11 SÜRÜM İLE EKLENEN ÖZELLİKLER/DEĞİŞİKLİKLER ( V7 (B1554) )

Transkript

1 11 SÜRÜM İLE EKLENEN ÖZELLİKLER/DEĞİŞİKLİKLER ( V7 (B1554) ) Evrak dağıtımlarında oluşan PDF içerisinde alt kısımda gösterdiğimiz ek listesi, evrak meta alanlarından ek metin kutusu ile manuel olarak girildiğinde, baş kısmına 1,2,3 ya da a,b,c gibi madde ifadeleri ekleniyor. Ancak, ek listesi manuel olarak yazılan değil de evrakın eklerinden oluşturulduğunda ise (yani şablon eşleştirmede bu şekilde seçildiğinde) ek evrakların tanımları geliyor ancak madde ifadeleri eklenmiyordu. Bu sürümle birlikte, evrak eklerinin listelenmesi halinde de tıpkı manuel olarak eklerin yazıldığı gibi madde ifadeleri, (aşağıda sarı renkle işaretlenmiş olarak gösterilmiştir) otomatik eklenmeye başlanmıştır. o Sistem konfigürasyonuna Add_Number_of_Pages_to_Attachment_List_In_PDFs isimli yeni bir ayar eklenmiştir. Varsayılan olarak kapalı olan bu ayar açıldığında, ekler eğer evrakın eklerinden oluşturuluyor ise (manuel olarak yazılan değil de, ek sekmesindeki evraklardan); aşağıda kırmızı ile gösterildiği gibi yanlarına parantez içinde kaçar sayfa oldukları bilgisi eklenmektedir. o o Sayfa sayısı, yalnızca PDF (taranmış ya da yüklenmiş) türündeki dosyalar ile JPG/PNG türündeki resim formatındaki ekler için gösterilebilir. Bunun dışındakilerde bu bilgi gösterilemez. o Sistem konfigürasyonuna When_Note_Added_to_Document_Also_Add_It_to_History isimli yeni bir ayar eklenmiştir. Varsayılan olarak kapalı olan bu ayar açıldığında, evraka eklenen notlar, otomatik olarak evrak tarihçesine de eklenecektir. 28

2 İş akışındaki kullanıcı kararı işleminde, gösterilen metin akıştan belirlenebiliyordu. Bu sürüm ile birlikte, metnin altında gösterilen EVET ve HAYIR düğmeleri için de özel metinler belirleyebilme imkanı eklenmiştir. HTML Editör için temel tablo ekleme/düzenleme özellikleri aktive edilmiştir. Bu konuda Sercan Çiçek ten bilgi alabilirsiniz. Bir süre kısıtlı kurulumda devreye alınacak bu özellik, test sürecinden geçtikten sonra diğer kurulumlarda da aktive edilebilecektir. Dağıtım İşleminde Alıcılar İçin Ekleri Ayrı Ayrı Belirleyebilme Özelliği Ekleri olan bir evrak, dağıtım yapıldığında varsayılan olarak tüm dağıtım alıcılarına tüm ekler PDF e eklenerek gönderilir. Bazı alıcılar için bazı eklerin gönderilmemesi ya da kısmen (belirli sayfaların) gönderilmesi gerekiyor ise, aşağıda işaretli seçenek tıklanarak seçim yapılabilecek olan ekrana ulaşabilirsiniz 29

3 Bu seçenek tıklandığında, evrak için bir dağıtım planı seçilmiş veya oluşturulmuş olmalı; aynı zamanda da en az bir adet ek seçilmiş (sistemden seçilebilir, yükleme/upload edilebilir ya da taranabilir) olmalıdır. Aksi halde, işaretli bağlantıya tıklandığında aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı gösterilecektir. Dağıtım planı ve ekleri olan bir evrak için ilgili bağlantıya tıklandığında açılacak olan seçim ekranı aşağıda gösterilmiştir. Burada, mevcut olan her bir ek, ayrı bir kolon olarak, dağıtımdaki her bir alıcı ise ayrı bir satır olarak gösterilir ve sonuçta ortaya kolay kullanımlı bir matris çıkar. Varsayılan olarak bu matristeki her kutucuk işaretlidir. Yani, aşağıdaki örnek görüntüde en sol üst köşede bulunan kutucuk, Fabrika Müdürlüğü alıcısına Örnek_01.pdf ekinin PDF içerisine eklenerek gönderileceğini belirtir. Bu kutucuklar, üç aşamalıdır. Yani her tıklamada sırası ile gönder / işaretli ; kısmen gönder / sayfa belirtme modu ve gönderme / işaretsiz seçenekleri arasında gezinilir. 30

