ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

Transkript

1 ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Misyon Amaç ve Kapsam Madde 1-(1)Bu Yönergenin amacı; Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı ile alt birimlerinin görev tanımlarını ve fonksiyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, iç kontrol sisteminin işleyişini sağlamak, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermektir. Dayanak Madde 2- (1) Bu Yönerge; tarih ve 53 sayılı Meclis kararı ile yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliğe ve Başkanlık Makamı oluru ile tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3-(1)Bu Yönergede yer alan; a)alt birim: Birime bağlı müşavirlik, müdürlük, şeflik ve benzeri alt birimleri, b)alt birim amiri: Birim amirine bağlı alt birimlerin amirlerini, c)belediye: Eskişehir Büyükşehir Belediyesini, ç)birim: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi teşkilat şemasında yer alan harcama birimlerini, d)birim amiri: Harcama biriminin en üst amirini, e) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığını, f)harcama birimi: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi bütçesinde ödenek tahsis edilen birimleri, g)ilgili düzenleme: Belediye birimleri tarafından yürütülen iş ve işlemlere ilişkin usul ve esasların belirlendiği ve Üst Yönetici oluru ile yürürlüğe konulan yönerge, genelge, kılavuz ve benzeri düzenlemeleri, ğ)meclis: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Meclisini, h)şube müdürlüğü: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığına bağlı şube müdürlüklerini, ı)üst yönetici: Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanını, i)yönerge: Bu Yönergeyi, ifade eder.

2 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığının Misyonu Madde 4- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığımızın misyonu, Eskişehir in canlı, gelişen, kendi değerlerini bilen ve onlarla gurur duyan, geleceğe umutla bakan, Türkiye nin kendisinden beklentilerini karşılayan bir kent olmayı sürdürmesi amacıyla çalışan Belediyemizin kurum içi ve dışı tanıtım, duyuru ve bilgilendirme faaliyetleri ile kurumsal iletişim çalışmalarını yürütmek, şehrimizin tanıtımına katkıda bulunacak faaliyetler planlamak, organize etmek ve bunlara destek vermektir. İKİNCİ BÖLÜM Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığının Teşkilat Yapısı ve Görevleri Teşkilat yapısı MADDE 5-(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı aşağıda sıralanan: a- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü, b-dış İlişkiler Şube Müdürlüğü, ile bunlara bağlı diğer alt birimlerden oluşur. Teşkilat şeması MADDE 6- (1)Kurumsal olarak yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlerde hesap verebilirlik ve şeffaflığı temin etmek üzere; görev, yetki ve sorumluluk dağılımı esasına göre ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı ile alt birimlerini gösteren teşkilat şeması yönerge ekinde yer almaktadır. (Ek-1) (2) Teşkilat şemalarında, Üst Yönetici onayı ve/veya Meclis kararı gerektirmeyen değişiklikler birim amirinin onayına tabidir. Teşkilat şemalarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından şemaya işlenmesi sağlanarak, personele yazıyla duyurulur. Fonksiyonel görev dağılım tablosu MADDE 7-(1)Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosunda yer almaktadır. (Ek-2) (2)Fonksiyonel görev dağılımı tablolarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına tabidir. Görev dağılımı tablolarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından tablolara işlenmesi ve personele duyurulması sağlanır. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığının Görevleri MADDE 8-(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığının görevleri şunlardır: a) Kurum ile ilgili çevreler arasında iletişimi sağlamak, kurumun kamuoyundaki imajının güçlendirilmesi ve prestijinin artması için çalışmalarda bulunmak, b) Belediye ile basın kuruluşları ve mensupları arasındaki ilişkileri koordine etmek,

