ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ. BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ Mevcut Durum Analiz ve Kapasite Geliştirme Projesi

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ. BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ Mevcut Durum Analiz ve Kapasite Geliştirme Projesi"

Belgin Batuk
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ ÜST DÜZEY YÖNETİCİ SUNUMU BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ Mevcut Durum Analiz ve Kapasite Geliştirme Projesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı OCAK

2 Gündem Bilgi Yönetimi Yol Haritası Proje Kapsamı Bilgi Yönetim Sistemi çalışmalarının değerlendirmesi 2

3 Veri, Malumat/Enformasyon, Bilgi Gözlem Veri Kolayca yapıland landırılabilirlabilir Bilgisayarlarda depolanabilir Sayılabilir/ lir/ölçülebilir Transfer edilebilir Malumat İlgili ve amaca yönelik veri Birimler Anlamda ortak kabul İnsan İletişimde imde kayıp Bilgi Beynimizdeki değerli erli malumat Yapılandırması zor Bilgisayarlarda yakalaması zor Kişiselisel Transfer etmesi zor Çoğunlukla elle tutulamaz Daha fazla insan katkısı Daha değerli erli Uygulamaya daha yakın 3

İnsan İletişimde imde kayıp Bilgi Beynimizdeki değerli erli malumat Yapılandırması zor Bilgisayarlarda yakalaması zor

4 BİLGİ YÖNETİMİ Bir kurumun hedeflerine ulaşmasını sağlayacak bilginin 1. elde edilmesini, 2. üretilmesini, 3. paylaşılmasını ve 4. eyleme dönüştürülebilmesini sağlayacak 1. stratejiler, 2. iş süreçleri ve 3. teknolojiler 4

5 Bilgi Yaşam Döngüsü ikinci Nesil Bilgi Yönetimi Bilgi Süreçleri Bilgi Üretimi Kurumsal Bilgi Bilgiye ait Bilgi Bilgi Entegrasyonu Harici Olaylar İş Süreçleri İş Hayatına Uygulama Kurum Bilgi Bankası Nesnesel Bilgi Öznesel Bilgi 5

Bilgi Entegrasyonu Harici Olaylar İş Süreçleri İş

6 Bilgi Yönetimi Bilgi mevcuttur; önemli olan yakala, kodla, paylaş (teknoloji temelli); önemli olan doğru bilgiyi doğru kişiye doğru zamanda iletmektir Bilgiyi tanımlayan bilginin yönetilmesi Bilgi süreci üst düzey yönetim tarafından kontrol edilmelidir Bilgi işleme yönetilemez sosyal bir süreçtir Yönetimin bilgisi asıldır, eleştirilemez Yönetim de hata yapabilir, dolayısı ile eleştirilebilir En iyi pratikler Kötü deneyimler ve hatalardan ders alma Bilgi paylaşımı ve entegrasyonunun önceliklendirilmesi Bilgi üretimine odaklanma Çalışanlar kurum tarafından düzenlenen eğitim programları işle öğrenir Çalışanlar kurum tarafından finanse edilen ancak birey tarafından yönlendirilen eğitim programları ile öğrenir İşveren entellektüel varlığın sahibidir Entellektüel varlık kurum ve çalışanın ortak malıdır Yönetim uygun gördüğü personel ve kurumsal kaynakları dilediği gibi kullanır (nihai karar) Yönetim uygun gördüğü personel ve kurumsal kaynakları dilediği gibi kullanır (nihai karar) 6

En iyi pratikler Kötü deneyimler ve hatalardan ders alma Bilgi paylaşımı ve entegrasyonunun önceliklendirilmesi Bilgi üretimine odaklanma Çalışanlar kurum tarafından düzenlenen eğitim programları

7 Yönetim Bilgi - Sistem Günümüzde BT: destekleyiciden fazla; itici bir güç e-dönüşüm = Vatandaşa hizmet götürme süreçlerinin etkili, verimli ve ekonomik tasarımı Üst düzey yöneticiye verilen sorumluluk 1. Kurumsal bilgi yönetiminin temel aracı olan BT gerçekten kurumsal hedeflerle uyumlu ve yeterince güvenilir midir? Veri > İstatistik > Bilgi > Siyasa zincirini desteklemekte midir? 2. e-dönüşüm adına hatırı sayılır kamu kaynaklarını aktardığımız BT için yapılan harcamalar gerçekten yerinde midir? Verimlilik ve ekonomiklik gözetilmiş midir? Hesap verilebilir ve denetlenebilir midir? 7

Kurumsal bilgi yönetiminin temel aracı olan BT gerçekten kurumsal hedeflerle uyumlu ve yeterince güvenilir midir?

