İŞLEM ADI İŞ AKIŞI İLGİLİ KİŞİLER. Eğitim komisyonu ve Senato Kararları İşlemleri

Transkript

1 Eğitim komisyonu ve Senato Kararları İşlemleri 1-İlgili birimlerden gelen Fakülte/ Yüksekokul /Enstitülerden gelen ve senato kararı alınması gereken evrakların hazırlanması 2- Alınan kararların ilgili birimlere bildirilmesi Bilgisayar işletmeni Duyurular 1 -Akademik Takvimde belirtilen önemli tarihlerin Üniversitemiz Web adresi yoluyla bildirilmesi. 2-Öğrenci katkı paylarının bölümler halinde ve tablo şeklinde ilgili birimlere ve Üniversitemiz web sahifesinden duyurulması. 3- Öğrenci kayıt işlemleri, (kayıtta istenilen belgeler, kayıt yeri, kayıt süresi v.b) duyurulmasının sağlanması. 4-İçeriğinde Öğrencileri ilgilendiren yönetmelik, yönerge ve YÖK kararları nın olduğu öğrenci rehberini hazırlamak ve basımını sağlamak dağıtılması için birimlere göndermek. Yönetim Kurulu Kararları ile İlgili İşlemler 1-Öğrenci not değişiklikleri ile ilgili Fakülte/yüksekokul/Enstitülerden gelen Yönetim Kurulu Kararlarının sisteme işlenmesi. 2-Öğretim Programlarındaki değişikliklerinden kaynaklanan değişikliklerin sisteme aktarılması. 3- Öğrencinin Mezuniyeti, kayıt dondurması, İlişiğinin kesilmesi ile ilgili Fakülte/yüksekokul/Enstitülerden gelen Yönetim Kurulu Kararlarının sisteme işlenmesi. 4-Daha önceden diğer bir Üniversiteden ders almış olup, Üniversitemize yeni kayıt yaptıran öğrencilerin dönem muafiyet talepleri ile ilgili alınan YKK ların sisteme aktarılması. 5-Erasmus ile yurt dışında öğrenim gören öğrencilerimizin ders intibakları hakkında alınan kararların sisteme işlenmesi. 6-Farabi ile yurt içinde öğrenim gören öğrencilerimizin ders intibakları hakkında alınan kararların sisteme işlenmesi ve v.b işlemler.

2 Yurt dışına gidiş ile ilgili işlemler Lisans,Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin Work and Travel, Erasmus, Seminer, Gösteri vb. sebeplerle yurt dışına çıkışlarında sakınca olmadığına Dair onay verildikten sonra Pasaport harçlarından muafiyet yazışmalarının yapılması. Staj Yazışmaları 1-YÖK tarafından talep edilen staj kontenjanlarının, ilgili birimlere bildirilmesi. 2-Belirli dönemlerde çeşitli kurum ve kuruluşlardan gelen staj taleplerinin İlgili birimler vasıtasıyla öğrencilere duyurulmasının sağlanması 3- Staj Kontenjan Sonuçlarının YÖK e bildirilmesi. ADEK İstatistik İşlemleri ADEK komisyonu tarafından talep edilen öğrenci bilgilerinin düzenlenmesi

3 Disiplin cezaları ile İlgili işlemler 1-Fakülte/Yüksekokul/Enstitüsü tarafından öğrencilere verilen disiplin cezalarına ilişkin kararların öğrenci otomasyon sistemine işlenmesi ve bu cezaların YÖK e bildirilmesi 2-Öğrencinin Yüksek Öğretim Kurumundan çıkarma cezası alması halinde, diğer üniversitelere bildirilmesi. 3-Diğer üniversitelerden gelen, Üniversiteden çıkarma cezası, diploma iptali vb. yazıların ilgili birimlere gönderilmesi. Öğretim Programlarının düzenlenmesi ve otomasyon sistemine işlenmesi Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerden bildirilen öğretim programı değişiklikleri hakkındaki Yönetim Kurulu Kararları doğrultusunda yapılacak olan düzenlemelerin öğrenci işleri otomasyonuna işlenmesi (Ders değişikliği, şube açma/kapama, ders içerikleri vb.) Bölüm/Program Merkez açma İşlemleri. Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerden gelen Bölüm/Program Merkez açma ile YKK ve ekli dosyalar ile ilgili yazışmaların sırasıyla ; Üniversite Senatosu, YÖK ve diğer ilgili birimlere yapılması.

4 Evrak Kayıt İşlemleri 1-Başkanlığa gelen evrakların kayıt, tasnif ve dağıtım işlemlerinin yapılması. 2-Başkanlık içerisinde evrak akışının sağlanması 3-Başkanlık dışı yazışmalarının yapılması ve takibinin sağlanması 4-Başkanlık Genel evrak Arşivinin yapılması. ÖİDB Web Sayfasının Akademik Takvim Gereği Güncellenmesi 1 -Akademik Takvimde belirtilen önemli tarihlerin Web adresi yoluyla bildirilmesi. 2-Öğrenci katkı paylarının bölümler halinde ve tablo şeklinde ilgili birimlere ve web sahifesinden duyurulması. 3- Öğrenci kayıt işlemleri, (kayıtta istenilen belgeler, kayıt yeri, kayıt süresi v.b) duyurulmasının sağlanması. 4-İçeriğinde Öğrencileri ilgilendiren yönetmelik, yönerge ve YÖK kararları nın olduğu öğrenci rehberini hazırlamak ve basımını sağlamak dağıtılması için birimlere göndermek.

