8. Kent Bilgisinin Organizasyonu. II. Ders

Transkript

1 Kent Bilgi Sistemleri SEC Kent Bilgisinin Organizasyonu Yrd. Doç. Dr. Volkan YILDIRIM II. Ders

2 2

3 Bilgi sözcüğü, Büyük Larousse ansiklopedisinde, bir iş veya konu hakkında bilinen şey olarak tanımlanmaktadır. Bununla birlikte yine bilgi, İnsan aklının erişebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin tümü olarak da ifade edilmektedir. Bilgi kavramı, bilgi i teorisi i çerçevesinde objektif gerçeğin belli bir kısmına ilişkin ifadeler şeklinde de tanımlanabilmektedir. Örneğin objektif gerçek eğer bir köprü ise, bu gerçeğin belli bir kısmına ilişkin ifadeler, köprü yüksekliğinin on metre olduğu ifadesi bilgi olarak nitelendirilmektedir. Bilgi; idari, hukuki, sosyal, bilimsel, teknik, ekonomik, endüstriyel, ticari, dini ve benzeri diğer konularda araştırma yapmak, politika üretmek ve günlük olaylara yön vermek için üretilmesi gereken bir ihtiyaç olup, öğrenme, araştırma ve gözlem sonucu ortaya çıkar. Bilgi, genel olarak üç ana grup halinde sınıflandırılabilir. Bunlar; A. Mevcut bilgiler a. Sabit bilgiler (özel isim) b. Değişken bilgiler (sıcaklık, basınç) c. Birikimli bilgiler (nüfus, tapu, arşiv bilgisi) B. Üretilebilen bilgiler (koordinat, alan) C. Planlanan bilgiler (nazım planı, iş planı) 3

4 Bilgi kavramı yanında ayrıca veri kavramı da oldukça sık kullanılmaktadır. Veri, bilginin hammaddesi olup, bilginin temsil biçimidir. Örneğin 1000 rakamı, bir binanın alanı hakkındaki bilgiyi temsil eden veridir; bir tel çitin arazideki konum bilgisini, harita üzerindeki bir çizgi verisi temsil edebilir. Veri her ne kadar bilginin hammaddesi olarak düşünülse de bazı durumlarda dikkate alınan veri aynı zamanda bilgi özelliğini de taşıyabilir. Elbette bilgi, basit anlamda düşünüldüğünde ş ğ sadece verilerin toplamından oluşan ş bir küme değildir. Çünkü bilgi, veriye göre daha fazla şeyler sunar; etkileşimde bulunarak insanları değişik konularda bilgilendirip yönlendirebilir. Buna karşın veriler, gerçek dünyada yer alan nesnelere ilişkin sembolik gösterimler olarak göze çarpar. Bu açıdan bakıldığında bilgi, kullanıcı tarafından anlaşılabilir formlara dönüştürülmüş verilerden oluşan bir grup olarak da tanımlanabilir. Bilgi kendiliğinden oluşamaz. Dolayısıyla bilginin elde edilmesi için mutlak suretle takip edilmesi gereken bir yol, yani bir sistemin var olması gerekir ki bu sayede toplanacak bilgi i verimli hale dönüştürülebilsin. ül i 4

5

6 Bilgi Yönetimi Bilgi yönetimi, doğrudan işletme içinden veya işletme dışı kaynaklardan edinilen verilerin tasnif edilmesi stoklanması, yorumlanmak üzere ilgili yerlere gerekli zamanlarda dağıtılması ve sahip olunan bilginin güncellenmek üzere gözden geçirilmesi sürecidir. Doğru ve güvenilir bilgi, örgütleri değer yaratma ve yaratılan değeri izlemede etki kılar. Bilgi yönetimi, bilgi ekseninde rekabet ede işletmelerde gelecekteki başarının ş temelini oluşturmaktadır. ş Bilgi üzerinde odaklanmanın nedeni, yalnızca daha çok, daha iyi ve daha hızlı bilgiye sahip olmak değil, ğ aynı zamanda değer ğ yaratmaktır.

7 Bilgi Yönetimi Bilgi yönetimi, örgütsel amaçları başarmak için i bilginin i i nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği, kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsal olarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde ve nasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağını içermelidir. Bilgi yönetiminde, iki temel bilgi türü olan açık bilgi ve örtülü veya içsel bilgi arasında ayırım yapmak gerekir. Açık ve örtülü bilgiler birbirleri arasında ve kendi içlerinde dönüşüm ş işlemleri ş geçirdiklerinde, bilginin yaratılması ve paylaşılması ş gerçekleşir. Bilgi yönetimi; örgütsel amaçları başarmak için, tüm işgücünün kolektif bilgi ve gy g ç ş ç şg g becerilerinden yararlanmaya yönelik bir uygulamadır. İşletmeleri dinamik ve yaşayan sosyal bir olgu olarak gören bilgi yönetimi, teknolojiyle ilişkili olmakla birlikte, büyük ölçüde insanlarla ilgilidir.