8 Bilgi İşlem, YBS, Bilgi Yönetimi Bilginin uygun, güncel, yerinde, eksiksiz iletilebilmesi için gerekli makul güvenceyi sağlayan iç ve dış iletişimi de kapsayan bir bilgi ve iletişim sisteminin varlığı. Yöneticilerin ve personelin, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye, (özellikle bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin bilgiye) zamanında ulaşabilmeleri. Bilgi Yönetimi Yönetim Bilgi Sistemi Bilgi İşlem 8

Yöneticilerin ve personelin, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye, (özellikle

9 Kurumsal Dönüşüm Vatandaş odaklı SÜREÇ temelli STRATEJİye önem veren BİLGİyi yöneten organizasyona DÖNÜŞÜM Tercih Rüzgarda savrulan yaprak olmak Rüzgarın kendisi olmak (değişimi yönetmek) 9

10 Strateji Bilgi Yönetimi İlişkisi SP > PP > FR Operasyonel Süreçler İç Kontrol Bilgi Yönetimi 10

11 Stratejik Yönetim Değer Kurumsal Amaç ve Hedefler İzleme ve Değerlendirme İç Kontrol İç Denetim Ex-ante ex-post?????? Önceliklendirme Proje/Faaliyet Bütçeleme?????? Raporlama Uygulama Süreç Bilgi İnsan 11

12 Seviyeler Optimize Olgunluk Modeli Paylaşılan amaç Hedef: Kurum, iş hedeflerine ulaşmak için gereken adımları atmasını sağlayan bilgiyi üretiyor, elde ediyor, paylaşıyor ve koruyor. Yönetilen Tanımlı Tekrarlanır Ortak iş Koordinasyon Shared Paylaşılan Information malumat Farkındalık Awareness Başarısız bireysel çabalar Başlangıç EKİP BİREY 12

13 Erzincan Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemi BT Mevcut Durum Analizi Stratejik Plan temelinde BT SP Eylem Planı Projelendirme Uygulama İzleme ve Değerlendirme Eğitimler Danışmanlık 13

14 İdare Mevcut Durum Analiz ve Kapasite Geliştirme Kurumsal Bilgi Yönetimi Altyapısının oluşturulması Bilgi İşlem >> YBS >> Bilgi Yönetimi Stratejik yönetim + performans yönetimi + süreç yönetimi + bilgi yönetimi SGDB koordinatörlüğü İlk aşama olan Mevcut Durum Analizi:

Yönetimi Stratejik yönetim + performans yönetimi + süreç yönetimi +

15 Bilgi Yönetim Sistemi Yol Haritası Planlama ve Organizasyon: Stratejik plan temelinde BT Stratejik Planının geliştirilmesi Mevcut durum analizi Mevcut veri kaynaklarının belirlenmesi BT envanterinin çıkartılması İhtiyaç duyulan veri kaynaklarının ve tedarik yollarının belirlenmesi Mevcut sistemlerle entegrasyon modelinin, genişleme ve yenileme ihtiyaçlarının belirlenmesi Analiz modelinin önerilmesi Operasyonel sistem ihtiyaçlarının belirlenmesi Bilgi ve sistem mimarisinin oluşturulması YBS Yönergesinin hazırlanması Kurum içi ve dışı bilgi paylaşım protokollerinin oluşturulması Bilgi/Bilişim Yol haritası çizilmesi, 15

entegrasyon modelinin, genişleme ve yenileme ihtiyaçlarının belirlenmesi Analiz modelinin önerilmesi Operasyonel sistem ihtiyaçlarının belirlenmesi Bilgi

16 Bilgi Yönetim Sistemi Yol Haritası Projelendirme: BT Stratejik Planı temelinde BT projelerinin belirlenmesi Projelerin tanımlanması Önceliklendirilmesi Fayda maliyet analizi yapılarak tahmini bütçelerinin belirlenmesi Sistemin sürdürülebilmesi için gerekli insan kaynağı kapasitesinin (nicelik, nitelik) ve eğitim ihtiyacının tespiti Tedarik danışmanlığı Teknik şartnamelerin hazırlanması ile teknik değerlendirme ve sözleşme yönetimine destek Teknik kontrolörlük Sistem kabulü desteği 16

sürdürülebilmesi için gerekli insan kaynağı kapasitesinin (nicelik, nitelik) ve eğitim ihtiyacının tespiti Tedarik

17 Bilgi Yönetim Sistemi Yol Haritası Sistem işletimi: İç ve dış kaynaklar tarafından sağlanan BT hizmetlerinin yönetimine ilişkin danışmanlık Temel BT Süreçlerinin gözden geçirilmesi (süreç modelleme şablonları ile yöntemin aktarılması, rehberlik modeli kurulması ve uygulaması) Sistemlerin sürekli izlenmesi ve iyileştirilmesine yönelik danışmanlık Güvenlik politikalarının oluşturulması Güvenlik standartlarının geliştirilmesi Güvenlik prosedürlerinin geliştirilmesi Düzenli güvenlik denetimi ve iyileştirmeler, sistem güvenliğinin artırılması 17

uygulaması) Sistemlerin sürekli izlenmesi ve iyileştirilmesine yönelik danışmanlık Güvenlik politikalarının oluşturulması Güvenlik

