TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu TÜMOSAN TEDARİKÇİ PORTALI. Kullanım Kılavuzu

Transkript

1 TÜMOSAN TEDARİKÇİ PORTALI Kullanım Kılavuzu 1

2 İçindekiler 1. Giriş ve Genel Özellikler Giriş Ekranı Genel Özellikler Satın Alma Menüsü Talep İşlemleri Talep İşlemlerinin Kabulü Açık Siparişler Cari Ekstre Master Planlama Sevk İrsaliyesi İrsaliye Geçmişi Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

3 1. Giriş ve Genel Özellikler 1.1. Giriş Ekranı Portalı tüm web browserlar ile kullanabilirsiniz. Fakat Internet Explorer kullanan tedarikçilerimizin en güncel sürümü kullanması gerekir. Sisteme girerken, adresindeki PORTAL / TEDARİKÇİ PORTALİ menüsü kullanılmaktadır. Bu adrese ayrıca, adresinden de ulaşılabilir. İnternet adresine gidilince aşağıdaki giriş ekranı gelecektir. 3

4 Gelen ekranda, Hesap Kodu, Kullanıcı Adı ve şifre alanları doldurularak giriş yapılır. Tedarikçi firma daha önceden, portal kullanacak personellerinin isimlerini, mail adreslerini, Yönetici / Finans / Sevkiyat yetki türlerinden hangisine sahip olması gerektiğini Tümosan Satın alma Departmanına bildirmelidir. Satın alma Departmanının bu bilgileri sisteme kaydetmesi ile kullanıcı portala giriş yapabilecektir. Hesap Kodu: Kullanıcının Tümosan daki S ###### formatındaki kodudur. Kullanıcı Adı: Tümosan Satın alma Departmanına bildirilen adresleri personellerin Kullanıcı adı olacaktır. Şifre: Kullanıcı sisteme ilk kez girerken Şifremi Unuttum butonuna tıklayarak şifresini oluşturabilecek, sonrasında oluşturduğu bu şifre ile portal kullanımına devam edebilecektir. Şifre unutulmuşsa, Şifremi Unuttum linkine tıklanarak sistemde kayıtlı olan adresinize yeni bir şifre gelmesini sağlayabilirsiniz. 4

5 1.2. Genel Özellikler Sisteme ilk girişte, aşağıdaki ekran görüntüsü gelecektir. Menüde, üstte ilgili firmanın kodu (örnekte S ) kullanıcının ismi, kullanıcı kodu(örnekte şeklinde görünmektedir. Çıkış işlemi, Çıkış Yap butonuyla yapılabilir. Sol tarafta ise işlemlerle ilgili menüler bulunmaktadır. İstenilen menüye tıklanarak gidilebilir. Aşağıda girilen bir ekranın görüntüsü bulunmaktadır. Genel olarak ekranlarda şu özellikler bulunmaktadır. - Aramalar: Ekrandaki kayıtlar, kolonların üstünde bulunan boş alana yazılarak süzülebilir. Bu işlem için aranacak ifadenin başına * işareti konulması gerekmektedir. (Örnekte, *DİREKSİYON şeklinde yazılmıştır.) - Kayıtları Sıralama: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan alanda kayıtlar büyükten küçüğe veya küçükten büyüğe sıralanabilir. - Kolonların Yerinin Değiştirilmesi: Sürükle bırak şeklinde ekrandaki kolonların yerleri değiştirilebilir. - Kolon Gizle/Göster: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan ekranda istenilen kolonun gizlenmesi sağlanabilir. - Kayıt Seçimi: Ekranlarda üzerinde işlem yapılacak kayıtlar, satırın başında bulunan kutucuk tıklanarak işaretlenmelidir. - Tümünü Seç: Ekrandaki kayıtların tümünün seçilmesini sağlar. - Tümünün İşaretini Kaldır: Seçilmiş kayıtların işaretinin kaldırılmasını sağlar. - Excel Butonu: Excel butonuna basılarak, ekrandaki kayıtlar excele gönderilebilir. 5

