ADANA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM

Transkript

1 ADANA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE Amaç ve kapsam BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar MADDE 1- Bu yönerge ile Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı nın çalışma usul ve esasları anlatılmaktadır. Dayanak MADDE sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği ve Adana Büyükşehir Belediyesi Birimlerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3- Bu yönergede geçen; a) Başkan : Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanını, b) Başkanlık : Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığını, c) İdare : Adana Büyükşehir Belediyesini, ç) Üst yönetici : Adana Büyükşehir Belediye Başkanını, İKİNCİ BÖLÜM Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığının görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 4- Daire Başkanlığının görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır; 1) Gelen evrakın zamanında işleme konularak, ilgili birimlere havalesini sağlayarak, gerekenlerin bilgi amaçlı genel sekreter yardımcısı, genel sekreter ve büyükşehir belediye başkanına gönderilmesini 2) Meclis toplantı gündemlerinin büyükşehir belediye başkanının emirlerine göre hazırlanması için ilgili şube müdürüne konu hakkında gerekli talimatı vermek, 3) Encümen gündeminin tespiti ve hazırlanmasına yönelik ilgili şube müdürüne gerekli talimatı vermek, 4) Büyükşehir belediyesi bünyesinde daire başkanlıklarından gönderilen evrakların yasa, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar ışığında işlem görmesini 1 / 6

2 5) Bu Yönergede belirtilen şube müdürlüklerinin yapmakla mükellef oldukları hizmetlerin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini koordine ve kontrol etmek, 6) Meclis toplantılarına uzman sıfatıyla katılıp divana yardımcı olmak, 7) Genel evrak, meclis, encümen ve arşiv şube müdürlüklerinin hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenerek yürütülmesini 8) Belediye meclis üyelerine ve ilgililerine talepleri halinde meclis tutanak ve kararlarının suretlerinin verilmesini 9) 90/748 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak meclis üyelerinin mal bildirimlerinin izlenmesi, 10) Daire başkanı belediyenin görev ve amaçlarının en etkin bir biçimde gerçekleştirilmesine olanak sağlayacak önerilerde bulunmaya genel sekreter kanalı ile büyükşehir belediye başkanına bildirmeye yetkilidir. 11) Encümene havale için birimlerden gelen yazıları kontrol ederek encümen gündemine alıp gündemi başkana onaylatmak. 12) Daire Başkanı görev ve hizmetlerinden ötürü Büyükşehir Belediye Başkanına karşı sorumludur. 13) Daire başkanı 4.maddede belirtilen görevleri yapmak ve yaptırmak ile yetkili ve sorumludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Birimleri Başkanlık birimleri MADDE 6- Başkanlık aşağıdaki şube müdürlüklerinden oluşur; a) Arşiv Şube Müdürlüğü b) Encümen Şube Müdürlüğü c) Meclis Şube Müdürlüğü ç) Yazı İşleri ve Genel Evrak Şube Müdürlüğü Arşiv Şube Müdürlüğü nün görev yetki ve sorumlulukları MADDE 7-1) Arşiv Şube Müdürlüğü, Adana Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamınca verilen ve birimlerden gelen uzun süre saklanılacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzemeleri belirli bir program ve plan dâhilinde mevzuatların öngördüğü süre ile arşivinde saklamak ve korumakla yetkili ve sorumludur. 2 / 6

3 2) Arşiv Şube Müdürlüğü, müdürlüğe teslim edilen arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. Arşiv Şube Müdürlüğü arşiv malzemesi, arşivlik malzemenin korunması ve arşiv ile ilgili olarak; a)yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almak, b)yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasını c)arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % arasında tutulmasını ç)fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimya maddelerinin kullanılmasını d)yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesini e)işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesini f)isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için derece arasında) tutulmasını g)birimlerden teslim alınan malzemeyi uygun şartlarda muhafaza ederek, kayba uğramalarını önlemek, ğ)birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek, h)kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek, ı)ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmet sunmak, i)adana Büyükşehir Belediyesi arşivlerini düzenleme çalışmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini koordine etmek ve çıkan sonuçları değerlendirmek, j)ayıklama ve İmha Komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden Başkanlık onayıyla görüş talep etmek, k)adana Büyükşehir Belediyesi kanalı ile arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucunda ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan, araştırmalara açık kurum arşivi bünyesindeki Belediye Tarihi Arşivini oluşturarak yönetmelik hükümlerine uygun olarak araştırmacıların istifadesine sunmak, l)adana Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamınca ve daire başkanlığınca verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek, 3 / 6