8 Bilgi Yönetimi Bilgi yönetimi, rekabetçiliği artırmak için bilgiyi yaratma, bulma, elde etme ve harekete geçirmeye yönelik stratejiler t ve süreçler bütünüü olarak tanımlanabilir. Bilginin büyük bir güç haline geldiği günümüzde, ileri ülkeler ve büyük işletmeler yatırımlarının büyük bölümünü bilgi iletişim teknolojilerine ayırmaktadırlar. "Bilgi devrimi"ne bilginin üretilmesini, saklanmasını, stoklanmasını, işlenmesini, dağıtımını, tüketimini sağlayan ve kolaylaştıran bilgisayar yol açmıştır. Bilgi toplumunda bilginin kullanımı arttıkça, üretimin yapısı da değişmekte; bilgi, işgücü ve sermayeden daha önemli bir etken olarak üretime girmektedir. Dolayısıyla, bilgi yönetimi yalnızca global işletmeler açısından değil, bütün işletmeler ş açısından önemlidir. Gelecekte, birçok bilgi yönetimi etkinliği ğ ve süreci, işletme bölümlerinin veya iş görenlerin olağan bir işi durumuna gelecektir. Bununla beraber, proaktif düşünen işletmeler gelecekte rekabet edebilmek için, sistematik olarak bilgiyi gy daha iyi yönetme çabası içine gireceklerdir.

9 Bilgi toplamada mevcut kaynakların en iyi kullanımını sağlamak için bilgi toplama faaliyetlerinin sadece bir kez yapılacağı ve diğer organlara aktarılacağı düşünülerek düzenlenmelidir. Çeşitli kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak her konunun temel birime bağlı olarak düzenlenmesi güçtür. Mümkün olan çözüm her kurumun, ham bilgilerini, bunların sorumlu organlarından alarak, ihtiyaçlarıyla ilgili kendi konumsal bilgi sistemlerini oluşturmaktadır.

10 Ohio, Cincinnati Norveç yerel yönetimler birliği ğ merkezi kararların topluma ulaşımı (yasa, ilan, tebligat) ABD California, evden internet üzerinden yerel hizmetlerden faydalanma, belediye meclisine mail atma, şikayet vb.

11

12 Bir organizasyonun temel fonksiyonları, 1- Operasyonlar (operations); hizmet veya servislerin üretilmesi veya dağıtımı, tüm aktiviteler Yönetim (management); operasyonların yerine getirilebilmesi için organizasyon kaynaklarının işletilmesi, ş kontrolü Politika (policy); organizasyonun yada kurumun tüm yönleriyle uzun vade kapsamında değerlendirilmesi ve yeni ilkelerin ortaya konulması... Kentsel faaliyetlerin yerine getirilmesinde kamu kurumları bünyesindeki organizasyon fonksiyonları özel sektörden çok farklı değildir. ğ Bir hizmet veya ürün müşteriye sunulurken kaynakların yönetimi ve kurum amirlerince ortaya konulan yöntemler esas alınır. Tüm bu işlemlerin uygulanmasında -özel ya da kamu sektöründe- bir organizasyonun temel fonksiyonları şunlardır ; Örneğin;

13 Kamu kesimindeki operasyonlar diğer bir deyişle faaliyetler için birçok örnek vermek mümkündür. Belediye bir organizasyon olarak kabul edilirse, belediye bünyesindeki operasyonlara örnek olarak; kent sakinlerine su dağıtmak ve atık suları toplayıp uzaklaştırmak, deşarjını yapmak; çöp toplama araçları tedarik ederek, düzenli bir şekilde çöplerin toplanması ve depolanmasını sağlamak; ilan ve reklam amaçlı levhalardan vergi toplamak, emlak vergisini toplamak ve benzeri faaliyetlere bağlı birçok hizmetin yerine getirilmesi verilebilir. Bu faaliyetlerin her biri belediye için birer operasyondur. Kamu yöneticileri politika üretenlerce konulan kurallar içerisinde, operasyonların sağlıklı ğ bir şekilde işlemesi ş için para, insan ve zamanı kullanır. Politika Yönetim Operasyon Araçların Alınması İçin Kaynak Tahsisi, Çöp Toplama İşinin Özelleştirilmesi Çöp Ekiplerinin Oluşturulması, Araç Güzergahlarının Belirlenmesi, Çöplerin Evlerin Önünden Alınması, Sokakların Süpürülmesi ve Yıkanması

