Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 1

Transkript

1 e-fatura Konusunda Bilgi Notu: Datasoft Yazılım e-fatura Uygulaması Kılavuzu a. Ticari program kullanıcıları, e-fatura kullanmak için kullandıkları ticari programın onaylı olması gibi bir kural mevcut değildir. b. Ticari programların, e-fatura kullanıcılarına düzenlenen faturaları, XML veya UBL-TR standardında oluşturarak, müşterinin çalıştığı Özel Entegratör veya GIB e-fatura portalına yüklemeleri (manuel) yeterlidir. c. Zorunlu veya isteğe bağlı e-fatura kullanıcıları, sadece elektronik fatura kullanıcı olan mükelleflere e-fatura düzenleyebilir. d. e-fatura kullanıcısı olan bir tüzel (firma) veya gerçek kişi, e-fatura kullanıcısı olmayanlara basılı fatura düzenlemeye devam eder. e. e-fatura kullanıcıları, diğer e-fatura kullanıcılarından kendilerine düzenlenen faturaları da e-fatura olarak almak zorundadır. f. Elektronik Faturaların seri ve sıra numarası her mükellef için yılın ilk günü GIB(3 Hane Seri Numarası)2014(4 Hane YIL) (9 Hane Sıra Numarası) olarak başlar ve müteselsil olarak devam eder. Örnek: DST a. Firma e-faturalarına seri numarası vermemiş ise, firmanın e-fatura seri numarası GIB ile başlar. g. Elektronik fatura düzenlenme zorunluluğu 01 Ocak 2014 günü başlar. (Portal kullanıcıları için zorunluluk 01 Eylül 2013 günüdür.) h. E-Fatura kullanıcıları, e-fatura verilerini elektronik olarak arşivlemek zorundadır. i. E-Fatura kullanıcıları dilerlerse; e-arşiv onayı almış firmalar ile anlaşarak kâğıt ortamında düzenledikleri faturaların kendilerinde kalan suretinden vazgeçip bu sureti elektronik olarak saklayabilir. E-Fatura kullanıcıları 2014 yılı içerisinde (2014 Yılının herhangi bir ayında) e-defter uygulamasına geçmek zorundadır. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 1

2 Datasoft Yazılım e-fatura uygulaması: Klasik Ticari Set Programında Ön Şart: Kullanıcılarımızdan Ticari Set-01, Ticari Set-02, Ticari Set-03, Ticari Set-04, Müşavir Set-03 lisansına sahip olanlar; Seri_2014 e Abone olmak ve Datasoft e-fatura Modülünü satın almak koşulu ile Datasoft e-fatura uygulamasından yararlanabilirler. 1. Datasoft Seri_2014 Kurulumu DSOFT70 dizinine yapılır. 2. Seri 2013 Programının çalıştığı dizindeki DATATS13 dizini kopyalanarak DSOFT70 dizinine yapıştırılır. 3. Datasoft Programında (Seri 2014) giriş yapılırken aktarma programı otomatik çalışacaktır. 4. Datasoft Aktarma Programı Klasik Ticari Set verilerini, (Stok-Cari-Fatura/Çek- Senet, Muhasebe )Datasoft Windows verisine otomatik olarak aktaracaktır. Ayrıca Muhasebe programına ait verilerde klasik muhasebe verisi olarak (belge numaraları 16 hane) aktarılır. 5. Aktarma işlemi tamamlandıktan sonra Datasoft Programına giriş yapılır. 6. Stok-Cari-Fatura-Çek-Senet Programına girilir. Firma verilerinde Yapılacak Đşlemler: 1. Firma Parametreleri seçilir. Đşyeri Parametreleri sekmesinde; a. Firma e-fatura kullanıcısı ise ilgili alan seçimi işaretlenir. b. Firmanın MERSĐS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) Numarası girilir. c. Firmanın Merkezinin bulunduğu il Firma Merkezi alanına yazılır 2. Adres Bilgileri Sekmesinde; a. Đl, Đlçe, Mahalle, Cadde, Sokak Dış Kapı ve Đç Kapı numaraları ile Posta Kodu alanlarındaki eksik bilgiler tamamlanır. b. Telefon numaraları tanımlanıp Telefon numarasının hangi bölüme ait olduğu seçilir. c. Firma e-posta adresi ve web adresi tanımlanır. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 2