6 2. Satın Alma Menüsü 2.1. Talep İşlemleri Talep işlemleri menüsüne girildiğinde aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda, tedarikçimize açılan taleplerimiz görülmektedir. Tedarikçimize Tümosan tarafından talep gönderildiği, yoluyla da bildirilecektir ve tedarikçimizin talepten haberdar olması sağlanacaktır. Bu ekranda tedarikçi, ilgili taleplerle ilgili olarak Kabul, Ret, Revize işlemlerini gerçekleştirebilir. Ekrandaki alanların açıklamaları şu şekildedir. Talep Kodu: Tümosan sisteminde bu talebin numarasını belirtmektedir. Madde Kodu: Talep edilen madde kodunu gösterir. Madde Adı: Talep edilen madde adıdır. Talep Miktarı: Talep edilen madde miktarıdır. Birim: İlgili talebin birimidir. Fiyat: Satın alma birim fiyatıdır. Para birimi: Fiyatın para birimini gösterir. Teslimat Tarihi: İstenilen teslimat tarihidir. 6

7 2.2. Talep İşlemlerinin Kabulü Talep işlemleri ekranında, durum alanı bulunmaktadır. Bu alan taleple ilgili işlemlerin yapılacağı alandır. Şu seçenekler mevcuttur. - Bekliyor: Talep Tümosan tarafından portalda yayınlanmaya başladıktan sonra üzerinde tedarikçi tarafından bir işlem yapılmazsa durumu bekliyor olacaktır. - Kabul İşlemi: Kabul edilmek istenen işlem satırlarının başındaki seç kutucuğu seçilir. Tümü seçilmek isteniyorsa Tümünü Seç butonuna basılarak kayıtlar seçilir. Ardından Onayla butonuna basılarak Durum alanı Kabul haline döner. Sistem bu esnada aşağıdaki uyarı mesajını verecektir. 7

8 Kayıtlar yukarıdaki şekli alır. Burada Kaydet butonuna basılması gerekmektedir. Kaydet butonuna basılmadan ekrandan çıkılması herhangi bir işlem yapılmamasına neden olacaktır. Kullanıcının kabul ettiği talepler Talep işlemleri ekranından kaybolacaktır. Siparişe dönüşen bu kayıtlar Açık Siparişler ekranından takip edilecektir. - Red İşlemi: Kullanıcı, talep satırlarının bir kısmını veya tamamını reddetmek isteyebilir. Bu durumda kabul işlemine benzer şekilde reddedeceği satırları seçer, Reddet butonuna basar, aşağıdaki uyarıyı alır. 8

9 Ekrandaki kayıtların Durum alanı yukarıdaki şekilde Reddedildi olur. Bu durumda kullanıcı Kaydet butonuna basarak işlemini sonlandırmalıdır. Sistem red işleminde Açıklama alanının doldurulmasını zorunlu bırakmaktadır. Eğer açıklama girilmezse yukarıdaki uyarı alınacaktır. - Revize: Kullanıcı, talep satırlarının bir kısmını veya tamamını revize etmek isteyebilir. Bu durumda kabul işlemine benzer şekilde revize edeceği satırları seçer, Revize et butonuna basar. Revize işleminde de açıklama zorunludur. Kullanıcı bu işlem için de Kaydet butonuyla işlemi tamamlamalıdır. 9

10 2.3. Açık Siparişler Kullanıcının sistemdeki açık siparişlerini görebileceği ekrandır. Bu siparişler, daha önce Talep İşlemleri ekranında Kabul edilen taleplerin siparişe dönüşmüş halidir. Satırların kırmızı renkte olması Sevk tarihinin geçtiği anlamındadır Cari Ekstre Bu ekran tedarikçi firmadaki Finans Sorumlusunun ve Tümosan Müşteri İlişkiler Sorumlusunun kullanacağı ekrandır; tedarikçinin Tümosan nezdindeki Cari ekstresini gösterir. Girilen başlangıç ve bitiş tarih aralığındaki cari ekstre bu ekrandan alınabilir. 10

11 2.5. Master Planlama Master planlama ekranında aylar bazında öngörü siparişler yer almaktadır. Master Planlama ekranındaki öngörü siparişleri hiçbir zaman Tümosan ın kesin sipariş taahhüdü değildir. 11

