Doxis4 iecm-suite'un Windows tabanlı istemcisi

Transkript

1 Doxis4 iecm-suite'un Windows tabanlı istemcisi Doxis4 wincube Kısa Özet Doxis4 iecm-suite'un (entegre edilmiş Enterprise Content Management System) Windows tabanlı istemcisi Doxis4 wincube ile belgeler, dosyalar ve işlemler, tek tip modern bir kullanıcı arabiriminde yönetilebilir. Belgeler, çok sayıda kaynaktan kaydedilebilir ve aranabilir. Bulunan belgeler, entegre edilmiş olan görüntüleyici ile görüntülenebilir, belgeler için ek açıklamalar eklenebilir ve bunun yanı sıra belgeler, orijinal uygulamalar üzerinden düzenlenebilir ve Doxis4'te belgeler için sürüm oluşturulabilir. Birbiriyle ilgili olan bilgiler, ilişkilendirilebilir, dosyalar, dosya planları ve süreçler düzenlenebilir. Kullanıcı, yeni görevleri doğrudan gelen posta kutusu üzerinden alır. Doxis4 wincube, hem organizasyonun ihtiyaçlarına hem de kullanıcı bilgilerine uyarlanabilir. Sık kullanılanlar, münferit nesnelerin yanı sıra tekrarlayan aramalar için de mümkündür. Belge şablonları ile çalışma, çevrimdışı çalışma kabiliyeti ve kayıt çalışma yerleri için entegre edilmiş tarama, OCR ve barkod fonksiyonları, fonksiyon kapsamını tamamlar.

2 Özet Doxis4 wincube ile belgeleri dosyalar ve iş akışları ile günlük çalışmalar için kapsamlı, Windows tabanlı bir ECM istemcisi sunulur. Kullanıcı, belgeler, dosyalar, görevler veya süreçlerde (iş akışları) birlikte çalışmak üzere posta kutuları için istemci üzerinden arama ve kayıt iletişim kutularını kullanabilir. Kullanıcının kendi sık kullanılanlarını yönetebildiği, görüntüleri değiştirebildiği ve çeşitli bilgilere hızlı bir şekilde gidebildiği modern ve özellikle uyarlanabilir bir kullanım konseptine büyük önem verilmiştir. Kullanım konsepti Çok işlevli araç çubuğu ("Ribbon") Doxis4 wincube, istemcinin kullanımına yönelik alışma süresini en aza indiren, güncel MS Office dünyasına dayanan kumanda elemanları olan (çok işlevli araç çubuğu) modern bir grafiksel arabirime sahiptir. Çok işlevli araç çubuğundaki her bir fonksiyon, farenin yanı sıra klavye üzerinden de kumanda edilebilir ve bu da çoğu zaman daha hızlı gerçekleştirilir. Çok işlevli araç çubuğunun sekmeleri, bağlama duyarlıdır ve istemcinin kumanda elemanlarını, bunlar her zaman belirli Şekil 1: Çok işlevli araç çubukları üzerinden Doxis4 wincube kullanım konsepti bir işleme ait olacak şekilde gruplandırır. Bu şekilde örneğin bir arama yapıldığında ek fonksiyonlar sadece ihtiyaç duyuldukları zaman mevcuttur. Böylelikle Doxis4 wincube, sezgisel bir şekilde kullanılabilir. Doxis4 wincube'un merkezi tasarımı üzerinden araç çubuğunun tüm elemanları yapılandırılabilir ve örneğin belirli bir kullanıcı grubu için açılabilir veya kapatılabilir. ECM sisteminin merkezi yönetimi ile bunun yanı sıra başka elemanlar, daha sonra görüntülemek üzere yapılandırılabilir: Böylece belge kayıtları, dosya modelleri ve iş akışları serbest bir şekilde tanımlanabilir ve farklı uygulama senaryoları için uyarlanabilir. Navigasyon çubuğu ("Outlook Bar") Çok işlevli araç çubuğunun yanında birçok kullanıcının Outlook'tan bildiği bir navigasyon çubuğu mevcuttur. Burada navigasyon görevlerinin yanı sıra sık gerekli olan bilgilere referans biçiminde sık kullanılanlar da yönetilebilir. Şekil 2: Doxis4 wincube'un tüm görünümü Sayfa 2

