ELAZIĞ İL DERNEKLER MÜDÜRLÜĞÜ GENEL KURUL İŞLEMLERİ VE YETKİ BEGLESİ DÜZENLEME

Transkript

1 ELAZIĞ İL DERNEKLER MÜDÜRLÜĞÜ GENEL KURUL İŞLEMLERİ VE YETKİ BEGLESİ DÜZENLEME

2 Kararın No'su Tarihi Konusu / /20 Olağan genel kurul toplantısı Başkan : Üyeler : Toplantıya Katılan Üyelerin Adı ve Soyadı Kararın Metni Yönetim Kurulumuz Başkanlığında toplanarak.../.../20... günü saat: da sayılı adreste aşağıdaki gündem maddelerine göre olağan genel kurul toplantısının yapılmasına, çoğunluğun sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının.../.../20 tarihinde aynı yer ve aynı saatte yapılmasına oy birliği ile karar verilmiştir. GÜNDEM 1-Açılış ve Yoklamanın yapılması 2-Saygı Duruşu ve İstiklal Marşının okunması 3-Divan Heyetinin oluşturulması 4-Yönetim Kurulu ve denetim kurulu Faaliyet raporlarının onaylanması 5-Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeliklerinin Seçimi 6-Gayrimenkul alımı için yönetim kuruluna yetki verilmesi 7-federasyona katılma ve federasyon kurmak için yönetim kuruluna yetki verilmesi 8-Dilek ve temenniler 9-Kapanış BAŞKAN BŞK.YRD. SAYMAN SEKRETER YÖN.KUR.ÜYE İsim-İmza İsim-İmza İsim-İmza, İsim-İmza İsim-İmza

3 .. TARİHLİ OLAĞAN GENEL KURUL DUYURUSU Derneğimizin olağan genel kurul toplantısı.. tarihinde saat de Dernek binamızda yapılacaktır. Çoğunluk sağlanamaz ise tarihinde aynı yer ve saatte yapılacaktır. Toplantı yazılı bildirim ile duyurulacaktır. Gündem maddeleri aşağıda belirtildiği gibidir. Toplantı Gündem Maddeleri 1.Yoklama ve açılış konuşması 2.Saygı duruşu ve istiklal marşı 3.Divan heyetinin seçilmesi 4.yönetim kurulu faaliyet raporu 5.Yönetim ve Denetim kurulları seçimi 6. Gayrimenkul alım ve satımı için yönetim kuruluna yetki verilmesi 7. dilek ve temenniler 8. kapanış Sıra No Adı soyadı Tebliğ Tarihi İmza *Genel kurula 15 gün kala duyurunun tamamlanmış olması gerekmektedir.

4 .. TARİHLİ GENEL KURULA AİT HAZİRUN LİSTESİ Sıra No Adı soyadı Toplantı Tarihi İmza

