Kısa İsim 1. Bu Yönetmelik, Belge Sayı Sistemi Yönetmeliği olarak isimlendirilir. Tefsir 2. Bu Yönetmelikte, metin başka türlü gerektirmedikçe;

Transkript

1 MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ KURULUŞ, GÖREV ve ÇALIŞMA ESASLARI) YASASI 15/1990, 22/1994 ve 84/2007 Sayılı Yasalar) Madde 10 Altında Yapılan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğü Madde 8 1) E) Altında Yapılan Yönetmelik Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Bakanlar Kurulu, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası nın 10 uncu maddesi altında yapılan, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğünün 8 inci maddesinin 1) inci fıkrasının E) bendinin kendisine verdiği yetkiye dayanarak, aşağıdaki yönetmeliği yapar: Kısa İsim 1. Bu Yönetmelik, Belge Sayı Sistemi Yönetmeliği olarak isimlendirilir. BİRİNCİ KISIM GENEL KURALLAR Tefsir 2. Bu Yönetmelikte, metin başka türlü gerektirmedikçe; Ayıklama, arşivlik belgelerin, arşiv belgeleri ve muhafazasına gerek görülmeyen belgeler olarak ayrımı işlemini anlatır. Arşiv Belgesi, arşivlik belgeler içinden, belge ömrünü doldurmuş olan ve üretildiği kurum veya kuruluşça hizmetin yürütülmesi açısından elde bulundurulmasına ve muhafazasına gerek görülmeyen belgelerin ayrılmasından sonra kalan belgeyi anlatır. Arşivlik Belge, Devlet Arşivleri açısından; bağlı kurumlarıyla, yurttaşlarıyla ve diğer devletlerle olan ilişkisini belgeleyen, sivil toplum örgütleri açısından; örgütlerin resmi kurum ve kuruluşlarla, diğer örgütlerle ve üyeleriyle ilişkilerini belgeleyen, şahıslar açısından; resmi kurum ve kuruluşlarla, sivil toplum örgütleriyle ve diğer şahıslarla ilişkileri sonucu oluşan belgeleri anlatır. ATVT, arşiv teşkilatı veri tabanını anlatır. Belge, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun, bilgi içeren, yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş malzemeyi anlatır. Belge Ömür Tespiti, belgelerin nerede ve ne kadar süre ile muhafaza edileceklerine, bu süreler sonunda hangi işlemlere tabi

2 tutulacaklarına dair değerlendirmeleri ifade eden ve Milli Arşiv Kurulu tarafından onaylanan planları anlatır. Belge Sayı Sistemi, belgelere kurum-kuruluş, bölge, alt birim ve konu kodu ile yıl ve sayı verilerek bir belge kimliği yaratarak hızlı, kolay, etkin belge erişimini hedefleyen sistemi anlatır. Belge Yönetimi, belgenin üretiminden son düzenlenmesine kadar geçen süreçteki sistematik kontrolü anlatır. Birim Arşivi, kurum ve kuruluşların görev, işlev ve etkinlikleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, güncelliğini kaybetmemiş olarak etkin bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini anlatır ve mükelleflerin bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivlerini de kapsar. Daire, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi ni anlatır. Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu anlatır. Elektronik Belge, elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden her türlü belgeyi anlatır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS), elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere veya kurumlara iletilecek, muhafaza veya gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin tabi olacakları usul ve esaslar ile birlikte Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin birbirleriyle uyumlu ve etkin bir biçimde yönetilmesine ilişkin standartların belirlenmesini amaçlayan sistemi anlatır. Elektronik Belge Yönetimi, kurumlarca yasal kurallar çerçevesinde iş ve işlemler yerine getirilirken üretilen her türlü bilgi ve belgenin orijinal özelliklerinin ve içeriklerinin korunarak, delil sayılabilecek ve hesap vermeye temel olacak biçimde, elektronik ortamda yönetilmelerinin sağlanması süreçlerinin bütününü anlatır. İmha, muhafazasına gerek görülmeyen belgenin imhası işlemini anlatır. Kurum Arşivi, kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri anlatır. Muhafazasına Gerek Görülmeyen Belge, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek

3 görülmeyen, arşiv belgesi dışında kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş belgeyi anlatır. Standart Dosya Planı SDP), kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış, standartlaştırılmış konu ve alt konu numaraları envanterini anlatır. Amaç 3. Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu çoğunlukla kâğıt olmak üzere elektronik ortam dâhil, değişik ortamlarda ürettikleri bilgi ve belgelerin sağlıklı muhafazasını, en isabetli konu adı verilerek etkin, hızlı ve yararlı erişimini, kamu kurum ve kuruluşlarının sürekliliğini, güvenirliliğini ve kullanışlılığını sağlamaktır. Daire, bu Yönetmelik ile tamamlanan Belge Sayı Sistemi nin tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından uygulanmasını, sürekliliğinin sağlanmasını, ulusal standart olarak belirleyip buna rehberlik etmeyi, elektronik belge yönetimine geçildiğinde ise programın bütünlüğüne uygun ve yardımcı olacak şekilde uygulanmasını sağlayacaktır. İKİNCİ KISIM Belge Sayı Sistemi Belge Sayı Sistemi Formatı 4. 1) 2) Belge Sayı Sisteminin amacı, belgelere daha çabuk ulaşım sağlamak, yazışmalara etkinlik ve hız kazandırmak, elektronik ortamda yapılacak iletişimde ise; belge kaydının yanı sıra, evrakın geldiği ve gittiği birimin belirlenmesi suretiyle işbirliği ve bilgi iletişimine kolaylık sağlamaktır. Belge Sayı Sistemi, belgelere kimlik verebilmek amacıyla bu Yönetmeliğe ekli EK-I de düzenlenen formata göre üç ana bölümden oluşur. A) Her bölüm - işareti ile birbirinden ayrılır. Birinci Bölüm kendi içinde. ve diğer bölümler / işareti ile alt bölümlere ayrılır. B) Belge Sayı Sisteminde Birinci Bölüm belgenin

4 oluştuğu, ikinci kopyasının korunduğu ve kaydedildiği yer, yani kurum veya birim arşivinin kodu yer alır. Bu bölüm. işareti ile üç alt bölüme ayrılır. Arşiv Teşkilatı Veri Tabanı 5. Kurum veya kuruluş veya birim arşivi kodu yani Arşiv Teşkilatı Veri Tabanı Kodu, kurum ve kuruluşların talebi üzerine, Daire tarafından aşağıdaki koşullara uyularak verilir ve Dairenin resmi web sayfasında güncel olarak erişilebilinecek şekilde yayınlanır. 1) AAA KURUM-KURULUŞ KODU: Birinci alt bölümde AAA) Kurum Kuruluş Kodu yer alır. Bu alt bölümde Bakanlıklar ve bağlı kurum ve kuruluşların her birine üç harflik bir kod verilir. Kodlar verilirken mümkün olduğunca Kurumların kullandıkları karakterlere yakın karakterler kullanılmasına ve Kurum adlarını çağrıştırabilecek kısaltmalara gidilmeye özen gösterilir. Herhangi bir karışıklık olmaması için kodlar Daire tarafından verilir. Tüm Kodlar ATVT listesi olarak Dairenin resmi web sayfasında güncel olarak erişilebilinecek şekilde yayınlanır. 2) B BÖLGE KODU: Kurum-Kuruluş Kodunu takiben nokta. karakteri kullanılarak ikinci alt bölüm olan ve bir karakter ile ifade edilen Bölge Koduna geçilir. Bölge kodu olarak aşağıdaki tabloda belirtilen kodlar kullanılır: 0 Merkez 1 Lefkoşa 2 Gazimağusa 3 Girne 4 Güzelyurt 5 İskele... 9 Yurtdışı

5 3) CC ALT BİRİM KODU: Bölge Kodundan sonra yine nokta. işareti kullanılarak üçüncü alt bölüm olan ve iki sayısal karakter ile Alt Birim Kodu verilir. Alt Birim Kodu olarak, aynı bölgede iki veya daha fazla alt birimi olan kurumlar iki karakter numerik) ile alt birim kodu kullanırlar. Bakanlık, kurum ve dairelerin merkezleri 00 karakterini kullanırlar. Bu konuyla ilgili örnek bu Yönetmeliğe ekli EK II de düzenlenmektedir. Konu Alanı 6. Kurum-Kuruluş kodundan sonra tire - karakteri kullanılarak İkinci Bölüm olan Konu Koduna geçilir. Her belgenin bir konusu vardır ve arşivlerde bu konu ile ilgili olan fiziksel veya elektronik ortamdaki dosyaya yerleştirilir. Konu kodları kurum ve kuruluş temsilcileriyle istişare halinde oluşturulan Standart Dosya Planı içerisinden, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili alt/tali konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmış rakamlarla belirlenir. Standart Dosya Planı, kurum ve kuruluşların talebi üzerine Daire tarafından belirlenir ve Dairenin resmi web sayfasında güncel olarak erişilebilinecek şekilde yayınlanır. 1) 2) DDD ANA KONU KODU: Her ana konuya Standart Dosya Planında 000 dan 999 e kadar sayısal karakter kullanılarak oluşturulur. EE ALT KONU KODU: Ana konu kodundan sonra bölüm / karakteri kullanılarak Alt Konu Kodu verilir. Alt Konu Kodu, konularda detaya inmek için kullanılır. Planda alt konular için 00 dan 99 a kadar alt konu başlıkları belirlenir. Her ana konu kodundan sonra 00 alt konu kodu Genel başlığını taşır ve ilgili ana konunun alt başlıklarından en az iki tanesini kapsayan konular için kullanılır. Her ana konu kodundan sonra 99 alt konu kodu Diğer başlığını taşır ve ilgili ana konuya ait olmakla beraber alt konulardan hiç birisine dâhil edilemeyen alt konular için kullanılır. Yıl ve Sayı 7. Alt konu kodundan sonra tire - işareti kullanılarak Üçüncü Bölüme geçilir ve bu bölümde Yıl Kodu ile Giden Evrak Kayıt Numarası yer alır.