3 Arama ve kayıt iletişim kutuları Bir kullanıcının bir kayıt veya arama çerçevesinde Doxis4 wincube'a değerler girmesi halinde, bu, bireysel iletişim kutuları veya maskeler üzerinden gerçekleştirilir. Bu maskelerin hızlı ve konforlu bir şekilde doldurulabilmesi için özel kontrol elemanları kullanılır. Bu kontrol elemanları, örneğin belge kaydı yapılırken sadece doğru meta verilerin girilebilmesi konusunda kullanıcıya destek olur (örn. personel dosyalarının sadece doğru personel numarası ile kaydedilmesi). Giriş alanları, zorunlu alanlar olarak belirtilebilir veya kendi aralarında ilişkilendirilebilir. Giriş ve seçim alanları, birden fazla isme izin verebilir, değer listelerinden oluşabilir veya bir veritabanı sorgusuna bağlı olabilir. Doxis4 wincube bunun yanı sıra bir kategori ağacı veya bir dosya planı üzerinden dizin kriterlerini seçmek için elemanlar sunar. Bu şekilde istemci ile bireysel arama ve kayıt iletişim kutuları göstermek mümkündür. İstemci içerisinde navigasyon Arama ve kayıt, sonuç listeleri, görevler vs. için farklı iletişim kutularında konforlu bir şekilde gezinmek için Doxis4 wincube bir yazmaç navigasyonu (güncel bir İnternet tarayıcısında navigasyona benzer) sunar. Bu şekilde genel bakış sunulurken aynı zamanda birden fazla nesneye paralel, hızlı erişim mümkündür. Sekmeler etkinleştirilebilir, yeniden düzenlenebilir, kapatılabilir veya içerik ayrı bir pencerede görüntülenebilir (ayrılabilir). Böylece örneğin bir haberleşme kaydından bir müşteri dosyası için arama iletişim kutusuna geçiş fare düğmesine sadece bir kere tıklayarak, hızlı bir şekilde mümkündür. Şekil 3: Doxis4 wincube'da yazmaç navigasyonu Doxis4 wincube'da birbirinden bağımsız birden fazla pencere açıksa (örn. birden fazla ayrılmış sonuç listesi), Doxis4 wincube'un çalışma ortamında işletim sisteminin görev çubuğu üzerinden de navigasyon mümkündür. Özellikle çalışma ortamı içerisinde navigasyonu kolaylaştırmak için Doxis4 wincube istemcisinde bir navigasyon penceresi açılabilir. Uygulama penceresinin küçük bir versiyonu, daha iyi yönlendirme için navigasyon penceresinin alt bölümünde gösterilir. Erişim koruması Güvenlik nedenlerinden dolayı her kullanıcı, Doxis4 wincube'u kullanmadan önce ECM sisteminde oturum açmalıdır. Farklı seviyelerde erişim koruması ile istemcide tüm elemanlar kullanıcılar, roller, birimler veya gruplar için erişilebilir hale getirilebilir veya engellenebilir. İstemcide oturum, kullanıcı adını ve ilgili şifreyi girerek veya bir Windows kimlik doğrulaması üzerinden (Kerberos Single Sign-On) açılabilir. Oturum açıldıktan sonra ilgili kişiler için her zaman bir rol değişikliği yapılabilir. Belgeleri kaydetme Doxis4 wincube'ın belge yönetimine ilişkin fonksiyonları, bir belgenin tüm kullanım ömrünü kapsamaktadır. Kayıt ve dizinleme Doxis4 wincube'da kayıt, belgenin dizinlenmesini/etiketlenmesini sağlayan, merkezi olarak uyarlanabilen iletişim kutuları üzerinden gerçekleştirilir. Bu dizinleme, belgenin kaydedildikten sonra karmaşık klasör yapılarını "karıştırmak" gerekmeden hızlı bir şekilde yeniden bulunmasını sağlar. İstemcide belgeleri hızlı ve konforlu bir şekilde kaydetmek için çeşitli dizinleme yöntemleri bulunmaktadır (bunların kombine edilmiş biçimleri de mevcuttur). Manüel veya otomatik olarak tanıma tabanlı veya veri tabanlı işlemler üzerinden verilerin atandığı, serbest bir şekilde seçilebilir dizin alanları üzerinden kaydedilecek olan nesne dizinlenir. Çeşitli alanlar için sunulan öneri fonksiyonu vurgulanmalıdır. Doldurulmuş olan giriş alanlarına ve mevcut olan güncel belgelere bağlı olarak mümkün olan değerler önerilir (örn. bir müşteri numarası için proje numaraları). Doxis4 ortamında bir belge, açıklayıcı dizin kriterlerinden / özniteliklerden ve öncelikle boş olabilecek bir içerikten meydana gelmektedir (örn. bir kayıt defterinde bir kağıt depolama yerine referans). Belge içeriği, belgenin versiyonlarından oluşur ve bu versiyonlar da çeşitli sunumlar ("Renditions") içerebilir (örn. MS Word'den orijinal dosya ve aynı belgenin PDF versiyonu). İçerik çoğu zaman sadece bir dosyadan değil, birden fazla elemandan (örn. ekli yazılar) oluşur ve bunlar da birden fazla elektronik imza içerebilir. Yani bir belge, bir dosyadan çok daha fazlasıdır! Belgelerin Doxis4 wincube istemcisine aktarımı, dosyaların uygulamaya sürüklendiği (tipik olarak e-posta kaydına) Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) gibi fonksiyonlarla kolaylaştırılır. Kağıt belgeler ise entegre edilmiş olan tarama fonksiyonlarıyla kaydedilebilir. TWAIN, ISIS ve dizin tarayıcılarının desteklenmesinin yanı sıra buna OCR ve barkod tanıması ve çeşitli görüntü netleştirme seçenekleri de dahildir. Sayfa 3

