ANKARA ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ DÖNEM PROJESİ

Transkript

1 ANKARA ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ DÖNEM PROJESİ FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN TAPU KÜTÜĞÜ VE TESCİLE ESAS BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASININ YARATACAĞI SONUÇLAR Mehmet Muharrem ERSAN GAYRİMENKUL GELİŞTİRME VE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI ANKARA 2018 Her hakkı saklıdır

2 ÖZET Dönem Projesi FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN TAPU KÜTÜĞÜ VE TESCİLE ESAS BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASININ YARATACAĞI SONUÇLAR Mehmet Muharrem ERSAN Ankara Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Gayrimenkul Geliştirme ve Yönetimi Ana Bilim Dalı Danışman: Prof. Dr. Şebnem AKİPEK ÖCAL Bu çalışmada, fiziki ortamda tutulan tapu kütüğü ve tescile esas belgelerin elektronik ortamda tutulmasının yarattığı veya yaratacağı muhtemel sonuçlar ile bu sonuçların; kişiler, kamu kurum ve kuruluşları üzerindeki etkileri değerlendirilmiştir. Araştırma kapsamında ilgili yasal düzenlemeler çerçevesinde değerlendirme yapılarak her iki ortamda kullanılan yöntemlerin olumlu ve olumsuz yönleri ortaya konulmuş ve ayrıca Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü bünyesinde çalışan 100 personele uygulanan anketin sonuçları da kullanılarak tapu kayıtlarının elektronik ortama aktarılmasının sonuçları ve olası sorunları tespit edilmiştir. Anket çalışması seçilmiş uzmanların adreslerine elektronik ortamda gönderilmiş olup, anket ile uzmanların tescile esas bütün belgelerin elektronik ortama aktarılmasının idarenin merkez ve taşra örgütlerinde fiziki mekân kazanımı, etkin takip ve kontrol, kaliteli hizmet sunumu, standartlaşma, eğitim, işlem yapan memurdan kaynaklanan riskin minimize edilmesi, işlem alanının genişletilmesi, hiyerarşik izlenme, rapor üretme, istatistiki veri üretme, hız, etkinlik, kırtasiyeciliğin azaltılması gibi etkilerine ilişkin görüşleri alınmıştır. Araştırma sonuçlarına göre elektronik ortamın fiziki ortama göre daha güçlü olduğu, ancak işlem güvenliği bakımından yeterli olmadığı, elektronik ortamın yeterli olabilmesi için, elektronik tapu sicilinin milli güvenlik politikası kapsamında ele alınarak, yerli yazılımın ve yerli donanımın kullanılmasının gerekli olduğu, bütün kamu kurumları ve kuruluşları arasında teknik ve hukuki yönlerden güçlü bir altyapının tesis edilmesi, koordinasyonun sağlanması, elektronik alanda sürekli iyileşme yapılarak sürdürülebilir bir yapının kurulmasının zorunlu olduğu saptanmıştır. Tescile ilişkin bütün işlemlerin elektronik ortama alınması, işlem hızının artırılması yanından gayrimenkul piyasalarının izlenmesi ve değerlendirilmesi ile şeffaflığın sağlanmasına olumlu etki yapacaktır. Gayrimenkul piyasalarının para ve sermaye piyasalarına entegrasyonu için de elektronik işlemlerin önemli katkısının olabileceği ve belirtilen bütün işlemlerin de gayrimenkul geliştirme ve yönetimi uzmanlarının sorumluluk alanı içine girdiğinin vurgulanması gerekir. Mayıs 2018, 87 sayfa Anahtar Kelimeler: Tapu sicili, elektronik tapu sicili, tapu sicilinin fiziki ortamda tutulması, tapu sicilinin elektronik ortamda tutulması, Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi (TAKBİS), e-arşiv ve fiziki arşiv. i

3 ABSTRACT Term Project LAND REGISTER IN PHYSICAL ENVIRONMENT AND THE RESULTS OF MAKING REGISTRATION OF FUNDAMENTAL DOCUMENTS IN ELECTRONIC ENVIRONMENT Mehmet Muharrem ERSAN Ankara University Graduate School of Natural and Applied Science Department of Real Estate Development and Management Supervisor: Prof. Dr. Şebnem AKİPEK ÖCAL This study aimed to evaluate the possible outcomes and consequences of keeping the title deed and registry documents from physical to electronic environment based on impacts of persons, public institutions and organizations. Within the scope of the research, the evaluations were made within the framework of relevant legal regulations, and the revealed positive and negative aspects of the methods used in both areas and the results of the survey applied to 100 personnel working in the General Directorate of Land Registry and Cadastre and highlights the results and possible problems of transferring the land registry. The questionnaire survey was conducted by sending e- mail to the address of the selected experts in electronic format and the questionnaire was used to collect all the documents based on the test and to transfer electronic documents to the electronic center on the basis of registration of all documents to be transferred to electronic environment achieved from the physical space in central and provincial organizations, acquisition, effective monitoring and control, quality service delivery, standardization, training, process to minimize the risk of loss resulting from government workers who process the expansion of space, the hierarchical tracking, report generation, statistical data to produce speed, efficiency and so on. According to the survey results, the electronic environment is more powerful than the physical environment but not sufficient in terms of process security and it is necessary to use domestic software and domestic equipment within the scope of national security policy of electronic title deed registry by establishing a strong infrastructure in terms of technical and legal aspects, ensuring coordination, establishing a sustainable structure by constantly improving the electronic field. Taking all transactions related to the registration in electronic environment, increasing transaction speed as well as monitoring and evaluation of real estate markets and ensuring transparency will make a positive effect. In order to integrate real estate markets into money and capital markets, it is necessary to emphasize that electronic transactions can perform significant contribution and should emphasize that real estate development and management experts are included in the responsibility area of all the transactions mentioned. May 2018, 87 pages Key words: land registry, electronic land registry, physical land registry, land registry in the physical environment, land registry in the electronic environment, Land Registry and Cadastre Information System (TAKBIS), e-archive and physical archive. ii

4 TEŞEKKÜR Kurumsal olarak yüksek lisans yapabilmeme imkân sağlayan, halen çalışmakta olduğum Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü yöneticilerine ve özellikle Tapu Dairesi Başkan V. Sayın Yusuf YALÇIN a, Şube Müdürleri Sayın Mustafa KELEŞ e, Sayın Satı İNAN a, Sayın Mehmet Ali Ergin DİVARCI ya, Tapu Müdür Yardımcısı Sayın Fatma KILIÇOĞLU na, çalışmama en büyük katkıyı ve desteği sağlayan Tapu ve Kadastro Uzmanı Sayın Emel DEMİRHAN a teşekkürü bir borç bilirim. Lisansüstü eğitim programı boyunca katkı sağlayan Ankara Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Gayrimenkul Geliştirme ve Yönetim Anabilim Dalı Başkanı Sayın Prof. Dr. Harun TANRIVERMİŞ e, dönem projesinin hazırlanmasında beni yönlendiren ve projenin tamamlanmasında kalbi sevgiyle dolu ve bir o kadar da anlayışlı olan saygıdeğer hocam Sayın Prof. Dr. Şebnem AKİPEK ÖCAL a ve emeği geçen bütün hocalarıma şükranlarımı sunarım. Çalışmamda bana en büyük desteği veren, sevgili eşim Serap ERSAN a, canım evlatlarım Eda ERSAN a ve Emir ERSAN a sonsuz teşekkür ederim. Mehmet Muharrem ERSAN Ankara, Mayıs 2017 iii

5 İÇİNDEKİLER ÖZET... i ABSTRACT... ii TEŞEKKÜR... iii KISALTMALAR DİZİNİ... vi ŞEKİLLER DİZİNİ... vii ÇİZELGELER DİZİNİ... viii 1. GİRİŞ Araştırmanın Amacı Araştırmanın Yöntemi Araştırmanın Kapsamı TAPU SİCİLİ Tapu Sicilinin Kapsamı Ana Siciller Yardımcı Siciller İşleme Esas Belgeler ARŞİV VE ARŞİVLEME SİSTEMİ Arşivciliğin Anlamı Türkiye de Arşiv Çalışmaları Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Belge, Doküman, Kayıt Tapu Sicili Tüzüğü ve Elektronik Arşiv TÜRK HUKUKU BAKIMINDAN ELEKTRONİK BELGELERİN DURUMU Elektronik İmza Kanunu Türk Borçlar Kanunu Hukuk Muhakemeleri Kanunu İmar Kanunu Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Türk ve Yabancı Ülke Hukuku Açısından TAKBİS in Mukayeseli Durumu ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN TAPU SİCİLİ Fiziki Ortamdan Elektronik Ortama Geçiş iv

6 5.2 E-Devlet ve Elektronik Tapu Sicili İlişkisi TAKBİS Fiziki Ortamın Elektronik Ortama Aktarılmasındaki Yarattığı Etkiler Mekânsal kazanım etkisi Etkin takip ve kontrol etkisi Kaliteli hizmet sunumu etkisi Standartlaştırma etkisi Memur riskini minimize etkisi Eğitim etkisi İşlem alanını genişletici etkisi Hiyerarşik izlenme etkisi Rapor üretme etkisi İstatistiki veri üretme etkisi FİZİKİ VE ELEKTRONİK ORTAMIN TAPU İŞLEMLERİNİN YAPILMASINDAKİ ETKİLERİ Tapu İşlemi Arşiv İlişkisi Fiziki Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri ANKET SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Anket Soruları ve İstatistiki Sonuçları Gösteren Cevap Ekranı Anket Sonuçlarının Değerlendirilmesi DEĞERLENDİRME VE SONUÇ v

7 KISALTMALAR DİZİNİ AY. CBS E-Arşiv EBYS EİK HMK İK KK KMK LIS MEGSİS MERNİS RG SMS TAKBİS TAKPAS TBK T.C. TKGM TKGMTGHK TMK TST LRCIS Anayasa Coğrafi Bilgi Sistemi Elektronik Arşiv Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik İmza Kanunu Hukuk Muhakemeleri Kanunu İmar Kanunu Kadastro Kanunu Kat Mülkiyeti Kanunu Arazi Bilgi Sistemi Mekânsal Gayrimenkul Sistemi Merkezi Nüfus İdare Sistemi Resmî Gazete Kısa mesaj hizmeti Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi Tapu ve Kadastro Paylaşım Sistemi Türk Borçlar Kanunu Türkiye Cumhuriyeti Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Türk Medeni Kanunu Tapu Sicili Tüzüğü Land Registry and Cadastre Information System vi

8 ŞEKİLLER DİZİNİ Şekil 2.2 Ana siciller Şekil 2.3 Yardımcı siciller Şekil 3.1 Osmanlı arşivinden görünüm Şekil 3.2 Modern arşiv Şekil 3.3 E-arşiv uygulamaları Şekil 3.4 Resmî senedin e-arşiv görünümü Şekil 5.1 Fiziki belgelerin elektronik ortama aktarılması Şekil 5.2 TAKBİS veri altyapısı bileşenleri Şekil 5.3 Arşiv mekân ilişkisi Şekil 5.4. Elektronik veri paylaşımı Şekil 5.5 Hizmet sunumu Şekil 5.6 Hizmette standartlaşma Şekil 5.7 TKGM 2014 yılı aylara göre dava dosyalarının dağılımı Şekil 5.8 TAKBİS te satış işlemi aşamalarından bir bölüm Şekil 5.9 İşlem alanı Şekil 5.10 TAKBİS tapu müdürlükleri performans verileri Şekil 5.11 Taşınmaz sorgulama raporu Şekil 6.1 İşlem akışı ve kontrolü Şekil 6.2 Belgede sahteciliği gösterir şema Şekil 6.3 İşlem öncesi inceleme için gerekli belgeler vii

9 ÇİZELGELER DİZİNİ Çizelge 5.1 Türkiye de tapu müdürlüklerinde toplam işlem, değer ve harç tutarları (2015 Yılı Ocak-Şubat Dönemi) (Anonim 2015n) Çizelge 7.1 TAKBİS te kayıtlı bütün verilerin elektronik ortamda işleme alınmasının güvenliği konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.2 Tapu kütüklerine fiziki olarak yapılan tescilin, sadece TAKBİS te yapılmasının iş yükünün azaltılması konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.3 TAKBİS in etkin takip ve kontrol etkisi konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.4 TAKBİS in kaliteli hizmet sunumuna etkisi konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.5 TAKBİS in kaliteli hizmet sunumuna etkisi konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.6 TAKBİS in tapu işlemlerinin yapılmasında personele sağladığı eğitici etkisi konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.7 TAKBİS in tapu memurunun riskinin azaltılmasındaki etkisi konusunda çalışanların görüşleri Çizelge 7.8 TAKBİS in sağladığı özelliklerin önemi bakımından çalışanların görüşleri Çizelge 7.9 TAKBİS in sahtecilik girişimlerini engellemesine etkisi konusundaki çalışanların görüş ve değerlendirmeleri Çizelge 7.10 E-Arşiv uygulamasının faydası konusunda çalışanların görüşleri viii

10 1. GİRİŞ 1.1 Araştırmanın Amacı Eşya Hukuku, kişilerin eşya üzerindeki hâkimiyetlerinden doğan ilişkilerin düzenlendiği Medeni Hukuk un bir alt dalı olarak kabul edilmektedir. Kişilerin eşya üzerindeki dayandığı hakları ifade eden ayni haklar; hakkın sahibine eşya üzerine doğrudan doğruya hâkimiyet sağlayabilme ve herkese karşı ileri sürebilme yetkisi veren mutlak hak olarak tanımlanmaktadır. İnsan için eşyanın önemi, halk arasında kullanılan Mal canın yongasıdır deyimi ile güzel bir şekilde ifade edilmiştir. Eşya insan için bu derece önemli olduğuna göre, ayni hakların, kişi, taşınmaz ve hak bağlamında önemli bir yer tuttuğu açıkça görülebilir. Burada asıl önemli olan husus; ayni bir hakka sahip olan kişinin, bu hakkının güvence altına alınmasıdır. Taşınmazların güvencesi ise, Devletin sorumluluğu altında, tescil ve açıklık ilkelerine göre tutulan tapu sicili ile mümkün olabilmektedir 1. Tapu sicili, çağdaş dünya şartlarında ve gelişen teknoloji karşısında, zamanın verimli kullanılması, mekânsal kazanım sağlanması, işlem hızının arttırılması, kamu kurum ve kuruluşları arasında güvenli veri paylaşımının dolaşması, tüm bunlar yapılırken tapu kayıtlarının ve arşiv belgelerinin güvenle muhafaza edilebilmesi gibi hususlarda farklı arayışlara evrilmiş ve bu alanda kullanılacak yöntem/yöntemler de tartışılmaya başlanmıştır. Taşınmazların geometrik ve hukuki durumu gösteren tapu sicili kayıtları; kişilerin taşınmaza ilişkin ayni ve şahsi haklarının varlığına güvence teşkil etmesi bakımından, ciddiyetle ele alınan gereken bir konu olarak mevzuatta yer almaktadır. Tapu sicil kayıtlarının güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi, kamu düzeninin sağlanması ve sürekliliği açısından önemsenmesi gereken bir konudur. Dolayısıyla tapu sicilinin güvenle muhafaza edilmesi hususu, aynı zamanda taşınmaz üzerindeki tüm 1 TMK m Tapu sicilinin tutulmasından doğan bütün zararlardan Devlet sorumludur. Devlet, zararın doğmasında kusuru bulunan görevlilere rücu eder. TST m. 5- Tapu sicili, Devletin sorumluluğu altında, tescil ve açıklık ilkelerine göre taşınmazlar ile üzerindeki hakların durumlarını göstermek üzere tutulan sicildir. 1