3 c) Kamuoyunu aydınlatmak ve basın organlarına sağlıklı bilgi aktarımı için basın bültenleri hazırlamak, fotoğraf ve görüntü servisi yapmak, d) Belediyemizin kültürel ve sosyal çalışmalarının kamuoyunda duyurulmasına yönelik hazırlanacak; afiş, broşür, kitapçık, kitap, pankart vb. dökümanların grafik tasarım ve basımını gerçekleştirmek, tanıtıcı filmler ve videolar hazırlamak, e) Belediyemizin yaptığı tüm çalışmaları basın aracılığı ile kamuoyuna duyurmak, belediye ile ilgili basın kuruluşları, diğer kurum, kuruluş ya da kişilerin istedikleri bilgileri onlara aktarmak, f) Belediye başkanının basın toplantılarını organize etmek. g) Belediye çalışma ve faaliyetlerini dijital ortamlarda veya videokaset, fotoğraf olarak arşivlemek, h) Basın bültenleri, duyurular ve faaliyetlerin belediyemizin internet sayfası üzerinden yayınlatılmasını sağlamak, i) Kitle iletişim araçlarında yer alan, belediyemiz hizmet ve faaliyetlerini ilgilendiren konularda haberlerin takibini ve tespitini yapmak, arşivlemek, j) Belediyemizin sosyal medya üzerinde aktif olmasını sağlamak, belediyemiz sosyal medya hesaplarının kontrol ve yönetimini yapmak, k) Belediyemiz hizmetlerinin tanıtımı amacıyla Bizim Şehir Duyuru Bülteni ni çıkartmak, bültenin haber, tasarım, baskı ve dağıtım koordinasyonunu sağlamak, belediye internet sayfası aracılığıyla tanıtımını yapıp, kamuoyuna ulaşmak, l) Şehrimizin ihtiyaçları ve görüşlerini tespit etmek üzere anket vb. çalışmalar yapmak. m) Vatandaşlardan belediyemize ulaşmış istek, öneri ve şikayetleri tespit etmek, takip ve değerlendirme çalışmalarını yapmak, vatandaşlara daha iyi hizmet sunulmasını sağlamak, n) Belediyemizin etkinliklerini organize etmek ve etkinliklerde fotoğraf ve video çekimi yapıp arşivlenmesini sağlamak, o) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı nı, yürürlükteki mevzuatlar çerçevesinde idare etmek, kendisine bağlı birimleri yönlendirmek, denetlemek, görevlerini daha iyi yapmaları için onları motive etmek ve çalışmalarını kurum menfaatlerine uygun olmasını temin etmek, personelin hakkının korunmasına gayret etmek, tüm bunlar yapılırken kanun, yönetmelik, karar ve genelgelere riayet edilmesini sağlamak, p) Belediyemiz başkanlık ve diğer birimlerle irtibat kurmak suretiyle, belediyemiz politikalarının tüm personel tarafından benimsenmesini sağlamak, onlarla işbirliği yapmak, q) Vatandaşlar ve personel için eğitici, sosyal ve kültürel faaliyet ve etkinliklerle şehirde bütünleşmeyi sağlamak, r) Danışma memurluğu işlevinin eksiksiz yerine getirilmesini organize etmek, binaya geliş ve gidişlerinin denetimini yapmak, danışma memurluğunun temsil yeteneklerinin geliştirilmesi, belediye ile ilgili bilgilerle donatılması ve iç güvenliği sağlayıcı niteliklere sahip olabilmeleri için hizmet içi eğitime tabi tutmak, s) Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri eksiksiz yapmak.

4 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünün Fonksiyonları Organizasyon düzenlenmesi MADDE 9-(1) Halkla ilişkiler biriminde organizasyon, birimdeki işlerin ya da faaliyetlerin aksamadan yürütülmesinin sağlaması için yapılan düzenlemeler, oluşturulan kurumsal yapı, örgüt veya hazırlanan ilkelerden oluşur. Bu organizasyon sisteminin başlıca hedefi, işleyiş içerisinde karmaşayı engellemek, zamanı doğru yönetmek ve yapılan çalışmaların fonksiyonel ve düzenli olmasını sağlamayı amaçlar. Belediyemizin gerçekleştirdiği hizmetler çerçevesinde; açılış, temel atma, tören vb. organizasyonları düzenleyerek kamuoyunun yapılan hizmetlerden haberdar olması ve bu hizmetlere sahip çıkmasını sağlar. Belediyemiz ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında gerçekleşecek resmi protokollerin imza törenleri, yurt dışından ve yurt içinden gelen konukların ağırlanması ile ilgili çeşitli etkinlikleri diğer birimlerle birlikte organize eder. Halkı kültürel ve sanatsal faaliyetlere yönlendirmek, sosyal ve kültürel etkinliklere katılımı arttırmak için resmi kurum ve sivil toplum örgütleriyle işbirliği yapar. Başkanın isteği ve onayı doğrultusunda belediyevatandaş ilişkisini güçlendirmek için halka yönelik programlar yapar. Belediyemizin opera, konser ve tiyatro gibi etkinlikleri için davetiye organizasyonunu yapar. Başkanlık misafirlerine ve şehir dışından gelen konuklara şehrimizi tanıtma ve faaliyetlerimizle ilgili bilgilendirme çalışmalarını yapar. Belediye Başkanının basın toplantılarını organize eder. (2)Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır: a) Belirli gün ve haftalardaki etkinliklerin yanı sıra vatandaşlar için de etkinlik düzenlemek. b) Açılış, temel atma, resmi protokol ve imza törenlerini organize etmek. c)yurtiçi ve yurtdışından gelen resmi konukları ağırlamak, gerekli basın toplantılarını organize etmek. d) Belediye hizmetlerini kamuoyuna duyurmak. Vatandaşla ilişkilerin koordinasyonu MADDE 10- (1) Telefon, internet ve şahsi başvuru yolu da dâhil olmak üzere belediyemizin hizmetlerinden yararlanmak, bilgi edinmek isteyen vatandaşlarımıza yardımcı olmak; vatandaşlardan gelen istek, öneri ve şikâyetleri değerlendirip sonuçlandırmak; sosyal medya hesaplarından gelen yorumlar ve mesajları cevaplamak, sosyal medya hesapları üzerinden paylaşılacak fotoğraf, video, duyuru vb. materyallerin hazırlıklarını koordine etmek; tebrik ve taziye mektuplarıyla vatandaşlarımıza moral desteği de sağlayan faaliyetleri kapsar. (2)Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır. a) Başvuruda bulunan vatandaşları yönlendirerek istek, öneri ve şikâyetlere ilişkin işlemleri yürütmek. b) Sosyal medya hesapları üzerinden paylaşımları yapmak ve paylaşılacak materyallerin hazırlanması sürecinde ki iş ve işlemleri yürütmek. b) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa ilişkin iş ve işlemleri yürütmek. c) Tebrik, taziye ve teşekkür mektubu hazırlanmak ve ilgililerine göndermek.