6 1) FF YIL KODU: Birinci alt bölümde yıl kodu aşağıdaki örnekte gösterildiği gibi, yılın son iki karakteri yazılmak sureti ile verilecektir. Örnek: 2015 yılını gösteren 15 rakamı gibi. 2) GGG SAYI KODU Giden Evrak Kayıt Numarası): EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar bu bölüme o yıl içinde arşivden çıkan belge numarasını yazarlar. EBYS kullanan kurum ve kuruluşlarda ise bu bölüm sistem tarafından otomatik eklenecektir. ÜÇÜNCÜ KISIM Standart Dosya Planı Standart Dosya Planı 8. Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme gereksinimi doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teşekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir. Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkân vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Bu amaç doğrultusunda, 2006 Belge Sayı Sisteminin devamı olarak Daire ce Standart Dosya Planı hazırlanıp dairenin web sitesinde güncel olarak sunulmuştur. Standart Dosya Planı Değişikliği 9. Standart Dosya Planında yer almayan konular için değişiklik önerileri Daireye yapılır. DÖRDÜNCÜ KISIM Belge Ömür Tespiti

7 Belge Ömür Tespiti 10. Belge ömür tespiti ile kamu kurum ve kuruluşları elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin muhafaza sürelerini ve süre sonunda imhası gerekenlerin imhasına dair usul ve esasların bir standarda bağlanması hedeflenmektedir. Belge ömür tespitleri konu ve gerektiğinde alt konu bazında saptandığından dolayı Standart Dosya Planına eklenen sütunda gösterilir. Birinci sütunda dosyanın kurumda muhafaza edileceği süre, ikinci sütunda, süre sonunda göreceği işlem ve üçüncü sütunda erişim yetkisi belirtilir. Belge Ömür Tespiti Onayı 11. Belge ömür tespiti çalışması, Daire personeli tarafından kurumlarda belgeyi üreten ile birlikte yürütülür. Bu çalışma ilgili kurum yöneticisi ve çalışmayı yapanlar tarafından imzalanır. Çalışması tamamlanan listeler Milli Arşiv Kurulu onayına sunulur. BEŞİNCİ KISIM Geçici ve Son Kurallar Geçici Madde İmha Kısıtlaması 1. Belge Ömür Tespiti çalışması süresince, ömrü tespit edilmemiş konularda imha yapılamaz. Geçici Madde Test Süresi 2. Belge sayı sisteminde 2015 yılı deneme yılı olarak belirlenmiş olup, kalan sürede tüm belgelere mevcut sayı sistemi yanında bu sistem de uygulanarak sistemin test işlemleri gerçekleştirilir. Sistem, 1 Ocak 2016 tarihi itibarıyla uygulamaya girecektir. Yürütme Yetkisi 12. Bu Yönetmelik, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi tarafından yürütülür.

8 Yürürlüğe Giriş 13. Bu Yönetmelik, Resmi Gazete de yayımlandığı tarihten başlayarak yürürlüğe girer. EK I Sayı Formatı: AAA.B.CC-DDD/EE-FF/GGG Numarası Giden Evrak Kayıt Yıl Kodu Alt Konu Kodu Konu Kodu Alt Birim Kodu Bölge Kodu Kurum-Kuruluş Kodu MTÖ.0.00 Merkez Müdürlük Arşivi) MTÖ.1.01 Sedat Simavi Endüstri Meslek Lisesi LEFKOŞA MTÖ.1.02 Haydarpaşa Ticaret Lisesi MTÖ.2.01 Dr. Fazıl K. Endüstri Meslek Lisesi GAZİMAĞUSA MTÖ.2.02 Gazimağusa Ticaret Lisesi EK II