Bulut Santral Online İşlem Merkezi Kolay Kullanım Kılavuzu

Transkript

1 Bulut Santral Online İşlem Merkezi Kolay Kullanım Kılavuzu Millenicom Telekomünikasyon Hizmetleri A.Ş. Tüm hakları saklıdır Millenicom Telecommunication Services Inc. All rights reserved Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4

2 Bulut Santral Online İşlem Merkezi Kolay Kullanım Kılavuzu İçindekiler Giriş Sayfası... 2 Ana Sayfa... 3 Hesaplar Sekmesi... 4 Hesap Bilgileri Sekmesi... 5 Kullanıcı Ayarları Sekmesi... 5 Hizmet Özellikleri Sekmesi... 6 Telesekreter Servisleri... 6 Gelen Aramalar... 7 Basit yönlendirme... 7 Takip Et... 9 Aramalar Sekmesi...13 Kolay Kurulum Sihirbazı...14 Adım Adım Adım Adım Adım Adım Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 1

3 Giriş Sayfası Bulut Santral Online İşlem Merkezine, web adresinden ulaşabilirsiniz. Bulut santral ana sayfasında, Kullanıcı Girişi alanlarına kullanıcı adı ve şifre doldurularak Online İşlem Merkezine giriş yapılabilir. Kullanıcı adı ve şifrenizi unutuysanız veya bilmiyorsanız, Bulut Santral Destek Hattını numaradan arayarak bu bilgileri tekrar alabilirsiniz. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 2

4 Ana Sayfa Giriş yapıldıktan sonra açılacak karşılama ekranında Son aramalar ve aboneliğiniz altında aktif olan Hesaplar ile ilgili detaylar görüntülenir. Hesaplar sekmesinden, kullanıcıların dahilileri üzerinde ayarlamaların yapıldığı arayüze ulaşılır. Aramalar sekmesinden, ilgili kullanıcının, belirlenen saatlerde yaptığı aramalar, o kullanıcıya gelen aramalar ve kullanıcının yaptığı yönlendirmeler görüntülenir. Müşteri sekmesinden, Kullanıcı Ayarları ve Hizmet Özellikleri sayfalarına ulaşılır. Kullanıcı adı ve şifrenizi, Kullanıcı Ayarları sayfasından değiştirebilirsiniz. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 3

5 Hesaplar Sekmesi Bu sekmede, aboneliğiniz altındaki dahililer ve bağlantı durumlarının aktif olup olmadığı görüntülenir. Değişiklik yapılmak istenilen dahili tıklanarak, o dahiliye özel ayarların yapılacağı ekrana ulaşılır. Yukarıdaki örnek ekranında gösterildiği üzere, numarasının üstüne tıklanılarak, kullanıcının kendi dahilisinin ayarlarının olduğu bölüme ulaşılır. Bu bölümde, Hesap Bilgileri Online Sistem Hizmet Özellikleri Millenifon (Mobil Soft Phone Uygulama Ayarları) seçenekleri bulunur. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 4

6 Hesap Bilgileri Sekmesi Hesap bilgileri sekmesinde, yukarıda gösterilen ekrana ulaşılır. Bu ekran, kullanıcının SIP kullanıcı parolasının görüntülenip değiştirilebildiği ekrandır. Parolada değişiklik yapıldıktan sonra Kaydet butonuna tıklanarak değişiklikler kaydedilir. Kullanıcı Ayarları Sekmesi Kullanıcı ayarları sekmesinde, Bulut Santral İşlem Merkezi ni kullabilmesi ve kullanıcının dahili ayarlamalarında değişiklik yapabilmesi için gereken Web Kullanıcı Adı ve Web Kullanıcı Şifresi alanları bulunur. Web şifresi bu sekmede görüntülenebilir ve değiştirilebilir. Değişiklik yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılarak değişiklikler kaydedilebilir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 5

