T.C. GEBZE BELEDİYESİ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMLARI. Karar Tarihi: 07/03/2008 Karar No: 84 Sayfa No: 1/5 BİRİNCİ BÖLÜM AMAÇ:

Transkript

1 GÖREV TANIMLARI Karar Tarihi: 07/03/2008 Karar No: 84 Sayfa No: 1/5 AMAÇ: BİRİNCİ BÖLÜM Madde 1) Bu yönetmeliğin amacı 5393 Sayılı Belediye Kanunu nun 48 nci maddesi, ISO kapsamında, Görev, Çalışma Usul ve Esaslarını belirler ve düzenler. KAPSAM: Madde 2) Bu Yönetmelik Belediyemizdeki 23 Adet Birim Müdürlüklerini kapsar. YASAL DAYANAK Madde 3) 5393 Sayılı Belediye Kanunu. GÖREV TANIMLARI 1. Başkanlığa sunulan evrakların neticelendirilmesini sağlamak ve ilgili birimlere göndermek 2. Başkanlığa doğrudan veya dolaylı olarak müracaat eden kişi veya kurumların randevu taleplerini liste halinde başkana sunmak, verilen randevuları ilgilisine bildirmek ve görüşmeleri gerçekleştirmek 3. Kuruma bağlı farklı birimlerle ilgili, vatandaşlardan gelen istek ve şikâyetleri değerlendirerek çözmek veya ilgili birime yönlendirmek 4. Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık periyotlar halinde çalışma saatleri, toplantı ve dinlenme zamanlarının planlanmasını yapmak. 5. Belediye Başkanının ziyaretçi ve telefon trafiğini idare etmek 6. Başkan görüşmeleri önceleri görüşme ile ilgili alt yapıyı hazırlamak. 7. Çeşitli etkinliklere başkanlık adına çelenk, çiçek ve tebrik göndermek 8. Başkanlığa gelen davetiyeleri Başkan a sunmak 9. Belediye Başkanının yurt içi ve yurt dışında katılacağı toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, geliş-gidiş ve konaklama rezervasyonlarını organize etmek, 10. Belediye Başkanının yurt içi ve yurt dışı misafirlerini karşılamak, ağırlamak ve uğurlamak gibi hizmetlerinin yerine getirilmesini sağlamak ve bu konuda gerekli organizasyonları yapmak, 11. Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak, 12. Kurumun açılış, kokteyl, şenlik gibi programlarında organizasyonunu ve koordinasyonunu takip etmek ve protokole uygun hale getirmek, 13. İcraatın gerçekleşmesi aşamasında tüm çalışmaları koordine ederek protokole uygun bir konumda işlerin tamamlanmasını sağlamak, 14. Kardeş şehir ilişkileri kurarak, yazışma, davet ve protokol hazırlamak, 15. Başkanın kurumsal işleri dışında halkla olan ilişkilerini azami seviyede tutmak, 16. Başkan adına kurum, kuruluş veya vatandaşlardan gelen yazılara cevap vermek, 17. Başkan adına başkanın uygun gördüğü seminer, konferans vb. programlara katılmak, 18. Başkanın mail adresine gelen istek ve şikâyetleri mail ortamında cevaplamak, 19. Müdürlük yıllık bütçesini hazırlamak, 20. Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak, 21. Başkanlık Özel Kalem, Başkan Yardımcıları ve tüm müdürlüklerin iş ve isteklerine binaen araç tahsis etmek.

2 GÖREV ÜNVANI: MÜDÜR 1. Başkanın randevu trafiğini sağlamak ve takip etmek, 2. Başkanın telefon trafiğini sağlamak ve takip etmek, 3. Başkanın halk ile temasını (program düzenleyerek) sağlamak, 4. Başkanın yurt içi ve yurt dışı programlarını düzenlemek ve takibini sağlamak, 5. Başkan ile kurum içi müdürlükler ve diğer birimlerin iş takibini sağlamak ve başkana rapor etmek, 6. Başkanın seyahat ve tatil programlarının düzenlenmesi ve takibini sağlamak, 7. Başkanın dış görevlerinde yerine bakacak vekilin hizmetinde bulunmak, 8. Başkanın imzalaması, onaylaması gereken tüm evrakların Başkana sunulması ve ilgili birimlere sunulmasını sağlamak, 9. Başkanın programında yer alacak kurum ve kişilerle irtibatı sağlamak ve koordine etmek, 10. Program dahilindeki toplantıları organize etmek, 11. Özel Kaleme gelen misafirlerle ilgilenmek, 12. Özel Kalem personelinin sevk ve idaresini sağlamak, 13. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek, 1. Direkt olarak Başkan a bağlıdır, yürütmekten Başkan a karşı sorumludur, 3. Sekreter, Havuz Koordinatörü ve Şoför kendisine bağlı bulunan kadrolardır. 1. Üniversite mezunu 3. Belediye mevzuatına hakim 4. Toplam kalite anlayışına sahip

