2015 YILI FAALİYET BİLGİLENDİRME SUNUMU

Transkript

1 T.C. KAĞITHANE BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2015 YILI FAALİYET BİLGİLENDİRME SUNUMU f f ) \ M S 01 Ş U B A T 2016 f * * KAĞ ITHANE BELEDİYESİ

2 YÖNETİM ŞEMASI *0 ^ m utlu yu m wwnwjt*qittı*ne.be<.tr Yazı İşleri Müdürlüğü

3 PERSONEL DURUMU Belediye Başkanı Fazlı KILIÇ Başkan Yardımcısı Kemal ÇAVUŞ Yazı İşleri Müdürü Hüseyin KOYUN Yazı İşleri ve Karar Organları Muamelat Servisi Emel APARANOĞLU (İşçi) Zeynep DOĞRU (İşçi) Neşe KOÇ (Firma Elemanı) Genel Evrak Servisi Aytekin AKPINAR (İşçi) Hasan AK (Firma Elemanı) Ebru AKKOYUN (Firma Elemanı) Nihat OKUR (Firma Elemanı) Selahattin KARAR (Firma Elemanı) Evlendirme Memurluğu Abuzer TUĞLA (Evlendirme Memuru) Oğuz KARACA (Evlendirme Memuru) Zeliha AYDIN (Kayıt Memuru) E.Sertan DOĞANCI (Firma Elemanı)

4 MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ S Kuruma gelen evrakları kabul etmek, tarama, kayıt ve tasnif işlemlerinden sonra ilgili birimlere teslim etmek S Kurumun diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yazışmalarını takip etmek S Dış kurumlardan gelen duyuruları ilan ederek ilgili kurumlara bildirmek. S İl ve İlçe Koordinasyon Kurullarına kurumsal raporları hazırlamak S Kurumsal teftişleri takip etmek, gerekli cevabi yazıları kurum adına hazırlayarak ilgili makamlara göndermek. S Başkanlık düzeyinde vekalet ve görevlendirme işlemlerini yürütmek S Kurum adına Evlendirme, Basın - İlan, posta ve kurye işlerini yürütmek S Belediye Karar Organlarının sekreterya işlerini yürütmek «anu*c'd ^ /»U TLU Y U M / »githane.bei.tr Yazı İşleri Müdürlüğü İ 5

5 MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ S Karar organlarının (Encümen ve Meclis) toplantı gündemlerini hazırlamak, Toplantılarla ilgili duyuru ve tebligatları zamanında yapmak. S Karar organlarının düzenli toplanması için gerekli tedbirleri almak. S Birimlerden gelen dosya ve tekliflerin tasnifleri yapılarak ilgili karar organının gündemine almak. S Alınan kararları usulüne uygun yazmak, imza ve diğer işlemlerinin takipleri yapılarak uygulanması için ilgili birimlere teslim etmek. S Karar organlarınca (Meclis-Encümen) alınan kararları arşivlemek. S Karar organları üyelerinin puantaj ve özlük işlemlerini takip etmek. S Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak gibi görevlerden oluşmaktadır. İ 5

6 FAALİYET BİRİMLERİ YAZI İŞLERİ SERVİSİ KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ (BELEDİYE MECLİS VE ENCÜMENİ) GENEL EVRAK SERVİSİ EVLENDİRME MEMURLUĞU münumt'oe^ m m uyum Yazı İşleri Müdürlüğü İ 5

7 YAZI İŞLERİ SERVİSİ > Müdürlük yazışmalarının düzenli olarak takipleri yapılmış yıl içersinde herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır. > Başkanlığımızdan gelen emir, yönetmelik, yönerge, genelge ve tebliğat gibi işler problemsiz yürütülmüştür. > Kurum içi ve kurum dışı gelen yazışmaların takipleri düzenli olarak yapılmıştır. > Basın-llan, Bilgi Edinme,Salon Tahsis, Ücretsiz Nikah gibi hizmetlerin takipleri düzenli olarak yapılmış, gerekli yazı,onay ve kararlar alınmıştır. > Belediyemiz ve diğer Kamu kurum ve kuruluşlarına ait duyuruların ilanları zamanında yapılarak ilgili birim ve kurumlara bilgi verilmiştir. > İl ve İlçe Koordinasyon Kurullarına kurum adına gerekli raporlar hazırlanmıştır. > Müdürlüğümüze gelen ve üretilen belgeler kayıt ve taranarak arşivlenmiştir. rnsmumt'de^ UTUJYUM

