KADIKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ İKİNCİ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 KADIKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE (1)- Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğü nün görev ve çalışma esaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir. Kapsam MADDE (2)-Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğündeki; müdür, şef, memur ile diğer personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Kuruluş MADDE (3)-Yazı İşleri Müdürlüğü, Bakanlar Kurulunun /180 sayılı kararıyla kurulmuştur. Dayanak MADDE (4)-Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 15.maddesinin b bendi hükümleri uyarınca çıkarılmıştır. Tanımlar MADDE (5)-Bu yönetmelikte geçen; a) Belediye : Kadıköy Belediyesini, b) Başkan: Kadıköy Belediye Başkanını, c) Müdürlük:Yazı İşleri Müdürlüğünü, d) Şef : Bağlı Şeflikleri ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Müdürlüğün Örgüt Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yazı İşleri Müdürlüğünün Örgüt Yapısı : MADDE (6)-Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıda belirtilen örgütlenme yapısı içinde görev yapar. a) Müdür, b) Yazışmalar Şefliği c) Meclis Büro Şefliği d) Encümen Büro Şefliği e) Evlendirme Şefliği f) Arşiv Şefliği g) İhale Büro Şefliği -1-

2 Yazı İşleri Müdürlüğü nün Görevleri MADDE (7)-Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralanmıştır. a) Kadıköy Belediyesinin tüm evrak akışını kayıt altına alır. b) Dış kurumlardan veya bireylerden gelen evrakların dağıtımını yaparak izler. c) Kurum içi üretilen yazıların kurum dışı muhataplarına kurye veya posta vasıtasıyla ulaştırılmasını yapar veya yaptırır. d) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği gelen a- mailleri ilgili birimlere yönlendirmek, izlemek ve sonuçlandırmak. e) BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi ) kanalıyla gelen a-mailleri ilgili birimlere yönlendirmek, izlemek ve sonuçlandırmak. f) Yürürlüğe giren yasa, tüzük, yönetmelik, ve genelgelerin dağıtımını yaparak izler. g) Personelin özlük hakları ile ilgili mevzuat hükümlerini uygular. h) 5018 Sayılı Yasanın verdiği yükümlülükler uyarınca harcama yetkilisi görevini kullanır. ı) Belediye Meclisi ve Encümeninin işleyişinden sorumludur. i) Evlenme Dairesi ile ilgili çalışmalara nezaret eder. j) Kurum arşivi iş ve işlemlerinin ilgili yönetmelik çerçevesinde yürütümünden sorumludur. k) İhale bürosunun çalışmalarına nezaret eder. Müdür ün Yetki ve Sorumlukları MADDE (8)- Yetki ve sorumluluklar aşağıya çıkarılmıştır. a) Yasa ve yönetmelikler çerçevesinde başkanlık makamı tarafından verilen yetkileri kullanır. b) Yönetmeliğin 7.Maddesinde belirlenen görevlerin zamanında yapılmasını sağlamak, izlemek ve sonuçlandırmakla yükümlüdür. c) Bağlı birimlerin yasal çerçevede sevk ve idaresinden sorumludur. Yazışmalar Şefliğinin Görev ve Sorumlulukları MADDE (9)- Görev ve sorumluluklar aşağıya çıkarılmıştır. a) Resmi Gazetede yayımlanan Belediye mevzuatı ile ilgili yasa, karar, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, genelge ve tebliğlerin takibini ve gerekli olanların duyurusunu yapar. b) Başkanlığa gelen tüm resmi evrak ile vatandaşın istek, dilek veya şikayetlerini içeren dilekçelerini kabul eder, konularına göre kayıtları yapıldıktan sonra, ilgililerine zimmetle teslimini sağlar. c) Belediye Birimlerinden, Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat ve sair evrakları zimmetle teslim alır. d) Vilayet, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık ve İlçe Belediyelerine giden evraklar kurye ile, il dışı ve sair evraklar ise posta veya kurye marifetiyle dağıtımını yapar. e) Müdürlük bünyesinde çalışan personelin izin ve rapor işlemlerini yapar. f) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği gelen e- mailleri ilgili birimlere yönlendirir, izler ve sonuçlandırır. g) BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi ) kanalıyla gelen e- mailleri ilgili birimlere yönlendirir, izler ve sonuçlandırır. h) Basın İlan Kurumuna verilen ilanların takibini sağlar. ı) Demirbaş alımı, takibi,kaydı ve terkini işlemlerini yapar. i) Müdürlüğün harcamalarına ilişkin ödeme emri evrakını hazırlar. j) Müdürlük bütçesini, performans ve faaliyet raporlarını hazırlar. -2-