11 ayni hakların da muhafaza edilmesi anlamına geleceğinden, söz konusu kayıtların muhafaza edilmesi konusunda ciddi çözümler üretilerek, fiziki ortamda tutulan tapu kayıtları ile elektronik ortamda tutulan tapu kayıtlarının sağlıklı ve güvenli bir şekilde muhafaza edilebilmesi, fiziki ortam ile elektronik ortamın birbirinin alternatifi mi, yoksa tamamlayıcısı olarak mı görülmesi gerektiği rasyonel bir şekilde irdelenmelidir. Fiziki ortamdaki tapu sicili denildiğinde; örneğin ana sicillerden, tapu kütüğü, kat mülkiyeti kütüğü, yevmiye defteri, resmî belgeler (resmî senet, mahkeme kararı ve diğerleri), plan, yardımcı sicillerden; aziller sicili, düzeltmeler sicili, kamu orta malları sicili, tapu envanter defteri, işleme esas alınan diğer belgeler gibi elle tutulan gözle görülen bir ortam kastedilmektedir. Elektronik ortam; temel olarak elektronik ortamda sayısal olarak kodlanmış şekilde bulunan elektronik veriler 2 şeklinde ifade edilmektedir. Bu anlamda internet üzerinden yapılan hukuku işlemleri, yoluyla gönderilen irade beyanları, çeşitli veri taşıyıcılarına kaydedilmiş ve irade açıklaması içeren elektronik veriler kastedilmektedir. Elektronik belge veya elektronik kayıt gibi terimler, elektronik ortamda yaratılan bir bilgiyi ifade etmek üzere kullanılmaktadır. Fiziki ortam, hantal bir işleyişi de kendi doğasında barındırdığından, tapu hizmeti talebinin karşılanmasındaki yaşanan güçlükler, iş sahiplerince belirtilen olumsuzlukların tapu personeli üzerinde yarattığı olumsuz etkiler, iş kalitesini düşürdüğünden tapu hizmetindeki zorluklar aşılamamaktadır. Son zamanlarda bilgi ve iletişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmelerle, vatandaşa hizmet sunumunda kolaylık sağlanabilmekte, kırtasiyecilik ve bürokratik iş ve işlemler azaltılabilmekte, Devletin sunduğu pek çok hizmet elektronik ortamda yapılabilmektedir. Türkiye de bunlara örnek olarak, nüfus hizmetleri, vergi tahsilatı, adalet hizmetleri, sosyal sigorta hizmetleri, bankacılık hizmetleri, tapu hizmetleri 2 EİK m. 3- Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları ifade eder 2

12 sayılabilir. Kişiler, devlet ve özel sektör hizmetlerinden bulundukları yerde bilgisayar başında yapacakları işlemlerle faydalanabilmektedir. Tapu sicili sistemi; zaman içerisinde fiziki ortamda tutulan tapu sicilinden, elektronik ortamda tutulan tapu siciline gelene kadar çeşitli aşamalar geçirmiştir. Bugün artık dünyanın pek çok gelişmiş ülkesinde elektronik tapu siciline geçilmiştir. Tapu ve kadastro verileri sayısallaştırılmış ve elektronik ortamda yönetilmeye başlanmıştır. Türkiye de ise Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi (TAKBİS) ile ulaşılmak istenilen hedef, fiziki tapu sicili yerine elektronik tapu sicili sistemine geçebilmektir. Tapu sicili verilerinin elektronik ortama aktarılmasında; TAKBİS e kayıt edilecek veri girişleri çok dikkatli ve hataya yer vermeyecek şekilde yapılmalıdır. Sicile işleme sırasında veriler yanlış girilmiş ise; söz konusu elektronik verilere esas teşkil eden sicil kayıtlarının güvenliği, ancak fiziki ortamla (ana siciller, yardımcı siciller, işleme esas diğer belgeler vb.) karşılaştırılması suretiyle kontrolü yapılarak mümkün olabilmektedir. O nedenle her iki sicil kaydının (fiziki-elektronik) birbirini teyit etmesiyle elektronik veriler güvenli olabilmektedir. Elektronik sicille işlem hızı artırılarak daha kolay bir hale getirilirken diğer taraftan fiziki sicilin varlığı ile işlem güvenliği teminat altına alınmaktadır sayılı Türk Medeni Kanunu nda 3 öngörülen eşya hukuku ve tapu sicilinin açıklanması, kapsamı, arşivin tapu hizmetlerinin yerine getirilmesi ve işlem taleplerinin karşılanmasındaki yeri ve önemi, işleme esas belgeler tanımlanarak, bu belgelerin arşiv ile arasındaki ilişki, Türk Hukuk Sistemi bakımından elektronik belgelerin durumunun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 4, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu 5, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu 6, 3194 sayılı İmar Kanunu 7, 6083 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun 8 kapsamında 3 T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı: T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı: T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı: T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı: T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı: T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı:

13 irdelenmesi, Türk ve yabancı ülkeler hukuku açısından TAKBİS karşılaştırılmalı durumu, elektronik ortamdaki tapu sicilinin açıklanması, tapu sicilinin elektronik ortama aktarılmasında yarattığı etkiler, fiziki ve elektronik ortamın tapu işlemlerinin yapılmasındaki etkilerinin açıklanmıştır. Diğer bir ifade ile araştırmada; 4721 Sayılı Kanun öngördüğü tapu sicilinin tutulmasında kullanılan yöntemlerin olumlu ve olumsuz yönleri ele alınarak, tapu hizmetlerinin daha etkin, daha hızlı ve kolay paylaşılmasının sağlanması, tapu sicilinin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi, kişiler, kamu kurum ve kuruluşları açısından önemi ile fiziki ve elektronik ortamda tutulan kayıtların yarattığı/yaratacağı sonuçlar değerlendirilmiş ve çözüme yönelik önerileri ortaya konulmuştur. 1.2 Araştırmanın Yöntemi Çalışmada öncelikle kapsamlı literatür taraması yapılarak elde edilen bütün yayınlar incelenmiş ve aynı uzman kişilerin görüşleri ile yargı kararları da incelenerek genelleme yapılması yoluna gidilmiştir. Literatürde sıklıkla vurgulanan görüş ve değerlendirmelere yönelik olarak Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü bünyesinde çalışan 100 uzman kişinin adreslerine gönderilen anket formu ile uzmanların konu ile ilgili görüş ve değerlendirmeleri de alınarak katılımcı bir yaklaşımla sorun tanımlama ve çözüm önerilerinin ortaya konulması mümkün kılınmıştır. Anket sorularına uzmanların verdikleri cevaplar ve kısa açıklamalar hem mevcut durum analizi ve sorun tanımlama, hem de çözüm önerilerinin ortaya konulması aşamasında kullanılmıştır. 1.3 Araştırmanın Kapsamı Bu çalışma sekiz bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde; giriş ve konunun kısa anlatımı yapılmıştır. İkinci bölümde; tapu sicili, tapu sicilinin kapsamı, ana siciller, yardımcı siciller, işleme esas oluşturan belgeler açıklanmıştır. Üçüncü bölümde; arşiv, arşivin anlamı, Türkiye de arşiv çalışmaları, Tapu ve Kadastro Arşiv Hizmetleri, belge, doküman, kayıt Tapu Sicili Tüzüğü ve e-arşiv üzerinde durulmuştur. Dördüncü bölümde; Türk Hukuku bakımından elektronik belgelerin durumu, Elektronik İmza 4

14 Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Hukuk Muhakemeleri Kanunu, İmar Kanunu, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, TAKBİS açısından hukuki durum irdelenmiştir. Beşinci bölümde; Elektronik Tapu Sicili, fiziki ortamdan elektronik ortama geçiş, e-devlet 9 ve elektronik tapu sicili ilişkisi, TAKBİS, tapu sicilinin elektronik ortama aktarılmasındaki yarattığı etkiler detaylı olarak incelenmiştir. Altıncı bölümde; tapu işlemlerinin yapılmasında fiziki ve elektronik ortamın etkileri, tapu işlemleri arşiv ilişkisi, fiziki ortamda yapılan tapu işlemleri, elektronik ortamda yapılan tapu işlemleri üzerinde durulmuştur. Yedinci bölümde seçilmiş uzmanlara uygulanan anketin sonuçları sunulmuştur. Araştırmanın teorik inceleme ve anket sonuçların ile tanımlanan sorunlara dayalı çözüm yöntemlerine ilişkin değerlendirme de sekizinci bölümde verilmiştir. 9 E-Devlet; devletin, vatandaş, özel sektör, devlet çalışanları ve devlet kurumları ile elektronik olarak bağlantılı olmasıyla oluşan, zaman, emek ve maddi tasarruf yapılmasını sağlayarak verimliliği ve etkinliği arttıran bir organizasyonel bir sistemdir. 5

15 2. TAPU SİCİLİ 2.1 Tapu Sicilinin Kapsamı Tapu Sicilinin, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu nun 997 ila maddelerinde genel bir şekilde sınırları çizilmiş, bu sicilin tutulma şekli ise Tapu Sicili Tüzüğü ne bırakılmıştır. Tapu Sicili Tüzüğü ile 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu nun öngördüğü tapu sicillerinin düzenli bir biçimde tutulması amaçlanmıştır (TST m.1). Taşınmazın, hukuki durumunun açıklanması önemli olduğu kadar; geometrik şeklinin, hududunun, yüzölçümünün gösterilmesi de bir o kadar gereklidir. Bu da ancak kadastro ile sağlanabilir. Kadastro kısaca, taşınmazların geometrik ve hukuki durumlarını tespit etmek olarak tanımlanır. Kadastronun fenni veya teknik yönü ile taşınmazın niteliği, miktarı, sınırları, geometrik durumu tespit edilmekte; hukuki yönü ile de taşınmaz üzerindeki haklar belirlenmektedir. Tapu sicilinin gerçek anlamda işlevini yerine getirebilmesi için, anılan tespitler doğru bir şekilde yapılmalıdır (Akipek 2010). Bir taşınmaz üzerinde, aynı ya da farklı zamanlarda, aynı ya da farklı kişiler yararına, çeşitli nitelikte sınırlı ayni haklar kurulması, yine tapu sicili yardımıyla mümkün olabilir. Örneğin A yararına yararlanma hakkı, B lehine ipotek, C lehine de bir geçit hakkı kurulabilir. Yine aynı anda, bir taşınmaz üzerinde hem D, hem E, hem de F yararına birer rehin hakkı kurulabilir. Aynı taşınmaz üzerinde ve aynı anda kurulan bu rehinlerin kendi aralarındaki üstünlük durumunun önceden düzenlenmesi gerekir. Kural olarak bir taşınmaz üzerinde kurulmuş olan bir ayni hak, daha sonra kurulandan önce gelir. Bu da güvenilir biçimde ancak tapu sicili ile sağlanabilmektedir. Kimi yazarlara göre; tapu sicilinde taşınmazlar üzerindeki ayni haklar ve şerh edilmiş kişisel haklar gösterildiği için, taşınmazların hukuk fotoğrafı olarak da tanımlanmıştır (Eren ve Başpınar 2007). 6

16 Su, toprak ve havadan oluşan dünyada, arazinin doğada sınırlı bulunuşu, araziye kıt bir mal niteliği kazandırmıştır. İnsanın bu alandaki çeşitli ihtiyaç ve gereksinmeleri, arz ve talep cephelerinin karşılıklı etkileşimleri, kendine özgü pazarı piyasa yapısını şekillendirmiştir. Örneğin tarım, sanayi, ticaret, konut gibi alanlarda; taşınmaz alımsatım konusu olan, elinde bulundurana zenginlik ve güç veren, mirasçılara geçen sosyoekonomik bir özellik içeren yapıyı bünyesinde barındırmıştır. Tapu sicili kamu haklarıyla ve kamu yararı ile ilgilidir. Taşınmazlar ülkelerin milli serveti olması bakımından bunlara ait tutulacak sicillerin, herkesin güvenini kazanacak nitelikte düzenli ve sistemli olması önemlidir. Tapu sicilindeki tesciller ayni haklara karine sayılmaktadır. Taşınmaza zilyet olan onun maliki olduğu kadar, kiracısı veya sükna (oturma) hakkı sahibi bir kimse de olabilir. Taşınmazların ekonomik değerlerinin fazla oluşu, devletin askeri, idari ve vergi hukuku açısından taşınmazların resmî sicillerde devlet tarafından tutulması büyük yararlar sağlayabilmektedir (Öztan 2012). Tapu siciline; taşınmaların üzerindeki ayni hakların durumunun devamlı gösterilmek ve kamuya açıklanmasını sağlamak amacıyla, açıklık sistemine göre, devletin sorumluluğu altında, geometrik ve hukuki durumunun birlikte açıklandığı, siciller, defterler ve belgelerin tümü olarak bakılabilir. 2.2 Ana Siciller Tapu kütüğü, kat mülkiyeti kütüğü, yevmiye defteri, resmî belgeler (resmî senet, mahkeme kararı ve diğerleri) ve plan olarak sayılmıştır (TST m. 7): Tapu Kütüğü; taşınmazlar üzerindeki ayni hakları gösteren temel defter olarak tanımlanabilir. Her ilçenin idari sınırları içinde kalan bölge bir tapu sicil bölgesi teşkil eder. Bir tapu sicil bölgesi içindeki her mahalle veya köy için ayrı ayrı kütük tutulmaktadır (TST m. 6/2). İsviçre ve Türkiye de geçerli bulunan ayni sistemle, her 7

17 taşınmazın üzerindeki tüm ayni hakları bütün halinde ortaya koymak suretiyle, sicilin asli fonksiyonu işlevi olan kamuya açıklığın sağlanması en iyi tarzda gerçekleştirilmektedir (Oğuzman vd. 2013). Her taşınmaz için çift sahifeden oluşan bir tapu kütüğü açılır ve sayfa numaraları birbirini izler (TMK m. 1000/1). Kütüğün bu biçimde tutulduğu sistem ayni sistem olarak adlandırılmaktadır. Buna göre; kütükte yan yana iki yaprağın karşılıklı yüzlerinden meydana gelen her sayfada, taşınmazlarla ilgili olarak yapılacak kayıtlar için çeşitli sütunlar ayrılmıştır (Sirmen 2013). Tapu kütüğünün sol yaprağında ayrılan sütunlara; taşınmaza ait sahife numarası, pafta, ada ve parsel numarası, yüzölçümü ve niteliği gibi tanımlayıcı bilgiler, kişisel haklar, tasarruf yetkisini kısıtlayan veya yasaklayan şerhler, geçici tescil şerhleri ile kanunlarda öngörülen diğer hususlar, mülkiyet hakkı, irtifak hakları ve taşınmaz yükü (gayrimenkul mükellefiyeti) sağ yaprağında ayrılan sütunlara; beyanlar sütununa, mevzuatın yazılmasını öngördüğü haller ile tescil, değişiklik, terkin veya düzeltmeyi yolsuz duruma getiren hukuki veya teknik sebeplerin müdürlükçe tespit edilenleri yazılmaktadır. Kat Mülkiyeti Kütüğü; kat mülkiyetine konu olan bağımsız bölümler, ayrıca tutulacak kat mülkiyeti kütüğüne kaydedilir (TMK m. 1001/1). Kat mülkiyeti kütüğünün, fonksiyon, şekil ve kapsam yönünden tapu kütüğü ile benzerliği bulunmaktadır. Yevmiye Defteri; Yevmiye defterine, tapu sicili üzerinde işlem yapılmasını gerektiren veya reddedilen istemler kaydedilir. Tapu sicili üzerinde kayıtlı hakların birbirlerine üstünlüğü, bu deftere yazım tarih ve sıra numarasına göre belirlenmektedir (TST m. 23). Ayni hakların kütüğe tescil ile doğacağı, sıralarını ve tarihlerini tescile göre alacağı belirtildikten sonra, tescilin etkisinin yevmiye defterine kayıt tarihinden itibaren başlayacağı düzenlenmiştir (TMK m. 1022). Yevmiye defterinin önemi; ayni hak tapu kütüğüne tescille doğarsa da, tescilin hükmü yevmiye defterine kayıt tarihinden itibaren geçerli olmaktadır (Ünal ve Başpınar 2008, Oğuzman vd. 2013). 8

18 Resmî belgeler; resmî senet, mahkeme kararı ve diğerleri şeklinde sayılmıştır (TST m. 7). Resmî belgeler ile kastedilen, kütükteki kayıtların yapılmasına sebep teşkil eden ve kaydın yapılmasını sağlayan, başka bir deyişle yapılan işlemlere dayanak tüm belgeler olarak tanımlanabilir. Tüzükte sayılanların dışında resmî belgelere örnek olarak; cebri satış kararları, miras taksim sözleşmesi, satış vaadi sözleşmesi, kat karşılığı inşaat sözleşmesi, kira sözleşmesi, vekâletname, vasi kararı, veraset belgesi vb. gibi tapu işlemine dayanak belgeler sayılabilir. Plan; bir bölgedeki taşınmazların geometrik durumlarını gösteren, esasları önceden tayin edilmiş, belli bir teknik yöntemle yapılmış, resmî ölçü ve belirlemelere dayanan haritalardır (Akipek 2010, Sirmen 2013). Bir taşınmazın kütüğe kaydı ve belirlenmesinde resmî ölçüme dayanan plan esas alınır (TMK. m. 1003/1). Bu planların hazırlanması tüzükle belirlenir (TMK m. 1003/2). Aşağıda ana sicil örnekleri gösterilmiştir (Şekil 2.2). 2.3 Yardımcı Siciller Aziller sicili, düzeltmeler sicili, kamu orta malları sicili, tapu envanter defteri olarak sayılmıştır (TST m. 7). Aziller sicili; vekâletname ile yapılan işlemlerde vekilin azledilmiş olup olmadığının denetlenmesi sağlayan defter olarak tanımlanabilir. Güncel uygulamada ise aziller sicili elektronik ortamda tutulmaktadır (TST m. 77). Düzeltmeler Sicili; yevmiye defterine yazılması gerekmeyen düzeltmeler ile kütük, yevmiye defteri ve yardımcı sicillerde, belgelere aykırı tescil veya esaslı yazım hatasının düzeltilebilmesini olanak sağlayan defter olarak tanımlanabilir (TST m. 74,76,78). Kamu Orta Malları Sicili; mera, yaylak, kışlak, otlak, harman ve panayır yerleri gibi 9