8 YAZI İŞLERİ SERVİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU ^ Müdürlüklerden Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı ^ 817 Dış Kurumlardan Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı H 132 Bilgi Edinme Yasasına Tabi İşlem Yapılan Evrak Sayısı H 113 Müdürlükçe Üretilen Evrak Sayısı 725 Nikah Salonu Tahsisi İşlem Sayısı 77 Kurumsal Basın - İlan İşlemleri Takip Sayısı H 223 İl ve İlçe Koordinasyon Kuruluna Hazırlanan Raporlar Bu Serviste işlem Gören Toplam Evrak Sayısı U T U JY Uİ M S Yazı İşleri Müdürlüğü o

9 YAZI İŞLERİ SERVİSİ ÜÇ YILIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET KONULARI ı ı Ik ı ı \ w iiv u m v ı FAALİYET YILLARI Müdürlüklerden Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı Dış Kurumlardan Gelen ve İşlem Yapılan Evrak Sayısı Bilgi Edinme Yasasına Tabi İşlem Yapılan Evrak Sayısı Müdürlükçe Üretilen Evrak Sayısı Nikah Salonu Tahsisi işlem Sayısı Kurumsal Basın - İlan İşlemleri Takip Sayısı Bu Serviste işlem Gören Toplam Evrak Sayısı

10 YAZI İŞLERİ SERVİSİ ÜÇ YILIK FAALİYET GRAFİĞİ msnhâm *D S,

11 KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ o Belediye Encümen ve Meclis toplantılarının düzenli olarak yapılabilmesi için gerekli tedbirler alınmış, bu sayede yıl içersinde herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır. o Yıl içersinde Belediye Encümeni 96 kez düzenli olarak toplanmış, bu toplantılarda dosya görüşülerek karara bağlanmıştır. o Belediye Meclisi yılın (Ağustos ayı hariç) 11 ayı toplanarak 33 birleşim yapılmıştır. Bu toplantılarda 104 karar alınmıştır. o Birimlerden gelen teklif dosyaları eksiklikleri tamamlanarak Encümen veya Meclis gündemine alınmaya devam edilmiştir. o Belediye Encümen ve Meclis toplantı gündemleri hazırlanarak ilan ve duyuruları zamanında yapılmıştır. ^nutfc OC^ UTLUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü * 3

12 KARAR ORGANLARI MUAMELAT SERVİSİ o Belediye Encümen kararları düzenli olarak yazılarak takipleri yapılmış, uygulanmak üzere ilgili birimlere gönderilmiştir. o Meclis kararları yazılarak imar ve bütçe konularını içeren kararlar onanmak üzere İBB ye gönderilmiştir. o İşlemleri tamamlanan Meclis Kararları uygulanmak üzere ilgili birimlere ve İlçe Kaymakamlığına gönderilmiştir. o Meclis birleşimlerine ait 28 adet kaset yazılı tutanak haline getirilmiştir. o Encümen ve Meclis Üyelerine ait aylık puantajlar düzenli olarak takip edilmiştir. o Belediye Encümen ve Meclis kararları düzenli şekilde arşivlenmekte, belirli periyotlar halinde kitap haline getirilmektedir. o Meclisten komisyonlara havale edilen işlem dosyalarının komisyon raporları yazım kayıt, çoğaltma ve dağıtımlarının yapılmasına devam edilmiştir.

