Bilgilendirme Politikası, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır.

Transkript

1 Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. Bilgilendirme Politikası 1-Amaç Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. bilgilendirme politikasında amaç, Ortaklığın hissedarlarıyla şeffaf ve yakın bir iletişim kurarak Ortaklığa ilişkin kamuda tam, net ve eşit şekilde bilgilenmeyi sağlamak üzere; Ortaklığın ticari sır niteliğinde olanlar haricinde hedeflerini, vizyon ve misyonunu, mevcut ve potansiyel yatırımcılar için karar süreçlerine etki edecek önemli görülen hususları ve genel kabul gören muhasebe prensipleri ve Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri çerçevesinde faaliyet dönemlerinin sonuçlarını; tam, adil, doğru, zamanında ve anlaşılabilir, objektif ve detaylı şekilde ilan ederek pay sahipleri, yatırımcılar ve sermaye piyasası yetkili kurum ve kişileri ile bu bilgileri paylaşmaktır. Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. kamuyu aydınlatma konusunda Sermaye Piyasası Mevzuatına; Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ile İstanbul Menkul Kıymetler Borsası (İMKB) düzenlemelerine uyar; SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri nde yer alan prensiplerin hayata geçirilmesi için azami özeni gösterir. Bilgilendirme Politikası, Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. tüm çalışanları ile danışmanlarını kapsamakta; Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. nin sermaye piyasası katılımcıları ile yazılı ve sözlü iletişimini düzenlemektedir. 2-Yetki ve Sorumluluk Bilgilendirme Politikası, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır. Bilgilendirme politikasının izlenmesi, denetlenmesi ve güncellenmesi Yönetim Kurulu nun yetki ve sorumluluğu altındadır. Bilgilendirme politikası Genel Kurulda pay sahiplerinin bilgisine sunulur ve internet sitesinde güncel haliyle yayınlanır. 3- Kullanılacak Yöntem ve Araçlar SPK ve İMKB ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri ve düzenlemeleri saklı kalmak üzere, Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. tarafından kamuyu aydınlatma amacıyla aşağıda belirlenen yöntem ve araçlar kullanılabilir. İMKB ye iletilen özel durum açıklamaları (Elektronik ortamda KAP Bildirimleri eş zamanlı olarak yapılır),

2 Periyodik olarak İMKB ye iletilen mali tablo ve dipnotları, bağımsız denetim raporu, beyanlar ve faaliyet raporu (Elektronik ortamda KAP Bildirimleri eş zamanlı olarak yapılır), Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ve günlük yerel ve/veya ulusal gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular (izahname, sirküler, genel kurul çağrısı vb.), Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları, Veri dağıtım kuruluşlarına yapılan açıklamalar, Sermaye Piyasası katılımcıları ile yazılı, yüz yüze, telefon ve tele-konferans vasıtasıyla yapılan bilgilendirme görüşme ve toplantıları, Kurumsal internet sitesi ( Diğer kişisel ya da toplu iletişim yöntem ve araçları üzerinden yapılan açıklamalar. 3- Özel Durumların Kamuya Açıklanması ve Yetkili Kişiler Özel Durum Açıklamalarını Yapmaya Yetkili Kişiler Ortaklığın özel durum açıklamaları Yatırımcı İlişkileri tarafından hazırlanır. Bu birim aynı zamanda kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve izlemekle görevlidir. Ortaklığın özel durum açıklamaları Ortaklığı temsil ve ilzama yetkili kişilerce yapılır. İçsel Bilgilerin Kamuya Açıklanması İçsel bilgilerin kamuya açıklanması SPK nın özel durumların kamuya açıklanmasına ilişkin düzenlemelerine uygun olarak yapılır. Ortaklık tarafından mevzuata uygun olarak yapılan özel durum açıklamaları düzenlemelere uygun olarak elektronik ortamda KAP sistemine gönderilir ve İMKB tarafından yayınlandıktan ve kamuya açıklama yapıldıktan en geç bir sonraki iş günü içinde Ortaklığın internet sitesinde ( ilan edilir ve en az beş yıl süreyle burada bulundurulur. Özel durum açıklaması ile kamuya açıklanacak bilgiler, açıklama öncesinde belirli yatırımcı veya ilgili taraflara duyurulmaz. Ortaklık Haklarının Kullanımına İlişkin Açıklamalar Aşağıdaki konulara ilişkin hususların yönetim kurulu kararı ile kesinleşmesi halinde özel durum açıklaması yapılır ve bu bilgiler ayrıca Ortaklığın internet sitesinde ilan edilir: Genel kurul toplantı tarihi, saati, yeri ve gündemi, genel kurula katılma hakkının ne şekilde kullanılabileceği, genel kurula katılmak veya vekaleten oy kullanmak isteyenlerin yerine getirmeleri gereken yükümlülükler, Gündem maddeleri ile gündem dışı konuların genel kurulda görüşülerek karara bağlanması, genel kurulun toplanamaması, toplam pay sayısı ve toplam oy haklarına ilişkin bilgiler, Kar dağıtımına ilişkin duyuru, yeni pay ihracı, sermaye artırımlarında tahsis, yeni pay alma hakkının kullanımı, artırılan payların iptali,

