İç Kontrol Örnek Olay: Proje İç Kontrol Uygulamalarının Planlanması

Transkript

1 Dünya Bankası Mali Yönetim Çalıştayı Şubat 2012 İç Kontrol Örnek Olay: Proje İç Kontrol Uygulamalarının Planlanması Dünya Bankası ile T.C. Hükümeti arasında bir İkraz Anlaşması imzalanmıştır. Bu İkraz Anlaşması ile finanse edilen proje üç bileşenden oluşmaktadır: - Kurumsal Kapasite Geliştirme - Tarımsal İşletmelerin Finansmanı - Proje Yönetimi Proje nin amacı: - Uygulama kurumunun kurumsal kapasitesini arttırmak, - Türkiye deki tarım işletmelerinin faaliyetlerini yürütmekte esas olacak yatırımlarını gerçekleştirebilmek ve işletme sermayesi ihtiyaçlarını karşılayabilmek için orta ve uzun vadeli finansmana erişebilmelerini geliştirmek ve artırmak ve böylece üretime yönelik faaliyetlerine ve istihdam yaratılmasına katkıda bulunmaktır. Proje başlangıç aşamasında yapılan değerlendirme sonrasında uygulama kurumlarının kontrol ortamının iç kontrol faaliyetleri yürütülmesi açısından ek bir risk taşımadığı belirlenmiştir. Proje dokümanlarının iç kontrol uygulamalarına esas olacak kısımları ek te özetlenmektedir. Ek te verilen bilgilere uygun olarak, proje uygulayıcısı kurumun; proje uygulamalarına ilişkin yürütebileceği mali yönetimle ilgili iç kontrol faaliyetlerinin planlamasını, eğitim dokümanında belirtilen hususlara uygun olarak, yapınız.

2 2 Proje Bilgileri Proje Bileşenleri Kategori Tahsis Edilen Kredi (Avro cinsinden) (1) Kurumsal Kapasite Geliştirme (2) Tarımsal İşletmelerin Finansmanı (39 Proje Yönetimi TOPLAM TUTAR Harcama Kategorileri Kategori Tahsis Edilen Kredi (Avro cinsinden) Finanse Edilecek Harcama Yüzdesi (1) Alt-krediler Kullanılan tutarların %100 ü (2 Mallar (3) Danışmanlık Hizmetleri ve Eğitim (4) İşletme Giderleri Kullanılan tutarların %100 ü Kullanılan tutarların %100 ü Kullanılan tutarların %100 ü TOPLAM TUTAR

3 3 Uygulama Düzenlemeleri Kurumsal Kapasite Geliştirme Bileşeni ve Proje Yönetimi Bileşeni Tarım Bakanlığı tarafından yürütülecektir. Tarım İşletmelerinin Finansmanı Bileşeni ABC Bankası ile imzalanan Anlaşma ya istinaden ABC Bankası tarafından yürütülecektir. Her iki kurumda müstakilen Proje Uygulama Birimi kurulacaktır. ABC Bankası Proje Uygulama Birimi her üç bileşenle ilgili olarak mali yönetim, raporlama ve denetim faaliyetleri konusunda Borçlu (T.C. Hükümeti) adına şemsiye uygulama kurumu olacak ve Dünya Bankası na karşı bu konulardaki işlemlerin konsolide edilerek düzenlenmesi ve ibraz edilmesinden sorumlu olacaktır. Uygulama kurumları ikraz anlaşması kapsamında tanımlanan uygun harcamalar ı finanse etmek için, İkraz Anlaşması Hükümleri ve Kullanım Mektubu nda yer alan ilave talimatlara uygun olarak doğrudan kredi kaynaklarını çekebilecek ve kullanabilecektir. Kaynak kullanımı konularında her iki uygulama kurumu için iki ayrı özel hesap açılacaktır. Özel hesapların kullanım sorumluluğu ilgili kurumlara aittir. İkraz Anlaşması kapsamında uygun harcamaların yapılabilmesi için Kaynak Kullanım Mektubunda (Disbursement Letter) aşağıdaki hususlar yer almaktadır: İkraz Anlaşması kapsamında yer alan kaynak kullanım yöntemleri şu şekildedir: Doğrudan Ödeme (Direct Payment) Special Commitment (Özel Taahhüt) Avans (Advance) Avans yöntemi ile çekiş için proje ikrazı için kullanılmak üzere ayrılmış, para birimi ABD Doları olan iki ayrı Özel Hesabın (Designated Account) Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasında (TCMB) açılması öngörülmüştür.