7 Hizmet Özellikleri Sekmesi Bu sekmede, Telesekreter Servisleri Gelen Aramalar Takip Et alt sekmeleri bulunur. Telesekreter Servisleri Sesli Mesaj Şifresi, kullanıcının Sesli Mesaj ayarlarını telefonu üzerinden yapabilmesi için gerekli olan şifredir. Bu örnekte şifre, 777 olarak seçilmiştir. Kullanıcı, telefonundan *96 tuşlayarak telesekreter ve sesli mesaj interaktif menüsüne ulaşabilir. Bu menüde işlemlere başlayabilmek için önceden belirlenen şifrenin tuşlanması istenecektir. Şifre tuşlandıktan sonra, sesli mesaj ayarları yapılabilir. Sesli mesajlar otomatik olarak Sesli mesajın gideceği e-posta sekmesinde belirtilen e- posta adresine iletilir. Sesli mesajın gideceği e-posta, kullanıcıya bırakılan sesli mesaj kaydının gönderileceği adresinin girildiği bölümdür. Sesli mesaj bölümünde, kullanıcı sesli mesaj kutusuna (telesekreter) gelen çağrılarda, arayan tarafa verilen anonsu belirler. Bu bölümde kendi ses kaydınızı oluşturabilir ya da hali hazırda bulunan bir ses kaydını sisteme yükleyebilirsiniz*. *Bu işlem Kolay Kurulum Sihirbazı >Adım 2>Kısım 5 de ayrıntılı bir şekilde anlatılmıştır. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 6

8 Gelen Aramalar Hizmet Özellikleri sekmesindeki Gelen Aramalar bölümünde kullanıcı, gelen çağrıların yönlendirilmesi için gerekli ayarları görebilir ve değiştirebilir. Bu bölümdeki ayarlarda değişiklik yaparken dikkatli olunması tavsiye edilir. Kullanıcıya sunulan iki tür yönlendirme bulunmaktadır. Bunlar; Basit Yönlendirme ❷ ve Takip Et ❷ fonksiyonlarıdır. Basit yönlendirme UM Aktif modu❶, yönlendirme seçeneklerinde Sesli Mesaj olan tüm senaryoların aktif/deaktif edilebildiği penceredir. Bu pencerenin her zaman aktif olarak ayarlanması tavsiye edilir. Yönlendirme Modu❷, yönlendirme türünün belirlendiği penceredir. Yukarıdaki örnekte Basit Yönlendirme seçilmiştir. Basit yönlendirme, belirtilen numaraya, kullanıcının telefonu belirtilen zaman aşımı kadar çaldıktan sonra, seçilen senaryo uygun şekilde aramanın yönlendirilmesini sağlar. Bu örnekte, kullanıcıya arama geldiğinde, seçilen Çal, Yönlendir, Sesli Mesaj senaryosuna göre, önce kullanıcının telefonu 10 saniye süreliğine çalar. Gelen çağrı cevaplanmadığı takdirde, Yönlendirilecek Numara penceresine girilen numaraya yönlendirilir. Gelen çağrı bu numaradan da cevaplanmaz ise, çağrı Sesli Mesaj kutusuna düşer. Zaman Aşımı❸ penceresine girilen süre, kullanıcıya gelen çağrının kaç saniye çaldıktan sonra belirtilen numaraya yönlendirileceğini, ya da sesli mesaj kutusunun devreye gireceğini veya reddedileceğini belirtir. Kısaca, burada belirtilen süre kadar kullanıcının telefonu çaldıktan sonra, seçilen senaryo devreye girer. Seçilen senaryoda Çal yok ise, herhangi bir fonksiyonu yoktur. Çağrı Karşılama Yöntemi❹ penceresi yönlendirme tanımlamasının en önemli kısmıdır. Bu pencerede kullanıcı, kendisine gelen aramanın nasıl bir yol izleyeceğini belirler. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 7

