ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ

Transkript

1 ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ GG/AA/YYYY-ŞEHİR KURULUŞ ADI İnönü Mah. Kayışdağı Cad. Yeşilkonak Sitesi A/Blok No:178/7 K.Bakkalköy Kadıköy / İstanbul Tel: Fax: Web: info@sistemer.com F-070 / 05 Rev / 6

2 BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ 1. TARAFLAR 1.1. İŞGÖREN: SİSTEMER Uluslararası Belgelendirme ve Dış Ticaret San. Tic. Ltd. Şti. Adres: İnönü Mah. Kayışdağı Cad. Yeşilkonak Sitesi A/Blok No:178/7 K.Bakkalköy Kadıköy / İstanbul Tel: Fax: Sözleşmede kısaca SİSTEMER olarak anılacaktır İŞVEREN: Kuruluş Adresi: Saha Adresleri: Tel:.. Fax: Sözleşmede kısaca Kuruluş olarak anılacaktır. 2. SÖZLEŞMENİN KONUSU 2.1. ISO 9001:2008 yönetim sistemlerinin belgelendirilmesi ve belge kullanımı konusunda uygulanacak esasları belirler. 3.GENEL ŞARTLAR 3.1. ISO 9001:2008 belgesi, sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Sözleşmeyi imzalayan kuruluş bu sözleşme hükümlerine kayıtsız ve şartsız uymayı taahhüt eder ISO 9001:2008 belgesinin kullanılması ile ilgili olarak üçüncü şahıslar nezdinde bütün hukuki, mali ve teknik sorumluluk, kuruluşa aittir Kuruluş adresinde, yasal, ticari veya tüzel kişiliğinde, organizasyon ve kritik personelinde (örneğin üst yönetim, firma sahipleri, kalite yönetim temsilcisi, teknik personel, karar alıcılar v.b) herhangi bir değişiklik olursa 30 gün içerisinde SİSTEMER e bildirmek zorundadır. Kuruluş, kendi şartlarında değişiklik olması durumunda (kapsam genişletme, kapsam daraltma, çalışan sayısı, yeni şube eklenmesi vb.) denetim süresi, belgelendirme, gözetim ve yeniden belgelendirme ücretleri değişebilecektir, bu değişiklikler denetim öncesinde Sistemer tarafından kuruluşa bildirilir Kuruluş; Aşama 1 denetimi, Aşama 2 denetimi, gözetim denetimi, yeniden denetim ile şikayetlerin çözümlenmesi amacıyla bütün alanlara (belgelendirme başvurusunda bulunduğunuz tüm adreslere), kayıtlara (iç denetim ve YGG kayıtları dahil) ve personele erişim de dahil, denetimlerin yapılabilmesi için gerekli tüm düzenlemeleri yapacaktır Kuruluş; belgeyi SİSTEMER in itibarını zedeleyecek bir şekilde kullanmayacak ve SİSTEMER i yetkisiz kılacak veya yanlış yola sevk edebilecek açıklamalar yapmayacaktır Kuruluş; belgeyi, sadece yönetim sisteminin belirlenmiş standartlara veya diğer standart özelliğindeki dokümanlara uygunluğunu belirlemek için kullanacak ve belgeyi bir ürün veya hizmetin SİSTEMER tarafından onaylandığını göstermek amacı ile kullanmayacaktır. Kuruluş, sadece belgelendirildiği alanla ilgili olarak belgelendirildiğini iddia edebilir Kuruluş; hiçbir belgelendirme dokümanını, raporunu veya logoları ya da bunların bir kısmını yanıltıcı tarzda kullanmayacaktır Kuruluş kendi belgelendirmesine ait dokümanlar ile broşürler veya reklâmlar gibi iletişim araçlarında, yapılan atıflarda, SİSTEMER in belirlediği kurallara uyacaktır. 3.9.Kuruluş, yönetimin gözden geçirmesi ve iç denetim maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, denetim ekibine bu uygulamalara ait kayıtları belgelendirme denetimlerinde ibraz etmek zorundadır. F-070 / 05 Rev / 6

