iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile

Transkript

1 E FATURA ve E DEFTER UYGULAMALARI TÜRMOB Sirküler Rapor /151-1 ÖZET: Aşağıdaki özelliklere sahip mükellefler tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı na yazılı olarak başvurmak ve tarihine kadar e-fatura uygulamasına geçmek ve 2014 takvim yılı içerisinde e- Defter tutmak zorundadır. 1-) tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar (listesi Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu nun internet sayfasında bulunmaktadır) ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar, 2-) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu nun Mükerrer 242 nci maddesinin 5766 Sayılı Kanunun 17 nci maddesi ile değişen 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı; iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır. Ayrıca söz konusu fıkrada, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır. Bu çerçevede, Vergi Usul Kanununun Maliye Bakanlığına tanıdığı yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın 1

2 elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar, Maliye Bakanlığı nca çıkarılan 397, 416, 421 ve 424 sıra No lu VUK Genel Tebliğleri ile 58 sıra No lu VUK Sirkülerinde açıklanmıştır. Öte yandan, Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından ortaklaşa çıkarılarak tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinde 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir. Söz konusu Genel Tebliğler ve Sirkülerde yer alan düzenlemeler ışığında e-fatura ve e-defter uygulamalarına ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır. I- e-fatura Nedir? e-belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü ifade etmektedir. e-fatura, 397 Sıra No lu VUK Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş faturayı ifade etmektedir. Tebliğe göre e-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kâğıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu Tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e- Fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura verilmesi zorunludur. II-e-Defter Nedir? Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. III- Kimler e-fatura Uygulamasından Yararlanabilir? 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 232 nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflerin e-fatura uygulamasından yararlanma imkânı bulunmaktadır. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin; a) internet adresinde yer alan "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" doldurarak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalamaları, b) Tüzel kişi mükelleflerin "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" doldurarak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalamaları, c) Gerçek kişi mükelleflerin tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri 2

3 çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları ve Gelir İdaresi Başkanlığı na yazılı olarak başvurması, başvuru işlemlerini internet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak yerine getirmeleri gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflerin kullanıcı hesapları Gelir İdaresi Başkanlığı tanımlanacak ve aktive edilecektir. Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kullanıcı hesabı aracılığı ile e- Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilecektir. Tüzel kişi mükellef olmayan ve e-fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenecektir. IV- Kimler e-defter Uygulamasından Yararlanabilir? Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek üzere aşağıda belirtilen kişiler e-defter uygulamasından yararlanabileceklerdir. 1) Gerçek kişi mükelleflerden 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olanlar, 2) Tüzel kişi mükelleflerden 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olan ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olanlar, 3) Gerçek ve tüzel kişi mükelleflerden eelektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılımı olanlar. V- e-defter Olarak Tutulabilecek Defterler Nelerdir? E-defter uygulamasıyla ilgili özel olarak oluşturulan internet sitesinde format ve standartları duyurulan defterler, e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle söz konusu sayfada sadece yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur. VI- e-fatura ve e-defter Uygulamasına Geçmek Zorunlu Mudur? 421 Sıra No lu VUK Genel Tebliği ile bazı mükelleflerin e-fatura ve e- Defter uygulamasına geçmeleri zorunlu tutulmuş bazı mükelleflerin ise zorunluluk kapsamında olsun veya olmasın e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları halinde birbirilerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için e-fatura kullanmaları zorunlu hale getirilmiştir. Bu mükelleflere ilişkin bilgiler, aşağıda verilmiştir. UYGULAMA TARİHİ UYGULAMA 1 Eylül 2013 ten İtibaren e-fatura 3