3 İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasına Kadar Gizliliğinin Sağlanmasına Yönelik Tedbirler Ortaklık çalışanları Ortaklığa ilişkin görevlerin ifa edilmesi veya Ortaklık adına iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında, sahip olabilecekleri henüz kamuya açıklanmamış içsel bilgiyi gizli tutma ve kendileri veya üçüncü şahıslara menfaat sağlamak amacıyla kullanmama veya yetkisiz olarak üçüncü şahıslara açıklamama yükümlülükleri konusunda bilgilendirilirler. Bunun dışında Yatırımcı ilişkileri tarafından, SPK mevzuatına uygun olarak, iş akdi ile veya başka şekilde Ortaklığa bağlı çalışan ve içsel bilgilere düzenli erişimi olan kişilerin bir listesi tutulur ve listede değişiklik olduğunda güncellenir. İçsel bilgilere erişimi olanların listesi ve listede yapılan güncellemeler talep edildiği takdirde SPK ve İMKB ye gönderilir. Listede yer alan herkes görevleri sırasında, içsel bilginin korunması ve gizlilik kurallarına uymaları konusunda bilgilendirilir. Bilginin gizlilik kurallarına tabi olan avukatlara, bağımsız denetçilere, vergi danışmanlarına, kredi kuruluşlarına, finansal hizmet sunanlara vb. açıklanması, bu kişilerin görevlerini yerine getirirken bu bilgiye ihtiyaç duyuyor olmaları şartıyla yetkisiz açıklama olarak nitelendirilmemektedir. Bunun için, bilginin açıklanacağı kişinin yasal bir düzenleme, ana sözleşme veya özel bir sözleşme gereğince, söz konusu bilgileri gizli tutma yükümlülüğü altında olması gerekmektedir. Yukarıda belirtilen bildirimlerin dışında, yatırımcılar tarafından veya herhangi bir kuruluş/kişi tarafından iletilen yazılı ve sözlü bilgi talepleri Yatırımcı İlişkileri tarafından değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede; talebin içeriğine göre, ticari sır niteliğinde olup olmadığı ve Sermaye Piyasası Kurulu nun VIII Seri ve 54 No lu Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği çerçevesinde, yatırım kararlarını ve sermaye piyasası araçlarının değerini doğrudan etkileyebilecek türden olup olmadığı dikkate alınır. Yazılı ve sözlü bilgi talepleri, Genel Müdürün değerlendirmesi ve onayından sonra Yatırımcı İlişkileri birim tarafından olumlu ya da olumsuz olarak cevaplanır. 4- Mali Tabloların Kamuya Açıklanması Ortaklığın yıllık ve ara dönem finansal tabloları ve dipnotları SPK tarafından yayımlanan Finansal Raporlama Standartlarına uygun olarak hazırlanır. Finansal tablolar kamuya açıklanmadan önce Muhasebe ve Finansman Bölümü tarafından SPK tarafından yayımlanan muhasebe ilkelerine, gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin olarak ortaklığın sorumlu yöneticileri ve bağımsız denetçilerinin görüşleri alınarak, kendi değerlendirmeleriyle birlikte yönetim kuruluna sunulur ve yönetim kurulu tarafından onaylanır. Bağımsız denetimden geçmiş finansal tablolar, bağımsız denetim raporuyla birlikte, bağımsız denetim kuruluşunu temsil ve ilzama yetkili kişinin imzasını taşıyan bir yazı ekinde Ortaklığa ulaştığı ve aynı gün içerisinde Ortaklık tarafından finansal tabloların SPK ve İMKB ye bildirimine ilişkin yönetim kurulu kararına bağlandığı, bağımsız denetimden geçmemiş finansal tablolar ise, en geç Ortaklık yönetim kurulu tarafından finansal tabloların kabulüne dair kararın alındığı tarihi izleyen ilk iş günü mesai saati bitimine kadar kamuya açıklanmak üzere SPK ve İMKB prosedürlerine uygun olarak SPK ve İMKB ye gönderilir. Yıllık ve ara dönem finansal tablo ve faaliyet raporlarının ilanı ve bildirimi sırasında, bu raporların doğruluğuna ilişkin