4 4 Tarımsal İşletmelerin Finansmanı Bileşeni Düzenlemeleri: ABC Bankası ilgili proje bileşeni uygulamasını ayrıntıları ile açıklayan bir Uygulama Kılavuzu nu yürürlükte tutacak ve Uygulama Kılavuzu çerçevesinde tüm yükümlülüklerini usulüne uygun olarak yerine getirecek ve Banka nın ön onayını almaksızın Uygulama Kılavuzu nu tadil veya iptal etmeyecektir. Proje yi gerçekleştirmek amacıyla, ABC Bankası: (a) Uygulama Kılavuzu nda yer alan hüküm ve koşullar altında Tarımsal İşletmelere kredi sağlayacaktır, (b) Banka aksini kabul etmedikçe, herhangi bir Tarımsal İşletme ye sağlanacak alt-kredi tutarının, Avro eşdeğerini geçmemesini sağlayacaktır, (c) Alt kredilerin yatırım yapıldığı yere bakılarak aşağıda belirtilen coğrafi bölgelere göre dağıtılmasını sağlayacaktır : (i) Güneydoğu Anadolu Bölgesi; (ii) Doğu Anadolu Bölgesi; (iii) İç Anadolu Bölgesi; (iv) Karadeniz Bölgesi. (d) Uygulama Kılavuzu na uygun olarak Alt-projeleri değerlendirecek denetleyecek ve Alt-projelerin Tarımsal İşletmeler tarafından gerçekleştirilmesine ilişkin rapor verecektir; (e) Bir çevresel iyileştirme planını gerekli kılacak Alt-projelere yönelik olarak, Tarımsal İşletmelerin söz konusu çevresel iyileştirme planını zamanında gerçekleştirmesini, bu çevresel iyileştirme planının hazırlanmasını sağlayacaktır; ve (f) (aa) Kredi ile finanse edilecek mallar ve yapım işlerinin bu Bölüm III de belirtilen tedarik düzenlemelerine uygun olarak tedarik edilmesini ve (bb) bu mallar ve yapım işlerinin, münhasıran Alt-projenin gerçekleştirilmesinde kullanılmasını sağlayacaktır. Tarımsal İşletmelerin Finansmanı Bileşeni Kapsamında Kullandırılacak Alt-kredilerin Hüküm ve Koşulları : 1. Her bir Alt-kredi, Borçlu nun yatırım ve kredi verme politika ve uygulamaları uyarınca belirlenen vade, para birimi, faiz oranı ve diğer ücretleri kapsayan hüküm ve koşullar altında verilecektir. 2. Borçlu tarafından kabul edilen her bir Alt-kredi, Banka yı tatmin edecek değerlendirme ilkelerine dayalı olarak onaylanacaktır. Borçlu, Banka yı, değerlendirme ilkelerinde yapılan değişiklikler konusunda bilgilendirecektir. 3. Alt-krediler, aşağıdaki hususlarda bilgi ve belgelerin Borçlu ya temin edilmesi koşuluıyla Tarımsal İşletmelere sağlanacaktır: (i) Tarımsal İşletme özel mülkiyete sahip olmalıdır;