3 3. Firma Parametreleri Sekmesinde, e-fatura Parametreleri sekmesi seçilir. a. Firma düzenleyeceği e- Faturalar için 3 karakterden oluşan bir seri numarasını e-fatura seri alanına girer. b. E-Faturaları kendi mali Mühürü ile mi yoksa Entegratörün Mali Mühürü ile mi imzalayacağını belirler. c. Mali Mühür Kart cinsini Akis olarak seçer. d. Kart Şifresi alanına kartın şifresini girer. e. Entegratör Kodu: i. Datasoft e-fatura Uygulaması, Datasoft e-fatura modülü tarafından üretilen elektronik faturaları sadece birlikte çalıştığımız Đzibiz Özel Entegratör firmasına göndermektedir. 1. Müşterimiz Đzibiz ile Entegratör sözleşmesi yapmış ise Đzibiz deki kullanıcı adını ve şifresini ilgili alanlara yazar. ii. Farklı Entegratör ile sözleşme yapmış olan Datasoft kullanıcılarımızın e-fatura modülünden ürettikleri elektronik faturalarını (UBL-TR), anlaşma yaptıkları Entegratör firması, bu verileri nasıl alacağını kendisi belirleyecektir. 4. Stok Kartları bölümüne girilir. a. E-Fatura Birim tanımlama butonuna basılır. b. Kartlardan birim tara butonuna basılır. Stok kartlarında kullanılan, kullanıcı tarafından tanımlanmış birimler ve kaç stok kartında kullanıldığı ekrana getirilir. c. Stok kartlarında kullanılan birimlerden aynı birim için değişik tanımlar yapılmış ise (Ad, AD, ad vb. gibi) Stok birim değiştir butonuna basılarak açılan pencerede, değiştirilecek biriminin karşısına yeni birim yazılır ve kaydet butonuna basılarak değişiklikler yapılır. d. Stoklarda kullanılan birimlerin e-fatura Birim Kodları seçimi yapılarak eşleştirilir. Đşlem tamamlandığında Kaydet butonuna basılarak değişiklikler kaydedilir. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 3

4 5. Cari Kartlar bölümüne girilir. a. E-Fatura Kullanıcısı olan cari kart seçim yapılarak Gör-Değiştir butonuna basılır. b. e-fatura kullanıcısı TIK ı işaretlenir ve e-fatura senaryosu seçimi yapılır. c. Hukuki Yapı, Vergi Dairesi, VKN (Vergi Kimlik Numarası) ve TCKN (T.C. Kimlik numarası) alanlarına gerçek değerler girilir. 6. Adres Bilgileri sekmesine girilir. a. Firmanın açık adresi ilgili alanlara yazılır. Adreste Mahalle, Đlçe, Đl, Posta Kodu, Ülke alanı zorunlu alanlardır. b. Firmanın iletişim bilgileri girilir. c. Kaydet butonuna basılarak Cari Kartta yapılan değişiklikler kaydedilir. 7. Bilgi Notu: Đlk aktarım sonrasında GIB e-fatura kullanıcı olan firmaların (Tüzel/Gerçek) Entegratör üzerinden taraması yapılarak, tanımlı cari kartların VKN/TCKN ile karşılaştırılıp eşleşen cariler için e-fatura kullanıcısı seçeneği program tarafından otomatik işaretlenecektir. 8. Satış Đşlemleri Bölümüne girilir. a. Daha önce düzenlenmiş satış faturaları tarih sırasında ekrana gelecektir. i. Yeni: Yeni bir belge girişi yapılır. ii. Gör-Değiştir: Daha önce düzenlenmiş belgenin incelenmesini ve/veya değiştirilmesini sağlar. Seçilen belge üzerinde çift tık yaparak ta belge değişiklik işlemine ulaşılır. iii. Tanım: Belgelerin gösterildiği grid kolonlarının tanımlanmasını sağlar. iv. Klasik Belge: Satış Belgelerinin önceden olduğu gibi klasik ekranda girişine olanak sağlar. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 4