19 kamu orta mallarının kaydedildiği özel bir sicil olarak tanımlanabilir (TST m. 79). Tapu Envanter Defteri; Müdürlükte bulunan bütün kütük, zabıt defteri, yevmiye defteri ve resmî senet ciltleri ile yardımcı sicillerin kaydedildiği defter olarak tanımlanabilir (TST m. 80). Şekil 2.2 Ana siciller (Üstten 1, 2, ve 3. resimler Anonim 2015a, 4. resim Anonim 2015b, 5. resim öz arşiv) Tapu sicilinin tutulmamasında kullanılan defterler, kadastrosu yapılan ve yapılmayan yerlere göre de sınıflandırılabilir; Tapu Sicili Tüzüğü nde bahsi geçen ana ve yardımcı siciller kadastro yapılan yerlerde tutulmakta, Kadastrosu yapılmamış yerlerde tapu kütüğü yerine zabıt defteri veya kat mülkiyeti zabıt defteri, ipotek işlemleri için ipotek 10

20 kayıt defteri, mal sahipleri sicili yerine fihrist defteri, yevmiye defteri ve aziller sicili de tutulmaktadır (Ünal ve Başpınar 2008, Akipek ve Akıntürk 2009, Oğuzman vd. 2013). Aşağıda Yardımcı Siciller gösterilmiştir (Şekil 2.3). Şekil 2.3 Yardımcı siciller (Anonim 2015a) 2.4 İşleme Esas Belgeler Bahse konu belgeler; yapılan işlemin hukuki dayanağını oluşturan Kanunen öngörülen belgeler ile söz konusu dayanak belgeleri içeriğinde barındıran diğer belgeler olarak tanımlanabilir. Tapu sicili açısından işlemdeki yetki ve sebebin belirlenmesinde; tescil, terkin ve değişiklik gibi tasarruf işlemlerinin yapılabilmesi için, istemde bulunan kişi tarafından, tasarruf yetkisi ve hukuki sebep belgelendirilmesi, kendisinin, sicilde hak sahibi görünen kişi veya bu kişinin temsilcisi olduğunun ispat edilmesi suretiyle tasarruf yetkisi belgelendirilmesi, hukuki sebebin belgelenmesi, bu sebebin geçerliliği için gerekli şekle uyulduğunun ispatı, yapılacak işlemin dayanağı açısından önem kazanmaktadır (TMK m.1015). 11

21 Tasarruf yetkisine ve hukuki sebebe ilişkin belgelerin tamam olmaması durumunda istemin reddedilmekte, bununla birlikte, hukuki sebebe ilişkin belgelerin tamam olmasına rağmen, tasarruf yetkisini belirten belgenin tamamlanması gereken hallerde, malikin rızası veya hâkimin kararıyla geçici tescil şerhi verilebilmektedir (TMK m. 1016). Öte yandan, ayni hakların, kütüğe tescil ile doğacağı, sıralarını ve tarihlerini tescile göre alacağı, tescilin etkisinin, kanunen öngörülen belgeler isteme eklenmiş veya geçici tescil halinde belgelerin uygun zamanda tamamlanmış olması koşuluyla yevmiye defterine yapılan kayıt tarihinden başlayacağı, bir hakkın içeriğinin, tescilin sınırları içinde, dayandığı belgelere göre veya diğer herhangi bir yolla belirleneceği hüküm altına alınmıştır (TMK m. 1022). Kanunlarda veya bu Tüzük te belirlenen istisnalar dışında, yazılı istem olmadıkça tapu sicili üzerinde işlem yapılamamaktadır (TST m. 16). Kanuni istisnalar dışında, tapu sicilinde hak sahibi olan kişiler istemde bulunabilmektedir. Tescilden önce hak sahibi olmuş kişiler de hakkın tescili için gerekli belgeleri ibraz ederek istemde bulunabilmektedirler (TST m.17). Hak sahibi tarafından Tapu Müdürlüğüne yapılacak istemlerin; gerçek kişi, tüzel kişi vekâleten, kanuni temsilci, kamu kurum ve kuruluşları, yabancı uyruklu gerçek kişilerden gelmesi halinde işleme hangi belgelerin alınacağı belirlenmiştir (TST m. 18). Resmî Senet, Tescil İstem Belgesi, Tapulama, kadastro tutanağı veya yenileme tutanağı, Cebri satış/izale-i şüyu müzekkereleri, mahkeme kararları, Vekaletname, temsil belgesi (Veli, vasi, kayyım, yetki belgesi vb.), Mirasçılık (Veraset) belgesi, Köy yerleşim alanındaki temlik cetvelleri, Özelleştirme kararları, Tahsis yazısı, 12

22 Tahsisin iptali yazısı, Resmî yazı (Örneğin İlgili idarenin resmî senet/tescil istem belgesi düzenlenmeden tapu sicilinde mülkiyet değişikliği gerektiren içeriğe sahip tescil talep yazıları, 2B satış işlemlerinde olduğu gibi), Noterlerce düzenlenen miras taksim sözleşmeleri, temlik sözleşmeleri, ÖKBA (Ölene Kadar Bakma Akdi) sözleşmeleri, Vasiyetname, İlmuhaber, Kat irtifakına esas oluşturan mimari proje, İşlem ret kararları, Veraset ve intikal ilişikleri, Kira, vefa, şufa, sükna, iştira, satış vaadi, devre mülk, finansal kiralama vb. sözleşmeler, meclis ve encümen kararları, Tapu kütüğünde işlem gören Haciz/İhtiyati Haciz/İhtiyati Tedbir vb. işlemlere ilişkin tesis ve terkin evrakları/müzekkereleri gibi belgeler; örnek olarak verilebilir. 13

23 3. ARŞİV VE ARŞİVLEME SİSTEMİ 3.1 Arşivciliğin Anlamı Arşivcilik, arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, belgelerin saklandığı, kullanıma sunulduğu, ilgili işlemlerin ve arşiv uygulamalarının dayandığı temel bilimsel düşüncelerin ve kaidelerin konu edinildiği bir bilim dalı olarak görülebilir. Arşiv, genel anlamda; kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesinde meydana gelen ve bir maksatla, belli bir sistem dahilinde saklanan doküman ve bu dokümana bakan birim veya bu dokümanların barındırıldığı yerler olarak tanımlanabilir. 3.2 Türkiye de Arşiv Çalışmaları Ortadoğu ve Balkanlar da asırlarca hüküm süren Osmanlı İmparatorluğu nda Devlet in ilk devirlerinden başlayarak, resmî evraklar, ehemmiyet derecesine bakılmaksızın kese, torba ve sandıklarda belli usul ve düzenlere göre büyük bir titizlikle saklanmıştır. Maliye defterleri hazinesi ile Defterhane hazinesi devletin önemli hazinelerindendi. Çok değerli kayıtlar ve belgeler bu hazinelerde saklanırdı. Osmanlı Devleti nde, devlet dairelerindeki evrakların düzenli muhafaza edilmesi hakkında çeşitli direktiflerin verilmesi bu vesikaların muhafazasının çok önemli olduğuna işaret edilmiştir yılında Birinci Abdülhamid Han ın Reis-ül-küttab a gönderdiği emirde, evrak ve defterlerin muhafazasına dikkat edilmesi istenilmektedir. Osmanlı arşivleri, Türkiye için olduğu gibi, dünya milletleri için de en sağlam ve geniş olanıdır. Üç kıtaya yayılıp, çeşitli dil, din ve ırktaki insanları asırlarca idare eden Osmanlılar, arşivlerinde bu milletlere ait bilgileri titizlikle kâğıt üzerine geçirip saklamışlardır. İstanbul un fethine kadar Bursa ve Edirne de arşivler teşekkül etmiştir. İstanbul un fethinden sonra, ilk arşiv Yedikule civarında yapılmıştır. Topkapı Sarayı nın inşasından sonra, Divan-ı Hümayunun yanında bir arşiv yapılmıştır. Belgeler en küçük bir 14

24 müsveddeye kadar atılmadan, torba, sandık, kılıf muhafaza hatta atlas içine konulmuştur. Arşiv malzemeleri kurutulmuş mahzen depolarında saklanmıştır. Osmanlılarda, Divan-ı Hümayundaki vesikalar kâğıt veya defter şeklinde tanzim edilirdi. Defterler ciltlenir, senelere göre tanzim ve tasnif edilir, hususi odalarda saklanırdı. Bu odalara Mahzen-i evrak adı verilirdi. Yaprak halindeki vesikalar dürülüp keselere konulurdu. Mühim vesikalar, fermanlar ise, atlas keselere ve muhafazalara yerleştirilirdi. Her dairede günün evrakı, bir tomar, her ayınki bir torbaya, her yılınki ise bir sandığa konulurdu. Sandıkların üzerine de muhteviyatı gösteren etiketler yapıştırılırdı. Defterhane hazinesi, Divan-ı Hümayun toplantılarının düzenli devam ettiği zamanlarda, Kubbealtı Dairesi nin yanında bulunmaktaydı. Sonraları toplantılar önemini kaybedince, hazine, Topkapı Sarayı nın birinci kapısındaki Bab-ı Hümayunun üst kısmına taşınmıştır. Daha sonra da Sultanahmet te Saray-ı Atik denen mahzene ve Babıali ye yakın olan Tomruk Dairesi ne aktarılmıştır. Sarayın bir kısım evrağı Kubbealtı nın bitişiğindeki Dış Hazine binasında toplanmıştır. Maliye belgeleri de, Sultanahmet teki Eski Çadır Mehterleri kışlasında muhafaza edilmektedir. Bütün kanun, nizam, ferman ve emirler defterlere geçirilir, tasdik edilir, saklanırdı. Eski defterlere bakmak icap ettiğinde bunları bulup hemen getirecek görevliler bulunmaktadır. Devlet arşivi, padişahın, vezir-i azamlardaki mührüyle mühürlenen üç hazineden biridir. Hükümetin her toplantısından sonra konuşulanlar yazılır; bu mühür ile mühürlenirdi. Bir defterin arşivden çıkması sadrazamın yazılı emri ile olur ve arşiv dışında kaldığı da kaydedilirdi. Osmanlı devlet belgeleri çok iyi tutulur, sağlam kâğıtlara, silinmez mürekkeple yazılır ve çok iyi muhafaza edilirlerdi. Defter emini, istenen defter ve vesikayı, milyonlarca defter ve vesika arasından birkaç dakika içinde bulabilirdi. Çünkü en iyi şekilde ve fevkalade tasnif edilmişlerdi. Osmanlı Devleti nde modern manada milli arşivcilik konusunda ilk ciddi teşebbüs, devrin Maliye Nazırı Safveti Paşa nın 1845 te Enderun daki tarihi vesika ve defterleri 15

25 bir tertip içine almaya çalışması ile görülür. Tam manasıyla modern arşivcilik ise, 1846 da Hazine-i Evrak Nezareti nin kurulmasıyla başlar ve bugünkü Başbakanlık Arşivi nin çekirdeğini teşkil eder. Aynı sene Bab-ı Ali nin iç kısmında yüksekçe, rutubetsiz bir yer seçilerek ve özel olarak imal edilen tuğla ile mükemmel bir bina yapılmıştır. Nezaretin başına Hazine-i Evrak Nazırı olarak sadaret mektupçusu Esseyyid Hasan Muhsin Efendi tayin olmuştur. Türkiye de modern arşivciliğin mimarı bu zattır denilebilir. Hasan Muhsin Efendi emrindeki ekip tarafından kıymetli çalışmalar yapılmıştır. Devletin mühim işlerine ait mahrem sayılacak, devletin sırlarını ifşa etmeyecek şekilde emin memurların tayin edilmesi gerektiği karara bağlanmış, arşive dahil olacak vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten arşivcilik talimatı hazırlanmıştır da Hazine-i Evrak Nizamnamesi adı ile yayınlanarak Türk arşivciliği belli bir düzene koyulmuştur. Bu arşivde, her türlü muahedeler, hatt-ı hümayunlar, iç ve dış meselelere ait belgeler, Divan-ı Hümayun defterleri, meclis takrirleri, mazbatalar, kanunlar ve diğer belgeler saklanmaktadır. Nezarete, bir süre sonra Hazine-i Evrak Müdürlüğü unvanı verilmiş ve Osmanlı Devleti nin sonuna kadar bu isimle devam edilmiştir senesinde İcra Vekilleri Hey eti Riyaseti Kalem-i Mahsus Müdüriyeti ne bağlı, İstanbul da Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği kurulmuştur te Hazine-i Evrak Mümeyyizliği ne çevrilmiştir de Hazine-i Evrak Müdür Muavinliği adı altında Başvekâlet Müsteşarlığı na bağlanmıştır yılının Mayıs ayında Teşkilat Kanunu gereğince, Ankara daki Evrak Müdürlüğü ile İstanbul daki Hazine-i Evrak Müdürlüğü, Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü adı altında birleştirilmiştir de Hazine-i Evrak ın adı Arşiv Dairesi Müdürlüğü ne dönüştürülmüştür te Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü ne çevrilmiştir yılında Başbakanlık Kuruluşu Hakkındaki Kanun çerçevesinde Başbakanlık Arşiv Genel Müdürlüğü kurularak Başbakanlık Merkez Teşkilatı içine alınmıştır yılında Başbakanlık Müsteşarlığına bağlı olarak Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı kurulmuştur. Bu dairenin görevi, Başbakanlıkta Cumhuriyet döneminde biriken evrakın tanzim edilmesidir. 16

26 XXI. yüzyılda yüz milyonlarca Türkçe ve Osmanlı Devleti ne ait arşiv malzemesi, Osmanlı dan ayrılan devletlerde kalmıştır. Kudüs Françisten Manastırı nda 2644 Türkçe vesika, Romanya arşivlerinde ise vesika olduğu bilinmektedir. Bunun yanında milyonlarca vesika çürütülmüş, yakılmış ve 1931 de vagonlar dolusu belge Bulgaristan a satılmıştır kadar Türkçe defter ve vesikanın Bulgaristan da olduğu ve bir kısım evrakın da ambalaj kâğıdı olarak esnafa verildiği bilinmektedir (Anonymous 2015a). Tarih-i Osmani Encümeni milli tarih araştırmaları için Topkapı dan çıkarılan evrakın tasnif edilmesi zarureti duyulmuş ve bu işi Ali Emiri Efendi nin başkanlığındaki bir heyete havale edilmiştir yılları arasında çalışan Ali Emiri, padişahlara göre kronolojik, 1921 de Mahmud Kemal İnal, devlet teşkilatlarına ve yapılan işlemlere göre, Adliye, Askeri, Bahriye, Maliye vs. gibi adlarla 22 başlık altında toplanmıştır de muallim Cevdet İnançalp in tasnifi ise İbn ül-emin tasnifinin aynı olmakla beraber bu başlıklar 16 ya indirilmiş ve bunlara sonradan Vilayat-ı Mümtaze eklenmiştir da Macaristan dan getirtilen arşiv uzmanı Lagos Fekete tarafından eski tasnifler bırakılarak kısaca eskiyi olduğu gibi kurma, yeniden canlandırma olarak adlandırılan sistem uygulanmıştır. Bütün bu tasnif çalışmalarında, işin büyüklüğü karşısında sonuçsuz kalınmıştır. Son yıllarda milli bir mesele haline gelen arşivlerimiz, özellikle Başbakanlık Osmanlı Arşivi, yeniden ele alınmış ve genç bir kadro ile tasnif işlerine hız verilmiştir (Anonymous, 2015a). Aşağıda Osmanlı arşivinde var olan belgelerden iyi korunanların XXI. yüzyıla kadar ulaşmasının önemi anlaşılmaktadır. (Şekil 3.1). 17

27 Şekil 3.1 Osmanlı arşivinden görünüm (Anonim 2015c) 1984 tarihinde yürürlüğe konulan 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu 10 ile milli arşivlerimizin korunması ve değerlendirilmesiyle ilgili her türlü görev Başbakanlığa verilmiş, bu görevi yürütmek üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kurulmuş, Osmanlı ve Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlıkları bu çatı altında teşkilatlandırılmıştır. Milli arşivlerimizin korunması ve değerlendirilmesiyle ilgili her türlü görev, 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu nun 2. maddesinin (g) fıkrasıyla Başbakanlığa ve 11. maddesi ile de Başbakanlığın ana hizmet birimlerinden Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne verilmiştir sayılı Kanun un 33. maddesine dayanarak, 1988 tarihli ve 316 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname kurum ve kuruluşların arşivlerinde, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme hüviyeti taşımayan, saklanmasına lüzum görülmeyen yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasların belirlenmesine imkân sağlanmış; ayrıca arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tarifleri yapılmıştır. Söz konusu Kararname, 1988 tarihinden itibaren 3473 sayılı Kanun olarak kabul edilmiştir (Anonim 2014a) sayılı Kanun un getirdiği hükümlerin uygulanmasını temin etmek maksadıyla da 10 T.C. Resmî Gazete, Tarih: , Sayısı:

