşlemleri Yüksekokulumuz içi ve dışı yazışma işlemleri elden, posta yolu veya elektronik ortamda ilgili kişi ve kuruluşlara iletilir.