İŞ AKIŞ ŞEMASI GELEN EVRAK SÜRECİ. Gelen Evrakın Sistem Üzerinden Kontrol Edilerek Alınması

Transkript

1 GELEN EVRAK SÜRECİ Mak.İk.DB-İA Doküman No: 1 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Gelen Evrakın Sistem Üzerinden Kontrol Edilerek Alınması Gelen Evraka Sistemin Verdiği Numaranın İşlenmesi ve DB'ye Havale Edilmesi DB'nınEvrakı İncelemesi GidenEvrak Oluşturma ve Onay Süreci Evraka Cevap Yazılacak mı? K-DB Evrakın İlgili ŞM/ŞM'lere Havale Edilmesi Evrakın İlgili R'ye Havale Edilmesi Evrakın Dosyaya Kaldırılması İY-R Büro Sorumlusu İkmal ve Amb. Şb. Müd. Mak.İkm.Bak.ve.Onr.D.Bşk. Genel Sekreter Yardımcısı

2 Mak.İk.DB-İA Doküman No: GİDEN EVRAK SÜRECİ 2 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Üst Yazı Oluşturma Talimatının Varsa Gelen Evrakla Birlikte İlgili R.'ye Verilmesi Üst Yazı Oluşturma Talimatının Varsa Gelen Evrakla Birlikte İlgili ŞM.'ye Verilmesi İY-R P-R İY- ŞM Yazı Taslağının Oluşturulması(Paraflı ve Parafsız 2 nüsha halinde) ve İlgili ŞM'ye Havale Edilmesi Evrakın Yeniden Düzenlenmesi İçin İlgili R'ye Havale Edilmesi Evrakın İncelenmesi Evrak Onaya Uygun mu? K-ŞM OLUŞTURMA SÜRECİ Evrakın Yeniden Düzenlenmesi İçin İlgili ŞM'ye Havale Edilmesi Evrakın Paraflanması ve DB'ye Havale Edilmesi P-ŞM Evrakın İncelenmesi İY-GSY Evrakın Yeniden Düzenlenmesi İçin İlgili DB'ye Havale Edilmesi Evrak Onaya Uygun mu? K-DB Evrak Onaya Uygun mu? K-GSY Evrakın Paraflanması ve GSY'ye Havale Edilmesi Evrakın İncelenmesi P-DB İY-GSY ONAY SÜRECİ İ-GSY Evrakın Onaylanması ve İlgili DB'lığına Havale Edilmesi Evrakın Sistem Üzerinden Tarih ve Numarasının Verilmesi, Parafsız Nüshasının İlgili Kurum/Birim ya da Kişiye İmza Karşılığında Sevk Edilmesi İY-R Evrakın varsa Gelen Evrakı İle Birlikte Dosyasına Kaldırılması Evrakın Paraflı Nüshasının Yazıyı Oluşturan R'ye Teslim Edilmesi Büro Sorumlusu İkmal ve Amb. Şb. Müd. Mak.İkm.Bak.ve Onar.Dai.Bşk. Genel Sekreter Yardımcısı

3 ÖZEL HALK OTOBÜSLERİ ENCÜMEN CEZA SÜRECİ Mak.İk.DB-İA Doküman No: 4 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Özel Halk Oto.Tutulan Raporlar ve Ekli Evraklar Kontrol Edilir K-PR Evraklar Tam Mı? İlgili Personele Evraklar Tamamlanmak Üzere geri Gönderilir Raporlar Sistem Üzerinden Encümene Yazılır. P-PR Birim Müdürüne Parafa Sunulur Daire Başkanına Parafa Sunulur Genel Sekreter Yardımcısına Parafa Sunulur Genel Sekreter İmzaya Sunulur P-ŞM P-DB P-GSY İ-B Encümen Kalemine Sistem Üzerinden Gönderilir. Encümen Karaları Doğrultusunda İlgilisine ve Odaya Evrak Hazırlanır. Encümen Kararı (para cezası) Fotokopisi Tahakkuk Fişi Düzenlenmesi İçin Büro Giden Evrak Süreci.

4 ALT ŞEMA ADI ÖZEL HALK OTOBÜSLERİ DEVİR SÜRECİ Mak.İk.DB-İA Doküman No: 5 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Özel Halk Oto.Devir için İstenen Belge ve Evraklar Kontrol Edilir K-PR Evraklar Tam Mı? İlgilisine Evraklar Tamamlanmak Üzere geri Gönderilir Sistem Üzerinden Devir İçin Encümene P-PR Birim Müdürüne Parafa Sunulur P-ŞM Daire Başkanına İmza ve Parafa Sunulur P-DB Genel Sekreter Yardımcısına İmza ve Parafa Sunulur P-GSY Genel Sekreter İmzaya Sunulur İ-GS Encümen Kalemine Evrak Sistem Üzerinden ve Aslı Gönderilir. Devir Ücreti Tahakkuk Fişi Düzenlenmesi İçin Büro Sor. Gönderilir. Encümen Kaleminden Gelen Encümen Kararları Doğrultusunda Kayseri Büyükşehir Belediyesi Denetimli Özel Halk Otobüsü Sözleşmesi Hazırlanır Noter Yazısı Giden Evrak İş Akışı Devir İşleminin gerçekleşmesi için Noter yazısı ve sözleşme ilgilisine teslim Edilir. Sözleşme ve Araç Satışı Noter Tarafından Onandı mı? Sözleşme ve Araç Satışı Noter Tarafından Onaylanması Beklenir. Evrakların Gerekli Dosya ve Arşivleme İşlemi Yapılır.