4 A- e-fatura UYGULAMASINA KAYITLI OLAN MÜKELLEFLER Zorunluluk kapsamında olsun veya olmasın, Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için 1/9/2013 tarihinden itibaren elektronik fatura göndermeleri ve almaları zorunludur. Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kâğıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir. 31 Aralık 2013 Tarihine Kadar e-fatura 2014 Takvim Yılı İçerisinde e-defter B- MADENİ YAĞ LİSANSINA SAHİP OLANLAR İLE BUNLARDAN MAL ALANLAR VE ÖTV (III) SAYILI LİSTEDEKİ MALLARI İMAL, İNŞA VEYA İTHAL EDENLERLE BUNLARDAN MAL ALANLAR 3. 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar, 4. 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar, 01/09/2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı na yazılı olarak başvurmak ve 31/12/2013 tarihine kadar e-fatura uygulamasına geçmek ve 2014 takvim yılı içerisinde e-defter tutmak zorundadır. (Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin, 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellef listesi ve internet adreslerinde yayımlanmaktadır. Söz konusu listelerde yer alan mükelleflerden 2011 yılında mal alan ve Tebliğde belirtilen brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler, zorunluluk kapsamındadır sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını 4

5 etkilememektedir sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. Madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden sadece mal alışları bulunan mükellefler Genel Tebliğ kapsamında elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Hizmet alımları kapsam dahilinde değildir. Mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hasılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır. Özel hesap dönemine sahip mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında 2011 takvim yılında sona eren özel hesap dönemi brüt satış hasılatını dikkate alacaklardır. VII- Madeni Yağ Lisansına Sahip Olanlar Kimlerdir? 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanununda madeni yağ, baz yağına veya kimyasal sentez yöntemi ile işlenen maddelere, bazı katkıların ilâvesi sonucu, hareketli ve temas halinde olan iki yüzey arasındaki sürtünme ve/veya aşınmayı azaltma veya soğutma özelliğine sahip mamul haline getirilen doğal veya yapay maddeler olarak tanımlanmıştır. Madeni yağ üreticileri, madeni yağ üretimi yapan gerçek ve tüzel kişilerdir. Kanunun 3 üncü maddesine göre Petrol ile ilgili; a) Rafinaj, işleme, madeni yağ üretimi, depolama, iletim, serbest kullanıcı ve ihrakiye faaliyetlerinin yapılması ve bu amaçla tesis kurulması ve/veya işletilmesi, b) Akaryakıt dağıtımı, taşıması ve bayilik faaliyetlerinin yapılması, için lisans alınması zorunludur. Petrol Piyasası Madeni Yağ Lisansına sahip olanların listesi, T.C. Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun internet sayfasında1 bulunmaktadır. Dolayısıyla bu listede olan mükellefler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar 01/09/2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı na yazılı olarak başvurmak ve 31/12/2013 tarihine kadar e-fatura uygulamasına geçmek ve 2014 takvim yılı içerisinde e- Defter tutmak zorundadır. 5

6 VIII sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu na ekli (III) sayılı listedeki mallar nelerdir? Özel Tüketim Vergisi Kanununun, Oran veya tutar başlığını taşıyan 12 nci maddesinde özel tüketim vergisi, bu Kanuna ekli listelerde yazılı malların karşılarında gösterilen tutar ve/veya oranlarda alınacağı belirtilmiştir. Kanuna ekli III sayılı Liste, A ve B cetvellerinden oluşmaktadır. Bu listelerde yer alan mallar aşağıdaki gibidir. 1Bu adrese şu linkten ulaşılabilmektedir html (III) SAYILI LİSTE (A) CETVELİ G.T.İ.P. NO Mal İsmi Kolalı Gazozlar Malttan üretilen biralar Taze üzüm şarabı (kuvvetlendirilmiş şaraplar dahil); üzüm şırası (20.09 pozisyonunda yer alanlar hariç) ( köpüklü şaraplar ve diğer üzüm şıraları hariç) Köpüklü şaraplar Vermut ve diğer taze üzüm şarapları (bitkiler veya kokulu maddelerle aromalandırılmış) ( , hariç) Alkol derecesi hacim itibariyle % 18 veya daha az olanlar Fermente edilmiş diğer içecekler (elma şarabı, armut şarabı, bal şarabı gibi), tarifenin başka yerinde belirtilmeyen veya yer almayan fermente edilmiş içeceklerin karışımları ve fermente edilmiş içeceklerle alkolsüz içeceklerin karışımları Alkol derecesi hacim itibariyle % 22'den fazla olanlar Alkol derecesi ne olursa olsun tağyir (denatüre) edilmiş etil alkol ve damıtım yoluyla elde edilen diğer alkollü içkiler (Alkol derecesi ne olursa olsun tağyir (denatüre) edilmiş etil alkol hariç) Alkol derecesi hacim itibariyle % 80'den az olan tağyir (denatüre) edilmemiş etil alkol; damıtım yoluyla elde edilen alkollü içkiler, likörler ve diğer alkollü içecekler [( ; ) Alkol derecesi hacim itibariyle % 80'den az olan tağyir (denatüre) edilmemiş etil alkol hariç, ( ; ; ; ve hariç)] Üzüm şarabı veya üzüm cibresinin damıtılması yolu ile elde edilen alkollü içkiler Cin ve Geneva Votka ( , hariç) 6

