T. C. GAZİANTEP BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ HALKLA İLŞKİLERDAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

Transkript

1 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 (1) Bu yönetmeliğin amacı, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi hedef ve ilkeleri doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılması, yerel hizmetlerin dengeli dağılımının temin edilmesi, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi tarafından sunulan hizmetlerde kalitenin artırılması ve hemşerilerimize çağdaş yaşamın gereklilikleri doğrultusunda hizmet vermek için; Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı ve bağlı birimlerinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu yönetmelik Halkla ilişkiler Dairesi Başkanlığına ait alt birimlerin kuruluş, görev ve çalışma esas ve usullerini kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, tarihli 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası'nın 124'üncü maddesine, tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. Maddesi, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 6360 Sayılı On Üç İlde Büyükşehir Belediyesi Ve Yirmi Yedi İlçe Kurulması İle Bazı Kanun Ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, 6475 Sayılı Posta Hizmetleri Kanununa ve yürürlükteki diğer kanunların ilgili hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen; a) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını, b) İdare: Gaziantep Büyükşehir Belediyesini, c) Belediye Meclisi: Gaziantep Büyükşehir Belediye Meclisini, d) Belediye Encümeni: Gaziantep Büyükşehir Belediye Encümenini, e) Üst Yönetici: Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanını, f) Üst Yönetim: Belediye Başkanı, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısını, g) Genel Sekreter: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterini, ğ) Genel Sekreter Yardımcısı: Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığının bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısını, h) Daire Başkanlığı: Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığını, ı) Daire Başkanı: Halkla ilişkiler Dairesi Başkanını, i) Birim: Halkla ilişkiler Dairesi Başkanlığına bağlı Şube Müdürlüklerini, j) Şube Müdürü: İlgili Birimin Yöneticisini, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/1.13

2 k) Meslek Elemanı: Büro Personel, Danışma Personeli, Beyaz Masa Personeli l) İç Kontrol: tarihli 5018 sayılı "Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu"nun 55. maddesine göre; İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütününü, m) İç Kontrol Eylem Planı: 26 Aralık 2007 tarihli sayılı resmi Gazetede yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği' ne göre hazırlanan eylem planını n) Kalite Yönetim Sistemi: ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, hedeflenen kalitenin gerçekleşmesi amacı ile sürdürülen planlı ve sistematik faaliyetlerin bütünüdür. o) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu: 26 Aralık 2007 tarihli sayılı resmi Gazetede yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği' ne göre; İç Kontrol Eylem planının izlemesinin yapılması ve iç kontrol sisteminin araçlarının etkin biçimde oluşturulması ve çalıştırılması amacıyla yönlendirmelerin yapılmasından sorumlu olan kurulu. ö) Kalite Yönetim Temsilcisi: Kalite çalışmalarının karar ve yürütme organı olarak çalışan, üst yönetim içerisinden görevlendirilen yetkili bir kişiyi. p) Prosedür: Bir amaca ulaşmak için takip edilen yol ve yöntem. r) Talimat: Bir işin, bir görevin yapılmasının söylenmesi ya da yazılı olarak iletilmesi. s) Yönetmelik: Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğini, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Yönetim Teşkilat MADDE 5- (1) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili birimin teklifi ve bağlı olduğu daire başkanının onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır. (2) Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı aşağıda belirtilen kendine bağlı müdürlüklerden oluşur: a) Bilgi Edinme ve İdari İşler Şube Müdürlüğü, b) Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü, c) Muhtarlıklar Şube Müdürlüğü, Bağlılık Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/2.13