5 1 DEMİRBAŞ-AKARYAKIT--YEDEK PARÇA AMBARI SÜRECİ Mak.İk.DB-İA Doküman No: 6 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Birimlerim İhtiyaç Duyduğu Hizmet, Mal ve Malzemenin Talebi Yapılır İlgili Birim Müdürüne İmzaya Sunulur Daire Başkanına İmzaya Sunulur Genel Sekreter Yardımcısına İmzaya Sunulur İ-ŞM İ-DB İ-GSY Mali Hiz. D.Bşk. Bütçe Aktarımı İçin Mali Hiz. D.Bşk. Bütçe Onayına ( Ödenek Alımı) Sunulur İ-ŞM Destek Hizmetleri Daire Bşk.Alımın Gerçekleşmesi için Talep Zimmetli Teslim Doğrudan Temin İle Hizmet-Mal- Malzeme Alımı İhale Yolu İle Hizmet-Mal-Malzeme Alımı Talep Edilen Mal ve Malzeme gelmesi için İlgilisine İade İşlemi Yapılır. Alınan Hizmet, Mal-Malzeme Talep Edilen Hizmet, Mal-Malzeme mi? Teknik Şartnameye Uyhgun Mu? Kabul Komisyonu Kontrol Eder Markır Testi Yaptırılır K-PR İ-ŞM İ-DB Mal ve Malzeme Teslim Alınır Fatura Bilgileri İle Taşınır İşlem Fişi (GİRİŞ ) Düzenlenir. İlgili Kişisine Zimmet İşlemi Yapılır Barkot Sistemine İşlenir ve Takip Edilir Talep Eden Birim veya Kişilere Mal ve Malzeme Teslim Edillir.Taşınır İşlem Fişi (ÇIKIŞ) Düzenlenir. Akaryakıt Verilen Araçların Yakıt Tüketimleri Birimlere Aylık Olarak Taşınır İşlem Fişi Aylık ve Yıllık Mal-Malzeme Giriş Çıkış Raporları Alınır. İlgili Birimlere Rapor Gönderilir.

6 İkmal ve Ambarlar Şube Müdürlüğü DOĞRUDAN TEMİN SÜRECİ Mak.İk.DB-İA Doküman No: 23 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Satınalma ihtiyacının belirlenmesi Teknik Şartname, Çizimler ve keşif metrajının Teknik Şartname Formu İle Hazırlanması Ödeme Emri Belgesinin Mali Hizmetlere Havale Edilmesi İY-ETS Dökümanlar Hazır mı? Ödeme Emri Belgesinin Hazırlanması İY-GG Faturanın Alınması Lüzum müzekkeresi hazırlanması Muayene ve Kabulün Yapılması İY-PFAG Lüzum Müzekkeresi Onaylandı mı? Teklliflerin Değerlendirilmesi ve Tedarikin Yapılması İY-PFAG Hazırlanan Teknik Şartnameye Göre Yaklaşık Maliyetin Tespit Edilmesi O- DB(HY) Tekliflerin Alınması Bütçeden Ödenek Alınması Piyasa Fiyat Araştırma Görevlilerinin Tespit Edilmesi

7 İkmal ve Ambarlar Şube Müdürlüğü DOĞRUDAN TEMİN SÜRECİ(DESTEK HİZMETLERİ KANALIYLA) Mak.İk.DB-İA Doküman No: 24 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: Satınalma ihtiyacının belirlenmesi Teknik Şartname, Çizimler ve keşif metrajının Teknik Şartname Formu İle Evrakların Mali Hizmetler Daire Başkanlığına Gönderilmesi İY-ETS Dökümanlar Hazır mı? Ödeme emri belgesinin hazırlanması (Tevfikat ve Diğer Kesintilerin Belirtilmesi) İY-GG Teslim alma tutanağının (Muayene Kabul Belgesi) Hazırlanması İY-TKYK Lüzum müzekkeresi hazırlanması Hizmet/ malın teslim alınması İY-TKYK Lüzum Müzekkeresi Onaylandı mı? Teklifler şartlara uygun mu? Saysis programı kullanılarak yapılan talebin bilgisayar ortamında Satın alma birimine onaylatılması Talep bilgisayar ortamında onaylandı Destek Hizmetler Dai. Başk. tarafından tekliflerin değerlendirilmesi Destek Hizmetler Dai. Başk. tarafından piyasa araştırmasının yapılması Saysis programını kullanarak -Satınalma talep fişi -Doğrudan Temin onay belgesi - Teklif Mektubu düzenlenmesi Taleplerin Destek Hizmetler Daire Başkanlığı' na zimmet ile teslim edilmesi İY-ETS Talepler onaylandı mı? Ödenek ve Bütçe alındı mı? Ödenek ve Bütçesinin alınması