3 GÖREV ÜNVANI: SEKRETER 1. Başkanlık makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün telefon trafiğini sağlamak, 2. Randevu taleplerini alarak müdüre iletmek, 3. Başkanlık ve Özel Kalem Müdürlüğüne sözlü ve yazılı olarak gelen bilgileri not alıp müdüre bildirmek, 4. Özel Kalem Müdürlüğüne veya Başkan a gelen kişiler hakkında bilgi sahibi olmak ve bu konularda üst makama bilgi vermek, 5. Diğer birimlerden gelen randevu taleplerini müdür e iletmek, 6. Özel Kalem Müdürlüğünün düzeninden sorumlu olmak, 7. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 1. Direkt olarak Müdür e bağlıdır, yürütmekten Başkan ve Müdür e karşı sorumludur.

4 GÖREV ÜNVANI: HAVUZ KOORDİNATÖRÜ 1. Başkan ve Başkan yardımcılarından gelen talepler doğrultusunda araçların ve personelin sevk ve idare edilmesi, 2. Araçların yakıt, tamir ve bakımının takip edilmesi, 3. Şoförlerin özlük haklarının tutulması, 4. Şoförlerin izinlerinin ayarlanması, 5. Araçların şoförlerinin kullanım ve bakımlarının denetlenmesi, 6. Belediyedeki müdürlüklerden gelen taleplerin değerlendirilip buna göre araç sevk ve idare edilmesi, 7. Her gün akşamları saat 16:00 dan sonra nöbetçi şoförlerin ayarlanması, 8. Özel günlerde, resmi günlerde şoförlerin ayarlanması, görevin yerine getirilmesi, 9. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 1. Direkt olarak Müdür e bağlıdır yürütmekten Müdür e karşı sorumludur

5 GÖREV ÜNVANI: ŞOFÖR 1. Belediye Başkanı nın makam aracını, amirinden aldığı bilgiye göre kullanıma hazır hale getirir ve Başkanın programına uygun olarak kullanır, Başkanı şehir içerisinde veya dışında istediği yerlere ulaştırır, 2. Yine amirinden aldığı bilgi doğrultusunda, Başkanı hava alanı, otogar vb. yerlerde bekler ve oradan alarak istediği yere bırakır, 3. Belediye Başkanı nın talimatına göre, makam aracı ile bir yere götürülmesi gereken veya bir yerden alınması gereken misafir/misafirleri güvenli bir şekilde getirir, götürür, 4. Belediye Başkanı nın kendisinin ve aracının güvenliğini tehlikeye sokacak hareketlerden kaçınır, şoförlük yanında araç ve Başkanın güvenliğini de sağlar, 5. Belediye Başkanı nın makam aracının periyodik bakımını yaptırır, periyodik bakım listesi hazırlar ve takibini yapar, 6. Makam aracının zamanla eskiyen ve değiştirilmesi gereken lastik vb. gibi parçalarının zamanında değiştirilmesini sağlar, 7. Aracın tamir ve bakımdan geçmesi gereken noktalarının kontrolünü yapar/yaptırır ve gerekirse bakımını yaptırır, 8. Makam aracını her zaman temiz ve bakımlı tutar, 9. Gebze Belediyesinin kültürü ve imajını en iyi şekilde temsil eder. Bu amaçla, araç temizliği ve bakımının yanında giyim kuşamına da gereken dikkat ve önemi gösterir, 10. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirir. 1. Direkt olarak Müdür e bağlıdır yürütmekten Başkan ve Müdür e karşı sorumludur 2. Şoförlük tecrübesine sahip UYGULAMA VE GEÇERLİLİK HÜKÜMLERİ 1- Bu Yönetmelik Belediye Meclisince kabulü ve meclis kararının onayından itibaren yürürlüğe girer. 2- Bu Yönetmelik Belediye Başkanı tarafından yürütülür. İbrahim PEHLİVAN Aydın KOCAMAN A.Faruk KILIÇ Belediye Başkanı Kâtip Kâtip