4 "Lasso okuması" üzerinden belgeler kaydedilirken belgelerden metinler de çıkarılabilir ve belgenin dizinlemesi için kullanılabilir. DMS'ye gidecek olan yeni belgeler, şablonlar temelinde de oluşturulabilir. Belge özellikleri, dizinlemeyi otomatik hale getirmek için doğrudan Doxis4 wincube ve Microsoft Office arasında değiştirilebilir. İstemci, kayıt esnasında sunum kullanımını destekler. Sunumlar, aynı belge içerisinde aynı bilginin farklı biçimlerde tutulmasını veya ilave olarak uzun vadeli bir biçime (örn. PDF/A veya TIFF) kaydedilmesini sağlar. Uzun vadeli biçim, Doxis4 PDF Producer üzerinden istemci tarafında veya Doxis4 Rendition Server üzerinden sunucu tarafında oluşturulabilir. Şekil 4: Hızlı arama Dizin kartları üzerinden (içeriği olmayan belge) Doxis4 wincube'da hala kağıt üzerinde mevcut olan (Doxis4 sisteminin dışında) belgeler de yönetilebilir (örn. eski belgeler vb.). Bunlar diğer belgelerde de olduğu gibi aranabilir, görüntülenebilir, düzenlenebilir ve silinebilir. Kayıt esnasında belgelere ek açıklamalar eklenebilir veya belgeler elektronik olarak imzalanabilir. Belge araması Kaydedilen belgeler, kayıt esnasında belirtilen dizin kriterleri temelinde esnek bir şekilde tekrar bulunabilir. Hem dizin değerleri üzerinden hem de belgelerin tam metninde arama yapılabilir. Bir arama yapmak için arama kriterleri belirlenir. Bunlar arama değerlerinden ve arama sınırlamalarından oluşur. Ardından arama başvurusu, Doxis4 wincube istemcisi tarafından sunucuya aktarılır. Sunucu, bulunan belgelerden oluşan bir sonuç listesi geri gönderir. Birçok işletim sisteminden bilinen, Explorer yapılarında "Breadcrumbs" (İçerik Haritaları) üzerinden hareket etme, kapsamlı bir arama yapmadan da DMS'de mevcut bilgiler içerisinde hızlı navigasyon imkanı sunar. "Breadcrumbs" (İçerik Haritaları) yardımıyla kullanıcıya DMS içerisinde hangi bağlamda bulunduğu gösterilir. Şekil 5: Doxis4 wincube istemcisinde Breadcrumb navigasyonu Hızlı arama Doxis4 istemcisinin hızlı arama işlevi ile arama başvuruları bir arama iletişim kutusu olmadan doğrudan istemci alanına girilebilir. Burada müşteri numarası ile bir müşteri dosyasını veya sözleşme numarası ile bir sözleşme dosyasını bulmak veya ürün belgelerinde tam metin araması yapmak için çeşitli hızlı arama baş harfleri desteklenir. Öne çıkan özellik: Buna ilave olarak Office uygulamalarının işaretlenmesini sağlayan kısayol tuşları (Hotkeys) ataması entegre edilmiştir ve bu işaretlemeler üzerinden daha sonra otomatik olarak bir arama yapılır. Örneğin bu şekilde bir e- postada bir iş emri numarası işaretlenebilir ve bir kısayol tuşu ile hemen Doxis4 wincube istemcisinde aranabilir. Sayfa 4

5 Sonuç listeleri Arama başvurularının sonuç listeleri çok kapsamlı olabilir. Bu nedenle Doxis4 wincube, büyük sonuç miktarlarını esnek bir şekilde ele almak için çeşitli fonksiyonlar sunar. Sonuç listesi, sütun ve satırlardan oluşan bir tablodur ve bir aramanın veya bir dosya yazmacının ya da posta kutusunun içeriğinin tablo biçiminde gösterilmesini sağlar. Sonuç listesi, kullanıcı tarafından örneğin bir elektronik tabloya benzer şekilde fare ile tıklayarak sıralanabilir, çoklu bir şekilde de olmak üzere gruplandırılabilir! ve filtrelenebilir. Kullanıcı, bireysel olarak belirlediği düzeni kaydedebilir ve böylece sonuç listesi tekrar açıldığında bu düzen doğrudan sunulur. dosyalara vs. gidebilir. Bu şekilde örneğin sözleşme numaraları, fatura numaraları vs. hızlı bir şekilde kontrol edilebilir. Sonuç listeleri için takvim görünümü Takvim görünümünde bir aramanın sonuçları, bir takvimde terminler olarak gösterilir. Takvim görünümü sayesinde örneğin hangi belgelerin belirli bir sürede veya belirli bir tarihte işleme alınması gerektiğine yönelik daha hızlı bir genel bakış elde edilir. Tipik uygulama durumları arasında sözleşmelerin (sözleşme geçerlilik süreleri) veya faturaların (sona ödeme tarihi) gösterimi yer almaktadır. Belge göstergesi Doxis4 wincube istemcisinde bir belge açıldığında, bu durum, entegre edilmiş olan belge göstergesi (Görüntüleyici) üzerinden gösterilir. Entegre edilmiş görüntüleyicinin bir avantajı, kullanıcının uygun uygulama programını yüklemediği belgelerin de gösterilmesini sağlamasıdır (örn. Autocad çizimleri, Visio grafikleri vb.). Görüntüleyici, 250'nin üstünde biçim gösterebilmektedir ve bu nedenle uygulama ve platform (işletim sistemi) bakımından bağımsızdır. Bu örneğin sona ermiş olan, MS Word 5.0 vs. uygulamalar için de geçerlidir. Şekil 6: Kullanıcıya özel düzeni kaydetme Ayrıca, bir sonuç listesi içerisinde belge veya meta veriler (dizin verileri) için bir önizleme görüntülemek mümkündür. Bunun yanı sıra daha iyi bir genel bakış elde etmek için listelerdeki sonuçlar, renkli vurgulanmış şekilde gösterilebilir. Bir tam metin aramasının sonuç listelerinde ayrıca aranan bir belgeye daha hızlı gitmek için "Etkin noktalar" (Hotspots), yani belge içerisinde bulunan en iyi nokta gösterilebilir. Görüntüleyici, belgeyi göstermenin yanı sıra belgenin tanımlayıcılarını, belgenin farklı versiyonlarını, olası bağlantıları ve ve belgenin kullanımını da gösterir. Kullanım ile kastedilen bir belgenin hangi dosyada bulunduğudur. Böylece görüntüleyici doğrudan belgeden dosyaya atlanmasını sağlar. Görüntüleyici, ayrıca bir belgeyi......okuma modunda açmak için fonksiyonlar sunar: Sonuç listeleri için sıkıştırma görünümü Standart Doxis4 wincube istemcisi ayrıca tanımlanmış dizin değerlerine (örn. fatura tutarları vb.) yönelik anlamlı değerlendirmeler sunan "Sıkıştırmalar" gibi başka yararlı fonksiyonlar sunar. Kullanıcı, sıkıştırma görünümü üzerinden doğrudan tıklama yoluyla belgeye veya belgelere, Şekil 7: Sıkıştırma görünümü Sayfa 5

6 çalışmayı kolaylaştırır. Birden fazla sayfalı belgelerde görüntüleyici, hızlı navigasyon için belgenin tüm sayfalarının küçük bir görünümünü sunar. Belge gösteriminin yanı sıra belgeye yönelik olarak mevcut olan tüm bilgiler gösterilir ve belgelere ek açıklama (grafiksel yorumlar ile) ekleme seçeneği sunulur. Ek açıklamalar ve damga Ek açıklamalar, tüm belge biçimlerine eklenebilir. Ek açıklamalar, belgede bir veya daha fazla ek açıklama seviyesine eklenir. Bir ek açıklama seviyesi, belgenin üzerinde duran bir "şeffaf dosya" ile karşılaştırılabilir. Kullanıcılar için farklı ek açıklama seviyelerine yetkiler eklenebilir ve böylece her kullanıcının tüm ek açıklamaları görmemesi için ek açıklama seviyeleri görüntülenebilir veya gizlenebilir. Her bir ek açıklamaya bir yorum eklenebilir ve böylece grafiksel bilginin yanında bir açıklama da ilave etmek mümkündür. İlgili belge önizlemesi altında gösterilebilen, tüm ek açıklamaları kapsayan bir genel bakış, hızlı bir genel bakış sunar ve belgede doğrudan ilgili ek açıklamaya atlanmasını sağlar. Bu özellikle çok kapsamlı belgelerde avantajlıdır. Şekil 8: Doxis4 wincube görüntüleyicisinde ek açıklamaları olan belge Bu modda birden fazla sayfalı bir belge, okumayı ve navigasyonu önemli ölçüde kolaylaştıran bir genel bakışta gösterilebilir....sistem önizlemesi ile göstermek için fonksiyonlar sunar: Burada bir belgeyi göstermek için Windows Explorer veya Outlook ekleri için mümkün olduğu gibi sisteme özel önizleme kullanılır. Bu örneğin bir Excel veya PowerPoint belgesini görüntülerken oldukça yararlı olabilir. (Bu durumda ek açıklamalar mümkün değildir). Görüntüleyicinin büyütme, küçültme, döndürme, yakınlaştırma ve sayfaları çevirme fonksiyonları belgelerle Ek açıklamalar "notlardan", renkli işaretlemelerden, çizgilerden, serbest çizgilerden, bağlantılardan ve damgalardan meydana gelebilir. Damgalar, özel bir ek açıklama türüdür. Damgalar, bir belge kaydedildiğinde/arşivlendiğinde yazma korumalıdır ve bu nedenle damga değiştirilemez/silinemez. Böylece örneğin damga üzerinden basit bir belge onayı da mümkündür. Ek açıklamalar, Doxis4'ten bir belge PDF olarak dışa aktarıldığında birlikte aktarılabilir. Bu örneğin bir belgede kararmış kısımlar için de geçerlidir. Belgeleri düzenleme Doxis4'e kaydedilen belgeler, belgelerin yanlışlıkla silinmesini ve düzenlenmesini önlemek için bir engelleme ve sürüm oluşturma mekanizmasına tabidir. Engelleme ve silme mekanizmaları dikkate alınarak Doxis4 wincube istemcisinde bir belgenin hem içeriği hem de ilave bilgileri düzenlenebilir. Sayfa 6

7 İçerik düzenlenecekse, Doxis4'ten belgenin "çıkışı yapılır". Böylece başka kullanıcıların aynı belgeyi değiştirmesi önlenir. Çok sayıda belgenin çevrimdışı alımında, yetkili kullanıcılar, belgeler önceden engellenmiş olmadan belgeleri düzenleyebilir. Bu durumda paralel değişikliklerin yapılması önlenemez. Bu durumda senkronizasyon çakışmaları kullanıcı tarafından giderilmelidir. Belgeler düzenlendiğinde ve Doxis4'te tekrar "giriş yapıldığında", Doxis4 wincube istemcisi, sürüm yönetimi ile kullanıcıya belge geçmişinin eksiksiz belgelenmesi konusunda yardımcı olur. Bir belgenin geçmişi ve böylece tüm sürüm durumları, Doxis4 görüntüleyicisi üzerinden görüntülenebilir. Burada farklı haklara tabi olabilen çalışma sürümleri ve yayınlanan sürümler arasında ayrım yapılır. Belgeleri imzalama Doxis4 wincube ile belgeler için elektronik imzalar oluşturulabilir ve imza tarihinde belgenin sahte olmadığı teyit edilebilir. Burada MS Crypto API temelinde gelişmiş elektronik imzaların yanı sıra nitelikli elektronik imzalar da desteklenir. Nitelikli elektronik imzalar, Openlimit bileşenleri temelinde eklenti olarak sunulur. Belgelerin çıkarılması Doxis4 wincube belgelerin ve belge listelerinin dışa aktarma, gönderme ve baskı biçiminde çıkarılmasını sağlar. Burada da kullanılabilirliğe büyük önem verilmiştir ve bu da aşağıdaki dört örnekte gösterilmiştir: Belgelere e-posta üzerinden referansların yanı sıra çok sayıda ekin gönderilmesini önlemek için komple sonuç listeleri de gönderilebilir. Bir sonuç listesinden çok sayıda belge yazdırıldığında, belge başına belge bilgileri içeren kapak sayfaları oluşturulabilir. Grafik biçimleri (TIFF, JPG, ) dışa aktarma işleminde PDF'e dönüştürülebilir ve bunun yanı sıra ek açıklamalar da isteğe bağlı olarak birlikte aktarılabilir/eklenebilir. Özgün PDF belgeleri de eklenebilir. Böylece ek açıklamalar, DMS'nin dışında da kullanılabilir. Bir sonuç listesi, Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) veya Copy & Paste (Kopyala ve Yapıştır) üzerinden doğrudan MS Excel'e aktarılabilir ve böylece zaman alıcı CSV olarak kaydetme ve Excel'de açma/dönüştürme işlemlerine gerek kalmaz. Belgeleri silme Artık gerekli olmayan belgeler, saklama süresine (veya silme korumasına) uyarak manüel olarak silinebilir. Silme işlemi, manüel olarak veya sunucu üzerinden otomatik olarak gerçekleştirilebilir. Silmek için ön koşul, bir belge için belirlenen saklama Şekil 9: Bir sonuç listesinin takvim görünümü olarak gösterimi Sayfa 7

8 Dizinler Dizinler, belgeleri bir dosya sistemine (Windows Explorer) benzer şekilde düzenlemek için bir imkan sunar. Bunun için dizin, klasörler yardımıyla alt bölümlere ayrılabilir. Kişisel dizinler, yerel sabit disklere ve genel dizinler, ağ sürücülerine benzer. Şekil 10: Doxis4 wincube istemcisinde bir personel dosyasının görünümü süresinin sona ermiş olması veya belgenin "canlı" belgelerde bir saklama süresine sahip olmamasıdır. Böylece Doxis4, bir belgenin tüm kullanım ömrünü oluşturur ve belge yönetimi ile arşiv görünümünü bir araya getirir. Bir belgenin kalıcı olarak silinmesinin yanı sıra "Çöp kutusu fonksiyonu" da sunulur. Bu "mantıklı silme" fonksiyonunda belge tüm bağlantıları ile eksiksiz olarak sistemde kalır, ancak silindi olarak işaretlenir ve sadece yetkili kullanıcılar tarafından bulunabilir ve geri yüklenebilir. Dosya planları, dizinler ve elektronik dosyalar Doxis4 wincube istemcisinin sonuç listeleri biçiminde normal içerik (belgeler, işlemler vs.) araması ve gösteriminin yanı sıra içerikler, dosyalarda, dosya planlarında veya dizinlerde de gösterilebilir. Dosya planları Dosya planı, bir şirketin tüm yazılı kayıtların (dosyalar veya belgeler) sistematik düzeninin (yapı tanımı) düzenlemesidir. Doxis4 wincube istemcisinde dosyalar ve belgeler, bunları bir içindekiler bölümüne benzer bir yapı üzerinden tekrar bulmak için bir dosya planına tasnif edilebilir. Burada tasnif belirgindir. Dosya planının belirli bölümlerine erişimi kısıtlamak veya hangi kullanıcıların dosya planının hangi bölümlerini düzenleyebileceğini belirlemek için dosya planı için özel haklar belirlenebilir. Dizinler, dosya planlarına kıyasla iyi düzenlenmiş bir kayıt yeri yerine durumsal bir kayıt yeri sunar. Dizinler özellikle belgeleri, dosyaları ve aramaları/sonuç listelerini sık kullanılanlar olarak kullanıcı tanımlı yapılarda oluşturmak için uygundur, çünkü belgeler ve dosyalar, istenen sayıda dizine bağlanabilir. Yönetici, tüm dizinler için önceden bir klasör yapısı tanımlayabilir. Belgeler, dosya sisteminden Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) aracılığıyla bir dizine sürüklendiğinde, bu belgeler otomatik olarak Doxis4'e kaydedilir. Belge, dosya özelliklerini kullanarak dizinlenir. Kullanıcıya bunun yanı sıra tüm dizin için bir hızlı arama işlevi sunulabilir. Elektronik dosyalar Elektronik dosyalar, bir çeşit kapsayıcı belgedir. Bu dosyalar, içerik açısından benzer verilerin bir araya getirilmesini sağlar. Dosyalar, benzer dosyalardan oluşan dosya sınıflarına (örn. müşteri dosyası, tedarikçi dosyası, personel dosyası vs.) ayrılır. Belgeler, sadece bir kere kaydedilmiş olsalar da farklı dosyalara bağlı olabilir (birden fazla bağlantı). Bir elektronik dosyanın içeriklerini sınıflandırmak için dosya, dahili bir yazmaç yapısına sahiptir. Bu yapı, bir dosya sınıfı için önceden tanımlanabilir ve böylece dosya sistemlerinde karmaşık klasör yapılarına kıyasla yüz binlerce dosyanın bile her zaman aynı yapıya sahip olması sağlanır. Dosya kapak sayfaları Elektronik dosyalar, meta verilerin gösterildiği bir iletişim kutusuna sahiptir (dosya kapak sayfası). Bunun yanı sıra dosya kapak sayfasına fonksiyonlar kaydedilebilir, örn. veritabanı erişimleri için standart kontroller veya komut dosyası oluşturma üzerinden kaydedilen çağrılar ve hesaplamalar. Sayfa 8

9 Şekil 11: Süreç bilgileri, belge listesi ve ana belge için önizleme ile işlem görünümü Yazmaç yapısı Doxis4, bir dosyanın yapısını tanımlamak için kapsamlı seçenekler sunar. Belgelerin sabit olarak bağlandığı statik yazmaçların yanı sıra belgeleri sorgulama yoluyla veritabanından açan dinamik yazmaçlar da tanımlanabilir. Bu dinamik yazmaçlar, kullanıcı tarafından bir dosya içerisinde kolayca Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) aracılığıyla bir aramadan oluşturulabilir. yazmaçlar, otomatik olarak gizlenebilir. Bu seçenekler, kullanılabilirliği ve kullanıcıların verimliliğini önemli ölçüde arttırır. Öne çıkan diğer bir özellik ise bir dosya sınıfı için yapı tanımına göre belirtilen "global" yazmaçların yanı sıra paralel olarak ilaveten bir dosyaya eklenebilen "yerel" yazmaçların da mümkün olmasıdır (yetki üzerinden kontrol edilebilir). Statik yazmaçların tüm yapısı için dosya göstergesinde yazmaç başına eleman sayısı gösterilebilir. Ayrıca, boş Şekil 12: Bir posta kutusunun sonuç listesi Sayfa 9

10 Dosya ve yazmaç seviyesi hakları Dosyalarda dosya sınıfı için geçerli olan erişim korumasının yanı sıra yazmaç seviyesinde haklar atamak için ayrı bir mekanizma da bulunmaktadır. Bu şekilde örneğin kullanıcı hakkına bağlı olarak belirli yazmaçlar gösterilebilir veya gizlenebilir. Görünürlük hakları, bir dosyanın tüm yazmaçlarında aramalarda da dikkate alınır. Dosyayı çevrimdışı alma ve bağlantı gönderme Tam dosyalar, bilgilere sunucu bağlantısı olmadan da her zaman erişebilmek için "çevrimdışı" da alınabilir. Ayrıca, bir şirket içerisinde dosyalara referanslar kolayca e-posta üzerinden de gönderilebilir. İşlemler / iş akışı İlave bilgiler için aşağıdaki Bilgi Sayfası'na başvurmanızı öneririz: Doxis4 Records & Relationship Service Dijital belge yönetiminin istikrarlı devamı, işlemlerin ve süreçlerin Doxis4 iecm-suite'un entegre edilmiş Business Process Management (BPM) sistemi ile kontrol edilmesidir. Kullanıcı, Doxis4 wincube yardımıyla posta kutusu ve grup posta kutuları üzerinden kendisine atanan tüm görevlere doğrudan erişebilir. Kullanıcı, yeni işlemler oluşturabilir, işlem arayabilir ve denetleyebilir ve elbette işlemleri düzenleyebilir. Süreçler Doxis4 ile iş süreçleri, süreç tanımı olarak uygun bir süreç şeması ile grafiksel olarak modellenir. Bir süreç veya bir iş akışı, etkinliklerden (örn. bir faturanın onaylanması) ve koşullardan (örn. Onay verildi mi?) meydana gelmektedir. Burada manüel ve otomatik etkinlikler arasında ayrım yapılır. Bir işlem, belirli bir sırada (veya paralel olarak) uygulanması gereken birden fazla çalışma adımı içerir. Mümkün olan işlemlerin ve bunların süreç tanımlarının kapsamı oldukça geniştir. Tipik uygulama durumları arasında fatura kontrolü, sözleşme revizyonu, onay prosedürü veya posta kutuları arasında basit bir aktarma işlemi yer almaktadır. Posta kutuları İş akışlarına katılmak için her kullanıcıya Doxis4 istemcisi içerisinde elektronik bir posta kutusu sunulur. Bu posta kutusunda münferit görevler ve işlemler gösterilir. Kullanıcının kendi posta kutusuna ve temsil edilen çalışanların posta kutusuna erişiminin yanı sıra görevleri aynı "role" sahip birden fazla çalışan tarafından düzenlenebilen grup posta kutuları mevcuttur. Düzenleme senkronizasyonu, Doxis4 tarafından gerçekleştirilir. Posta kutuların içerisinde her bir sonuç listesinde olduğu gibi filtreleme, sınıflandırma ve gruplandırma yapmak mümkündür. Ayrıca işlem maskesine veya işlemin bir ana belgesine önizleme mümkündür (bir işlem istenen sayıda belge içerebilir; ancak çoğu zaman bir temel belge vardır, örn. fatura kontrolünde fatura). Hızlı bir şekilde birden fazla görevi yerine getirmek için görevler seçilebilir ve bir "AutoOpen" fonksiyonu ile açılabilir. Bir görev tamamlandıktan sonra Doxis4 wincube otomatik olarak sonraki görevi açar. Temsilcilere kendi posta kutularına erişim sağlanabilir. Ayrıca bulunmazlık durumunda bir iletme kuralı tanımlanabilir. E-posta üzerinden bilgilendirme Sadece nadiren bir iş akışına katılan kullanıcılar, posta kutularında yeni görevlere yönelik olarak kolayca e- posta üzerinden bilgilendirilebilir. İşlem görünümü Şekil 13: Süreç modeli örneği Bir iş akışının kullanımı, kullanıcılar için oldukça kolaydır. Bir görev açıldığında, Sayfa 10

11 kullanıcıya görevine ve işlemin tamamına yönelik eksiksiz bir genel bakış sunulur. Kullanıcı ilgili belgelere, işlem geçmişine ve sürecin grafiksel gösterimine erişebilir. Kullanıcı görev için bir temsilci atayabilir veya görevi tamamlayabilir ve süreç modelinde tanımlanmış olan serbestlik derecelerine göre müteakip adımlar veya alıcılar belirleyebilir. Belgeler, doğrudan işlemde gözden geçirilebilir veya yeni belgeler, etkinliğe özel şablonlar temelinde oluşturulabilir. Süreler Süreçler (iş akışları) için süreler belirlenebilir. Burada süreler otomatik olarak denetlenir ve örneğin bir etkinliğin zaman aşımı durumunda (örn. faturanın kontrol edilmesi gerekli) ilgili kişiye e-posta aracılığıyla bir hatırlatma gönderilir. Geçici iş akışı Verimli belge erişimi Doxis4 wincube, en son kullanılan nesnelere erişim ve bu nesneleri fare ile tıklayarak yeniden açma imkanı sunar. Buna belgeler, dosyalar, görevler ve arama sonuçları dahildir. Benzer bir fonksiyon, çok sayıda güncel MS Office ürünlerinden tanınmaktadır. Doxis4 wincube istemcisi çalışmaya başladıktan hemen sonra düzenli olarak kullanılan fonksiyonlara erişmek için bunlar bir otomatik başlatma alanına alınabilir. Böylece istemci başlatıldıktan sonra örneğin doğrudan en güncel gelen faturalara ve en yeni müşteri taleplerine yönelik bir arama gösterilebilir. Doxis4 wincube'da tüm nesneler, hızlı erişim için sık kullanılanlar olarak kaydedilebilir. Merkezi olarak belirlenmiş olan süreçlerin yanı sıra kullanıcı, fareyle sadece birkaç kere tıklayarak geçici bir iş akışı oluşturma imkanına sahiptir. Bu örneğin bir sürece başka bir çalışan dahil edileceği zaman mantıklı olabilir. Örneğin başka bir merci tarafından soru veya kontrol. İlave bilgiler için aşağıdaki Bilgi Sayfası'na başvurmanızı öneririz: Doxis4 iş akışı Verimliliği arttırma Doxis4 wincube, belgeler, dosyalar veya işlemler ile çalışmalardan mümkün olduğunca bağımsız bir şekilde kullanılabilen, çok sayıda işi kolaylaştıran fonksiyon sunar. Abonelikler Abonelikler, kullanıcıları bir belgenin, dosyanın veya aramanın çevresindeki olaylar konusunda bilgilendirir. Örneğin bir belge değiştirildiğinde, bir dosya genişletildiğinde veya arama sonuçları değiştiğinde, sistem tarafından bilgilendirme için e-postalar gönderilir. Şekil 14: Doxis4 wincube'da sık kullanılanlar Sık kullanılanlar örneğin belgelerden, dosyalardan, aramalardan veya sonuç listelerinden oluşabilir. Sık kullanılanlar, kullanıcının örneğin düzenleme veya izleme Abonelikler genel (örn. belirli bir alıcı çevresi için) veya kişisel olabilir. Alıcının bilgilendirmeyi alması için sadece e-posta kullanılmalıdır. İşlemlerin geri kalanı, Doxis4 wincube istemcisinde uygulanır. Veri değişikliğinin takibi Çok sayıda kullanıcı ve çok fazla veri olduğunda, Doxis4 sisteminde uygulanan işlemleri takip etmek için Doxis4 wincube istemcisi Audit Trail (Denetim Kılavuzu) fonksiyonları sunar. Bu fonksiyonlar, hem belgelerde hem de Customizing (Özelleştirme) özelliğinde değişiklikleri takip etmek veya silme işlemlerini tutanağa yazmak için kullanılır. Şekil 15: Uyarlanabilir yazı biçimi Sayfa 11

12 halinde olan belgelere doğrudan erişebilmesi avantajını sunar. Sık kullanılanlarda öne çıkan bir özelliği, aramalar oluşturmaktadır: Burada tam sonuç listeleri sık kullanılan olarak kaydedilebilir ve sonuç listeleri otomatik olarak güncellendiğinden dinamik bir arama için kullanılabilir. İstemcinin kullanıcının kendi ihtiyaçlarına göre uyarlanması Doxis4 wincube, oldukça çok yönlü bir şekilde kullanıcının çalışma şekline ve ihtiyaçlarına uyarlanabilir. Bazı seçenekler, Bilgi Sayfası'nda daha önce açıklanmıştır. En önemli uyarlama seçenekleri aşağıda özetlenmiştir: Fonksiyonları, hızlı erişim çubuklarına alma (2007'den itibaren MS Office'ten bilindiği gibi) Sonuç listesi düzenini uyarlama, kaydetme ve sıfırlama Belirli elemanların gösterilmesi/gizlenmesi (navigasyon çubuğu, sonuç listesinde önizleme, çok işlevli araç çubuğu) Dışa aktarmak ve yazdırmak için nesneler açıldığında tutuma yönelik çeşitli ayarlar Doxis4 wincube başlatıldığında otomatik olarak açılan elemanların belirlenmesi Sık kullanılanların kullanımı Arama başvurularının sık kullanılan olarak kaydedilmesi Yazı biçiminin ve konunun/tasarımın uyarlanması Çalışma alanı için yazı biçimi ve navigasyon çubuğu, engelsiz bir kullanımın mümkün olması için ayarlama yaparak kullanıcı tanımlı bir şekilde uyarlanabilir. Çevrimdışı çalışma Doxis4 wincube istemcisi, sunucuya bağlantı olmadan çalışmayı destekler. Kullanıcı, örneğin belgeler veya eksiksiz dosyalar gibi münferit nesneleri çevrimdışı kullanmak için kopyalar oluşturabilir. Bu kopyalar önbelleğe (Cache) kaydedilir ve istemcide görüntülenebilir ve düzenlenebilir. Bu tür nesneleri daha kolay almak için Doxis4 wincube'a bir indirme yöneticisi entegre edilmiştir ve bu yönetici, nesneleri arka planda indirir. Komut dosyası oluşturma Doxis4 wincube'un standart fonksiyonunun belirli uygulama durumlarını kapsamaması durumunda istemci, komut dosyası oluşturma yoluyla bireysel olarak genişletilebilir. Doxis4 wincube'un her bir bileşeni arka planda, entegre edilmiş düzenleyici üzerinden uyarlanabilen kendi VBA benzeri komut dosyasına sahiptir. Böylece bir iletişim kutusunda bulunan tüm nesnelere ve sistem ile ilgili Doxis4 ECM nesnelerine bunun üzerinden hitap edilebilir. Bu seçenek ile uygulama tasarımında geniş imkanlar oluşur. Bunlar veritabanı sistemlerine veya üçüncü sistemlere bağlantıdan karmaşık süreçlerin başlatılmasına kadar uzanmaktadır. Şekil 16: Doxis4 ürün yelpazesinin içerisinde düzen Sayfa 12