8 Mak.İk.D B-İA İHALE SÜRECİ Doküman No: 25 Yayın Tarihi: Günceleme No: 3 Günc. Tarihi: İY- DB(HY) BÜTÇEDE ÖDENEĞİ BULUNAN BİR MALIN,HİZMETİN,YAPIM İŞİNİN VEYA DANIŞMANLIK HİZMETİNİN YAPILMASI İÇİN İDARE TARAFINDAN İHALE YAPILMASINA KARAR VERİLMESİ KAMU İHALE KURUMUNDAN YASAKSIZLIK TEYİDİNİN ALINMASI İY-İK İHALE KOMİSYON KARARININ İHALE YETKİLİSİNCE ONAY İÇİN GÖNDERİLMESİ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLANMASI YAKLAŞIK MALİYET TESPİTİNİN YAPILMASI İY-İK İHALENİN,YETERLİLİĞİ TESPİT EDİLEN VE EN AVANTAJLI TEKLİFİ VEREN KİŞİ VEYA FİRMAYA İHALE EDİLMESİ (A) İY-İK BÜTÜN TEKLİFLERİN RED EDİLMESİ VE İHALENİN İPTAL EDİLMESİ (B) İHALE SONUÇ FORMUNUN KİK'E GÖNDERİLMESİ İDARE TARAFINDAN KARARA İTİRAZIN DEĞERLENDİRİLMESİ ONAYLANDI MI? C) KESİNLEŞEN İHALE KARARLARININ İSTEKLİLERE TEBLİĞ EDİLMESİ EŞİK DEĞERE GÖRE İHALE USULÜNÜN BELİRLENMESİ İHALE ONAY BELGESİNİN HAZIRLANMASI (HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN ONAYLANIR) KAMU İHALE KURUMUNDAN İHALE KAYIT NUMARASININ ALINMASI İY-İK K-İK BELGELER TAMAM MI VE YETERLİ Mİ? İHALEYE KATILABİLMEK İÇİN GEREKEN BELGELER VE YETERLİLİĞİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ İHALENİN YAPILMASI VE İHALE KOMİSYONUNCA ALINAN KARARLARIN TUTANAĞA BAĞLANMASI İDARE İTİRAZI KABUL ETTİ Mİ? İHALE İŞTİRAKÇİSİ KİK'E İTİRAZ ETTİ Mİ? KARARA İTİRAZ VAR MI? SÖZLEŞMEYE 1.AVANTAJLI TEKLİF SAHİBİNİN DAVET TEBLİĞİNİN YAPILMASI SÖZLEŞME AŞAMASINDA İSTENİLEN EVRAKLARIN KONTROLLERİNİN YAPILMASI,KESİN TEMİNAT,SÖZLEŞME DAMGA VERGİSİ,VE KARAR PULU VE KİK PAYININ YATIRILMASININ SAĞLANMASI SÖZLEŞMEYE 2.AVANTAJLI TEKLİF SAHİBİNİN DAVET TEBLİĞİNİN YAPILMASI EVRAKLAR TAMAM MI? İHALE DÖKÜMANININ HAZIRLANMASI İHALE İLANININ HAZIRLANMASI VE İLAN EDİLMESİ İHALE TEKLİF ZARFLARININ TESLİM ALINMASI VE İHALE KOMİSYONUNA TESLİM EDİLMESİ KİK DEĞERLENDİRMESİNİN BEKLENMESİ SÖZLEŞMENİN HAZIRLANMASI VE İMZALANMASI İŞE BAŞLAMA TEBLİĞİNİN YAPILMASI İ-DB(HY) İHALE KOMİSYONLARININ OLUŞTURULMASI (HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN ONAYLANIR) İHALE KOMİSYONUNCA TUTULACAK KAYIT VE TUTANAK FORMLARININ HAZIRLANMASI KİK İTİRAZI KABUL ETTİ Mİ? İHALE SONUÇ FORMUNUN KİK'E GÖNDERİLMESİ İŞTİRAKÇİLERE İHALE DÖKÜMANININ GÖSTERİLMESİ VE SATILMASI İSTEKLİLERCE ASLI İBRAZ EDİLEN (SUNULAN) BELGELERİN İDARECE GÖRÜLMESİ İY-KİK SONUCUN İLANI İÇİN EŞİK DEĞER KONTROLÜNÜN İHALE SONUÇ İLANININ KİK'E GÖNDERİLMESİ GEREKLİ DÜZELTİCİ İŞLEMLERİN YAPILMASI İHALE DOKÜMANINA İTİRAZ VAR MI? KİK'TEN GELEN DÜZENLEYİCİ FAALİYETİN UYGULANMASI KİK İTİRAZI REDDETTİ Mİ? İY-MKK GEREKTİĞİNDE İŞ ARTIŞI YAPILMASI İHALENİN KABUL EDİLMESİ İHALENİN İPTAL EDİLMESİ