5 b. Yeni bir Satış Faturası Girişi: c. Yeni butonuna basılır. d. Cari Kodu satırının sağındaki (...) butonuna basılarak açılan pencereden satış faturası düzenlenecek cari kart bulunarak seçilir. (Çift Tık) e. Seçim yapılan Cari Kart e-fatura kullanıcısı olarak işaretlenmiş ise belge numarası 16 hane e- Fatura serisine uygun olarak ekrana gelecektir. Ayrıca e- Fatura için program tarafından ETTN (Elektronik Tekil Tanım Numarası) üretilecektir. f. Fatura ekranının sağ üst köşesinde renkli bir kare içerisinde e figürü oluşarak kullanıcıya düzenlediği belgenin e-fatura olduğu görsel olarak bildirilir. g. Stok Kodu kolonunda F1 fonksiyon tuşuna basılarak açılan pencereden stokla seçimleri yapılır. Miktar, fiyat, satır ıskontosu girilerek fatura satırı tamamlanır. Bu şekilde faturalanacak stoklar tamamlandığında ESC tuşuna basılara Fatura alt menüsüne ulaşılır. h. Alıcısı Fatura kullanıcısı olanlar için düzenlenen elektronik belgelerin yazdırılması engellenmiştir. Bu belgeler e-fatura Kaydet butonuna basılarak programın belirlediği formatta ve programın belirlediği klasöre UBL-TR olarak kaydedilir. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 5

6 9. UBL-TR formatında oluşturulan e-faturalar; Programın çalıştığı dizin içerisinde, efaturalar, 2013_eFatura, VNK/TCKN numarası, ALIS ALIS_APP_RESPONSe ARSIV_ALIS ARSIV_SATIS SATIS dizinine kaydedilir. 10. Belgelere kaydedilirken, belge adlarında belgenin numarası gösterilir. 11. Her bir UBL-TR formatında üretilen satış faturası için bir tane XML uzantılı dosya, bir tane XSLT uzantılı dosya ve bir tanede bu iki dosyanın paketlendiği ZIP dosyası oluşmaktadır. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 6

7 Program tarafından oluşturulan e-faturaların Đzibiz Özel Entegratör sayfasına gönderilmesi: Açıklama: Datasoft Ticari Set Programı içerisindeki e-fatura modülü, e-fatura kullanıcısı listesine kayıtlı olanlara düzenlenecek faturaların UBL-TR formatında e-fatura XML dosyasının oluşturulmasını sağlamaktadır. Oluşan bu fatura dosyalarının farklı Entegratör firmalarına aktarılması, Özel Entegratör firmasının yöntem ve tercihine ve/veya üretmiş olduğu çözüme bağlıdır. Datasoft e-fatura Uygulama yazılımı, Datasoft e-fatura modülü aracılığı ile üretilmiş olan UBL-TR belgelerin Đzibiz Entegratör firmasının müşteri sayfasına otomatik aktarılmasını ve bu sayfaya gelen alış faturalarının otomatik indirilmesini sağlamaktadır. Datasoft e-fatura uygulama yazılımı ayrıca, Datasoft e-fatura modülü aracılığı ile üretilmiş satış faturalarının, müşteri mali mühürü ile mühürlenmesini, PDF olarak gösterilmesini, indirilmiş alış elektronik faturaların incelenmesine imkan sağlamaktadır. Datasoft e-fatura Uygulamasının kullanım kılavuzu ve Đzibiz müşteri sayfasına veri aktarımı kılavuzu ayrıca yayınlanacaktır. Telefon: , Destek: +90 (216) Faks: +90 (216) Sayfa 7