12 2.6. Sevk İrsaliyesi Bu ekranda, açık siparişlerin sevk irsaliye kaydının oluşması sağlanmaktadır. Sevk edilecek kayıtlar seçildikten sonra, Yeni Sevk İrsaliyesi butonuna basılır. Açılan ekranda irsaliye tarihi ve irsaliye numarası alanları doldurularak İrsaliye Oluştur butonuna basılır. 12

13 Sistemde irsaliye oluşunca aşağıdaki uyarı mesajı gelecektir İrsaliye Geçmişi 13

14 İrsaliye Geçmişi ekranında kullanıcı daha önce oluşturmuş olduğu irsaliyeleri ve satırlarını görebilecektir. Kayıt Kodu sütunu (AGL-######### numarası), Ax içinde Giriş Listesi numarasını göstermektedir. Giriş Listesi Durumu sütunundaki tanımlamalar şu şekildedir: Portal oluşturuldu: İrsaliyenin tedarikçi tarafından oluşturulduğunu fakat henüz Tümosan a ulaşmadığını gösterir. İrsaliye oluşturuldu: Tedarikçi tarafından oluşturulan irsaliyenin, Tümosan a ulaştığını ve sisteme işlendiğini gösterir. İptal edildi: Tedarikçi tarafından oluşturulan irsaliyenin herhangi bir sebepten dolayı iptal edildiğini gösterir. Bu durumda ilgili kayıtla alakalı olarak Tümosan Satın alma departmanı ile görüşülmesi gerekmektedir. 3. Sıkça Sorulan Sorular (SSS) Soru: Internet Explorer web browserı ile Tümosan portalindeki sayfalara ulaşmaya çalışıyorum. Fakat sayfalar boş geliyor. Ne yapmam gerekir? Cevap: Kılavuzun 3. Sayfasında belirtildiği gibi Internet Explorer sürümü en güncel versiyon olmalıdır. Aksi takdirde veriler ekrana gelmeyebilmektedir. Tümosan, portal kullanımı için Google Chrome web browserı önermektedir. Soru: Sevk İrsaliyesi ekranında bize sipariş etmiş olduğunuz miktardan farklı bir miktar göndermem gerekiyor ve Miktar sütununu değiştiremiyorum. Ne yapmam gerekir? Cevap: Olağan dışı durumlarda, farklı miktarlar sevk edilmek istendiğinde, Miktar sütunu değil Teslimat Miktarı sütunundaki adet değiştirilerek irsaliye oluşturulur ve sevkiyat tamamlanır. Soru: Oluşturduğum irsaliyelerin durumu İrsaliye Geçmişi ekranında İptal Edildi olarak görünüyor. Bu ne manaya gelmektedir? Cevap: İptal Edildi durumu; irsaliyenin Tümosan daki Teslim ve Tesellüm Formeni personel tarafından gerek miktar, gerekse stok kodu hatası nedeni ile iptal edilip, manuel olarak tekrar girildiğini göstermektedir. Tümosan, tedarikçilerimizden bu tür hataları minimuma indirmelerini beklemektedir. 14

15 Soru: İrsaliye numarasını / tarihini / miktarını yanlış yazarak sevkiyat yaptım ve kaydettim. Nasıl düzeltebilirim? Cevap: Tümosan Satın Alma Departmanı ile irtibata geçerek düzeltilmesi gerçekleştirilecektir. Soru: Sevkiyat Sorumlumuz işten ayrıldı, kullanıcı şifresi ne olacak? Cevap: Tümosan Satın Alma Departmanı ile irtibata geçilerek kullanıcının sistemden silinmesi talep edilecektir. Soru: Yeni Finans Sorumlumuz işe başladı, nasıl kullanıcı tanımlatabilirim? Cevap: Sayfa 4 te belirtildiği gibi; yeni portal kullanıcısının işe başlaması durumunda Tümosan Satın Alma Departmanı na personelin ismi, adresi ve hangi yetki türüne sahip olacağı bilgisi iletilmelidir. 15