3 MADDE 6- (1) Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığında sunulan hizmetler; bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Daire Başkanlığı ile Daire Başkanlığı'na bağlı Şube Müdürlükleri tarafından düzenlenir ve yürütülür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Daire Başkanlığı ve Bağlı Müdürlüklerin Görevleri Daire Başkanlığının Görevleri MADDE 7- (1) Daire Başkanlığının görevleri şunlardır: a) Belediyemizin ve bağlı kuruluşlarının halkla ilişkiler faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamak, b) Halkla ilişkiler merkezinin sevk ve idaresi ile birimlerin eşgüdüm halinde çalışmasını sağlamak, c) Başkanlık Makamının izni dahilinde Belediyenin faaliyet ve hizmetlerinin, halka etkin bir şekilde duyurulmasını sağlamak, ç) Beyaz Masa ve Çağrı Merkezi Birimi aracılığı ile yapılması zorunlu olan duyuruların en hızlı ve doğru bir şekilde bilgilendirilmesini sağlamak, d) Çağrı Merkezine gelen başvuruların haftalık,aylık olarak raporlarını alarak genel değerlendirme yaparak eksik kalan yönlerin tespitini yapmak, e) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu hükümlerini Belediye Başkanlığı adına yürütmek, f) 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunu hükümlerini Belediye Başkanlığı adına yürütmek, g) Resmi Kurumlar ve Sivil Toplum Kuruluşları ile koordineli bir şekilde işbirliği yapmak, ğ) Üst yönetimin izni dahilinde Belediyemizin sunduğu hizmetlerle ilgili Kamuoyu Yoklaması (anket) yapmak/yaptırmak ve sonuçlarının değerlendirerek üst yönetime sunmak, h) Büyükşehir belediyesi ile ilgili açılış ve organizasyonların takibi, duyuru ve tanıtımların yapılması ve yaptırılmasını sağlamak, ı) Belediye sorumluluk ve yetki alanında bulunan muhtarlardan gelen talepleri elektronik ortamda almak, ilgili birimlere iletmek ve taleplerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmek, i) Gelen taleplerden, yerine getirilenleri ve yerine getirilemeyenlerin gerekçesini takip etmek, j) Muhtarlık Bilgi Sistemi üzerinden Belediyemize gelen başvuruları üçer aylık dönemler halinde İçişleri Bakanlığına raporlamak, k) Başkanlık Makamı ile muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, l) Başkanın, muhtarlarla ilgili sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak, m) Muhtarlarla ilgili Başkanlığa intikal eden sözlü ve yazılı dilek, şikayet, öneri vb. konuların izlenmesi ile sonuçların ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak, n) Daire başkanlığına bağlı şube müdürlüklerinin çalışmalarını ilgili mevzuatlar çerçevesinde yönlendirmek, denetlemek, en kısa zamanda sonuçlandırılmasını sağlamak, o) Yürüttüğü işler ile ilgili düzenli olarak veri toplamak, değerlendirmek, rapor hazırlamak ve bu doğrultuda uygulanan sistemleri yönetilmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/3.13

4 ö) İlçe belediyelerinin, muhtarlıklar ile ortak görev yapılması gereken konularda koordinasyonunu sağlamak, bununla ilgili ilçe belediyeleri ile gerekli yazışma ve çalışmaları yapmak. Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü MADDE 8- Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır; a) Belediye başkanlığımıza bağlı tüm birimlerin halkla ilişkilerini organize etmek, gerektiğinde bağlı kuruluşlar ve belediye iştiraklerinin halkla ilişkiler üniteleri ile koordineli çalışarak vatandaşa kolaylık sağlamak, b) Birim faaliyetleri ile ilgili brifing dosyalarını hazırlamak, c) Birim faaliyetleri ile ilgili araştırmacılara (akademisyen, öğrenci, gazeteci vb.) yardımcı olmak, bilgi ve belge desteği sağlamak, d) İş-kur projesinin uygulanmasını katkıda bulunmak, ilgili kurumla koordineli çalışarak takibinin yapılmasını sağlamak, e) Belediyemiz hizmet binasında bulunan Çağrı Merkezine gelen şikayet, talep ve görüşlerin ilgili birimlere ve personele yönlendirilmesini sağlamak, f) Çağrı Merkezine gelen başvuruların haftalık ve aylık raporlarını hazırlayarak Daire Başkanına sunmak. g) Başkanlık Makamının izni dahilinde Belediyemizin sunduğu hizmetlerle ilgili Kamuoyu Yoklaması (anket) yapmak/yaptırmak ve sonuçlarının değerlendirerek Başkanlık Makamına sunmak, h) Daire Başkanlığınca gerekli görülen her türlü bilgi ve belgeyi hazırlayıp sunmak, verilen diğer görevleri yerine getirmek. i) İstatistiki raporlama ve diğer çalışma konusunda Şube Müdürlüklerine yardımcı olmak. Bilgi Edinme ve İdari İşler Şube Müdürlüğü MADDE 9- Bilgi Edinme ve İdari İşler Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır; a) Belediye adına Bilgi Edinme yetkilisi olarak bilgi edinme faaliyetlerini yürütmek. b) Başbakanlık iletişim Merkezi (BİMER) den gelen başvuruları değerlendirmek, ilgili birimlere yönlendirmek, sonucunu ilgilisine ve Başbakanlık İletişim Merkezine bildirmek. c) Yıllık istatistik ve raporların istenilen formatta ve tarihte hazırlanarak ilgili makamlara sunulmasını sağlamak. d) Birimlere yönlendirilen başvuruların talebi karşılayacak şekilde ve kanunda belirtilen süre içerisinde cevaplanmasını sağlamak. e) İstatistiki raporlama ve diğer çalışma konusunda Şube Müdürlüklerine yardımcı olmak. f) Şube Müdürlüğüne gelen genelge, emir ve tebliğlere uyulup uyulmadığının takibini yapmak. g) Daire Başkanlığı ile ilgili ihalelerin şartnamelerini hazırlamak, ihale edilmiş işlerin takip ve kontrolünü yapmak, hak edişlerini düzenlemek, komisyonları ve üyeleri tespit ederek göreve çağırmak. Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/4.13

