TÜRKİYE İLAÇ VE TIBBİ CİHAZ KURUMU (TİTCK) ELEKTRONİK SÜREÇ YÖNETİM (ESY) PROJESİ ELEKTRONİK BAŞVURU KULLANICI KILAVUZU

Transkript

1 TÜRKİYE İLAÇ VE TIBBİ CİHAZ KURUMU (TİTCK) ELEKTRONİK SÜREÇ YÖNETİM (ESY) PROJESİ ELEKTRONİK BAŞVURU KULLANICI KILAVUZU 1 / 5

2 VERSİYON TARİHÇESİ VERSİYON DEĞİŞİKLİK YAPILAN BÖLÜM/SAYFA DEĞİŞİKLİK TANIMI TARİH İlk Versiyon İçindekiler 1. DOKÜMANIN AMACI VE KAPSAMI YARDIM TALEBİ VE PROBLEMLERİN RAPOR EDİLMESİ ELEKTRONİK BAŞVURULAR E-İmza ile Yapılan Ücretli Başvurular E-İmza ile Yapılan Ücretsiz Başvurular E-İmza Kullanılmadan Yapılan Başvurular: E-İMZA BAŞVURULARI İÇİN SİSTEM GEREKSİNİMLERİ / 5

3 TANIMLAR VE KISALTMALAR Bu belgede aşağıda belirtilen tanımlar ve kısaltmalar kullanılmıştır. Kısaltmalar: Tanım/Kısaltma ESY EBS TİTCK Açıklama Elektronik Süreç Yönetim Projesi Sistemi 1. DOKÜMANIN AMACI VE KAPSAMI Bu doküman firmaların elektronik başvuruları için geliştirilen Sisteminin kullanımı hakkında bilgi vermek için hazırlanmıştır. 2. YARDIM TALEBİ VE PROBLEMLERİN RAPOR EDİLMESİ Yardım talebi ve yazılımın kullanımı sırasında karşılaşılan problemleri rapor etmek için adresine mail atılabilir. adresi sadece firma kullanıcıları için kullanılmaktadır. 3. ELEKTRONİK BAŞVURULAR Bilindiği üzere TİTCK Sistemi (EBS) 1 Mart 2016 tarihinde devreye alınmıştır. Kurumumuza firmalar tarafından yapılan tüm başvurular öncelikle elektronik ortamda EBS yazılımı üzerinden alınmakta ardından firmaların ıslak imzalı fiziki evrakı Kurumumuz Gelen Evrak Birimi üzerinden barkod verilmek suretiyle evraklaştırılmaktadır tarihinden itibaren firmalar tarafından 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre imzalanan başvuruların sadece elektronik ortamda alınmasına karar verilmiştir. E-imza ile başvurmayan kullanıcılar, tarihinden itibaren üç aylık süre boyunca mevcut durumda olduğu gibi EBS yazılımı üzerinden başvuru yapıp ardından fiziksel evrakını Kurumumuz Gelen Evrak Birimine iletmek suretiyle başvurularını belgeleştirecektir. 3 / 5

4 3.1 E-İmza ile Yapılan Ücretli Başvurular : Başvuru sahipleri EBS yazılımı üzerinden elektronik olarak başvurularını yapacaklardır. Üst yazılarını ve imzalı olarak göndermeleri gereken eklerini güvenli elektronik imza ile kendi yazılımlarında imzaladıktan sonra sisteme yükleyeceklerdir. Başvuru gönder tuşuna tıklandığında e-takip numarası ile referans numarası ve e-imza ile yapılan başvurularda eğer ilgili birim tarafından fiziksel belge talep ediliyorsa uyarı mesajı ekrana çıkacaktır. Bu durumda ücret ödendikten sonra birim tarafından talep edilen fiziksel dokümanlar Kurumumuz Gelen Evrak Birimine üzerine e-takip numarası yazılarak teslim edilecektir. Ardından evrakınız ilgili birime gönderilmiş olacaktır. Birim tarafından fiziksel evrak talep edilmemesi durumunda e- imza ile yapılan başvurular için Kurumumuz Gelen Evrak Biriminden fiziksel evrak kabul edilmeyecektir. Başvurunuz ücretin yatırıldığı anda ilgili birime gönderilmiş olacaktır. 3.2 E-İmza ile Yapılan Ücretsiz Başvurular Başvuru sahipleri EBS yazılımı üzerinden elektronik olarak başvurularını yapacaklardır. Üst yazılarını ve imzalı olarak göndermeleri gereken eklerini güvenli elektronik imza ile kendi yazılımlarında imzaladıktan sonra sisteme yükleyeceklerdir. Başvuru gönder tuşuna tıklandığında e-takip numarası ve e-imza ile yapılan başvurularda eğer ilgili birim tarafından fiziksel belge talep ediliyorsa ekrana uyarı mesajı çıkacaktır. Bu durumda birim tarafından talep edilen fiziksel dokümanlar Kurumumuz Gelen Evrak Birimine üzerine e-takip numarası yazılarak teslim edilecektir. Ardından evrakınız ilgili birime gönderilmiş olacaktır. Birim tarafından fiziksel evrak talep edilmemesi durumunda e-imza ile yapılan başvurular için Kurumumuz Gelen Evrak Biriminden fiziksel evrak kabul edilmeyecektir. Başvurunuz başvuru gönder tuşuna tıklanıldığı anda ilgili birime gönderilmiş olacaktır. 3.3 E-İmza Kullanılmadan Yapılan Başvurular: ile tarihleri arasında EBS yazılımına e-imza kullanılmadan yapılan elektronik başvurular mevcut durumda olduğu gibi Kurumumuz Gelen Evrak Birimine fiziksel evrakının teslim edilmesinin ardından değerlendirilmeye alınacaktır. 4 / 5

5 DİKKAT!!! tarihinden itibaren Kurumumuz EBS yazılımı üzerinden tüm başvurular 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre imzalanmış olarak sadece elektronik ortamda kabul edilecek, e-imzasız elektronik başvuru kabul edilmeyecektir. Kurumumuz tarafından belirlenen fiziksel evrak haricinde Kurumumuz Gelen Evrak Birimi tarafından firma başvurularına ait fiziksel belge kabul edilmeyecektir. Ayrıca Kurumumuza başvuru yapan tüm firmaların KEP adresi alması ve EBS yazılımında yer alan firma bilgileri bölümündeki KEP adresi alanına KEP adreslerini girmeleri gerekmektedir. 4. E-İMZA BAŞVURULARI İÇİN SİSTEM GEREKSİNİMLERİ Güvenli Elektronik İmza kullanmak için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun sayfasında yayınladığı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından nitelikli elektronik sertifika temin edilmesi ve elektronik imza oluşturmak üzere bir yazılım kullanılması gerekmektedir. DİKKAT!!! Evrakınızı imzalarken mutlaka zaman damgası içeren imza kullanmanız gerekmektedir. 5 / 5