5 DERNEĞİNİN TARİHLİ GENEL KURULUNA AİT TOPLANTI TUTANAĞI Yönetim Kurulunun imza karşılığı ile duyurduğu üzere ilk Genel Kurul Toplantımız.. günü dernek binasında saat. Dernek Başkanı. nın teşekkürleriyle toplantı başladı. 1- Gündemin birinci maddesi gereğince Dernek Başkanı bir açılış konuşması yaptı ve yapılan yoklamada. üyeden üyenin hazır bulunduğunu, dolayısıyla çoğunluğun sağlandığını söyledi. 2-Gündemin ikinci maddesi gereğince dernek başkanının davetiyle Aziz Şehitlerimiz anısına bir dakikalık saygı duruşu yapılarak hitamında İstiklal Marşımız okundu. 3-Gündemin üçüncü maddesi gereğince divan heyetinin oluşturulması için oylama yapıldı ve akabinde Divan Başkanlığına.. Katip üyeliklere. ile seçildiler. 4-Gündemin dördüncü maddesi gereğince divan başkanı, dernek başkanını yönetim kurulu faaliyet ve denetim raporlarını okumak üzere davet etti. Bunun üzerine Dernek Başkanı Yönetim Kurulu üyelerince imzalı Yönetim Kurulu Faaliyet Raporu ile denetim kurulu raporunun bir suretini verdi genel kurul üyelerine okundu, ve oylamaya sunuldu. Oylama sonucunda oybirliğiyle ibra ve kabul edildi. 5-Gündemin beşinci maddesi gereğince Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelikleri seçimlerine geçildi.yapılan gizli oylama sonucunda; aşağıda tablo halinde Yönetim Kurulu asıl ve yedek üyeler ile denetim kurulu asil ve yedek üyeler seçildiler. YÖNETİM KURULU ASIL VE YEDEK ÜYELER S.N YÖNETİM ASIL ALDIĞI OY S.N YÖNETİM YEDEK ALDIĞI OY DENETLEME KURULU ASIL VE YEDEK ÜYELER ALDIĞI S.N DENETLEME ASIL OY S.N DENETLEME YEDEK ALDIĞI OY Seçim sonrasında divan başkanı seçim sonuçlarına itirazı olan olup olmadığını yada seçildiği görevden affını isteyen olup olmadığını sordu. Her hangi bir cevabın gelmediği görülünce seçim işlemleri sonuçlandı. 6-Gündemin altıncı maddesi gereğince dernek adına gayrimenkul alım ve satımı için yetki verilmesi oylamaya sunuldu ve oy birliği ile yeni seçilen yönetim kuruluna dernek adına gayrimenkul alım satım ve kiralama işlemleri için yetki verildi. 7- Gündemin yedinci maddesi gereğince divan başkanı tarafından derneğimiz iş ve işlemleri hakkında dilek ve temenni olarak söz almak isteyen olup olmadığı soruldu. Genel kurulda hazır bulunan üyeleri tarafından söz alan olmadı. 8-Gündemin sekizinci maddesi gereği divan başkanının kapanış konuşmasıyla saat da toplantı sona erdi. / /2012 Divan Başkanı Katip Üye Katip Üye

6 FAALİYET RAPORU Yönetim Kurulu Üyeleri ;..... Başkan Sekreter Sayman Üye Üye

7 DENETİM KURULU RAPORU Denetim kurulumuz, derneğimizin; tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediği, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutup tutmadığı, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetim yapması ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında ise genel kurula sunmak üzere denetim görevini yerine getirmiştir. Mevzuat gereği dernek gelirlerinin toplanması için düzenlenen yetki belgelerine ait yeniletme işlemlerinin zamanında yerine getirildiği, adına yetki belgesi düzenlenen kişilerce dernek gelirlerinin toplandığı ve tahsil edilen paraların yasal süresi içerisinde derneğin banka hesabına yatırıldığı, Üyelerin en başta gelen ve verilmesi zorunlu olan üye aidatları zamanında toplandığı, Dernekler Kanunu, yönetmeliği ve tüzüğümüz gereği tutulması zorunlu olan; karar defteri, üye kayıt defteri, işletme defteri, gelen giden evrak kayıt defteri, alındı belgesi kayıt defteri ve demirbaş eşya kayıt defteri olmak üzere toplam altı (6) adet defter ilgili kurumdan onaylatıldığı ve kaydı gereken bilgilerin düzenli ve zamanında işlendiği, Derneğin gelirlerinin alındı belgesi karşılığı tahsil edildiği, giderlerin ise harcama belgesi ile yapıldığı tespit edilmiş olup, gelir ve gider işlemlerine ait işletme hesabı tablosu aşağıya çıkartılmıştır. GİDERLER (YTL) Önceki Yıldan Devreden Borç : Önceki Yıldan Devreden Gelir a) Kasa b) Banka c) Alacaklar GELİRLER (YTL) : Genel Giderler : Üye Ödentileri : Personel Giderleri : Finansal Gelirler : Amaç ve Hizmet : İktisadi İşletme Gelirleri : Giderleri Diğer Giderler : Bağış ve Yardımlar : Kasa : Devlet Katkıları : Banka : Diğer Gelirler : Menkul Kıymetler : Borçlar : Alacaklar : Genel Toplam : Genel Toplam : Denetim kurulumuz tarafından yapılan denetim neticesinde; derneğimizin faaliyetlerinin tüzüğümüzde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürebileceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterdiği, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulduğu tespit edilmiş olup, İşbu Denetleme Kurulu Raporu; yönetim kuruluna, toplandığında ise genel kurula sunulmak üzere tarafımızdan tanzim edilerek müştereken imza altına alınmıştır. DENETLEME KURULU ÜYELERİ... Denetleme Kurulu Başkanı Denetleme Kurulu Üyesi Denetleme Kurulu Üyesi