7 Muhtevası 2 litreyi geçmeyen kaplarda olanlar (Alkol derecesi hacim itibariyle % 45.4'den fazla olanlar) Muhtevası 2 litreyi geçen kaplarda olanlar (Alkol derecesi hacim itibariyle % 45.4'den fazla olanlar) Likörler Diğerleri ( , hariç) Rakı (Muhtevası 2 litreyi geçmeyen kaplarda olanlar) Rakı (Muhtevası 2 litreyi geçen kaplarda olanlar) (B) CETVELİ G.T.İ.P. NO Mal İsmi Tütün içeren purolar Uçları açık purolar Sigarillolar Tütün içeren sigaralar Diğerleri (Tütün yerine geçen maddelerden yapılmış purolar, uçları açık purolar, sigarillolar ve sigaralar) -Tütün yerine geçen maddelerden yapılmış purolar, uçları açık purolar ve sigarillolar -Tütün yerine geçen maddelerden yapılmış sigaralar İçilen tütün (Herhangi bir oranda tütün yerine geçen maddeleri içersin içermesin) ( ve hariç) Diğerleri (Net muhtevası 500 gramı geçmeyen ambalajlarda olanlar) Diğerleri (Net muhtevası 500 gramı geçen ambalajlarda olanlar) Enfiye ve çiğnemeye mahsus tütün Dolayısıyla bu listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar, 01/09/2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı na yazılı olarak başvurmak ve 31/12/2013 tarihine kadar e-fatura uygulamasına geçmek ve 2014 takvim yılı içerisinde e-defter tutmak zorundadır. IX- e-fatura ve e-defter Uygulamasından Yararlanmak Zorunda Olmayanlar Kimlerdir? e-fatura uygulaması zorunluluğu getirilen mükelleflerden mal alan 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır. X- e-faturanın Düzenlenmesi ve İletilmesi Nasıl Olacaktır? 7

8 397 Sıra No lu VUK Genel Tebliğinde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan e-fatura Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur. Faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar internet adresinde yer almaktadır. 397 Sıra No lu VUK Genel Tebliğinde belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belge, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde olmayacaktır. Mükellefler e-fatura düzenlerken, konuyla ilgili 397, 416, 421 ve 424 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri ile 58 sıra numaralı VUK Sirkülerinde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır. XI- e-fatura Uygulamasının Kullanımı e-fatura Uygulaması, elektronik belge olarak düzenlenen faturaların tarafları arasında dolaşımı ile ilgili oluşturma, gönderme ve alma zamanı gibi önemli kayıtların tarafsız bir biçimde tutulmasını sağlamak ve elektronik belge olarak oluşturulmuş herhangi bir belgenin sıhhatinden (format ve standartlara uygunluk, göndericinin kimliği ve doğruluğu, elektronik belgenin geçerliliği ve içeriğinin bütünlüğü) emin olmak amacı ile Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan uygulamanın genel adıdır. e-fatura Uygulaması, bünyesinde e-fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini yapmak üzere her bir kullanıcıya ait kullanıcı hesabı barındıracak olup, bu hesap aracılığı ile kullanılabilecek fonksiyonlar, ilgili hesabın ve kullanıcının niteliğine göre şekillenecektir. e-fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri aşağıdaki gibi sistemlerinin e- -Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan vehttp:// internet adresinde hizmete sunulan e-fatura Portalı aracılığıyla. e- Faturaların taraflar arasında güvenli bir şekilde dolaşımına imkan sağlayan e-fatura Uygulaması ile ilgili olarak başlangıç aşamasında yukarıda sayılan iki yöntemi belirlemiş olan Gelir İdaresi Başkanlığı, uygulamanın geliştirilmesi ve farklı kullanım imkanlarının oluşturulması yönündeki çalışmalarına devam etmektedir. 8