5 5 (ii) Tarımsal İşletmede Banka ve Borçlu tarafından aksi kararlaştırılmadıkça, (Alt-kredinin kullanılmasından sonra) borcun öz kaynağa oranı 80:20 den fazla olmayacaktır; (iii) (iv) Tarımsal İşletme; gelir ve harcamalarının makul tahmini, üstlenilecek borç süresince her bir mali yıla ilişkin tahmini nakit akışının, üstlenilecek borç dahil tüm borç üzerinden söz konusu yılda tahmini borç servisi gerekliliğinin en az 1:1 katı olduğunu göstermedikçe herhangi bir borç üstlenmeyecektir; ve Tarımsal İşletmelerin mali yapısı, teşkilatı, yönetimi, personeli ve Alt- projenin gerçekleştirilmesi dahil faaliyetlerini etkin bir şekilde gerçekleştirmesi için gereken diğer kaynakları tatmin edecek düzeyde olacaktır. 4. Borclu her bir alt kredi icin asagida verilen dokumanlari bunyesinde tutacaktır: (i) Tarımsal İşletmelerin tanımı ve Kredi den kullanılması önerilen harcamalara ilişkin beyanını içeren bir Alt-proje değerlendirmesi; (ii) Alt-kredinin itfa tablosunu da içeren, Alt-kredinin öngörülen kayıt ve şartları; (iii) Uygulama Kılavuzu na ve özellikle de Uygulama Kılavuzu nda yer alan çevresel inceleme prosedürlerine uygunluğu gösteren kanıt; ve (iv) Banka nın makul olarak talep edeceği diğer bilgiler. 5. Alt-krediler, her biri Uygulama Kılavuzu nda yer alan prosedürler uyarınca gerçekleştirilen değerlendirmeye dayalı olarak, belirlenen Altprojelerden; (i) teknik olarak mümkün ve ekonomik, finansal ve ticari açıdan uygun olanlar; (ii) Devletin çevresel korumaya ilişkin kanun ve yönetmelikleri ve Uygulama Kılavuzu nda yer alan çevresel değerlendirme prosedürlerine uygun olanlar, için verilecektir. 6. Alt-krediler, ikraz kaynaklarından karşılanabilmesi için gerekli bilgi ve belgeler Dünya Bankası mali yönetim ve iç kontrol uygulamalarına uygun olarak Uygulama Kılavuzu nda belirlenecektir.

6 6 Kurumsal Kapasite Geliştirme Bileşeni Düzenlemeleri: Bu bileşen kapsamında yürütülen faaliyetler mallar ve danışmanlık hizmetleri ve eğitim harcama kategorileri altında ilgili satın alma düzenlemeleri ve kurallarına uygun olarak yapılacaktır. Bu bileşen, Tarım Bakanlığı bünyesinde geliştirilecek bilgi sistemlerini ve düzenlenecek eğitim faaliyetleri, çalışma gezileri ve alınacak danışmanlık hizmetlerini % 100 oranında finanse edecektir. Faaliyetleri Bakanlık PUB yürütecek olup; ödemeleri PUB Finans Birimi yapacaktır. Bilgi sistemleri geliştirilme sürecinde; Merkez ve İl Müdürlüklerine verilmek üzere toplam adet bilgisayar alımı yapılacaktır. Merkeze üç ayrı bilgi sistemi kurulacaktır. Kurulan bilgi sistemleri il ve ilçe müdürlüklerine bağlanacaktır. Proje; donanım ve veri tabanı, yazılım ve sistem geliştirme (danışmanlık hizmetleri) ile bağlantı ücretleri ve yıllık bakım anlaşmalarını karşılayacaktır. Proje döneminde Tarım Bakanlığı nın ilgili personelinin eğitimi ve yurtiçi ve yurtdışı çalışma gezileri finanse edilecektir. Proje Yönetimi Bileşeni Düzenlemeleri: Bu bileşen kapsamında her iki proje birimindeki proje yönetimine ilişkin faaliyetler işletme giderleri ve danışmanlık hizmetleri ve eğitim harcama kategorileri altında ilgili satın alma düzenlemeleri ve kurallarına uygun olarak yapılacaktır. Bu harcamaların kontrolü, kaydı ve kaynak kullanımından Tarım Bakanlığı PUB sorumlu ve yetkili olacaktır. Tarım Bakanlığı PUB, ABC Bankası PUB un talep ve ihtiyaçlarını proje belgelerine ve kurallarına uygun olarak karşılayacaktır.