28 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Başbakanlıkça hazırlanarak, tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu Yönetmelikle; kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride bu hüviyeti kazanacak olan arşivlik malzemenin tespit edilmesine, korunmasına, araştırmaya sunulmasına, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına, kurum ve kuruluşlarda ayıklama ve imha işlemlerini yürütecek komisyonların kuruluşu ile çalışma sorumluluklarına ait hususlar kapsanmaktadır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce, kamu kurum ve kuruluşlarının işlemleri sonucunda, fiziki ve elektronik ortamda teşekkül eden belgelerin aynı usul ve esaslar dahilinde dosyalanması temin edilerek, her türlü bilgi ve belgeye kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlanmak üzere koordine edilen Standart Dosya Planı çalışmaları sonuçlandırılarak, tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuştur (Anonim 2014a). Türkiye deki önemli arşivler; Başbakanlık Osmanlı Arşivi, Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivi, Şer iyye Sicilleri Arşivi, Vakıflar Arşivi ve Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivi olarak bilinmektedir. 3.3 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü taşınmaza yönelik hizmetlerini Merkez ve Taşra teşkilatı eliyle yürütmektedir. Genel Müdürlüğün mülkiyete yönelik gerçekleştirdiği hizmetler sonucunda üretilen belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin çok büyük bir önemi bulunmaktadır. Bu nedenle geçmişten günümüze Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce, arşiv sistemine çok büyük önem verilmiş, teknolojideki ve mevzuat yapısındaki değişikliklere bağlı olarak arşiv yapısı güncel tutulmaya çalışılmıştır. TST 7. maddesinde belirtilen ana ve yardımcı siciller üzerinde, TMK maddesi kapsamında gerçekleştirilen işlemler sonucunda oluşan belgeler, aynı Kanunun maddesi göz önünde bulundurularak arşivleme işlemleri gerçekleştirilmektedir. Merkez ve Taşra teşkilatında gerçekleştirilen hizmetlerin sonucunda üretilen belgeler 19

29 2010/20 sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv, 2012/1 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı Kuruluşu ile Görev Yetki ve Sorumlulukları Hakkında, 2012/2 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Taşra Teşkilatı Yetki, Görev ve Sorumlulukları Hakkında Genelgelerin ilgili maddelerinde merkez ve taşra teşkilatında arşivlenecek belgeler düzenlenmiştir. Aşağıda teknolojinin arşive uygulanması gösterilmiştir (Şekil 3.2). Şekil 3.2 Modern arşiv (soldan 1.resim Anonim 2015c, 2. resim Anonim 2015ç) 3.4 Belge, Doküman, Kayıt Günlük hayatta her alanda kullanılan ve arşiv malzemelerini tanımlamak için kullanılan belge, doküman, kayıt kavramlarını tanımlamak kurum ve kuruluşlarının arşivinin düzenlenmesi hangi belgelerin arşiv malzemesi olması gerektiği önemlidir. Genel olarak belge, herhangi bir bireysel ve kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi olarak tanımlanabilir. Tapu açısından belge, kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde teşekkül eden, üretim biçimi ve donanım ortamı; bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli, elektronik vb. ortamlarda üretilmiş malzeme tanımlanmaktadır Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün tarihli ve 2012/8 (1730) sayılı Genelgesi m.4/b. 20

30 Doküman ise, resmî belge niteliği taşımayan, ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynaklardan oluşturulmaktadır. Her doküman bir belge değildir. Ancak her belge bir doküman görevi görebilir. Kayıt ise, doküman kavramının aksine son derece dar kapsamlı bir kavram olarak görülmektedir. Herhangi bir konudaki bir bilginin varlığına veya yokluğuna işaret edilmektedir. Belge veya dokümanlar üretim aşamasında kullanılan bir girdi niteliği kazanmaktadır. Belge veya doküman ile ifade edilen konulara ait daha önceden üretilmiş herhangi bir belge ya da dokümanın olup olmadığına işaret edilmektedir. Bir başka deyişle kayıt kavramı; üretilecek olan belge ve dokümanlara değil, geçmişte üretilmiş olan belge ya da dokümanlara ait bir kavram olarak kabul edilmektedir. (Anonim 2014b). Elektronik belge denildiğinde; temelde elektronik ortamda sayısal olarak kodlanmış şekilde bulunan elektronik veriler ifade edilmektedir. Bu anlamda internet üzerinden yapılan hukuki işlemler, yoluyla gönderilen irade beyanları, çeşitli veri taşıyıcılarına kaydedilmiş ve irade açıklaması içeren elektronik veri tanımlanmaktadır. Elektronik belge veya elektronik kayıt gibi terimler, elektronik ortamda yaratılan bir bilgiyi ifade etmek üzere kullanılmaktadır (Erturgut 2003). Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen veya üretilmesi muhtemel elektronik belgelerin arşiv belgesi niteliğini taşıması için gerekli standartlar belirlenmelidir. Öncelikle elektronik belge yönetim sistemini kuracak kamu kurum ve kuruluşları tarafından sistem gereksinimleri, sistemi oluşturan kurumsal politika ve prosedürlerin ve sistem gereksinimleri arasında arşivcilik biliminin gerektirdiği teknik ve uygulamaların yanı sıra, belge yönetim sisteminin elektronik ortamda yürütülebilmesi veya elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimlerin tanımlanması yönünde önemi bulunmaktadır. Elektronik belgenin hukuki nitelikleri; elektronik belgede bulunması gereken 21

31 diplomatik özelliklerin belirlenmesi, elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gerekli önlemler, elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısı tamamlanmalıdır (Anonim 2014b). Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) tasarımında modelde olması gerekli temel kriterler bulunmaktadır. Bunlar sistem kriterleri ve kriterlerin içinde bulunması gereken hususlar açısından alındığında; Dosya Tasnif Planları, Saklama Planları, Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri, EBYS Kullanım Özellikleri, Erişim Kontrolü ve Güvenlik, Sistem Tasarımı ve Yönetimi şeklinde sıralanabilir. Yukarıda belirtilen hususlar; kurumun yapısı, işleyişi ve mevzuatına uygun olarak ayrı ayrı her yönüyle ele alınmalıdır. Sistem kriterleri Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, Merkez ve Taşra Teşkilatı bakımından ele alındığında sistem kriterlerinin her aşamasının mevzuat ve güvenlik, kolay, hızlı ve doğru ulaşım açısından önemi bulunmaktadır. Belge özellikleri, doküman yönetimi, elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk, dijital görüntüleme sistemleri açısından güvenli, kolay, hızlı ve doğru erişimin önemli olduğu görülmektedir. Özellikle belgenin hukuksal geçerliliği, sahtecilik, saklama süresi vb. özelliği ve bu belgelerin EBYS ye geçmemiş veya uyumluluk sağlanamamış kamu kurum ve kuruluşlarına ulaştırılması ve hukuki durumu nedeniyle bu takibin yapılmasında güçlük çekilmektedir. Üstveri Elemanları Kriterleri açısından; Üstveri Modülü, teknik anlamda verilerin kodlanması ve tanımlanmasıdır. Referans ve Model Kriterleri açısından; rehberler, modeller, standartlar ve mevzuat olarak sıralanmaktadır. 22

32 EBYS uygulamasında başarılı ülke veya ülkelerin rehber veya model olarak incelendiği, hangi standart ve mevzuat doğrultusunda sistemin oluşturulacağı önemlidir. Bunun için seçilen rehber ülke veya modelin kamu kurum ve kuruluşun işleyişine ve yasal prosedürüne uygun olması, ayrıca o ülkenin mevzuatının ve standartlarının da benzer olması çözüme yönelik yöntem belirlemede örnek alınarak oluşturulacak sistemin başarılı olacağı düşünülmektedir (Başpınar 2008). Bilgi ve/veya belgelerin kötü amaçlı kişilerin eline geçmesinin önlenmesi, Ulusal güvenliğimizi tehdit edebilecek olası elektronik ortam saldırıları, söz konusu elektronik ortam üzerinden oluşturulan verilerin her türlü tehlikelerine karşı, yerli yazılım ve yerli donanım olmadan bilgi güvenliğinin olamayacağı konusu ise ayrı bir önem kazanmaktadır. Elektronik ortamın güvenliğinde; şu an için milli bir yazılım ve donanım sistemi konusunda sonuçlandırılan herhangi bir çalışma bulunmamaktadır. Bu nedenle elektronik ortamdaki bilgi güvenliği konusunda, olası güvenlik tedbirlerinin bir an önce alınmasının ulusal güvenliğimiz açısından son derece önemli olduğu düşünülmektedir. 3.5 Tapu Sicili Tüzüğü ve Elektronik Arşiv 6083 sayılı Kanun un 2., 9. ve 5. maddesinin d bendinde belirtilen Arşiv Dairesi Başkanlığı nın görevleri arasında yer alan sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeler, arşiv bilgi sistemini kurma ve yürütme görevleri ile tarih ve Tapu Sicili Tüzüğü nün 12. ila 15. maddelerinde tapu sicilinin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin düzenlemelere yer verilmiştir. Buna göre; Arşiv bilgi sisteminin kurulması ve yürütülmesi, merkezi ve taşra arşivleme hizmetlerini düzenlenmesi, sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemelerin yapılması, iş ve işlemleri yürütülmesi, yurtiçi ve yurtdışında tesis edilmiş tapu kayıt ve belgeleri, kadastro ve tapulama paftaları ile teknik belgelerin merkezde veya taşrada arşivlenmesini sağlanması amaçlanmıştır. Sicillerin ve arşivin 23

33 elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemelerin yapılması, iş ve işlemlerin yürütülmesi 6083 sayılı Kanun un 5. maddesinin 2. fıkrasının d bendinin 2. fıkrasında düzenleme yapıldığından, bu konuya ayrıca 6.3 Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri başlıklı bölümde detaylı bir şekilde değinileceğinden şimdilik bu kadarının belirtilmesi ile yetinilmiştir 12. Aşağıda E-arşiv uygulamalarına ilişkin örnekler gösterilmiştir (Şekil 3.3 ve Şekil 3.4). E-arşiv Uygulamaları CİLTLENMİŞ RESMİ SENET VE TAPU KÜTÜĞÜ BOYUTLARINDA TARAMA YAPILABİLEN A-2 TARAYICILARA ÖRNEK Şekil 3.3 E-arşiv uygulamaları (Anonim 2015d) 12 Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri başlıklı 6.3 üncü bölüm. 24

34 Şekil 3.4 Resmî senedin e-arşiv görünümü 25

35 4. TÜRK HUKUKU BAKIMINDAN ELEKTRONİK BELGELERİN DURUMU Teknolojinin gelişmesi ile bilgisayar gibi elektronik araçlar, çeşitli gereksinimler ve nedeniyle doğrudan yaşama entegre edilmiştir. Dünyada ve Türkiye de teknolojik gelişmeler, kişi, kurum ve kuruluşlar yönünden doğurduğu sonuçlar ve düzenin sağlanması bakımından bu alandaki yasal düzenlemelerin yapılması ile mümkün bulunmaktadır. O nedenle Türk Hukuku bakımdan elektronik belgelerin durumu incelenmiştir. 4.1 Elektronik İmza Kanunu EİK nın 4. maddesinde elektronik imza tanımı, 5. maddesinde hukuki geçerliliği ve özellikle güvenli elektronik imza ve 6. maddede güvenli elektronik imza oluşturma araçları sayılmış, kanunda elektronik belge tanımı geçmemekle birlikte 9. maddesinde nitelikli elektronik sertifikanın tanımı yapılmaktadır. 4.2 Türk Borçlar Kanunu TBK nın 14. ve 15. maddelerine göre; güvenli elektronik imza ile gönderilip saklanabilen metinlerin yazılı şekil yerine geçeceği, imzanın, borç altına girenin el yazısıyla atılmasının zorunlu olacağı, güvenli elektronik imzanın, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğuracağı konusunda düzenleme yapıldığı görülmektedir. E.İ.K. nın 22. maddesine göre, Türk Borçlar Kanunu nun 14. maddesinin birinci fıkrasına eklenen cümleyle; güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olduğu belirtilmiştir. Böylece Elektronik İmza Kanunu nun 5. maddesindeki istisnalar dışında her türlü hukuki işlem güvenli elektronik imza ile oluşturulabilecek, Kanunların Resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyeceği hüküm altına alınmıştır. 26

36 4.3 Hukuk Muhakemeleri Kanunu Konuya ilişkin düzenlemenin HMK nın 205. maddesinde yapıldığı görülmektedir; usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin, senet hükmünde olduğu, Hâkimin, mahkemeye delil olarak sunulan elektronik imzalı belgenin, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş olup olmadığını resen inceleyeceği belirtilmektedir. 4.4 İmar Kanunu İK nın planların hazırlanması ve yürürlüğe konulması başlıklı 8. maddesinin ç fıkrasına göre; Bakanlıkça belirlenen tanımlar ve esaslara göre hazırlanıp onaylanan hâlihazır haritalar, plan, plan değişikliği ve revizyonları, parselasyon planları, yapı ruhsatı ve yapı kullanma izin belgeleri ile imar mevzuatına konu edilen diğer coğrafi veri ve bilgilerin, ilgili idareler ile kurum ve kuruluşlarca; Bakanlar Kurulu nca belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde ve sayısal olarak; üretilmesi, elektronik ortamda ilan edilmesi, Bakanlıkça tesis edilecek elektronik ortam üzerinden paylaşılması, arşivlenmesi ve güncellenmesinin zorunlu olduğu, yapı ruhsatına ilişkin işlemlerde bu verilerin esas alınacağı hüküm altına alınmıştır. 4.5 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun 6083 sayılı Kanun la sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasına karar vermeye Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü yetkili kılınmıştır 13. Ayrıca, tapu sicili ile ilgili olarak; arşivlenecek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi, arşivlemenin usul ve esaslarının Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü 13 TKGMTGHK m.9/4- Genel Müdürlük, sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasına karar vermeye yetkilidir. 27

37 tarafından belirleneceği hususunda düzenleme yapılmıştır (TST m. 83). Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün söz konusu elektronik ortamı TAKBİS adı verilen bir sistem tarafından yürütülmektedir. 4.6 Türk ve Yabancı Ülke Hukuku Açısından TAKBİS in Mukayeseli Durumu TAKBİS projesinin en önemli sorunu hukuki dayanağının olmamasıdır. Elektronik kayıtların geleneksel hukuk karşısındaki zafiyeti hukuksal olarak giderilmiş değildir. Elektronik kayıtlar, Türk hukukunda vergi ve para piyasasındaki çok küçük bazı uygulamalar hariç geçerli sayılmamaktadır. Elektronik devlet, aynı zamanda bürokratik işlemlerin azaltıldığı, kayıtların elektronik ortamlarda saklandığı bir yapı öngördüğünden, e-devlet in gerçekleştirilmesi sürecinde elektronik kayıtlara, yazılı kayıtlar gibi yasal geçerlilik sağlanması kaçınılmazdır. TAKBİS Projesi, Türk hukukunda Tapu Sicil Tüzüğü nün 6. maddesinde yer alan; Genel Müdürlük gerekli gördüğü yerlerde sicillerin bir kısmını ya da tamamını karteks şeklinde veya bilgisayar ortamında tutturmaya yetkilidir hükmüne dayanmaktadır sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Kuruluş ve Görevleri Hakkındaki Teşkilat Kanunu nda tapu sicilinin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili bir hüküm bulunmazken, yeni teşkilat yasası olan 6083 sayılı Kanun un 5. maddesinde sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeleri yapmak, iş ve işlemleri yürütmek, Arşiv Dairesi Başkanlığının görevleri arasında sayılmış, yine aynı Kanun un 9/4. maddesinde Genel Müdürlük, sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasına karar vermeye yetkilidir. hükmüne yer verilmiştir. Ancak bu genel düzenlemelerle elektronik ortamda kayıtlara yasal geçerlilik sağlanmasında yetersiz kalınmaktadır. Tapu sicilinin elektronik ortamda tutulması, verilerin girişi, entegrasyonu, sunulması, paylaşılması, güvenliği, iç ve dış kullanıcıların yetki ve sorumlulukları konularında yasal dayanak bulunmamaktadır. Hal böyle olunca da TAKBİS Projesi tam anlamıyla elektronik tapu sicili fonksiyonunu kazanmamakta 28