3 3.10.Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgenin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir Belgenin verilmesi, sürdürülmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması askıya alınması ve iptali SİSTEMER sorumluluğundadır Belgelendirme kuralları talimatında belirtilen 5.12 Kuruluş yükümlükleri maddesi kuruluş tarafından, 5.13 SİSTEMER in yükümlülükleri maddesi SİSTEMER tarafından yerine getirilecektir. (Belgelendirme kuralları için adresine bakınız) TÜRKAK, Sistemer tarafından belgelendirilen kuruluşları denetleme hakkına sahiptir Sistemer in faaliyet alanını değiştirmesi, işyerini kapatması ve benzeri durumlarda belgelendirme faaliyetini durdurduğu takdirde, müşterilere bilgi verir, eş akreditasyona sahip başka bir belgelendirme kuruluşuna yönlendirir ve varsa o döneme ait ödemelerin geri iadesi yapılır. 4. BELGELENDİRME ŞARTLARI 4.1.Aşama 1 Denetimi Belgelendirme Sözleşmesi nin karşılıklı olarak imzalanmasından sonra, başvuru evrak ve dokümanları (Kalite El Kitabı ve Prosedürler) en geç 15 gün içerisinde SİSTEMER ofisine ulaştırılmalıdır. Kuruluşunuza ait dokümanlar, ISO 9001:2008 standardına uygunluk açısından incelenecek ve düzeltilmesi gereken bir durum olması halinde bir rapor ile tarafınıza bildirilecektir. Eğer Aşama 1 denetimi saha da gerçekleştirilecek ise sistem dokümantasyon kontrolü saha da gerçekleştirilecektir. Aşama 1 denetimi çerçevesinde değerlendirilecek konular şunlardır: lokasyon ve saha ile ilgili koşulların değerlendirilmesi, kuruluşun statüsü ve standart şartlarını karşılamasını proseslerin, hedeflerin ve çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili olarak gözden geçirilmesi, uygunluk ve düzenleyici unsurlarla ilgili kapsam, prosesler, lokasyonlara göre ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması, Aşama 2 kaynakları ve müşteri kuruluşla Aşama 2 tetkikinin detayları üzerinde anlaşılması, başvuran kuruluşun prosesleri ve yönetim sisteminin anlaşılması ile Aşama 2 hazırlığının yapılması, iç tetkik ve yönetim gözden geçirmelerin yapıldığının değerlendirilmesidir. Aşama 1 denetimin SİSTEMER tarafından gerçekleştirilmesi sonrasında, ilgili bulgular kuruluşunuza bildirilerek dokümanlarda söz konusu olabilecek değişiklikler, belgelendirme denetimi öncesinde tamamlanmalı ve SİSTEMER ofisine ulaştırılmalıdır. 4.2.Aşama 2 Denetimi Aşama 2 denetimi, ISO 9001:2008 standardı ve sistem dokümanlarına uygunluğunu tespit etmek amacı ile SİSTEMER denetim ekibi tarafından gerçekleştirilecektir. Aşama 2 denetiminin süresi, SİSTEMER e beyan ettiğiniz bilgiler doğrultusunda belirlenecek ve denetim öncesinde bir plan halinde bildirilecektir. Aşama 2 denetiminin sonucunda sisteminizin standarda uygunluğunun tespit edilmesi durumunda kuruluşunuz ISO 9001:2008 belgesini almaya hak kazanacaktır. Kuruluş; Aşama 2 denetiminin başarıyla tamamlanmasını takiben, SİSTEMER denetim ekibi tarafından belge verilmesi önerilecektir. Belgenin düzenlenmesi belge kararından sonra gerçekleştirilecektir Gözetim Denetimleri Gözetim denetimleri, kuruluşumuzun ISO 9001:2008 standardına uygunluğunun devamının kontrolü amacı ile SİSTEMER denetim ekibi tarafından yılda en az bir olmak üzere gerçekleştirilecektir. 3 (Üç) yıllık belgegeçerlilik süresi içersinde, kuruluşunuzun ISO 9001:2008 standardına uygunluğunun devamını kontrolü amacı ile SİSTEMER denetim ekibi tarafından yılda en az bir kez olmak üzere gözetim denetimleri gerçekleştirilecektir. F-070 / 05 Rev / 6