8 Genel kurulunu yapan dernekler tüzükleri gereği görev dağılımı yapmalıdırlar. Örnek karar aşağıdaki şekilde olabilir. KARAR DEFTERİ Kararın No'su Tarihi Konusu / /20 Görev Dağılımı Başkan : Üyeler : Toplantıya Katılan Üyelerin Adı ve Soyadı Kararın Metni Dernek yönetim kurulumuz.. başkanlığında toplanarak././.. tarihinde yapılan olağan/olağanüstü genel kurulda seçilen yönetim kurul üyeleri arasında aşağıdaki gibi bir görev dağılımı yapmış ve bunu oy birliği ile karara bağlamıştır. Dernek Başkanı:.. Başkan Yardımcısı:. Sekreter : Sayman :. Üye : (yukarıdaki karar yönetim kurulu 5 asil kişiden oluşan dernekler için geçerlidir. Yönetim kurul 7 kişiden oluşuyorsa görev dağılımı başkan, başkan yardımcısı, sekreter, sayman, üye, üye, üye şeklinde olacaktır.) BAŞKAN BŞK.YRD. SAYMAN SEKRETER YÖN.KUR.ÜYE İsim-İmza İsim-İmza İsim-İmza, İsim-İmza İsim-İmza

9 Yukarıdaki işlemler yapıldıktan sonra genel kurulu izleyen 30 gün içerisinde e- dernek sistemi üzerinden genel kurul sonuç bildirimini alarak Dernekler Müdürlüğüne bildirimde bulunmanız gerekmektedir. E-dernek sistemi kullanıcısı olmayan derneklerin öncelikle e-dernek kullanıcısı olmak için başvuruda bulunması gerekmektedir. Bu konu ile ilgili detaylı bilgi web sitemizin ana sayfasında yeni kurulan dernekler için işlemler rehberi linkinde anlatılmıştır. E-dernek kullanıcısı olan dernekler ise aşağıda yönergeleri uygulayarak ilgili belgeyi alabilirler. İnternet adres satırına adresi yazılarak siteye giriş yapılır e-dernek işlemlerine tıklayınız Açılan pencerede ; Kullanıcı Adı Kullanıcı şifresi

10 Sisteme giriş yapıldıktan sonra açılan ana menüden önce dernek üye bilgi girişleri yapılır. E-DERNEK ANA MENÜSÜ 1.İŞLEM Öncelikle bu bölümden yeni üye girişlerini yapmanız gerekmektedir. Üye bilgi girişi yaparken özellikle T.C. kimlik numarası, adı ve soyadı, anne ve baba adı, mesleği, doğum yeri ve açık adres bilgilerinin girilmesine özen gösteriniz. 2. İŞLEM Üye girişleri tamamlandıktan sonra genel kurul sonuç bildirimi çıkarmaya geldi. Ana menünün yanda gösterilen beyanname ve bildirimler bölümüne girilir. Buradan sol atta gösterilen genel kurul sonuç bildirimi linkine tıklanır. Linki Tıklayınız

11 1-Bu kısımlar sistem tarafından otomatik olarak düzenlenmektedir. 2-Bu bölümü ilk genel kurul bilgilerinize göre düzenleyiniz 3-Genel kurul toplantı bilgilerini (sağ üst kısım)girdikten sonra bu linki tıklayarak genel kurulda seçilen yönetim ve denetim kurulları asil ve yedek üyelerini seçeceğiz. Açılan pencere aşağıdaki gibidir Yönetim ve denetim kurulları asil ve yedek üyelerinin tamamının bu listeden sol taraflarındaki kutucuklara işaret koyularak sayfanın en atlındaki seçilenleri ekle kısmına tıklayacaksınız. İşlemin neticesi aşağıdakine benzer şekilde olmalıdır.