13 BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET BİRİM LERİ Toplantı Sayısı Karar / Rapor Sayısı Belediye Encümeni 96g f j H j j Belediye Meclisi Meclis Komisyonları 212 ^ ^ g 88 Denetim Komisyonu 44 1 İmar Komisyonu Plan Bütçe Komisyonu 5 4 Hukuk Komisyonu Tarife Komisyonu muthamt'oe'^' B u jyum Yazı İşleri Müdürlüğü

14 BELEDİYE ENCÜMENİ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 'DE*> / U M S

15 BELEDİYE MECLİSİ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ i / S s / / / / ^ S / ' V* Aylık Toplantı Sayıları Alınan Karar Sayıları * 5

16 BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET BİRİM LERİ Y IL I 2014 YILI 2015 YILI Toplantı Karar/Rapor Toplantı Karar/Rapor Toplantı Karar/Rapor Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Belediye Encümeni ^ * 5! Belediye Meclisi Meclis Komisyonları Denetim Komisyonu İmar Komisyonu ^ 78» 2 Plan Bütçe Komisyonu Hukuk Komisyonu 45 M ÜT Tarife Komisyonu rnsmiam l'oe^ huyluyum

17 m^rhjju DE»ımuYU BELEDİYE ENCÜMEN KARARLARININ ÜÇ YILLIK DAĞILIM TABLOSU SIRA i BİRİM MÜDÜRLÜKLERİ KARAR YILLARI Mali Hizmetler Müdürlüğü Strateji Geliştirme Müdürlüğü Ü2S Çevre Koruma Ve Kontrol Müdürlüğü İmar Ve Şehircilik Müdürlüğü Fen İşleri Müdürlüğü Plan Ve Proje Müdürlüğü İ8 İS Ruhsat Denetim Müdürlüğü S I Emlak İstimlak Müdürlüğü Destek Hizmetleri Müdürlüğü Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü İşletme Müdürlüğü Yazı İşleri Müdürlüğü Zabıta Müdürlüğü Spor İşleri Müdürlüğü B elediye Encüm en Kararları Yıllık Toplam ı

18 BELEDİYE MECLİS KARARLARI ÜÇ YILLIK DAĞILIM TABLOSU SIRA BİRİM MÜDÜRLÜKLERİ KARAR YILLARI NO Özel Kalem Müdürlüğü 1-2 " 2 Mali Hizmetler Müdürlüğü 9 S Strateji Geliştirme Müdürlüğü Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü ' 5 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Fen İşleri Müdürlüğü Temizlik İşleri Müdürlüğü Plan Ve Proje Müdürlüğü Ruhsat Denetim Müdürlüğü Emlak İstimlak Müdürlüğü 21 S ^ ^ Destek Hizmetleri Müdürlüğü İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 4 13 Sağlık İşleri Müdürlüğü Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 1-15 Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ". 16 İşletme Müdürlüğü Yazı İşleri Müdürlüğü Zabıta Müdürlüğü 5 P Spor İşleri Müdürlüğü Teklif ve Öneri Şeklinde Alınan Kararlar B elediye M eclisi K ararları Yıllık Toplam ı 115 1# A /» I T U 1 04 A A I F D r r n ı v r c ı

19 BELEDİYE ENCÜMEN VE MECLİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ 2, , Encümen Kararları Encümen Toplatılan Meclis Kararları Meclis Toplantıları Komisyon Raporları muniamt O E ^ BULUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü

20 GENEL EVRAK SERVİSİ Kurumun gelen ve giden evrak akışının sağlandığı ve takiplerinin yapıldığı servisimizdir. Yıl içersinde kurumun genel evrak hizmetleri problemsiz şekilde yürütülmüş, herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır. Kuruma gelen evraklar kabul edilmiş, tarama, kayıt ve tasnif işlemlerinden sonra ilgili birimlere teslimi sağlanmıştır. Dış kurumlara gönderilecek evraklar kayda alınarak kurye veya posta ile ilgili kurum ve kuruluşlara teslimi sağlanmıştır. rnsmuml'oe'^ UTLUYUM Yazı İşleri Müdürlüğü

21 GENEL EVRAK SERVİSİ YILLIK FAALİYET TABLOSU Kuruma Gelen Toplam Evrak Sayısı Kuruma Gelen Dilekçe Sayısı Kuruma Gelen Posta Sayısı Kurumdan Giden Toplam Evrak Sayısı Kurumdan Giden Posta Sayısı Kurumdan Kurye ile Giden Evrak Sayısı 1.132