4 4.4. Takip Denetimi Belgelendirme denetiminde, sistemin genel işleyişini etkileyecek derecede uygunsuzluk(lar) tespit edilmesi durumunda gerçekleştirilecek olan denetimlerdir. Takip denetimleri, belgelendirme denetimini gerçekleştiren denetim ekibi tarafından ya da uygun görülen bir denetim ekibi tarafından gerçekleştirilecektir. 5. LOGO KULLANIMI 5.1.Logo kullanımı ile ilgili uyulması gereken hususlar, bu sözleşme ekinde verilen Logo Kullanım Talimatı ile belirlenmiştir. Bu talimata, SİSTEMER web adresinden de ulaşılabilir. 6. SÖZLEŞME GEÇERLİLİK SÜRESİ 6.1. ISO 9001:2008 standardına göre yapılan belgelendirme için belge geçerlilik süresi 3 (üç ) yıldır. Bu sözleşme belgelendirme prosesinin başladığı tarihten, belge geçerlilik süresi sonuna kadar geçerlidir Kapsam değişikliği, adres değişikliği ve unvan değişikliği denetimlerinde, sözleşme süresinde her hangi bir değişiklik yapılmaz. Belgenin geçerlilik süresi için, ilk belge tarihi baz alınarak belge yeniden düzenlenir ve yapılan değişiklikle ilgili yeni sözleşme imzalanır. 7.BELGENİN ASKIYA ALINMASI 7.1. Kuruluş belgenin askıya alınması veya iptali durumunda, SİSTEMER tarafından istenildiği şekilde, içeriğinde belgelendirmeye atıf yapılan bütün reklâm malzemelerinin kullanımını durduracak ve belgeyi en geç 30 gün içinde iade edecektir Belgeli kuruluşların belgelerinin kullanılmasını, aşağıda belirtilen durumlarda, Belgelendirme Komitesi kararı ile (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınabilir. Kuruluşun talebi, Gerçekleştirilen denetimler sonucunda majör uygunsuzlukların bulunması, Denetimlerde tespit edilen minör uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi, Kuruluşun sözleşme metnindeki yükümlülükleri, belgenin iptalini gerektirmeyecek ölçüde ihlal etmesi Belgelendirme kapsamında yer alan ürün / hizmete ilişkin, ilgili standart dışında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmediği tespiti, Kuruluşun talebi ile grev, lokavt, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara verilmesi veya benzeri sebeplerden dolayı kuruluşun üretimini / hizmetini durdurması, Kuruluşun, gözetim denetimi tarihini sürekli erteleme talebinde bulunması, Belgelendirme kurallarına uyulmaması, SİSTEMER belge ve logosunun yanlış kullanımı, Belge veya denetim ücretlerinin ödenmemesi, Belge ve logo kullanım şartlarına uymaması Belgenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Komitesi tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı ilgili kuruluşa yazılı olarak bildirilir. SİSTEMER gerekli gördüğünde, askıya alma süresini Belgelendirme Komitesi kararıyla bir defa daha ve en çok üç (3) ay uzatabilir. 8. BELGENİN ASKI HALİNİN KALDIRILMASI 8.1 Belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak SİSTEMER e bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile SİSTEMER tarafından kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir Askı halinin kaldırılması kapsamında gerçekleştirilen denetimin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan kuruluşun belgesinin askı hali kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin iptali yoluna gidilir Belgenin askı halinin kaldırılması kuruluşa yazılı olarak bildirilir. F-070 / 05 Rev / 6