4 sorumluluk beyanı da Ortaklık genel müdürü ve finansal tablo ve faaliyet raporlarının hazırlanmasından sorumlu bölüm başkanı ile beraber imzalanarak İMKB ye gönderilmek suretiyle kamuya açıklanır. Finansal raporlar ayrıca SPK nın düzenlemelerine uygun olarak KAP bildirimi olarak süresi içinde elektronik ortamda da iletilir. Yıllık ve ara dönem finansal tablolar ile faaliyet raporları kamuya açıklandıktan sonra, Ortaklığın internet sitesinde ( yayımlanır ve en az 5 yıl süreyle kamuya açık tutulur. Bu raporlar ayrıca her zaman Yatırımcı İlişkilerinden de temin edilebilir. Yıllık finansal tablolar ve faaliyet raporları, yıllık olağan genel kurul toplantılarından en az on beş gün önce Ortaklık merkezinde ve internet sitesinde ortakların incelemesine sunulur ve isteyen ortaklara gönderilir. Ortaklığın diğer mevzuat gereği hazırladığı finansal tablolar, ilgili mercilerle birlikte es zamanlı olarak İMKB ye iletilir. 5- Yatırımcı ve Analistlerle Yapılan Toplantı ve Görüşmeler Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. nin gerek mevcut gerekse potansiyel pay sahipleri ile ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, yatırımcı sorularının en verimli şekilde cevaplanması ve şirket değerinin artırılmasına yönelik çalışmaların yürütülmesinden Yatırımcı İlişkileri ve yönetim kurulu sorumludur. Pay sahiplerinden gelen tüm toplantı taleplerine olumlu yanıt verilmekte olup; mümkün olan en üst düzeyde görüşme yapma olanağı sağlanmaktadır. Analist raporları, analist raporunu hazırlayan firmanın mülkiyeti olup Ortaklık tarafından herhangi bir şekilde kullanılmaz ve yayınlanmaz. 6- Piyasada Dolaşan Haberler ve Doğrulama Yükümlülüğü Bir bilgi, makul bir yatırımcının söz konusu bilgiyi önemli ve özel bulma ihtimalinin yüksek olması ve bu bilginin yatırımcının kararını ve/veya sermaye piyasası araçlarının fiyatını önemli ölçüde etkileyecek olması durumunda, önemli ve özel bir bilgi olarak kabul edilir. Ortaklık hakkında basın-yayın organlarında ve internet sitelerinde yer alan haber ve söylentilerin takibi Ortaklık tarafından yapılır. Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. tarafından prensip olarak içsel bilgi olarak değerlendirilmeyen piyasa söylentileri ve spekülasyonlar ile açıklanması ertelenen bilgi kapsamındaki konularda herhangi bir yorumda bulunulmaz. Ancak, daha önce kamuya açıklanmamış önemli ve özel bir bilginin istem dışı olarak kamuya açıklandığı belirlendiğinde ya da tasarruf sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının fiyatlarını etkileyebilecek önemde doğrudan Ortaklığın temsile yetkili kişi ve/veya kurulları ile ilişkili olmayan haber ve söylentilerin tespit edilmesi durumunda yatırımcının çıkarlarının korunması için gerekli görüldüğü takdirde derhal Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri doğrultusunda, uygun özel durum açıklaması hazırlanarak, İMKB ye iletilir.