18 Bilgi Yönetim Sistemi Yol Haritası Eğitimler: Eğitim planlaması Eğitim tedariği (yönetim ve teknik) Bilgi yönetimi ve süreç yönetimi, stratejik yönetim ile ilişkisi İç Denetim / Kontrol yönetim seviyesinde farkındalık 5018 kapsamında İç Kontrol ve COSO modeli İç Kontrol - Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, standartlar Proje yönetimi Güvenlik farkındalığı Güvenlik E-Öğrenme 18

yönetim seviyesinde farkındalık 5018 kapsamında İç Kontrol ve COSO modeli İç Kontrol - Kamu İç

19 Bilgi Yönetim Sistemi Yol Haritası İzleme ve Değerlendirme: Üst düzey yönetim için farkındalık eğitimleri Çalışma Gruplarının çalışma yapılarının planlanması ve eğitilmesi İş gereksinimlerinin belirlenmesi (Kontrol ve Raporlama) Kurum içi / dışı rollerin belirlenmesi Rehberlik sisteminin kurulması Eylem Planı nın hazırlanması İş gereksinimlerinin detaylandırılması Kontrol Ortamı, Risk Değerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve İletişim, İzleme başlıkları altında 18 temel standardın geliştirilme ve uygulama yöntemlerinin belirlenmesi Yöntemlerin süreçlerle birlikte prosedürlere (ver 1) dönüştürülmesi Uygulama sürecinde gerekli BT desteğinin tanımlanması ve ihtiyaçların belirlenmesi Üniversitemize özgü standartları geliştirilmesi Standart eğitimleri ve yaygınlaştırma Risk yönetim modelinin kurulması Süreçler temelinde, standartların uygulama prosedürlerine dönüştürülmesi (ver 2) Prosedür eğitimleri ve yaygınlaştırma Süreç performans ölçümü ve iyileştirme Operasyonel sistemlerle entegre olarak İç Kontrol BT desteğinin oluşturulması 19

Değerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve İletişim, İzleme başlıkları altında 18 temel standardın geliştirilme ve uygulama yöntemlerinin belirlenmesi Yöntemlerin süreçlerle birlikte prosedürlere

20 1. Adım: İdare Mevcut Durum Analiz ve Kapasite Geliştirme Projesi Kapsamı 1. Veri Kaynaklarının Tespiti 2. Sistem Altyapısının Analizi 3. Uygulamaların Tespiti ve İşlevlerinin Belirlenmesi 4. Bilgi İşlem İçin İnsan Kaynakları Analizi 5. Kurumsal Yapılanma Model Çalışması 6. E-Üniversite Prensiplerinin Belirlenmesi 7. Bilgi Paylaşım İhtiyacının Belirlenmesi 8. BT Stratejik Planı Hazırlanması 9. BT Eylem Planı Çerçevesi / Taslağının Oluşturulması 10. Mevcut ve Planlanan Projelerin Analizi 20

Bilgi İşlem İçin İnsan Kaynakları Analizi 5. Kurumsal Yapılanma Model Çalışması 6.

21 Eğitim 1. Bilgi Yönetimi ve Yönetim Bilgi Sistemleri 2. Süreç Yönetimi 3. Proje Yönetimi 4. E-Öğrenme 5. Teknoloji Eğilimleri Söyleşileri 6. Harici talep edilen eğitimlerin organizasyonu (ihtiyaçların belirlenmesi,programların hazırlanması, organizasyon) 21

22 Proje Takvimi BT Mevcut Durum Analizi Veri Kaynaklarının Tespiti Operasyonel Sistem İhtiyacının Belirlenmesi Sistem Altyapısının Analizi Uygulamaların Tespiti ve İşlevlerinin Belirlenmesi Teknoloji ve İnsan Profilinin Çıkartılması Mevcut ve Planlanan Projelerin Analizi Bilgi Paylaşım İhtiyacının Belirlenmesi E-Üniversite Sisteminin İhtiyaç Analizinin Yapılması BT Eylem Planı Çerçevesinin Oluşturulması BT Stratejik Planının Hazırlanması Eğitim Eğitim Eğitim Eğitim Eğitim Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz 22

23 23

Benzer belgeler

KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ (KRY) EĞİTİMİ KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ: KAVRAMSAL VE TEORİK ÇERÇEVE

KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ (KRY) EĞİTİMİ KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ: KAVRAMSAL VE TEORİK ÇERÇEVE SUNUM PLANI 1. RİSK VE RİSK YÖNETİMİ: TANIMLAR 2. KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ 3. KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ DÖNÜŞÜM SÜRECİ