14 İdari iş piramiti politika 3. Boyut BİLGİİ İ yönetim operasyonlar

15 Plan ve programlar politika yönetim operasyonlar

16 1998 de yapılan bir sempozyumda kurumların BİT alanına önemli yatırımlar yaparak bilgi nehirlerine ulaşmak isterken, veri selleri arasında boğuldukları vurgulanmıştır. 16

17

18 Operasyon Düzeyinde Bina Denetim Faaliyeti, Denetlemeler işlenen suçlar nelerdir? Kontrol ldenetimleri i hangi binalar yeniden denetimi gerektirir? Uygulama ceza işlemlerinin ş caydırma gücü nedir? politika yönetim operasyonlar

19 Yönetim Düzeyinde Bina Denetleme Faaliyetleri, Bütçe düzenleme n sayıdaki binanın denetimi için kaç denetçi gerekir? Performansın ölçülmesi Tüm cezai unsurlar denetlendi mi? Ne kadar bir yeniden denetim gerekir? Yasal uygulama süreçleri ne kadardır? Konut programı gelişimi Yüksek oranlı şuçlar nerelerdedir? Ciddi anlamdaki eksikliklerin oranı nedir? Tadilat masrafları ne kadardır? İşgücü dengesi Bir denetleme bölgesinin büyüklüğüneolmalıdır? Bütün denetleyiciler aynı sayıda iş yapmalımıdır? politika yönetim operasyonlar

20 Politika Düzeyinde Faaliyet, Kent genelini ilgilendiren uzun dönemli hususlar Kent bütçesi Gelişme ş programlarının onaylanması Bina denetim kurallarının değişimi politika yönetim operasyonlar

21 Bina denetim sistemi örneği Politika: Kent genelini i ilgilendiren uzun dönemli hususlar Kent bütçesi Gelişme programlarının onaylanması Bina denetim kurallarınındeğişimi politika Yönetim: Görevlerdeki başarma kapasitesini i i etkilmesi i tahmin edilen hususlar Bütçe düzenleme Performansın ölçülmesi yönetim İşgücü dengesi Operasyonlar: Birimi ilgilendiren görev sonuçları, Denetleme notları Yeniden denetim raporları D tl tl operasyonlar Sistem Bilgi i Akışı

22 Mülkiyetkayıt kayıt sistemiörneği Politika: Kent genelini iilgilendiren uzun dönemli lihususlar Ekonomik gelişme için boş arazilerin değerlendirilmesi Vergi değerlendirmelerinin bölgesel istatiksel değişimleri politika Yönetim: Görevlerdeki başarma ş kapasitesini etkilmesi tahmin edilen hususlar Bina bürosunca kanalizasyon servis ücretlerinin oranlanması Bölge sınırlarının değişimlerinin değerlendirilmesi Operasyonlar: Birimi ilgilendiren görev sonuçları, Vergi değerlendirmeleri Mal sahiplerine posta gönderme yönetim operasyonlar Sistem Bilgi Akışı

23 Etkisiz i Sistemler Sadece operasyon faaliyetleri veya sadece yönetim veya politika amaçlı tasarlanan tekil sistemlerdir En önemli özelliği organizasyon içindeki herhangi bir gelişme düzeyinin diğerine bağlı olmamasıdır. operasyonlar

24 Etkisiz Sistemler Yönetim Bilgi Sistemi politika yönetim

25 KENT BİLGİ İ İ PİRAMİTİİ İ İ politika yönetim operasyonlar B İ L G İ

26

27

28 Bilginin değeri her geçen gün daha iyi anlaşılmakta olduğundan, kurumların bilgiyi elde etme, saklama, analiz etme ve paylaşmaya yönelik politikalarını öncelikle belirlemesi ve hayata geçirmesi gerekmektedir. Bunu yaparken kurum içerisindeki yönetim yapısının da ihtiyaçlara göre yeniden düzenlemesi gereği yine öncelikli iş olarak göz ardı edilmemelidir. Bilgi teknolojisinden yararlanma, sadece mevcut hizmetlerin klasik yapıdan çıkarılıp otomasyona dönüştürülmesi olmamalıdır. Bugün birçok kurum bu konuda büyük yatırımlara yönelirken, bilginin yönetilmesi ve kurum içerisinde bilgi akışına yönelik yapılanma gereğini tartışmalıdır. Teknolojik olarak tesis edilen sistemlerin yaşaması ancak bu sistemlerin gerekli veriler ile beslenebilmesine bağlıdır. Bu besleme, diğer bir deyişle güncelleme, kurum içerisindeki iş standartlarına ve organizasyonun yönetim düzeyleri arasındaki yatay ve düşey yöndeki çok yönlü veri/bilgi entegrasyonlarının sağlıklı işlemesiyle mümkün olur.