12 Bir önceki ekranda seçtiğiniz kişiler genel kurul bilgilerini girdiğimiz ekranın altına gelmiş durumda. Şimdi yönetim kurulu üyeleri ile yönetim kurulu yedek üyelerini, denetim kurulu üyeleri ile denetim kurulu yedek üyelerinin tamamını karşılarındaki açılır kutulardan seçerek işlemi tamamlayacağız. Yönetim kurulun başkanı dernek başkanıdır. Ayrıca denetim kurulu üyelerinden bir tanesinin denetim kurulu başkanı olarak işaretlenmesi gerekmektedir. Seçme işlemi bittiği zaman sayfanın en altındaki KAYDET linkini tıklayınız. Sayfalarda bilgi girişleri 20 dakika içerisinde tamamlanmalıdır aksi takdirde bilgileriniz kayıt edilmeyebilir. Herhangi bir nedenle kayıt yapıp çıktı alamaz iseniz ana menüde yetkili kurullar kısmından genel kurul raporu alabilirsiniz. Yetki belgelerinin süreleri genel kurullar ile sınırlı olup her genel kurulda yeniden düzenlenmesi gerekmektedir. Yetki belgesi işlemleri için aşağıdaki yönergeleri takip edebilirsiniz.

13 KARAR DEFTERİ Kararın No'su Tarihi Konusu 1-Yetki belgesi, / /20 Başkan : Üyeler : Toplantıya Katılan Üyelerin Adı ve Soyadı Kararın Metni Yönetim Kurulumuz.. başkanlığında toplanarak; 1-Derneğimiz adına bağış ve aidatların alınması için adına yetki belgesi tanzim edilmesine, tanzim edilen yetki belgelerine elektronik sıra numarası alınması için bir üst yazı ile İl Dernekler müdürlüğüne müracaat edilmesi, BAŞKAN BŞK.YRD. SAYMAN SEKRETER YÖN.KUR.ÜYE İsim-İmza İsim-İmza İsim-İmza, İsim-İmza İsim-İmza

14 YETKİ BELGESİ İŞLEMLERİ E-dernek kullanıcı ana menüsünden beyanname ve bildirimler bölümü tıklanır. Her genel kuruldan sonra yetki belgelerinin yenilenmesi gerekmektedir. Ana menünün yanda gösterilen beyanname ve bildirimler bölümüne girilir. Buradan sol atta gösterilen yetki belgesi 96. Madde linkine tıklanır. Linki Tıklayınız Adına Yetki belgesi düzenlenecek kişi sisteme kayıtlı olmalıdır. Eğer sisteme kayıtlı değilse yeni üye girişinden kayıt yapılarak seçim işlemi yapılabilir. Yukarıda gösterilen linki tıkladığınız zaman karşınıza aşağıdaki gibi bir web sayfasının açılacaktır. Adına yetki belgesi düzenlenecek kişi sisteme kayıtlı ise yetki belgesi sahibini seç kısmından ilgi kişi arattırılarak bilgileri çekilir. Yönetim kurulu tarih ve sayısı sisteme girilir. Başlangıç olarak yönetim kurulu karar tarihini giriniz. Bitiş tarihi olarak ilk genel kurulu yapmadan yetki belgesi çıkarıyorsanız 6 aylık süre, ilk genel kurul yaptıktan sonra yetki belgesi çıkarıyorsanız bir sonraki genel kurul ay ve yılını hesap ederek yazınız. Kayıt işleminden sonra aşağı dökümü yapılan satırdan raporu tıklayarak yetki belgesini çıkartabilirsiniz. Onaylama işlemi için bir üst yazı ile bu belgeden üç adet düzenleyerek müdürlüğe uğrayınız.

15 Adına yetki belgesi düzenlenen kişi imza atacaktır İlgilinin fotoğrafını yapıştırıp üzerine dernek mührü vurmayı unutmayınız Yetki belgesi ile ilgili alınan kararın tarih ve sayısı yazılacaktır. Dernek başkanı tarafından tarih atılacak ve imzalanacaktır.

16 DERNEĞİ BAŞKANLIĞI Sayı :20../.../.../2012 Konu :Yetki Belgesi VALİLİK MAKAMINA (İl Dernekler Müdürlüğü) Derneğimiz adına aidatları bağışları gelirleri toplamak için yönetim kurulunun.../.../20 tarih ve sayılı kararı ile adına yetki belgesi düzenlenmiştir. Gereğini arz ederim. Yön. Kurulu Başkanı Ek: 1 Adet Yetki Belgesi (3 Nüsha)