9 Örnek 1: Çal sonra Yönlendir senaryosu seçildiğinde, belirlenen süre kadar kullanıcının dahilisinin çalması, sonra da belirtilmiş numaraya yönlendirilmesi gerçekleşir. Örnek 2: Sadece Sesli Mesaj seçildiği takdirde, gelen çağrı, dahili çalmadan direkt sesli mesaj (telesekreter) kutusuna yönlendirilir. Örnek 3: Yönlendir sonra Sesli Mesaj senaryosu seçilmesi durumunda, gelen çağrı önce belirlenmiş numaraya direkt yönlendirilir, eğer yönlendirilmiş numara üzerinden çağrı cevaplanmaz ise sesli mesaj kutusu (telesekreter karşılama anonsu) devreye girer. Yönlendirilecek Numara❺ bölümünde, Yönlendirme senaryolarından biri seçildiği takdirde, yönlendirmenin yapılacağı numara girişi yapılır. Yukarıdaki örnekte, kullanıcının numarasına gelen çağrılar numarasına yönlendirilmiştir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 8

10 Takip Et Bu özelliğin aktifleşmesi için Yönlendirme Modu bölümünden Takip Et❷ seçilmek zorundadır. Bu seçim yapıldıktan sonra ayarlamaların yapılacağı Takip Et seçeneği aktif duruma gelir. Takip Et özelliği, Basit Yönlendirme den yönlendirme seçenekleri konusunda ayrılır. Basit yönlendirmede, sadece belirlenmiş bir numaraya yönlendirme yapılabilirken; Takip Et❷ seçeneğiyle birlikte, belirlenmiş sürelerde 3 farklı numaraya kadar yönlendirme gibi ekstra özellikler kullanılabilir. Dikkat: Takip Et özelliği, Yönlendirme Modunun geliştirilmiş halidir. Bu nedenle, Takip Et özelliği kullanılmak istendiğinde, öncelikle Gelen Aramalar alt sekmesinde bulunan Çağrı Karşılama Yöntemi❹ seçeneklerinden, içerisinde Yönlendirme olan alternatifler seçilmelidir. Aksi takdirde, Takip Et özelliği çalışmaz. Kısacası, bu yönlendirme modunun kullanılabilmesi için Çağrı Karşılama Yöntemi❹ kısmındaki Çal, Yönlendir, Sesli Mesaj, Çal sonra Yönlendir, Sadece Yönlendir ya da Yönlendir sonra Sesli Mesaj seçeneklerinden birinin seçilmiş olması şarttır. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 9

11 Takip Et sekmesine geçildikten sonra, yukarıda gösterilen ekran ile karşılaşılır. Bu ekranda, en güncel ayarlar gözükmektedir. Sırala bölümünden, eklenmiş kuralların çalma düzeni belirlenir. Yukarıdaki örnekte; Sıralı seçilmiş haldedir. Bu seçenek şu anlama gelmektedir: Yönlendirme sırasında, kurallarda tanımlanmş ilk numaraya yönlendirme yapılır; o numaradan (zaman aşımı süresi olan 15 saniye içinde) arama cevaplanmazsa diğer numaraya yönlendirme yapılır. Eşzamanlı seçilmiş olsaydı, yönlendirme durumunda, kurallardaki numaralar eşzamanlı olarak aranacaktı. Burada dikkat edilmesi gereken husus, girilmiş her ayrı kuralın, kendine özgü bir zaman aralığının olmasıdır. Yukarıdaki örnekte, 2 kural için de zaman aralığı aynıdır. Farklı zaman aralıkları seçilmiş bir durum da aşağıda gösterildiği gibidir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 10

12 Bu senaryoda ise, kullanıcıya hafta içi saat 17:00 ile 21:00 arası gelen çağrılar için, sadece Ev ve Cep numaralarına seçilmiş yönlendirme kuralı uygulanır. İş numarası bu yönlendirmede pasiftir. Kullanıcıya Cumartesi günü saat 10:00 ile 15:00 arasında gelen aramalar için ise, yönlendirme sadece İş numarasına olur, Ev ve Cep numaralarına yönlendirme olmaz. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 11

