ORSOFT 5.22 AMERİKAN KÜLTÜR DERNEĞİ DİL OKULLARI YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ. MUHASEBE FİŞİ İŞLEMLERİ (TAHSİLAT ve ÖDEMELERİN GİRİLMESİ)

Transkript

1 ORSOFT 5.22 AMERİKAN KÜLTÜR DERNEĞİ DİL OKULLARI YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ MUHASEBE FİŞİ İŞLEMLERİ (TAHSİLAT ve ÖDEMELERİN GİRİLMESİ) OrSoft bilgisayar programınız, muhasebe temelli olarak hazırlanmıştır. Ön büro işlemleri muhasebe'ye entegre olarak otomatik fiş oluşturur. Kurumuzda yapılan tahsilatlar ve ödemeleri ile mahsup işlemlerinin Muhasebe Fişi Modülü kullanılarak yapılması gerekmektedir. İlerleyen bölümlerde, bu işlemleri ekran görüntüleri desteğinde ayrıntılı olarak açıklayacağız.

2 MUHASEBE FİŞİ Muhasebe modülümüz tek düzen hesap planına göre çalışmaktadır. Programınızla birlikte hesap planı ana hesap kodları ile hazır olarak sizlere gönderilmiştir. Hesap sistemimiz : XXX.XX.XXX.XXXX şeklinde oluşturulmuştur. İlk üç hane kebir kodudur. İkinci 2 rakamlı hane firma kırılımıdır ve daima 01 olmalıdır. Üçüncü hane detay kırılımıdır, 335 kebir kodlu personel hesapları hariç 001 olarak kullanılmalıdır. 335 hesaplarda ise; 001 : İdari Personel 002 : Eğitim Gurubu olarak ayrılmıştır. Öncelikle muhasebe hesap planını, banka hesaplarınız (POS hesapları dahil), gider ve gelir hesaplarınız ile birlikte açmalısınız. Bu işlemleri tamamladıktan sonra ise, OrSoft bilgisayar programına özgü hesap planında kullanıcı yetkilendirme işlemlerini tamamlamanız gerekmektedir. Bu işlemler yapılmaz ise muhasebe fişi kesilemez. Bu işlem yetkisiz personelin personel ücretleri vb. gibi hesapları görmesini engellemek için sistemimize eklenmiştir.

3 Sistem, Öğrenci tanıtımı ve Personel tanıtımı işlemlerinden otomatik olarak hesap açar. Sizin ayrıca hesap planından tanıtım yapmanıza gerek yoktur. KULLANICI HESAP HAKLARINI OLUŞTURMA Sistem Modülleri-Muhasebe Sistemi-Hesap Planı İşlemleri-Kullanıcı Hesap Hakları menü seçeneklerinden programa ulaşabilirsiniz. Yetki verilecek kullanıcı kodunu girerek veya sorgulamak için sağ taraftaki butonu tıklayarak ilgili kullanıcıyı seçmelisiniz. Karşınıza, kullanıcıya ilk kez yetki veriliyorsa boş bir liste gelecektir. Listede fare ile çift tıklayarak, yetki verilecek ana hesapların sorgulandığı pencere açılır. Burada kullanıcıya hangi hesaplar için fiş kesme ve ekstre alma hakkı verilecek ise o satır fare ile çift tıklanarak onaylanır. Yetkilendirme işlemi bittikten sonra pencere sağ üst köşesinden fare ile tıklatılarak kapatılır. Pencere kapatıldıktan sonra, yetki ekranında kullanma hakkı verilen ana hesaplar listelenecektir. Hesap planında her yeni ana hesap açıldığında, sistem tarafından otomatik olarak yetki dosyasına eklenirler. Bu hesaplar ile ilgili, daha sonra yine bu program kullanılarak kullanıcılara haklar verilmelidir. Bu işlem sadece ana hesaplar eklendiğinde yapılmalıdır. Alt (detay) hesaplar açıldığında yetkilendirme yapmak gerekmemektedir. Aşağıdaki ekranlarda sırasıyla örnek görüntüler ile yönergeler açıklanmaktadır.

4

5 Yeni bir kullanıcıya yetki verilirken, kullanıcı kodu seçilip boş ekran geldiğinde; Kopyala butonuna basılarak, daha önce yetkilendirilmiş bir kullanıcının tüm hesap hakları yeni kullanıcıya transfer edilebilir. Bu işlem aynı yetki seviyesine sahip kullanıcılara, hızlı bir şekilde işlem yapılmasını sağlar. MUHASEBE FİŞİ GİRİŞİ Kullanıcılar yetkilendirildikten sonra, Muhasebe Fişi programına girildiğinde; karşımıza boş fiş ekranı gelir. Sadece tarih ve eski fişler kısımları aktiftir. Yeni bir fiş kesilecek ise işlem tarihini girip Enter tuşuna bastığımızda, sistem otomatik olarak fiş numarası verir ve Fiş Tipi bölümüne düşer. Tahsil, Tediye ve Mahsup seçeneklerinden işleme uygun olan seçilir. Fiş özel kodu sistem tarafından fişleri klase etmek için kullanılır. Örneğin öğrenci tanıtıldığında ve ödeme planı oluşturulduğunda sistem fiş özel koduna OP kodunu girerek otomatik fiş oluşturur ve öğrenciyi borçlandırır. Bu kısma siz de klase etmek istediğiniz herhangi bir kodu girebilirsiniz. Böyle bir amaç yoksa boş bırakarak geçebilirsiniz. Eski bir fişi düzeltmek ya da tümüyle iptal etmek isterseniz, Eski Fişler butonuna basarak açılan pencereden fişi seçerek üzerinde işlem yapabilirsiniz. Bu arada, muhasebe departmanlarının işleyişi gereği sadece çalışılan güne ait fişler kesilmez; geçmiş tarihli fişler de kesilebilir. Örneğin 20 Ağustos 2008 Çarşamba günü hem bu tarihe hem de geçmiş tarihe ait fiş kesebilirsiniz. Bu durumda ilgili gün içinde hangi fişlerin kesildiğini bilmek isteyebilirsiniz. Bunu sorgulamak için ise Giriş Kontrolü butonuna basarak, tarih hanelerine çalışma tarihini girmeniz yeterlidir. Örnekte olduğu gibi; 20 Ağustos 2008 Çarşamba günü muhasebe servisinizde yapılan tüm fiş girişleri (geçmiş tarihli bile olsalar) raporlanacaktır.