7 7 Proje İzleme, Raporlama, Değerlendirme A. Proje Raporları 1. Borçlu (T.C. Hükümeti) adına, şemsiye PUB olan ABC Bankası-PUB ; Banka ile kararlaştırılan göstergelere dayalı olarak Proje nin ilerleyişini takip edecek, değerlendirecek ve Proje İlerleme Raporları hazırlayacaktır. Her bir Proje İlerleme Raporu, takvim yarı yılı dönemini kapsayacak ve bu raporda belirtilen sürenin bitiminden sonraki bir aydan geç olmamak kaydıyla bu raporu Banka ya sunulacaktır. B. Finansal Yönetim, Mali Raporlar ve Denetimler 1. Borçlu adına ABC Bankası-PUB, Dünya Bankası nın ilgili düzenlemelerine uygun olarak finansal yönetim sistemini devam ettirecek veya devam ettirilmesini sağlayacaktır. 2. Borçlu adına ABC Bankası-PUB, her bir yarı yılın sonundan itibaren, bir aydan daha geç olmamak kaydıyla, Proje Raporu nun bir parçası olarak Banka yı tatmin edecek şekil ve içerikte olmak üzere yarı yılı kapsayan Proje ye yönelik denetlenmemiş ara mali raporları hazırlayacak ve Banka ya sunacaktır. 3. Borçlu adına ABC Bankası-PUB, Dünya Bankası nın ilgili düzenlemelerine uygun olarak Mali Tablolarını denetlettirecektir. Mali Tabloların her bir denetimi, Borçlu nun bir mali yıllık süresini kapsayacaktır. Her bir döneme ilişkin denetlenmiş Mali Tablolar, bu sürenin bitiminden sonra altı aydan geç olmamak kaydıyla Banka ya sunulacaktır.

8 8 Tedarik A. Genel 1. Mallar ve Yapım İşleri. Proje için gerekli olan ve Krediden karşılanacak tüm mallar ve yapım işleri Tedarik Kılavuzu nun Bölüm I nde belirtilen veya atıfta bulunulan şartlar uyarınca ve bu Çizelge nin hükümleri çerçevesinde tedarik edilecektir. 2. Danışmanlık Hizmetleri ve Eğitim. Proje için gerekli olan ve Krediden karşılanacak tüm danışmanlık hizmetleri ve eğitim faaliyetleri Danışmanlık Kılavuzu nun ilgili bölümünde belirtilen veya atıfta bulunulan şartlar uyarınca ve bu Çizelge nin hükümleri çerçevesinde tedarik edilecektir. 3. Tanımlar. Bu Bölüm de, belirli tedarik yöntemlerini veya belirli anlaşmaların Banka tarafından gözden geçirilmesi yöntemlerini tanımlamak için kullanılan ve büyük harflerle yazılı terimler, Tedarik Kılavuzu nda tanımlanan eşdeğer yöntemleri ifade eder. B. Mallar ve Yapım İşlerinin Belirli Tedarik Yöntemleri 1. Uluslararası Rekabetçi İhale. Aksi aşağıdaki paragraf 2 de belirtilmedikçe, mallar ve yapım işleri Uluslararası Rekabetçi İhale bazında kazanılan ihaleler çerçevesinde tedarik edilecektir. 2. Mallar ve Yapım İşlerinin Diğer Tedarik Yöntemleri. Aşağıdaki maddeler, mallar ve yapım işleri için kullanılabilen Uluslararası Rekabetçi İhale dışındaki tedarik yöntemini belirlemektedir: Oluşturulmuş Özel veya Ticari Uygulamalar. İhale başına Avro tutarına eşit veya daha düşük tutardaki mallar ve yapım işlerine yönelik sözleşmeler, Banka tarafından uygun bulunan ve geçerli özel veya ticari uygulamalara uygun olarak sonuçlandırılabilir. C. Danışmanlık Himzetleri ve Eğitim Belirli Tedarik Yöntemleri 1. Nitelik ve Maliyet Esaslı Seçim 2. Diğer Satın Alma Yöntemleri (i) Nitelik Esaslı Seçim (ii) Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (iii) Bireysel Danışmanlar Bu yöntemlerin hangi koşullar altında kullanılabileceği Satın Alma Planı nda belirlenecektir. D. Tedarik Kararlarının Banka tarafından İncelenmesi Banka aksini belirleyip Borçlu ya bir ihbar ile bildirmedikçe, aşağıda belirtilen sözleşmeler, Banka nın ön incelemesine tabi olacaktır: (a) Uluslararası Rekabetçi İhale ye dayalı olarak tedarik edilen tüm sözleşmeler; (b) Oluşturulmuş Özel veya Ticari Uygulamalar bazında tedarik edilen ilk iki sözleşme; ve (c) Danışmanlık Hizmetleri kapsamında kullanılan her bir tedarik yöntemi için ilk iki ihale.