13 Yeni Kural Ekle butonuna basılarak, kural oluşturma ekranına ulaşılır. Bu ekran aşağıdaki gibidir. Profil İsmi❶ bölümüne, oluşturulacak kuralın adı girilir. Örneğin Ev, İş, Cep gibi. Hedef Numara❷ bölümüne, yönlendirmenin yapılacağı numara girilir. Örneğin ya da gibi. Zaman Aralığı❸ bölümü, kullanıcı zaman aralığı oluşturduğunda otomatik olarak seçilen zamanı gösterir. Buradan istenilen zaman aralığı kontrol edilebilir. Zaman Aşımı❹ bölümünde, kullanıcının yönlendirme öncesinde telefonunun kaç saniye süreyle çalmasını belirleyen bölümdür. Örneğin, 15 saniye seçilirse, 15 saniye boyunca kullanıcının telefonu çalar, sonra yukarıda belirlenmiş numaraya yönlendirme devreye girer. Zaman Aralığı Seçiniz❺ bölümünde, yönlendirmenin yapılacağı zaman aralığı seçilir*. *Bu işlem Kolay Kurulum Sihirbazı >Adım 4 de ayrıntılı bir şekilde anlatılmıştır. Bu noktada, bütün ayarlamalar bittikten sonra Kaydet butonuna basılarak kural kaydedilir. Farklı bir kural eklenilmek istenirse, Yeni Kural Ekle butonuna basılarak kural eklenebilir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 12

14 Aramalar Sekmesi Bu sekmede, istenilen kullancının yaptığı aramalar, o kullanıcıya gelen aramalar ve kullanıcın yaptığı yönlendirmeler takip edilir. İstenilen kullanıcı seçildikten sonra, Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi belirlenir ve Filtrele butonuna basılır. Böylelikle istenilen zaman aralığındaki aramalar görüntülenir. Gelen Aramalar, Giden Aramalar ve Yönlendirmeler sekmeleri arası geçiş yapılarak takip edilmek istenen arama belirlenebilir. Kullanılan ekranın görüntüsü aşağıdaki gibidir. Cevapsız çağrıları görüntülemek için 0 Süreli Çağrıları Göster kutucuğu işaretlenir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 13

15 Kolay Kurulum Sihirbazı Ana ekranın sol alt tarafındaki Kolay Kurulum Sihirbazı butonuna tıklanır ve santralinizin kurulumu için yapılması gereken ayarlara ulaşılır. Bu durum aşağıdaki şekilde gösterilmiştir. Bu sihirbazda, 6 farklı adım bulunmaktadır. İlk olarak Adım 1 de ayarlamalar açıklanacaktır. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 14

16 Adım 1 Bu adımda, Pilot Numara Dahili Ön Kod Dahili Kod Kullanıcı Adı seçimleri yapılır. Üzerinde işlem yapılacak Pilot Numara❶ seçilir. Pilot Numara, şirket dışına yapılan aramalarda dışarıdan görünen numaradır. Dışardan gelen aramalar için gerekli olan Dahili Ön Kod❷ seçilir. Bu örnekte, 7 bloğu dahili aramalar için ayrılmıştır. Dahili ön kod olarak 0,1 ve 9 seçilemez. Her kullanıcı için farklı bir Dahili Kod❸ belirlenir. Şirket içi aramalarda Dahili Ön Kod girilmeden aramalar gerçekleştirilir. Örneğin; KullanıcıAdı1, KullanıcıAdı2 yi aramak için 81 tuşlamalıdır. Dışarıdan KullanıcıAdı2 ye ulaşılmak istenirse, Pilot Numara (bu örnekte ) aranıldıktan sonra, dahili kod olarak 781 tuşlanmalıdır. Her Dahili Kod❹ için Kullanıcı Adı yazılır. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 15