38 ve sadece kurumun işleyişinde yardımcı bir bilgisayar programı seviyesinde kalınmaktadır. TAKBİS projesi bir bütün olarak ele alınıp incelendiğinde; her ne kadar bugünkü şekli ile elektronik tapu sicilinin bütün fonksiyonlarını yerine getirilmemiş olsa da, nihai olarak taşınmaz kayıt sisteminde köklü bir değişiklik öngörülmektedir. Tapu sicili sisteminin öncekinden tamamen farklı bir uygulamayı muhtevasında taşıyan yeni bir sistemle değiştirilmesi de konuya ilişkin özel bir Kanuni düzenleme yapılması zorunluluğu bulunmaktadır. Çünkü bu konuda yapılacak düzenlemenin kişiliğin korunması (AY. m.17), özel hayatın gizliliği (AY. m. 20) ve mülkiyet hakkı (AY. m. 35) ile doğrudan doğruya ilgili bulunmaktadır. Söz konusu haklar, Anayasa da temel haklar arasında yer aldığından, yine Anayasa nın hükmü gereği (AY. m. 13) bunlarla ilgili düzenlemeler de, ancak Kanunla gerçekleştirilmelidir (Başpınar 2008). Elektronik tapu sicili uygulamasına geçmiş olan hukuk sistemlerinde, arazi bilgi sistemine ilişkin çalışmalar yapıldıktan ve tapu sicilinin elektronik bilgi işlem teknolojileri ile yürütülmesinin uygun olup olmayacağı konusunda, uzun süreli çalışmalar yapıldıktan sonra karar verilmiştir. Gerçekten de Avusturya ve Alman hukuk sistemlerinde, söz konusu uygulamanın planlanması aşamasında, mevcut tapu sicili kayıtlarının elektronik ortama aktarılmasından, bu kayıtlara ulaşacak olan kullanıcıların erişim ilke ve esaslarına kadar tüm konular yıllarca tartışılmış uygulamadaki eksiklik ve aksaklıklar dikkate alınarak yapılması gereken düzenlemeler ayrıntılı olarak tespit edilmiş ve gerçekleştirilmiştir. Kılıç a (2006) göre, tapu sicili sistemimizin alınmış olduğu, İsviçre hukuku ile bu sistemi benimsemiş olan Avusturya ve Alman hukuklarında elektronik tapu sicil sürecine geçiş sürecinin daha farklı bir seyir izlediği görülmektedir. Örneğin İsviçre de, elektronik tapu sicilinin elektronik bilgi işlem teknolojileri ile idare edilip edilemeyeceği konusunda ilk araştırma raporu 1980 yılında Federal Adalet Bakanlığı tarafından hazırlanmış, 1985 yılında İsviçre Medeni Kanunu ve Tapu Sicil Tüzüğü nde yapılması gereken değişiklere ilişkin bir taslak hazırlandıktan sonra, ancak 1994 yılında 29

39 Tapu Kayıtlarının Elektronik Ortamda Tutulmasına İlişkin Özel Hükümler kabul edilerek uygulamaya geçilmiştir. Aynı konuya ilişkin çalışmalar Alman hukukunda 1970 yılında başlatılmış, 1975 yılında hazırlanan Elektronik Tapu Sicili Çalışma Grubu raporundan sonra 1982 yılında yapılması gerekli mevzuat değişikliklerine ilişkin taslak hazırlanmıştır yılında çıkarılan Tescil İşlemlerinin Hızlandırılması Kanunu ve 1995 yılında yayımlanan konuya özel Tapu Sicili Yönetmeliği ile çalışmaların başlatılmasından yaklaşık yirmi yıl sonra elektronik tapu sicili uygulamasına Almanya çapında geçilebilmiştir. Diğer yandan, bu hukuk sistemlerinin tapu sicil kayıtlarına esas teşkil eden kadastro çalışmalarının da çok önceki yıllarda tamamlandığı görülmektedir. Başpınar a (2008) göre, İsviçre, Alman ve Avusturya hukuk sistemlerinde, elektronik tapu sicili uygulamaları ile konuya ilişkin hukuki altyapı çalışmaları birlikte yürütülmüştür. Alman hukukunda elektronik tapu sicili uygulamasına ilişkin pilot projeleri uygulanırken, aynı zamanda bir Kanun kabul edilerek, klasik tapu sicili kayıtlarının elektronik ortama aktarılmasına ilişkin ilke ve esaslar belirlenmiştir. TAKBİS projesi ise, söz konusu alt yapı çalışmaları yapılmaksızın ve herhangi bir hukuki dayanaktan yoksun olarak başlatılmıştır. Elektronik tapu sicili uygulamasına geçmiş bulunan İsviçre, Alman ve Avusturya hukuk sistemlerinde, mevcut klasik tapu sicili kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılmasından, bu kayıtların üçüncü kişilerin kullanımına açılmasına kadar geçen süredeki aşamaları tek tek ve ayrıntılı olarak düzenleyen mevzuatın 1950 li yıllardan itibaren oluşturulmaya başlandığı görülmektedir. Başka bir ifade ile elektronik tapu sicili uygulamasına bir anda geçilmemiş, uzun süren mevzuat hazırlama çalışmaları uygulamayla birlikte sürdürülmüş ve uygulamada karşılaşılan problemlere de mevzuat da değişiklikler yapılarak çözüm yolları üretilmiştir (Başpınar 2008). Bu sebeple Türk hukukunda öncelikte yeni bir Kanun çalışması ve Tapu Sicili Tüzüğü nde yapılacak olan değişiklikle, öncelikle elektronik tapu sicili sisteminin kurulmasına ilişkin esaslar düzenlenmesi, bu düzenleme yapılırken de, sistemde 30

40 kullanılması gerekli olan programların ulusal ve uluslararası alanda kabul edilmiş standartlara uygunluğu bulunmalıdır. Söz konusu sistemin kurulmasında takip edilmesi gereken metot açıkça belirtilmeli, ayrıca elektronik tapu sicili ile ilgili olarak yapılacak olan düzenlemenin içerik itibariyle, mevcut tapu kayıtlarının elektronik ortama (bilgisayarlara) aktarılmasına ilişkin ilke ve esasları kapsamasına önem verilmelidir. Türk hukukunda elektronik tapu sicili uygulamasına henüz yeterli hukuki ve teknik altyapı henüz sağlanmadan geçilmeye çalışılmaktadır. Gerçekten de Türkiye de, mevcut internet yayın ağının kötü niyetli kullanımlara karşı korunması konusunda yeterli bir düzenleme bulunmamaktadır. Aynı şekilde ülkemizde, internet servis sağlayıcılarının görev hak ve yükümlülükleri tam olarak tespit edilmiş değildir. Bu ve benzer olumsuzluklar sebebiyle, elektronik tapu sicili sistemine geçilmesi, daha büyük problemleri de beraberinde getireceği kaçınılmazdır sayılı Türk Medeni Kanunu ile 743 sayılı Türk Kanunu Medenisi nde yer alan (m. 928) ilginin ispat edilmesi şart ı kaldırılmış, bunun yerine ilginin inanılır kılınması şartı getirilmiş; bir anlamda aleniyet ilkesi esnetilmiştir. Ancak TKGM tarafından çıkarılan tarihli ve 1556 sayılı Genelge de ilk olarak mahkemelerin, cumhuriyet savcılarının, özel kanunları ve tüzükleri gereği görevli ve yetkili kimselerin suç araştırma ve soruşturma kapsamında bilgi ve belge istemeleri halinde yapılması gerekenler sıralanmıştır. Daha sonra sırasıyla avukatların, kamu kurum ve kuruluşlarının, bankaların bilgi ve belge istemeleri ile nüfus bilgilerinin verilmesi ile ilgili esaslar ayrıntılı olarak açıklanmasına rağmen ilgili olma ve bunu ispat şartının arandığı görülmektedir. Oysa; TMK. nın örnek aldığı İsviçre Hukukunda bile aleniyet ilkesi bu kadar sert uygulanmamıştır. İsviçre de tapu sicilinin aleniyeti ilkesi ile ilgili yapılan değişikliğin önemli bir yönü ise, tapu sicilinde inceleme yapmak ve bunlardan bilgi almak isteyenlerin hangi tür bilgileri elde edebileceklerinin sayma usulü ile belirlenmiş 31

41 olmasıdır. Gerçekten de tarihinde yürürlüğe giren değişikliğe göre herkes, herhangi bir şekilde ilgisini inanılır kılma şartı aranmaksızın, tapu sicilinde kayıtlı bulunan taşınmazın tanımlayıcı bilgilerini, taşınmazın niteliğini, malikini, malikinin kimliğini ve sicilde malik olarak görünen kişinin iktisap tarihini ve iktisap şeklini öğrenme imkânına sahiptir. Taşınmazın iktisap şeklinden maksat; müşterek mülkiyet veya kat mülkiyeti hükümlerine tabi olup olmadığıdır. Hatta kabul edilen değişiklik ile Kantonlara belirli sürelerle tapu sicilinde yapılan işlemlerle ilgili kanunda düzenlenmiş olan bilgileri yayınlama yetkisi de verilmiş bulunmaktadır. Bu anlamda, elektronik tapu sicilinin esaslarını belirleyecek olan Kanun da ülkemizdeki aleniyet prensibinin TMK nın maddesine uygun olarak esnetilmesi, ancak aleniyet ilkesinin esnetildiği oranda da elektronik tapu sicilini kullanım amacı dışında suiistimal edenlerin de cezalandırılması ayrıntılı olarak düzenlenmesi gerektiği düşünülmektedir. Bu durumda dış kullanıcılara protokollerle yapılan elektronik tapu bilgilerinin açılmasının hukuki dayanağı bulunmamaktadır. Anayasa gereğince özel hayatın gizliliği, kişiliğin korunması ve mülkiyet hakkı gibi temel hakları ilgilendiren hususlarda kanuni düzenleme yapılması zorunluluğu bulunmaktadır. TAKBİS Projesinin başlatıldığı 2001 yılından bu yana verilerin girilmesi, değerlendirilmesi, sunulmasıyla ilgili TKGM de kurum içi düzenlemelerin de yapılmadığı düşünüldüğünde, yapılacak bu yasal düzenlemede elektronik tapu verilerini kimlerin hangi amaçlarla kullanabileceği belirtilmeli, Anayasa da belirtilen özel hayatın gizliliği ve TMK da belirtilen aleniyet ilkesi gözetilerek iç ve dış kullanıcıların hangi bilgileri hangi amaçla görüp kullanabileceği ve kişisel bilgilerin korunması hususları düzenlenmeli ve bu bilgileri amacı dışında kullanan kimselerin cezalandırılmasına ilişkin özel müeyyidelere yer verilmelidir. Bu hususla ilgili ayrıntılı düzenlemelerin ise Tapu Sicil Tüzüğü ne veya yeni Yasaya dayanılarak çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenebileceği mümkün görünmektedir. Çıkarılması önerilen bu kanunla, kurumun birbiri, iş çevresi ve vatandaşlarla olan elektronik bilgi akışına (e-formlar, bildirimler, dilekçeler vs.) ve elektronik belgelerin 32

42 (kayıtların) arşivlenmesine imkân verecek düzenlemeler yapılmalıdır. Bazı ülke örneklerinde, kamuda kâğıt kullanımının ya da bürokrasinin azaltılması ile ilgili münhasır yasal düzenlemeler yapılmaktadır. Ayrıca TKGM nin elektronik ortamda yapacağı yazışmaları sınıflandıran ve standartlarını düzenleyen yasal ve idari düzenlemeler de Kanun da yer almalıdır. Bu düzenlemede elektronik imza olayı elektronik tapu sicili konsepti içerisinde yapılandırılmalı, kurum çalışanlarının TAKBİS çerçevesinde yetki ve sorumlulukları belirlenmeli, unvan ve görevleri de yeniden düzenlenmelidir. TAKBİS in hukuki dayanağının bulunmaması ve elektronik ortamdaki bilgilere yasal geçerlilik sağlanmaması tapu sicilinin aleniyetini, güvenilirliğini bozduğu gibi, iç ve dış kullanıcıların TAKBİS e yeteri önemi vermelerinin de önüne geçmektedir. Bu durum TAKBİS projesinin önündeki en büyük risklerden biri olarak görünmektedir. Günümüzde çoğu işlem, mal varlığı soruşturmaları, haciz vb. işlemler TAKBİS üzerinden yapılmaktadır. İç ve dış kullanıcıların sorgulamalarda, şerh, beyan, irtifak hakkı tesisi gibi işlemlerdeki sorumlulukları detaylı olarak belirlenmelidir. Uzun vadede tapu kütüklerinin kullanılmayıp işlemlerin sadece elektronik ortamda yapılacağı düşünüldüğünde şimdiden bu hususta kanuni düzenlemelerin hayata geçirilmesinin son derece önemi bulunmaktadır. Tapu ve Kadastro verilerinin paylaşımıyla ilgili olarak, 22/11/2001 tarihli ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu nun maddesi, 25/11/2010 tarihli ve 6083 sayılı Kanun un 2. maddesinin 1. fıkrasının (ğ) bendi, 8. maddesinin 7. fıkrası, 9. maddesinin 1. fıkrası ile 17/8/2013 tarihli ve sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Tapu Sicili Tüzüğünün 14. ve 15. maddelerine dayanılarak hazırlanarak, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce üretilen veya arşivlenen verilerin elektronik ortamda veya doküman olarak kişi ve kurumların paylaşımına açılmasına ilişkin usul ve esasları kapsayan bir Yönetmelik çıkarılmıştır 14. Çıkarılan bu Yönetmelik yukarıda belirtilen hususlara ışık tutması bakımından önemli bir gelişme olarak kabul edilebilir. 14 Resmî Gazete Tarihi: Sayısı:

43 5. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN TAPU SİCİLİ Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 2012/8 sayılı Fiziki Arşiv Standartları konulu Genelgesinin 4. maddesinin y bendinde; Elektronik belge; elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanılan her belge, z bendinde; Elektronik ortam, belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, gezgin elektronik araçlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünler, aa bendinde; Elektronik Belge Yönetimi Sistemi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek amacıyla kullanılan sistem olarak tanımlanmıştır. 5.1 Fiziki Ortamdan Elektronik Ortama Geçiş Fiziki ortamdan kastedilen basit anlamıyla kâğıt ortamı olarak söylenebilir. Örneğin tapu kütüğü, resmî senet vb. gibi elle tutulabilen ve mekânsal bir alanı kaplayan maddesel bir ortamdan bahsedilmektedir. Zamanla artan nüfusla birlikte iş yükünde meydana gelen artış karşısında, ilerleyen teknolojinin hayatın her alanında getirdiği kolaylıklardan kişiler ve kurumlar ve kuruluşlar yakından etkilenmiştir. Tapu sicilinde asıl sorun belgelerin güvenle muhafaza edilebilmesidir. Başka bir anlatımla taşınmazı ilgilendiren ayni hakların güvenle muhafaza edilmesindeki yöntem/yöntemler üzerinde durulmalıdır. Yöntem/yöntemlerin ise teknoloji ile çok yakın bir ilişkisi bulunmaktadır. Başka bir deyişle teknoloji de meydana gelen değişme karşısında yöntemler de değişmektedir. O halde tapu sicilinin muhafaza edilmesi aslında bir yöntem sorunu olarak algılanmalıdır. 34

44 Kılıç a (2004) göre, kayıtların bilgisayar ortamında tutulması, tapu işlemlerinde bilgisayarların kullanılması, tapu kayıtlarının bilgisayara aktarılması, kayıtlar arasında bağlantı sağlanması, taşınmaz kayıtlarının elektronik ortamda saklanması, veri bankaları arasında bağlantıların oluşturulması ve kullanıcıların veri bankalarına ulaşması şeklinde sayılmıştır (Deniz 2013). Bu sistem başka bir görüşe göre; bilgisayar (elektronik) destekli tapu sicili olarak adlandırılmıştır (Ünal ve Başpınar 2008). Tapu siciline ilişkin fiziki arşiv ile elektronik arşivin standartları ve tutulma şekli en ayrıntılı şekilde Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 2012/8 sayılı Fiziki Arşiv Standartları konulu Genelgesi ile açıklanmıştır. Aşağıda Fiziki belgelerin elektronik ortama aktarılma akışı gösterilmiştir (Şekil 5.1). Şekil 5.1 Fiziki belgelerin elektronik ortama aktarılması (Anonim 2015e) 35

