T.C. OSMANĠYE KORKUT ATA ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı

Transkript

1 Sayı : /05/2015 Konu : Görev Tanımları Genelgesi GENELGE (2015/1) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere Ġç Kontrol Sistemi nin oluģturulması amaçlanmıģtır. 31/12/2005 tarihli ve ( 3. Mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların Ġç Kontrol Standartları baģlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu belirtilmiģtir. 26/12/2007 tarihinde yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde yer alan standartlar; Ġdarelerin iç kontrol sistemlerinin oluģturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir. Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi, iç kontrol sisteminin söz konusu standartlara uyumunu sağlamak üzere, Maliye Bakanlığınca yayımlanan Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberini de dikkate alarak, Ġç Kontrol Eylem Planı hazırlamıģtır. Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi tarafından hazırlanan Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı 01/04/2015 tarihinde Üniversitemiz Senatosunca onaylanarak yürürlüğe konulmuģtur. Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında ön görülen eylemler akademik ve idari birimlerimiz tarafından uygulanacaktır. Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında yer alan, KOS2 No lu Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler standardında, idarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımlarının yazılı olarak belirlenmesi, personele duyurulması ve idarede uygun bir organizasyon yapısının oluģturulmasının gerekliliği belirtilmiģtir. Bu kapsamda, Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi akademik ve idari birimleri tarafından birim görev tanımları, personel görev tanımları ve birim organizasyon yapısının oluģturulması için Görev Tanımları Hazırlama Kılavuzu hazırlanmıģtır. Söz konusu standartlara uyumun sağlanmasının temini için, harcama birimlerimizde icra edilen görevlere iliģkin görev tanımlarının bu genelge ekinde yer alan Görev Tanımları Hazırlama Kılavuzundaki(EK-1) açıklamalara uygun Ģekilde 30/07/2015 tarihine kadar hazırlanması ve personele duyurulması gerekmektedir. Gereğini rica ederim. Prof. Dr. Orhan BÜYÜKALACA Rektör /05/2015 Mali Hizmetler Uzmanı : D. SEVGĠLĠ /05/2015 Strateji Gel. Daire BĢk. /05/2015 Genel Sekreter : M. AKÇA : M. SADIKOĞLU

2 (EK-1) GÖREV TANIMLARI HAZIRLAMA KILAVUZU 1. Görev Tanımları Formuna ĠliĢkin Bilgiler 1.1. Kurum: Osmaniye Korkut Ata Üniversitesini ifade eder. BaĢ harfleri büyük harfle olacak Ģekilde yazılacaktır Birim: Osmaniye Korkut Ata Üniversitesine bağlı akademik ve idari birimleri ifade eder. Birim kısmı, baģ harfleri büyük harfle olacak Ģekilde yazılacaktır. Örnek:, Mühendislik Fakültesi 1.3. Alt Birim: Osmaniye Korkut Ata Üniversitesine bağlı akademik ve idari birimlerin altında yer alan alt birimleri/ģube müdürlüklerini ifade eder. Alt birim kısmı, baģ harfleri büyük harfle olacak Ģekilde yazılacaktır. Örnek 1: /Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrol ġube Müdürlüğü Örnek 2: Personel Daire BaĢkanlığı/Ġdari Personel ġube Müdürlüğü 1.4. Görev Adı: Personelin kadro unvanı göz önüne alınmaksızın görev adları yazılacaktır. Örnek: TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi 1.5. Adı Soyadı: Görev sahibi personelin adı soyadı yazılacaktır. Adın baģ harfi, soyadın tamamı büyük harfle yazılacaktır Görev Devri Yapacağı KiĢi/KiĢiler: Görev tanımı hazırlanan personelin herhangi bir nedenle (Kanuni izin, geçici görev, görevden uzaklaģtırma vb.) görevinde olmadığı durumlarda, görevlerini yerine getirecek kiģiler belirtilecektir. Burada yerine vekâlet edecek personel belirlenirken görev adı ve parantez içinde kadro unvanı ile personelin/personellerin isminin açıkça yazılması gerekmektedir Görev Amacı: Görevin yerine getirilmesiyle ulaģılmak istenilen sonuç, maksat belirtilir. Birimin misyonunun gerçekleģtirilmesi ile iliģkili olmalıdır. Örnek 1: Görev ve sorumluluk alanına giren iģlemlerin etkin ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini koordine etmek suretiyle hizmet kalitesini yükselterek Osmaniye Korkut Ata Üniversitesinin baģarısına katkıda bulunmak. Örnek 2: Sorumluluk alanında belirtilen iģlemlerin zamanında ve doğru bir Ģekilde yerine getirilmesinin sağlanması Ġlgili Mevzuat: Görevin yerine getirilmesinde gerekli olan ve bilinmesi gereken mevzuat isimleri yazılacaktır.

3 Örnek 1: 6245 sayılı Harcırah Kanunu, 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu. Örnek 2: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları TeĢkilatı Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Üst KuruluĢları Ġle Yükseköğretim Kurumlarının Ġdari TeĢkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. Örnek 3: Resmî YazıĢmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Bu ĠĢ Ġçin Gerekli Beceri ve Yetenekler: Görevin yerine getirilmesinde ihtiyaç duyulan ve bu kılavuzda yer alan beceri ve yetenekler listesinden o iģ için gerekli beceri ve yetenekler yazılacaktır. Örnek: Analitik düģünebilme, analiz yapabilme, değiģim ve geliģime açık olma, vb Ġç Kontrol Standardı: Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde yer alan 18 Standarttan her birini ifade etmektedir. Örnek: Standart: 1. Etik değerler ve dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Ġç Kontrol Genel ġartı: Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde yer alan 79 Genel ġarttan her birini ifade etmektedir. Örnek: Genel ġart 1.1. Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Genel ġart 2.2. Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Genel ġart 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir Temel ĠĢ ve Sorumluluklar: Görevli Personel veya Birim tarafından fiilen yürütülen tüm iģ ve iģlemler maddeler halinde yazılmak suretiyle doldurulacaktır. Temel iģ ve sorumluluklara iliģkin bölüm hazırlanırken cümle sonları;. yürütmek,. yürütülmesini sağlamak, koordine etmek,.yapmak Ģeklinde veya bu anlamları içeren benzer ifadeler kullanılarak bitirilecektir.

