ÖRGÜTSEL DAVRANIŞTA GRUP SÜRECİ: ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Doç. Dr. Cevat ELMA. İLETİŞİM Bilgi, fikir ve duyguların bir kimseden diğerine geçme sürecidir.

Transkript

1 Ünite 10 ÖRGÜTSEL DAVRANIŞTA GRUP SÜRECİ: ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Doç. Dr. Cevat ELMA ÖRGÜTSEL İLETİŞİM İnsan hayatında önemli bir yer tutan iletişim, örgütler açısından da son derece önemlidir. Bir işi amaçlanan doğrultuda tamamlayabilmek için açık ve sağlıklı bir iletişime ihtiyaç duyulmaktadır İLETİŞİM Bilgi, fikir ve duyguların bir kimseden diğerine geçme sürecidir. Anlayış ve bilginin bir bireyden diğerine geçirilme süreci ve insanlar arasındaki anlam köprüsüdür. Bireylerin bilgi/sembol üreterek birbirlerine ilettikleri ve bu iletileri anlamaya, yorumlamaya çalıştıkları bir süreçtir. 1

2 İLETİŞİM Geniş anlamıyla iletişim, toplumsal yapının temelini oluşturan bir sistem, örgütsel ve yönetsel yapının sistemli işleyişini sağlayan bir araç ve bireysel davranışları biçimlendiren ve etkileyen bir tekniktir. Dar anlamıyla; iletişim bireyler arası düşünce, duygu ve bilgi alışverişidir. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Örgütlerde etkili bir iletişim sürecini gerekli kılan nedenler; İnsan davranışını değiştirmek Bir iletişim ağı kurmak Kişiler ve gruplar arası ilişkileri geliştirmek, Yetkinin görevlerini gerçekleştirmek Etkili bir koordinasyon oluşturmak İnsanların duygu ve düşüncelerini iletmelerini sağlamak ÖRGÜTSEL İLETİŞİMİN ÖNEMİ Örgütlerde tüm yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi iyi bir iletişim sisteminin varlığına bağlıdır. İyi bir iletişim sistemi olmayan örgütlerde planlamanın yapılması, faaliyetlerin yürütülmesi, gerekli koordinasyonun sağlanması mümkün değildir. 2

3 ÖRGÜTSEL İLETİŞİMİN GÖREVLERİ İletişim bir grup ya da örgüt içinde dört önemli göreve sahiptir. Bunlar; Kontrol Motivasyon Duygusal ifade Bilgidir. ÖRGÜTSEL İLETİŞİMİN İŞLEVİ Bilgi sağlama işlevi İkna etme ve etkileme işlevi Eğitici ve öğretici işlevi Birleştirme İşlevi ÖRGÜTSEL İLETİŞİM SÜRECİ Kaynak Kodlama Mesaj Kanal Alıcı Dönüt Gürültü ÖRGÜTSEL İLETİŞİM TÜRLERİ Formal İletişim Dikey iletişim Yatay iletişim Çapraz iletişim İnformal İletişim 3

4 Filtreleme: Filtreleme, alıcının bilgiye ihtiyacının olmadığının veya almayı istemediğinin düşünülmesiyle kaynağın mesajın bir kısmını göndermemesidir. Mesaj genelde yöneticinin duymak istediği gibi gönderilir. Bu durum genelde yukarıya doğru iletişimin çarpıtılmasına neden olur. Algıda seçicilik: Bir mesaj hem kaynak tarafından hem de alıcı tarafından aynı şekilde algılandığında sağlıklı iletişimden söz edilebilir. Kişisel etmenlerden dolayı (tutumlar, geçmiş yaşantılar, bilgiler, kişilik, vb.) alıcı ve kaynak aynı şekilde kodlanmış mesajı farklı şekillerde anlamlandırabilirler. Aşırı Bilgi Yükleme: Kaynağın belli bir zamanda alıcıya gereğinden fazla bilgi göndermesidir. Kişinin belli bir kapasitesi vardır. Bu kapasite aşılırsa iletişim amacına ulaşmaz. Dil: Dil, duygu ve düşünceleri anlatmak için kullanılan her türlü işaret ve ses topluluğudur. Dilin içerdiği kelimeler bazen birden çok anlam taşıyabilir ve bu anlamlar birbirlerinden farklı hususları içerebilir. Konuşma ve yazma dilindeki bu karışıklık veya incelikler anlaşmazlıklara neden olabilmektedir 4

5 Duygular: Aynı mesaj, sinirli ya da endişeli iken farklı mutlu iken farklı biçimde yorumlanabilir. Coşkulu ya da depresyon gibi aşırı duygular etkili iletişimi büyük olasılıkla engelleyecektir. Dönüt: İletişim bazen dönüt eksikliğinden veya dönütün uygunsuz bir şekilde gelmesinden kesintiye uğramaktadır. İyi bir dönüt mesajı cevaplandırılırken alıcının kişiliğine, davranışlarına, yeteneklerine değil, cevaplandırılan mesaja veya genel performans düzeyine yoğunlaşmalıdır. Kültürel Farklılıklar: Toplumların kültürel değerlerindeki farklılıklar, iletişim olgusunu etkileyebilmektedir. Bir toplumdaki inanç, tutum veya kabul gören semboller, bir diğer toplumda kabul görmeyebilir hatta olumsuzluk kaynağı olabilir. Örgüt Büyüklüğü: İletişime engel teşkil eden örgütsel etmenlerden bir diğeri örgütün çapıdır. Örgütler büyüdükçe iletişim güçleşmekte, gecikmeler ve kırtasiyecilik artmaktadır. Tartışılan bu faktörlerin yanı sıra mesajın zamanlaması, gürültü, statü farklılıkları, sessizlik, iletişim korkusu gibi nedenler de iletişimin engellenmesine neden olmaktadır. 5

6 ÖRGÜTSEL İLETİŞİMİN GELİŞTİRİLMESİ İletişimi geliştirmek uygulanabilecek teknikler Geribildirim Alıcının dünyasına karşı duyarlılık Etkili Dinleme Sözle anlatımın yanında eylemle açıklama Yeterince tekrarlama Tehdit edici olmayan iş ortamı yaratma ÖRGÜTSEL İLETİŞİMİN GELİŞTİRİLMESİ İzlenebilecek iletişim stratejileri ve ilkeleri Girişimi başkalarından önce ele almak Çevresindekilerin katılma ve işbirliğini sağlamak Çevredeki liderleri de çalışmalara katmak Katılanları güdülemek Başarılan işleri ortaya koymak Söylentilere gerçeklerle engel olmak İletişim engellerini bilmek ve değerlendirmek Önemli haberleri tekrarlamak Her iletişim aracından yararlanmak İletişimi aralıksız sürdürmek Destek ve karşıt güçleri tanımak Ünite 10 Teşekkürler Doç. Dr. Cevat ELMA 6