4 Eki tamamen gönderme ve hiç göndermeme seçeneklerine ilaveten, kısmen gönderme özelliği de kullanılabilmektedir. Bu seçenek seçildiğinde, bir metin kutusu açılacak ve sizden hangi sayfaların gönderileceğine dair bilgi istenecektir. Sayfa numaralarını belirleme, kullanışlı ve kapsamlı bir özelliktir ve bu yazının sonundaki detaylı bilgilendirme ekranında da görebileceğiniz gibi değişik ifade şekilleri mevcuttur. (Örneğin 1, 2, 3; 6-9;4-x gibi) Aşağıdaki görüntü incelendiğinde, Fabrika Müdürlüğü ne Örnek_01.pdf ekinin gönderilmeyeceğini, Kalite Müdürlüğü ne ise Örnek_02.pdf ekinin sadece 3. ve 4. Sayfalarının gönderileceğini görebilirsiniz. 31

5 Aşağıda gösterilen ikonlara tıklayarak, ekleri bu ekrandan ayrılmadan ön izleme ile görebilirsiniz. Ancak, burada ön izleme yapılabilmesi için aşağıdaki iki koşuldan birinin sağlanması gereklidir. Aksi halde, ön izleme ikonu görüntülenmez. Ek, sistemde var olan bir evrak olmalıdır. veya Ek tarama ile ekleniyor olmalı ya da yükleme (upload) ile ekleniyor ise PDF ya da JPG formatında olmalıdır. Bu iki koşuldan en az biri sağlanmıyorsa, bu ekranda ekin ön izlemesinin yapılması mümkün değildir. 32

6 Aşağıda gösterilen mavi renkli bilgi ikonuna tıklandığında, daha aşağıda gösterilen detaylı bilgilendirme ekranı açılacaktır. Detaylı bilgilendirme ekranı: 33

7 Sayfa numaralarının belirtilmesinde, x ya da X karakteri, evrakın en son sayfası anlamına gelir. Yani 4-x ifadesi ile 4. Sayfadan başlayarak en sona kadar gidileceğini belirtebilirsiniz. Eğer bir PDF, 3 sayfadan oluşuyorsa ve bu kısımdan sayfa numarası olarak 1;3-6 ifadesi girilmiş ise, sistem bu üç sayfalık ekin ilk sayfasını ve üçüncü sayfasını alarak alıcıya iletecektir. İfade, 3-6 ibaresi ile 3. ve 6. sayfalar arası diyor olsa da, evrak 3 sayfa olduğu için sistem hata vermez, ancak 3-6 arası sayfalardan sadece 3. sayfa hem evraktaki sayfalar hem de yazılmış olan ifade ile örtüştüğü için, sadece onu alır. Noktalı virgül ise ayıraç işlevi görür; yani önceki örnekte 1;3-6 diyerek sisteme birinci sayfayı ve 3 ile 6.sayfalar arasını al demiş olunmaktadır. 34

8 Aşağıdaki ekranda, sağ taraftaki birinci ve üçüncü satırlar, standart bir şekilde soldaki ağaçtan eklenmiş satırlardır. Ancak, ortadaki Merkez Teşkilatı isimli satır ise, daha önce hazırlanmış ve şablon olarak kaydedilmiş bir kurum içi dağıtım planıdır. Yani, bu planı detay satırı olarak ekleyerek gönderim amacını belirleyebilir ve dağıtımda bu plan içerisinde ne kadar birim varsa, her birine evrakın gönderilmesini; ancak dağıtım listesinde bu birimlerin tek tek değil, Merkez Teşkilatı olarak tek satırda ifade edilmesini sağlayabilirsiniz. 35

9 Yukarıdaki şekilde bir dağıtım ile PDF içerisindeki dağıtım listesi, aşağıdaki şekilde görüntülenecektir. Dağıtım listesi, yukarıdaki gibi görünecek olmasına rağmen, ilgili evrak merkez teşkilatı kayıtlı planı içerisinde bulunan tüm birimlere de (aşağıda örnek olarak gösterilmiş olan 3 birim) evrak dağıtılacaktır. 36

10 Yani, aşağıda gösterilen şekilde dağıtım yapılırsa, evrak Fabrika Müdürlüğü ve Kalite Müdürlüğü ile birlikte merkez teşkilatı planı içeriğinde bulunan (yukarıda gösterilen 3 satır, bu örnek plan içerisindedir) Mühendislik Direktörlük, Üretim ve Sanat ve Tasarım Fakültesi için toplam 5 kopya oluşacak şekilde dağıtılır. PDF içerisindeki dağıtım listelerinde ise Fabrika Müdürlüğü, Kalite Müdürlüğü ve Merkez Teşkilatı olacak şekilde 3 isim gösterilir. Yukarıda sarı ile işaretli planın yanında gösterilen ikon ile,bu plan içerisinde hangi birimlerin bulunduğunu aşağıda gösterildiği gibi liste halinde görebilirsiniz. 37

11 Plan içerisinde kullanılan planın içindeki birimlere karşılık ayrı ayrı gönderim amaçları belirlenmiş olabilir. Ancak, plan içinde plan kullanımında gönderim amacı, dış planda tüm iç plan için aynı olacak şekilde bir kez seçilir ve iç plandan gelen gönderim amaçları kullanılmaz. 38