45 5.2 E-Devlet ve Elektronik Tapu Sicili İlişkisi E-Devlet projesi kapsamında kişilerin, kamu kurum ve kuruluşlarının ihtiyaç duyduğu verilere elektronik ortam üzerinden kolaylıkla ve sağlıklı bir şekilde ulaşılması sağlanmaya çalışılmakta olup, özellikle yetki alanı dışı ve yurt dışı tapu işlemleri açısından teknolojinin kullanılması ile elektronik tapu sicil, elektronik belge, elektronik imza, elektronik arşiv çalışmaları ve düzenlemeleri büyük önem kazanmaktadır. E-Devlet anlayışıyla her kurumun ve her bireyin bilgi ve iletişim teknolojileri ile devlet kurumlarına ve kurumlarca sunulan hizmetlere kolayca erişmesi hedeflenmiş, bu sistemle, vatandaşların internet üzerinden sunulan kamu hizmetlerinden tek noktadan ve güvenle faydalanabilmesi amacıyla kurulmuştur. Sistem sayesinde, kamu kurum ve kuruluşlarınca sağlanan kamu hizmetleri ile ilgili doğru ve güncel bilgilere elektronik ortamda erişilmektedir. Kamu kurumları arasında bilgi ve belgelerin paylaşımı e-devlet Kapısı tarafından sunulan hizmetler ile de sağlanabilmektedir (Anonim 2015d). Ayrıca Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunu nun 9. maddesinde ve 5. maddesinin d bendinde Arşiv Dairesi Başkanlığı nın görevleri arasında, sicillerin ve arşivlerin elektronik ortamda tutulmasını düzenlemek gibi görev tanımları belirlenmiştir. Bu görev tanımları ile Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün, teknolojik gelişme ve ihtiyaçlar doğrultusunda, kâğıt arşivden elektronik sicil ve arşive geçilmesi ile gerçek ve tüzel kişilerin bilgilere ulaşmasında, kamu kurum ve kuruluşları ve en önemlisi yetki alanı dışı ve yurt dışı tapu müdürlüklerinde yapılan ve yapılacak olan işlemlerde veri paylaşımı ve vatandaş talep ve işlemlerinin güvenli hızlı bir şekilde karşılanması hedeflenmektedir. 36

46 5.3 TAKBİS Ülke genelinde mülkiyet bilgilerinin bilgisayar ortamına aktarılıp her türlü sorgulamanın yapılabilmesini amaçlayan en temel e-devlet projelerinden birisidir denilebilir. Projenin hedefi; Arazi ve araziye ilişkin her türlü faaliyetler ve karar verici mekanizmalar için gerekli olan, mevcut durumu yansıtan geçerli ve güvenilir arazi bilgilerinin sağlanması, tapu kayıtları ve haritaların güncelleştirilmesi, tüm bilgilerin bilgisayar ortamına aktarılması, bilgilerin güncel olarak bilgisayar ortamında tutulması ve bunların bilgi sistemleri teknolojisi kapsamında yeniden değerlendirilmesi ve kullanıma sunulması, Tapu ve kadastro çalışmalarının ve bilgilerinin çok amaçlı bir arazi bilgi sistemine TAKBİS dönüştürülmesi ve bu bilgilerin güvenli ortamda tutulması ve güvenli bir şekilde erişiminin sağlanması, TKGM hizmetlerinin daha sağlıklı, süratli, güvenilir ve etkin bir şekilde planlanması, yönetilmesi ve faaliyete geçirilmesi, Diğer kurum ve kuruluşlara vermekte olduğu verilerin herhangi bir mükerrerliğe sebep vermeyecek şekilde üretilmesi ve güncel, güvenilir mülkiyet verilerinin yaygın bir şekilde kullanımının sağlanması, Tapu Sicil ve Kadastro Müdürlüklerinin çalışma yapısının gözden geçirilmesi iş analizinin yapılarak uygulamada standart sağlanması, veri girişi ve entegrasyonunu takiben tapu ve kadastro ile ilgili her tür işin bilgisayar ortamında yapılması, her kademedeki personelin rahatlıkla kullanabileceği uygulamalar geliştirilmesidir. Projenin temel hedefi; konumsal harita bilgilerine dayalı olarak tapu sicilindeki 37

47 mülkiyet ve kadastro bilgilerini oluşturmaktır. Bu tür hizmetlerin gerçekleştirilmesinde büyük beklentiler içine girildiği günümüzde doğru, güvenilir, kolay ve hızlı erişilir tapu ve kadastro bilgilerine (mülkiyet bilgileri) ihtiyaç duyulmaktadır. TAKBİS Projesinin ülke kalkınmasındaki önemi de bu nedenden kaynaklanmaktadır. TAKBİS projesi ile; ülke genelinde TAKBİS oluşturulması hedeflenmiş, bu kapsamda; ülke genelinde tapu kadastro hizmetlerinin Coğrafi Bilgi Sistemi (CBS/GIS) ve Arazi Bilgi Sistemi (LIS) mantığı çerçevesinde analiz edilerek, problemlerin belirlenmesi, çözüm yollarının bulunması, tapu ve kadastro hizmetlerinin bu yolla standart ve elektronik olarak yerine getirilmesi, yerel yönetimler, kamu kurum ve kuruluşlara arazi bilgi sistemi mantığında doğru, güvenilir ve güncel bilgileri sunulması hedeflenmektedir (Anonim 2015p). Aşağıda TAKBİS veri altyapısı bileşenleri gösterilmiştir (Şekil 5.2). Şekil 5.2 TAKBİS veri altyapısı bileşenleri (Anonim 2015 f) 38

48 5.4 Fiziki Ortamın Elektronik Ortama Aktarılmasındaki Yarattığı Etkiler Mekânsal kazanım etkisi Tapu işlemlerinde, yapılması istenilen işleme esas alınması gereken belgelerin türü ile arşivlemenin yöntemi; gerek mülga Tüzükte 15 gerekse güncel Tüzükte açıklanmıştır. Mülga Tapu Sicili Tüzüğünün Sicillerin Saklanması başlıklı 97, 98 ve 99. maddelerinde göre; sicil ve defterlerin saklanması, resmî senet ile diğer belgelerin arşivlenmesi fiziki ortamda yapıldığından, işleme esas alınan belgelerdeki sürekli artış arşiv mekânını sürekli olarak daraltmaktadır. Bu durumda İdareyi daha geniş ve güvenli mekânlar bulmaya yöneltmektedir. Burada güvenden kastedilen arşivlik belgenin muhafaza edilebilmesi için sıcaklık, nem durumu vb. gibi birtakım kriterlerin son derece önemi bulunmaktadır. Şu an güncel olan Tapu Sicili Tüzüğü ise teknolojik gelişmeler göz önünde bulundurularak düzenlenmiştir. Buna göre belgelerin arşivlenmesi güncel Tapu Sicili Tüzüğüne 16 göre; Arşivlenecek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi, arşivlemenin usul ve esasları ile hangi belgelerin imha edilebileceği ve imha edilme süreleri Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce belirlenmektedir. İşlev göremez hale gelen arşiv için yeni bir fiziki mekân arayışı sona erdirilmiş, bu şekilde kurumsal maliyet düşürülmüş, söz konusu belgelerin elektronik ortamda arşivlenmesiyle fiziki yetersizliğe yol açan birikmenin önüne geçilmiş ve böylelikle mekânsal kazanım elde edilmiştir. Aşağıda belgelerin kapladığı yer bakımından alan kazanımı gösterilmiştir (Şekil 5.3). 15 Mülga Tapu Sicili Tüzüğü: tarih ve sayılı Resmî Gazete, Karar Sayısı: 2004/ Tapu Sicili Tüzüğü: tarih e sayılı Resmî Gazete, Karar Sayısı: 2013/

49 Şekil 5.3 Arşiv mekân ilişkisi (soldan 1.resim Anonim 2015e, 2. Resim Anonim 2015g) Etkin takip ve kontrol etkisi Türkiye genelinde Tapu ve Kadastro kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılarak, tüm faaliyetlerin bilgisayar sistemi üzerinden yürütülmesi ile gerek özel, gerekse kamu taşınmazların etkin biçimde takip ve kontrolü sağlanmaktadır. Elektronik ortamda tutulan tapu kayıtları, ana ve yardımcı siciller TAKBİS içerisinde saklanıp ve yönetilmektedir. TAKBİS te saklanan ve güvenliği sağlanan taşınmaza ilişkin bilgiler, sicilde esas alınmaktadır. Ayrıca TAKBİS kayıtlarında sicillerin elektronik ortamda tutulmaya başlandığı tarihten itibaren sonraki bilgiler gösterilmektedir (TST m.12). Mahkemeler, cumhuriyet başsavcılıkları, icra ve iflas müdürlükleri ile kamu kurum ve kuruluşlarının görevleriyle ilgili taşınmaz verilerine erişimi protokol düzenlenerek sağlanabilmekte, erişim hakkına sahip kuruluşlar tarafından, taşınmaz ile ilgili veriler TAKBİS üzerinden alınmaktadır. Ayrıca, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ile taşınmaza ilişkin konularda faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişiler, kendi işleriyle sınırlı olmak üzere, düzenlenecek protokol kapsamında gerekli verilere erişebilmektedirler. 40

50 TAKBİS üzerinden sorgulama yapılabilmesi; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek sözleşme imzalanması ile mümkün olabilmektedir. Söz konusu sözleşmede; erişimin türü ve şekli, erişim kontrolü, verilerin kullanım amacı, üçüncü kişilere kullandırılmasına ilişkin sınırlamalara ve amacı dışında kullanımın sonuçlarına yer verilmiştir. Bununla birlikte, taşınmaz malikleri ile taşınmaz üzerinde hak sahibi olanlar, düzenlenecek sözleşme şartları dahilinde verilere erişebilmekte, ayrıca tapu sicilinde kayıtlı taşınmazın tanımlayıcı bilgilerin herkes tarafından sözleşme şartları kapsamında sorgulanabilmesi imkânı sağlanmıştır (TST m.14). Elektronik ortamda verilere erişim hakkına yönelik TST 14. maddesi ile getirilen düzenlemenin, e-devlet projesinin hedefleriyle uyumlu olduğu söylenebilir. Tapu ve Kadastro verilerinin paylaşımıyla ilgili olarak, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce üretilen veya arşivlenen verilerin elektronik ortamda veya doküman olarak kişi ve kurumların paylaşımına açılmasına ilişkin usul ve esasları kapsayan bir Yönetmelik çıkarılmıştır 17. Tapu sicilinin herkese açık olduğu, ilgisini inanılır kılan herkesin, tapu kütüğündeki ilgili sayfanın ve belgelerin tapu memuru önünde kendisine gösterilmesini veya bunların örneklerinin verilmesini isteyebileceği, kimsenin tapu sicilindeki bir kaydı bilmediğini ileri süremeyeceği hüküm altına alınmıştır (TMK m. 1020). Bu nedenle Tapu ve Kadastro Paylaşım Sistemi (TAKPAS) üzerinden verilecek hizmet türleri ile erişim hakkı, erişim ve bilgi güvenliği gibi konuların Devletin sorumluluğu bakımından TMK maddesi karşısında önem kazanmaktadır. Bu yönetmelikte takip ve değerlendirme yedekleme ile donanım güvenliği hakkında önemli düzenlemelere yer verilmiştir. 17 Resmî Gazete Tarihi: Sayısı:

51 Tapu ve Kadastro Verilerinin Paylaşımı Hakkında Yönetmelik in 22. maddesine göre; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce ihtiyaç duyulan kullanıcı bilgileri takip edilerek değerlendirilmekte, buna ilişkin raporlarda; bir kuruma ait genel bilgilerine, kullanıcı taraf listesi ve belirlenen saat aralığında kullanıcı tarafların yaptıkları işlemlerin izlenmesine ilişkin tüm sorgulama bilgilerine yer verilmektedir. 23. maddesine göre; Tapu ve Kadastro Paylaşım Sistemi nde (TAKPAS) oluşabilecek veri kayıplarının önlenmesi için, TAKPAS ın adı geçen Genel Müdürlükçe belirlenen aralıklarla yedeklenmektedir. 24. maddesine göre; TAKPAS ın bulunacağı yerdeki donanımın sahip olması gereken güvenlik ihtiyaçlarının tespit edilmesi, sistem odasına veya sistem konsollarına erişimde yetkisiz erişimin engellenmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması hususunda Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından gerekli tedbirlerin alınacağına ilişkin düzenleme yapıldığı görülmektedir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü ile bazı kamu kurumları arasında yapılan protokoller ile ilgili kurumlara elektronik uç verilmiş, TAKBİS kayıtlarını görebilme imkânı sağlanmıştır (Anonim 2015r). Bu paylaşım ile tapu kayıtları kurumlar arası fiziki yazışma ortamına gerek kalmadan, uç verilen ilgili kurum tarafından doğrudan elektronik sistem üzerinden görülmekte ve esas alınmaktadır. Aşağıda TAKBİS ile dış kullanıcılar arasındaki elektronik veri paylaşımı gösterilmiştir (şekil 5.4). Şekil 5.4. Elektronik veri paylaşımı (Anonim 2015h) 42

52 5.4.3 Kaliteli hizmet sunumu etkisi TAKBİS ile vatandaşa hizmetin güvenilir, güncel ve hızlı bir şekilde hizmet sunulması mümkün olabilmektedir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce yeniden yapılanma çalışmaları kapsamında, hizmetlerin vatandaşların ihtiyaç ve taleplerine uygun etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlayacak çalışmalar ve iyileştirmeler yapılması, hizmet süreçlerinin gözden geçirilmesi, hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, bürokrasi ve kırtasiyeciliğin azaltılması hedeflenmektedir. Sadece vatandaşlara verilen hizmetlerin kalitesinin yükseltilmesiyle sınırlı kalınmamış, kurumun kendi içerisinde de bir dizi yenilenme çalışmaları yürütülmüştür. Genel müdürlük bünyesinde mekânsal ve fiziksel durumlarının iyileştirilmesi, online başvuru ile numaratörlü başvuru sisteminin uygulanması, SMS yoluyla vatandaşlarımızın bilgilendirilmesi, e-devlet kapısı üzerinden taşınmaz ve harç sorgulama hizmetlerinin sunulması gibi çalışmalar tüm birimlerde uygulanır hale getirilmiştir. Kurum tarafından, vatandaşlarca sıra beklenmeden işlemlerinin daha kolay bir şekilde halledebilmesi için online randevu sistemi faaliyete geçirilmiştir. Vatandaşların işlemlerinin, önceden alınacak olan online randevu ile sıra beklenmeden rahatlıkla gerçekleştirilmesine olanak sağlanmıştır. Diğer bir husus, TAKBİS VE MEGSİS 18 (Anonim 2015s) projesi ile taşınmazların kayıtlarına daha kolay erişilebilmektedir. MEGSİS ile vatandaşlar tarafından taşınmazların kayıtlarına kurumun internet sitesi olan www. tkgm.gov.tr adresi üzerinden rahatça erişilebilmektedir. TAKBİS Projesi kapsamında TKGM-TURKSAT işbirliği ile tapu bilgilerinin e-devlet kapısı üzerinden vatandaşlara sunulması çalışmaları sonuçlandırılmıştır. Bu hizmet kapsamında; e-devlet şifresi, mobil imza veya elektronik imzaya sahip tüm vatandaşlara adresinden 18 Mekânsal Gayrimenkul Sistemi (MEGSİS); sayısal olarak kadastro müdürlüklerinin yerel bilgisayarlarında yer alan.cad tabanlı verilerin merkezi bir sistem üzerinde toplanarak tapu bilgileri ile eşleştirilmesi ve bu bilgilere ihtiyaç duyan paydaş kurum, kuruluş ve belediyeler ile uluslararası standartlarda harita servisleri aracılığıyla paylaşılması, e-devlet kapısı üzerinden vatandaşlara sunulması amacıyla Tapu ve Kadastro Müdürlüğü tarafından projelendirilerek hazırlanmış açık kaynaklı bir uygulamadır. 43

53 kendilerine ait taşınmaz bilgilerine ulaşılması imkânı sağlanmış ve bu hizmetten faydalanmak isteyen vatandaşlarca Tapu Müdürlüklerine başvuruda bulunularak, T.C. kimlik bilgilerinin TAKBİS sisteminde girişi ile mümkün hale getirilmiştir. Tapu işlemleri, taşınmazın bulunduğu ilçedeki Tapu Müdürlükleri tarafından yapılmakta iken, TAKBİS ile birlikte vatandaşlar, taşınmazın bulunduğu Tapu Müdürlüğüne müracaatla işlemlerini yaptırabilme imkânı sağlanmış olup, aşağıda hizmet sunumu gösterilmiştir (Şekil 5.5). Şekil 5.5 Hizmet sunumu (soldan 1. resim Anonim 2015ı, 2. resim Anonim 2015i) Standartlaştırma etkisi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün tapu ve kadastro tekniği ile ilgili işlemleri standartlaştırılarak, Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinde yürütülen işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde ve bilgisayar ortamında yürütülmesi sağlanmaktadır. Hangi standart ve mevzuat doğrultusunda sistemin oluşturulacağı önemlidir. Bunun için seçilen rehber ülke veya modelin kamu kurum ve kuruluşun işleyişine ve yasal prosedürüne uygun olması, ayrıca o ülkenin mevzuatının ve standartlarının da benzer olması önemlidir. Standartlaşma ile işlem türlerine hizmetin sunulacağın sürenin saptanması amaçlanmış 44