9 Bu çalışmalar neticesinde ortaya çıkarılacak yeni yöntemler ve bu yöntemlere ilişkin kurallar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından internet sitesi aracılığı ile duyurulacaktır. XII- e-faturanın Bilgi İşlem Sistemlerinin Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanımı Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkündür. Bilgi işlem sistemi entegrasyonu yapılabilmesi için uyulması gereken kurallar ve standartlar ile yapılması gereken işlemleri içeren kılavuzlar internet sitesinde yer almaktadır. Uygulamaya entegre olmak isteyenler, bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. Başvurusu uygun bulunanlara entegrasyon işlemlerine başlayabilecekleri bir yazı ile bildirilecektir. Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde tamamlanmak zorundadır. Uygulamaya entegre olmak isteyenler, bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte internet adresinde yer alan başvuru kılavuzuna uygun olarak Gelir İdaresi Başkanlığına başvuruda bulunacaklardır. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-fatura Uygulamasına entegre olmak isteyen mükelleflere yönelik olarak genel entegrasyon usulleri belirleyebileceği gibi bilgi işlem sistemleri, kapasite, iş gerekleri ve ihtiyaçları gibi hususları göz önüne alarak özel entegrasyon usulleri de belirleyebilecektir. XIII- e-fatura Portalı Aracılığı ile Kullanım Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile e-fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-fatura Portalı, e- Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındırmaktadır. e-fatura Portalı, oluşturulan kullanıcı hesapları aracılığı ile internet adresinde hizmet sunacaktır. Kullanıcılar, e-fatura gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan arayüzleri kullanarak yapabileceklerdir. XIV- e-defter Nasıl Oluşturulur? e-defter, Gelir İdaresi Başkanlığınca açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek adresinden ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulacaktır. e-defter tutmasına izin verilenler, internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler 9

10 itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini ayrıca kâğıt ortamında tutamayacaklardır. XV- e-defter Tutabilmesi İçin Tüm Faturaların e-fatura Olarak Düzenlenmesi Zorunlu Mudur? e-fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli edilen şartlar çerçevesinde e-fatura da düzenleyebileceklerdir. Bu bakımdan e-fatura Uygulaması kâğıt fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntem olmaktadır. Ancak müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura verilmesi zorunludur. Ancak aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. XVI- e-defter Açılış ve Kapanış Onayları Ne Zaman Yapılacaktır? Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade etmektedir. XVII- e-defterin ve e-defter Beratının Saklanması ve İbrazı Ne Şekilde Olmalıdır? e-defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kâğıda bastırılarak saklanması söz konusu olmamaktadır. e-defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmesi gerekmektedir. XVIII- e-faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. e-faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve 10

