ÇELEBİ SUCCESS PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU

Transkript

1 ÇELEBİ SUCCESS PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU 1

2 İÇİNDEKİLER SİSTEM KULLANIMI Sisteme Giriş ve Ana Sayfa: Şifre Değiştirme: Sistem Dilini Değiştirme: Performans Değerlendirme Yetkinlik Formu Oluşturma Yetkinlik Performans Değerlendirme a Kendini Değerlendirme b Ekibin Değerlendirilmesi c İkinci Yönetici / Fonksiyonel Yönetici Değerlendirme Gözden Geçirmesi d Geri Bildirim ve İmza Süreci e Geri Bildirim Anketi Yönetici Yorumu / Geri Bildirim Anketi Çalışan Yorumu

3 1. Sisteme Giriş ve Ana Sayfa: SİSTEM KULLANIMI Performans sistemine giriş yapılması aşağıda belirtilen esaslar doğrultusunda gerçekleşir; Çalışan sistem üzerinden kendisine gönderilen linki kullanarak sisteme giriş yapar. Kullanıcı adı mail adreslerinin ilk kısmı olarak tanımlanmıştır. Ana ekran üzerinden kişisel bilgilerinizi görüntüleyebilir ve değiştirebilir, Hızlı Bağlantılar sekmesinden organizasyon şemalarını görüntüleyebilir ve Yapılacaklar sekmesinden tamamlamanız gereken işlerinizi takip edebilirsiniz. Yapılacaklar başlığı altında üzerinizde bekleyen işlere tıkladığınızda gerekli sayfa otomatik açılacaktır. 3

4 2. Şifre Değiştirme: Sistem şifresini değiştirmek için Seçenekler sekmesine tıklanır. Açılan yeni sayfada Şifre seçeneğine tıklandıktan sonra yeni şifre tanımlaması yapılır. 3. Sistem Dilini Değiştirme: Sistem dilini değiştirmek için Seçenekler sekmesine tıklanır. Açılan yeni sayfada Dil Değiştir seçeneğine tıklandıktan sonra English US kısmı işaretlenir. 4

5 4. Performans Değerlendirme Yetkinlik Formu Oluşturma Ara dönem ve Yıl Sonu Yetkinlik Değerlendirme Formları çalışan tarafından oluşturulur. Sol üst köşede bulunan Ana Sayfa listesinin altında Performans kısmı açılır. Yeni Form Oluştur sekmesine tıklanır. Her çalışanın sorumlu olacağı performans formu tipi otomatik olarak sistemden gelecektir. Gelecek linke tıklanarak sonraki sayfalara geçilir. Form seçildikten sonra Oluştur ve Aç butonuna tıklanarak form oluşturulur. 5

6 5. Yetkinlik Performans Değerlendirme 5.a Kendini Değerlendirme Kişinin kendi değerlendirmesini yapacağı form üzerinde Süreç Akışı, her süreç akışının detayını anlatan Açıklama kısmı, Çalışan Bilgileri, Değerlendirme Dönemi ve Yetkinlikler yer almaktadır. Kişiler istedikleri başlığa aşağıdaki sekmeleri tıklayarak kısa yol ile erişebilir. Kişi kendi değerlendirmesini yapar. Değerlendirme sırasında her yetkinlik için skorlama yapılmalı ve her biri için yorum yazılmalıdır. Kişinin Final Skor u ve tamamlanması gereken zorunlu alanlarda ne aşamada olduğu ( Tamamlanmamış öğeler ) form üzerinde gösterilir. Tamamlanmamış Öğeler kısmında ilgili yetkinlik ve alana tıklandığında eksik bölüme doğrudan geçilebilir. Çalışan isterse sağ kısımda yer alan Ek Bilgiler sekmesinden sisteme dosya yükleyebilir. (doc, docx, pdf, txt, htm, ppt, pptx, xls, xlsx, gif, png, jpg, jpeg, html, rtf, bmp) Bu aşamada formun çıktısı alınabilir. 6