4 Encümen Şube Müdürlüğü nün görev, yetki ve sorumlulukları 1) Encümende görüşülmek üzere birimlerden Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığına gelen evrakların incelenerek varsa eksiklerinin tamamlatılmasını 2) Encümene havale edilen yazıların kayda alınarak encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını 3) Gündemin toplantıdan önce encümen üyelerine teslim edilmesini 4) Encümene gönderilmiş olan evrakın kayıt sırasına göre encümen karar defterine yazılmasını 5) Encümen kararlarının sonuçlarının özet şekilde, encümen karar defterine numara sırasına göre yazılmasını 6) Encümen kararlarının encümen karar defterine anlaşılır bir şekilde yazılıp, her oturum için kapatılıp encümen üyelerine imzalatılmasını 7) Encümen kararlarından bir adet asıl nüshanın toplantıya katılan üyelerin tamamı tarafından imzalanarak tarih ve numara sırasına göre dosyalanması ile, bir adet nüshanın da ilgili birimden gelen teklif yazısının asıl nüshası ile birlikte yine tarih ve numara sırasına göre bir dosyada muhafaza edilmesini (arşivlenmesini) 8) Encümen kararlarının gönderilmesi gereken birim sayısı kadar çoğaltılıp "Aslı Gibidir" kaşesi basılıp onaylanarak ilgili birime gönderilmesini 9) Encümen kararlarının arşivlenmesi ve istenildiğinde ilgililere arşiv evrakı olarak sunulmasını 10) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; encümen ihale komisyonu sıfatı ile toplandığından, bu konuda alınacak karar ve tutulacak tutanakların bahis konusu kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, alınan kararın encümen karar defterine yazılmasını 11) Encümen üyelerinin huzur haklarının puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek, 12) Daire başkanının verdiği diğer yasal görevlerin yapılmasını sağlamak. Meclis Şube Müdürlüğü nün görev, yetki ve sorumlulukları 1) Belediye Meclisinin aylık toplantılarında görüşülmek üzere, belediye birimleri, bağlı kuruluşlar veya ilçe belediye başkanlıklarından gönderilen ve başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündeminin oluşturulmasını 2) Meclis toplantı gündeminin yasal süresi içerisinde üyelere ulaştırılmasını (elektronik ortamda, gerektiğinde elden kendilerine veya kendilerine ulaştırılmak üzere bağlı oldukları belediyeye zimmetle teslim edilebilir) 3) Meclisten komisyonlara gönderilen konuların komisyonlardaki seyrini takip ederek hazırlanan raporun meclise sunulmasını 4 / 6

5 4) Komisyonlarda görüşülerek hazırlanan komisyon raporunun yazdırılması, çoğaltılması, imzalanması ve meclis üyelerine zamanında dağıtılmasını 5) Mecliste sözlü olarak geçen görüşmelerin ses kayıt cihazları ve görüntülü olarak kayda alınmasını 6) Meclis kararlarının tutanaklara uygun olarak yazılıp, kontrol edilerek meclis başkanı ve meclis divan katiplerine imzalatılmasını 7) Meclis kararlarının yasal süresi içerisinde Valiliğe gönderilmesi ile Valilik onayı gereken kararların onaylandıktan sonra birimine gönderilmesini 8) Belediye Meclisinin çalışmalarında Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği başta olmak üzere, diğer mevzuatın takip ve uygulanmasını 9) Meclis üyeleri tarafından Meclis Başkanlık Divanına sunulan yazılı önergelerin gereği yapılma sürecindeki iş ve işlemleri takip etmek, 10) Meclis gündemine alınmış evrakın meclis defterine tarih ve gündem sırasına göre yazılarak sıra numarası, karara dönüştükten sonra ise yine tarih ve gündem sırasına göre yazılarak karar sayısının verilmesini 11) Meclis komisyon defterlerinin raportörlerce yazılmasını takip edip komisyon üyelerinin imzalanmasını 12) Meclis gündem dosyalarını hazırlamak, 13) Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek, 14) Meclis üyelerinin özlük haklarını takip etmek, 15) Meclis toplantı salonunun temizlik, tertip ve düzeninin sağlanarak toplantı için elverişli halde bulundurulması, meclis çalışmalarının ilgili mevzuatına uygun olarak düzenlenmesini 16) Meclis divanın çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak, 17) Belediye meclisi toplantılarında 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19.maddesine dayanılarak hazırlanan, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin uygulanmasını 18) Meclisçe kabul edilen karar, tutanak ve komisyon raporlarının imzalanmış birer asıl nüshalarının ilgili birimlerden gelen teklif yazısının aslı ile birlikte arşivlenmesi, diğer suretlerinin ekleri ile birlikte ait olduğu birimlere gönderilmesini 19) Daire başkanının verdiği diğer yasal görevlerin yapılmasını sağlamak. Yazı İşleri ve Genel Evrak Şube Müdürlüğü nün görev, yetki ve sorumlulukları 1) Büyükşehir Belediye Başkanının vekalet yazılarını yazıp, vilayete gönderilmesini Gelen evrakın teslim alınması, açılması ve havale edileceği birimlere göre tasnif edilip zimmet kaydı yapılarak teslim edilmesini 5 / 6

6 2) Belediyeye gönderilen veya elden verilen her türlü resmi evrakın kayıt işleminden sonra ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak. Belediyece yapılacak dış yazışmaların genel evrak kaydı ile zimmet ve postalanması işlerini yaptırmak, 3) Posta evraklarının dış posta zimmet defterine, elden gidecek evrakın dış zimmet defterine kaydettirilerek, belediye birimlerine veya belediye dışındaki resmi kurum ve kuruluşlarla, özel ve tüzel kişilerden oluşan muhataplara gönderilmesini 4) Gizlilik dereceli evraklar yalnız daire başkanı tarafından açılır ve tekrar zarflanır. Daire başkanınca zarf üzerine havalesi yapılan evrakın kaydedildikten sonra ilgili birime gönderilmesini 5) Belediye başkanının görmesi gereken evrakı daire başkanının görüşüne sunmak, 6) Adli ve idari yargı makamlarından, noter ve icra dairelerinden gelen hukuki nitelikteki yazılar, ihtarnameler ve bildirileri gecikmeye mahal bırakılmadan doğrudan hukuk müşavirliğine yönlendirilmesini 7) Posta ile gönderilecek olan evrakın genel evraktan kayıt numarası verilmesini müteakip postaya verilmesini 8) Daire başkanının verdiği diğer yasal görevlerin yapılmasını sağlamak. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli Hükümler MADDE 8 Bu yönergenin uygulanması sırasında doğacak tereddütleri gidermeye ve gerekli düzenlemeleri yapmaya Başkanlık yetkilidir. Yürürlük MADDE 9 Bu Yönerge Belediye Başkanı onayı ile yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 10 Bu Yönergeyi Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı yürütür. 05/01/2015 UYGUNDUR Hüseyin SÖZLÜ Büyükşehir Belediye Başkanı 6 / 6