5 h) Daire Başkanlığı adına tahsis edilen bütçe ödeneklerin uygun bir şekilde harcanmasını sağlamak. i) Daire Başkanlığı adına çekilen avansların yasal süre içerisinde kapatmak. j) Daire Başkanlığı adına gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutmak ve arşivlemek, arşiv yönetmeliğine göre süresi dolan evrakların imha işlemini yürütmek. k) Hizmet araçlarının kullanım esasları doğrultusunda kullanılmasının temini ile bunlara ait puantaj ve cetvellerin tanzimi ile ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. l) Daire başkanlığı personelinin her türlü özlük ve sicil işlemlerini takip etmek ve kayıtlarını tutmak, ayrılan ve başlayan personel ile diğer tebliğ ve tebellüğe konu işlemleri yapmak. m) Kredi ve avans işlemlerini tanzim ve takibini yapmak, yemek listeleri, manyetik kartlar vb. personele ait işlerin takibini yapmak. n) Stajyer kabulü ile geliş-gidişleri, onayları, puantajları ve diğer işlemlerin takibini yapmak, o) Teftiş defterlerini tutmak ve her an denetime hazır bulundurmak. p) Daire Başkanlığı ile ilgili her türlü bilgi ve belgeleri arşivlemek. q) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun Kapsamında vatandaşlardan yazılı ve elektronik ortamda gelen şikayet, talep ve görüşlerin kanun çerçevesinde yasal süre sonuçlandırılmasını sağlamak. r) Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) den gelen başvuruları değerlendirmek, ilgili birimlere yönlendirmek, sonucunu ilgilisine ve Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine bildirmek. s) Birim faaliyetleri ile ilgili brifing dosyalarını hazırlamak. Muhtarlıklar Şube Müdürlüğü MADDE 10- Muhtarlıklar Şube Müdürlüğü görevleri şunlardır; a) Belediye sorumluluk ve yetki alanında bulunan muhtarlardan gelen talepleri elektronik ortamda almak, ilgili birimlere iletmek ve taleplerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmek, b) Muhtarlardan gelen taleplere 15 gün içinde sistem üzerinden cevap vermek, ayrıca muhtarların mail adreslerine elektronik posta ile bildirmek, c) Gelen taleplerden, yerine getirilenleri ve yerine getirilemeyenlerin gerekçesini sisteme işlemek, d) Muhtarlık Bilgi Sistemi üzerinden Belediyemize gelen başvuruları üçer aylık dönemler halinde İçişleri Bakanlığına raporlamak, e) Başkanlık Makamı ile muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, f) Başkanın, muhtarlarla ilgili sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak, g) Muhtarlarla ilgili Başkanlığa intikal eden sözlü ve yazılı dilek, şikayet, öneri vb. konuların izlenmesi ile sonuçların ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak, h) Yürüttüğü işler ile ilgili düzenli olarak veri toplamak, değerlendirmek, rapor hazırlamak ve bu doğrultuda uygulanan sistemleri yönetilmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/5.13

