KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI. Daire Başkanlığı. Daire Başkanı. Genel Sekreter

Transkript

1 Daire Başkanlığı Daire Başkanı Genel Sekreter Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturup, iş bölümüne giderek, personeli üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yapmak, Kütüphanecilik alanındaki gelişmelerin ve yeni teknolojilerin kütüphaneye girmesi için çalışmalar yapmak ve bu amaçla yurt içi ve yurt dışı seminer ve konferanslara katılımı sağlamak, Teknik ve okuyucu hizmetlerinin standartlaşmasını sağlamak ve denetimini yapmak, Merkez ve birim kütüphanelerinin eşgüdüm ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak, bu amaçla mesleki kurslar açmak, eğitim programları düzenlemek, bilimsel araştırmaları kolaylaştırmak, Kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri hakkında her yıl ayrıntılı bir faaliyet raporu hazırlayıp bunu Ocak ayı içinde Rektörlüğe sunmak, Kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak. Sorumluluk: görevlerini yerine getirmede Genel Sekretere karşı sorumludur.

2 Okuyucu Hizmetleri Kütüphaneci Kütüphane dermesinin kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak ve denetlemek, Kullanıcılara materyallerin kullanılmasını öğretmek ve ilgili kaynaklara yöneltmek, Kütüphaneye gelen yeni yayınları sergilemek, Kullanıcıların şikâyet ve önerilerini dinlemek ve Başkanlık makamına bilgi olarak sunmak, Kütüphanede bulunan yayınların ödünç verme işlemlerini yapmak, İadesi geciken kitaplar için hatırlatma yapmak ve iadesini sağlamak, Kütüphane Otomasyon Sisteminde, ödünç verme ve üye modüllerinde kullanıcıların bilgilerini oluşturmak, Kütüphane koleksiyonunun yılda bir sayımını yapmak, Kütüphane içinde kurallara uyulmasını sağlamak, sessizliği temin etmek, Hasarlı kitapları ve sayıları tamamlanan dergileri tespit ederek ciltlenmesi için gereğini yapmak, Kütüphaneler arası ödünç verme işlemlerini yürütmek, Rezerv edilmiş kitapları ayırma işlemlerini yapmak ve kullanıcıyı haberdar etmek, Rafları sık sık kontrol ederek yanlış yerleştirilen kitapları doğru yerlerine koymak, Araştırmacıların bilgi kaynağına kolay ulaşmasını sağlayacak ortamı hazırlamak, Teknik Hizmetler nden gelen ve işlemi biten kitapları raflara yerleştirmek, Akademik ve idari personel ile öğrenci ve araştırmacıların ihtiyaç duyduğu yurtiçi ve yurtdışı yayınların takibini yapmak ve bunların satın alınması için öneride bulunmak, Kütüphaneye yeni gelen yayınların listesini çıkartarak belirli sürelerle kütüphane web sayfasında duyurusunu yapmak, Kullanılamayacak durumdaki kitap ve dergileri tespit ederek imha işlemleri için Başkana öneride bulunmak, Kütüphanecilik alanındaki yenilikleri takip ederek günün şartlarına uygun, modern kütüphanecilik ve dokümantasyon hizmetlerini yürütmek, Amirinin vereceği diğer görevleri yapmak, Sorumluluk: Okuyucu Hizmetleri, görevlerini yerine getirmede Kütüphane ve

3 Teknik Hizmetleri Kütüphaneci Kütüphanenin Kataloglama politikası doğrultusunda, bibliyografik tanımlama açısından niteleme düzeyini belirlemek, Yeni gelen materyallere Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi ne göre konu ve yer numarasını vermek, Kütüphanede bulunan kitap, dergi ve diğer tüm kaynakları Kütüphanecilik kurallarına göre kataloglamak, sınıflamak ve bilgisayara kayıt etmek, Türkçe ve İngilizce konu başlıklarını vererek kullanıcının kaynaklara daha kolay ulaşmasını sağlamak, Bilgisayar ortamına aktarılmış materyallerin, AACR2 ye uygunluk yönünden kontrollerini yapmak ve bibliyografik tanımlama öğeleri açısından eksik kalan verileri tamamlamak, Kataloglama ve Sınıflama bölümünde çalışan veya yeni işe başlayacak görevlilerin (Kütüphaneci, Memur) eğitimi ve katalog bilgi girişlerinin kontrolü, mevcut elamanların bilgilerinin güncelleştirilmesi için sürekli eğitim vermek, Gerekli görüldüğünde, kütüphanenin diğer birimlerinde çalışan personeli kataloglama konusunda bilgilendirmek, Kütüphane otomasyon işlerini Üniversitenin Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile işbirliği halinde yürütmek, Kütüphane otomasyon programı YORDAM da çıkan problemleri çözmek, çözülemeyen problemlerin zamanında giderilebilmesi için YORDAM firması ve Bilgi İşlem ile koordinasyonu sağlamak, Kütüphane web sayfasını hazırlamak ve sürekli güncel tutmak, Kütüphane personeline ve kullanıcılara eğitim vermek, Internet üzerinden gelen kütüphane veya programlarla ilgili lerin cevaplandırılması veya ilgili kişilere gönderilmesi, Yordam programının sürekli günlük, haftalık ve aylık yedeklerini bilgisayar ve CD-ROM ortamında saklamak, Kütüphane ile ilgili olarak çeşitli istatistiki bilgileri hazırlamak, Akademik birimlerden gelen elektronik veritabanları ile ilgili talapleri değerlendirerek Başkanlığa sunmak, Deneme mahiyetinde gelen elektronik veritabanlarının erişim bilgilerini Web e koyarak ilgili akademik birimdeki akademisyenlere duyurmak, Kullanıcılardan gelen soru ve istekleri veya telefonla cevaplandırmak, Aboneliği yapılan veritabanları ile ilgili erişim adresi ve diğer bilgileri Kütüphanenin web üzerindeki veritabanları modülüne koyarak ilgili yerlere bilgi göndermek, Birimde yapılan tüm işlemlerle ilgili aylık rapor hazırlamak, Amirinin vereceği diğer görevleri yapmak, Sorumluluk: Teknik Hizmetler görevlerini yerine getirmede Kütüphane ve