7 Form daha sonra değişiklik yapmak için kaydedilebilir ya da değerlendirme yapması için birinci yöneticiye gönderilir. Formun kaydedilip kapatılması durumunda forma Ana Sayfada Yapılacaklar (Yetkinlik Kendini Değerlendirme) kısmından yada Performans Sekmesine tıklayarak Gelen Kutusu içerisinden erişilebilir. 7

8 Ya da; Çalışan formu yöneticisine iletmeden önce dilerse Yorumlar alanına iletmek istediği detayları girdikten sonra gönderebilir. Bu yorumlar yöneticiye iletilen mailde gözükecektir. Çalışan formu yöneticisine gönderdikten sonra hangi aşamada olduğunu Performans sekmesi altında Devam edenler klasörü içinden görüntüleyebilir. 8

9 Çalışan formu gonderdiğinde form üzerinde değişiklik yapamaz, yapılan değerlendirmeleri Geri bildirim ve imza aşamasına kadar görüntüleyemez. 5.b Ekibin Değerlendirilmesi Yönetici ekibine ait formları sistem ana sayfasında Yapılacaklar (Yetkinlik Ekibin Değerlendirilmesi) kısmından, Performans Sekmesindeki Gelen Kutusu içerisinden ya da maille gelen bilgilendirmelerden takip edebilir. Ya da; Form üzerinde Süreç Akışı, her süreç akışının detayını anlatan Açıklama kısmı, Çalışan Bilgileri, Değerlendirme Dönemi ve Yetkinlikler, Ek Yorumlar ve yetkinlik skor detayının görüldüğü Özet kısmı bulunur. Yönetici istediği başlığa aşağıdaki sekmeleri tıklayarak kısa yol ile erişebilir. 9

10 Yönetici değerlendirme sırasında her yetkinlik için skorlama yapmalı ve her biri için yorum yazılmalıdır. Ayrıca Ek Yorumlar kısmında yer alan Güçlü Yönleri, Gelişim Alanları, Eğitim ve Gelişim Önerileri kısımlarını doldurmalıdır. Kişinin Final Skor u ve tamamlanması gereken zorunlu alanlarda ne aşamada olduğu ( Tamamlanmamış öğeler ) form üzerinde gösterilir. Tamamlanmamış Öğeler kısmında ilgili yetkinlik ve alana tıklandığında eksik bölüme doğrudan geçilebilir. Yönetici sağ kısımda yer alan Ek Bilgiler sekmesinden sisteme dosya yükleyebilir. (doc, docx, pdf, txt, htm, ppt, pptx, xls, xlsx, gif, png, jpg, jpeg, html, rtf, bmp) Yönetici yıl içerisinde çalışan hakkında bir yorum yaptı ise ya da başka bir çalışan tarafından kişiye yorum yapıldı ise form üzerinde Ek Bilgiler sekmesinde görüntülenir. Form üzerinde ayrıca ekipte aynı form tipi ile değerlendirilen kişilerin puan sıralamasına ve çalışan ile yöneticinin skorları arasındaki farka bakılabilir. Yönetici form üzerinde Ekibim Hakkında sekmesine tıklayarak çalışanın kendine verdiği skoru görüntüleyebilir, firma içi ya da dışındaki bir kişiden geri bildirim isteyebilir. Geri bildirimin istenmesi durumunda ilgili kişiye mail gider ve yorum da yöneticiye mail yolu ile ulaştırılabilir. 10

11 Yönetici değerlendirme yaptığı sırada Görüş İste Butonu ile firma içerisindeki çalışanlardan kişi hakkında yorum isteyebilir. Formu görüş almak için bir kişiye gönderdiğinde yönetici form üzerinde değişiklik yapamaz. Yönetici görüş iste butonuna tıkladığında aşağıdaki ekrandan yorum alacağı kişiyi seçer. 11