6 i) Muhtarlarla ilgili oluşturulan projeler, teknik detay ve çizimler doğrultusunda kamu ihale mevzuatına göre işlemleri yürütmek, j) İlçe belediyelerinin, muhtarlıklar ile ortak görev yapılması gereken konularda koordinasyonunu sağlamak, bununla ilgili ilçe belediyeleri ile gerekli yazışma ve çalışmaları yapmak, k) Faaliyet alanı ile ilgili muhtarların talep ve şikâyetlerini değerlendirerek cevaplandırılmasını sağlamak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulanmasını sağlamak. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Daire Başkanının Görev, Yetki ve Sorumlulukları Daire Başkanının Görevleri MADDE 11- (1) Daire Başkanının görevleri şunlardır; a) Daire başkanlığını ilgilendiren, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve üst yönetici tarafından alınan kararları takip etmek, uygulamak veya uygulanmasını sağlamak, b) Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak ve üst yönetime sunmak, c) Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla, geleceğe yönelik hedefler ve standartlar belirlemek, ç) Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak, d) Daire başkanlığı ve birimlerine bağlı personelin sağlıklı, aksamayan, uyumlu, haberleşme ve işbirliği düzenini kurmak, e) Daire başkanlığı içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek, f) Daire başkanlığı faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak, g) Daire başkanlığındaki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek ve üst yönetime önermek, ğ) Daire başkanlığındaki faaliyetlerin yürütülebilmesi için gerekli elemanların seçiminde, görevden alınmalarında, terfi ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırmalarında üst yönetime öneride bulunmak, h) Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirmek üst yönetime öneride bulunmak, ı) Daire başkanlığındaki personelin eğitim, araç gereç, ihtiyacını, ilgili şube müdürleri ile koordineli olarak tespit etmek, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/6.13

7 i) Birim personeli tarafından, daire başkanlığının görev alanı ile ilgili önerilen hizmet içi eğitim taleplerini incelemek, bu hususta programlar hazırlanmasını sağlayarak, Eğitim Şube Müdürlüğü ve üst yönetime iletmek, j) Daire başkanlığı personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerinin, ilgili Şube Müdürleri tarafından takip edilmesini sağlamak, k) Daire başkanlığına havale edilen iş ve evrakların ilgili birimlere havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak, l) Kalite Geliştirme Ekibinin faaliyetlerini izlemek ve iyileştirme ve geliştirme önerilerinde bulunmak, m) Daire başkanlığına bağlı personelin performans değerlendirme formlarını düzenlemek, n) Belediye Encümeni toplantısına üye olarak katılmak, o) Üst yönetim tarafından, daire başkanlığının görev alanı ile ilgili verilecek diğer görevleri yapmak. Daire Başkanının Yetkileri MADDE 12 (1) Daire Başkanının yetkileri şunlardır; a) Daire başkanlığına ilişkin görevlerin, mevzuat hükümleri, belediye meclisi ve belediye encümeni kararları doğrultusunda yürütülmesi için karar vermek, tedbir almak, uygulamak, b) Görevlerin daha sağlıklı, süratli ve verimli olarak yürütülmesi için ihtiyaç duyacağı yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için üst yönetime önerilerde bulunmak, c) Daire başkanlığına bağlı personele mazeret izni vermek, yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için üst yönetime önerilerde bulunmak, ç )Daire başkanlığı personelinin performansını değerlendirmek, d) Daire başkanlığı personelinin disiplin amiri olarak, gerektiğinde 657 Sayılı "Devlet Memurları Kanunu"nun 126. maddesi çerçevesinde disiplin cezalarını vermek, üst disiplin amirine ve/veya yetkili disiplin kurullarına öneride bulunmak, e) Daire başkanlığının hizmet kapsamında yer alan faaliyetleri ile ilgili, daire başkanlığı birim yöneticisi personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek ve bildirmek. f) Daire başkanlığının görev alanında yer alan hizmetler ile ilgili, yönetmelik ve yönergeler hazırlamak ve Büyükşehir Belediye Meclisine öneride bulunmak. g) Daire başkanlığının görev alanında yer alan faaliyetlerin, İdarenin İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi içerisinde yürütülebilmesi ve iyileştirilmesi için İç Kontrol ve Kalite Geliştirme Ekibi oluşturmak. Daire Başkanının sorumlulukları MADDE 13- (1) Daire Başkanının sorumlulukları şunlardır; Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/7.13