3 Encümen Büro Şefliğinin Görev ve Sorumlulukları MADDE (10)- Görev ve sorumluluklar aşağıya çıkarılmıştır. a) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakları kayıt eder. b) Encümen gündeminin yazımı ve dağıtımını yapar. c) Encümen karar defterinin yazımı ve imzaların takibini yapar. d) Belediye Encümenince alınan kararların yazımı ve ilgi yerlere dağıtımını sağlar. e) Encümen üyeleri ve çalışanların puantajlarının yapılması. f) 2886 sayılı kanuna göre yapılacak ihalelerde İhale Komisyonu nun sekreterya görevini yaparak evrak akışını düzenler. Meclis Büro Şefliğinin Görev ve Sorumlulukları MADDE (11)- Görev ve sorumluluklar aşağıya çıkarılmıştır. a) Meclis Başkanlığınca belirlenen gündemi hazırlar, yayınlar ve meclis üyelerine çeşitli vasıtalarla bildirir. b) Alınan Meclis kararlarının yazılması, imzalattırılması ve süresi içerisinde Kaymakamlığa teslimini yapar. c) Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere dağıtımını yapar. d) Büyükşehir Belediyesine gidecek kararları süresinde gönderir. e) Meclis Üyeleri ve İhtisas Komisyonlarının huzur haklarına ilişkin puantajları hazırlar. Evlendirme Şefliğinin Görev ve Sorumlulukları MADDE (12)- Görev ve sorumluluklar aşağıya çıkarılmıştır. a) Nikah müracaatında bulunanların kayıt ve işlemlerinin yapılmasını sağlar. b) Nikah akitlerinin yapılmasını sağlar, yapılan akitleri Nüfus ve Vatandaşlık İşlerine bildirir. c) Evlendirme ile ilgili evrakları tanzim ve muhafaza eder. Evlendirme Memuru MADDE (13)- Evlendirme Memurunun görev ve sorumlulukları aşağıya çıkarılmıştır. a) Müracaat evraklarının ilk incelemesini yapar, evrakın eksiksiz olması halinde müracaatı kabul ederek nikah günü veya izin belgesi verir. b) Kendisine bildirilen iç ve dış nikahları kıyar, imza altına alır. c) Nikah memurları Evlendirme Şefine karşı sorumludur. -3-

4 Arşiv Şefliğinin Yetki ve Sorumlulukları MADDE (14)- Görev ve sorumluluklar aşağıya çıkarılmıştır. a) Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder ve bu konuda danışmanlık hizmeti verir. b) Birim arşivi ve kurum arşivi konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip eder. c) Standart dosya planlarındaki arşiv kodlarında eksik hususlar noktasında çalışma yapar. d) Fiziki mekan, ekipman ve techizat ihtiyacını takip eder ve Müdürlüğe sunar. e) Kurum arşivi oluştuktan sonra birim arşivlerindeki arşivlik malzemeyi devir alır, devir alınan malzemeyi tasnif eder ve fiziki mekandaki arşiv dolaplarına yerleştirir. Arşivlik malzemenin özel kanunlarındaki saklama sürelerini dikkate alır, saklama süreleri gereğince saklama süreleri dolanların imha işlemlerini yapar, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi gerekenlerle ilgili işlemleri yapar. f) Kurum arşivi malzemesinin barot, envanter, katalog ve listeleme işlemlerini hazırlar, oluşturulan barkot, katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlar. g) Kurum arşivindeki gereken malzemenin, ciltleme işlemlerini kontrol eder, bakımını sağlar, isteklilere zimmetle dosya verir ve alır. h) Kurumun dijital arşiv oluşturulması ile ilgili olarak Bilgi İşlem Müdürlüğünce koordineli olarak çalışır. ı) Ayıklama, imha ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilenlerin neticesinde oluşturulacak işlemlere ait evrakları kayıt altına alır ve muhafaza eder. İhale Büro Şefliğinin görev ve sorumlulukları MADDE (15)- a) Müdürlüklerden gelen ihale dosyasını kontrol ederek, kaydını yapar. b) İhaleyle ilgili standart formları hazırlar. c) İhale öncesi, ihaleye girecek firmaların talepleri halinde, evraklaın aslı görüldükten sonra, suretlerinin aslı gibidir onayını yapar. d) Teklif zarflarını kabul eder ve ihale komisyonuna teslim eder. e) İhaleye ilişkin sekreterya işlemlerini yapar. f) İhale kararı yazıldıktan sonra, dosyayı kapatarak müdürlüğüne teslim eder. g) Sonuçlanan ihale kararını ihale defterine yazar ve imzalatır. -4-

5 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Çalışma Şekli Ve İşleyiş MADDE (16)- Çalışma şekil ve işleyişi aşağıya çıkarılmıştır. a) Müdürlüğe gelen her evrak elektronik ortamda kayda geçirilerek aynı gün içerisinde dağıtımı yapılır. b) Başkan ve Başkan Yardımcılarının görmesi gereken evrak, müdür imzası ile havale edilir. c) Personelin çalışması, müdürlüğün düzenlediği plan çerçevesinde iş akışına göre yürütülür. d) Müdürlüğe bağlı personel kendilerine verilen yasal görevi yapmakla yükümlüdür. DÖRDÖNCÜ BÖLÜM Diğer Birimlerle İşbirliği MADDE (17)- Belediye içinde örgütlü müdürlüklerle koordinasyonu müdürün kendisi sağlar. Dış birimlerden gelen önerilerin koordinasyonunu Başkanlık bilgisi dahilinde yerine getirir. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler MADDE (18)- Bu yönetmelikte konu edilmeyen durumlar karşısında 5393 sayılı kanun hükümleri ve başkanlık genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır. Yürürlük MADDE (19)-Bu yönetmelik hükümleri Kadıköy Belediye Meclis Kararı ile yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. MADDE (20)-Bu yönetmelik hükümlerini Kadıköy Belediye Başkanı yürütür. -5-