5 Başkanlık Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri. 1-Başkanlık bünyesindeki Demirbaş Malzemeleri ve Tüketim Malzemelerinin giriş, çıkış ve zimmet işlemlerinin yapılması ve ilgili tablolarının oluşturularak ilgili dönemlerde Strateji Daire Başkanlığına gönderilmesi. 2-Her malzeme için personel tesliminde TİF (Taşınır İşlem Fişi) hazırlanması. Muafiyet işlemleri 1-Hazırlık sınıfından muaf tutulan ve muafiyetlerine ilişkin ÖİDB ulaşan ilgili birim Yönetim Kurul Kararları gereği bu muafiyetlerin sisteme girişinin sağlanması. 2-Yeni kayıt yaptırıp, daha önce başka bir üniversitede ders almış öğrencilerin başvuruları doğrultusunda alınan Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenen dönem muafiyetlerinin sisteme işlenmesi.

6 Kayıt silme işlemleri 1- Kendi isteği ile ayrılan, başka bir üniversiteye yatay geçiş yaptığından dolayı ve Eğitim Öğretim ve sınav yönetmeliğimiz ilişik kesme sebeplerine bağlı olarak ilgili birim yönetim kurulu tarafından ilişiği kesilen öğrencilerin kararlarının sisteme işlenmesi. Ders alma İşlemleri 1-Ders alma işlemleri, güz, bahar dönemi olmak üzere 2 dönemde yapılan bu işlemlerde, Katkı payını yatıran öğrenciler otomasyon üzerinden ders alma işlemini yapar, danışman tarafından onaylanır 2-Ders alma işlemlerin de meydana gelebilecek teknik aksaklıklar Öğr. İşl.Daire Başkanlığı ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından giderilir. Özel Yetenek 1-Üniversitemiz İlgili Birimler tarafından özel yetenek sınavı ile öğrenci alan bölümlerin kontenjanlarının belirlenmesi, kayıt ve sınav 2-İlgili birimler tarafından sırası ile Özel yetenek ön Kayıtlarının, sınavlarının ve sınavda işlemleri başarı gösteren öğrencilerin Kesin Kayıtlarının yapılmasının sağlanması.

7 Yabancı uyruklu Yabancı uyruklu öğrencilerin ikamet teskeresi işlemlerinin yapılması. öğrenciler ile ilgili işlemler. Yatay Geçiş işlemleri 1-Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerden gelen yatay geçiş kontenjanlarına ilişkin, Yönetim Kurul Kararlarının Üniversite Yönetim Kuruluna sunulması, ilgili Üniversite Yönetim Kurulu Kararlarının Üniversitemiz Web sahifesinde ilan edilmesi. 2-Yatay geçiş başvuru şartları ve bölüm/programlarımıza ait ÖSS sınav giriş puan tablosunun (yıllar itibarı ile) web sahifesinde ilanı. 3-Yatay geçiş kontenjanlarının ve başvuru şartlarına ait ilanın YÖK e ve diğer Üniversitelere gönderilmesinin sağlanması. 1- Kayıt takviminin Üniversitemiz web sahifesinde ilan edilmesi. 2-ÖSYM den alınan kazanan öğrenci listesinin öğrenci otomasyon sistemine tanımlanması. Yeni kayıt 3-Kayıt yaptırmayan öğrenci sayılarının ÖSYM ye bildirilmesi. hazırlıkları ve 4-Ek kontenjan ile gelen öğrencilerin birimlerce otomasyon sistemine tanımlanması. işlemleri 5-Katkı paylarının tespit edilerek bankaya bildirilmesi, bankadan gelen bilgiler doğrultusunda kayıt yapılması için Öğr.İşl.Daire Başkanlığınca sistemden izin verilmesi, kimlik kartlarının hazırlanması.

8 Öğrenci Temsilciliği 1-Öğrenci Temsilciliği seçimi ile ilgili takvimin hazırlanması ve Fakülte /yüksekokul/ Enstitülere duyurulması. 2-Temsilcilik seçim sürecinin izlenerek, sonucun ilan edilmesi Başkanlık İçin Bütçe Hazırlanması 1-Mali yıl içerisinde başkanlığa tahsis edilen bütçenin planlaması ve gelecek yıl için bütçe kalemlerinin tespit edilmesi. ÖSYM İstatistikleri 1- ÖSYM Başkanlığınca gönderilen öğrenci istatistik formlarının tanzim ve tasdiki için ilgili birimlere gönderilmesi. 2- Tanzim ve tasdiki yapılan istatistik formlarının tekrar kontrol edilerek ÖSYM Başkanlığına gönderilmesi.