8 a) Daire başkanlığının görev alanı ile ilgili olarak, Belediye mevzuatı ve bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde, kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından üst yönetime karşı sorumludur. b) Daire başkanlığında yürütülen faaliyetlerin İdarenin İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi ile uyumlu bir şekilde yürütülmesinden, ilgili mevzuata uygun olarak uygulanmasından, sonuç ve faaliyet raporlarını hazırlamak ve duyurmaktan Üst Yönetime ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu'na karşı sorumludur. BEŞİNCİ BÖLÜM Şube Müdürlerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları Şube Müdürlerinin Görevleri MADDE 14 (1) Şube Müdürlerinin görevleri şunlardır; a) Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek, b) İlgili mevzuat, Başbakanlık, ilgili Bakanlıklar ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı, genelge, bildiri, prensip kararları ve talimatlar çerçevesinde, yöneticilik görevlerini yerine getirmek, c) Müdürlüğün çalışma ve usullerini kalite yönetim sistemi ve mevzuat uygulamalarına bağlı kalarak gözden geçirerek, Müdürlüğe bağlı birimlerin görevlerini etkinlikle yerine getirilmesi için yetkisi içindeki tedbirleri almak, yetkisini aşan hususlarda İdarenin prensip kararları alması hususunu üst makamlara intikal ettirmek, d) Müdürlük faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek, e) Müdürlüğün işlevleri ile ilgili başkanın ve üst yönetimin istediği raporları hazırlamak, bu raporları hazırlamak için inceleme ve araştırmalar yapmak, f) Başkan ve üst yönetim tarafından istenilen bilgileri temin için sorumlu olduğu bölümlerde iş bölümünü gerçekleştirmek, g) Görevlendirilmesi durumunda, İdare ve başkanlık tarafından düzenlenecek toplantılara iştirak etmek, istenilen bilgileri vermek, talimatlar almak, h) Müdürlüğün çalışma esaslarını gözden geçirerek planlayıp, programlayarak, çalışmaların bu programlar uyarınca yürütülmesini sağlamak, i) Müdürlüğünce yapılan işlemleri ile kullanılan formların geliştirilmesi için inceleme ve araştırmalar yaparak, sonucunu Başkana bildirmek, j) Üst Makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri de yerine getirmek, k) Müdürlükte en uygun personel dağılımını gerçekleştirmek, iş akışının aksamadan sürdürülmesini temin etmek, l) Müdürlüğünde çalışan memurlara üst makamların görüş, istek ve talimatlarını aktarmak, m) Yürütülen işlerin hatasız ve zamanında bitirilmesi için çalışmak, gerekirse bu konuda ilgili personeli uyarmak, n) Birim Faaliyetleri ile ilgili hizmet gerçekleştirme ve kalite planları hazırlamak, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/8.13

9 o) Birim iç kontrol ve kalite geliştirme ekiplerinde yer almak ve müdürlük hizmet kapsamında yer alan faaliyetleri planlamak, p) İdarenin İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından yayınlanan prosedür ve talimatları uygulamak ve ilişkili dokümanların birim personeli tarafından kullanılmasını sağlamak, q) Birim faaliyetlerine ilişkin tutulan kayıtların birimde muhafaza edilmesini sağlamak, r) Birim faaliyetleri ile ilgili kalite yönetim sistemini oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirmek, s) Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve kaynakların kullanım noktasında bulundurulması için gerekli olan düzenlemeleri yapmak, t) Birim tarafından sunulan hizmetler ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak, u) Birim tarafından sunulan hizmetler ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak, v) Birim tarafından sunulan hizmetler ile ilgili birim çalışanları ile toplantılar düzenlemek ve alınan kararları İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu'na bildirmek, w) Birim tarafından sunulan hizmetler ile ilgili; izleme ve ölçme faaliyetlerini, gerçekleştirmek ve raporlamak. x) Birimiyle ilgili günlük işlemlerin takibi ile ay sonu ve yıl sonu işlemlerinin zamanında, eksiksiz, yasal mevzuata uygun olarak yaptırılmasını ve gönderilmesi gereken hesap ve raporların ilgili makam, birim ve kurumlara iletilmesini sağlamak, y) Birim personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerini kontrol edip, mesaisini aksatan personele gerekli işlemi yapmak, z) Birim personelinin görev tanımlarını yaparak tebliğ etmek. aa) Birim personelinin performans değerlendirme formlarını düzenlemek, bb) Birim personelinin disiplin amiri olarak gerektiğinde, Disiplin yönetmeliğinde öngörülen disiplin cezalarını vermek veya üst disiplin amirine önermek, Şube Müdürlerinin Yetkileri MADDE 15 (1) Şube Müdürlerinin yetkileri şunlardır; a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Büyükşehir Belediye Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar vermek, tedbirler almak ve uygulatmak, b) Görev alanına giren konularda, uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği ve aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaparak, alınması gereken kanuni ve idari tedbirler konusunda Başkanlık Makamına tekliflerde bulunmak, c) Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek, d) Disiplin Amiri olarak personeline mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/9.13

10 e) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapmak, rastlayacağı aksaklıkları gidermek, f) Emrinde görev yapan personelle ilgili yönetmelik çerçevesinde performans değerlendirme formu düzenlemek, mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izini vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Daire Başkanı ile üst yönetime önerilerde bulunmak, birim işlemlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlayacak şekilde, görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek, g) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, Müdürlüğe tayin şartlarına haiz olan Müdürlerden birini ve personeli Müdürlüğe vekalet etmek üzere belirlemek ve Makamın Onayına sunmak, h) Müdürlük ile ilgili tüm görev, yetki ve belgelerin ilgililere dağıtımını, personelin görev ve iş tanımlarının yapılmasını, maiyetindeki personel arasındaki iş bölümü ve koordinasyonu sağlamak, i) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmek, j) Müdürlük personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak, k) Kalite hedeflerini belirlemek, revize etmek ve üst makama onaylatmak, l) Görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak, m) Görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin geliştirilmesine yönelik iyileştirme faaliyetlerini başlatmak ve iyileştirme planları hazırlamak ve üst makama onaylatmak, n) Birim faaliyetlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi amacı ile kurum içi ve kurum dışı anket çalışmalarını başlatmak, o) Birim kalite geliştirme ekip üyelerini belirlemek ve ekip üyelerinin kalite geliştirme çalışmaları ile ilgili iş bölümünü yapmak. Şube Müdürlerinin Sorumlulukları MADDE 16 - (1) Şube Müdürlerinin sorumlulukları şunlardır; a) Belediye mevzuatı, göreviyle ilgili sair mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden; yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Daire Başkanına ve üst yönetime karşı sorumludur. b) Müdürlükte yürütülen faaliyetlerin İdarenin İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi ile uyumlu bir şekilde yürütülmesinden, Yönetmelik, Yönerge, Prosedür, Talimat ve Rehberlerin uygulanmasından, sonuç ve faaliyet raporlarını hazırlamak ve duyurmaktan Daire Başkanı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve üst yönetime karşı sorumludur. ALTINCI BÖLÜM Meslek Elemanlarının Tanımı, Görev ve Sorumlulukları Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/10.13

11 Meslek Elemanlarının Tanımı MADDE 17- (1) Meslek Elemanı;Halkla İlişkiler Daire Başkanlığında Danışma Personeli, Beyaz Masa Personeli, Büro Personeli olarak görev yapan, düz lise, meslek lisesi, ön lisans veya lisans eğitimini tamamlamış çalışanları ifade etmektedir. Meslek Elemanlarının Görevleri ve Sorumlulukları Danışma Personelinin Görev ve Sorumlulukları MADDE 18 - (1) Danışma personeli aşağıdaki görevleri yerine getirir; a) Belediyemize gelen vatandaşlarımızın danışma masasında karşılanarak başvuru taleplerine göre ilgili birimlere yönlendirilmesini sağlamak, b) Belediyemize gelen vatandaşlarımızı güler yüzle karşılamak, düzgün ve anlaşılır ifadeler onları yönlendirmek, Belediyedeki işlerini en kısa ve kolay şekilde halletmeleri için gereken itinayı göstermek, c) Belediyemize gelen engelli ve yaşlı vatandaşlarımıza refakat ederek iş ve işlemlerinde yardımcı olmak, d) Başkanlık Makamına gelen ziyaretçilerin kaydının yapılarak yönlendirilmelerinin sağlamak, e) Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek, f) Amirince verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevlerini yerine getirirken, g) Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından, h) İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan, i) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde yerine getirilmesinden amirlerine karşı sorumludur. Beyaz Masa Personelinin Görev ve Sorumlulukları MADDE 19 - (1) Beyaz Masa Personeli aşağıdaki görevleri yerine getirir; Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/11.13

12 a) Vatandaşların talep ve şikayetleriyle ilgili Belediyemiz web adresinden alınan başvuruları tetkik ederek, konularına göre ilgili birimlere göndermek. b) Başvuru neticelerini takip ederek, süresi içerisinde başvuru sahiplerine bildirmek, c) Belediyemize başvuran vatandaşlarımızın sözlü isteklerini dinlenerek, ilgili birimlere yönlendirmek, d) Talep edilmesi durumunda, dilekçe yazılması konusunda vatandaşlara yardımcı olmak, e) Sosyal yardıma ihtiyacı olan vatandaşlarımızı ilgili birime bildirmek, f) Engelli, yaşlı, okur-yazar olmayan vb. vatandaşlarımıza müracaatları esnasında refakat etmek, g) Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek, h) Amirince verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevlerini yerine getirirken, i) Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından, j) İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan, k) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde yerine getirilmesinden amirlerine karşı sorumludur. Büro Personeli Görev ve Sorumlulukları MADDE 20 - (1) Mesleği ile ilgili çalışmaların yanında aşağıdaki görevleri yapar; a) Yürüttüğü hizmetler için lüzumlu her türlü makine, kitap, dergi, büro eşyası, kırtasiye malzemesi vb. talep ve temin etmek, dağıtımını yapmak, dosyaların tanzimi ve yazışmaların yapılmasını takip etmek, demirbaş kayıtlarını tutmak, personelin özlük işlerini yapmak ve takip etmek, b) Gelen ve giden evraklarının kaydını tutmak, amirlerine sunmak ve ilgili yerlere dağıtımını yapmak, c) Süreli yazıların süresi içerisinde cevaplandırılması için gerekli takibi yapmak ve lüzumu halinde amirlerini bilgilendirmek, d) Tutulan evrakların düzenli bir şekilde dosyalanmasını, arşivlenmesini ve korunmasını sağlamak, e) Kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerin yazılı müracaatlarını Büyükşehir Belediye Başkanlığı ndan veya bağlı birimlerden gelen evrakları kayıt altına almak ve amirlerine sunmak, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/12.13

13 f) Kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilere gidecek evrakların takibini sağlamak, g) Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında mevzuata ve amirlerin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını sağlamak, h) Görevli olduğu birimde iş bölümü esaslarına göre yetkilerince verilen işleri incelemek ve gerekli işlemleri yapmak, i) Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek, j) Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek, k) Amirince verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevlerini yerine getirirken, l) Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından, m) İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan, n) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde yerine getirilmesinden amirlerine karşı sorumludur. YEDİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar MADDE 21- (1) İşbu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 22- (1) İşbu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Yürütme MADDE 23- (1) Bu yönetmelik hükümlerini, Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur YM.15/R.00/13.13