Dış Veri Alma ÜNİTE 6. Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Veri Menüsü Dış Veri Al Bağlantılar Sırala ve Filtre Uygula Veri Araçları Anahat

Transkript

1 Dış Veri Alma ÜNİTE 6 Veri Menüsü Dış Veri Al Bağlantılar Sırala ve Filtre Uygula Veri Araçları Anahat Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Microsoft Excel hakkında temel işlemler öğrenildikten sonra veri alma işlemleri hakkında bilgiler öğrenilecektir.

2 1.8. Veri Menüsü Veri menüsü şekil 181 de görülmektedir. Şekil 1. Veri Menüsü Dış Veri Al Dış veri al sekmesi şekil 182 de görüldüğü gibidir. Şekil 2. Dış Veri Al Sekmesi Bu sekmedeki simgeler kullanılarak dış bir kaynaktan veri alınarak MS Excel içerisine aktarılabilecektir. MS Access veri tabanından, text dosyalarından, web kaynaklı xml dosyalarından ve Oracle, SQL gibi veri tabanlarına ulaşarak dışarıdan veri almam mümkün olmaktadır Bağlantılar Şekil 183 te bağlantılar sekmesi görülmektedir.

3 Şekil 3. Bağlantılar Sekmesi Bu sekme yardımıyla çalışma kitabına veri bağlantıları eklenerek güncellenmesi sağlanmaktadır. Desteklenen veri bağlantıları aşağıda listelenmektedir. Tablo 1. Desteklenen Veri Bağlantı Türleri Excel veri nesnesi Dış veri aralığı mı oluşturur? OLE DB ODBC Metin dosyası HTML dosyası XML dosyası Share- Point listesi Metin Alma Sihirbazı Evet Hayır Hayır Evet Hayır Hayır Hayır Özet Tablo raporu (OLAP olmayan) Özet Tablo raporu (OLAP) Hayır Evet Evet Evet Hayır Hayır Evet Hayır Evet Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Excel Tablosu Evet Evet Evet Hayır Hayır Evet Evet XML Eşlemi Evet Hayır Hayır Hayır Hayır Evet Hayır Web Sorgusu Evet Hayır Hayır Hayır Evet Evet Hayır Data Bağlantı Sihirbazı Evet Evet Evet Evet Evet Evet Evet Microsoft Query Evet Hayır Evet Evet Hayır Hayır Hayır Bu sekmeden Bağlantılar seçildiğinde şekil 184 te görülen Çalışma Kitabı Bağlantıları Penceresi karşımıza gelecektir.

4 Şekil 4. Çalışma Kitabı Bağlantıları Bu pencere üzerinde bulunan Ekle butonuna tıklayarak Varolan Bağlantılar penceresi açılır. Şekil 5. Varolan Bağlantılar Açılan bu pencere üzerinden istenilen bir tür seçilmelidir. Bu işlemden sonra özellikleri seçilerek şekil 186 da görülen Bağlantı Özellikleri penceresi açılır.

5 Şekil 6. Bağlantı Özellikleri Bu pencerede bulunan Sorgu Düzenle seçilerek şekil 187 de görülen Web Sorgusu Düzenle penceresi açılmalıdır.

6 Şekil 7. Web Sorgusu Düzenle Bu pencereden istenilen veriler seçilmek suretiyle sorgu kaydedilir ve Al düğmesine tıklanır. Ardından Varolan Bağlantılar seçilerek şekil 185 de görülen pencere karşımıza gelecektir. Tanımlama yapıldığından dolayı pencerenin üst tarafında şekil 188 de görüldüğü gibi liste gelecektir. Şekil 8. Varolan Bağlantıların Listesi Bu listeden bağlantı seçilip Aç denildiğinde şekil 189 da görülen veri al penceresi karşımıza gelecektir.

7 Şekil 9. Veri Al Bu pencerede bulunan Yeni Çalışma Sayfası seçilip Tamam tıklandığında şekil 190 da görüldüğü gibi veri alımı gerçekleşmiş olacaktır. Şekil 10. VeriAlımı Sırala ve Filtre Uygula Bu konuyla ilgili olarak detaylı bilgi Düzenleme kısmında verilmiştir Veri Araçları

8 Şekil 191 de Veri Araçları sekmesi görünmektedir. Şekil 11. Veri Araçları Sekmesi Simge seçildiğinde seçili olan hücrede yazılı olan metin farklı sütunlara dönüştürülmesi için bölünme işlemine tabi tutulur. Bu işlem için şekil 192 de görülen örneği kullanalım. Şekil 12. Metni Sütunlara Dönüştürme için Örnek Bu örnekte verilen metin hücreye sığmadığı gibi birçok farklı bilgi içermektedir. Bu durumda Metni Sütunlara Dönüştür seçilerek şekil 193 te görülen sihirbaz karşımıza çıkacaktır.

9 Şekil 13. Metni Sütunlara Dönüştür Sihirbazı - 1 İleri adımı seçildikten sonra şekil 194 a da olduğu gibi görünecektir. Şekil 14. Metni Sütunlara Dönüştür Sihirbazı - 2 Bu kısımda bulunan oklar seçilerek istenilen bölümlendirmeler şekil 194 b de olduğu gibi gerçekleştirilebilinmektedir. Bu işlem gerçekleştirildikten sonra Son butonu tıklanır.

