DATASOFT E-DEFTER. Kurulum Kılavuzu 01 TEMMUZ DATASOFT YAZILIM LTD. ŞTİ. Kartal/İstanbul

Transkript

1 DATASOFT E-DEFTER Kurulum Kılavuzu 01 TEMMUZ 2014 DATASOFT YAZILIM LTD. ŞTİ. Kartal/İstanbul

2 İçindekiler Tanımlar... 2 Datasoft e-defter Yazılımın Amacı:... 3 Yazılımın Kurulması:... 3 Yazılımın Çalıştırılması:... 3 e-defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar:... 4 Datasoft Muhasebe Programında Yapılacak İşlemler:... 4 Datasoft Muhasebe Programından e-defter Uygulaması için Kaynak Veri Hazırlanması:... 5 e-defter Uygulamasının Demo olarak Çalıştırılması... 5 Datasoft e-defter Kurulum Kılavuzu (Revizyon_01) ~ 1 ~

3 Datasoft e-defter Kurulum ve Çalıştırma Kılavuzu Tanımlar 1. Tanımlar: e-defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defterler kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir. XBRL: XBRL, aralarında denetim şirketleri, yazılım şirketleri, devlet birimleri ve Uluslararası Muhasebe Standartları Kurulu (IASB) gibi kurumların da yer aldığı 600 katılımcının yer aldığı kar amacı gütmeyen uluslararası bir konsorsiyum tarafından geliştirilmiştir. Açık bir standart olan ve lisans gerektirmeyen XBRL, finansal bilgilerin elektronik transferi için kullanılan XML tabanlı genel bir işaretleme dilidir. Mali Mühür: Mali mühür; 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade eden bir kavramdır. Tüzel kişiler elektronik defterlerini, kendilerine ait mali mühür ile onaylar. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli mali mühür ile garanti altına alınmaktadır. Elektronik İmza: Elektronik imza ise; 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı ifade eder. Gerçek kişiler elektronik defterlerini, kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza ile garanti altına alınır. Berat: Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Uyumlu Program: Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek adresinden ilan edilen yazılımlardır. Datasoft e-defter Kurulum Kılavuzu (Revizyon_01) ~ 2 ~

4 Datasoft e-defter Yazılımın Amacı: 2. Datasoft e-defter (#Datasoft e-defter##1.0.2) Yazılımının Amacı: Bu yazılımın amacı; Datasoft Muhasebe Programını aracılığı ile Muhasebe kayıtlarını tutan firmalardan Gelir İdaresi Başkanlığına müracaat ederek e-defter kullanıcısı olan müşterilerin; Datasoft Muhasebe Programından oluşturdukları Aylık e-defter verilerinin; Kaynak Veri olarak alınmasını, Alınan Kaynak Veriden Kaynak Verinin ait olduğu dönem ilişkin; o Yevmiye Defterini o Yevmiye Defteri Beratını o Kebir Defterini o Kebir Defteri beratının oluşturulmasını Oluşturulan Defter ve Beratlarının Mali Mühür/Elektronik İmza ile mühürlenmesini, Mühürlenen/İmzalanan defter ve beratların Şema /Şematron Kontrolünden geçirilmesini, Gerekli durumlarda Defter Beratlarına Zaman Damgası eklenmesini, Beratların Paketlenmesini, Berat Paketlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı e-defter uygulamasına yüklenmesini, GIB tarafından mühürlenen defter beratlarının indirilmesini, GIB Tarafından onaylı Defter Beratları ile Defterlerin sıkıştırılarak arşivlenmesini, Yevmiye ve Kebir Defterlerinin incelmesini ve gerektiğinde yazdırılmasını, Yapılan işlemlere ait işlem kayıtlarının tutulmasını sağlar. Yazılımın Kurulması: 3. Yazılımın Kurulması: Yazılım yayınlanan bağlantıdan indirilip kullanıcı bilgisayarına kaydedilir. Setup dosyası çalıştırılır. Yükleme yönergeleri takip edilerek kurulum tamamlanır. Yazılımın Çalıştırılması: 4. Yazılımın Çalıştırılması: Datasoft e-defter Programı, Datasoft Muhasebe Programı içerisinden çağrılarak çalıştırılan bir uygulamadır. Bağımsız olarak çalışmaz. Uygulamanın aktif olarak çalışması için Datasoft Yazılım e-defter Kaynak Verisi oluşturma modülüne sahip ve: Gelir İdaresi Başkanlığına e-defter kullanımı için başvuru yapan mükellefin e-defter uygulaması olarak Datasoft e-defter ürününü seçim yapmış olması, Mükellefin kendisine ait VKN/TCKN numarası için, Datasoft Yazılımdan e-defter ürününü kendi adına lisanslamış olması, E-Deftere geçiş tarihinden itibaren, e- Defter verisinin muhasebe kayıtlarına belirlenen zorunluluklara uygun olarak girilmiş olması, Datasoft Yazılım Genel Muhasebe Programında firma ve Firmanın Serbest Muhasebeci Mali Müşavir bilgilerinin eksiksiz girilmiş olması gerekir. Datasoft e-defter Kurulum Kılavuzu (Revizyon_01) ~ 3 ~