4 Personelin temel iģ ve sorumlulukları tanımlanırken yapılan iģlerin zamanla çeģitlilik gösterebileceği göz önüne alındığında, temel iģ ve sorumlulukların son paragrafına Amirin vereceği benzer diğer iģ ve iģlemler maddesi eklenecektir Kabul eden: Görevi yerine getiren/getirecek olan personeli ifade eder. Tarih, adı soyadı ve imza yerlerinin doldurulması gerekmektedir Onaylayan: Görev Tanım Formunu onaylayacak yöneticiyi, üst yöneticiyi ifade eder Hazırlayan: Görev Tanım Formunu hazırlamakla görevlendirilen veya görev tanım formunu hazırlamıģ olan personele iliģkin bilgi yer alacaktır. 2. Görev Tanımları Belirlenirken Dikkat Edilecek Hususlar 2.1. Görev tanımlarının yapılmasında fiili durum esas alınacaktır Personelin görevlerinde, çalıģtığı yerde, kadro unvanında değiģiklik meydana gelmesi veya yeni bir kadro unvanında personelin göreve baģlaması halinde formlar yeni duruma göre hazırlanacaktır BoĢ kadrolar için (vekâlet, tedvir, görevlendirme hariç) görev tanımı yapılmayacaktır Görev tanım formlarının yenilenmesi Üst Yönetici sorumluluğundadır Birden fazla görevin aynı personel tarafından yürütülmesi durumunda görev tanımları bölümünde belirtilen görev adlarından her bir görev adı için ayrı görev tanımı formu hazırlanacaktır.

5 BECERĠ-YETENEK LĠSTESĠ Ana bilgisayar, iletiģim ve ağ güvenlik cihazları ile iģletim sistem yazılımlarını etkin kullanabilme ve teknolojisini takip edebilme Analitik düģünebilme Analiz yapabilme Ardıl çeviri yapabilme Temel/Orta/Ġleri düzeyde Bilgisayar ve internet kullanımı Bilgileri paylaģmama DeğiĢim ve geliģime açık olma Düzgün diksiyon Düzenli ve disiplinli çalıģma Ekip çalıģmasına uyumlu ve katılımcı Ekip liderliği vasfı Empati kurabilme Etkin yazılı ve sözlü iletiģim Güçlü hafıza Hızlı düģünme ve karar verebilme Hızlı not alabilme Hızlı uyum sağlayabilme Hukuki analiz ve muhakeme yapabilme HoĢgörülü olma Ġkna kabiliyeti Temel/Orta/Ġleri düzey Ġngilizce Ġngilizce ve Türkçeyi etkin bir Ģekilde kullanabilme (Mütercim için) Ġnovatif, değiģim ve geliģime açık Ġstatistiksel çözümleme yapabilme KarĢılaĢtırmalı durum analizi yapabilme Koordinasyon yapabilme Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık Liderlik vasfı Makroekonomik göstergeleri kavrama ve kıyaslayabilme Matematiksel kabiliyet Muhakeme yapabilme Müzakere edebilme Ofis programlarını etkin kullanabilme Ofis gereçlerini kullanabilme (yazıcı, faks vb.) On parmak klavye-sayı klavyesi hızlı kullanımı Planlama ve organizasyon yapabilme Pratik bilgileri uygulamaya aktarabilme Proje geliģtirebilme ve uygulayabilme Proje liderliği vasfı

6 Sabırlı olma Sistemli düģünme gücüne sahip olma Sorun çözebilme Sonuç odaklı olma Sorumluluk alabilme Sözlü ve yazılı anlatım becerisi Stres yönetimi Temsil kabiliyeti Üst ve astlarla diyalog Yazılım geliģtirme ve uygulama Yoğun tempoda çalıģabilme Yönetici vasfı Zaman yönetimi

7 PERSONEL GÖREV TANIMLARI FORMU Kurumu Birimi Alt Birimi Görev Adı Adı - Soyadı Görev Devri Yapacağı KiĢi/KiĢiler Görev Amacı Ġlgili Mevzuat Bu ĠĢ Ġçin Gerekli Bilgi-Beceri ve Yetenekler Ġç Kontrol Standardı Ġç Kontrol Genel ġartı Temel ĠĢ ve Sorumluluklar KABUL EDEN Bu dokümanda açıklanan Temel ĠĢ ve Sorumluluklarımı okudum. Temel ĠĢ ve Sorumluluklarımı belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. Gün/Ay/Yıl Adı - Soyadı: Unvanı: Ġmza: ONAYLAYAN Gün/Ay/Yıl Adı - Soyadı Unvanı

8 BĠRĠM GÖREV TANIMLARI FORMU Kurumu Birimi Alt Birimi Görev Amacı Ġlgili Mevzuat Ġç Kontrol Standardı Ġç Kontrol Genel ġartı Temel ĠĢ ve Sorumluluklar HAZIRLAYAN: ONAYLAYAN: Adı - Soyadı: Unvanı: Ġmza: