T5 TETKİK SÜRESİ BELİRLEME TALİMATI DETERMINATION OF THE AUDITING TIME INSTRUCTION

Transkript

1 1. Amaç Tetkik tipleri ve kuruluş yapısı dikkate alındığında tetkikler için harcanacak adam/gün sayılarını ve ücretlerini belirlemektir. 2. Kapsam Belgelendirme, Yeniden Belgelendirme, Ön Tetkik, Aşama 1 Tetkiki, Gözetim, Takip ve Kapsam Değişikliği Tetkiklerini kapsar. 3. Sorumluluklar, Bu prosedürün uygulanmasından Planlama Sorumlusu, Baş Denetçiler, Denetçiler, Belgelendirme Müdürü sorumludur 4. Uygulama 4.1. Tetkik için harcanacak zaman, -Kuruluşların büyüklüğüne, -Tetkik tipi ve kapsamına, - Vardiya sayısına, -Yerleşim özelliklerine, -Organizasyon yapısının risk grubuna ve karmaşıklığına - Kuruluşun çevre mevzuatı ve diğer şartları karşılayabilme yeterliliğine - Çevre boyutlarının yapısı ve önemine bağlıdır Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesi için başlangıç noktası kuruluşta çalışan sayısı ve risk kategorisidir. Risk kategorisi aşağıda belirtilmiştir. T5/ Sayfa 1 / 6

2 T5/ Sayfa 2 / 6

3 Kuruluşta çalışan sayısına göre tetkik gün sayısı ve tetkikçi sayısının planlama sorumluları tarafından Tiplerine göre tetkik uygulama çizelgesi esas alınarak belirlenmesini takiben, Baş Denetçiler tarafından kuruluşa ait bilgilerden, gerçekleştirilecek tetkik için gün sayısını azaltacak veya arttıracak faktörler varsa bunlar Aşama I de tespit edilir. Kuruluşta vardiyalı çalışma düzeni mevcutsa, tetkik gününe esas alınacak çalışan sayısı aşağıdaki formüle göre hesaplanacaktır. A = B + { C / (D-1) } A=toplam çalışanların sayısı B=vardiya dışında çalışanların toplam sayısı C=vardiyalı çalışanların sayısı D=Vardiya sayısı Aşama I tetkiki baş denetçi tarafından (gerek görüldüğünde Denetçi ile birlikte) yapılır. Denetim süresi hesaplanırken, risk kategorisi, karmaşıklık kategorisinden birlikte yararlanılır Belgelendirme tetkikleri için; tetkik süresine ilave veya daha az tetkik zamanı gerektirebilecek olan faktörler aşağıda özetlenmiştir. Tetkik zamanının arttırılmasını gerektirebilecek durumlar: - Komplike yerleşimler, birden fazla bina, tesis, ayrı bölümler vb., - Tercüman gerektiren durumlar, - İş yerinin çalışan sayısına göre çok büyük olması, - Yüksek dereceli kurallar (uzay, nükleer güç vb.), - Sistemin yüksek düzeyde karmaşık prosesler içermesi ya da kendine özgü proses sayısının göreceli olarak yüksek olması, - Boyutlarla bağlantılı olarak ürünlerde tasarım sorumluluğu, - İlgili tarafların görüşleri (toplumun duyarlılığı, yerel yönetimin koyduğu o bölgeye özgü kurallar gibi), - Gece vardiyasının değerlendirilecek faaliyetlerin bir parçasını oluşturması, - Genel sanayi kuruluşlarına oranla çevre etkilerine karşı daha yüksek duyarlılık, - Kuruluş yerleşiminin alıcı ortam yönünden hassasiyet seviyesi (deniz veya akarsu kenarında yerleşim, nüfusun yoğun olduğu bölge içinde yerleşim gibi), - Sektör için ek/olağandışı çevre boyutları, - Gelişmemiş yönetim sistemi. Tetkik zamanının azaltılmasını gerektirebilecek durumlar: - Çevresel açıdan duyarlılığı az olan ürün/proses grubu, vardiyalı çalışmalar - Kuruluşla ilgili ön bilgi olması hali (başka bir yönetim sisteminden belgesi olması), - İş yerinin çalışan sayısına göre çok küçük olması, - Müşterinin tetkik bilgisi (halihazırda başka bir 3.taraf programı çerçevesinde belgelendirilmiş olması), - Yönetim sisteminin olgunluk düzeyi, - Çalışanların büyük çoğunluğunun basit ve benzer görevleri olması, - Sistem belgelendirme konusunda entegre tetkik planlaması Tetkik zamanını azaltan faktörler bir araya gelse de, belgelendirme tetkiki için belirlenen zaman bu faaliyetlerin etkisiyle toplam olarak %30 den fazla azaltılmaz 4.5. Bütün belgelendirme tetkikleri 2 aşamalı olarak yapılır. Özel Durumlar, Yüksek Risk ve Orta Risk gruplarının Aşama I tetkikleri sahada yapılır. Diğer risk gruplarında gerek görüldüğü takdirde Aşama I tetkiki sahada yapılabilir. Sahada yapılacak Kuruluşun çevre boyutlarına ilişkin olarak, tetkik süresini etkileyen başlıca beş karmaşıklık kategorisi dikkate alınır. Özel-bunlar tetkik planlama aşamasında ek ve özel değerlendirme gerektirir. Yüksek-önemli nitelik ve ciddiyette, çok sayıda çevre boyutu (çoğu çevre boyutu önemli çevre etkisi yaratan, genellikle imalat ya da işleme türü kuruluşlar);orta-ortalama nitelik ve ciddiyette, orta sayıda çevre boyutu (kimi çevre boyutu önemli çevre etkisi yaratan, tipik imalat kuruluşları); T5/ Sayfa 3 / 6

4 Karmaşıklık Kategorisi Yüksek Orta Düşük Sınırlı Özel Durumlar İŞ SEKTÖRLERİ Madencilik ve taş ocakçılığı Petrol ve gaz çıkarımı Tekstil ve giyimde tanen işleme Kağıt geri dönüşümü prosesini de içeren kağıt imalatının kağıt hamuru bölümü Petrol arıtımı Kimyasallar ve eczacılık ürünleri Primer üretimler madenler Balıkçılık / çiftçilik / ormancılık Tanen işleme dışında tekstil ve giyim Mukavva imalatı, ağaç ve ağaç ürünlerinin işlenmesi ve emprenye edilmesi Kağıt hamuru dışında kağıt üretimi ve baskısı Metalik olmayan maddelerin işlenmesi ve cam, kil, kireç vb.lerini de içeren ürünler Primer üretim dışında metalden imal edilen ürünlerde yüzey ve diğer kimyasala dayalı işleme Genel makine mühendisliği için yüzey ve diğer kimyasala dayalı işleme Elektronik endüstrisi için çıplak emprime devre tablası üretimi Taşıma teçhizatı imalatı - karayolu, demiryolu, havayolu, denizyolu Kömürsüz elektrik üretimi ve dağıtımı Oteller / restoranlar Mukavva üretimi dışında ağaç ve ağaç ürünleri, ağacın işenmesi ve emprenye edilmesi Baskı dışında kağıt ürünleri, kağıt hamuru ve kağıt yapımı Kimyasalların bir parçasını oluşturan kauçuk ve plastik hammadelerin imalatı dışında kauçuk ve plastik enjeksiyonlu kalıplama, şekil verme ve montaj Şirket faaliyetleri ve yönetim, holdinglerin merkez büro ve firmalarının yönetimi Taşıma ve dağıtım - ulaştırmayı sağlayacak gerçek bir filo olmaksızın verilen yönetim hizmetleri Nükleer Nükleer elektrik üretimi Büyük miktarlardaki zararlı maddelerin depolanması Metalik olmayan işleme ve seramik ve çimento içeren ürünler Kömüre dayalı elektrik üretimi İnşaat ve yıkım Zararlı ve zararsız atıkların işlenmesi ör. yakma vb. Lağım ve kanalizasyon arıtımı Gaz üretimi, depolanması ve dağıtımı(not: gaz çıkarımı yüksek derecelendirilmiştir) Su çıkarımı, arıtımı ve akarsu yolundan da yararlanılan dağıtımı (Not: ticari lağım arıtımı yüksek derecelendirilmiştir) Fosil yakıt toptan ve perakende satışı Gıda ve tütün - işleme Taşıma ve dağıtım - denizyolu, karayolu, havayolu ile Ticari emlak bürosu, gayrı menkul yönetimi, endüstriyel temizleme, hijyenik temizleme, genel ticari hizmetlerin bir parçası olarak kuru temizleme Geri dönüşüm, gübre yapımı, toprak dolgusu (zararsız atıkların) Teknik deneme ve laboratuvarlar Boş zamanları değerlendirme hizmetleri ve oteller / restoranlar dışında kişisel hizmetler Sağlık denetimi / hastaneler / veterinerlik Yüzey işleme ve diğer diğer kimyasala dayalı işlemeler ve primer üretim dışında sıcak ve soğuk şekil verme ve metalden yapılan imalat Yüzey işleme ve diğer diğer kimyasala dayalı işlemeler dışında genel makine mühendisliği ile ilgili montaj Toptan ve perakende satış Çıplak emprime devre tablası imalatı dışında elektrikli ve elektronik cihaz montajı Ticari emlak bürosu, gayrı menkul yönetimi, endüstriyel temizleme, hijyenik temizleme, kuru temizleme dışında genel ticari hizmetler Eğitim hizmetleri Kamu yönetimi Yerel yetkililer Çevresel olarak duyarlı ürün ya da hizmetleri olan kuruluşlar Düşük-düşük nitelik ve ciddiyette, az sayıda çevre boyutu (birkaç çevre boyutu önemli çevre etkisi yaratan, montaj türü kuruluşlar); Sınırlı-sınırlı nitelik ve ciddiyette, çok sınırlı sayıda çevre boyutu (büro türü kuruluşlar); NOT: Her ne kadar kimya sektöründeki bir kuruluşun Yüksek Karmaşıklık kategorisinde sınıflandırılması gerekse de, kimyasal reaksiyondan ya da emisyondan ve/veya ticari işlemlerden uzak, yalnızca karıştırma işi olan bir kuruluş orta hatta düşük karmaşıklık kategorisinde sınıflandırılabilir. Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesinde; kuruluşun faaliyet gösterdiği sanayi sektörünün yukarıdaki beş karmaşıklık kategorisinden hangisine dahil olduğu İş sektörleri ve karmaşıklık kategorileri arasındaki bağlantı tablosundan (Tablo 3 e göre) tespit edilecektir. T5/ Sayfa 4 / 6

5 Tetkik Adam/gün T5 Aşama 1 denetimini gerçekleştiren baş denetçi tarafından risk grubu da dikkate alınarak karmaşıklık katagorisine göre denetim süresinde indirim veya yükseltme yapılabilir Gözetim tetkikleri için ise; belgelendirme tetkiki için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3 ü, yeniden belgelendirme tetkikleri için 2/3 ü ayrılmalıdır. (Bu süre belirlenirken ilk belgelendirme tetkikinde gerekçeli bir azaltma yapılmış olsa bile gözetim ve yeniden belgelendirme tetkiklerinde süre belirlenirken planlama, tiplerine göre tetkik uygulama çizelgesinde belirtilen süre esas alınarak yapılmalıdır) Bu süreleri arttırabilecek veya azaltabilecek faktörler varsa baş denetçi tarafından dikkate alınmalı ve kayıt altına alınmalıdır Tetkik için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, Tiplerine Göre Tetkik Uygulama Çizelgesinde verilen toplam sürenin %20 sinden fazla yer tutmamalıdır. İŞLETMELERİN SAYISI İLK DENETİM İÇİN NUMUNE GÖZETİM DENETİMİ İÇİN BELGE YENİLEME (MERKEZ BÜRO HARİÇ) SAYISI(2) NUMUNE SAYISI(3) DENETİMİ İÇİN NUMUNE (1) SAYISI(4) 1-3 %100 (HEPSİ) HEPSİ HEPSİ y= x y=0.6 x Y=0.8 x Tablo 1. Numune alma tablosu NOT 1: Çok işletmeli kuruluşlarda 4 işletmeye kadar olanlar için ilk belgelendirme ve belge yenileme tetkiklerinde tamamına, gözetimlerde ise 3 yıllık belge periyodunda tüm işletmeler incelenecek şekilde planlama yapılır. NOT 2: Kuruluşun tüm tesislerinin merkezden yönetilen ve tetkik edilen bir ÇYS ne sahip olduğu teyit edilmelidir. NOT 3: x: kuruluşun toplam tesis sayısı ; y: denetime esas örneklenecek tesis sayısı Grafik 1. Tetkik Süresi Belirleme Grafiği Yükse k Orta Düşük Çalışan Sayısı T5/ Sayfa 5 / 6

6 Tablo 2. Tetkik Süresi Belirleme Tablosu Çalışan Sayısı İlk Belgelendirme Denetimi (adam/gün) Gözetim Denetimi (adam/gün) Yeniden Belgelendirme Denetimi (adam/gün) Toplam Aşama 1 Aşama 2 Toplam Toplam Aşama 1 Aşama , , , >10700 ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR P14 Tetkik ve Belgelendirme Prosedürü 6.0. REFERANSLAR: ISO/IEC ve ilgili kılavuzlar TURKAK R IAF MD 5 :2009 REVİZYON DURUMU Revizyon Revizyon Revizyon Açıklama Tarihi No Yapılan Madde Yeni Yayın Tablo 2 MD 5 e göre hazırlanan tablo Çevre yönetim sistemi baz alınmış 9001 olarak değiştirildi. T5/ Sayfa 6 / 6