T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI. Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI. Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi"

Esen Melek Ilhan
7 yıl önce
İzleme sayısı:

1 T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi Şubat 2015

2 İÇİNDEKİLER BİRİNCİ BÖLÜM... 1 Amaç, Kapsam, Tanımlar ve Hukuki Dayanak... 1 Amaç... 1 Kapsam... 1 Tanımlar... 1 Hukuki Dayanak... 2 İKİNCİ BÖLÜM... 3 Uygulama ve Genel Esaslar... 3 Gelen Evrak... 3 Evrak Dağıtımı... 3 Giden Evrak... 4 Evrak Dosya İşlemleri ve Yedekleme... 4 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 5 Vekalet... 5 Vekalet İşlemleri... 5 Yükümlülükler... 5 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM... 6 Son Hükümler... 6 Yürürlük... 6 Yürütme... 6 i

3 BİRİNCİ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, TANIMLAR VE HUKUKİ DAYANAK AMAÇ MADDE 1 - (1) Bu yönergenin amacı, tamamlanan ve kullanıma alınan Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile kurum içi ve dışı kullanıcılara hizmet verilmesi de dikkate alınarak; Ajansın resmi yazışma ve iletişim süreçlerini elektronik ortama taşıyarak etkinlik, verimlilik, takip edilebilirlik, kurumsal arşivin oluşturulması ve maliyet tasarrufu sağlamak, kurum içi ve dışı birimlerle bilişim teknolojileri üzerinden iletişim sağlamak ve bu iş anlayışı için gerekli kurumsal kültür değişimini gerçekleştirmek gayesiyle geliştirilmiş olan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. KAPSAM MADDE 2 - (1) Bu Yönerge; Ajans içi ve dışı yazışmalar için Ajansı, kurum dışı yazışmalar için ilgili kurum ve kuruluşları kapsar. TANIMLAR MADDE 3 - (1) Bu Yönergede geçen; a) Ajans: T.C. Kuzey Anadolu Kalkınma Ajansı nı, b) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman, c) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiyi, d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem, e) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, 1

4 f) Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını, g) İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi, h) Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci, i) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder. HUKUKİ DAYANAK MADDE 4 - (1) Bu Yönerge, 23 Ocak 2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Bakanlar Kurulunun 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Kararı ile 02/02/2015 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Başbakanlık ın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi, Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0, TS Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı (2007) na dayanılarak hazırlanmıştır. 2

5 İKİNCİ BÖLÜM UYGULAMA VE GENEL ESASLAR GELEN EVRAK MADDE 5 - (1) Gelen evrak işlemlerinde: a) Her ne şekilde gelirse gelsin, evrak merkezine gelen her türlü evrakın, EBYS uygulaması kullanılarak kayıt ve takibi yapılır, b) Gazete, dergi, kitap, broşür ve benzeri basılı süreli süresiz yayınlar hariç; gelen evrakların tamamı ve taranmasına engel bulunmayan ekleri taranarak sanal ortama geçirilir, c) Gelen yazının eki olan gazete, dergi, kitap, broşür ve benzeri basılı süreli süresiz yayınlar ve ilgili birime verilmesi gereken rapor, analiz vb. belgeler zimmet karşılığında ilgili personele verilebilir, d) Kapalı zarf ile gelen gizli evraklar Elektronik Belge Yönetim Sistemi ne kaydedilirken sistem puntosunda gizli seçeneği seçilerek kaydedilir, e) Kaydı yapılan ve sanal ortama geçirilen evrakların sanal ortamdaki örnekleri işlem yapılmak üzere Genel Sekreter tarafından ilgili birime havale edilir, f) Kurum dışından elektronik yöntemlerle (evrak giriş portali, e-posta, faks) gönderilen evraklar doğrudan elektronik ortamda işleme alınır, g) Aslı, evrak referans numarası ile daha sonra gönderilen evrakların, mükerrer kayıt girişini engellemek için referans no bilgisi üzerinden kaydının olup olmadığı kontrol edilir. EVRAK DAĞITIMI MADDE 6 - (1) Evrak dağıtım işlemlerinde: a) Ajans birimlerinin birbirleriyle yazışmaları (iç yazışmalar) sadece sanal ortam üzerinden yapılır, b) Ajans dışında kalan kurum ve kuruluşlara koli/paket haline getirilerek gönderilecek olan fiziksel evrakların (dış yazışmalar) paketleme/kolileme ve adresinin yazılması işleri evrakları üreten birim tarafından yapılır, c) Acele Posta Gönderileri, iadeli taahhütlü gönderiler ve tebligatlara dair posta alındı ve teslim kartları evrakı üreten birim tarafından doldurularak fiziksel evrak ile birlikte evrak merkezine teslim edilir, d) Sanal ortamdan çıkış kaydı alınmamış hiçbir evrak, dağıtımı ve havalesi yapılamaz. 3

6 GİDEN EVRAK MADDE 7 - (1) Evrakların paraf, imza ve onay işlemlerinde: a) Paraf, sadece sanal olarak yapılır, b) İmza, onay ve olurlar elektronik imza ile yapılır, c) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece Yazı İşleri Müdürü tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır ve gönderilir. EVRAK DOSYA İŞLEMLERİ VE YEDEKLEME MADDE 8 - (1) Evrak dosya işlemleri: a) Ajansa gelen evrakların standart dosya planları, Başbakanlık ın 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ve revizelerine göre hem fiziksel hem de sanal ortamda oluşturulur, b) Evraklar konularına uygun dosyalar ile ilişkilendirilir, c) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. 4

7 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM VEKALET VEKALET İŞLEMLERİ MADDE 9 - (1) Çeşitli nedenlerle belirli süre görevde olamayacak Ajans Personeli, elektronik ortamda ilgili personele vekalet verir. YÜKÜMLÜLÜKLER MADDE 10 - (1) Bu Talimatın uygulanmasından tüm Ajans personeli sorumlu olup; bu konuda belirtilen emir ve talimatlara uymakla yükümlüdürler. 5

8 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER YÜRÜRLÜK MADDE 11 - (1) Bu Yönerge, Ajans Genel Sekreteri tarafından personele tebliğ edildiği tarihte yürürlüğe girer. YÜRÜTME MADDE 12 - (1) Bu yönerge hükümleri Genel Sekreter tarafından yürütülür. EKLER - Eki bulunmamaktadır. YÖNERGE GEÇMİŞİ Sürüm No Yönetim Kurulu Karar No ve Tarihi

Benzer belgeler

T.C. ULAġTIRMA BAKANLIĞI Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü ELEKTRONĠK YAZIġMA VE BELGE YÖNETĠM SĠSTEMĠ TALĠMATI SHT EBYS-1

T.C. ULAġTIRMA BAKANLIĞI Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü ELEKTRONĠK YAZIġMA VE BELGE YÖNETĠM SĠSTEMĠ TALĠMATI SHT EBYS-1 BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde l- (1) Bu Talimatın