12 Formu gonderirken dilerse yorum yazabilir. Gönder butonuna basabilir yada Gönder ve Bir Sonraki Formu Aç seçeneği ile ekibindeki diğer kişilerin değerlendirmesine devam edebilir. Görüş İstenen kişi formu Ana sayfasındaki Yapılacaklar kısmanda Değerlendirme Geri Bildirimi Şeklinde görecektir. Görüş istenen kişi skor girişi yapamaz, sadece yetkinliklerle ilgili yorumda bulunabilir. Yönetici görüşe gonderdiği forma Performans Sekmesi altında yer alan Devam Edenler klasörü içinden ulaşabilir. 12

13 Yönetici formu görüş istemek için bir kişiye yönlendirdiğinde istediği zaman formu geri çekerek tekrar kendi değerlendirme aşamasına alabilir. Formu geri çağırdığında ya da görüş istediği kişi yorum yapıp formu gonderdiğinde form yöneticinin yapılacaklar listesinde gözükecektir. Yönetici değerlendirme yaptıktan sonra formu kaydedip kapatabilir, varsa ikinci yönetici ya da fonksiyonel yöneticiye değerlendirmenin gözden geçirilmesi için, yoksa çalışana İmza ve Geri Bildirim süreci için gönderebilir. İkinci yönetici varsa 13

14 Tek yönetici varsa Formu gonderirken dilerse gelen ekranda yorum yapabilir. Yapılan yorum bir sonraki adımdaki kişiye mail olarak gidecektir. Formu ikinci yönetici ya da fonksiyonel yönetici aşamasına göndermesi durumunda form performans sekmesinde yer alan Devam Edenler klasöründe görüntüleyebilecektir. Yönetici bu aşamada formda değişiklik yapamayacaktır. 14

15 5.c İkinci Yönetici / Fonksiyonel Yönetici Değerlendirme Gözden Geçirmesi İkinci Yönetici ve Fonsiyonel yönetici ekibine ait formları sistem ana sayfasında Yapılacaklar kısmından, Performans Sekmesindeki Gelen Kutusu içerisinden ya da maille gelen bilgilendirmelerden takip edebilir. Ya da; İkinci yönetici ve Fonksiyonel yönetici form üzerinde yorum yapma yetkisine sahiptir ancak zorunlu değildir. Form üzerinde Süreç Akışı, her süreç akışının detayını anlatan Açıklama kısmı, Çalışan Bilgileri, Değerlendirme Dönemi ve Yetkinlikler, Ek Yorumlar ve yetkinlik skor detayının görüldüğü Özet kısmı bulunur. Yönetici istediği başlığa aşağıdaki sekmeleri tıklayarak kısa yol ile erişebilir. 15

16 Form üzerinde ayrıca ekipte aynı form tipi ile değerlendirilen kişilerin puan sıralamasına ve çalışan ile birinci yöneticinin skorları arasındaki farka bakılabilir. Yönetici form üzerinde Ekibim Hakkında sekmesine tıklayarak çalışanın ve birinci yöneticinin verdiği skoru görüntüleyebilir. 16

17 İkinci Yönetici ve Fonsiyonel yönetici formu kaydetip kapatabilir, skorlarda bir değişiklik talebi olması durumunda değişiklik talep ettiği yetkinliğin altına yorum yaparak formu birinci yöneticiye geri gonderebilir, değişiklik talebi yoksa (dilerse yorum yazarak) formu çalışana İmza ve Geri Bildirim sürecine gönderir. Formun ilk yöneticiye geri gitmesi durumunda ilk yönetici gerekli revizeyi yapar ve formu kişiye (İkinci ya da fonsiyonel yönetici) geri gönderir. İkinci ya da fonsiyonel yönetici de formu çalışana iletir. Formu gönderirken yönetici dilerse açılan pencerede Yorumlar kısmına yorum yazabilir. Bu yorumlar formun iletileceği kişinin mailinde görüntülünecektir. 5.d Geri Bildirim ve İmza Süreci Çalışan performans değerlendirme skorunu göreceği formunu sistem ana sayfasında Yapılacaklar kısmından, Performans Sekmesindeki Gelen Kutusu içerisinden (Yetkinlik Geri Bildirim Sürecinin Değerlendirilmesi ve İmza) ya da maille gelen bilgilendirmelerden takip edebilir. Ya da; 17

