İÇİNDEKİLER. ÖNSÖZ... iii BİRİNCİ BÖLÜM GÜNÜMÜZ İŞ ORTAMINDA SEKRETERLİK MESLEĞİ

Transkript

1 İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ... iii BİRİNCİ BÖLÜM GÜNÜMÜZ İŞ ORTAMINDA SEKRETERLİK MESLEĞİ 1.1.MESLEK KAVRAMI VE BİR UĞRAŞI ALANININ MESLEK OLABİLMESİ İÇİN GEREKLİ UNSURLAR MESLEK STANDARDI İŞ ORTAMINDAKİ GELİŞMELER VE SEKRETERLİK MESLEĞİ TARİHSEL SÜREÇTE SEKRETERLİK MESLEĞİNİN ANLAMI VE KAPSAMI SEKRETERLİK MESLEĞİNİN ÖNEMİ VE İŞLEVİ SEKRETERİN NİTELİKLERİ KİŞİSEL NİTELİKLER Dış Görünüş Karekter ve Davranış SEKRETERLİK UZMANLIK ALANLARI BÜROTİK SEKRETER YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ ÜST DÜZEY YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ HUKUK SEKRETERLİĞİ (YASAL ASİSTANLIK) TIBBİ SEKRETERLİK BASIN SEKRETERİ TİCARİ İŞLETME SEKRETERİ ULUSLARARASI ORGANİZASYON SEKRETERİ TEKNİK SEKRETERİ FİNANS SEKRETERİ GAYRİMENKUL SEKRETERİ YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI SEKRETERLİK MESLEĞİNİN BUGÜNKÜ DURUMU VE GELECEKTEKİ EĞİLİMLER... 26

2 vi İKİNCİ BÖLÜM BÜRO YÖNETİMİ 2.1.BÜRO YÖNETİMİ YÖNETİMİN TANIMI VE YÖNETİM SÜRECİNİN ÖZELLİKLERİ YÖNETİCİNİN GÖREVLERİ GİRİŞİMCİ, LİDER VE YÖNETİCİ YÖNETİMİN ÖZELLİKLERİ YÖNETİM KADEMELERİ VE BECERİLERİ YÖNETİMİN FONKSİYONLARI VE SEKRETERLİK HIZMETLERİ Planlama Örgütleme (Organizasyon) Yöneltme Eşgüdümleme (Koordinasyon) Denetim (Kontrol) SEKRETERİN BÜRO YÖNETİM SÜRECİNDEKİ GÖREVLERİ BÜRO ÇALIŞMA ALANLARI BÜRO TANIMI VE YAPISAL GELİŞİMİ BÜRO ÇEŞİTLERİ BÜROLARDA YERLEŞİM TEKNİKLERİ BÜROLARDA FİZİKSEL KOŞULLAR, ESTETİK VE DEKORASYON İklimlendirme ve Havalandırma Aydınlatma Akustik Renk Estetik Müzik Temizlik BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİ BÜROLARDA İŞ BASİTLEŞTİRME VE İŞ VERİMİN YÜKSELTME TEKNİKLERİ İŞ ANALİZİ İŞ DAĞITIM ETÜDÜ İŞ AKIŞ TEKNİĞİ HAREKET EKONOMİSİ... 69

3 vii İŞ ÖLÇÜMÜ YERLEŞME ETÜDÜ FORM ANALİZİ VE GELİŞTİRME ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İLETİŞİM 3.1. İLETİŞİM İLETİŞİM SÜRECİ SÖZLÜ İLETİŞİM VE ŞEKİLLERİ Planlanmamış Fikir Alışverişi Telefonla Görüşme Grup Toplantıları Komite Toplantısı Personel Toplantısı ya da İşgörenlerarası Toplantı Resmi Sunuş Sözlü İletişimde Konuşma Sözlü İletişimde Dinleme SÖZSÜZ İLETİŞİM İLETİŞİMDE EMPATİK YAKLAŞIM (KOŞULSUZ KABUL VE SAYGI) ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Örgütsel İletişim Şekilleri Örgütsel İletişimi Engelleyen Faktörler Örgütsel İletişimde Yazılı İletişim (Mektup)

4 viii DÖRDÜNCÜ BÖLÜM RAPOR HAZIRLAMA VE RAPOR YAZIMI 4.1. RAPORLARIN ÖNEMİ VE AMACI RAPOR ÇEŞİTLERİ RAPOR YAZMA RAPORUN TAŞIMASI GEREKEN ÖZELLİKLER RAPORLARDA DİL VE ÜSLUP RAPORLARDA ŞEKİL ÖZELLİKLERİ RAPORUN TEMEL BÖLÜMLERİ RAPORUN ŞEKİL STANDARTLARI RAPORLARIN SUNUMU BEŞİNCİ BÖLÜM BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV HİZMETLERİ 5.1.BELGE YÖNETİMİ VE ÖNEMİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ BELGE YÖNETİMİNİN FAYDALARI DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ ALFABETİK DOSYALAMA SİSTEMİ KRONOLOJİK DOSYALAMA SİSTEMİ COĞRAFİ ESASA GÖRE DOSYALAMA SİSTEMİ KONU ESASINA GÖRE DOSYALAMA SİSTEMİ NUMARA ESASINA DAYALI DOSYALAMA SİSTEMLERİ Serial (Numaralı) Dosyalama Sistemi Ondalık Sistem (Desimal Sistem) ARŞİVLEME

5 ix ALTINCI BÖLÜM GÖRGÜ VE NEZAKET KURALLARI 6.1.TOPLUMSAL YAŞAMI DÜZENLEYEN KURALLAR DİN KURALLARI AHLAK KURALLARI ÖRF VE ADETLER HUKUK KURALLARI GÖRGÜ KURALLARI Temel Görgü Kuralları Konuşma ve Dinlemede Görgü Kuralları Telefon ve E-posta Protokolü Yemeklerde Uyulması Gereken Görgü Kuralları Ziyaretlerde Görgü Kuralları YEDİNCİ BÖLÜM ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ 7.1. ZAMAN KAVRAMI VE ÇEŞİTLERİ KİŞİ-ZAMAN İLİŞKİSİ ZAMAN YÖNETİMİ ZAMAN TUZAKLARI SEKRETER VE ZAMAN YÖNETİMİ Yöneticiyi Tanımak Yöneticiye Zaman Kazandırmak TOPLANTI YÖNETİMİ, AMACI, ÖNEMİ TOPLANTI TÜRLERİ TOPLANTI HAZIRLIK SÜRECİ VE SEKRETERİN GÖREVİ

6 x SEKİZİNCİ BÖLÜM PROBLEM ÇÖZME VE KARAR VERME 8.1. PROBLEM KAVRAMI VE KAPSAMI PROBLEM ÇÖZME PROBLEM ÇÖZME SÜRECİ KARAR VERME KARAR ALMA VE PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ SORUNUN TEŞHİSİNE YÖNELİK TEKNİKLER Pareto Analizi Beyin Fırtınası Yöntemi Balık Kılçığı (Sebep-Sonuç) Diyagramı Akış Şemaları (Flow Charts) SORUNLARIN TEDAVİSİNE YÖNELİK TEKNİKLER Nasıl-Nasıl Yaklaşımı KAYNAKÇA