54 olup, kurumsal düzeyde uygulamaya konulmasında yarar görülmüştür 19. Tapu Müdürlüklerinde yapılan her işlem, mevzuatın öngördüğü şekilde elektronik ortamda ve belirli standartlar oluşturularak işlemlere yön verilmektedir. Örneğin, tapu müdürlüklerinin iş akışı ve yetki devrinde ortaya çıkan farklılıkların ortadan kaldırılarak işlemlerin belirli standartlarda gerçekleştirilebilmesi ve Kurumsal Kalite Yönetim Sistemi ile Kamu Etik Davranış İlkeleri nin tam olarak uygulanabilmesi amacıyla güncel bir Genelgesi bulunmaktadır 20. Tapu işlemlerinin standartlaştırılmasının, Türkiye nin Edirne sinden Kars ına kadar her yerinde uygulamada birlik sağlanması açısından önemi bulunmaktadır. Örneğin satış işleminin mevzuattaki yeri ile TAKBİS sistemindeki işlem basamakları belirlenmiş olduğundan, işlemde aranan belgeler ve TAKBİS işlem aşamaları açısından Türkiye nin her yerinde aynı standartlara göre işlem yapılmaktadır. Bölge Müdürlükleri veya personel bazındaki uygulama ve yazılım farklılıkları giderilerek, alışkanlıklara dayanan uygulamalar mevzuata uygun hale getirilerek, üretilen verilerin standardizasyonunun sağlanması ile bilgilerin kurum içi ve dışı değişilebilirliği ve paylaşılabilirliği artırılmaktadır. İşlemi yapan memur açısından duruma bakıldığında; standartlaşma ile tapu işlemleri memur inisifiyatinden çıkarılarak TAKBİS e bağlanmış olduğundan, işlem başvurusunun alınmasından sonuçlanmasına kadar, işlem basamakları ile işlemi yapmakla görevlendirilen memur karmaşadan kurtarılmıştır. Vatandaş açısından bakıldığında; Türkiye nin her yerinde vatandaş tarafından işlemde ibraz edilmesi gereken belgeler, işlem basamakları ve süreleri açısından belirsizlikler giderilmiştir. 19 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 2009/11 Sayılı "Kamu Hizmet Standartlarının Tespiti" Konulu Genelgesi. 20 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün tarihli ve 2014/1 (1753) sayılı Genelgesi. 45

55 Standartlaşma ile kalite teşvik edilmekte, kalite seviyesi düşük üretimle meydana gelecek emek, zaman ve hammadde israfını ortadan kaldırılmaktadır. Yanlış anlaşılmalar ve anlaşmazlıklar ortadan kaldırılmaktadır. Aşağıda hizmette standartlaştırma gösterilmiştir (Şekil 5.6). Şekil 5.6 Hizmette standartlaşma (Anonymous 2015b) Memur riskini minimize etkisi TMK maddesi gereğince; Devlet, tapu sicilinin tutulmasından doğan zararlardan sorumludur. Devlet tarafından bu zarar ödendikten sonra, zararın doğmasına sebebiyet veren tapu sicil memuruna rücu edilerek, Devletçe ödenen zarar memurdan istenebilmektedir. Taşınmazın ekonomik anlamda değerli bir mal olması sebebiyle, kötü niyetli kişilerce yapılan sahtecilik girişimleri sonucunda, tapu memurunun riski de aynı derecede yükselmektedir. Konunun önemli olduğu Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Sahtecilik Olaylarına Karşı Alınması Gerekli Tedbirler konulu 1431 sayılı Genelgesinde görülmektedir. Söz konusu Genelgeye göre sahtecilik suçları; sahte veraset belgesi veya ilmuhaberle intikal 46

56 ve satış, sahte kimlikle satış, sahte kimlikle ipotek, sahte vekâletname ile satış, sahte vekâletname ile ipotek, sahte veraset senedi veya ilmühaber ve vekâletname ile intikal, satış veya ipotek, sahte tapu kaydı tesisi, sahte ipotek belgesi verilmesi, suretiyle ve daha başka şekillerde oluştuğu, bunların da genellikle; belgenin tüm olarak sahtecilikle düzenlenmesi, harf, rakam veya kelime üzerinde oynanarak başka şekle sokulması, silme, kazıma, ilave, eskitme, yakma, yırtma, lekeleme şekillerinde icra edildiği yönünde tespitlerine yer verilerek, bir takım İdari tedbirler ön görülmüştür. Aksine davranış biçiminin memurları, mali ve cezai mesuliyet altına sokacağından bahisle bu hususlara azami derecede dikkat ve hassasiyet göstermeleri istenilmektedir. Fiziki ortamdaki belgeler ile elektronik ortamdaki belgelerin güvenirlilik bakımından risk derecelerinde önemli farklılık bulunmaktadır. Örneğin ipotek terkini işleminin fiziki terkininde; ilgili bankanın yetki belgesi, ipotek terkini talep yazısı vb. gibi belgeler üzerindeki imzalar ve mühürler çoğu zaman bir takım hilelerle tapu memurunu yanıltabilirken, elektronik ipotek terkini işleminde; ipotek terkin talebi ilgili banka tarafından yapılmak suretiyle, TAKBİS üzerinden yevmiye alma aşamasına kadar getirilerek, bu aşamaya kadar işlemi yapmakla görevli tapu memurunca ilgili bankanın yetki belgesi ile diğer işleme dayanak belgeleri fiziki ortamda aranmak zorunda ve sorumluluğunda kalınmadan, tüm sorumluluğun bankada olduğu, sadece işlem yevmiyesinin alınarak, gerek tapu kütüğü, gerekse TAKBİS ten terkininin işlemi yapıldığı ve söz konusu işlem riskinin minimize edildiği görülmektedir. TAKBİS ile geliştirilen uygulama yazılımlara dahil edilerek, kontrol ve uyarı mekanizmaları ile memurun yaptığı işlemle ilgili risk minimize edilmekte veya ortadan kaldırılmaktadır. Devletin sorumluluğu altındaki tapu sicillerinin düzenli bir biçimde tutulması, taşınmazlarla ilgili her türlü akitli ve akitsiz tapu işlemleri ile tescil işlerinin yapılmasını, siciller üzerindeki değişikliklerin takibini, denetlenmesini, sicil ve belgelerin arşivlenerek korunmasını sağlama görevi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğüne verilmiştir (TKGMTGHK m.2). 47

57 Güncel Tapu Sicili Tüzüğü nün Dördüncü Bölüm ünde İstem ve İşlemin Sonuçlandırılması başlıklı kısmında; tapu memuru tarafından işlem yapılmadan önce hangi belge veya belgelerin işlemde esas alınacağı ve hangi hususlara dikkat edileceği konusu açıklanmıştır. TAKBİS te, her işlem konusuna göre bir işlem ağacı, her işlem ağacı da işlem adımlarından oluşturulmuştur. Burada önemli olan husus; ilgili memur tarafından işleme esas alınacak belgeler unutulmuş olsa dahi sistemin bunu bir uyarı olarak işlem monitörüne getirmesi ve ilgili belgeler girilmeden işleme devam edilememesidir. Bu yönüyle bakıldığında, TAKBİS le memur inisiyatifinin göz ardı edilerek, dikkatsizlik nedeniyle doğabilecek muhtemel Hazine zararlarının önüne geçilmek istenilmiştir. Aşağıda TKGM nin 2014 yılı aylara göre dava dosyalarının dağılımı gösterilmiştir (Şekil 5.7). Şekil 5.7 TKGM 2014 yılı aylara göre dava dosyalarının dağılımı (Anonim 2015j) Eğitim etkisi İlgili memura ekranı üzerinden yaptığı işlemle ilgili en son mevzuat desteği ve yapılan işlemle ilgili açıklayıcı bilgi sağlanarak, kendi ekranı üzerinden bilgisayar destekli eğitim imkânı getirilmektedir. 48

58 TAKBİS te satış işleminde; satışı yapmakla görevlendirilen tapu memuru, bilgisayar ekranı üzerindeki simgeler ve işlem basamaklarındaki uyarılarla yönlendirilmektedir. Başvuru Fişleri ekranında talep edilen işlem için başvuru oluşturulurken, (Ekle) butonuna basılır, Başvuran T.C. Kimlik bölümüne başvuran kişinin T.C. numarası yazılır butonuna basılır MERNİS te kayıtlı olan bilgiler Başvuran Adı-Soyadı ve Başvuran Adresi bölümlerine düşer. MERNİS te kayıtlı olan adres bilgisinden farklı bilgi girilmek istenir ise bölümüne işareti konulur adres bilgisi manuel olarak girilebilir. Başvuruya Ait Taşınmaz (Zemin Tanım) kısmında bulunan butonu kullanılarak Zemin Tespit ekranına gidilir. İşleme konu taşınmaz bilgilerinin girişi yapılarak sorgulaması yapılır. Sorgulama sonucu tespit edilen taşınmaz, butonu ile seçilerek Başvuru Fişleri ekranına getirilir. Başvurunun tamamlanabilmesi için diğer ilgili alanların da girişi de yapılır. Kaydet ve Uygula butonlarına basılarak başvuru kayıt altına alınır. Çıkış butonuna basılarak ilgili ekrandan çıkılır (Anonim 2015ş). Aşağıda TAKBİS satış işlemi aşamasında; ekranın sol alt köşesinde, işlemi yapan görevli memurun dikkatine sunulan mevzuatla ilgili açıklayıcı bilgi gösterilmiştir (Şekil 5.8). Şekil 5.8 TAKBİS te satış işlemi aşamalarından bir bölüm (Anonim 2015k) 49

59 5.4.7 İşlem alanını genişletici etkisi Her ilçenin idari sınırlarının bir tapu sicili bölgesi olduğu, taşınmazlara, bulundukları bölgenin tapu siciline kaydedileceği, tapu sicilinin, her mahalle veya köy için ayrı ayrı düzenleneceği ve taşınmazlara Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından Türkiye Cumhuriyeti taşınmaz numarasının verileceği, birden çok bölgede bulunan taşınmazda; diğer bölge sicillerine kayıtlı olduğu belirtilmek suretiyle her bölgedeki sicile ayrı ayrı kaydedileceği, söz konusu taşınmaza ilişkin tescil istemleri ve tescil işlemleri taşınmazın büyük kısmının bulunduğu bölgede yapılacağı ve yapılan tescil kütüğe işlenmek üzere diğer bölgelerdeki ilgili müdürlüklere bildirileceği hüküm altına alınmıştır (TST m.6). Taşınmaz hangi ilçede bulunuyorsa, tapu işlemi de o ilçe sınırları içerisinde yapılmaktayken, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından yapılan bir Genelge 21 ile Tapu Müdürlüklerinin yetki alanı dışında ve farklı sicil bölgelerinde bulunan taşınmazların işlemlerinin yapılmasının önü açılmıştır. Üretilen verilerin Genel Müdürlükte kurulacak sisteme akmasıyla entegre bir yapı oluşturularak, mevzuat değişikliği yapılması halinde vatandaşın satış benzeri işlemleri Türkiye nin herhangi bir yerinden yapabilmesi sağlanmaktadır. Vatandaşların tapu işlemleri sadece kayıtlı bulundukları Tapu Müdürlüklerinden değil, kendilerine en yakın Tapu Müdürlüğünden yapabilmeleri imkânı sağlanmıştır (Anonim 2015t). Aşağıda yurt içi işlem alanı gösterilmiştir (Şekil 5.9). 21 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün tarihli ve 2014/8 (1760) sayılı Genelgesi 50

60 Şekil 5.9 İşlem alanı (Anonim 2015l) Hiyerarşik izlenme etkisi Müdürlüklerin ve müdürlük personelinin performansının üst hiyerarşi tarafından izlenebilmesi sağlanmaktadır. Kamu hizmetinde, yönetici olsun ya da olmasın her bir personelin kişisel başarısı, verimliliği sağlayan en önemli kaynaklardan birini oluşturacağı düşünülerek kamu personelinin performansını artırmaya yönelik düşünceler ortaya atılmış ve bu gerçekten hareketle, performans kavramı ve değerlendirmesi, günümüzde sistematik bir çalışma alanı olarak değerlendirilmektedir. Kamu kesiminde performans değerlendirmesi, başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak, personelin eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve iş performansını arttırmak amaçlarıyla yönetsel bir araç olarak kullanılmaktadır. Performans değerlendirmesi işleminin başarılı olabilmesi için, büyük ölçüde, değerlenenler ile değerleyiciler tarafından bu sistem özümsenmelidir. Performans yönetim sistemi; çalışanın başarısının adil ve standart kriterlerle ölçülmesi, etkin bir 51

61 iletişim süreci oluşturularak kişilere geri bildirimde bulunulması, çalışanın davranış, bilgi ve becerilerini izleme ve değerlendirme olanağının bulunması sureti ile çalışanın geliştirilmesi ve performansının iyileştirilmesi hedef alınmaktadır. Asıl amaç ise kurumun verimliliğinin, etkinliğinin ve tutumluluğunun artırılarak kaliteli hizmet sunumunun sağlanmasıdır. Aşağıda Tapu Müdürlüklerinin hiyerarşik olarak izlenebilme durumu gösterilmiştir (Şekil 5.10). Şekil 5.10 TAKBİS tapu müdürlükleri performans verileri (Anonim 2015m) Rapor üretme etkisi Memur inisiyatifinin ortadan kaldırılarak, işlemlerin mevzuata uygunluğu, vatandaşa en kısa sürede ve doğru sonuç sağlanarak, devletle vatandaş arasında zaman içinde yıpranan güven duygusunu geliştirilerek, merkezde oluşan bilgiler kullanılarak, Bölge Müdürlükleri ve Genel Müdürlük merkez birimleri için karar destek fonksiyonları ve raporlar üretilebilmektedir. İçinde yaşadığımız çağda, bilgi, ekonomik ve stratejik kaynak haline dönüşmüştür. Çok 52

62 katmanlı hiyerarşik yapıya ve ülke geneline dağılmış taşra teşkilatına sahip kurumların yönetsel ve işlevsel faaliyetlerinin entegre bilgi sistemi mantığı ile otomasyona tabi tutulması ile üretilen veya sahip olunan bilgi; görünen, paylaşılabilir, değerlendirilebilir ve karar üretebilir hale dönüştürebilmektir. Bilgi görünebilir ve paylaşılabilir olduğu sürece ekonomik yarar sağlar ve stratejik sonuçların üretilmesini mümkün kılar. Kâğıt üzerindeki bilginin paylaşımı zahmetli, zaman alıcı olup, yüksek maliyet ve yoğun emek gerektirmektedir. Ayrıca, bu tür bilgilerin aradaki hiyerarşi katmanlarında kaybolması veya değiştirilmesi de mümkün olabilmektedir. Bilgi çağında bilginin bir yerlerde var olması değil, kullanıcılara zamanında sahip oldukları yetkiler çerçevesinde doğru, güncel ve hızlı olarak sunulması, çözüme yönelik analizlerin üretilmesi, karar mekanizmalarının zamanında ve doğru kararlar alabilmelerine imkân sağlanması önemli ve anlamlıdır. TAKBİS ile grafik ve sözel bilgilerin ilişkilendirilmesi sağlanarak tapuda işlem görmekte olan bir taşınmazın tüm bilgileri ilgilisi tarafından görülebileceği için hileli satışlar ve hataların büyük çoğunluğu engellenmektedir. Tapu Müdürlüklerinin iş yüküne paralel olarak, mevcut verileri zamanında güncelleme, kurum içi analiz ve değerlendirmelerini yapılması, vatandaşlara, veri talep eden ilgili kurum ve kuruluşlara doğru, güncel ve güvenilir bilgi desteği sağlanması, TAKBİS in etkin, hızlı ve güvenli rapor üretiminden kaynaklanmaktadır. Aşağıda taşınmaza ait sorgulama raporu gösterilmiştir (Şekil 5.11). Taşınmazla ilgili sağlıklı analizlerin yapılabilmesinin doğru rapor üretilmesi ile mümkün olabileceği, doğru raporun üretilmesinin ise; verilerin elektronik ortama güvenli bir şekilde girilmesiyle sağlanabileceği düşünülmektedir. Elektronik ortamın işleyiş biçimi ve hızı ile etkin, hızlı rapor üretimine imkân sağlandığından bilgiye daha hızlı ulaşılmaktadır. Bu durumun da vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar açısından zaman ve iş kalitesi yönünden son derece faydalı sonuçlar doğurduğu söylenebilir. 53