13 Doxis4 wincube'a ait ürünler İşbu Bilgi Sayfası'nda aşağıdaki servisler ve bileşenler ele alınmıştır: Doxis4 wincube (CLI_WINCUBE) Ürün yelpazesinde düzen Doxis4 wincube, Doxis4 platformunun bir modülüdür ve istemciler arasında yer alır. Modüler yapı prensibine göre ECM ortamında her zaman ilave çözümler eklemek mümkündür. Ürün Puan Kartı Doxis4 wincube Taleplerinizi kolayca Doxis4 iecm çözümlerinin performans özellikleri ile karşılaştırmak için Ürün Puan Kartlarımızı kullanın. Doxis4 iecm-suite, aşağıda belirtilen en modern performans özelliklerini sunar. Doxis4 wincube İletişim kutuları için otomatik başlatma fonksiyonu Kayıt ve dizinleme Biçim artık riskleri olmadan nesneleri kaydetme Belgeler için sürüm oluşturma Biçim varyantlarını dikkate alma Dosya tabanında kayıt organizasyonu Belge tipine göre dizinleme İçeriğe göre dizinleme Arama ve kayıt iletişim kutularında bağlama göre dizinleme için öneri fonksiyonu Dizinleme esnasında çoklu öznitelikler Öznitelik alanları için biçim kısıtlamaları, zorunlu alanların tanımı Tarama Ribbon teknolojisi ve Virtual Navigation Bar Yüksek performanslı yerel tarayıcı kumandası İletişim kutuları be nesneler arasında sekme tabanlı göz atma Windows 8 için sertifikalı Kullanıcı tarafından çok yönlü bir şekilde uyarlanabilir Tarayıcı profillerinin yönetimi ISIS tarayıcı desteği OCR ve barkod desteği Belge araması Çoklu sunucu desteği Mantıklı bağlantılı farklı arama yöntemleri Kullanıcı başına birden fazla alma profili (örn. -n- yer için) Windows kimlik doğrulaması üzerinden Single sign-on (Kerberos) Farklı sunucular arasında bağlantıları tutmak için oturum açma yöneticisi İçe aktarma ve dışa aktarma Tek belgeleri içe aktarma Dizin öznitelikleri üzerinden arama İçerik tabanlı tam metin araması Öznitelik ve tam metin araması kombinasyonu İletişim kutuları olmadan ve dosya yazmaçlarında araştırma için hızlı arama fonksiyonu Arama başvurularını kaydetme (sık kullanılanlar olarak) Klasörleri / dizin yapılarını içe aktarma Dizin özniteliklerini otomatik olarak devralma Başka biçimlere dönüştürme, örn. TIFF'e Dışa aktarma fonksiyonları: Baskı, faks, dosya, e- posta Dinamik sonuç listelerini sınıflandırma, gruplandırma, filtreleme Sonuç listelerini kaydetme ve dışa aktarma Takvim görünümü ve sıkıştırma görünümü Belgeleri düzenleme Office uygulamalarından belgeleri devralma Belgeleri düzenleme "Outlook çubuğunda" kişisel sık kullanılanlar Sürüm yönetimi ve Check-in- / Check-out mekanizması Sayfa 13

14 Birden fazla içerik nesnesinden ve sunumdan oluşan "Compound Documents" Nitelikli elektronik imza Belgeleri almak için çevrimdışı mod Çevrimdışı düzenleme (Check-out yapmadan da) Elektronik dosyalar Ayrıntılı bilgiler için bkz. Bilgi Sayfası Doxis4 Records & Relationship Service Çalışma kutuları ve iş akışı Ayrıntılı bilgiler için bkz. Bilgi Sayfası Doxis4 Workflow Gösterge Belgeleri orijinal uygulama olmadan görüntülemek için dahili görüntüleyici Gösterim için desteklenen 250'nin üstünde biçim Önizleme fonksiyonu / Thumbnails (Küçük Resimler) Bir görünümde birden fazla belgenin gösterimi İşlemlerde ve dosyalarda sekme olarak belge göstergesi Ek açıklamalar: Yorum, not, ok, damga, metin işaretleyici, serbest çizgiler Her biçim için ek açıklamalar Ek açıklamalar ile birlikte PDF'e aktarma (Image ve PDF biçimleri için) Belgede bulunan tüm eklemeler için ek açıklamalara genel bakış Orijinal Adobe PDF Libraries kullanımı Biçimlendirilebilir gösterge (yakınlaştırma, döndürme... dahil) Önizleme olarak orijinal uygulama (Preview Handler) Okuma modu / çok sayfalı görünüm Belgeye yönelik bilgi İşbu Bilgi Sayfası, Doxis4 wincube'un V06.03p1 ürün sürümü için geçerlidir. Yayıncı SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D Bonn Tel: İnternet: E-posta: [email protected] SER international: SER Solutions International GmbH Joseph-Schumpeter-Allee Bonn, Germany Phone: Fax: Web: [email protected] Teknik değişiklik yapma, yanlışlık ve baskı hatası hakları saklıdır. Tüm ticari markalar, ilgili sahiplerinin tescilli ticari markalarıdır. Yasal, kanuni ve vergiye yönelik kurallar ile ilgili ifadeler, bağlayıcı değildir. Broşürdeki tüm bilgiler, yaklaşık bilgiler olarak değerlendirilmelidir. Yapıda ve teslimat kapsamında değişiklik yapma hakkı saklıdır. (V06.03, TR) SERgroup Holding Europe GmbH Sayfa 14