11 veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. Bu yükümlülük, elektronik faturaların üçüncü kişiler nezdinde muhafaza edilmesi durumunda muhafaza eden için de yasal süreler içinde geçerlidir. Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmemektedir. XIX- Mali Mühür Mali mühür, Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi, diğer kurum, kuruluş, işletmelere ve istemeleri halinde gerçek kişi mükelleflere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-fatura Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan, Gelir İdaresi Başkanlığı adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir. Kullanım alanı ve bahsedilen fonksiyonları nedeni ile Mali Mührün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya kişilerin değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerin derhal belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi zorunludur. Tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran sertifikaları geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içerisinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusu yapması gerekmektedir. Sahiplerine kart okuyucuları ile birlikte teslim edilecek sertifikaların HSM aracılığı ile kullanılması da mümkündür. Ancak bu durumda Mali Mühür Sertifikalarının HSM'lere yüklenmesi işleminin TÜBİTAK-UEKAE veya yetkili kıldığı kişiler/kurumlar aracılığı ile yapılması ve tercih edilen HSM modellerinin TÜBİTAK-UEKAE tarafından yayımlanacak niteliklere sahip olması gerekmektedir. 11

12 Mali Mührün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler Kamu Sertifikasyon merkezinin internet sitesinde yer almaktadır. e-fatura uygulamasından yararlanan mükellefler ile diğer kurum, kuruluş ve işletmelerin e-faturalarını kendi mali mühür sertifikaları ile onaylamaları veya nitelikli elektronik sertifikaları ile imzalamaları esastır. Ancak e-fatura uygulamasını özel entegratör vasıtasıyla kullananlar düzenlenecek e-faturaların özel entegratörün mali mühür sertifikası ile onaylanmasına izin verebilirler. XX- E-Defter Uygulamasına Yıl İçinde Geçilmesi Durumunda Geçmiş Kayıtlar Mükelleflerin elektronik defter tutmaya, hesap dönemi ortasında başlamaları halinde, elektronik defterlerinde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtları elektronik ortamda oluşturacak ve elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır. Saygılarımızla T.C. MALİYE BAKANLIĞI Gelir İdaresi Başkanlığı Ad Soyad/Unvan. Bilgi ve iletişim teknolojileri, günümüzde sağladıkları verimlilik ve maliyet avantajı gibi nedenlerle mükelleflere ait iş süreçlerinde yoğun bir şekilde kullanılmaktadır. Bu durum, özellikle yüksek sayıda yasal belge ve kayıt ile ilgili süreçleri kağıt ortamında yürütmek zorunda olan mükelleflere yönelik, gelişen teknolojiye uygun yeni usul ve esasların belirlenmesini zorunlu kılmıştır. Bu kapsamda, Başkanlığımızca yapılan düzenlemelerle elektronik fatura (e-fatura) oluşturulmasına, iletilmesine, muhafazasına ve istendiğinde ibrazına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. Bu düzenlemelere göre; sahip olanlar ile bunlardan 2011 yılında mal alan ve 25 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler ile, Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 yılında mal alan ve 10 milyon ve üzeri brüt satış hasılatına sahip olan mükelleflere, 1 Eylül 2013 tarihine kadar e-fatura uygulamasına başvurma ve 2013 yılının sonuna kadar da e-fatura uygulamasını kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Madeni yağ lisansına sahip olan mükellefler ile ÖTV 12

13 Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflere ait listelere internet adresinden ulaşılabilir. Bu çerçevede, söz konusu listedeki mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar; satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları yukarıda belirtilen sınırları aşıyorsa e-fatura uygulamasına dahil olacaklardır. e-fatura uygulaması başvuru şartlarına ve detaylı bilgiye internet adresinden ulaşabilirsiniz. Başkanlığımızca yapılan çalışmalarda 2011 takvim yılı brüt satış hasılatınızın yukarıda belirtilen sınırları aşmış olduğu tespit edildiğinden madeni yağ lisansına sahip mükellefler ve/veya ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 yılında mal alışınızın bulunması durumunda, 1 Eylül 2013 tarihine kadar e-fatura sistemine başvurma ve 2013 yılının sonuna kadar e-fatura uygulamasını kullanmak zorunda olduğunuz konusunda, Bilgi edinilmesi ve gereğini rica ederim. Uğur DOĞAN Başkan a. Gelir İdaresi Daire Başkanı 13