17 Adım 2 Bu adımda, Şirket adı değişikliği, Rakamlara bölüm atanması, Karşılama mesajı kaydetme, bölümleri bulunur. ❶Bu alanda yer alan kısma şirket adı yazılır. Bir sonraki adıma geçebilmek için bu bölümün doldurulması zorunludur. ❷Bu alanda yer alan rakamlara istenilen bölümler atanabilir. 0 otomatik olarak operatöre atanmış olup değiştirilemez, bunun dışındaki rakamlar için istenilen değişiklikler yapılabilir. Adım 1 de belirlenen dahili ön koduna denk gelen rakam için değişiklik yapılamaz (bu örnekte 7 dahili ön koddur). Her hangi bir bölüm atanmamış olan rakamlar kırmızı ile, bölüm ataması yapılmış olan rakamlar ise yeşil olarak görünür. ❸Bu alan, rakamlara ataması yapılacak olan bölümlerin belirlendiği kısımdır. Örnek olarak bir şirketin pazarlama, insan kaynakları, müşteri hizmetleri gibi bölümleri bu kısımda yer alabilir. ❹Alan 1 ve Alan 3 te doldurmuş olduğumuz alanların görsel olarak bir karşılama mesajı haline getirildiği bölümdür. Alan 1 ve Alana 3 te yapmış olduğumuz değişiklikler bu alanda otomatik olarak yansıtılır. ❺Bu çerçevede yer alan Dosya Yükle butonu gelen aramalarda dinletilecek olan karşılama anonsunu (IVR) sisteme yüklemek, yeni ses kaydı yapmak ve var olan kaydın çalmak için kullanılır. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 16

18 Önceden kaydetmiş olduğumuz bir ses kaydı var ise Dosya Seç ❶ butonuna tıklanarak sisteme yüklenebilir. Sistemde hali hazırda yüklenmiş bulunan ses kaydının dinlenebilmesi için Çal❷ butonu kullanılır. Yeni bir ses kaydı oluşturmak Mikrofon❸ butona tıklanır. Ses kaydı bittiğinde bir kez daha tıklanarak kayıt işlemi tamamlanır. Yapmış olduğumuz yeni ses kaydını dinlemek için Çal❹ butonuna tıklanır. Kaydedilen sesin sisteme yüklenmesi için Kaydet butonuna basılır. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 17

19 Adım 3 Bu adımda, Dahili Kuralları belirlenir. Aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi, herhangi bir gelen arama senaryosunda çağrının dahililer üzerinde izleyeceği yol, bu kurallar ile belirlenir. Tüm Dahililer❶ kısmında pilot numara altında tanımlı tüm dahililer yer almaktadır. Seçili Dahililer❷ kısmında, Tüm Dahililer içinden üzerinde kural oluşturmak için seçmiş olduğumuz dahililer yer alır. ❸Burada yer alan işaretler Tüm Dahililer - Seçili Dahililer arasında geçişi sağlamak amacıyla kullanılır. Örneğin >> işareti Seçili Dahililer in tamamını Tüm Dahililer kısmına atar. ❹ işaretinden tutularak Seçili Dahililer içindeki dahililer alta veya üste taşınabilir. ❺Buradaki kurallar: Sıralı: Seçili Dahililer içinde yer alan dahililer yukarıdan aşağıya sıralı olarak çalar. Örneğin ilk gelen arama KullanıcıAdı1 e, bir sonraki arama KullanıcıAdı3 e düşer. Karışık: Seçili Dahililer içinde yer alan dahililer belirli bir sıraya bağlı olmadan rastgele çalar. Eşzamanlı: Seçili Dahililer içinde yer alan dahililer aynı anda çalar. Az kullanılan: Gelen bir aramalar Seçili Dahililer içinde yer alan dahililerden toplamda en az sayıda arama almış olan kullanıcının telefonuna düşer. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 18