5 Bu çerçevede haber ve söylentilerin ya da kamuya ulaşan bilgiler nedeniyle Sermaye Piyasası Kurulu nun VIII Seri ve 54 No lu Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği nin 18 inci maddesi çerçevesinde özel durum açıklamasının yapılıp yapılmamasına Genel Müdür karar verir ve açıklama ( f ) maddesinde yer alan yetkiler çerçevesinde yapılır. Buna karşılık, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri dahilinde SPK ve/veya İMKB den doğrulama talebi geldiğinde piyasada çıkan söylenti ve dedikodular hakkında açıklama yapılır. 7- İdari Sorumluluğu Bulunan Kişiler Ortaklıkta idari sorumluluğu bulunan kişiler, konuya ilişkin mevzuat çerçevesinde; Ortaklığın yönetim kurulu üyeleri, Bu organların üyesi olmamakla beraber, doğrudan ya da dolaylı olarak Ortaklık ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve Ortaklığın gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen yönetsel kararlar verme yetkisi olan komiteler ve üyeleri, olarak belirlenmiştir. Bu çerçevede, Ortaklığın içsel bilgilere düzenli erişimi olmayan veya düzenli erişimi olmakla beraber Ortaklığın gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen yönetsel kararlar verme yetkisine sahip olmayan kişi ve yöneticiler idari sorumluluğu bulunan kişiler olarak değerlendirilmemiştir. Ortaklık hisse senetleri ile ilgili olarak idari sorumluluğu bulunan kişiler ile mevzuat gereği bunlarla yakından ilişkili sayılan kişiler tarafından gerçekleştirilen alım-satım işlemlerinin İMKB ye bildirilmesine ilişkin her türlü sorumluluk işlemi yapan kişiye aittir. 8- Basın Açıklamaları ve Kamuya Açıklama Yapmaya Yetkili Kişiler Ortaklık faaliyetlerine veya finansal durumuna ilişkin olarak daha önce kamuya açıklanan bilgiler kapsamında olan ve ticari sır niteliğinde olmayan her türlü bilgi ve rapor talebi ile tüm sorular telefon, elektronik posta veya yapılacak toplantılar vasıtasıyla Yatırımcı İlişkileri tarafından cevaplandırılır. Yazılı ve görsel medya ile çeşitli veri dağıtım kanallarından gelen röportaj ve söyleşi talepleri öncelikle Ortaklığın Yatırımcı İlişkileri departmanına yönlendirilir ve konuyla ilgili Ortaklık yetkililerinin koordinasyonu bu birim tarafından yapılır. Ayrıca, yapılacak basın toplantı ve açıklamaları da aynı birim tarafından koordine edilir. Ortaklık yöneticileri tarafından bu kapsamda yapılan açıklamalar esnasında herhangi bir içsel bilginin kasıt olmaksızın duyurulması durumunda, derhal özel durumların kamuya açıklanmasına ilişkin mevzuata uygun olarak ayrıca bir açıklama yapılır. Yukarıda belirtilen süreç dışında, Ortaklık çalışanları sermaye piyasası katılımcılarından veya herhangi bir kuruluş/kişi tarafından gelen soruları cevaplandıramazlar. Yatırımcı İlişkilerine ait iletişim bilgileri Ortaklığın internet sitesinde yer almaktadır.

6 10- İleriye Dönük Beyanatlarla ilgili Açıklamalar Bilgilendirme politikaları ile ilgili olarak zaman zaman Ortaklık yöneticileri ileriye dönük beyanatlarda bulunabilir. Ortaklığın yazılı dokümanlarında yer alan ileriye dönük beyanatlar belli varsayımlara göre yapılmaktadır; riskler, belirsizlikler ve diğer faktörlerden dolayı gerçekleşen sonuçlar ileriye dönük beyanatlardaki beklenen sonuçlardan ciddi boyutlarda farklılık doğurabilir; bu konuda yatırımcı topluluğu uyarılmaktadır. 11- Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. Web Sitesi ( Kamunun aydınlatılmasında, SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin tavsiye ettiği şekilde internet adresindeki Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. Web Sitesi aktif olarak kullanılır. Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. nin Web Sitesinde yer alan açıklamalar, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri uyarınca yapılması gereken bildirim ve özel durum açıklamalarının yerine geçmez. Emek Elektrik Endüstrisi A.Ş. tarafından kamuya yapılan tüm açıklamalara Web Sitesi üzerinden erişim imkânı sağlanır. Web Sitesi buna uygun olarak yapılandırılır ve bölümlendirilir. Web Sitesinin güvenliği ile ilgili her türlü önlem alınır. Web Sitesi Türkçe olarak SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin öngördüğü içerikte ve şekilde düzenlenir. Özellikle yapılacak genel kurul toplantılarına ilişkin ilana, gündem maddelerine, gündem maddelerine ilişkin bilgilendirme dokümanına, gündem maddeleri ile ilgili diğer bilgi, belge ve raporlara ve genel kurula katılım yöntemleri hakkındaki bilgilere, Web Sitesinde dikkat çekecek şekilde yer verilir. Web Sitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmalara sürekli olarak devam edilir. Web-sitesinde izlenebilecek Kurumsal Kimlik ve Yönetimine İlişkin önemli başlıklar aşağıda özetlenmiştir. Vizyon ve ana stratejiler Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst yönetim hakkında bilgi Şirketin organizasyonu ve ortaklık yapısı Şirket ana sözleşmesi Ticaret sicil bilgileri Finansal bilgiler Basın açıklamaları SPK Özel Durum Açıklamaları Genel Kurul un toplanma tarihi, gündem, gündem konuları hakkında açıklamalar Genel Kurul toplantı tutanağı ve hazirun cetveli Vekâletname örneği Kurumsal Yönetim İlkeleri uygulamaları ve uyum raporu Kar dağıtım politikası, tarihçesi ve sermaye artırımları Bilgilendirme politikası Sıkça sorulan sorular bölümü