63 Şekil 5.11 Taşınmaz sorgulama raporu (Deniz 2013) 54

64 İstatistiki veri üretme etkisi Kamu kuruluşu için taşınmaz ile ilgili stratejik konularda anlık istatistiki sonuçlar üretilebilmektedir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 2014 yılı faaliyet raporunun; TAKBİS projesinin amaçları bölümünde; Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin çalışma yapısının gözden geçirilmesi iş analizinin yapılarak uygulamada standart sağlanması, veri girişi ve entegrasyonunu takiben tapu ve kadastro ile ilgili her tür işin bilgisayar ortamında yapılması, her kademedeki personelin rahatlıkla kullanabileceği uygulamalar geliştirilmesi olarak belirtildiği görülmektedir. TAKBİS üzerinden elde edilen istatistiki veriler aylık olarak performans denetiminin sağlanmasında, düşük/yüksek performanslı personelin tespit edilmesinde, elde edilen sonuçlara göre gerekli önlemlerin alınmasında kullanılabilmektedir. Rapor üretime etkisi ile istatistiki verileri birbiriyle çok yakından ilişkili olmakla birlikte, istatistiki veri üretme etkisiyle; TAKBİS te üretilen raporlardan/diğer verilerden oluşturulan istatiksel veriler ifade edilmek istenmektedir. Tapu ve Kadastro verilerine yargı, kamu kuruluşları, icra daireleri, özel şirketler, bankalar ve vatandaşlarca yoğun bir ilgi duyulmaktadır. Elektronik ortamda istatistiki veri üretimi ile; tapu kayıtları üzerindeki değişikliklerin kolaylıkla izlenebilmesine, bilgiye hızlı ulaşılmasına, kırtasiyeciliğin azaltılmasına, kaliteli iş üretilmesine, kurumlar tarafından hizmetlerin çok daha hızlı ve etkin bir şekilde yerine getirilmesine ve doğru analizlerin yapılmasına imkân sağlanmaktadır. Aşağıda TKGM 2015 Yılı muhtelif tapu işlemlerine ait Ocak-Şubat Dönemi değer ve harç miktarlarını gösteren istatistiki bilgiler gösterilmiştir (Çizelge 5.12). 55

65 Çizelge 5.12 Türkiye de tapu müdürlüklerinde toplam işlem, değer ve harç tutarları (2015 Yılı Ocak-Şubat Dönemi) (Anonim 2015n) 2015 YILI (OCAK-ŞUBAT DÖNEMİ) TÜRKİYE GENELİ TOPLAM İŞLEM, DEĞER VE HARÇ MİKTARLARI (Türkler, Türk ve Yabancılar ve Yabancılar Arasında) İşlem Tanımı İşlem Sayısı Değer (TL) Harç (TL) 01-Satış Bağış ÖKBA Taksim İntikal İpotek (Şahsi) İpotek (Zirai) Konut İpoteği İpotek Terkini (Şahsi) İpotek Terkini (Zirai) Cins Tashihi Diğer Tashihler Kamulaştırma Diğer İşlemler İmar Uygulaması 350 TOPLAM

66 TAKBİS üzerinden elde edilen istatistiki verilerin aylık olarak performans denetiminin sağlanmasında, düşük/yüksek performanslı personelin tespit edilmesinde, elde edilen sonuçlara göre gerekli önlemlerin alınmasında kullanılması, sonuçların değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınmasından tapu müdürü ve bölge müdürü birlikte sorumlu olması, koordinasyon ve denetim bölge müdürlüğünce sağlanması yönünde Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Tapu Müdürlüklerinin İş Akışı ve Yetki Devri konulu 2014/1 sayılı Genelgesi ile düzenleme yapıldığı görülmektedir. Bu Genelge, adı geçen Genel Müdürlük tarafından tapu müdürlüklerinin iş akışı ve yetki devrinde ortaya çıkan farklılıkların ortadan kaldırılarak, işlemlerin belirli standartlarda gerçekleştirilebilmesi ve Kurumsal Kalite Yönetim Sistemi ile Kamu Etik Davranış İlkeleri nin tam olarak uygulanabilmesi amacıyla hazırlanmıştır. 57

67 6. FİZİKİ VE ELEKTRONİK ORTAMIN TAPU İŞLEMLERİNİN YAPILMASINDAKİ ETKİLERİ 6.1 Tapu İşlemi Arşiv İlişkisi Kanunlarda veya Tapu Sicili Tüzüğü nde belirlenen istisnalar dışında, yazılı istem olmadıkça tapu sicili üzerinde işlem yapılamayacağı hüküm altına alınmıştır (TST m. 16). Kanuni istisnaların dışında, tapu sicilinde hak sahibi olan kişilerin istemde bulunabileceği, tescilden önce hak sahibi olmuş kişilerin de hakkın tescili için gerekli belgeleri ibraz ederek istemde bulunabileceği belirtilmiştir (TST m. 17). Tapu Sicili Tüzüğü nün 5. maddesine göre; tapu sicilinin, Devletin sorumluluğu altında, tescil ve açıklık ilkelerine göre taşınmazlar ile üzerindeki hakların durumlarını göstermek üzere tutulan sicil olması sebebiyle, tapu işlemlerinin yapılmasında asıl önemli olan husus; istemin, müdür veya görevlendireceği tapu görevlisi tarafından incelenerek, hak sahibi tarafından yapılıp yapılmadığının belirlenmesidir (TST m. 18). İstemin hak sahibi tarafından yapılıp yapılmadığının belirlenmesinde; tapu memuru tarafından işlem yapılmadan önce, istem sahibinin tapu sicilindeki kaydıyla (tapu kütüğü, edinim resmî senedi, tescil istem belgesi vb. diğer belgeler) hak sahibi olduğu iddiasında bulunan kişi tarafından Tapu Müdürlüğüne işlem öncesinde ibraz edilen belgelerin karşılaştırılmasının 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu nun maddesi karşısında son derece önemi bulunmaktadır. Sözü edilen belgelerin karşılaştırılması ise tapu arşivi ile mümkün bulunmaktadır. Fiziki arşivlemedeki artan belge hacmi karşısında mekân yetersizliği problemiyle karşılaşıldığından, söz konusu belgelerin elektronik ortamda arşivlenmesiyle fiziki yetersizliğe yol açan birikmenin önüne geçilmiş ve böylelikle mekânsal kazanım sağlanmıştır. Bu konuya Mekânsal kazanım etkisi başlıklı bölümde değinilmiş olup, Tapu işlemlerine, işleme esas alınması gereken belgelerin türü ile arşivlemenin 58

68 esasları gerek mülga Tüzük te, gerekse güncel Tüzük te açıklanmıştır 22. Tapu işlemlerinde kullanılacak belgelerin şekilleri, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından belirlenmektedir (TST m. 86). Arşiv, ilgilisi tarafından yapılması talep edilen tapu işleminde; istemin gerçek hak sahibinden gelip gelmediğinin araştırılmasına olanak sağlayan, işlemde esas alınan belgelerin kontrolü sağlayan, işleme temel dayanak oluşturan, güvenlikle yürütülmesini sağlayan, hakları oluşturan belgelere koruma sağlayan, geçmiş ve gelecek arasında köprü kuran işlevsel bir araç olarak düşünülebilir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Evrak, dosya ve arşiv konulu 05/11/2010 tarihli ve 2010/20 (1713) sayılı Genelgesinde; arşiv, Genel Müdürlüğün gördüğü hizmet ve yaptığı işlemler sonucu meydana gelen, sicil ve belgelerin kullanıma hazır vaziyette muhafaza olduğu birim ve yerleri olarak tanımlanmış, arşiv hizmetinin amacı ise, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra teşkilatının gördükleri hizmetlerin, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait evrak ve belgelerin kayıt, değerlendirme, çıkış, ilgili ünitelerine gönderilme, teslim edilme, bir arada bulundurma ve dosyalama esas ve usullerini düzenlenerek iş ve işlemlerin uyumlu, süratli ve verimli bir şekilde yapılmasının ve arşivlenmesinin sağlanması olarak belirtilmiştir. Aşağıda tapu işlem akışı ve kontrolü gösterilmiştir (Şekil 6.1). 22 Mekânsal kazanım etkisi başlıklı nci bölüm. 59

69 Şekil 6.1 İşlem akışı ve kontrolü (Anonim 2015o) 6.2 Fiziki Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri Belgelerin saklanması, korunması, kayıt altına alınması ve bu şekilde geleceğe aktarılmasının tarihsel bir değerinin olmasının yanı sıra tapu işlemlerinin güvenli, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi açısından temel oluşturan, teknolojinin gelişmesi ile birlikte arşivleme yöntemi, işleme esas oluşturan evrak-ı müsbitenin güvenle korunabilmesi için tedbirlerin alınması gerektiği hususu da önem kazandığından, fiziki arşiv konusunda, tarihsel süreç içerisinde birçok düzenleme getirilmiş olup, bu hususa 3.2 Türkiye de arşiv çalışmaları başlıklı bölümde değinilmiştir. 23 Evrak; görülen hizmetler, yapılan iş, işlem ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşları, gerçek veya tüzel kişiler tarafından üretilen her türlü yazılmış, basılmış, postalanmış, fakslanmış, e-posta, cd, disket ya da benzeri elektronik ortamına aktarılmış belgeler ile kayıt bandına veya filme alınmış belgeler, belge ise; Arşive kaldırılması gerekli CD, disket yâda benzeri elektronik ortamına aktarılmış belgeler ile 23 Türkiye de arşiv çalışmaları 3.2 nci bölüm. 60

70 kayıt bandına veya filme alınmış belgeleri, evrakı, dosya, defter ve benzeri malzeme olarak tanımlanmış olup, fiziki arşivleme konusunda açıklık getirilmiştir 24. Fiziki ortamdaki arşivlemenin yöntemi; Tapu Sicili Tüzüğü, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Evrak, dosya ve arşiv konulu 05/11/2010 tarihli ve 2010/20 (1713) ve tarihli ve 2012/8 (1730) sayılı Genelgeleri ile detaylı bir biçimde açıklanmıştır. Söz konusu düzenlemeler içinde fiziki arşiv; 25/11/2010 tarihli ve 6083 sayılı Kanun un 5. maddesinin 2. fıkrasının d bendine ve 9. maddesinin 1. fıkrasına dayanılarak hazırlanan Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Fiziki Arşiv Standartları konulu tarihli ve 2012/8 (1730) sayılı Genelgesinde detaylı olarak belirtilmiştir. Bahse konu Genelgede; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatı arşiv mahzenlerinin düzenlenmesi ile ilgili fiziki şartların belirlenmesi, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemelerin korunması hususlarında arşivlerin etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesine yönelik usul ve esasların düzenlenmesi amaçlanmıştır. Ayrıca, fiziki yerleşim alanlarına ait özellikler ile bunlara ilişkin kurallar, kurum, birim/ünite arşivleri, arşiv binaları ve mahzenlerin yapı iç donanımları özellikleri, arşiv mahzenlerinde kullanılacak ekipmanlar, arşiv malzemelerinin korunmasına ilişkin genel esaslar, arşiv personelinin çalışma mahalleri ile araştırmacı büroları, çalışan personel ile ilgili genel kurallar ve sorumluluk gibi hususlar detaylı olarak açıklanmıştır. Diğer yandan, bu Genelge ile elektronik ortamla ilgili bazı tanımlamalara da yer verildiği görülmekle birlikte ilerleyen bölümlerde bu hususa ayrıca değinilecektir. Fiziki ortamda yapılan tapu işlemlerine daha çok güncel Tapu Sicil Tüzüğü öncesi düzenlemelerde rastlanmaktadır. Mülga Tapu Sicili Tüzüğü nün 12. maddesinde; Kanunlarda veya bu Tüzük te yazılı istisnalar dışında, yazılı istem olmadıkça tapu sicili üzerinde işlem yapılamayacağı, aynı Tüzüğün 13. maddesinde ise; istemin, müdür veya görevlendireceği bir memur tarafından incelenerek hak sahibi tarafından yapılıp 24 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün tarihli ve 2010/20 (1713) sayılı Genelgesi m.2/c,d, m.14 ila 25 61

71 yapılmadığının saptanacağı, istemde bulunan hak sahibi gerçek kişi ise, nüfus cüzdanı veya pasaport istenilerek kütük, resmî senet ve taşınmaz dosyasındaki belgelerde yer alan imza ve fotoğraflara göre aynı kişi olup olmadığının belirleneceği yönünde iken, güncel Tapu Sicili Tüzüğü nün 18. Maddesine göre; istemde bulunan hak sahibi gerçek kişi ise, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaralı nüfus cüzdanı isteneceği, ibraz edilen kimlik bilgileri ile tescile esas belgelerde yer alan nüfus bilgileri karşılaştırılarak istemde bulunan ile hak sahibinin aynı kişi olup olmadığının tespit edileceği yönünde açıklama getirilmiştir. Örneğin, TAKBİS öncesi satış işleminde; mülga TST gereğince, satıcının hak sahibi kişi olduğunun belirlenmesinde, mülkiyet hakkı sahibi satıcı olduğundan, satıcıdan nüfus cüzdanı veya pasaport istenilerek kütük, resmî senet ve taşınmaz dosyasındaki belgelerde yer alan imza ve fotoğraflara göre aynı kişi olup olmadığının belirleneceği hüküm altına alındığından, satıcı veya satıcının vekili tarafından ibraz edilen nüfus cüzdanı ile Tapu Müdürlüğüne yapılacak yazılı başvuru sonucunda; tapu memurunca işlemin karşılanabilmesi için anılan Tüzük maddeleri gereğince, satıcı tarafından ibraz edilen nüfus cüzdanı ile tapu kütüğü, edinim resmî senedi ve taşınmaz dosyasındaki belgelerde yer alan imza ve fotoğrafların karşılaştırılması sonucunda, aynı kişi olduğunun tespitinin yapılarak kanaat getirilmelidir. Tapu sicili açısından kanaat getirilmesi ise; arşiv belgeleri ile ibraz edilen belgelerin güvenliği ile mümkün olabilmektedir. Belge güvenliğinin olmadığı hallerde; sahtecilik işlemlerinin yapılmasına, TMK maddesi çerçevesinde hazine zararının doğmasına zemin hazırlanmaktadır. Bunun da kamu ekonomisi açısından doğuracağı zararlar düşünüldüğünde, yaratacağı olumsuz etkiler göz ardı edilmemelidir. Aşağıda belge üzerinde yapılan sahtecilik gösterilmiştir (Şekil 6.2). 62

72 Şekil 6.2 Belgede sahteciliği gösterir şema (Anonim 2015ö) Fiziki tapu işleminde; edinim resmî senet, işlemle ilgili diğer belgelere ait dosya tapu arşivinde bulunduğundan, işleme başlanılmadan önce, tapu kütüğünün ilgili sayfasında hak sahibi iddiasında olduğu kişinin tapu tesciline ilişkin kaydı bulunmakta, daha sonra tescile dayanak oluşturan edinim resmî senedi ve işlemle ilgili diğer belgelerin bulunduğu dosyasının arşivden gelmesi beklenilmekte, işlemle ilgili yukarıda anılan belgeler geldikten sonra, satıcı tarafından ibraz edilen nüfus cüzdanı ile tapu kütüğü, edinim resmî senedi ve taşınmaz dosyasındaki belgelerde yer alan imza ve fotoğrafların karşılaştırılması sonucunda, aynı kişi olduğunun tespit edilerek yeterli kanaat oluşması halinde yapılmaktadır. Fiziki arşiv ve manuel ortamda (daktilo veya bilgisayar) gerçekleştirilen tapu işlemleri yeterince hızlı ve etkin yapılamamaktadır. Aşağıda Tapu Müdürlüğünde işlem öncesi yapılan inceleme gösterilmiştir (Şekil 6.3). 63

73 İşlemi yapmakla sorumlu personel öncelikle işleme konu taşınmaz/taşınmazların tapu sicilini ve kimlik tespitine yarar belgelerini (resmi senet vb.) inceler. Şekil 6.3 İşlem öncesi inceleme için gerekli belgeler (Anonim 2015o) 6.3 Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri 6083 sayılı Kanun un 5. maddesinin 2. fıkrasının d bendinin 2. fıkrasında; sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemelerin yapılması, iş ve işlemlerin yürütülmesi görevi adı geçen Genel Müdürlüğe verilmiştir. Bu görevin yerine getirilmesi amacıyla, tapu sicilinin elektronik ortamda tutulması, elektronik ortamda işlem yapılması, elektronik ortamda verilere erişim hakkı, erişim ve bilgi güvenliği gibi konuların Tapu Sicili Tüzüğü nde düzenlendiği görülmektedir (TST m. 12 ila 15). İnceleme sonuçlarına göre; tapu kayıtlarının elektronik ortamda tutulması halinde, ana ve yardımcı siciller TAKBİS içerisinde saklanıp yönetilmekte, söz konusu sistemde saklanan ve güvenliği sağlanan taşınmaza ilişkin bilgiler sicilde esas alınmakta, TAKBİS üzerindeki kayıtlarda, sicillerin elektronik ortamda tutulmaya başlandığı tarihten sonraki bilgilerin gösterilmesi de mümkün olmaktadır. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek resmî şekle tabi olmayan belge ve kayıt örneği verilmesi gibi işlemler, elektronik ortamda başvuru yapılarak ve elektronik imza dahil diğer kimlik doğrulama yöntemleri kullanılarak tamamlanabilmektedir. 64