6 Yukarıdaki ekranda fiş tarinine göre sorgulama örneklenmiştir. Fişleri iki tarih arasında; fişi kesen kullanıcı, fiş özel kodu ya da belli bir tutarı içeren fişler kıstaslarına göre sorgulayabilirsiniz. Hepsinin boş geçilmesi halinde kayıtlı tüm fişler listelenecektir. İlgili fişi bulup üzerine çift tıklayarak fiş ekranına geri dönülür ve eski fiş üzerinde işlem yapılır.

7 Fiş satırı düzenlenirken tüm sisteme entegre olacak işlemler yapılmaktadır. Hesap Kodu: İşlem yapılacak olan hesap girilir. Sorgulamak için sağ tarafta bulunan arama butonuna basılarak ilgili hesaba ulaşılır. Bu kısımda sadece yetki verilmiş hesaplar üzerinde işlem yapılabilir. Yeni hesap açılacak ise hesap kodu yazılarak, Yeni Hesap Aç butonuna tıklanır. Açılan pencerede hesap ismi girilir. Bu şekilde fiş içindeyken hesap planına ekleme yapılabilir. İşlem Açıklaması: muhasebe hareketinin açıklaması yazılır. Bu kısımda açıklama olarak bir kısıtlama yoktur, ancak 48 karakter girilebilir. Bir önceki açıklama aynen kopyalanmak istenirse, * karakteri ilk haneye girilerek kopyalama yapılabilir. Döviz Cinsi: Muhasebe sistemimiz dövizli olarak çalışabilmektedir. Sağ taraftaki sorgulama butonundan döviz kodları sorgulanabilir. YTL 99 olarak kodlanmıştır. Türk lirası ile işlem yapılıyorsa direkt olarak 99 girilebilir. Döviz Fiyatı: Döviz fiyatları günlük olarak girilirse ve dövizli işlem yapılıyorsa, bu kısımda günlük kur sistem tarafından okunarak otomatik olarak getirilir. YTL kur fiyatı otomatik olarak 1 getirilir ve enter tuşu ile hızlı bir şekilde geçilebilir. Borç Tutarı: Borç hanesinde olması gereken rakam yazılır. Döviz ya da YTL rakamı bu bölüme girilmelidir. Alacak Tutarı: Alacak hanesinde olması gereken rakam yazılır. Döviz ya da YTL rakamı bu bölüme girilmelidir. KURS KODU: İşlem kursiyerden yapılan tahsilat ise, bu kısımda ilgili ödeme planı mutlaka belirtilmelidir. TAKSİT No.: Ödeme planına ait taksit numarası mutlaka belirtilmelidir. Yukarıdaki son iki hane öğrenci tahsilatlarında belirtilmez ise; Ödeme PlanıMuhasebe entegrasyonu çalışmaz!

8 Yukarıdaki ekranda öğrencinin ödeme planları sorgulanmaktadır. Ödeme planına ait satırın üzerinde F1 tuşuna basıldığında; ilgili ödeme planının detayı gelir. Ödeme taksit tutarı kadar olmasa bile, mutlaka bu haneler doldurulmalıdır. Böylece ödeme planından ve tahsilat raporlarından eksik ödemeler sorgulanabilir.

9 Fiş ile ilgili işlemler bittikten sonra üst kısımda bulunan onay butonu tıklanır ve yukarıdaki mesaj görüntülenir. Gerekli onay verildiğinde fiş kaydedilir. Fiş kaydedildikten sonra, yazıcıdan baskı alma onayı gelir. Fiş basılacak ise onay verilir.

10 OrSoft bilgisayar programlarına özgü bir eklenti olan, eski model olup daha hızlı ve ekonomik yazan nokta vuruşlu yazıcılara özel baskı alabilme yeteneği bulunmaktadır. Bu özelliği kullanmak istiyorsanız ve varsayılan yazıcınız nokta vuruşlu yazıcı ise onay vererek ilgili yazıcıdan baskı alabilirsiniz. Inkjet ya da laser yazıcıdan baskı almak istiyorsanız bu mesaja Hayır demelisiniz. Bu durumda baskı önizleme ekranı gelecektir. Burada gerekli incelemeyi yaptıktan sonra yazıcıya fişi basılmak üzere yollayabilirsiniz.

11 İstenirse sistemden tahsil ya da tediye makbuzu basılabilir. Bunun için fiş satırı güncelleme penceresinde iken sağ tarafta bulunan ilgili butonlar tıklanabilir. Muhasebe fişine herhangi bir şekilde sonradan tekrar girildiğinde, fiş ekrana dökülünce çıkmak istenirse, hiç bir değişiklik yapılmasa bile sistem tarafından bir uyarı yollanır. Bu uyarı okunup onaylandıktan sonra sağ üstte bulunan kırmızı çarpı işaretli Vazgeç butonuna basılarak ekran temizlenir. Bu işlem yapılmadan fişten çıkış izni verilmez. Ekran temizlendikten sonra, üzerinde sağa yönelik kırmızı ok bulunan Çıkış tuşu tıklanarak programdan çıkılır.