5 9. BELGENİN İPTAL EDİLMESİ 9.1. Belge aşağıdaki durumlarda iptal edilir; Kuruluş talebi, Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi, Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi, Kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi, Kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması, Kuruluşun askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi, Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması, Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması, Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması, Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması, Kuruluşun, gözetim denetimini kabul etmemesi, 9.2. Kuruluşun belgesi askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa Belgelendirme Komitesi kararı ile ek süre verilebilir veya belgesi iptal edilebilir Belgenin iptal edilmesi durumunda firmanın aşağıda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir. SİSTEMER belge ve logosunun kullanımının durdurulması, İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi, Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi, 9.4. Belgenin iptalini takiben bir ay içerisinde kuruluşun, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde SİSTEMER; İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur, Kuruluşun belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur. Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur. 10. BELGE YENİLENMESİ Belge geçerlilik süresi olan üç (3) yılın sonunda, kuruluşların yönetim sistemlerinin ilgili standardın gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının garanti altına alınması için belge yenileme denetimi gerçekleştirilir. 11.ÜCRETLER VE ÖDEME 11.1.Belgelendirme Denetimi Ücreti Belgelendirme Denetimi Ücreti Belgelendirme denetim ücretinin % 50 si sözleşme imzalanması aşamasında, geri kalan % 50 si ise belgenin tesliminde firmanız tarafınca ödenecektir. Belgelendirme ücreti, ücretlendirme talimatına göre aşama1 için.. adam/gün ve aşama2 için. adam/gün sayısı üzerinden hesaplanmıştır Gözetim Denetimi Ücreti. Gözetim denetimi, denetimden en geç 1 hafta önce tarafınızca ödenecektir. Gözetim ücreti, ücretlendirme talimatına göre gözetim denetimi için.. adam/gün sayısı üzerinden hesaplanmıştır. F-070 / 05 Rev / 6

6 Ödemeler, fatura kesim tarihindeki T.C. Merkez Bankası efektif döviz satış kuru dikkate alınarak hesaplanacaktır. Ücretlere KDV dahil değildir. SİSTEMER denetim ekibinin yol ve konaklama giderleri, tarafınıza fatura edilecektir. 12. ŞİKÂYETLER VE İTİRAZLAR SİSTEMER Sistem Belgelendirme Faaliyetleri ile ilgili Şikâyetler ve İtirazlar Kuruluş tarafından, denetimler sonrasında, denetim raporları, denetim ekibi, denetim içeriği vb. hususlarda şikâyetler ve itirazlar yazılı veya sözlü olarak yapılabilir. Gerçekleşen denetimler hakkında yapılan tüm şikâyetler ve itirazlar, bir sonraki Anlaşmazlık, Şikâyet ve İtiraz Komitesi toplantı gündeminde ele alınır. Toplantı sonrasında alınan kararlar yazılı olarak ilgili kuruluşlara ve denetim ekiplerinin üyelerine bildirilir. İlgili kararlar çerçevesinde gerekli düzeltici/önleyici faaliyetler başlatılır Kuruluş Hakkında Yapılan Anlaşmazlıklar ve Şikâyetler Kuruluş ile ilgili şirket web adresine veya SİSTEMER e yazılı veya sözlü yapılan şikâyetler, öncelikle kayıt altına alınır. Kuruluşa bu durum yazılı olarak bildirilir ve ilgili düzeltici/ önleyici faaliyetlerini 30 gün içerisinde SİSTEMER e yazılı bildirmesi istenir. Gelen bilgiler değerlendirilir, değerlendirme sonucu kuruluşta denetim yapılabilir veya ilk denetim tarihinde belirlenen şikâyet durumu kontrol edilir. Ayrıca kuruluş tarafından gelen bilgiler, yazılı olarak şikâyeti yapan kuruluşa aktarılır ve bilgi edinilmesi sağlanır. 13. YASAL İKAMETGÂH VE YAZIŞMA ADRESLERİ 13.1.Kuruluşun sözleşmede belirttiği adres tebligat hukuku açısından ikametgâhı olarak kabul edilecektir. Bu adrese gönderilen taahhütlü veya iadeli taahhütlü yazışmalar tebligat hükmünde olacaktır. 14. ANLAŞMAZLIK 14.1.İş bu sözleşmenin uygulanmasından doğacak itilaflarda İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. 15. SÖZLEŞME TARİHİ VE YÜRÜRLÜK 15.1.Bu sözleşme altı (6) sayfa ve 15 maddeden ibarettir Bu sözleşme SİSTEMER ve kuruluşta kalmak üzere 2 (iki) nüsha olarak tanzim edilmiş olup taraflarca karşılıklı olarak okunup../.../ tarihinde imza altına alınmıştır Bu sözleşme imzalandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Firma Yetkilisi (İmza -Kaşe) Sistemer Adına Ersin ÇETİN F-070 / 05 Rev / 6