5 Diğer Görevler MADDE 11-(1) Birim amiri tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. Basınla ilişkilerin koordinasyonu MADDE 12-(1) Belediyenin yürüttüğü tüm etkinlik ve faaliyetlerin basın bültenleri ile yerel ve ulusal basına aktarılması; Başkanlık makamına ait tüm etkinliklerin kayıt altına alınması, belediyeye ait tanıtım filmlerinin üretilmesine yönelik çalışmalar yapılır. (2)Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır. a) Belediyemiz hizmet ve faaliyetleri ile şehrimizin tanıtımına yönelik video-fotoğraf çekimi yapılarak oluşturulan basın bültenlerinin gazete, dergi, radyo, televizyon, internet gibi mecralarda yayınlanmasını sağlamak. b) Şehrimizin turistik ve kültürel değerlerini ön plana çıkaran, belediyemiz hizmet ve faaliyetlerini tanıtan filmler hazırlamak. c) Başkanlık etkinlikleri ve ziyaretlerinin takibini yapmak ve kayıt altına almak. d) Belediyeye ilişkin her türlü haber ve TV Programının kaydını almak ve haber haline gelen tüm görüntüleri arşivlemek. Diğer Görevler MADDE 13-(1) Birim amiri tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. Grafik ve tasarım işlerinin yürütülmesi MADDE 14-(1) Kentimizin tabiatı, tarihi, turistik ve kültürel değerlerinin tanıtımı, belediyemizin hizmet ve faaliyetleri, iç-dış tüm paydaşlarıyla birlikte gerçekleştirdiği etkinliklerin (kitap, broşür, katalog, afiş, davetiye vb. materyaller) görsel tasarımlarını yapmak; baskı aşamasından montajına kadar geçen süreçleri takip ve kontrol etmek; Bizim Şehir Bülteni nin tasarımını yapıp baskı aşamasına getirmek gibi faaliyetleri kapsar. (2) Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır. a) Yazılı ve görsel malzeme tasarımlarını hazırlamak. b) Reklam, ilan, billboard, raket, broşür, davetiye vb. tasarımlarını hazırlamak. c) Tanıtım ve duyuru levhalarının tasarımlarını hazırlamak ve montajını yaptırmak. d) Bizim Şehir Bülteni ni baskıya hazır hale getirmek. Afiş uygulama işlerinin yürütülmesi MADDE 15-(1) Belediyemizin hizmet ve faaliyetlerinin tanıtımına yönelik organizasyonlarda, iç-dış tüm paydaşlarıyla birlikte gerçekleştirdiği bütün etkinliklerde kullanılacak malzeme ihtiyacını saptamak, temini yönünde gerekli iş ve işlemleri yapmak; Hizmet ve organizasyonların tanıtım ve duyurusuna yönelik afiş, tabela vb. materyallerin üretim ve uygulama sürecine dair tüm çalışmaların yürütülmesi faaliyetlerini kapsar. (2)Görevin gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır. a) Etkinliklere ilişkin malzeme gereksinimlerini saptamak ve gerekli işlemleri yapmak. b) Duyuru, ilan, tanıtım vb. afişleri asmak. c) Belediyemiz birimlerinin ihtiyaç duyduğu tabela vb. materyallerin üretim ve montajını yapmak,