18 Form üzerinde Süreç Akışı, her süreç akışının detayını anlatan Açıklama kısmı, Çalışan Bilgileri, Değerlendirme Dönemi, Geri Bildirim Görüşme Bilgileri ve Yetkinlikler, Ek Yorumlar, yetkinlik skor detayının görüldüğü Özet ve İmza kısmı bulunur. Çalışan istediği başlığa aşağıdaki sekmeleri tıklayarak kısa yol ile erişebilir. Form üzerinde yöneticiler tarafından yapılan skor ve yorumlar, görüş ileten kişilerin yorumları her yetkinlik için Diğer Değerlendirmeler başlığı altında sağ tarafta görüntülenir. 18

19 Çalışan güçlü yöneleri, gelişim alanları ve eğitim onerileri bilgilerine sayfanın sonundaki Ek Yorumlar kısmından ulaşabilir. Çalışan detaylı yetkinlik puanını sayfanın sonundaki Özet kısmında görüntüler. Çalışan Geri Bildirim Görüşme Bilgileri kısmını tamamlar. Geri Bildirim bilgileri kısmı zorunlu alandır ve işaretlenmez ise form bir sonraki aşamaya ilerlemez. Çalışan İmzalar bölümündeki kısmı işaretler ve Tamamla butonu ile değerlendirmeyi bitirir. Bu aşamada iş akışına dahil olan kişilere bilgilendirme maili gider. 19

20 Çalışan Performans sayfasında, Tamamlanan Dosyalanmamış Formlar klasöründen formu açarak çıktısını alır ve imzalı kopyasını İnsan Kaynakları departmanına iletir. Form açıldığında Yazdır Butonu sağ üst taraftadır. Yazdır butonuna tıklandığında açılan yeni ekranda form yazdırılır. 20

21 Formun altındaki imza kısmı tamamlanarak form iletilir. 5.e Geri Bildirim Anketi Yönetici Yorumu / Geri Bildirim Anketi Çalışan Yorumu Geri Bildirim Anketi Yönetici Yorumu yöneticinin ekibindeki kişilerin geri bildirim esnasındaki tutumunu değerlendirmesi ve çalışan hakkında kariyer önerilerini iletmesi için, Geri Bildirim Anketi Çalışan Yorumu ise kişilerin yöneticilerin geri bildirim sırasındaki tutumunu değerlendirmesi içindir. Anketler sisteme otomatik eklenir. Yöneticiler ekipleri ve kendi yöneticilerini değerlendirecekleri için iki anketi de tamamlarlar. Ekibi olmayan çalışanların ekranına sadece yöneticilerini değerlendirecekleri (Geri Bildirim Anketi-Çalışan Yorumu) anket gelecektir. 21

22 Kişiler anketlerini sistem ana sayfasında Yapılacaklar kısmından, Performans Sekmesindeki Gelen Kutusu içerisinden ya da maille gelen bilgilendirmelerden takip edebilir. Ya da; Çalışan yöneticisi hakkında değerlendirme yaparak anketi tamamlar. Anket sadece İnsan Kaynakları departmanı tarafından görüntülenebilir. Yönetici Çalışan hakkında değerlendirme yapar ve kariyer önerilerini ileterek anketi tamamlar. Anket sadece İnsan Kaynakları departmanı tarafından görüntülenebilir. 22

23 23