10 Şekil 15. Metni Sütunlara Dönüştürme için Örneklenmesi Şekil 195 te metnin sütunlara bölünmüş hali görülmektedir. Simgesi seçildiğinde şekil 196 da görülen pencere karşımıza gelecektir. Şekil 16. Yinelenenleri Kaldır Bu pencere üzerinde bulunan sütunlardan hangilerinde işlem gerçekleştirilmesi isteniyor ise onlar seçilip Tamam butonuna tıklanır. Ardından şekil 197 de görüldüğü gibi yinelenenler kaldırılıp ekrana bu işlemle ilgili olarak mesaj verilecektir.

11 Şekil 17. Yinelenenlerin Kaldırılması Örneği Simgesi seçildiğinde şekil 198 de görülen menü karşımıza gelecektir. Şekil 18. Veri Doğrula Menüsü Bu menüden karşımıza gelecektir. seçildiğinde şekil 199 da görülen Veri Doğrulama penceresi

12 Şekil 19. Veri Doğrulama Bu pencere üzerinde bulunan Ayarlar sekmesinden İzin Verilen kısmında istenilen veri türü seçilip o veri türüne göre istenilen değer aralığı girilmelidir. Ardından Girdi İletisi sekmesi açılarak Başlık ve Girdi İletisi alanları doldurulduktan sonra Hata Uyarısı sekmesi açılıp Stil seçildikten sonra Başlık ve Hata İletisi verileri girilmelidir. Bu işlemler tamamlandıktan sonra Tamam butonu tıklanarak onay verilmelidir. Bu işlemler tamamlandıktan sonra şekil 200 de olduğu gibi görüntülenebilir. simgesi seçilerek hatalı girişler Şekil 200 de görülen örneklemede verilerin sayı formatında girilmesi istendiğinden hatalı olarak görülmektedir. Şekil 20. Hatalı Girişlerin Görüntülenmesi Simgesi seçildiğinde daireler kaldırılacaktır.

13 Birleştir simgesi seçildiği durumda birden çok aralıkta yer alan değerler yeni bir aralıkta bir araya toplanmaktadır Anahat Anahat sekmesi şekil 201 de görülmektedir. Şekil 21. Anahat Sekmesi Simge seçildiği durumda şekil 202 de görülen menü karşımıza gelecektir. Şekil 22. Gruplandır Menüsü Bu menüden gruplardır seçilerek seçili olan hücre grupları için satır ya da sütunda gruplandırma işlemleri gerçekleştirilmektedir. Bu işlemler için örnek görüntü şekil 203 te görülmektedir.

14 Şekil 23. Gruplandırmanın Kullanılması Simge seçildiğinde seçili olan hücre grupları için otomatik olarak bir düzeyleme gerçekleştirecektir. Simge seçildiğinde şekil 204 te görülen menü karşımıza gelecektir. Şekil 24. Grubu Çöz Menüsü Simge seçildiğinde seçili olan hücre grupları için gerçekleştirilen gruplama düzeyi ile ilgili olarak satır ya da sütun üzerinde grupların kaldırılması gerçekleştirilmektedir. kaldırılacaktır. Simge seçildiğinde seçili olan hücre grupları için belirtilen seviyeler

15 Simge seçildiğinde seçili olan hücrelerde bulunan değerlerin basamaklandırarak genel toplamlarını hesaplamaktadır. Şekil 25. Örnek Kullanımı Şekil 205 te görülen örnek üzerinden hareket edersek; Alt Toplam seçildiği durumda karşımıza şekil 206 da görülen Alt Toplam adlı pencere çıkacaktır. Şekil 26. Alt Toplam Bu pencere üzerinde istenilen gruplamalar ve toplam bilgileri girilerek şekil 207 de görüldüğü şekilde örnekte değişiklikler gözlenerek sonuçlar verilmektedir.

16 Şekil 27. Sonuçların Gösterimi

17 Her bir karakteri bir byte olarak temsil etmek amacıyla kullanılan sisteme ASCII kodlama sistemi adı verilmektedir. Şekil 9 da görüldüğü gibi her bir rakam, harf ve simgeye bir ASCI kodu karşılık gelerek kullanılmaktadır. Dış bir kaynaktan nasıl veri alınır? Sıralama nedir? Nasıl yapılmaktadır. Veri doğrulamaya örnek veriniz.

18 Bu ünitemizde Microsoft Excel veri menüsü işlevleri hakkında bilgiler verilmektedir.

19 1. Metni sütunlara dönüştürmeyi örnekle açıklayınız. 2. Tekrarlı veriler nasıl tespit edilir? Örnekleyiniz.

20

21 BAŞVURULAN VE FAYDALANILABİLECEK KAYNAKLAR 1. İzzet TAMER, Dinçer ÇELİK "Bilgisayara Giriş II", SFS Grup Yayınevi, ISBN: , 2013 Ocak, pp:190