6 d) Sürekli kullanılan duyuru afişlerini muhafaza etmek, gerekli durumlarda onarmak. e) Şehir içinde bulunan vinil duyuru afişi asım direklerini kontrol etmek ve güncelliğini yitirmiş afişleri toplamak. Diğer Görevler MADDE 16-(1) Birim amiri tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. Kütüphane ve arşiv işlerinin yürütülmesi MADDE 17-(1) Ulusal ve yerel basında belediyemiz hakkında çıkan haberleri ilgili birimlere iletmek, dijital ortamda arşivlemek ve kütüphaneye gelen kitap ve dergilerin arşivlenmesi faaliyetlerini kapsar. (2)Görevin gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır. a) Belediyemize gelen dergi ve kitapların arşiv düzenini sağlamak. b)ulusal ve yerel gazeteleri takip ederek belediyemiz hakkındaki haberleri ilgili birimlere iletmek ve haber arşivini sağlamak. Diğer Görevler MADDE 18-(1) Birim amiri tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü Kardeş Şehir ilişkilerinin yürütülmesi MADDE 19-(1) Belediyemiz ile yurt içinde ve dışındaki belediyeler arasında sosyal, kültürel, ekonomik vb. işbirliklerinin ve değişimlerin yapılması sayesinde şehrimizin gelişen ve çağdaş bir şehir olması konusundaki hızlı yükselişinin devam etmesi konusunda gerekli çalışmaları yapmak, söz konusu belediyeler ve kurumlarla ilişkilerin sağlanması adına organizasyon ve faaliyetlerde bulunmak ve gerekli yazışmaları yapmak, yurt içi ve yurt dışından belediyemiz çalışmalarını, projelerini ve faaliyetlerini incelemek üzere gelen konukların ağırlanması iş ve işlerini kapsar. (2) Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır. a) Belediyeler ve kurumlarla ilişkilerin sağlanması adına organizasyon ve faaliyetlerde bulunmak ve gerekli yazışmaları yapmak. b) Belediyemiz projelerini ve faaliyetlerini incelemek gelen konuklara ve heyetlere mihmandarlık desteği sağlamak.

7 BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Görevin devir ve teslimi MADDE 20- (1) Çeşitli nedenlerle görevinden ayrılan personel; a)üzerinde bulunan görevlerle ilgili bilgi ve belgelere ait dosya ve evrakı birim amirinin belirlediği sorumluya eksiksiz olarak teslim eder ve devir ile ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. b)kendisine teslim edilmiş olan makine, araç, gereç ve malzemeleri yetkililere teslim eder ve bununla ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. (2)Devir ve teslim ile yükümlü olanlar, bu işlemleri mevzuatında belirlenen hükümlere göre yapar. Hassas görevlerin belirlenmesi MADDE 21-(1)Yönergede, yer alan tüm iş ve işlemlerden, ilgili düzenlemeler doğrultusunda, riskli ya da zorluk değeri yüksek olduğu tespit edilenler hassas görevler olarak belirlenerek Hassas Görevler Listesine kaydedilir. (Ek-4) (2)Hassas görevler, sorumluları tarafından her yıl gözden geçirilir ve gerekli görülürse güncellenir. (3)Belirlenen hassas görevlere ilişkin olarak ilgili düzenlemeler doğrultusunda prosedürler hazırlanır ve tüm personele duyurulur. Görevler ayrılığı MADDE 22-(1)Görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda, Yönergede yer alan tüm iş ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilir. (2)Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamaması durumunda birim amirleri, bahsi geçen ilkenin tam olarak uygulanamamasından kaynaklanan riskleri ilgili düzenlemeler doğrultusunda tespit ederek gerekli önlemleri alırlar. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 23-(1)Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üst Yönetici yetkilidir. girer. Yürürlük MADDE 24-(1)Bu Yönerge Üst Yönetici tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe Yürütme MADDE 25-(1)Bu Yönerge hükümlerini Üst Yönetici yürütür.

8 Ekler : Ek-1 : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı Teşkilat Şeması Ek-2/1 : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosu Ek-2/2 : Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosu Ek-3 : Görev Devir ve Teslim Tutanağı Ek-4 : Hassas Görevler Listesi