4 Büro Hizmetleri / İdari ve Mali İşler- 1 Bilgisayar İşletmeni Başkanlığın her türlü yazışma ve dosyalama işlerini yürütmek, Personelin fazla mesai çizelgelerini düzenlemek, Personelin rapor, izin, vb. işlemlerini yapmak ve dosyalamak, Yazışmalarda kullanacağı matbu evrak ve defterlerin eskilerini her mali yılbaşında arşive kaldırmak, yenilerine de sayfa numaraları vererek Daire Başkanına tasdik ettirdikten sonra kullanmak, Fakülte, yüksekokul ve diğer birimlerden gelen kitap alımı taleplerini inceleyerek varsa eksik bilgileri tamamlamak veya ilgili birime iade ederek eksiklikleri gidermek, fiyatlarını tespit etmek, düzenleyerek liste oluşturmak ve amirine sunmak, Satın alınacak kitap, veritabanı ve diğer yayın alımları ile kırtasiye ve temizlik malzemelerinin onay, talep ve olurlarını almak, Onayı alınan listeleri, sipariş etmeden önce tekrar kontrol etmek, satın alınması için piyasa araştırması yapmak, Teklif mektuplarını hazırlamak, veya posta ile ilgili firmalara göndermek, sipariş ve takibini yapmak, Firmalardan gelen faturalarla yayınları karşılaştırarak, fatura bilgilerinin kontrollerini yaparak ödeme evraklarını hazırlatmak, satın alınan mal veya malzemelerin kontrollerini yapmak, yanlış, kusurlu ya da eksik malzemeleri ilgili firmaya bildirmek ve düzeltilmesini sağlamak, Yaptığı çalışmaları aylık, altı aylık ve yıllık olarak istatistiksel değerlendirmeleriyle birlikte rapor halinde sunmak, Gelen giden evrak ile belgeleri korumak ve kontrol etmek, dosyalama işlemlerini yürütmek, İmza ve havale edilen yazı ve dosyaları ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak, Görev yaptığı birimin yazılarını resmi yazışma kurallarına uygun olarak yapmak, Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Sorumluluk : Büro Hizmetleri görevlerini yerine getirmede Kütüphane ve

5 ORGANİZASYONE L Büro Hizmetleri / İdari ve Mali İşler- 2 Bilgisayar İşletmeni Başkanlığın mali işlerini yürütmek, bunlarla ilgili yazı, belge ve dosyaları düzenlemek ve muhafaza etmek, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu nun 22. maddesine göre Doğrudan Temin yoluyla yapılmasına karar verilen satın alma işlemlerini, kanun, yönetmelik ve genelgelere göre yapılmasını sağlamak, Başkanlığın kitap, veritabanı ve diğer yayın alımları ile kırtasiye ve temizlik malzemesi ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli satın alma işlemlerini yapmak, ödeme işlemleri için ödeme emri belgesi düzenleyerek Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na teslim etmek. Avans yapmak, muhasebe işlem fişi düzenlemek, Bütçeyi hazırlamak, Başkanlığın ödeneklerini kontrol etmek, ödeneklerin serbest bırakma veya ek ödenek taleplerini yazmak, hazırlanan ödeme emri belgesinin ve eklerinin ön mali kontrolünü yapmak, Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak, Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak, Tahakkuk (Ödeme Emri) işlemlerini yapmak, Başkanlığımızda görevli personelin aylık maaşını hesaplamak, Yurtiçi-yurtdışı geçici görev yollukları ile yurtiçi sürekli görev yolluklarının yolluk bildirimlerini, harcama talimatlarını ve ödeme emri belgelerini hazırlamak, tüm ödeme emri evraklarını tahakkuk işlemi bittikten sonra teslim tutanağı ile Strateji ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na teslim etmek ve dosyalayıp arşivlemek, Posta ücretleri ile telefon abonelik ve kullanım giderlerinin ödenme işlemlerini yapmak. Amirinin vereceği diğer görevleri yapmak. Sorumluluk : Büro Hizmetleri görevlerini yerine getirmede Kütüphane ve

6 Büro Hizmetleri / Taşınır İşlemleri Bilgisayar İşletmeni Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim almak, korumak, kullanım yerlerine teslimini sağlamak, 5018 sayılı Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutmak ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumluluğu yerine getirmek. Üniversitemize yıl içersinde edinilen taşınırların muayene ve kabul işlemleri, TİF kayıt, TİF çıkış, zimmet fişleri işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak ve arşivleme yapılması. Üniversitemizce kullanılan taşınırların ambardaki giriş-çıkış sevkini sağlamak, güvenlik önlemi almak, numaralandırma, asgari stok seviyesini kontrol etmek ve arşivleme yapmak. Amirinin vereceği diğer görevleri yapmak, Sorumluluk : Büro Hizmetleri görevlerini yerine getirmede Kütüphane ve