22 GENEL EVRAK SERVİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET rrarali ı t ı ı\v KONULARI /iıulmiai FAALİYET YILLARI Kuruma Gelen Toplam Evrak Sayısı Kuruma Gelen Dilekçe Sayısı Kuruma Gelen Posta Sayısı Kurumdan Giden Toplam Evrak Sayısı Kurumdan Giden Posta Sayısı Kurumdan Kurye ile Giden Evrak Sayısı munuyum Yazı İşleri Müdürlüğü

23 GENEL EVRAK SERVİSİ ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ ,830 31, ,625 10,000 0 Kurye Dağıtım «o n u / O TLU YUM S

24 EVLENDİRME MEMURLUĞU Kurum adına evlendirme işlemlerinin yürütüldüğü birimimizdir. Yıl içerisinde evlendirme hizmetlerinde herhangi bir sıkıntı yaşanmadan işlemler yürütülmüştür. Evlenecek çiftlerin nikahları zamanında kıyılmaktadır. Evlenecek çiftlere istekleri halinde izin belgesi düzenlenmektedir. Mernis bildirimleri İlçe Nüfus Müdürlüğüne düzenli olarak gönderilmektedir. Yazı İşleri Müdürlüğü

25 EVLENDİRME MEMURLUĞU YILLIK FAALİYET TABLOSU Nikah İşlemi için Müracaat Eden Çift Sayısı Nikahı Kıyılan Çift Sayısı İzin Belgesi Verilen Çift Sayısı ^ h 492 İzin Belgeli Nikahı Kıyılan Çift Sayısı ^ h 559 Yabancı Uyruklu Nikahı Kıyılan Çift Sayısı ^ 185 Nikahı Ücretsiz Kıyılan Çift Sayısı ^ m 18 Nikahı İptal Edilen Çift Sayısı 52 Nikahı 2016 Yılına Devreden Çift Sayısı ^ h 76 am 'D E '

26 EVLENDİRME MEMURLUĞU ÜÇ YILLIK FAALİYET TABLOSU FAALİYET KONUSU FAALİYET YILLARI Nikah İşlemi için Müracaat Eden Çift Sayısı İ Ü Nikahı Kıyılan Çift Sayısı İzin Belgesi Verilen Çift Sayısı M İ İzin Belgeli Nikahı Kıyılan Çift Sayısı Yabancı Uyruklu Nikahı Kıyılan Çift Sayısı Ü 185 Nikahı Ücretsiz Kıyılan Çift Sayısı Nikahı İptal edilen Çift Sayısı * İ Nikahı Sonraki Yıla Devreden Çift Sayısı

27 M ÜDÜRLÜĞÜN FAALİYETLERİ EVLENDİRME MEMURLUĞU ÜÇ YILLIK FAALİYET GRAFİĞİ ,520 4,579 4,662 3, , Toplam Müraacat Kıyılan Nikah m ııı İzin Belgesi Verilen İzinli Gelen Yabancı Uyruklu Ücretsiz Nikah İptal Nikah Devreden Nikahlar m an u H fjpem UTLUYUM

28 2016 YILI HEDEFLERİMİZ Müdürlüğümüz görevlerinin iş süreçlerine bağlı kalarak yürütülmesine devam edilecektir. Kurumsal yazışmalar ve raporların zamanında hazırlanarak ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmesine devam edilecektir. Belediye Encümenine gelen dosyaların aynı gün gündeme alınması, kararların yazılması, takiplerin yapılması, taranması ve kitap haline getirilerek arşivlenmesine devam edilecektir Belediye Meclisine gelen dosyaların gündeme alınması kararlarının yazılması, takiplerin yapılması, taranması ve kitap haline getirilerek arşivlenmesine devam edilecektir. Kurumsal genel evrak ve kurye işlerinin düzenli olarak yürütülmesine devam edilecektir. Nikah İşlemlerinin düzenli şekilde belirlenen gün ve saatte yapılmasına devam edilecektir. Evlenecek çiftlerin mernis bildirimlerinin her hafta İlçe Nüfus Müdürlüğüne gönderilmesine devam edilecektir. Başkanlığımızca verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesine devam edilecektir. Yazı İşleri Müdürlüğü