20 Adım 4 Bu adımda, çalışma zaman aralıkları belirlenir. İlk bölüm olan Çalışma Zaman Aralığı Seçimi❶ bölümünde, Zaman aralığı seçiniz kısmında oluşturulan kural için başlangıç ve bitiş saatleri belirlenebilir. Gün seçiniz kısmında oluşturulan kuralın hangi günler geçerli olacağı belirlenebilir. Örneğin Pazartesi, Salı, Haftaiçi vs. Günler kısmı oluşturulan kuralın ayın hangi günlerinde geçerli olacağı belirlenebilir. Örneğin ayın 15 i gibi. Aylar kısmında oluşturulan kuralın hangi aylar için geçerli olacağı belirlenebilir. Örneğin Ocak, Şubat vs. Yapılan tüm değişiklikler Açıklama kısmına otomatik olarak yansır. Oluşturulan kuralın sürekli geçerli olması isteniyor ise Her Zaman❷ butonu kullanılır. Yeni Periyot Ekle❸ butonu, hali hazırda belirlenmiş bir periyoda ek bir periyot tanımlanmak istenildiğinde kullanılır. Örneğin, yukarıdaki örnekte de görüldüğü gibi, şirket haftaiçi 8:00 ile 17:30 arası çalışıyor ve buna ek olarak Cumartesi günü saat 10:00 ile 15:30 arası ek mesai tanımı yapmak isteniyor ise bu buton kullanılır. Temizle❹ butonu belirlenen tüm zaman kısıtlamalarının silinmesini ve varsayılan ayarlara dönülmesini sağlar. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 19

21 Adım 5 Bu adımda, önceki adımda belirlenmiş zaman aralıkları dışında uygulanmak üzere, Yönlendirme Karşılama Mesajı (IVR) Ekleme Sesli Mesaj Ekleme ve Mail Bilgilendirmesi ayarları yapılır. Yönlendirilecek Numara❶ bölümü seçildiği takdirde, önceki adımda belirlenmiş zaman aralıklarının dışında gelen aramalar, girilen numaraya yönlendirilir. Bu örnekte, gelen aramaların yönlendirileceği numara olarak belirlenmiştir. Karşılama Mesajı❷ bölümü seçildiği takdirde kullanıcı Adım 2>Kısım5 deki gibi, kendi oluşturduğu bir anonsu ekler/kaydeder. Bu durumda dışarıdan pilot numaraya arama geldiğinde, arayan kişi kaydedilmiş bu anonsu duyduktan sonra arama sonlandırılır, herhangi bir aksiyon alınmaz. Örneğin, çalışma saatleri dışında gelen bir aramaya Merhaba, Çalışma saatlerimiz 8:00 ile 17:30 arasıdır. Bu saatlerde şirketimize telefon yoluyla ulaşabilirsiniz. İyi günler şeklinde bir anons dinletilip, arama sonlandırılabilir. Sesli Mesaj❸ bölümü seçildiği takdirde, kullanıcı Adım 2>Kısım5 deki gibi, kendi oluşturduğu bir anonsu ekler/kaydeder. Bu durumda ise dışarından bir arama geldiği takdirde anons dinletildikten sonra bip sesi çalınır ve arayanın sesi kayıda alınır. Bu kayıt, aşağıda girilmiş mail adresine yoluyla gönderilir. Örneğin, çalışma saatleri dışında gelen bir aramaya, Merhaba, aktif çalışma saatlerimiz dışında aradınız. Yardımcı olmamızı istediğiniz bir konuda, bip sesinden sonra mesajınızı bırakabilirsiniz. İyi günler dileriz. şeklinde bir anons diletilebilir ve bip sesinden sonra müşterinin ses kaydı alınabilir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 20

22 Adım 6 Bu adımda, önceki adımlarda yapılan değişikliklerin son hali özet olarak gösterilir. Kullanıcı, geri dönmek istediği adıma bu bölümden direkt olarak dönebilir. Bu ekran aşağıda gösterilmiştir. Bu aşamadan sonra, aşağıdaki Kaydet butonuna basılır, sistemin yeni ayarlarla güncellenmesi ve sayfanın yenilenmesi 1-3 dakika arası beklenilmesi gerekir. Online işlem merkezi kolay kullanım kılavuzu. V1.4 21