5 e-defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar: 5. e-defter Uygulama Başlangıç tarihinden İtibaren Muhasebe Verisi Kaydında kurallar: 5.1. e-defter Uygulamasından yararlanan mükellefler için belge türleri şunlardır: a. Fatura b. Çek c. Senet d. Müşteri Siparişi e. Satıcı Siparişi f. Navlun g. Diğer (Kullanıcı tarafından tanımlanır) h. Yok 5.2. Aynı muhasebe fişinden farklı belge türleri kayıt yapılmaz Aynı muhasebe fişinde -belge türü aynı bile olsa- faklı numaralı belgeler bulunamaz Çek ile tahsilatta veya çek ile ödemede her çek için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur Senet ile tahsilatta veya senet ile ödemede her bir senet için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur Fatura (Alış/Satış/Gider) Çek ve Diğer belge tiplerinde belge numarası zorunludur Muhasebe fişinde bir cari hesaptan tahsilat ve ödeme kaydı var ise, ödeme yöntemi seçilmek zorundadır. Datasoft Muhasebe Programında Yapılacak İşlemler: 6. E-Defter Uygulayıcısı mükellefin Datasoft Yazılım Muhasebe programında yapacağı işlemler: 6.1. Parametreler Menüsünde, Firma Parametreleri girişinde e-defter Uygulayıcısı seçeneği tercih edilir E-Deftere geçiş tarihi Ay/YIL olarak seçilir. Gün otomatik ilgili ayın ilk günü gelir Parametreler Liste Tanımlama İşlemi Muhasebe Fişi bölümünde, e-defter muhasebe kaydı için yeni bir muhasebe fişi tanımı yapılır Muhasebe fişi hareket girişinde seçilen belge türüne göre belge numarası girilip girilmeyeceği kontrol edilir. Belge numarası girilmesi zorunlu bir belge türü seçilmiş ise, belge numarası girmeden işleme devam edilmesini engeller Belge için bir ödeme yöntemi de var ise, ödeme yönteminin seçim yapılmasına olanak tanır Belge tipi çek ise ödeme yönteminin çek olmasını, belge tipi senet ise ödeme yönteminin senet olmasını için uyarı verir. Datasoft e-defter Kurulum Kılavuzu (Revizyon_01) ~ 4 ~

6 Datasoft Muhasebe Programından e-defter Uygulaması için Kaynak Veri Hazırlanması: 7. Datasoft Muhasebe Programından e-defter uygulaması için Kaynak Veri hazırlanması: 7.1. Fiş İşlemleri Menüsü Fiş Sıralama Kesinleştire bölümüne girilir ve Fişler sıralanır e-defter uygulamasına YIL içerisinde giriş yapılmış ise, e-defter uygulamasının ilk ayına ait ilk madde numarası 1 den başlamak zorundadır. Bu kuralın uygulanabilmesi için Yevmiye Defteri kesinleştirme türü Sıralayarak seçilmiş olsa bile, e-defter uygulamasının ilk ayında bu tercih Sıralama/Maddelendirme olarak değişir Defter Dökümleri Menüsü e-defter İşlemleri bölümüne girilir Defter için Kaynak Verisi oluşturulacak Ay seçimi yapılır E-Defter Verisi Hazırla butonuna basılarak e-defter verisi hazırlanır E-Defter Verisi hazırlama aşamasında veri hazırlanmadan önce e-defter kuralarıyla ilgili kontroller yapılır. Veri içerisinde kurallara aykırı kayıtlar var ise hatalı kayıtlar kullanıcı için listelenir ve veri oluşturulması engellenir Kaynak verisini hazırlamak için hatalı kayıtların düzeltilmesi gerekir e-defter Uygulamasına Geçiş butonuna basılarak Datasoft E-Defter Uygulamasına geçiş yapılır. e-defter Uygulamasının Demo olarak Çalıştırılması 1. Datasoft Genel Muhasebe Programında tanım yapılan firmanın Vergi Kimlik Numarası (VKN) olarak girilir. 2. Parametreler bölümünde e-defter Uygulayıcısı Geçiş Tarihi veya sonrası yapılır. 3. Parametreler Liste Tanımlama İşlemi Muhasebe Fişi bölümüne giriş yapılır ve e-defter muhasebe kayıtlarında kullanılacak muhasebe fiş tanımı yapılır. Bu tanımda Belge Tipi Belge Numarasından önce gelmelidir ve Ödeme metodu kolonu da seçilmiş olmalıdır. 4. E-defter başlangıç tarihinde sonrasına ait muhasebe fiş kayıtlarında, e-defter kullanıcı kılavuzunda açıklanan fiş giriş kurallarına uygun işlemler yapılır. 5. Demo Firmalarda sadece: a. Kaynak Veri hazırlama, b. Yevmiye ve Kebir Defteri ve bu defterlere ait Berat Oluşturma işlemleri çalışır. c. Defter İmzalama işlemi yapılmadan sonraki seçenekler aktif olmamaktadır. İmzalama işlemi ancak Mali Mühür/Elektronik imza sahibi mükelleflerce ve bu mükellefinde Datasoft e-defter lisansına sahip olması ile yapılabilir. Datasoft e-defter Kurulum Kılavuzu (Revizyon_01) ~ 5 ~